Minigids Hybride Evenementen Het evenement dat niemand wil missen is hybride Een wereld waar offline en online samenkomen!

Transcriptie

1 Minigids Hybride Evenementen Het evenement dat niemand wil missen is hybride Een wereld waar offline en online samenkomen!

2 Introductie In een wereld die op alle vlakken steeds meer digitaal verbonden raakt, lijken evenementen niet meer van deze tijd. Nieuwe technologische toepassingen bieden evenementen echter meer kansen dan voorheen. Door middelen online en offline slim in te zetten en te combineren, wordt het bereik van de doelgroep enorm vergroot. De beleving van een evenement is niet langer beperkt door tijd en ruimte en vindt plaats voor, tijdens en na het feitelijke evenement. Welkom in de wereld van de Hybride evenementen! In deze minigids lees je hoe je een evenement op een makkelijke manier kunt transformeren naar een Hybride evenement. Hybride evenementen geven een nieuw en digitaal perspectief aan traditionele evenementen. De (online) mogelijkheden zijn eindeloos! Doe inspiratie op in onze minigids en wees creatief! Jennifer Amsterdam, Hybrid Event Expert DDG

3 1. Definitie Virtueel, interactief, klantbeleving, online, social, face-to-face, engagement; leuk al die termen, maar wat is een hybride evenement nu precies? Een hybride evenement is een combinatie van een traditioneel live evenement en een virtueel evenement. Een mix van traditionele en online media wordt gebruikt om de boodschap over te brengen en de doelgroep te bereiken. Het beste van beide werelden komt bij elkaar in één beleving. Face to Face Meeting Hybrid Digital Opportunity

4 2. Go Hybrid! Waarom zouden we afstappen van onze traditionele, vertrouwde evenementen en de stap maken naar een hybride vorm? In één woord - beleving! Een goede beleving van de doelgroep staat aan de basis van hogere conversie ratio s. Hoe beter de klantbeleving Hoe meer betrokkenheid Hoe groter de Return on Engagement Door de interactie met je doelgroep te vergroten, zowel online als offline, zorg je ervoor dat men langer geboeid en verbonden blijft met het evenement, de boodschap en uiteindelijk je bedrijf. Feit: 81% van de organisaties met een focus op een goede klantbeleving heeft een beter bedrijfsresultaat dan de directe concurrenten.

5 3. Voor, tijdens en na Een hybride evenement biedt uitkomst en is een effectieve manier voor bedrijven en organisaties om hun doelgroep te bereiken, interactie te vergroten, te boeien en binden. Dit proces bestaat uit drie fasen: Voor, tijdens en na het evenement. Vooraf: De hybride belevenis start al vóór het evenement. Al voor het evenement kunnen hybride elementen als sociale media en mobiele evenementen apps helpen om de doelgroep in een vroeg stadium te bereiken, te triggeren voor deelname aan het evenement en vervolgens te binden. Doelgroep bereiken: Social media: Wees actief op de platformen voor social media. Advertenties: Plaats online advertenties en creëer een buzz. Evenementen app: Laat je doelgroep interactief en makkelijk kennis maken met het evenement, het onderwerp, sprekers en andere deelnemers. Doelgroep binden: Registratie voor het evenement Co-creatie: Bouw een community en betrek deze bij de voorbereidingen, bijv. de samenstelling van de agenda. Content: Blijf intrigeren door updates te plaatsen en nieuwe informatie te verspreiden. Netwerken: faciliteer online netwerkmogelijkheden om deelnemers alvast met elkaar in contact te laten komen. Actieve betrokkenheid bij het evenement

6 Tijdens: Door het toevoegen van virtuele en online elementen aan je fysieke evenement heb je de mogelijkheid om het bereik van je evenement te vergroten. Het resultaat is een hybride evenement, congres of vergadering die in de communicatie twee doelgroepen bedient en het bereik vergroot: Deelnemers die fysiek aanwezig zijn op het evenement; Geïnteresseerden die niet konden of wilden deelnemen aan de fysieke gebeurtenis vanwege tijdsgebrek, reistijden, kosten of geen toestemming van de baas. Doelgroep fysiek aanwezig Social media: Maak gebruik van social media streams. Vergroot online participatie, maak gebruik van een hashtag en creëer buzz. Polls/voting: Lanceer polls in je evenementenapp of gebruik voting kastjes tijdens sessies. Netwerken: Creëer netwerkruimtes en contactmogelijkheden met andere deelnemers, de organisatie en sprekers. Actieve fysieke deelname Doelgroep virtueel aanwezig Social media: Gebruik social media kanalen tijdens presentaties. Beantwoord bijv. vragen die online gesteld worden. Live stream of webcast: Laat online deelnemers live meekijken. Maak gebruik van een presentator of een digitale dagvoorzitter. Netwerken: Een community of netwerk omgeving creëren waar deelnemers, sprekers en medewerkers elkaar online opzoeken, netwerken en vragen beantwoorden. Actieve virtuele deelname

7 Achteraf: Het gebruik van technologie en virtuele elementen voor en tijdens het evenement maakt de opvolging na het evenement een stuk makkelijker en persoonlijker. Dezelfde virtuele toepassingen kun je namelijk eenvoudig blijven gebruiken na het evenement om in contact te blijven met je (potentiële) klanten. Hoe kan ik bereiken dat mijn event buiten het fysieke evenement verder leeft? Potentiële klant Informatie: Blijf actief. Post relevante gegevens op sociale media etc. Betrokkenheid: Blijf deelnemers betrekken bij de organisatie. Wat kan volgend jaar anders of beter en waarom? Stuur online evaluaties, start een discussie of organiseer een feedback sessie. Updates: Stuur geregeld updates over het thema of de producten. Sales Persoonlijk: Zorg voor persoonlijke opvolging vanuit de Sales afdeling. Uitnodigen: Nodig je deelnemers uit voor andere evenementen die aansluiten op hun interesses. Wat je ook doet, zorg dat je klant geboeid en gebonden blijft aan jouw merk en boodschap.

8 4. Waarom DDG? DDG gelooft dat hybride evenementen de toekomst zijn en bedrijven veel meer mogelijkheden bieden dan voorheen. Voor bedrijven bieden wij onze ervaring in dit soort evenementen aan. Wij stellen klantbeleving en lead-generatie voorop en bieden onze kennis en kunde in het gehele marketing- en communicatietraject aan. Wij hebben daarom een aantal slimme tools ontwikkeld die niet alleen het opstarten van een hybride evenement, maar ook jouw leven als evenement organisator en marketeer een stuk makkelijker maakt.

9 5. De slimme tools van DDG MySmart Event Registration Voor zowel organisator als deelnemer van het evenement is niets zo frustrerend als ellenlange invulformulieren, volgelopen mailboxen, verkeerde badges, last minute wijzigingen en ga zo maar door. MySmart Event Registration is een gebruiksvriendelijk systeem en zorgt ervoor dat je alles uit het communicatietraject voor, tijdens en na het evenement haalt. Van het sturen van gepersonaliseerde uitnodigingen, reminders s, het uitprinten van badges tot en met het sturen van de bedank- . Gemakkelijk vanuit één systeem. Event menu MySmart Event App Jouw klanten zijn mobiel. Onze evenementen app biedt de oplossing. Een evenement is zeer geschikt voor het gebruik van een mobiele app. De grote hoeveelheden informatie voor, tijdens en na het evenement kunnen makkelijk gedeeld worden. Met MySmart Event App houd je deelnemers van je evenement eenvoudig en op een interactieve manier op de hoogte van algemene evenement informatie en de laatste updates. Deel interessante content en faciliteer onderling netwerken via de app. MySmart Event Network Netwerken is belangrijk. Het draagt bij aan een positieve beleving van je evenement. Maar hoe faciliteer je interactie en netwerken op je evenement? MySmart Event Network is een slimme netwerk tool en zorgt ervoor dat deelnemers makkelijker met elkaar in contact komen. Voor, tijdens en na het evenement. Lees meer over onze MySmart Event tools op en De eerste stap nemen in de wereld van hybride evenementen was nog nooit zo makkelijk.

10 Neem contact met ons op DDG is een internationaal Marketing Communicatie Bureau. Op het hoofdkantoor in Soest wordt 16 jaar marketing- en evenementervaring in het B2B segment gecombineerd met technologische kennis en kunde. DDG loopt hierdoor voorop in de ontwikkelingen op het gebied van Hybride evenementen en de inzet van technologische tools en mobiele evenementen apps. Communiceer nog efficiënter en makkelijker met je doelgroep voor, tijdens en na je evenement. Gebruik MySmart Event Network als onderdeel in onze MySmart Event App via mysmarteventapp.nl of koppel het aan een online registratiesysteem voor nog meer inzicht in informatie en het gedrag van je deelnemers die zich registreren voor het evenement. We vertellen je graag vrijblijvend hoe we je leven vergemakkelijken op een heel kostenefficiënte manier. Bekijk de rest van onze producten en diensten op onze website of neem contact: Ester de Graaf, Managing Partner DDG Nieuwegracht 4-01, 3763 LB, Soest

11 Een product van Een product van DDG Smart Marketing DDG Smart Marketing In samenwerking met: