Handleiding Gids Rechtspraktijk / A. Koppenaal
I Handleiding Gids Rechtspraktijk Inhoudsopgave A Inleiding 1 B Zoekfunctie 2 1 Zoeken... via het tabblad Standaard Zoeken 5 2 Soort organisatie... 7 3 Beroep... persoon 8 4 Zoeken... op Organisatie 9 opzoeken van... een gespecialiseerde advocaat 13 Regionaal zoeken... 14 'Plaats'... 14 Land... 14 5 Zoeken... op Instanties bij plaats 15 Voorbeeld opzoeken... bevoegdheid 15 Voorbeeld opzoeken... reglement van orde 15 C Exporteren 16 D Overzetten van adressen naar een tekstverwerker 17 E Opties en Instellingen 18 1 Weergave... 19 MS Word... 19 Spelling... 19 Voorbeeld: aanpassen... titulatuur 19
Inleiding 1 A Inleiding De Gids van de Rechtspraktijk van Sdu uitgevers kent zovele mogelijkheden dat het voor gebruik raadzaam is deze handleiding goed te bestuderen. De handleiding gaat in op de primaire gebruiksmogelijkheden van de disk. De functies van De Gids beperken zich namelijk niet tot louter het opzoeken van adresgegevens. De in De Gids opgenomen adressen kunt u ook direct toepassen in andere programma s en u kunt de standaard lay-out en spellingswijze van het programma aanpassen.
2 Handleiding Gids Rechtspraktijk B Zoekfunctie Voor zowel het Regionale zoeken als het Standaard zoeken geldt, dat u in eerste instantie in het veld Categorie van De Gids dient aan te geven wélke (adres)gegevens u wilt opvragen, van: een organisatie een persoon de instanties waaronder een bepaalde plaats valt, of een bevoegde deurwaarder U kunt uw keuze kenbaar maken door één van de bolletjes van het veld Categorie met uw muisknop zwart te maken. Heeft u de adresgegevens van een organisatie opgezocht dan kunt u van daaruit de lijst met personen opvragen die bij deze organisatie werken. U vraagt de lijst op door op de knop Personen te klikken.van daaruit kunt u dan weer de adresgegevens van in de lijst opgenomen personen opvragen door op de door u gewenst persoon te dubbel klikken met uw linker muisknop. De lijst met aan een organisatie verbonden personen kunt u naar eigen voorkeur hiërarchisch, alfabetisch, op beroep of desnoods op geslacht ordenen. U kunt dit doen door bovenaan de lijst met personen op bijvoorbeeld Naam persoon te klikken; was de lijst met personen eerst hiërarchisch geordend dan zal nadat u op Naam persoon heeft geklikt de lijst alfabetisch gerangschikt worden.
Zoekfunctie 3 Heeft u de gegevens opgezocht van de instanties waaronder een bepaalde plaats valt dan wordt een lijst met een dertiental instanties getoond onder de bevoegdheid waarvan de plaats valt. U vraagt deze gegevens dus op indien u wilt weten tot welke instantie u zich voor een bepaalde zaak moet wenden in een bepaalde plaats. U kunt direct een deurwaarder opzoeken die bevoegd is in de plaats van betekening; u kunt daarbij zoeken op plaats of postcode. Heeft u in het veld Categorie aangegeven dat u wenst te zoeken op Instanties bij plaats of
4 Handleiding Gids Rechtspraktijk Deurwaarders bij plaats dan geeft het programma zelf aan op welke manier u dient te zoeken door direct naar het tabblad Regionaal zoeken respectievelijk Deurwaarders zoeken te springen.
Zoekfunctie 5 1 Zoeken via het tabblad Standaard Zoeken Een standaard zoekopdracht geeft u: indien de naam van de organisatie of persoon van wie u de adresgegevens wilt opvragen u al bekend is indien u op zoek bent naar een advocaat die is gespecialiseerd in een bepaald rechtsgebied. Zodra u een keuze maakt voor hetgeen u zoekt zal het programma direct de opties grijs maken die nu niet langer van toepassing zijn. Naam Bij deze zoekingang kunt u de naam opgeven van een persoon of organisatie waarvan u het adres zoekt. Bent u bijvoorbeeld op zoek naar de Arrondissementsrechtbank Utrecht dan vult u hier de naam Utrecht in.
6 Handleiding Gids Rechtspraktijk Om een zoekresultaat te krijgen is het overigens voldoende om de eerste paar letters van de naam in te vullen. U dient er dan wel bedacht op te zijn dat het zoekresultaat wellicht groter zal zijn. Is de naam van de persoon of organisatie waarnaar u op zoek bent u bekend dan is het dus handiger om de volledige naam in te vullen. Om een zo klein mogelijk zoekresultaat te bereiken is het verstandig om in de instellingen van het programma aan te geven dat u op hele naam wenst te zoeken ; het programma laat namen waarvan de door u aangegeven naam slechts een onderdeel vormen dan buiten beschouwing. In onderstaande oefenopdrachten gaan we daar uitgebreider op in. Tot slot dient u er op bedacht te zijn dat het adressenprogramma het & -teken slechts herkent; u dient dit teken dus te gebruiken in plaats van het voegwoord EN.
Zoekfunctie 7 2 Soort organisatie Deze zoekingang kunt u slechts gebruiken indien u in het veld Categorie heeft gekozen voor Organisaties.
8 Handleiding Gids Rechtspraktijk 3 Beroep persoon De zoekingang Beroep persoon kunt u slechts gebruiken indien u in het veld Categorie heeft gekozen voor Personen. Vereniging Onder deze zoekingang zijn alle specialisatieverenigingen van advocaten opgenomen. Via een combinatie van deze zoekingang met de zoekingang Beroep persoon kunt u dus een advocaat opzoeken die gespecialiseerd is in een bepaald rechtsgebied. Voorbeeld 1: opzoeken van bij naam bekende organisatie en daarbij werkzame personen
Zoekfunctie 9 4 Zoeken op Organisatie Stel: u zoekt de adresgegevens van het advocatenkantoor Aben & Slag advocaten. U gaat nu als volgt te werk: 1. onder Extra - Opties, [TABblad] Algemeen vinkt u het vierkantje van Zoeken op hele naam aan; 2. in het veld Categorie geeft u aan dat u de gegevens van een organisatie wilt opzoeken door het bolletje van de optie Organisaties zwart te maken; 3. bij de zoekingang Naam, vult u nu de naam Aben & Slag advocaten in en bij de zoekingang Soort organisatie vult u : Advocatenkantoor in (u kunt hiertoe gebruik maken van het? blokje naast het witte tekstvlak); 4. U kunt nu uw zoekopdracht geven door rechts bovenin het adressenprogramma op de knop Zoeken te klikken;
10 Handleiding Gids Rechtspraktijk 5. Onderaan in uw beeldscherm verschijnen nu de namen van een tweetal advocatenkantoren met de naam Aben & Slag advocaten ; 6. Met uw muis dubbelklikt u nu op het door u gezochte advocatenkantoor, u vindt nu de adresgegevens van het advocatenkantoor dat u zocht; 7. Wilt u tevens weten welke advocaten er bij dit advocatenkantoor werken dan klikt u vervolgens op de knop Personen ; er verschijnt dan een lijst met namen van de aan het kantoor verbonden advocaten; 8. De adresgegevens van deze advocaten kunt u opvragen door op hun naam te dubbelklikken.
Zoekfunctie 11 Voorbeeld 2: opzoeken van persoon waarvan u de naam niet weet te spellen Stel nu: u heeft van uw cliënt gehoord dat de advocaat van wederpartij in een procedure mr. De Jong-Molenaar is uit Sassenheim. U wilt een brief schrijven aan deze advocaat maar weet niet hoe de naam wordt gespeld. U gaat nu als volgt te werk: 1. u gaat naar het item Extra - Opties in de knoppenbalk bovenin het adressenprogramma; 2. Selecteer het [TABblad] Algemeen ; 3. u ziet nu een aantal keuzemogelijkheden en kiest voor de optie Zoeken op alternatieve spellingen door het vakje daarvan aan te vinken;
12 Handleiding Gids Rechtspraktijk 4. met uw muis klikt u nu op de knop OK ; 5. het adressenprogramma zal nu iedere keer wanneer u zoekt op Naam, op zoek gaan naar alle namen die qua spellingswijze overeen komen met de door u opgegeven naam (tenminste als u de optie zoeken op hele naam weer heeft uitgezet); 6. in het veld Categorie geeft u aan dat u op Personen wilt zoeken; 7. om uw zoekopdracht zo breed mogelijk te houden vult u in het tekstvlak van de zoekingang Naam slechts Jong in; 8. in het tekstvlak van de zoekingang Beroep persoon vult u Advocaat in; 9. klikt u nu op de knop Zoeken dan vindt het adressenprogramma alle namen waarin het onderdeel Jong voor komt; 10. in deze lijst met namen vindt u de naam van mevrouw mr. C.J. de Jongh-Moolenaar; 11. u dubbelklikt op deze naam en u vindt de adresgegevens van de advocaat waaraan u een brief wilt versturen: mr. C.J. de Jongh-Moolenaar uit Sassenheim.
Zoekfunctie 13 4.1 opzoeken van een gespecialiseerde advocaat Stel: U bent op zoek naar een bij u in de buurt gevestigde advocaat die is gespecialiseerd in letselschade. U gaat nu als volgt te werk: 1. in het veld Categorie kiest u voor Personen ; 1. 2. u klikt nu op het? blokje naast het tekstvlak van de zoekingang Vereniging en selecteert LSA Vereniging van Letselschade Advocaten ; 3. vervolgens vult u in hetzelfde veld bij de zoekingang Beroep persoon : Advocaat in; 4. u klikt nu op het tabblad Regionaal zoeken en vult vervolgens de naam van het kanton in waarin uw kantoor is gevestigd of bijvoorbeeld de provincie waartoe uw vestigingsplaats behoort ( u kunt hiertoe wederom gebruik maken van de? blokjes naast de betreffende zoekingangen);
14 Handleiding Gids Rechtspraktijk 5. u klikt nu op de knop Zoeken rechts bovenin het adressenprogramma; 6. u vindt nu één of meer namen van advocaten die gespecialiseerd zijn in letselschade en bij u in de buurt zijn gevestigd; 7. u selecteert één van deze advocaten en dubbelklikt op deze naam; 8. u vindt nu het adres van de door u geselecteerde letselschade advocaat. 4.1.1 Regionaal zoeken 4.1.2 'Plaats' 4.1.3 Land Een regionale zoekopdracht geeft u: - wanneer u wilt weten onder de bevoegdheid van welke instanties, organisaties of personen een bepaalde regio valt of wie er in deze regio gevestigd zijn; u bent bijvoorbeeld op zoek naar een gerechtstolk die gevestigd is in de regio waar u een proces voert of naar de Kamer van Koophandel waar een in een bepaalde plaats statutair gevestigde onderneming staat ingeschreven; - om uw standaard zoekopdracht te verfijnen, m.a.w. uw selectie kleiner te maken Wilt u een regionale zoekopdracht geven dan klikt u op het tabblad Regionaal zoeken bovenin het programmascherm. Onder dit tabblad ziet u de regionale zoekingangen. Bij deze zoekingang kunt u een plaatsnaam invullen. U dient hier in ieder geval een plaatsnaam in te vullen indien u bij Categorie heeft aangegeven dat u de adresgegevens wil opzoeken van Instanties bij plaats. Het adressenprogramma springt dan ook automatisch naar deze zoekingang van het tabblad Regionaal zoeken. Dit is een zoekingang van het tabblad Regionaal zoeken waaronder bijvoorbeeld alle Nederlandse advocatenkantoren in het buitenland en internationale organisaties zijn opgenomen.
Zoekfunctie 15 5 Zoeken op Instanties bij plaats Zoekt u op Instanties bij plaats dan springt het programma, zoals gezegd, automatisch naar de zoekingang Plaats van het tabblad Regionaal zoeken ; u dient namelijk altijd een plaatsnaam in te vullen. U vindt dan een lijst met een dertiental instanties onder de bevoegdheid waarvan de betreffende plaats valt. Door op Instanties bij plaats te zoeken kunt u bijvoorbeeld achterhalen onder welk arrondissement, kantongerecht of ressort de betreffende plaats valt. Van daaruit kunt u bijvoorbeeld zoeken op Organisaties of Personen en achterhalen welke in dit arrondissement (kantongerecht) gevestigd en dus bevoegd zijn. 5.1 Voorbeeld opzoeken bevoegdheid Stel: u wilt een dagvaarding laten betekenen in de plaats t Hoekske maar u weet niet onder de bevoegdheid van welk kantongerecht deze plaats valt. U dient dan dus eerst te achterhalen onder welk kantongerecht deze plaats valt alvorens u een deurwaarder kunt zoeken die de dagvaarding kan betekenen. U gaat nu als volgt te werk: 1. in het veld Zoeken maakt u het bolletje van Instanties bij plaats zwart door met uw muis op het betreffende bolletje te klikken; 2. in het veld Locatie vult u bij de zoekingang Plaats de plaatsnaam t Hoekske in (u kunt hiervoor gebruik maken van het grijze blokje naast het tekstvlak); 3. met uw muis klikt u nu op de knop Zoeken ; 4. onderaan in uw scherm verschijnt nu een lijst met instanties onder de bevoegdheid waarvan de plaats t Hoekske valt; 5. uit deze lijst blijkt dat de plaats onder het Kantongerecht Tilburg valt; 5.2 Voorbeeld opzoeken reglement van orde Enter topic text here.
16 Handleiding Gids Rechtspraktijk C Exporteren Afgezien van de mogelijkheid om met De Gids adresgegevens op te zoeken kunt u deze ook overzetten naar een tekstverwerkingsprogramma, tekstbestand, emailprogramma of printer. U kunt de adresgegevens daardoor direct gebruiken als aanhef voor een document, rechtstreeks versturen naar uw printer of overnemen in een tekstbestand en het emailadres exporteren naar uw emailprogramma. Omdat De Gids is gekoppeld aan alle administratieve programma s voor de advocatuur (Fidura, Fortuna, Legal Eagle, Legal Aid en CCLaw) kunt u vanuit De Gids adressen overzetten naar uw administratiebestand. Daarnaast kunt u aan het programma opdracht geven om van de opgezochte gegevens een factsheet te maken. Dit kan nuttig zijn indien u in de toekomst een gesprek heeft met of procedure moet voeren tegen een u nog onbekende persoon. Het is dan zinvol om enige achtergrondinformatie bij de hand te hebben.
Overzetten van adressen naar een tekstverwerker 17 D Overzetten van adressen naar een tekstverwerker Stel: u wilt een door u opgesteld schikkingsvoorstel versturen aan uw confrère de heer mr. R.W. Bax werkzaam als advocaat bij Advocaten- en Notarissenkantoor Boekel de Nerée te Amsterdam. U wilt het adres van deze advocaat daarom overzetten naar het tekstverwerkingsprogramma waarin u uw schikkingsvoorstel heeft opgesteld. U gaat nu als volgt te werk; 1. u zoekt de adresgegevens van de heer mr. R.W. Bax op in De Gids zoals in hoofdstuk 2 van deze reader is weergegeven; 2. wanneer u de adresgegevens heeft opgezocht klikt u op de knop Uitvoer van het programma; 3. in het veld Uitvoer van kiest u nu voor de optie Adres door met uw muis op het bolletje te klikken; 4. in het veld Uitvoer naar maakt u het bolletje van de optie Klembord zwart; 5. u kunt nu de optie Postadres gebruiken voor de adressering aanvinken indien u het schikkingsvoorstel per gewone post wilt verzenden. Maakt u voor verzending namelijk gebruik van de koeriersservice van Falk koeriers dan dient u altijd het bezoekadres te gebruiken; Falk koeriers bezorgt namelijk alleen maar post op het bezoekadres van een organisatie; 6. naar keuze kunt u tevens de optie Naam van de organisatie aan de adressering toevoegen aanvinken. Onderling richten advocaten hun brieven en andere documenten meestal direct aan hun collega; in dat geval maakt u geen gebruik van deze optie; 7. tot slot kunt u ook de optie Faxnummer aan de adressering toevoegen aanvinken. Van deze optie maakt u gebruik indien u het schikkingsvoorstel per fax wilt versturen; 8. u kunt nu op de knop OK klikken; de geselecteerde adresgegevens worden dan in het korte geheugen van de computer bewaard (de adresgegevens worden op het klembord gezet); 9. u start nu het tekstverwerkingsprogramma op waarin uw schikkingsvoorstel staat 10. heeft u het betreffende document geopend dan gaat u in de knoppenbalk naar Bewerken en kiest daar voor de optie Plakken of u houdt de knoppen <Ctrl> en <V> gelijktijdig ingedrukt; 11. de adresgegevens van de heer mr. R.W. Bax zijn nu in uw schikkingsvoorstel opgenomen.
18 Handleiding Gids Rechtspraktijk E Opties en Instellingen U kunt in De Gids een groot aantal zaken aanpassen aan uw eigen voorkeur. Deze instellingen worden vervolgens bewaard in uw Windows registry. U kiest voor een bepaalde optie door het vinkje te plaatsen. Waarschuwen bij afsluiten: voor het afsluiten van het programma krijgt u een waarschuwingsvraag; Zoekargumenten bewaren: het programma maakt een file met daarin de zoekvragen die u heeft gesteld, u kunt deze later weer ophalen en opnieuw uitvoeren; Zoeken op hele naam: normaal zoekt het programma de door u ingevoerde naam ook als onderdeel van een naam. Zoekt u naar Es dan krijgt u alle namen waarin es staat. Dat is niet handig als de heer van Es zoekt; Zoeken op alternatieve spelling: het programma maakt geen onderscheid meer tussen jansen en janssen; Plaatsnamen in hoofdletters: u kunt overeenkomstig de PTT Standaard werken; Aanhef over 2 regels: op de eerste regel krijgt u de weledelgestrenge heer en op de volgende regel treft u de naam van de persoon; Postadres gebruiken: het programma gebruikt bij voorkeur het bezoekadres, u kunt dat hier wijzigen; Organisatie in adressering opnemen: u kunt adressen opmaken met of zonder de naam van de betreffende werkgever; Minimaliseer naar systeem-tray: u kunt De Gids altijd in de balk krijgen; Toon Email correctie op deze gegevens: Het is mogelijk om direct uit het programma een bericht aan de redactie te zenden. U zet de optie aan, maar u moet er ook voor zorgen dat er toegang is tot een e-mail programma; Klant van Falk koeriers: Indien u dit aangeeft zal het programma post die via Falk verzonden kan worden van een apart opschrift voorzien; Waarschuwen bij grote zoekresultaten: indien u een resultaat heeft dat groter is dan 250 kantoren heeft u vermoedelijk een minder logische vraag gesteld;
Opties en Instellingen 19 1 Weergave U kunt het lettertype en het corps aanpassen. U kunt naar eigen wens aangeven op welke manier u telefoon of faxnummers wilt hebben. Bovendien kunt u aangeven welke tekst u toegevoegd wilt hebben aan uw post als die via Falk couriers wordt verzonden. 1.1 MS Word Er is een directe uitvoer van de gegevens in De Gids naar uw Word bestand. U kunt dit ook gebruiken indien u al bepaalde standaardbrieven met merge velden heeft. U gaat daartoe naar dit deel van het programma en kunt in de witte velden aangeven welke veldnamen u hanteert. Dankzij deze optie kunt u dus eenvoudig de gegevens uit De Gids op iedere gewenste plek in uw documenten opnemen. 1.2 Spelling In De Gids van de Rechtspraktijk wordt de spellingswijze aangehouden die door het Groene boekje wordt voorgeschreven. U kunt de spellingswijze van titulatuur én aanhef echter naar eigen wens aanpassen. 1.3 Voorbeeld: aanpassen titulatuur Stel: u wilt de universitaire titel drs. laten beginnen met een hoofdletter in plaats van met een kleine letter. 1. u gaat naar het item Instellingen àopties in de knoppenbalk van het adressenprogramma; 2. u kiest hier voor het tabblad Spelling 3. u ziet nu de lijst van aanhef en titulatuur zoals die door De Adressendisk worden gespeld; 4. in deze spellingslijst selecteert u de titel drs. en u klikt vervolgens op de knop bewerken; 5. in het witte tekstvlak van Spelling wijzigen vult u de door u gewenste spellingswijze in : Drs. ; 6. wanneer u nu op de knop Bewaren klikt zal de titel op de door u gewenste spellingswijze in de rechterkolom van de Spellingslijst worden overgenomen; 7. u klikt nu op de knop OK.