COMPUTERBOEKHOUDEN MET PROACC Marieke Van Beylen Filip De Maeseneer Antwerpen Cambridge
Computerboekhouden met ProAcc Marieke Van Beylen en Filip De Maeseneer 2011 Intersentia Antwerpen Cambridge www.intersentia.be ISBN 978-94-000-0230-2 D/2011/7849/65 NUR 163 Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de uitgever.
Computerboekhouden met ProAcc 3 Woord vooraf Beste student, beste professional, Voor u ligt het handboek Boekhouden op computer met ProAcc. ProAcc staat voor Professional Accounting en deze naam zegt in feite alles. Het boekhoudpakket ProAcc is in gebruik bij verscheidene duizenden organisaties uit alle mogelijke sectoren in België en de omringende landen. Als - aankomend - professional in de boekhoudmaterie is het belangrijk dat u de theoretische kennis over uw vak zo efficiënt en zo snel mogelijk kunt toepassen in uw toekomstige of huidige werkomgeving. Dit boek is daarom zo samengesteld dat de beide facetten - theorie en praktijk - aan de hand van een praktische gevallenstudie worden uitgewerkt. De mogelijkheden en werkwijze van ProAcc zijn toegelicht aan de hand van een realistisch dossier. Het uitgangspunt is een klein- en groothandel in speelgoedartikelen die goederen aankoopt en verkoopt in België, de Europese Unie en daarbuiten. Praktijk en theorie gaan hand in hand. Het dossier beslaat een periode van januari in het fictieve jaar 2000 tot en met januari in het fictieve jaar 2001. Het werkt met een kwartaalaangifte voor de BTW, op basis van documenten in EUR en andere valuta. Praktijkvoorbeelden in diverse situaties zijn voorhanden voor aankopen, verkopen, financiële en diverse verrichtingen. Op basis van oefeningen hebt u de kans om voor de maanden november en december 2000 zelf aan de slag te gaan en boekingen uit te voeren in de verschillende dagboeken. Deze bevatten eenvoudige alledaagse verrichtingen maar ook complexere verrichtingen, de jaarafsluiting van het boekjaar 2000 en de opening van het boekjaar 2001. De cd-rom die bij het handboek is gevoegd, laat u toe volgens uw eigen mogelijkheden en tempo de gevallenstudie uit te werken. We willen graag de auteurs en hun medewerkster danken voor hun inzet om dit boek te realiseren en we wensen vooral u een leerrijke ervaring toe. Het succes van deze uitgave en alle verdere herdrukken kan in grote mate beïnvloed worden door de feedback die we krijgen van de dagelijkse gebruikers van dit handboek, waaronder uzelf. Suggesties, op- en aanmerkingen, aanbevelingen enz. zijn altijd welkom. De uitgever
4 Computerboekhouden met ProAcc Inleiding Dit boek is totstandgekomen op vraag van enkele hogescholen die het boekhoudpakket ProAcc in hun lessenpakket hebben opgenomen. Omdat er ook vanuit de universiteiten, secundaire scholen, het avondonderwijs en het bedrijfsleven vragen kwamen naar ProAcc hebben wij ernaar gestreefd dit boek toegankelijk te maken voor iedereen die te maken heeft met boekhouden op computer. Het boek kan als handboek bij het begeleid leren gebruikt worden maar past ook perfect in de benadering van een zelfstudie. We zijn beiden professioneel vertrouwd met het boekhoudpakket en met het onderwijs en we wensen met dit boek ons steentje bij te dragen tot een optimaal gebruik van de computer voor het boekhouden - zoals we weten het hart en de pols van de onderneming. Er werd gekozen voor een boek met een minimum aan theoretische ondersteuning en met een gevallenstudie als aanknopingspunt. De doelgroep wordt verondersteld over minstens een beperkte kennis van boekhouden te beschikken. In deze gevallenstudie kunnen zij hun boekhoudkennis aan de praktijk toetsen met een boekhoudpakket dat door een 12.500-tal organisaties gebruikt wordt. De theoretische beschouwingen, die als een rode draad doorheen het boek lopen, helpen bij het opfrissen van de boekhoudkennis. Het gebruik van ProAcc wordt aan de hand van concrete situaties bestudeerd. Omdat de gevallenstudie een voorbeeld is dat uit de praktijk gegrepen is, moet u er rekening mee houden dat het boekhoudplan en de algemene rekeningen aan de praktijk aangepast zijn. Via de bijgevoegde cd-rom beschikt u over het volledige ProAcc-boekhoudpakket en de begintoestand van de gevallenstudie. Met zeer speciale dank aan Frieda Beirnaert voor het proeflezen. De auteurs
Computerboekhouden met ProAcc 5 Structuur van dit praktijkboek Het boek is samengesteld uit verschillende delen waarin ProAcc stelselmatig besproken wordt. De rode draad is een gevallenstudie met praktijkvoorbeelden en extra opdrachten. Vooraan in het boek bevindt zich een globale inhoudstafel. Deel 1 geeft een inleiding tot de gevallenstudie Protoy Fictivo BVBA en bevat een voorstelling van de onderneming, het assortiment dat de onderneming verkoopt, het boekhoudplan, de openingsbalans en een afdruk van de dagboeken na opening. Deel 2 richt zich tot alle gebruikers en bevat algemene informatie om met ProAcc te werken. Deel 3 bevat de documenten m.b.t. de boekhouding van Protoy Fictivo BVBA, nl. de praktijkvoorbeelden en de opdrachten, voor de maanden november en december van het huidige boekjaar 2000 en januari van het volgende boekjaar 2001. De boekingen tussen de opening en eind oktober 2000 zijn reeds in het dossier opgenomen. Dat dossier heet PROTOY.DF1 en is te vinden op de bijgesloten cdrom. Deel 4 licht de uitwerking toe van de praktijkvoorbeelden van Deel 3 voor november 2000 en bevat verdere informatie over de opdrachten. Deel 5 vertrekt van een herhaling met praktijkvoorbeelden en opdrachten voor december 2000 en januari 2001 en biedt een verdere uitdieping en integratie van het geheel van de boekingen. Deel 6 leert een nieuw boekjaar te openen, de afsluitverrichtingen in te brengen en het boekjaar af te sluiten. Deel 7 verklaart hoe u met een nieuw boekhouddossier kunt van start gaan. U verneemt hoe u de nodige parameters kunt aanmaken. Addenda 1, 2 en 3 bevatten specifieke informatie, vooral belangrijk voor de systeembeheerder en de hoofdgebruiker, bv. de installatieprocedure, een overzicht van de sneltoetsen en de beveiliging via wachtwoorden.
6 Boekhouden op computer Computerboekhouden met ProAcc: gevallenstudie met ProAcc
Inhoudstafel 7 Inhoudstafel DEEL 1 Gevallenstudie: voorstelling van de onderneming Protoy Fictivo BVBA 1 De start... 13 2 Een boekhoudpakket kiezen en van start gaan... 14 2.1 De keuze van het boekhoudpakket... 14 2.2 ProAcc gebruiksklaar maken... 16 2.3 Van start gaan met de gevallenstudie Protoy Fictivo... 16 3 Het assortiment... 18 4 De oprichting van Protoy Fictivo: de beginbalans na de oprichting... 21 4.1 Oprichting... 21 4.2 Overname... 22 4.3 Het begin van de gevallenstudie... 35 4.3.1 Boeking van de oprichting... 35 4.3.2 Afdrukken van de dagboeken... 36 4.3.3 Afdrukken van de balans en de resultatenrekening per 31 januari 2000. 42 5 Het boekhoudplan en de rubrieken... 46 6 Toelichting bij het rekeningenstelsel... 60 6.1 Aankopen en verkopen van handelsgoederen, diensten en diverse goederen.. 60 6.2 Kortingen en terugzendingen bij aankopen... 60 6.2.1 Kortingen bij aankopen... 60 6.2.2 Uitgaande terugzendingen van handelsgoederen... 61 6.3 Kortingen en terugzendingen bij verkopen... 61 6.3.1 Kortingen bij verkopen... 61 6.3.2 Inkomende terugzendingen... 62 7 Standaard algemene rekeningen... 63 8 Synthese... 65 DEEL 2 Werken met ProAcc 1 Inleiding... 67 2 Hoe gebruikt u dit praktijkboek... 68 3 Opstarten van ProAcc... 70 4 Algemene gebruiksregels... 71 4.1 Algemene gebruiksregels voor muisgebruikers... 71 4.2 Algemene gebruiksregels voor toetsenbordgebruikers... 71 5 Hoofdscherm Boekhouding... 73 5.1 Schermindeling... 73 5.2 Opdrachten selecteren via de Reisgids Boekhouding... 74 5.3 Opdrachten selecteren via de Menubalk... 75 5.4 Schermen openen door gebruik van de werkbalk... 75 5.5 Iconen om een opdracht te valideren of te annuleren... 77
8 Computerboekhouden met ProAcc 6 Invoeren van gegevens... 78 6.1 Invulvelden... 78 6.2 Invullen van data... 78 6.3 Aanvinkvakjes en keuzerondjes... 78 6.3.1 Aanvinkvakjes...79 6.3.2 Keuzerondjes...79 6.4 Vervolgkeuzelijsten en selectielijsten... 79 6.4.1 Vervolgkeuzelijsten (Drop down list boxes)... 79 6.4.2 Vervolgkeuzelijsten met invoerbak (Drop down combo boxes)... 80 6.4.3 Selectielijsten...80 7 Schermen en invulvelden... 83 7.1 Leveranciersfiches beheren... 84 7.1.1 De invulvelden... 84 7.1.2 De gevoelige knoppen... 89 7.2 Klantfiches beheren... 91 7.2.1 De invulvelden... 92 7.2.2 De gevoelige knoppen... 96 7.3 Het Aankoopdagboek beheren... 98 7.3.1 Het boekingsdeel van het scherm... 107 7.3.2 Invulvelden voor de BTW... 112 7.3.3 Sjablonen...112 7.4 Het Verkoopdagboek beheren... 106 7.4.1 Het boekingsdeel van het scherm... 109 7.4.2 Invulvelden voor de BTW... 112 7.4.3 Sjablonen...112 7.5 Het Financieel Dagboek beheren...113 7.5.1 Invulvelden met betrekking tot de basisgegevens... 114 7.5.2 Invulvelden met betrekking tot de boeking... 115 7.5.3 Invulvelden met betrekking tot de btw... 118 7.6 Het Dagboek Diversen beheren... 119 7.6.1 Invulvelden met betrekking tot de basisgegevens... 120 7.6.2 Invulvelden met betrekking tot de tegenrekeningen... 121 7.7 De Algemene rekeningfiche beheren... 123 8 Opvragen, wijzigen en overzichten... 126 8.1 Leveranciers- en klantfiche... 126 8.1.1 Een fiche opvragen...126 8.1.2 Een fiche wijzigen... 128 8.1.3 Detail boekhouding... 129 8.1.4 Jaaroverzicht... 130 8.1.5 Algemene rekeningen op leveranciers- of klantfiches... 131 8.1.6 Leveringsadressen... 132 8.1.7 Detail order... 133 8.2 De dagboeken... 133 8.2.1 Details uit de dagboeken... 133 8.2.2 Volledige dagboeken... 136 9 Bijwerken van dagboeken... 138 9.1 Controle van boekingen vóór bijwerking... 138 9.2 Bijwerken van boekingen en nieuwe controles... 138 10 De helpfunctie... 141 11 Synthese... 142
Inhoudstafel 9 DEEL 3 Documenten 1 Inleiding... 143 2 Documenten... 144 2.1 Documenten november... 144 2.1.1 Aankoopdocumenten... 145 2.1.2 Verkoopdocumenten... 169 2.1.3 Bankafschriften... 183 2.1.4 Kasverslagen... 191 2.2 Documenten december... 197 2.2.1 Aankoopdocumenten... 199 2.2.2. Verkoopdocumenten... 231 2.2.3 Bankafschriften... 249 2.2.4 Kasverslagen... 261 2.3 Documenten januari... 265 2.3.1 Aankoopdocumenten... 267 2.3.2. Verkoopdocumenten... 285 2.3.3. Bankafschriften... 295 2.3.4 Kasverslagen... 303 2.3.5 Loon en weddenstaat... 307 DEEL 4 Eenvoudige verrichtingen 1 Inleiding: de situatie op 31 oktober... 311 2 Dagelijkse verrichtingen: aankopen... 313 2.1 Ontleding van de te boeken documenten... 313 2.2 ProAcc: boeking van aankoopfacturen en inkomende creditnota s... 313 3 Dagelijkse verrichtingen: verkopen... 338 3.1 Ontleding van de te boeken documenten... 338 3.2 ProAcc: boeking van verkoopfacturen en uitgaande creditnota s... 338 4 Dagelijkse financiële verrichtingen... 348 4.1 Ontleding van de te boeken documenten... 348 4.2 ProAcc: boeking van bankafschriften en kasverslagen... 348 5 Afpunten van leveranciers en klantenrekeningen, vervaldagenlijsten... 368 6 Correcties en controles vóór bijwerking... 372 7 Bijwerken... 373 7.1 Waarom bijwerken... 373 7.2 Wat kunt u niet meer doen na bijwerking... 373 7.3 Wat kunt u wel nog doen na bijwerking... 373 7.4 Wanneer gaat u over tot het bijwerken van dagboeken... 373 7.5 Hoe werkt u een periode bij... 374 7.6 Hoe kunt u makkelijk zien welke periodes zijn bijgewerkt... 374 7.7 Rapporten die ter beschikking komen na bijwerking... 374 8 Manueel afpunten van algemene rekeningen na bijwerking... 375 9 Controles na bijwerking... 377 10 Afdrukken na bijwerking... 378 11 Synthese... 379
10 Computerboekhouden met ProAcc DEEL 5 Complexere verrichtingen 1 Inleiding: de beginsituatie op 1 december... 401 2 Dagelijkse verrichtingen: aankopen... 402 2.1 Ontleding van de te boeken documenten en keuze van nieuwe periode... 402 2.2 ProAcc: boeking van aankoopfacturen en inkomende creditnota s... 402 3 Dagelijkse verrichtingen: verkopen... 426 3.1 Ontleding van de te boeken documenten... 426 3.2 ProAcc: boeking van verkoopfacturen en uitgaande creditnota s... 426 4 Dagelijkse financiële verrichtingen... 436 4.1 Ontleding van de te boeken documenten... 436 4.2 ProAcc: boeking van bankafschriften en kasverslagen... 436 5 Dagelijkse diverse verrichtingen... 450 5.1 Overzicht van de verrichtingen...450 5.2 ProAcc: boekingen in het dagboek diversen... 450 6 Vervaldaglijsten en aanmaningen... 456 6.1 Vervaldaglijsten... 456 6.1.1 Leveranciers... 456 6.1.2 Klanten... 457 6.2 Afdrukken van aanmaningen... 457 6.3 Teksten van aanmaningen aanmaken... 461 7 Bijwerking, afpunten en afdrukken... 463 8 Toch al in januari 2001 boeken... 464 8.1 Het nieuwe boekjaar voorbereiden... 464 8.1.1 Nieuwe periodes aanmaken... 464 8.1.2 Het nieuwe boekjaar in de instellingen... 465 8.1.3 Het nieuwe boekjaar voor de afschrijvingen... 466 8.2 Opdrachten in het Aankoopdagboek en loon- of weddenstaat... 467 8.2.1 Loon- of weddenstaat en factuur van het sociaal secretariaat... 467 8.2.2 Aankoop voor commissie... 472 8.3 Opdrachten in het Verkoopdagboek... 475 8.4 Opdrachten in het Financieel Dagboek... 475 9 Semi-automatische ingave van veel voorkomende boekingen... 476 10 Synthese... 477 DEEL 6 Afsluitverrichtingen en opening van het nieuwe boekjaar 1 Inleiding... 519 2 Afsluitverrichtingen op 31 december... 521 2.1 1e proef- en saldibalans vóór de inventaris... 521 2.2 De inventarisboekingen uitvoeren... 522 2.2.1 Registratie van de voorraadwijziging van handelsgoederen... 522 2.2.2 Inventaris in verband met overlopende rekeningen... 523 2.2.3 Inventaris in verband met schulden, vorderingen en financiële rekeningen... 527 2.2.4 Inventaris in verband met de vaste activa... 534 2.3 2e proef- en saldibalans na de inventaris... 546 2.4 Geraamde belastingen en resultaatverwerking...547
Inhoudstafel 11 3 Afsluiting van het boekjaar... 552 3.1 Voorbereiding van de afsluiting... 552 3.2 Afsluiting van de periodes... 553 3.3 BTW-verplichtingen voorafgaand aan de afsluiting van het huidige boekjaar... 554 3.3.1 BTW-klantenlisting... 554 3.3.2 Fiches 281.50... 554 3.3.3 BTW-aangifte voor het laatste kwartaal... 555 3.4 De definitieve afsluiting... 555 3.4.1 Wat gebeurt er als het huidige boekjaar definitief afgesloten wordt... 555 3.4.2 Definitieve afsluiting zelf van het huidige boekjaar... 555 3.5 Nummering van documenten in het nieuwe boekjaar... 557 4 Afdrukken van de balans en de resultatenrekening... 559 5 Openingsbalans in het nieuwe boekjaar... 560 6 Synthese... 565 DEEL 7 Van start gaan met ProAcc 1 Een nieuw dossier aanmaken... 567 2 Het nieuw dossier gebruiksklaar maken... 571 2.1 Parameters vooraf en tijdens het boeken... 571 2.2 Parameters beheren... 572 2.2.1 Parameters vóór het boeken... 572 2.2.2 Parameters tijdens het boeken... 582 3 Opdrachten... 588 3.1 Valuta... 588 3.2 Betalingswijzen... 588 3.3 Postcodes... 588 3.4 Landen... 588 3.5 Aanspreektitels... 588 4 Synthese... 589 Addendum 1 Installatie boekhoudsoftware ProAcc Addendum 2 Sneltoetsen Addendum 3 Beveiliging van de gegevens
12 Computerboekhouden met ProAcc