Outlook Outlook instellen met hosted exchange 2010 Auteur: Kris Banken Datum: 15 september 2014 Versie 3.1 Versiebeheer: Versie Datum Auteur Aard van aanpassing 0.1 15 juli 2013 Jens Heusdens Aanmaak van het document 0.2 15 juli 2013 Jens Heusdens Kopiëren tekst Algemene handleiding Kris Banken 2.0 19 juli 2013 Jens Heusdens Revisie en versie 2: Outlook instellen 3.0 28 november 2013 Kris Banken Revisie na laatste upgrade 3.1 15 september 2014 Kris Banken Revisie na einde ondersteuning office 2003 Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 1
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 5 2 Outlook instellen met hosted Exchange... 6 2.1 Instellen van outlook 2007 of hogere versie... 6 2.2 Outlook instellen met script... 6 2.3 Outlook met autodiscover instellen... 7 2.4 Manueel instellen... 10 3 Autodiscover... 17 3.1 Wat is autodiscover?... 17 3.2 Waarom een autodiscover?... 18 3.3 Autodiscover bij uw bestuur... 18 4 E-mail in outlook... 19 4.1 Handtekening... 19 4.1.1 Voor Outlook 2010 of 2013... 19 4.1.2 Voor Outlook 2007... 21 4.2 Filters exporteren en importeren... 23 4.2.1 Outlook 2010 of 2013... 23 4.2.2 Outlook 2007... 26 4.3 Categorieën instellen... 28 Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 2
4.3.1 Voor Outlook 2010 of 2013... 28 4.3.2 Voor Outlook 2007... 28 4.4 Kan ik een verwijderde mail terugplaatsen?... 29 5 Agenda en resources... 30 5.1 Rechten instellen voor agenda s en resources... 30 5.2 Een gedeelde agenda toevoegen in outlook 2010 of 2013... 31 5.3 Gedeelde agenda verwijderen in outlook 2010 of 2013... 34 5.4 Gedeelde agenda toevoegen in outlook 2007... 35 5.5 Wat als de geselecteerde agenda niet gedeeld is?... 37 6 Contactpersonen... 38 6.1 Meenemen/kopiëren van je auto-aanvullen (NK2) bestand naar nieuwe computer... 38 6.2 Bekijken of wijzigen van je NK2 bestand... 39 6.3 Verwijderen van een mailadres uit je NK2 bestand... 40 6.4 Namen / auto-aanvullen van een collega overnemen... 40 6.5 NK2-bestand worden niet ingelezen in Office 2013... 40 7 Publieke folders... 41 7.1 Informatie op een elektronisch bulletinboard posten... 41 7.2 Outlook-items delen in een agenda, lijst met contactpersonen of takenlijst... 41 7.3 Bestanden delen... 42 Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 3
7.4 De toegang tot een map instellen via machtigingen... 42 Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 4
Hoofdstuk 2: Outlook instellen met hosted exchange 1 Inleiding Zorg ervoor dat vooraleer u outlook instelt met een profiel voor hosted exchange, dat u de toegang tot outlook geconfigureerd hebt in het beheerportaal. Logo s: outlook XP, Outlook 2003, outlook 2007, outlook 2010 en outlook 2013. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 5
Hoofdstuk 2: Outlook instellen met hosted exchange 2 Outlook instellen met hosted Exchange 2.1 Instellen van outlook 2007 of hogere versie Er zijn verschillende manieren om Outlook in te stellen voor Exchange 2010. Outlook 2007, Outlook 2010 en Outlook 2013 kunnen op 3 verschillende manieren worden ingesteld; Instellen via Script Instellen met autodiscover Handmatig instellen via profiel Deze 3 manieren worden hieronder besproken. 2.2 Outlook instellen met script Voor het instellen van Outlook moet men in eerste instantie met de admin account inloggen op het beheerportaal http://control.ccscld.net. Ga in het beheerportaal naar het Exchange-profiel van de gebruiker en zoek volgende informatie; Klik naast Outlook access op View setup info. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 6
Hoofdstuk 2: Outlook instellen met hosted exchange Klik op de link Download Outlook Profile Configuration Script en slaag het op een centrale plaats op. Opgepast! Het script dat men download, is een gepersonaliseerd script specifiek voor de specifieke gebruiker. Dit kan niet worden gebruikt om andere accounts in te stellen in Outlook. 2.3 Outlook met autodiscover instellen Zorg er voor dat Outlook is afgesloten. Start in Windows het configuratiescherm en ga daar naar de e-mailinstellingen. Klik op het onderdeel E-mail om de nodige aanpassingen te doen en kies daar voor Profielen weergeven. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 7
In het volgende scherm klikt u op Toevoegen. Vervolgens mag u een naam kiezen voor het nieuwe profiel. Klik op OK als u dit hebt ingevuld. Bij voorkeur geeft u het e-mailadres van de account in als profielnaam. Instellen via autodiscover Indien u gebruik wenst te maken van de autodiscover functie dan volstaat het om de naam, het e-mailadres en 2 maal het wachtwoord van de gebruiker in te geven. Klik op Volgende of Next om Outlook automatisch naar de juiste instellingen te laten zoeken. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 8
De Autodiscover zou ingesteld moeten staan met een re-direct (MX-records en DNS-registratie). Vraag meer uitleg hierover aan onze helpdesk als dit nog niet ingesteld is. Dit zou bij opzet van het domein in orde moeten gebracht worden. (Enkel voor systeembeheerders) Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 9
2.4 Manueel instellen Wanneer het instellen via autodiscover (vorige punt) niet lukt of indien u de instellingen manueel wenst te doen, dan klikt u op het selectievakje Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren. Hierna klikt u op Volgende of Next. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 10
Kies dan voor Microsoft Exchange of compatible service en klik opnieuw op Volgende of Next. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 11
Geef als servernaam casarray.gb.so.ccs in en vervolgens ook de gebruikersnaam (deze is gelijk aan het e-mailadres). Belangrijk! Klik dan op Meer instellingen. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 12
Selecteer de tab Verbinding en klik op het selectievakje Via http verbinding maken met Microsoft Exchange. Vervolgens klikt u op Proxy-instellingen van Exchange. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 13
Vul als URL mail.ccscld.net in, check Alleen verbinden via SSL aan en kies onderaan voor Basisverificatie. Klik vervolgens op OK. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 14
Op bovenstaand scherm klikt u op Volgende en hierna op Voltooien. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 15
Om het nieuwe profiel als standaard profiel in te stellen volstaat het om het keuzerondje voor Altijd dit profiel gebruiken aan te klikken en in de dropdown het nieuwe profiel te kiezen. Verwijder het profiel dat u niet meer gebruikt, indien nodig. Sluit het scherm met het overzicht van de profielen door op OK te klikken. Outlook is nu klaar voor gebruik. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 16
3 Autodiscover 3.1 Wat is autodiscover? De Autodiscover-dienst maakt het configureren en beheren van Outlook eenvoudiger. Voorheen moesten alle gebruikersprofielen in e-mail clients handmatig worden ingesteld om toegang te krijgen tot Exchange. Ook waren extra handelingen vereist om wijzigingen van deze instellingen door te voeren. Autodiscover gebruikt het e-mailadres en de domein account van de gebruiker, in combinatie met een vooraf bepaalde domeinnaam (autodiscover-redirect.ccscld.net) om automatisch het gebruikersprofiel te configureren. Door het e-mailadres en de domeinaccount te gebruiken kan Autodiscover de volgende informatie automatisch terugkoppelen naar de client: De displaynaam van de gebruiker Verbindingsinstellingen voor zowel interne als externe toegang De locatie van de server waarop de mailbox van de gebruiker wordt bewaard De URL's voor verschillende Outlook features, zoals Beschikbaarheid, Out of Office assistent, Unified Messaging, en het op het web gebaseerde offline adresboek Outlook Anywhere serverinstellingen Dit biedt een groot voordeel bij het instellen van remote Outlook clients en mobiele telefoons aangezien dit veel sneller gaat. Daarnaast zijn de stappen meestal ook eenvoudig genoeg dat gebruikers het kunnen instellen met een korte handleiding, en er dus geen systeembeheerder aan te pas hoeft te komen. Vooral bij organisaties waar er sprake is van veel mobiele telefoons of externe medewerkers die Outlook moeten kunnen gebruiken kan dit veel tijd schelen. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 17
3.2 Waarom een autodiscover? Autodiscover wordt niet alleen gebruikt voor het makkelijk instellen van de accounts, maar ook voor het gebruik van de out-of-office op outlook. Zonder de autodiscover is dit niet mogelijk om dit via outlook in te stellen. 3.3 Autodiscover bij uw bestuur Na het instellen van de account in outlook, verschijnt er na enige tijd volgende pop-up. Kies altijd voor Niet opnieuw vragen voor deze website en Toestaan. Om gebruik te kunnen maken van de autodiscover mogelijkheid moet deze ingesteld worden door uw hosting-leverancier. Geef door aan deze firma dat de C-NAME autodiscover.bestuur.be moet geredirect moet worden naar autodiscover-redirect.ccscld.net. Hieronder vindt u een voorbeeld van het domein boortmeerbeek.be. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 18
4 E-mail in outlook Dat je e-mail kan raadplegen in outlook, lijkt evident te zijn. Je krijgt in dit hoofdstuk een korte uitleg over je lokale instellingen terug kan plaatsen na het aanmaken van een nieuw mailprofiel. 4.1 Handtekening Wanneer er een nieuw profiel wordt aangemaakt in Outlook dan staat de handtekening niet meer ingesteld. De handtekening wordt lokaal door Outlook opgeslagen en moet enkel nog opnieuw worden geactiveerd voor dat profiel. 4.1.1 Voor Outlook 2010 of 2013 Ga naar de tab "Bestand" en kies aan de linkerkant voor "Opties". Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 19
In de volgende pop-up kies je aan de linkerzijde voor "E-mail" en klik vervolgens aan de rechterzijde op de knop "Handtekeningen ". Hier zal u de handtekeningen zien die in Outlook zijn opgeslagen. Aan de rechterzijde kan u instellen in dropdowns welke handtekening er moet worden gebruikt voor nieuwe mails en welke voor antwoorden of doorgestuurde mails. Als dit is ingesteld klikt u op "OK". Sluit de openstaande configuratieschermen. Maak een nieuwe mail aan en kijk of onderaan de gekozen handtekening werd toegevoegd. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 20
4.1.2 Voor Outlook 2007 Klik in het menu Extra op Opties Kies het tabblad E-mailindeling en klik op de knop Handtekeningen Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 21
Kies in onderstaand scherm voor de juiste handtekening in de dropdown-menu s of maak een nieuwe handtekening aan. Klik op OK om te bevestigen en om uit het menu te geraken. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 22
4.2 Filters exporteren en importeren 4.2.1 Outlook 2010 of 2013 Ga naar de tab "Bestand", selecteer aan de linkerkant van het scherm "Info" en klik daarna op "Regels en waarschuwingen beheren". Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 23
In de pop-up die dan tevoorschijn komt kan u klikken op "Opties"... en vervolgens op "Regels exporteren...". Geef het bestand een naam en kies waar het moet worden opgeslagen, klik op "Opslaan". Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 24
Om in het nieuwe profiel in Outlook regels opnieuw te gaan importen kunnen we dezelfde stappen terug volgen. Uiteindelijk klikt u op "Regels importeren..." en vervolgens zoekt u het bestand met geëxporteerde gegevens dat u eerder hebt aangemaakt. Klik dan op "Openen". Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 25
4.2.2 Outlook 2007 Klik in het menu Extra op Regels en waarschuwingen. Klik in het overzicht van Regels en waarschuwingen op de rechterbovenkant op Opties. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 26
Geef het bestand de gewenste naam en kies waar dit moet worden opgeslagen. Klik dan "Opslaan". Om in het nieuwe profiel in Outlook regels opnieuw te gaan importen kunnen we dezelfde stappen terug volgen. Uiteindelijk klikt u op "Regels importeren " en vervolgens zoekt u het bestand met geëxporteerde gegevens dat u eerder hebt aangemaakt. Klik dan op "Openen". Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 27
4.3 Categorieën instellen Bij het overzetten van de mails naar het nieuwe systeem zal u merken dat bij het instellen van Outlook de gebruikte kleuren voor de categorieën niet werden overgenomen. De naam van de categorie is namelijk een onderdeel van de mail zelf, maar de kleur die is toegekend aan die categorie is een lokale instelling per profiel van Outlook zelf. Om alles terug in orde te brengen volstaat het om de gewenste kleuren terug in te stellen voor de overeenkomstige categorie. Hieronder wordt kort uitgelegd hoe dit in zijn werk gaat. 4.3.1 Voor Outlook 2010 of 2013 Kies in het lint voor "Categoriseren" en vervolgens voor "Alle categorieën...". Daar zal u de door u toegekende categorieën terugvinden. Achter elke van die categorieën zal de vermelding staan "niet in hoofdlijst van categorieën". Nu moet enkel de gewenste kleur aan die categorieën worden toegekend. Klik op 1 van de categorieën waarachter "niet in hoofdlijst van categorieën" is weergegeven en klik vervolgens op "Nieuw". Kies nu de kleur die u hieraan wenst te koppelen en klik op "OK". Herhaal deze stap voor alle categorieën die u zo opnieuw wilt toekennen. 4.3.2 Voor Outlook 2007 Kies in het menu voor "Bewerken", daarna voor "Categoriseren" en vervolgens voor "Alle categorieën...". Daar zal u de door u toegekende categorieën terugvinden. Achter elke van die categorieën zal de vermelding staan "niet in hoofdlijst van categorieën". Nu moet enkel de gewenste kleur aan die categorieën worden toegekend. Klik op 1 van de categorieën waarachter "niet in hoofdlijst van categorieën" is weergegeven en klik vervolgens op "Nieuw". Kies nu de kleur die u hieraan wenst te koppelen en klik op "OK". Herhaal deze stap voor alle categorieën die u zo opnieuw wilt toekennen. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 28
4.4 Kan ik een verwijderde mail terugplaatsen? Als u een mail verwijdert, komt die terecht in de map verwijderde items. Daar kunt u hem terugvinden, tot u ook die map leegmaakt. Maar ook daarna is het nog 14 dagen mogelijk de mail terug te plaatsen. Klik daarvoor bovenaan rechts op 'Opties' en vervolgens aan de linkerkant op 'Verwijderde items'. Of in outlook 2010 of 2013: Er verschijnt een lijst van mails. Selecteer de mail die u terug wil plaatsen en klik op 'Herstellen in de map Verwijderde items'. Uw mail wordt teruggeplaatst. Wanneer u een map heeft verwijderd, kan die enkel via de back-ups van COLT worden teruggeplaatst. Contacteer daarvoor binnen de 14 dagen de helpdesk van VERA. De periode van 14 dagen kan via het beheerdersportaal aangepast worden. Zie hoofdstuk Limietgrootte. Onderaan de pagina kan je aantal dagen dat verwijderde items bewaard worden gaan bepalen. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 29
5 Agenda en resources Het beheer van de agenda s en resources is nu gecentraliseerd bij de systeembeheerder, waardoor problemen sneller verholpen kunnen worden en nieuwe agenda s en resources vrijwel direct aangemaakt kunnen worden. Het instellen van de rechten van agenda s en resources, gebeurt nog wel rechtstreeks via outlook. 5.1 Rechten instellen voor agenda s en resources Als je naar de Eigenschappen van een agenda gaat kijken, heb je met de juiste rechten een tabblad Machtigingen. Via dit tabblad kan je instellen per groep, persoon of domein wie er welke rechten heeft op deze agenda of resource. Om toegang te krijgen tot deze machtigingen, moet de systeembeheerder dit via het beheerportaal instellen.. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 30
5.2 Een gedeelde agenda toevoegen in outlook 2010 of 2013 Klik met de rechtermuisknop op Gedeelde agenda s en ga naar om in het dropdown menu te kiezen voor Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 31
Vervolgens krijg je een kadertje waar je de agenda kan gaan zoeken. Als je de agenda kent, vul je deze rechtstreeks volledig of gedeeltelijk in en klik op OK. Ken je deze niet? Klik dan op Naam om via het adresboek de agenda te zoeken. Als je account teruggevonden is in het adresboek, wordt je keuze zoals hierboven onderlijnd en kan je bevestigen door op OK te klikken. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 32
Vanaf het moment dat je terug in de agenda terecht komt, zie je dat de nieuwe agenda beschikbaar is in uw agenda. Is de agenda niet beschikbaar? Raadpleeg dan uw systeembeheerder om na te kijken dat u voldoende rechten hebt op de agenda of niet. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 33
5.3 Gedeelde agenda verwijderen in outlook 2010 of 2013 Selecteer de agenda die je wil verwijderen en klik op de rechtermuisknop om vervolgens te kiezen voor meteen verdwenen zijn uit de lijst.. De agenda zal Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 34
5.4 Gedeelde agenda toevoegen in outlook 2007 Klik op Een gedeelde agenda openen en kies vervolgens de agenda via het adresboek door op Naam te klikken of vul de naam van de agenda gedeeltelijk of volledig in en bevestig door op OK te klikken. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 35
Eens je de de juiste agenda geselecteerd hebt en deze is onderlijnd (dit wil zeggen dat de server deze agenda terugvindt), bevestig dan door op OK te klikken. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 36
5.5 Wat als de geselecteerde agenda niet gedeeld is? Als je bovenstaande mail krijgt, kan je door op Ja te klikken vragen aan de gebruiker om je toegang te verlenen of je contacteert je systeembeheerder om dit voor iedereen aan te passen. Als de agenda voor iedereen gedeeld moet worden, is het eenvoudiger om dit via de systeembeheerder te laten doen. Anders wordt de eigenaar van de agenda bestookt met mails met aanvragen. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 37
6 Contactpersonen Let er op dat niet-gesynchroniseerde contactpersonen niet automatisch overgenomen zullen zijn. Niet-gesynchroniseerde contactpersonen zijn contactpersonen die bewaard worden in een aparte pst of persoonlijke mappen ofwel contacten die bewaard zijn in de lokale auto-fill optie (.NK2). In Outlook 2000, 2003, en 2007 bestaat automatisch een functie "Auto aanvullen". Elk mail adres waarnaar een email verzonden is wordt hierin opgeslagen. De volgende keer dat je een naam wilt intypen achter de "Aan"; de "CC"of "BCC" button zal de auto aanvul functie, direct al namen voorstellen. De meeste gebruikers vinden dit erg handig. Let er wel op dat bij elke kopieer actie Outlook, ongeacht de versie, gesloten dient te zijn. Aanpassingen die op de achtergrond gebeuren, zullen niet opgeslagen worden als oultook openstaat. 6.1 Meenemen/kopiëren van je auto-aanvullen (NK2) bestand naar nieuwe computer Om je NK2 bestand mee te nemen naar een nieuwere of extra computer, kun je de volgende acties doen. Ga eerst naar het huidige NK2 bestand toe, dus op de computer waar de functie "Auto-aanvullen" werkt. Blader via de verkenner naar: station:\users\gebruikersnaam\appdata\roaming\microsoft\outlook. Kan je het niet vinden? Zoeken via Verkenner naar *.NK2 Station is meestal de C-schijf, gebruikersnaam de naam waarmee de aanmelding op de computer gedaan is. Standaard is deze map verborgen. Om deze zichtbaar te krijgen, doe je het volgende: Vista: Klik op de knop Start, daarna op Configuratiescherm. Klik op Vormgeving aan persoonlijke voorkeur aanpassen en daarna op Mapopties. Klik nu op het tabblad Weergave. Kies nu voor Geavanceerde instellingen, zoek de Verborgen bestanden en mappen weergeven instelling en klik op OK. Je kan nu ook de verborgen mappen zien. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 38
Windows 7 of 8: Klik op de Start knop en kies daarna voor Computer. Kies vervolgens voor Organiseren, daarna voor Map en zoekopties. Klik op het tabblad Weergave. Zoek in de lijst de optie voor Verborgen bestanden en mappen weergeven. Klik deze aan en de verkenner zal de verborgen bestanden en mappen laten zien. Kopieer dit bestand naar een USB stick of naar een (gedeelde) netwerkschijf en zet deze op precies dezelfde plaats op je nieuwe computer. Wel eerst er even voor zorgen dat op je nieuwe computer eerst een (nieuwere) versie van office geïnstalleerd staat. Eventueel ook het trucje met de verborgen bestanden opnieuw doen. Nadat je Outlook op de nieuwe computer opstart zal direct de Auto-aanvullen functie al je bestaande mailadressen hebben. 6.2 Bekijken of wijzigen van je NK2 bestand Je kan daar altijd een klein freeware programmaatje voor gebruiken met de naam NK2viewer. De laatste versie kan je altijd vinden op: http://www.nirsoft.net/ (Engelstalig ) Handig, het NK2 bestand kan geëxporteerd worden naar verschillende formaten, maar kan ook via het klembord gekopieerd worden. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 39
6.3 Verwijderen van een mailadres uit je NK2 bestand Om een mailadres te verwijderen uit je NK2 bestand, kun je het makkelijkste beginnen met het intypen van het mailadres, en eventueel met de pijltjes toetsen naar beneden in de lijst gaan. Als je dan de "Delete" knop gebruikt, is het mailadres uit je "Auto-aanvullen" NK2 bestand verdwenen. Een andere mogelijkheid is het programmaatje dat hierboven genoemd is te gebruiken hiervoor. 6.4 Namen / auto-aanvullen van een collega overnemen Het NK2 bestand is heel erg statisch. Let er vooral op de Outlook afgesloten is, anders gaat het niet werken. Kopieer het NK2 bestand en zet die over het NK2 bestand van je (nieuwe) collega heen. In sommige gevallen zal hiervoor het nieuwe bestand een andere naam moeten krijgen, maar dat lijkt me niet het moeilijkste werk. (Gewoon hernoemen en Ja klikken om het bestand te vervangen.) 6.5 NK2-bestand worden niet ingelezen in Office 2013 Als je NK2-bestanden zou willen overzetten naar nieuwere pc s met Office 2013, hou er dan rekening mee dat dit niet ondersteund wordt in de nieuwere versies. Om dit toch te forceren, is het best om de account in te stellen via Outlook 2010 en zo de voorgestelde contacten aan te maken op het profiel van de gebruiker. Rechtstreeks inladen op Outlook 2013 is helaas niet meer mogelijk. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 40
7 Publieke folders Openbare mappen zijn een voorziening van Microsoft Exchange Server waarmee u informatie kunt verzamelen, ordenen en met anderen in een organisatie kunt delen. Doorgaans worden openbare mappen gebruikt door projectteams of gebruikersgroepen die informatie over een bepaald interessegebied met elkaar delen. Wanneer u bent verbonden met een Exchange-server, worden mappen met de naam 'Openbare mappen' weergegeven in de Microsoft Outlook-mappenlijst in het navigatiedeelvenster. U kunt deze mappen vanuit Outlook beheren. U kunt alle items van Outlook in openbare mappen plaatsen, zoals berichten, afspraken, contactpersonen, taken, logboekitems, notities, formulieren, bestanden en posten. U kunt ook een snelkoppeling naar een openbare map toevoegen aan de map Favorieten onder de map Openbare mappen. U kunt het volgende met een openbare map doen: 7.1 Informatie op een elektronisch bulletinboard posten Via een bulletinboard kunt u deelnemen aan onlinediscussies. Elk onderwerp kan in een eigen map met eigen toegangsmachtigingen worden opgeslagen. Een bulletinboard wordt niet altijd gecontroleerd waardoor het lijkt op een internetnieuwsgroep waar iedereen informatie kan lezen en posten. Een bulletinboard kan ook worden gecontroleerd door een daarvoor aangestelde persoon die de items van de gebruikers ontvangt en besluit welke items worden gepost. Op de volgende manieren kunt u met geposte informatie werken: Zodra de onlinediscussie is gestart, kunt u een antwoord in de openbare map plaatsen waar de groep het antwoord kan lezen. Als u niet wilt dat de hele groep uw antwoord leest, antwoordt u direct aan de persoon die de informatie heeft gepost, of stuurt u geposte informatie alleen aan de door u opgegeven personen door. Als u een openbare map als een bulletinboard wilt gebruiken, moeten e-mailberichten in die map kunnen worden opgeslagen. 7.2 Outlook-items delen in een agenda, lijst met contactpersonen of takenlijst Deel een agenda als u een overzicht wilt hebben van bijeenkomsten, gebeurtenissen, snipperdagen, vakanties en opleveringsdata van projecten die belangrijk zijn voor de groep. Deel een lijst met contactpersonen als u namen, functietitels, adressen en telefoonnummers beschikbaar wilt stellen voor de groep. Deel een takenlijst als u de voortgang wilt bijhouden die elk lid maakt in een project waaraan een groep werkt. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 41
7.3 Bestanden delen Open een bestand in een openbare map als u het bestand wilt lezen of bijwerken of snel door een reeks bestanden wilt bladeren. Kopieer via Windows Verkenner een bestand vanuit een programma naar een openbare map zonder dat u daarvoor het programma voor dat bestand hoeft te openen. Post een bestand naar een openbare map zonder dat u het programma sluit waarmee u het bestand hebt gemaakt. U kunt bijvoorbeeld een kwartaalrapport met de verkoopresultaten posten dat u zojuist in een Microsoft Office Excel-werkmap hebt bijgewerkt, zodat de groep de meest recente informatie kan bekijken. Als u bestanden wilt delen die vaak door anderen worden gelezen of bijgewerkt, moet u over het programma beschikken waarin het bestand is opgeslagen. Wanneer u een bestand vanuit Windows Verkenner kopieert of een bestand vanuit een ander geopend Microsoft Office-programma in een openbare map post, blijft het originele bestand staan waar het is opgeslagen. Wijzigingen in het gekopieerde of geposte bestand hebben geen invloed op het originele bestand. 7.4 De toegang tot een map instellen via machtigingen De machtigingen voor openbare mappen worden doorgaans vastgesteld en toegekend door een beheerder of door een persoon in de organisatie die eigenaar is van de map voor een bepaald project of onderwerp. Voor de mappen waarvoor u toegangsmachtigingen hebt, kunt u items lezen en in de map plaatsen. U kunt echter alleen de items verwijderen die u zelf in de map hebt geplaatst. Als u bent gemachtigd, kunt u uw eigen openbare mappen instellen en anderen machtigen om deze te gebruiken. Als u de eigenaar bent van een openbare map, kunt u uw eigen aangepaste weergaven, formulieren, aangepaste velden en regels op uw openbare mappen toepassen. U zou een bepaalde weergave kunnen instellen die wordt weergegeven zodra iemand de map opent. U kunt een persoonlijke weergave van een openbare map opslaan, ook als u niet bent gemachtigd om wijzigingen in de map aan te brengen. Wanneer u een persoonlijke weergave van een openbare map opslaat, kunt u altijd over deze weergave beschikken. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 42