Algemene Ledenvergadering Oudervereniging De Gondelier Verantwoording 2014/2015 & begroting 2015/2016 28 oktober 2015
Welkom De overdragende penningmeester van de OV heet iedereen welkom op deze ALV. De nieuwe Penningmeester neemt het woord over en licht de cijfers toe.
Agenda Activiteiten schooljaar 2015-2016 Toelichting financieel jaarverslag 2014-2015 Begroting 2015-2016 Ouderbijdrage 2015-2016 MedezeggenschapsRaad (MR) Rondvraag OV Afsluiting
Wat doet de OuderVereniging? De OV ondersteunt het team van De Gondelier bij de organisatie en uitvoering van feestelijke en sportactiviteiten voor de leerlingen. Dit wordt gefinancierd met de jaarlijkse ouderbijdrage. Het gaat om: Sinterklaas (aankleding schoolgebouw, verhaallijn, schoen zetten, intocht en Sinterklaasviering incl. cadeautje / surprisegeld) Kerst (aankleding schoolgebouw, gezamenlijke kerstviering met muziek en kerstborrel) Lentefeest (ontbijt of lunch) Sportactiviteiten (schoolvoetbaltournooi, sportdagen, schoolvolleybaltournooi) Eindfeest Afscheid groep 8 Avondvierdaagse Schoolreis Leerkrachtenverjaardag Financiering van de schoolbibliotheek, kook- en klassenbudget) Daarnaast zorgt de OV voor de komst en logistiek van de schoolfotograaf.
OV anno 2015-2016 Aandacht voor duurzaam en gezond (als Lentefeest en snacks A4D ) Aanhaking in omgeving (sponsoring, goede buur) Wil De Gondelier meer op de kaart zetten in de wijk Hanteert draaiboeken voor alle activiteiten De Gondelier wil de sportiefste school van Amersfoort blijven.
Financiële rapportage 2014 2015 (1) WINST & VERLIES 15-10-2014 t/m 14-10-2015 2014-2015 Code Omschrijving Verlies Winst Verlies Winst Verschil 2001 Sinterklaas 2.750,85 2.200,00 550,85 2002 Kerst 974,82 500,00 150,61 Inkomen Kerst 324,21 2003 Lentefeest 362,52 450,00-87,48 2004 Sportdag 725,38 600,00 125,38 2005 Sportactiviteiten 231,25 175,00 56,25 2006 Afscheid groep 8 274,31 300,00-25,69 2007 Eindfeest 1.120,26 500,00 260,26 Inkomen Eindfeest 360,00 2008 Administratie 454,50 500,00-45,50 2010 Diversen 570,76 250,00 320,76 2011 Schoolbibliotheek 1.526,72 1.500,00 26,72 2012 Dag van de leerkracht 75,00-75,00 2013 Leerkrachtenverjaardag 713,87 850,00-136,13 2014 Schoolreis 8.215,35 8.775,00-559,65 2015 Schoolfotograaf 100,00-100,00 2018 Buffer 1.000,00 2024 inkomsten vorig boekjaar ouderbijdrage 335,00 2025 Inkomsten kinderen 18.650,00 17.883,00-767,00 2026 Avondvierdaagse 502,59 500,00 2,59 2027 Klassenbudget 669,99 1.020,00-350,01 2028 Kookbudget 224,55 680,00-455,45 4550 Bankkosten 309,84 175,00 134,84 totaal 19.627,56 20.669,21 19.150,00 17.883,00 Saldo winst/verlies 1.041,65-1.267,00
Financiële rapportage 2014 2015 (2) niet ontvangen ouderbijdrage 970 Beginsaldo Bank op 15-10-2014 645,28 inkomsten kinderen incl niet ontvangen 970,- 18.015,00 inkomsten kerst en eindfeest 684,21 uitgegeven 19.627,56 tekort -928,35 van spaarrekening overgemaakt 1.000,00 Totaal winst 71,65 saldo bank 14-10-2015 851,93 verschil (saldo bank eind -/- saldo bank begin -/- totale winst) 135,00 verlies (saldo bank eind -/- saldo bank begin -/- 1000,- buffer) -793,35 contant verschil -6,4 Werkelijk verlies -799,75 saldo spaarrekening 13027,66 Schoolplein groen 2102,35 In Buffer 10925,31 contant 14-10-2015 43,6 contant 15-10-2014 50 Saldo ING +/- 190
Toelichting afwijkingen begroot/gerealiseerd Sinterklaas: 550,- boven budget administratieve fout in budgettering. Kerst: 150,- boven budget door investering nieuw kerstmateriaal én mislopen verkoop drankjes tijdens kerstviering (De Vuurvogel verzorgde de in- en verkoop van drankjes voor ouders). Lentefeest: onder budget gebleven door de sponsoring door o.a. lokale ondernemers. Sportdag: hogere kosten door last-minute uitwijken naar watersportactiviteiten voor bovenbouw (SRO foutieve boeking Atletiekbaan). Sportactiviteiten: hogere kosten door meer deelname (niet zo gek als sportiefste school van Amersfoort!: en aanschaf schoolsporttassen van 85,- Afscheid groep 8: onder budget gebleven en ook nog een leuk afscheidscadeau geregeld Eindfeest: boven budget i.v.m. inhuren pianoman (maar wat een succes!), door de BYO food formule winst op eten misgelopen (formule pas in zomer bedacht dus niet opgenomen in financiën) en vaste kosten als huur koelkasten zijn zo niet gecompenseerd. Schoolbieb: iets boven budget i.v.m. bedankjes voor de biebouders. Diverse: hoger door meer attenties voor afscheid, ziekte etc. Bankkosten: boven budget door machtigingen die maar niet lukken en verhoging bankkosten.
Conclusies en aandachtspunten Slimmer inkopen drankjes/eten festiviteiten, alert op juiste prijszetting. Leerkrachtenverjaardag: budget niet volledig benut en timing onhandig. Voorstel om dit om te zetten naar klassencadeau bij Sinterklaasviering. Niet alle klassen maken gebruik van het klasse- en kookbudget. De directeur wil dit meer onder de aandacht brengen bij het team, zodat er meer gebruik van gemaakt gaat worden. Budgetten moeten strakker bewaakt worden. Maar, dit ligt zeker niet alleen bij de OV: duidelijke communicatie met de leden van het schoolteam spelen hier belangrijke rol in. Om wederzijds heldere afspraken te maken over budget en taakverdeling, moet de communicatie met het schoolteam beter. Om te beginnen met ons startdocument (overzicht activiteiten, planning, betrokken OV-leden en teamleden, budget en hulpouders) Ondanks het inlopen van het begrotingstekort is dit toch het 3 e jaar op rij dat er negatieve cijfers zijn gehaald. Op deze manier is er geen ruimte om geld te reserveren voor grote uitgaves. Bijv nieuwe shirts, luizentassen sportkleding e.d.
Leerlingaantal in de lift! (bron: schooladministratie) Aantal leerlingen per 15-10-2015: 382 (198 jongens en 184 meisjes) Totaal in de groepen 5-8 zitten net zoveel meisjes als jongens: 98 Afvloeiing groep 8: 50 leerlingen Groei met kleuters: 63 leerlingen Op 31-12-2015: Totaal 400 leerlingen Einde schooljaar: Totaal 420 leerlingen
Aantal leerlingen 2015-2016 382 leerlingen op 01-10-2015 Leerlingen Ouderbijdrage Totaal groep 1-7 334 52,5 17535 groep 8 48 27,5 1320 Instroom tot aan 31 december 18 52,5 945 totaal 31-12-2015 400 Instroom vanaf januari 20 37,50 750 totaal 01-07-2016 420 20550 Niet binnenkomende ouderbijdrage 5% 1027,5 19522,5 (opgevraagd bij de administratie)
Begroting 2015-2016 (1) Begroting Budget Begroting 2014-2015 2014-2015 2015-2016 Code Omschrijving Verlies Winst Verlies Winst Verlies Winst 2001 Sinterklaas 2.750,85 2.200,00 2.865,00 2002 Kerst 974,82 500,00 800,00 Inkomsten kerst 324,21 500,00 2003 Lentefeest 362,52 450,00 1.000,00 2004 Sportdag 725,38 600,00 600,00 2005 Sportactiviteiten 231,25 175,00 250,00 2006 Afscheid groep 8 274,31 300,00 300,00 2007 Eindfeest 1.120,26 500,00 900,00 inkomsten eindfeest 360,00 500,00 2008 Administratie 454,50 500,00 450,00 2010 Diversen 570,76 250,00 400,00 2011 Schoolbibliotheek 1.526,72 1.500,00 1.500,00 2012 Dag van de leerkracht 75,00 2013 Leerkrachtenverjaardag 713,87 850,00 800,00 2014 Schoolreis 8.215,35 8.775,00 9300,00 2015 Schoolfotograaf 100,00 2018 Buffer 1.000,00 650,00 2024 inkomsten vorig boekjaar ouderbijdrage 335,00 2025 Inkomsten kinderen 18.650,00 17.883,00 19.522,50 2026 Avondvierdaagse 502,59 500,00 500,00 2027 Klassenbudget 669,99 1.020,00 960,00 2028 Kookbudget 224,55 680,00 640,00 4550 Bankkosten 309,84 175,00 200,00 totaal 19.627,56 20.669,21 19.150,00 17.883,00 21465,00 21.172,50 Saldo winst/verlies 1.041,65-1.267,00-292,50
Begroting 2015-2016 (2) uitgaven Inkomsten Inkomsten kind 19522,5 Sint schoenkado'tjes (400*5,-) 2.000,00 Schoenkado'tjes leerkrachten (23*5,-) 115,00 huur attributen, schmink, strooigoed, eten & drinken 750,00 2.865,00 Kerst kerstknutsel 1,- per kind (400) 400,00 eten inkoop hoeveel verkoop? 100,00 200 verpakkingsmateriaal 50,00 drank inkopen/verkopen 100,00 300 overig (kerstverlichting/bomen) 150,00 800,00 500 Lentefeest eten 350,00 20 jaar meerkring (50% van circustent indien nodig) 650,00 1.000,00 Sportdag 100,- groep 1/2 100 150,- groep 3/4/5 150,00 350,- groep 6/7/8 350,00 600,00 Afscheid groep 8 100,- per groep voor cadeau 200 100,- eten drinken musicalavond 100 300 administratie kosten boekhoudprogramma 21,78 p.m. 261,36 Unive aansprakelijkheidsverzekering 78,52 overig (enveloppen, adm. Benodigdheden) 110,12 450 Diversen Jaarafsluiting OV 180 overig (bedankjes, bloemen, kaarten enz) 220 400 Bieb Kosten abonnement 60,- p.m. 50%-50% met school 360 aanschaf boeken 1140 1500 Leerkr verj 50,- per klas * 16 800 Schoolreis 25,- per kind * 372 (excl. Groep 8) 9300 Buffer 650,- van spaarrekening voor 20 jaar meerkring 650 sportactiviteiten Schoolvoetbal (eten en drinken) 250 Schoolvolleybal Marathon Eindfeest the krazy pianoman 200 verpakkingsmateriaal 80 inkoop/opbrengst eten (bring your own food?) inkoop/opbrengst drank 300 500 huur materiaal 320 900 500 avond4daagse Eten en Drinken 500 Klassenbudget 60,- per klas * 16 960 Kookbudget 40,- per klas * 16 640 Bankkosten Minder fouten door automatisch incasso 200 Verlies -292,50 Totaal 21.465 21465
Goedkeuring cijfers en ouderbijdrage De cijfers van het afgelopen jaar zijn goedgekeurd. Omdat er nu al 3 jaar een negatieve cijfers zijn en we interen op de reserves moeten er nu toch maatregelen genomen worden. De opties zijn activiteiten schrappen of de ouderbijdrage verhogen. De ouderbijdrage is zeker de laatste 6 jaar niet verhoogd en de kosten voor de activiteiten zijn wel gestegen. Er is door de aanwezige ouders besloten de ouderbijdrage met een kleine stap van 2,50 te verhogen. De begroting voor 2015/2016 is goedgekeurd. Hierin is de verhoging meegenomen.
Afsluiting van Jan Rozenbroek Jan bedankt: De penningmeester voor de duidelijke toelichting op de cijfers. De aanwezigheid van de ouders Manon Hille voor haar inzet in de MR als voorzitter Esther ten Broek voor haar inzet gedurende 8 jaar in de MR
Foto 1