FAQ Wat voor systeemeisen zijn er om SeoL te gebruiken? SeoL werkt via internet, dus in principe is een computer met internetverbinding voldoende om SeoL te gebruiken. Mocht u ergens een foutmelding krijgen of een bepaalde handeling werkt niet juist (bijvoorbeeld een rapportage), dan kan het zinvol zijn om uw browser te updaten (bijvoorbeeld van Internet Explorer 8 naar 10) of om het in een andere browser (bijvoorbeeld Google Chrome) te proberen. Zie verder het bestand Aandachtspunten bij invoering SeoL. Ons administratiesysteem kent geen EDEXml export. Wat nu? Wanneer u geen EDEXml bestanden kunt exporteren uit uw leerling-administratiesysteem kunt u in plaats daarvan Excel-bestanden inlezen in SeoL. Hoe dit werkt kunt u teruglezen in de be heerdershandleiding vanaf pagina 21. Ik heb ons EDEXml bestand ingelezen. Hoe moeten mijn docenten nu inloggen? Nadat u het EDEXml bestand heeft ingelezen genereert SeoL automatisch wachtwoorden en gebruikersnamen voor uw docenten. Deze moet u direct na het inlezen van het EDEXml bestand opslaan (en/of printen), ze worden maar één maal getoond. Heeft u deze gebruikersnamen en wachtwoorden niet opgeslagen? Dan kunt u als beheerder de wachtwoorden van de docenten bewerken. 1 / 5
TIP: maak in bovenstaand geval voor elke leerkracht eenzelfde, makkelijk te onthouden wachtwoord aan (bijvoorbeeld 1234). Elke leerkracht kan bij de eerste keer inloggen zelf een eigen wachtwoord kiezen. Als docent nodig ik ouders uit via de mail of via een brief. Hoe kunnen ouders dan bij de vragenlijst? - Nodigt u ouders uit via de mail, dan kunnen ouders op de link klikken die in de mail wordt weergegeven. - Nodigt u ouders uit via een pdf/brief, dan kunnen ouders naar www.seol.nl gaan en klikken op: Hebt u geen gebruikersnaam en wachtwoord? Klik hier om in te loggen met uw token. Het token staat vermeld in de link van de brief. Het gaat hier om de laatste zes cijfers. Hoe moeten leerlingen inloggen om hun vragenlijst in te vullen? Leerlingen hebben binnen SeoL geen gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Deze staan wel in het eenmalige overzicht na de EDEXml import, hier hoeft u niets mee te doen. Leerlingen worden uitgenodigd door de docent en ontvangen daarbij een brief met een token. Met dit token kunnen ze inloggen door naar www.seol.nl te gaan en te klikken op: Hebt u geen gebruikersnaam en wachtwoord? Klik hier om in te loggen met uw token. Voor elke leerling wordt per invulronde een ander, uniek token aangemaakt. Dit token, bestaande uit 6 cijfers, hoeft de leerling dus ook niet te onthouden. Binnen SeoL kan ik beoordelaars aanmaken. Wat is het verschil tussen een leerkracht en 2 / 5
een beoordelaar? Onder een beoordelaar wordt binnen SeoL een intern begeleider, een orthopedagoog o.i.d. verstaan. Dit betekent dat een beoordelaar andere rechten heeft dan een leerkracht. Een leerkracht kan een beoordelaar uitnodigen om een vragenlijst voor een leerling in te vullen. Mijn intern begeleider vult voor elke leerling een vragenlijst in. Moet ik deze intern begeleider dan als beoordelaar aan elke leerling koppelen? Wanneer de intern begeleider alle leerlingen gaat beoordelen is het sneller om de intern begeleider een docentrol geven. U kunt de intern begeleider vervolgens aan alle groepen koppelen zodat deze dezelfde rechten heeft als een docent. Hij hoeft dan niet uitgenodigd te worden door de docent en kan zelf beslissen om vragenlijsten in te vullen en rapportages te maken. Binnen SeoL kan ik ouders aanmaken. Moet ik als beheerder alle ouders in het systeem zetten? Helaas is dit (eenmalig) een klus die handmatig gedaan moet worden. De oudergegevens komen namelijk niet automatisch via EDEXml uit het administratiesysteem. Daarnaast zijn er verschillende opties; wilt u voor elk kind geen, 1, 2 of meer ouders/verzorgers aanmaken? Ouders kunnen zowel door de beheerder als door de docenten aangemaakt worden. Wanneer u voor het eerst aan de slag gaat met SeoL en alle ouders in het systeem wilt zetten, kunt u dit het beste door de beheerder of door 1 docent laten doen. U voorkomt dan dubbelingen. Alle volgende jaren hoeft u alleen de ouders van nieuwe leerlingen op school in het systeem zetten. U kunt nu het beste de leerkracht van de jongste groep vragen dit te doen. Deze kan ouders die al in het systeem staan koppelen aan de juiste leerling en die ouders die nog niet in het systeem staan er in zetten. Ik heb al een EDEXml bestand ingelezen en alle ouders staan netjes bijgewerkt in ons leerling-administratiesysteem. Waarom moet ik dan nog ouders apart aanmaken binnen 3 / 5
SeoL? EDEX (EDucatieve EXport) is een Nederlandse open standaard, die gebruikt wordt voor het uitwisselen van gegevens tussen schooladministratieprogramma's en educatieve software. De EDEX-standaard beschrijft hoe de gegevens van leerlingen, leerkrachten en groepen volgens een vaste indeling opgeslagen kunnen worden. Binnen een EDEXml bestand worden ouders niet uitgewisseld. Dit betekent dat u apart ouders in SeoL moet zetten. Wat zijn credits? Om gebruik te kunnen maken van SeoL koopt u credits. Een credit staat voor een tegoed voor één leerling per schooljaar. Hiermee kunt u het hele schooljaar gebruik maken van het systeem ongeacht het aantal invullingen en rapportages voor die leerling. Ik heb te weinig credits, kan ik bijkopen? U kunt te allen tijde credits bijkopen via onze webshop. Hier is geen minimum aantal aan verbonden. Let er wel op dat u niet te veel credits koopt. Een credit is één schooljaar geldig. Op 1 oktober na het schooljaar waarin credits zijn aangeschaft, komen de ongebruikte credits (die niet aan een leerling zijn toegekend) te vervallen. Vanaf het moment van bestellen worden de credits binnen 2 tot 5 werkdagen bijgeschreven en zijn ze zichtbaar in uw SeoL omgeving. Een aantal vragen in de vragenlijst is verkeerdom gesteld? In de vragenlijst staan een aantal vragen die 'andersom' worden gesteld. Zo kan in de beleving een antwoord als 'vaak' de ene keer positief zijn, en een andere keer als negatief gezien worden. Dit zijn zogenaamde controlevragen die bewust in de lijst zijn opgenomen. U kunt bij deze vragen gewoon antwoorden op de vraag zoals die gesteld is (is dit gedrag wel of niet zichtbaar, past dit wel of niet bij het kind), dit wordt in de rapportage op de juiste manier verwerkt. 4 / 5
Er zitten een aantal foutieve invullingen in het systeem die ik niet mee wil nemen in de rapportage. Hoe kan ik dit aanpakken? U kunt altijd zelf kiezen van welke invullingen u een grafiek wilt maken door deze aan te vinken in SeoL. Invullingen die u niet mee wilt nemen bij de export naar de grafiek kunt u dus uit zetten met behulp van het vinkje voor de betreffende invulling. Bovendien kunt u in de grafiek zelf verschillende invullingen aan en uit zetten. Zie verder onderdeel rapportages in de docentenha ndleiding. De professional(s) die ik vorig jaar heb toegevoegd, zie ik in het actieve schooljaar niet terug? Dan kan het zijn dat u de nieuwe SeoL module nog even moet activeren bij de professional(s). Dit doet u door als beheerder via het tabblad 'Organisaties/scholen' naar Beoordelaars te gaan. Vervolgens klikt u op de betreffende naam van de beoordelaar en vinkt u 'SeoL Professional' aan. Kijk ook even of het vinkje achter 'Actief' wel aan staat. De professional moet nu ook te zien zijn in het actieve schooljaar. 5 / 5