VERSLAG CPD-EVENT: RONDE TAFEL CONTRACT MANAGEMENT Datum: 14 juni 2012 Doel Doelstelling van de ronde tafel was ervaringen en kennis delen op het gebied van contractmanagement: De groep bestond uit een 11 tal deelnemers, veelal CPD leden; Organisatie door ervaren contractmanagers; eerste sessie Nicky Hoenderboom en Cécile van Velsen Vooronderzoek d.m.v. vragenlijst om huidige stand van zaken en issues onder leden CPD te peilen Interactief, ervaringen delen, mogelijk opvolging op basis van interesse Opzet Na een voorstelronde en een korte introductie door Nicky en Cecile is de groep aan de slag gegaan met een 4-tal stellingen. Al tijdens de introductie kwam het gesprek en discussie op gang. Er bleek regelmatig verwarring door verschillend definitiegebruik. Alleen al het elkaar begrijpen bleek een uitdaging op zich. In 4 teams zijn de deelnemers aan de slag gegaan met de volgende stellingen: Ronde Tafel Contract Management 20 juni 2012 Pagina 1
1. Bij het opstellen van een (RFP) business case moeten niet alleen de initiële kosten, maar ook de kosten voor contractmanagement gedurende de looptijd van het contract worden meegenomen. 2. Contract administratie zonder contract management is stuurloos, contract management zonder contract administratie is niet te doen. 3. Contract management en inkoop zijn communicerende vaten. 4. Het maakt niet uit waar contract management- en beheer belegd wordt, als het maar belegd wordt. Resultaten Stelling 1: Het team dat deze stelling behandelde was het er in principe mee eens, maar wel met een tenzij. Alleen in een situatie dat contractmanagement niet in de bestaande kosten van de organisatie zijn meegenomen moet het worden meegenomen worden in de BC, zo was de gedachte. Voorbeelden: 1. Bij een bepaald gewenst en vereist kwaliteitsniveau zoals bij outsourcing 2. Bij een bepaald gewenst en vereist capaciteitsbeslag (x aantal uren) 3. Bij investeringen in een specifieke tool zoals Telecom Expense Management (TEM) bij mobiel contracten Stelling 2: Hier was men het roerend mee eens. Wel werd helder dat de definities voor begrippen contract administratie, contract beheer en contract management nog niet helder zijn. Een eenduidig begrippenkader is zeer gewenst. Stelling 3: Hier werd geconcludeerd dat er nog veel meer communicerende vaten zijn waar contract management een spilfunctie tussen vervult. Plaatje dat werd getekend: Ronde Tafel Contract Management 20 juni 2012 Pagina 2
Inkoop DMU Interne klant Leverancier Stelling 4: Ook hier werd een plaatje gepresenteerd, met verschillende posities van waaruit een contractmanager zou kunnen acteren. De leverancierspositie, de opdrachtgever positie of als onafhankelijke derde. Afhankelijk van de plek hebben de groepsleden voor- en nadelen benoemd in termen van objectiviteit, materiedeskundigheid, afstand tot de werkvloer. Opdracht- gever Leverancier Contractmanagement Onafhankelijke contractmanager Ronde Tafel Contract Management 20 juni 2012 Pagina 3
Uit de groepsdiscussie na afloop bleek dat een aantal anderen de zin meer interpreteerden als vanuit welke afdeling dan vanuit welke positie. Ook hier bleek definitie en context dus weer belangrijk. Vervolg De groep was het er vrijwel unaniem over eens dat het een boeiende avond was waarin het delen van kennis en ervaringen voorop stond. Ook werd helder dat nog lang niet alle behoeften en gewenste onderwerpen de revue hebben gepasseerd. De wens hier verder mee aan de slag te gaan is groot dat is besloten hierover een vervolgsessie te plannen. Deze zal worden gehouden bij Negometrix in De Meern op 10 oktober 2012. En zal worden georganiseerd door Jan Siderius en Marcel Agterberg Het onderwerp hier wordt vaststelling definities en doelstellingen voor contractmanagement, zoals dit al in stelling 2 naar voren kwam. Andere onderwerpen die werden benoemd waren verschil tussen publiek en privaat contractmanagement en De contractmanagementbegrippenlijst. Er zal ook een praktijkervaring gedeeld worden door Douwe van Goorberg en Inge de Vos vanuit de Publieke sector. Ook zullen zij hun meetlat delen. Enquête resultaten Voorafgaand aan de ronde tafel was een enquête gehouden onder de leden van de NEVI CPD. Doel van de enquête was een beeld te creëren van de stand van zaken ten aanzien van contractmanagement. Ook wilden we graag weten welke zaken leven en aandacht behoeven. Kortom met welke onderwerpen kunnen we aan de slag binnen een ronde tafel als deze. Onderstaande grafieken geven een beeld van de uitkomsten: Ronde Tafel Contract Management 20 juni 2012 Pagina 4
Ronde Tafel Contract Management 20 juni 2012 Pagina 5
Ronde Tafel Contract Management 20 juni 2012 Pagina 6