Handleiding Aangifte verblijfs- veranderingen Cevi NV Bisdomplein 3 9000 GENT Tel 09 264 07 01 contactcenter@cevi.be http://www.cevi.be
1 INHOUD 1 INHOUD... 1.1 2 WOORD VOORAF... 2.1 2.1 Overzicht... 2.1 2.2 Schermen... 2.1 2.3 Colofon... 2.2 3 VERBLIJFSVERANDERING... 3.1 3.1 Wat is er gewijzigd... 3.1 3.2 Menuscherm verblijfsverandering... 3.1 3.3 Registratie aangifte verblijfsverandering AV02... 3.2 3.3.1 Registratie aangifte via NM01... 3.2 Antwoord van de computer... 3.3 Aanwezigheid op een Wettelijke samenwoning... 3.3 3.3.2 Registratie aangifte via AV02 (Rijksregisternummer van één van de verhuizers is gekend) 3.4 Verklaring... 3.4 Antwoord van de computer... 3.5 3.4 Controles bij de weergave van de dossiers... 3.5 3.4.1 Aanwezigheid van een voorstel tot Ambtshalve Afvoering... 3.5 3.4.2 Aanwezigheid van een referentieadres (IT 024)... 3.6 Voorbeeld... 3.6 3.5 De aangifte adreswijziging afwerken... 3.6 3.5.1 Verklaring... 3.6 3.5.2 Antwoord van de computer als alle controles OK zijn... 3.8 Extra informatie op het document onderzoek naar de reële verblijfplaats... 3.8 3.5.3 Antwoord van de computer als de toepassing het dossier NIET kan doorsturen... 3.9 3.6 Aangifte verblijfsverandering rusthuis... 3.9 3.6.1 Structuur... 3.9 3.6.2 Antwoord... 3.9 Voorbeeld... 3.10 4 REGISTRATIE AV03/AV04... 4.1 4.1 AV03 - Registratie na positieve woonstcontrole... 4.1 4.1.1 Algemeen... 4.1 4.1.2 Voorbeeld met weergave van de referentiepersoon... 4.1 4.1.3 Voorbeeld met weergave van de gezinssituatie... 4.1 4.2 AV04 - Registratie na negatieve woonstcontrole... 4.2 4.3 AV05 Versturen persoonlijk dossier... 4.2 4.4 AV06 Aangifte adreswijziging op vraag van de gemeente... 4.2 4.5 AV08 Aangifte adreswijziging vertrek naar het buitenland... 4.2
5 ALGEMEEN OVERZICHT... 5.1 5.1 Overzicht controles... 5.1 5.2 Draaiboek... 5.1
2 WOORD VOORAF 2.1 OVERZICHT Onze module Aangifte verblijfsveranderingen (AV-schermen) werd uitgebreid met heel wat nieuwe functionaliteiten. Vanaf nu wordt op alle schermen bij alle betrokken personen, de naam, voornaam en huidige gezinssituatie weergegeven. Als de aangifte volledig is ingevuld, controleert de toepassing zowel het persoonlijk dossier van alle betrokkenen als het adres (details zie verder in deze handleiding). 2.2 SCHERMEN AV01 Registeropvraging en uitdrukken van alle documenten (ongewijzigd) AV02 Aangifte van de verblijfsverandering door de burger (model 2, 2bis, 2ter en het onderzoek naar de reële verblijfplaats) AV03 Inschrijving (model 3) AV04 Niet inschrijving (model 4, model 9 en brief voor regionale dienst verwijderen van IT 005 en 019) (ongewijzigd) AV05 Versturen van het persoonlijk dossier (model 5, 5bis) AV06 Aangifte van de verblijfsverandering door de gemeente (model 6) AV08 Vertrek naar het buitenland (model 8) AV11 Extracties (ongewijzigd) Hoofdstuk 2: Woord vooraf Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Versie 2011-06-21
2.2 2.3 COLOFON Cevi NV 2011-06-27 Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 (Cevi Contact Center) Fax: 09 264 07 02 E-mail: contactcenter@cevi.be Internet: http://www.cevi.be/ Extranet: http://ce-site.cevi.be/ Ondernemersnummer: BE 0860.972.295 Programma: Ann Maes Ondersteuning: Marjan Hellin, Tine Bloeyaert, Joris Standaert, Jan Van der Vekens, Hilde Mortier, Karlien Jordens Versie 2011-06-21 Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Hoofdstuk 2: Woord vooraf
3 VERBLIJFSVERANDERING 3.1 WAT IS ER GEWIJZIGD Vanaf 29 juni 2011 staat onze nieuwe versie operationeel. Dit zijn de belangrijkste aanpassingen: * AV02 Bij de registratie wordt vanaf nu voor alle personen naam en voornaam, de huidige gezinssituatie en een aanduiding voor de aan- of afwezigheid van een wettelijke samenwoonst (IT 123) weergegeven. Bij de ingave kan - naast de huidige gezinssituatie - meteen de nieuwe geregistreerd worden. Het verhuizen van een groot gezin of een rusthuis is sterk vereenvoudigd. De bijwerkingen kunnen collectief, dus in één beweging worden uitgevoerd. Volgende controles worden bij het doorsturen uitgevoerd: Bestaat dit adres in je bestuur? Zijn er nog actuele inwoners? Gaat het om een referentieadres? Beschikbaarheid van de woning? (registraties over aanvullende woningeninformatie WN02) o Is er permanente bewoning toegelaten? o Heeft de woning een woonfunctie? o Gaat het om een tweede verblijf? o Is er een onbewoonbaarverklaring? * AV03 Komt de persoon of komen de personen wonen bij mensen die reeds wonen op het nieuw adres, dan toont het programma bij het opmaken van het model 3 de referentiepersoon van dit adres. Het doorsturen van het scherm werkt voor alle dossiers automatisch het IT 001 en/of het IT 020 bij. Deze bijwerkingen zul je de dag nadien terugvinden op de lijst van automatische bijwerkingen in het programma file-transfer. Het IT 140/141 moet je momenteel nog zelf bijwerken. 3.2 MENUSCHERM VERBLIJFSVERANDERING Hoofdstuk 3: Verblijfsverandering Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Versie 2011-06-21
3.2 3.3 REGISTRATIE AANGIFTE VERBLIJFSVERANDERING AV02 3.3.1 Registratie aangifte via NM01 Je zoekt het Rijksregisternummer van de aangever (referentiepersoon of gezinslid) op via de NM01-opvraging en je plaatst de code AV2 vóór het Rijksregisternummer. Versie 2011-06-21 Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Hoofdstuk 3: Verblijfsverandering
3.3 Antwoord van de computer Je krijgt een ingevuld AV02-scherm te zien met vermelding van alle gezinsleden met hun naam, voornaam en huidige gezinssituatie. Tevens is er een aanduiding of er al dan niet een wettelijke samenwoning bestaat voor één of meerdere gezinsleden. De referentiepersoon wordt automatisch als eerste weergegeven! Aanwezigheid op een Wettelijke samenwoning Als er voor één van de opgehaalde personen een wettelijke samenwoning bestaat (IT 123), dan wordt dit aangeduid met een J of N onder het veld W.S. Hoofdstuk 3: Verblijfsverandering Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Versie 2011-06-21
3.4 Voorbeeld 3.3.2 Registratie aangifte via AV02 (Rijksregisternummer van één van de verhuizers is gekend) Verklaring Tik op het basisscherm AV02 in en je krijgt een blanco AV02-scherm te zien. Actie T T (van Tonen) Vul het Rijksregisternummer in van een/de persoon die verhuist. Plaats vóór dit Rijksregisternummer de letter A van allemaal. Hierdoor worden alle gezinsleden opgehaald, ook als het om een groot gezin gaat met meer dan 10 personen. Versie 2011-06-21 Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Hoofdstuk 3: Verblijfsverandering
3.5 Antwoord van de computer 3.4 CONTROLES BIJ DE WEERGAVE VAN DE DOSSIERS 3.4.1 Aanwezigheid van een voorstel tot Ambtshalve Afvoering Is er voor één van de personen via het AA01-scherm een voorstel tot Ambtshalve Afvoering (AA) geregistreerd, dan plaatst de toepassing de toestand en de datum van de AA in het veld waar normaal gezien de gezinstoestand weergegeven wordt. Voorbeeld Toestanden van de AA01 Hoofdstuk 3: Verblijfsverandering Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Versie 2011-06-21
3.6 3.4.2 Aanwezigheid van een referentieadres (IT 024) Als er in één van de opgehaalde dossiers een referentieadres aanwezig is (IT 024), plaatst het programma een asterisk * vóór het Rijksregisternummer. Bovendien wordt onderaan het scherm de melding perso(o)n(en) met een referentieadres weergegeven. Voorbeeld 3.5 DE AANGIFTE ADRESWIJZIGING AFWERKEN 3.5.1 Verklaring Actie B B van Bijwerken. Nummer aangifte --/----- Dit volgnummer kent de computer automatisch toe bij het doorsturen van de gegevens. Het volgnummer vul je enkel in bij het verbeteren of aanvullen van het dossier. Datum aangifte 27/04/2011 Indien datum van vandaag hoef je niets in te vullen. Nieuwe verblijfplaats: 9971 Vrombautstraat 0028 * Klik met de rechtermuisknop in het gele veld en zoek de straat of * Vul de postcode en de straatcode in of Versie 2011-06-21 Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Hoofdstuk 3: Verblijfsverandering
3.7 * Vul de postcode en een deel van de straatnaam in. De straat wordt steeds gevolgd door een asterisk (*) aangezien je niet altijd weet hoe de straatnaam in het rijksregister werd opgenomen. * 0028- : huisnummer in 4 posities eventueel gevolgd door de index eveneens in 4 posities. Rijksregisternrs 1.J 54120936105 2.J 54082706208 3.J 84113007986 Plaats een J voor elk Rijksregisternummer. Zijn er personen die niet mee verhuizen, dan vul je voor die personen niets in. Nieuwe gezinssituatie Automatisch wordt de huidige gezinssituatie naast elke naam geplaatst. Tevens wordt bij elk gezinslid in het veld /nieuw de corresponderende gezinscode (Rijksregister-code) weergeven. Als het volledig gezin verhuist, moet niets aangepast worden. Verhuist slecht één persoon, wijzig de gezinssituatie dan naar de nieuwe toestand. Dit kun je door op deze knop te klikken en de gewenste gezinscode te kiezen. Plaats nu enkel een J vóór het Rijksregisternummer van de persoon die verhuist. Gezinssituatie wijzigen Heb je de bijwerking toch doorgestuurd zonder de gezinssituatie te wijzigen? Roep dan het scherm AV02 weer op, kies voor B van bijwerken en plaats in het veld /nieuw de juiste gezinscode. Collectief verhuizen Je kunt een volledig gezin in één beweging verhuizen. Plaats in dit geval een C vóór het eerste Rijksregisternummer. Aanduiding Aanvrager Wens je op het Model 2 een aanduiding bij de persoon die de aangifte doet? Plaats in dat geval vóór het Rijksregisternummer van deze persoon een A in plaats van een J. Hoofdstuk 3: Verblijfsverandering Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Versie 2011-06-21
3.8 Dan wordt het woord aanvrager vóór de naam van betrokkene afgedrukt op het Model 2. 3.5.2 Antwoord van de computer als alle controles OK zijn Als alle controles positief zijn, kom je automatisch op het AV01-scherm terecht waar je alle documenten kunt uitdrukken. Bovendien wordt voor alle personen die verhuizen automatisch het IT 005 en/of IT 019 bijgewerkt. Deze bijwerkingen vind je terug op de lijst autobijw. in File Transfer. Extra informatie op het document onderzoek naar de reële verblijfplaats Je kunt extra informatie voor het onderzoek (bijvoorbeeld het telefoonnummer, wanneer de nieuwe inwoners bereikbaar zijn of belangrijke informatie voor de wijkagent) registreren via het AV21-scherm. Ga naar het scherm AV21 door onderaan op dit scherm AV01 een J te plaatsen bij het veld Naar AV21. Vul het AV21-scherm aan en keer terug naar het AV01-scherm (onderaan je scherm AV21 plaats je een J bij het veld Naar AV01. Bij het doorsturen worden diverse controles uitgevoerd op het nieuwe adres: * Zijn er nog actuele inwoners? * Gaat het om een referentieadres? * Bestaat dit adres? * Beschikbaarheid van de woning (registraties over aanvullende woningeninformatie WN02) permanente bewoning toegelaten? woonfunctie? tweede verblijf? onbewoonbaarverklaring? Versie 2011-06-21 Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Hoofdstuk 3: Verblijfsverandering
3.9 3.5.3 Antwoord van de computer als de toepassing het dossier NIET kan doorsturen Als bij de controles blijkt dat het dossier niet doorgestuurd kan worden omwille van één van de bovenstaande redenen, dan krijg je het AV02-scherm terug met onderaan een melding. Bijvoorbeeld Actuele inwoners op dit adres actie F indien OK. Je kunt dit scherm nu enkel doorsturen met de actie F (Force). 3.6 AANGIFTE VERBLIJFSVERANDERING RUSTHUIS 3.6.1 Structuur Actie T T van Tonen. G + RRNR Vóór het Rijksregisternummer van één van de betrokkenen plaats je de letter G (gemeenschap) en stuur door. 3.6.2 Antwoord De toepassing toont alle Rijksregisternummers die actueel op dit adres ingeschreven zijn! Deze dossiers worden per 10 weergegeven en naast het veld Betrokkene(n) wordt het totaal aantal schermen weergegeven. Hoofdstuk 3: Verblijfsverandering Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Versie 2011-06-21
3.10 In onderstaand voorbeeld zijn er 7 schermen, dus 01/07. Dit is het eerste scherm op een totaal van 7. Tussen de verschillende schermen kun je bladeren met de toetsen <F1> en <F2>. <F1> = vervolg scherm, <F2> = vorig scherm. Voorbeeld De dossiers worden getoond volgens de datum van inschrijving, zoals ze in het woningenbestand worden weergegeven. Gebruik voor zo n grote verhuizen steeds de collectieve bijwerking, met name C, vóór het eerste Rijksregisternummer. Versie 2011-06-21 Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Hoofdstuk 3: Verblijfsverandering
4 REGISTRATIE AV03/AV04 4.1 AV03 - REGISTRATIE NA POSITIEVE WOONSTCONTROLE 4.1.1 Algemeen Op het AV03-scherm haal je het model 2 op. Het programma toont alle persoonsgegevens van het model 2 en geeft eveneens de nieuwe gezinstoestand weer. Is de gezinssituatie toch niet correct? Roep dan het AV02-scherm terug op en kies voor B van bijwerken en plaats in het veld /nieuw de juiste gezinscode. Wanneer op het nieuwe adres reeds bewoners ingeschreven zijn, toont het programma op het AV03-scherm automatisch de referentiepersoon van dit gezin. Je kunt nu verifiëren of de nieuwe gezinssituatie ten opzichte van deze persoon juist is. Het doorsturen van het AV03-scherm werkt voor alle dossiers automatisch het IT 001 en/of het IT 020 bij. Deze bijwerkingen zul je de dag nadien terugvinden op de lijst van automatische bijwerkingen in het programma file-transfer. Het IT 140/141 moet je momenteel nog zelf bijwerken. 4.1.2 Voorbeeld met weergave van de referentiepersoon 4.1.3 Voorbeeld met weergave van de gezinssituatie Hoofdstuk 4: Registratie AV03/AV04 Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Versie 2011-06-21
4.2 4.2 AV04 - REGISTRATIE NA NEGATIEVE WOONSTCONTROLE Geen wijzigingen 4.3 AV05 VERSTUREN PERSOONLIJK DOSSIER Geen wijzingen 4.4 AV06 AANGIFTE ADRESWIJZIGING OP VRAAG VAN DE GEMEENTE Dit verloopt idem als het model 2. 4.5 AV08 AANGIFTE ADRESWIJZIGING VERTREK NAAR HET BUITENLAND Dit verloopt idem als het model 2. Versie 2011-06-21 Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Hoofdstuk 4: Registratie AV03/AV04
5 ALGEMEEN OVERZICHT 5.1 OVERZICHT CONTROLES De eerste controle gebeurt tijdens het ophalen van het persoonlijke dossier, dus op persoonsniveau. Er wordt getest op de aan- of afwezigheid van: * een wettelijke samenwoning (IT 123) * een voorstel tot ambtshalve schrapping (AA01) * een referentieadres (IT 024) De tweede controle wordt uitgevoerd op het ogenblik van het bijwerken (actie B) van de adreswijziging en gebeurt op adresniveau. Deze zaken worden gecheckt: * Zijn er nog actuele inwoners? * Gaat het om een referentieadres? * Bestaat dit adres in uw bestuur? * Beschikbaarheid van de woning (registraties over aanvullende woningeninformatie WN02) permanente bewoning toegelaten? woonfunctie? tweede verblijf? onbewoonbaarverklaring? Deze laatste controles kunnen enkel geforceerd doorgestuurd worden met de actie F van Force. 5.2 DRAAIBOEK Registratie verblijfsverandering via NM01 Registratie verblijfsverandering via RRNR NM01 Plaats AV2 vóór Rijksregisternummer Resultaat: Volledig ingevulde AV02 Afwerking: Plaats een J vóór het Rijksregisternummer van de personen die verhuizen of verhuis iedereen in 1 beweging, plaats vóór het RRNR van de eerste persoon een C (collectief) AV02 + actie T Plaats een A vóór het Rijksregisternummer Resultaat: volledig ingevulde AV02 Hoofdstuk 5: Algemeen overzicht Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Versie 2011-06-21
5.2 Verhuis van een rusthuis via NM01 Verhuis van een rusthuis via RRNR Afwerking: Plaats een J vóór het Rijksregisternummer van de personen die verhuizen of verhuis iedereen in 1 beweging, plaats vóór het Rijksregisternummer van de eerste persoon een C (collectief) NM01 Plaats AV2 vóór Rijksregisternummer Resultaat: de gegevens van deze ene persoon worden opgehaald. Kies actie T en plaats een G (gemeenschap) vóór het Rijksregisternummer Resultaat: alle actuele inwoners van dit adres worden gevisualiseerd AV02 + actie T Plaats een G (gemeenschap) vóór het Rijksregisternummer Resultaat: alle actuele inwoners van dit adres worden gevisualiseerd Verhuis nu alle personen in 1 beweging: plaats C vóór het Rijksregisternummervan de eerste persoon. Versie 2011-06-21 Handleiding Aangifte verblijfsveranderingen Hoofdstuk 5: Algemeen overzicht