2 1-2-3 CRM versie 2.5 Inhoud I Introductie 4 II Installatie en Backup 5 1 Installatie standalone... editie 5 Gebruik 1-2-3 CRM... vanaf USB stick 9 2 Installatie netwerk... editie 10 3 Licentie activeren... 16 4 Backup gegevens... 17 III Schermen 18 1 Organisaties... scherm 20 2 Personen scherm... 22 IV Organisatie 24 1 Nieuwe organisatie... invoeren 24 2 Organisatie... zoeken 25 3 Bestaande organisatie... wijzigen 28 4 Bestaande organisatie... verwijderen 30 5 Kopieer organisatie... gegevens 31 6 Als contactpersoon... koppelen aan organisatie(s) 32 7 Contactpersoon... verwijderen bij organisatie 34 8 Adressen... 36 V Personen 38 1 Nieuwe persoon... invoeren 38 2 Persoon zoeken... 40 3 Bestaande persoon... wijzigen 42 4 Bestaande persoon... verwijderen 44 5 Kopieer persoonsgegevens... 44 6 Organisatie... koppelen aan contactpersonen 45 VI Contacthistorie 47 1 Nieuw contactmoment... maken 48 2 Contactmoment... zoeken & wijzigen 50 3 Verwijder contactmoment... 50 4 Bestand koppelen... aan een contactmoment 51 5 Bestand loskoppelen... van een contactmoment 52 6 Beheer de contacttypes... 52
Contents 3 VII Beheer de groepen 54 1 Maak nieuwe... groep 54 2 Voeg Organisatie... en/of Persoon toe aan groep 55 3 Verwijder Organisatie... en/of Persoon uit een groep 56 VIII Opportunities/verkoopkansen 57 1 Nieuwe opportunity... invoeren 57 2 Opportunity... opzoeken & wijzigen 59 3 Overzicht van... alle opportunities 59 4 Verwijder Opportunity... 61 5 Beheer de opportunity... categoriën en fasen 62 6 Exporteer opportunities... naar MS-Excel 63 IX Import en export met MS-Excel 64 1 Import gegevens... vanuit Excel 64 Eisen aan een... Exceldocument voor importeren 65 2 Export gegevens... naar Excel 67 3
4 1 1-2-3 CRM versie 2.5 Introductie Welkom bij 1-2-3 CRM. Een toepassing waarmee u in staat bent uw relaties efficient te beheren, import en export van gegevens te doen en o.a. uw activiteiten te managen. 1-2-3 CRM is gebaseerd op een MS-SQL Server database volgens het zgn. n-op-n principe. Met 1-2-3 CRM bent u in staat om zowel organisaties als personen binnen één oplossing te beheren. Deze organisaties en personen kunt u ook aan elkaar koppelen zonder een organisatie of een persoon nogmaals te hoeven invoeren. Een persoon wordt door deze koppeling een contactpersoon. U kunt dus ook meerdere contactpersonen aan een organisatie koppelen, of juist andersom. Bij de opzet van 1-2-3 CRM zijn wij uitgegaan van de layout van MS Office 2007 zodat u de gebruikersinterface makkelijk herkent en er dus snel in thuis bent. Via de import en export mogelijkheden kunt u eenvoudig bestaande bestanden importeren of de gegevens vanuit 1-2-3 CRM exporteren om bijvoorbeeld een mailing te versturen. De functionaliteit op hoofdlijnen: Onbeperkt aantal organisaties invoeren Onbeperkt aantal personen invoeren Personen en organisaties eenvoudig aan elkaar koppelen Eenmalige invoer van organisatie- en persoonsgegevens Meerdere personen per organisatie Meerdere organisaties per persoon Geschikt voor Business-to-Business als Business-to-Consumer E-mailen vanuit 1-2-3 CRM met uw eigen emailpakket Eenvoudig gegevens importeren en exporten met MS-Excel Contactmomenten en contacthistorie bijhouden per organisatie, persoon, of per contactpersoon bij een organisatie. Telefoonnotities bijhouden Deadlines instellen op contactmomenten, telefoonnotities, documenten etc. Eenvoudige export van gegevens voor gebruik in documenten Export van gegevens naar MS-Excel om eenvoudig mailings te kunnen versturen Uitgebreide zoekmogelijkheden in de relatiedatabase Eenvoudig scrollen door gegevens Zeer gebruiksvriendelijke interface MS-Office 2007 look & Feel Eenvoudig een backup maken van de database om uw gegevens veilig te stellen Behoeft weinig ruimte op uw harde schijf Snel te installeren Wij wensen u veel succes met 1-2-3 CRM!
Installatie en Backup 2 Installatie en Backup 2.1 Installatie standalone editie 5 In verband met de licentievoorwaarden is het niet toegestaan om 1-2-3 CRM te gebruiken op Windows Terminal Server, Windows Virtual PC of VMWare. Op de volgende wijze installeert u 1-2-3 CRM: U dient aangemeld te zijn op uw systeem als de administrator of een gebruiker die lid is van de groep administrators; Plaats de CD in de CD of DVD speler van uw computer; Automatisch wordt het installatieprogramma gestart. Indien dat niet gebeurt kunt u de installatie starten door vanaf de CD het bestand "1-2-3 CRM installatie" te openen in uw verkenner; Het installatieprogramma start nu op; Voordat 1-2-3 CRM geïnstalleerd kan worden op uw computer moet uw computer over de volgende systeemupdates beschikken: Windows Installer 4.5 of hoger; Microsoft XML Parser 6.0; MDAC Refresh 2.8; Internet Explorer 6 met Service Pack 1; Microsoft dotnet Framework 3.5 met Service Pack 1; Als een van deze vereisten niet aanwezig is worden deze eerst geïnstalleerd. Het kan zijn dat uw computer daarvoor herstart moet worden. Na opnieuw starten zal de installatie doorgaan waar het gebleven was. Op Windows Vista en hoger en Windows Server 2008 en hoger is het niet toegestaan voor applicaties zoals 1-2-3 CRM om deze systeemupdates zelf te installeren. U dient dan uw systeem gereed te maken via Windows Update. Nadat uw systeem aan alle vereisten voldoet begint de eigenlijke installatie:
6 1-2-3 CRM versie 2.5 Druk op volgende om het volgende scherm te laten tonen: Selecteer in dit scherm de locatie waar u wilt dat het programma geïnstalleerd moet worden; Dit is normaliter de map C:\Program Files\1-2-3 CRM Druk op volgende om het volgende scherm te laten tonen: Selecteer in dit scherm de locatie waar u uw gegevens wilt opslaan en de locatie waar u uw automatische backup wilt laten opslaan; Dit is normaliter in beide gevallen de map Openbare mappen of op Windows XP C:\Documents and Settings\All Users\Documenten maar u kunt de backup directory bijvoorbeeld op een externe harde schijf laten zetten voor extra veiligheid. Indien u bij beide locaties een '.' intypt dan zal het programma zijn database en backup op dezelfde locatie plaatsen als de software zelf zonder deze expliciet aan te geven. Hiermee wordt het mogelijk om 1-2-3 CRM geheel vanaf een externe schrijf of USB stick te draaien! Let op! Dit systeem is niet bedoeld voor meerdere gebruikers op hetzelfde moment. Zodra een tweede gebruiker de database probeert te openen terwijl een andere gebruiker deze al in gebruik heeft krijgt u een foutmelding!
Installatie en Backup 7 Druk op volgende om het volgende scherm te laten tonen: In dit scherm kunt u aangeven in welke programmagroep van uw startmenu het pictogram van 1-2-3 CRM geplaatst moet worden en of dit voor alle gebruikers of alleen voor u moet gebeuren; Druk op volgende om het volgende scherm te laten tonen voordat de installatie daadwerkelijk begint:
8 1-2-3 CRM versie 2.5 Druk op Volgende om de installatie te starten Na enige tijd is de installatie afgerond en verschijnt het volgende scherm: De installatie is nu afgerond, u kunt op Afronden klikken. Vervolgens wordt automatisch het activering scherm gestart waar u uw activatiecode kunt invoeren. U kunt na de activatie 1-2-3 CRM starten via het pictogram op uw bureaublad of via het windows menu "Start Alle programma's 1-2-3 CRM".
Installatie en Backup 2.1.1 9 Gebruik 1-2-3 CRM vanaf USB stick Indien gewenst kunt de Stand-alone versie van 1-2-3 CRM vanaf uw USB stick of externe harde schijf gebruiken. In dat geval dient u tijdens de installatie de volgende locaties op te geven: De map op de USB stick of externe harde schijf: En bij de database en backup locaties dient u in beide tekstvelden een punt ('.') te typen: De rest van de installatie is gelijk aan de normale procedure. U dient er wel zorg voor te dragen dat, indien u het programma vanaf een andere computer start, op die computer de Windows Update 'Microsoft dotnet Framework 3.5' aanwezig is.
10 2.2 1-2-3 CRM versie 2.5 Installatie netwerk editie De netwerkversie van 1-2-3 CRM dient op alle werkplekken geïnstalleerd en geactiveerd te worden! Ergens in uw netwerk komt één centrale database waar alle werkplekken mee communiceren. U kunt de database op één van de werkplekken plaatsen; deze werkplek dient dan altijd aan te staan als men op de andere werkplekken met 1-2-3 CRM wilt werken. Indien u over een server beschikt kunt u het beste daar de database op plaatsen. U hoeft de software zelf niet op de server te installeren! Als u op uw server al een Microsoft SQL Server heeft draaien kunt u daar gebruik van maken. Indien u op uw server nog geen SQL Server heeft draaien kunt u deze gratis downloaden bij Microsoft (http://www.microsoft.com/sql/editions/express) en installeren. In beide gevallen is het belangrijk dat u de toegangscode van de SQL server kent. Een eenvoudiger methode om de database te installeren is door op de server 1-2-3 CRM te installeren met de lokale database optie (Optie 1) en daarna zonder de software te activeren weer te deinstalleren. De SQL Server wordt bij een de-installatie niet verwijderd en blijft dus achter. In dit geval kent de installatieprocedure de toegangscode al en worden ze niet meer gevraagd. In verband met de licentievoorwaarden is het niet toegestaan om 1-2-3 CRM te gebruiken op Windows Terminal Server, Windows Virtual PC of VMWare. Op de volgende wijze installeert u 1-2-3 CRM op de werkplekken: U dient aangemeld te zijn op uw systeem als de administrator of een gebruiker die lid is van de groep administrators; Plaats de CD in de CD of DVD speler van de werkplek; Automatisch wordt het installatieprogramma gestart. Indien dat niet gebeurt kunt u de installatie starten door vanaf de CD het bestand "1-2-3 CRM installatie" te openen in uw verkenner; Het installatieprogramma start nu op; Voordat 1-2-3 CRM geïnstalleerd kan worden op uw computer moet uw computer over de volgende systeem updates beschikken: Windows Installer 3.1 of hoger; MDAC Refresh 2.8 Microsoft dotnet Framework 2.0; Als een van deze vereisten niet aanwezig is worden deze eerst geïnstalleerd. Het kan zijn dat uw computer daarvoor opnieuw gestart moet worden. Na opnieuw starten zal de installatie doorgaan vanaf het punt waar de installatie gebleven was. Op Windows Vista en hoger en Windows Server 2008 en hoger is het niet toegestaan voor applicaties zoals 1-2-3 CRM om deze systeemupdates zelf te installeren. U dient dan uw systeem gereed te maken via Windows Update.
Installatie en Backup 11 Nadat uw systeem aan alle vereisten voldoet begint de eigenlijke installatie: Vervolgens zult u moeten aangeven welke database optie u gaat gebruiken: Optie 1: In uw netwerk dient u op één werkplek de eerste keuze te kiezen. Op deze werkplek, die dan de hoofdwerkplek wordt, wordt een lokale Microsoft SQL Server geïnstalleerd. De hoofdwerkplek dient als eerste geïnstalleerd te worden en dient altijd ingeschakeld te zijn voor het werken met 1-2-3 CRM op de andere werkplekken. De installatie van Microsoft SQL Server Express kan enige tijd in beslag nemen. Deze optie kunt u dus ook gebruiken voor de installatie van de database op een server.
12 1-2-3 CRM versie 2.5 Optie 2: Op de overige werkplekken dient u te kiezen voor de tweede keuze, waarbij u de hoofdwerkplek/server dient aan te geven die u heeft geïnstalleerd met optie 1: Optie 3: Met deze keuze heeft u de mogelijkheid om zelf een bestaande SQL server te gebruiken die in uw netwerk aanwezig is. U dient wel de toegangscode te kennen of alle gebruikers van uw windows domain toegang geven op de database server:
Installatie en Backup 13 Druk op volgende om het volgende scherm te laten tonen: Selecteer in dit scherm de locatie waar u wilt dat het programma geïnstalleerd moet worden; Dit is normaliter de map C:\Program Files\1-2-3 CRM Druk op volgende om het volgende scherm te laten tonen: In dit scherm kunt u aangeven in welke programmagroep van uw startmenu het pictogram van 1-2-3 CRM geplaatst moet worden en of dit voor alle gebruikers of alleen voor u moet gebeuren;
14 1-2-3 CRM versie 2.5 Druk op volgende om het volgende scherm te laten tonen voordat de installatie daadwerkelijk begint: Druk op Volgende om de installatie te starten
Installatie en Backup 15 Na enige tijd is de installatie afgerond en verschijnt het volgende scherm: De installatie is nu afgerond, u kunt op Afronden klikken. Vervolgens wordt automatisch het activering scherm gestart waar u uw activatiecode kunt invoeren. Indien u de installatie op uw server startte met als doel om de database op de server te plaatsen hoeft u de software niet te activeren; u kunt de software zelfs direct weer de-installeren terwijl de database achterblijft. Indien u de software ook wilt gaan gebruiken op uw server, dan is activatie uiteraard wel vereist.
16 2.3 1-2-3 CRM versie 2.5 Licentie activeren Zodra u 1-2-3 CRM voor de eerste keer start zal het volgende scherm verschijnen: U kunt eventueel een evaluatieperiode van 3 dagen starten door op de knop "Start Demo" te klikken. Gedurende de evaluatieperiode dient u een actieve internetverbinding te hebben als u 1-2-3 CRM gebruikt en zal elke keer bovenstaand scherm verschijnen. Als u activatiecode heeft aangeschaft: controleer dan of u de juiste versie (stand-alone of netwerk) heeft geïnstalleerd voordat u uw code activeert. Klik activeren om het activatiescherm te openen: Als u een geldige activatiecode heeft ingevoerd zal de "Activeren" knop beschikbaar worden. Door op deze knop te klikken wordt uw licentie geactiveerd. U kunt u activatiegegevens te allen tijde opnieuw oproepen vanuit de applicatie door op de "i"-knop te klikken: U kunt in dat scherm eventueel een andere activatiecode invullen. In verband met de licentievoorwaarden is het niet toegestaan om 1-2-3 CRM te gebruiken op Windows Terminal Server, Windows Virtual PC of VMWare.
Installatie en Backup 2.4 17 Backup gegevens Het maken van een backup van uw database gaat voor de stand-alone versie en de netwerkversie van 1-2-3- CRM op verschillende wijzen: Stand-alone versie Tijdens de installatie van 1-2-3 CRM heeft u kunnen aangeven in welke map u uw data wilt bewaren. In deze map treft u uw database aan; het bestand 123CRM.sdf Elke keer als u 1-2-3 CRM start wordt deze database automatisch veilig gesteld naar het bestand 123CRM.sdf.bak in een map die u ook tijdens de installatie heeft kunnen aangegeven. Mocht u de backup terug willen zetten dan volstaat het weggooien van de huidige versie van uw database (123CRM.sdf) en het kopiëren van de de backup naar de datamap en deze te hernoemen van 123CRM.sdf.bak naar 123CRM.sdf Netwerk versie Op het werkstation waarop ook de database server is geïnstalleerd verschijnen binnen het 1-2-3 CRM programma twee extra keuzes: Met de keuze keuze "Maak een backup van de database" kunt u een kopie maken van uw gehele database. Dit kan terwijl andere gebruikers aan het werk zijn op de database. Let op!: Er worden geen automatische backups gemaakt; u dient zelf van tijd tot tijd een backup te maken van uw database. Met de keuze keuze "Zet een backup terug van de database" kunt u een eerdere kopie uw gehele database terugzetten. Dit kan alleen als er geen andere gebruikers aan het werk zijn op de database. Let op!: U kunt vanuit het programma alleen een backup maken op de werkplek waarop de database is geïnstalleerd. Indien uw database (Microsoft SQL Server) op een werkplek/server staat waarop geen geactiveerde versie van 1-2-3 CRM aanwezig is, dient u zelf zorg te dragen voor het veiligstellen van de gegevens in de database. Gebruik bijvoorbeeld een database maintenance plan van uw SQL Server. Voor het maken van een backup op de Express editie van Microsoft SQL Server zonder 1-2-3 CRM heeft u de Management Studio Express nodig die als onderdeel van de SQL Server Express Toolkit verkrijgbaar is bij Microsoft via http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=63923 Verder Naast deze automatische backup kunt u regelmatig uw adresgegevens exporteren naar Excel. In geval van nood kunt u deze altijd opnieuw importeren. Uw contact notities worden echter niet naar Excel geëxporteerd, dus de eerder genoemde procedure geniet de voorkeur.
18 3 1-2-3 CRM versie 2.5 Schermen In dit hoofdstuk van de handleiding geven we een toelichting op de verschillende schermen van de toepassing. In dit hoofdstuk beschrijven een aantal algemene zaken in het hoofdstuk Organisatie en Personen gaan we in op de meer specifieke functionaliteit. Hieronder het scherm waarmee de toepassing opstart. Bovenin vindt u het het Lint (de Ribbon): Wanneer u bekend met MS-Office 2007 dan zal de gelijkenis u opvallen. De tabbladen verschaffen makkelijker toegang tot de functies van de toepassing, omdat de rangschikking van de opdrachten rechtstreeks overeenkomt met de manier waarop gebruikers taken uitvoeren in de toepassing. Het lint bestaat uit twee tabbladen nl. Organisaties en Personen. Door één van de tabbladen te selecteren bevindt u zich respectievelijk in het Organisaties scherm of Personen Scherm. In het Organisaties lint vindt u vervolgens de verschillende functies die u kunt uitvoeren en welke nader beschreven worden in overige delen van deze handleiding. Linksboven in het scherm vindt u de 1-2-3 knop. Wanneer u hierop klikt vouwt het menu zich open. Hierin vindt u een aantal functionaliteiten die besproken worden in deze handleiding:
Schermen 19 Importeer vanuit een Excel sheet Exporteer naar een Excel sheet Kopieer organisatie Kopieer persoon Kopieer contactpersoon Naast de 1-2-3 knop vindt u de werkbalk snelle toegang.. Aan deze werkbalk kunt u functies/knoppen toevoegen waardoor u meteen bij die functie komt die u wenst.
20 3.1 1-2-3 CRM versie 2.5 Organisaties scherm Het Organisaties scherm is het beginscherm wanneer u de applicatie opstart. In het hoofdstuk Organisatie worden de verschillende functies verder in detail besproken. In het midden van het scherm ziet u een grijs vlak, zo gauw als u een organisatie heeft gezocht en geselecteerd zal dit deel actief worden met organisatiegegevens. Het scherm kunt u horizontaal in vier delen opsplitsen: 1. Het Organisaties lint Hierin vindt u de functies van de 1-2-3 CRM Bij de netwerkversie van 1-2-3 CRM zult u één extra knop terugvinden t.o.v. de stand alone versie: Met deze knop kunt u de gegevens verversen voor het geval de database door een van uw collega's is aangepast vanaf een andere werkplek. Als u gegevens gaat wijzigen worden vooraf automatisch de gegevens ververst om het wijzigen in oude gegevens te voorkomen.
Schermen 21 2. Zoekscherm In dit zoekscherm kunt u de organisatie zoeken die u wenst. In de rij direct onder de kolomnamen kunt u uw zoekcriterium ingeven, dus of u nu wilt zoeken op naam, plaats, postcode etc. het kan allemaal. 3. Het gegevensscherm In het linkergedeelte vindt u de gegevens van de organisatie en in het rechtergedeelte de gegevens van contactpersonen bij de organisatie. 4. Het contacthistorie scherm In het contacthistoriescherm kunt u zowel contacthistorie zien voor de organisatie zelf als voor een contactpersoon bij deze organisatie. In het hoofdstuk Contacthistorie wordt uitgebreid ingegaan op de functionaliteit. Het scherm is zeer flexibel van opzet. U kunt eenvoudig de grootte van de verschillende onderdelen van het scherm aanpassen. Wanneer u met uw muis op de scheidslijn van twee onderdelen gaat staan ziet u de cursor veranderen en kunt u het betreffende vak vergroten of verkleinen. Dit kan zowel horizontaal als verticaal
22 3.2 1-2-3 CRM versie 2.5 Personen scherm Het Personen kunt u zichtbaar maken door op de tab Personen te klikken. In het hoofdstuk Personen worden de verschillende functies verder in detail besproken. Is er nog geen persoon geselecteerd dan kunt u in het midden een grijs vlak zien. Op het moment dat u een persoon heeft geselecteerd verschijnen hier de gegevens van deze persoon. Het scherm kunt u horizontaal in vier delen opsplitsen: 1. Het Personen lint Hierin vindt u de functies van de 1-2-3 CRM Bij de netwerkversie van 1-2-3 CRM zult u één extra knop terugvinden t.o.v. de stand alone versie: Met deze knop kunt u de gegevens verversen voor het geval de database door een van uw collega's is aangepast vanaf een andere werkplek. Als u gegevens gaat wijzigen worden vooraf automatisch de gegevens ververst om het wijzigen in oude gegevens te voorkomen.
Schermen 23 2. Zoekscherm In dit zoekscherm kunt u de persoon zoeken die u wenst. In de rij direct onder de kolomnamen kunt u uw zoekcriterium ingeven, dus of u nu wilt zoeken op naam, plaats, postcode etc. het kan allemaal. 3. Het gegevensscherm In het linkergedeelte vindt u de gegevens van de persoon en in het rechtergedeelte de gegevens van contactpersonen bij de organisatie. 4. Het contacthistorie scherm In het contacthistoriescherm kunt u zowel contacthistorie zien voor de persoon zelf als voor een contactpersoon bij een organisatie. In het hoofdstuk Contacthistorie wordt uitgebreid ingegaan op de functionaliteit. Het scherm is zeer flexibel van opzet. U kunt eenvoudig de grootte van de verschillende onderdelen van het scherm aanpassen. Wanneer u met uw muis op de scheidslijn van twee onderdelen gaat staan ziet u de cursor veranderen en kunt u het betreffende vak vergroten of verkleinen. Dit kan zowel horizontaal als verticaal.
24 4 1-2-3 CRM versie 2.5 Organisatie Door de opzet van 1-2-3 CRM vult u organisaties en personen onafhankelijk van elkaar in. Naderhand kunt u een persoon eenvoudig aan een organisatie koppelen, of een organisatie aan een persoon. Zo kan een persoon dus aan één of meerdere organisaties gekoppeld zijn of een organisatie aan één of meerdere personen. De contactpersoon die gekoppeld is aan meerdere organisaties kan dan ook per organisatie weer een andere functie (Directeur, commissaris etc.) hebben. Daarvoor hoeft u de persoon niet extra in te voeren. 4.1 Nieuwe organisatie invoeren Wanneer u een nieuwe organisatie wilt invoeren gaat u als volgt te werk: Selecteer het tabblad Organisaties Klik vervolgens op de knop 'Nieuwe organisatie'
Organisatie 25 U zult zien dat de velden waar u de gegevens voor de organisatie kunt invullen lichtgroen kleuren. Met de muis kunt u de cursor in het gewenste vak plaatsen. U kunt nu de gegevens gaan invullen. Binnen 1-2-3 CRM heeft u de mogelijkheid om twee adrestypen in te voeren; een postadres en een bezoekadres. Door het selecteren van één van beiden voert u de gegevens in. of Zie het hoofdstuk Adressen voor de wijze waarop adressen worden opgeslagen in de database. Bent u klaar met het invullen van de gegevens dan klikt u op de knop 4.2 Organisatie zoeken Om een organisatie te zoeken gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer het Personen scherm via de tab bovenaan het lint.
26 1-2-3 CRM versie 2.5 2. In het schermgedeelte, het zoekscherm, direct onder het Lint u kunt verschillende criteria ingeven om een organisatie te zoeken. In de rij direct onder kolomnamen kunt een of meerdere zgn. filters ingeven. Bijvoorbeeld bij Organisatie de volledige organisatienaam of gedeelte daarvan en tegelijkertijd ook filteren op de plaats. U kunt zo in iedere kolom iets ingeven. Met deze knop (vooraan de filterrij) kunt u al uw filters leegmaken zodat alle organisaties weer verschijnen.
Organisatie 27 Met deze knop linksboven in het zoekscherm kunt u de veldkiezer activeren: Deze lijst vertegenwoordigt alle filters waar u op kunt zoeken. U kunt naar wens filters aan- of juist uitzetten omdat u deze niet gebruikt in uw zoekmethode. Wanneer u filters uitzet zullen deze ook uit het zoekscherm verdwijnen. Via verslepen kunt u ook de volgorde van de kolommen aanpassen aan uw eigen voorkeur. 3. U vult bijvoorbeeld bij organisatienaam 'Mijn Organisatie' in de rij onder de kolom Organisatie en drukt vervolgens op enter of klikt met de muis in een ander veld. De zoekactie wordt gestart en zal het resultaat tonen van uw zoekactie. Vervolgens klikt u de organisatie aan die u zoekt. 4. Bij de kolomnaam ziet u nog een tweetal functies: U kunt op de kolomnaam klikken om op de betreffende kolom te sorteren, of als daarop al gesorteerd was de sorteervolgorde om te draaien. Het tweede figuur, de punaise, gebruikt u om de kolom 'vast te zetten'. Wanneer u veel filters gebruikt ziet u onder het zoekscherm de schuifbalk. De kolom, of kolommen, die u heeft vastgezet met de punaise blijven zo altijd in beeld hetgeen het zoeken kan vereenvoudigen. De punaise vindt u ook in de rijen met het zoekresultaat. Door nu op de punaise te klikken kunt u deze rijen vastzetten terwijl u door de andere rijen heen bladert.
28 4.3 1-2-3 CRM versie 2.5 Bestaande organisatie wijzigen Wanneer u een bestaande organisatie wilt wijzigen gaat u als volgt te werk: Selecteer het tabblad Organisaties Zoek de organisatie die u wilt gaan wijzigen. Om een organisatie te zoeken zorgt u ervoor dat u het Organisaties tabblad geactiveerd hebt. Onder het lint (de Ribbon) ziet dit deel van het scherm.: Op de eerste regel direct onder de kolomnamen kunt u in ieder kolom uw zoekcriterium ingeven. (de kolommen kunt d.m.v. verslepen, in de door u gewenste volgorde zetten). Door bijvoorbeeld de gehele organisatienaam of een deel van de naam in te voeren en vervolgens het veld te verlaten door op de 'enter' of 'tab' toets te drukken of met de muis in een andere cel te klikken wordt uw zoekactie uitgevoerd. Door nu de gewenste organisatie aan te klikken heeft u deze geselecteerd en kunt u vervolgens in het lint (de Ribbon) op de knop 'Wijzig organisatie' klikken. De velden waar u in kunt gaan wijzigen worden lichtgroen van kleur. Zie het hoofdstuk Adressen voor de wijze waarop u adressen worden opgeslagen in de database. Tijdens het wijzigen van een organisatie kan deze ook aan groepen worden toegevoegd of uit groepen worden verwijderd. Zie het hoofdstuk groepenbeheer voor het aanmaken van nieuwe groepen
Organisatie Bent u klaar met het wijzigen van de gegevens dan klikt u op de knop in het lint (Ribbon), rechtsboven, en uw gegevens zijn opgeslagen. 29
30 4.4 1-2-3 CRM versie 2.5 Bestaande organisatie verwijderen Wanneer u een organisatie wilt verwijderen gaat u als volgt te werk: Selecteer het tabblad Organisaties Zoek in het zoekscherm de organisatie van uw keuze (organisatie zoeken) Klik vervolgens op de knop 'Verwijder organisatie' Het volgende scherm verschijnt: Klik op 'Ja' als u dit wilt of klik op 'Nee' als u dit niet wilt.
Organisatie 4.5 31 Kopieer organisatie gegevens Met deze functie kunt u een aantal zaken doen: 1. De 'Kopieer organisatie' gegevens knop dient om de adressering van de organisatie makkelijk in bv. een brief te kunnen plaatsen. klikt u op dan worden de gegevens op het Clipboard geplaatst van het adres wat op dat moment actief is. Dus heeft u het postadres aangevinkt dan wordt het postadres meegenomen, en in het andere geval het bezoekadres. Is bijvoorbeeld alleen het postadres ingevuld en heeft u het bezoekadres aangevinkt, dan zal toch het postadres worden geplaatst op het clipboard. 2. U kunt ook één van de organisatie adressen kopieren en daarbij een contactpersoon selecteren. Selecteer daarom in het gegevensscherm de gewenste contactpersoon: En klik vervolgens op de knop 'Kopieer contactpersoon' in het Lint met het Organisaties scherm actief. Vervolgens kunt via de 'Plakken' functie de gegevens in het document plaatsen.
32 4.6 1-2-3 CRM versie 2.5 Als contactpersoon koppelen aan organisatie(s) Wilt u een persoon koppelen als contactpersoon bij een organisatie dan gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer de organisatie waar u de persoon aan wilt toevoegen. Hiervoor gaat u naar het Organisaties scherm In het zoekveld onder het Lint typt u bijv. op de eerste rij onder de kolom Organisatie de naam (of gedeelte daarvan) van de organisatie die u zoekt. Vervolgens selecteert u de organisatie die u zocht door de rij aan te klikken waar de bewuste organisatie staat. 2. Ga naar het Personen scherm via de tab boven het Lint. ook daar zoekt u via het zoekveld op de manier zoals onder punt 1 hier beschreven naar de juiste persoon en selecteert deze door de rij aan te klikken waar de persoon op staat weergegeven. 3. Vervolgens ziet u in het Lint de volgende knoptekst verschijnen in het deel Contactpersoon bij: Door nu op deze knop te klikken wordt de persoon aan de door u geselecteerde organisatie toegevoegd als contactpersoon.
Organisatie U kunt dan de diverse doorkiesgegevens, functie en afdeling invoeren: Bent u klaar met het invullen van de gegevens dan klikt u op de knop in het lint (Ribbon), rechtsboven, en uw gegevens zijn opgeslagen. 33
34 4.7 1-2-3 CRM versie 2.5 Contactpersoon verwijderen bij organisatie Wilt u een persoon verwijderen als contactpersoon bij een organisatie dan kunt u dat op twee manieren doen, via het Organisatiesscherm of via het Personenscherm: 1. Via het Organisaties scherm Selecteer de organisatie waar u een contactpersoon wilt verwijderen. Hiervoor gaat u naar het Organisaties scherm In het zoekveld onder het Lint typt u bijv. op de eerste rij onder de kolom Organisatie de naam (of gedeelte daarvan) van de organisatie die u zoekt. Vervolgens selecteert u de organisatie die u zocht door de rij aan te klikken waar de bewuste organisatie staat. In het gedeelte van het Organisaties scherm waar ook de contactpersonen staan vermeld selecteert u de contactpersoon die wilt verwijderen door het aanklikken van de rij met de bewuste contactpersoon. Bovenin het Lint kunt op de knop Verwijder Contactpersoon klikken waarbij het volgende scherm verschijnt:
Organisatie 35 Met contactgegevens wordt hier bedoeld bijvoorbeeld het emailadres of doorkiesnummer etc. Hiermee wordt dus niet de contacthistorie bedoeld!! Als u op 'Ja' klikt wordt de persoon als contactpersoon van deze organisatie verwijderd. De persoon zelf wordt niet verwijderd. Als u dat ook wilt kunt u lezen hoe dat moet via Bestaande Persoon Verwijderen. 2. Via het personenscherm Selecteer de organisatie waar u een contactpersoon wilt verwijderen. Hiervoor gaat u naar het Organisaties scherm en vervolgens zoekt u via het zoekscherm de organisatie. Ga vervolgens naar het Personen scherm: Zoek via het zoekscherm de persoon die u als contactpersoon wilt verwijderen. Selecteer de persoon en in het gegevensscherm ziet u of de persoon bij één of meerdere organisaties is betrokken:
36 1-2-3 CRM versie 2.5 Selecteer hier de organisatie waarbij de persoon als contactpersoon moet worden verwijderd en klik vervolgens in het Lint op de knop 'Verwijder als contactpersoon' Het volgende dialoogscherm verschijnt: en door op 'Ja' te klikken wordt de contactpersoon verwijderd. De persoon zelf wordt niet verwijderd. Als u dat ook wilt kunt u lezen hoe dat moet via Bestaande Persoon Verwijderen. 4.8 Adressen Zodra u een adres heeft ingevoerd of gewijzigd (het post- of bezoekadres van een organisatie of het privéadres van een persoon) en u verlaat het veld, dan wordt geprobeerd het adres te interpreteren en op te splitsen in de losse velden Adres, Postcode, Plaats en Land. Daarbij wordt meteen gecontroleerd of het ingevoerde adres volgens het geldige formaat is ingevoerd. Indien het adres niet wordt herkend dan zal het volgende scherm verschijnen: U kunt dit scherm ook zelf oproepen door op de knop rechts in het adresveld van de organsiatie of de persoon te klikken. In dit veld kunt u handmatig instellen hoe het adres opgeslagen dient te worden. Indien in dit scherm op Annuleren drukt, wordt het adres onaangepast opgeslagen. De velden
Organisatie 37 'Postcode' en 'Plaats' blijven dan leeg; Het gehele opgemaakte adres wordt in het eerste veld bewaard. Bent u klaar met het invullen van de gegevens dan klikt u op de knop Opslaan. Indien u bij het intypen van een adres geen land intypt wordt er van uitgegaan dat het uw eigen land betreft (Nederland of België). Zodra u wel een land intypt wordt deze opgezocht in het systeem en wordt het juiste adresformaat er bij gezocht. Bij het weergeven van adressen en ook bij het kopiëren van adresgegevens voor gebruik in bijvoorbeeld uw tekstverwerker wordt het land weggelaten als het gelijk is aan uw eigen land. Uw eigen land wordt opgehaald uit uw systeem instellingen van Windows: Deze kunt u via het Windows Configuratiescherm aanpassen via LandInstellingen: Binnen 1-2-3 CRM kunt in de statusbalk controleren welke taal en locatie wordt gebruikt: nl-nl = Nederlands in Nederland nl-be = Nederlands in België
38 5 1-2-3 CRM versie 2.5 Personen Door de opzet van 1-2-3 CRM vult u personen en organisaties onafhankelijk van elkaar in. Naderhand kunt u een persoon eenvoudig aan een organisatie koppelen, of een organisatie aan een persoon. Zo kan een persoon dus aan één of meerdere organisaties gekoppeld zijn of een organisatie aan één of meerdere personen. De contactpersoon die gekoppeld is aan meerdere organisaties kan dan ook per organisatie weer een andere functie (Directeur, commissaris etc.) hebben. Daarvoor hoeft u de persoon niet extra in te voeren. 5.1 Nieuwe persoon invoeren Wanneer u een nieuwe persoon wilt invoeren gaat u als volgt te werk: Selecteer het tabblad Personen Klik vervolgens op de knop 'Nieuwe persoon'
Personen 39 U zult zien dat de velden waar u de gegevens voor de persoon kunt invullen lichtgroen kleuren. Met de muis kunt u de cursor in het gewenste vak plaatsen. U kunt nu de gegevens gaan invullen. 1-2-3 CRM biedt ook de mogelijkheid hier het privé-adres van de persoon in te vullen. Dit adres gebruikt u als uw relaties privé-personen zijn. Zie het hoofdstuk Adressen voor de wijze waarop adressen worden opgeslagen in de database. Bent u klaar met het invullen van de gegevens dan klikt u op de knop in het lint (Ribbon), rechtsboven, en uw gegevens zijn opgeslagen.
40 5.2 1-2-3 CRM versie 2.5 Persoon zoeken Om een persoon te zoeken gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer het Personen scherm via de tab bovenaan het lint. 2. In het schermgedeelte, het zoekscherm, direct onder het Lint u kunt verschillende criteria ingeven om een persoon te zoeken. In de rij direct onder kolomnamen kunt meerdere zgn. filters ingeven. Bijvoorbeeld bij Achternaam de volledige achternaam of gedeelte daarvan en tevens filteren op de voornaam. U kunt zo in iedere kolom iets ingeven. Met deze knop (vooraan de filterrij) kunt u al uw filters leegmaken zodat alle organisaties weer verschijnen.
Personen 41 Met deze knop linksboven in het zoekscherm kunt u de veldkiezer activeren: Deze lijst vertegenwoordigt alle filters waar u op kunt zoeken. U kunt naar wens filters aan- of juist uitzetten omdat u deze niet gebruikt in uw zoekmethode. Wanneer u filters uitzet zullen deze ook uit het zoekscherm verdwijnen. Via drag & drop kunt u ook de volgorde van de kolommen aanpassen aan uw eigen voorkeur. 3. U vult bijvoorbeeld bij achternaam 'Schut' in de rij onder de kolom Achternaam en drukt vervolgens op enter of klikt met de muis in een ander veld. De zoekactie wordt gestart en zal het resultaat tonen van uw zoekactie. Vervolgens klikt u de persoon aan die u zoekt. 4. Bij de kolomnaam ziet u nog een tweetal figuren. De eerste, het driehoekje, gebruikt u om de sorteervolgorde om te draaien. Het tweede figuur, de punaise, gebruikt u om de kolom 'vast te zetten'. Wanneer u veel filters gebruikt ziet u onder het zoekscherm de schuifbalk. De kolom, kolommen, die u heeft vastgezet met de punaise blijven zo altijd in beeld hetgeen het zoeken kan vereenvoudigen. De punaise vindt u ook in de rijen met het zoekresultaat. Door nu op de punaise te klikken kunt u deze rijen vastzetten terwijl u door de andere rijen heen scrolt.
42 5.3 1-2-3 CRM versie 2.5 Bestaande persoon wijzigen Wanneer u een bestaande persoon wilt wijzigen gaat u als volgt te werk: Selecteer het tabblad Personen Zoek de persoon die u wilt gaan wijzigen. Om een persoon te zoeken zorgt u ervoor dat u het personen tabblad geactiveerd hebt. Onder het lint (de Ribbon) ziet dit deel van het scherm. Op de regel onder de kolomnamen kunt u in ieder kolom uw zoekcriterium ingeven. (de kolommen kunt d.m.v. drag&drop, in de door u gewenste volgorde zetten). Door bv. de gehele achternaam of een deel van de achternaam in te voeren en vervolgens op 'enter' te drukken of met de muis in een andere cel te klikken wordt uw zoekactie uitgevoerd. Door nu de gewenste persoon aan te klikken heeft u deze geselecteerd en kunt u vervolgens in het lint (de Ribbon) op de knop 'Wijzig persoon' klikken. In het scherm worden de velden waarin u informatie kunt wijzigen lichtgroen. Zie het hoofdstuk Adressen voor de wijze waarop u adressen worden opgeslagen in de database. Tijdens het wijzigen van een persoon kan deze ook aan groepen worden toegevoegd of uit groepen worden verwijderd. Zie het hoofdstuk groepenbeheer voor het aanmaken van nieuwe groepen
Personen 43
44 1-2-3 CRM versie 2.5 Wanneer u klaar bent met de wijzigingen klikt u in het lint (de Ribbon) op Wilt u de wijzigingen niet opslaan klik dan op. 5.4 Bestaande persoon verwijderen Wanneer u een persoon wilt verwijderen gaat u als volgt te werk: Selecteer het tabblad Personen Zoek de persoon die u wilt gaan verwijderen. Om een persoon te zoeken zorgt u ervoor dat u het personen tabblad geactiveerd hebt. Onder het lint (de Ribbon) ziet u dit deel van het scherm. Op de regel onder de kolomnamen kunt u in iedere kolom uw zoekcriterium ingeven. (de kolommen kunt d.m.v. drag&drop, in de door u gewenste volgorde zetten). Door bv. de gehele achternaam of een deel van de achternaam in te voeren en vervolgens op 'enter' te drukken of met de muis in een andere cel te klikken wordt uw zoekactie uitgevoerd. Door nu de gewenste persoon aan te klikken heeft u deze geselecteerd en kunt u vervolgens in het lint (de Ribbon) op de knop 'Verwijder persoon' klikken. 5.5 Kopieer persoonsgegevens De 'Kopieer persoon' gegevens knop dient om de adressering van de persoon makkelijk in bv. een brief te kunnen plaatsen. klikt u op dan worden de privé-adresgegevens op het Clipboard geplaatst waarna u deze in bijvoorbeeld Word via de functie 'plakken' kunt plaatsen. Via de knop kunt u de adresgegevens van de geselecteerde organisatie in combinatie met de contactpersoongegevens op het clipboard plaatsen voor gebruik in bijvoorbeeld een brief.
Personen 5.6 45 Organisatie koppelen aan contactpersonen U kunt aan één persoon meerdere organisaties koppelen, bijvoorbeeld omdat deze persoon bij meerdere organisaties actief is. Dit kunt u doen zonder de persoon extra te hoeven invoeren. De persoon kan dan ook andere gegevens hebben per organisatie, zoals bijvoorbeeld de functie en de email. U kunt dit op twee manieren doen: a. door eerst de persoon te zoeken en daarna de organisatie te zoeken; b. door eerst de organisatie te zoeken en daarna de persoon te zoeken. Ad a. Wanneer u de persoon gevonden heeft, gaat u naar het Organisaties scherm via de tab boven aan het Lint. Vervolgens zoekt u de organisatie die u aan de persoon wilt koppelen. in het Lint ziet u dan op knop in het contactpersonen deel de tekst "Voeg persoon x als contactpersoon toe". Door op deze knop te klikken wordt de koppeling tot stand gebracht. Het volgende venster opent voor verdere bewerking: Bent u klaar met het invullen van de gegevens dan klikt u op de knop in het lint (Ribbon), rechtsboven, en uw gegevens zijn opgeslagen. Wanneer u hiermee klaar bent klikt u op.
46 1-2-3 CRM versie 2.5 Ad b. Selecteer het Organisaties scherm en selecteer via het zoekscherm de organisatie. Vervolgens gaat u naar het Personen scherm en selecteert daar de persoon die u wilt koppelen als contactpersoon bij de geselecteerde organisatie. In het Lint verschijnt de knop in het gedeelte 'Contactpersoon bij' met als tekst 'Voeg als nieuwe contactpersoon toe aan organisatie x'. Wanneer u hier op klikt wordt de koppeling tot stand gebracht.en kunt u in de lichtgroene velden contactinformatie invullen. Door hierna op klikken wordt de informatie opgeslagen.
Contacthistorie 6 47 Contacthistorie De Contacthistorie functie kunt u voor verschillende doeleinden gebruiken, bijv.: Gespreksnotities bijhouden zoals telefoon of bezoek Activiteiten die in de toekomst moeten plaatsvinden Vermelden of u een document heeft verstuurd of ontvangen Contacthistorie kunt u bijhouden voor: De organisatie De persoon (als privé persoon) De contactpersoon bij een organisatie Wanneer u 1-2-3 CRM opstart en er is een nog niet afgehandelde contactitem met een deadline die binnen 3 dagen vervalt, dan verschijnt het volgende scherm: De contactitems die over de deadline heen zijn verschijnen in het rood. In het Organisaties scherm heeft u in het Lint de knoppen 'Nieuw contactmoment voor deze organisatie' en 'Nieuw contactmoment voor de contactpersoon': en in het Personenscherm heeft u de knoppen 'Nieuw contactmoment bij deze persoon (privé)' en 'Nieuw contactmoment als contactpersoon': De werkwijze wordt verder beschreven in de onderliggende hoofdstukken. De knop 'Binnenkort af te handelen' in het Lint in het gedeelte Contacthistorie geeft u een overzicht van alle nog niet afgehandelde contactitems met een deadline die binnen 3 dagen vervalt of reeds is verlopen.
48 6.1 1-2-3 CRM versie 2.5 Nieuw contactmoment maken Om een nieuwe contactmoment te maken gaat u als volgt te werk: U heeft een aantal keuzes. In het Organisaties scherm ziet u in het Lint de knoppen 'Nieuw contactmoment voor deze organisatie' en 'Nieuw contactmoment voor de contactpersoon'. En in het personenscherm ziet u de knoppen 'Nieuw contactmoment bij deze persoon (privé)' en 'Nieuw contactmoment als contactpersoon'. Kiest u voor 'Nieuw contactmoment voor deze organisatie' dan is het contactmoment alleen gekoppeld aan de organisatie en dus niet aan een contactpersoon. kiest u voor 'Nieuw contactmoment voor de contactpersoon' dan bestaat wel de koppeling met organisatie en contactpersoon. De juiste contactpersoon selecteert u in contactpersonenoverzicht. Kiest u voor 'Nieuw contactmoment bij deze persoon (privé)' dan is het contactmoment aan de privépersoon gekoppeld en de functie 'Nieuw contactmoment als contactpersoon' maakt een contactmoment voor de persoon als contactpersoon gekoppeld aan de geslecteerde organisatie. In feite is deze functie gelijk aan de de knop 'Nieuw contactmoment voor de contactpersoon' op het Organisaties scherm. De werkwijze is in alle gevallen gelijk, derhalve beschrijven wij hier alleen hoe een contactmoment voor de organisatie aan te maken. Selecteer de organisatie waarvoor u het nieuwe contactmoment wilt maken. Hoe een organisatie te selecteren kunt u lezen in 'Organisatie zoeken'. Heeft u de gewenste organisatie gevonden ziet u ook in het Lint de knop 'Nieuw contactmoment voor deze organisatie':
Contacthistorie 49 U klikt hierop en vervolgens verschijnt het volgende dialoogvenster: Bij Contacttype kunt u kiezen uit een lijstje van verschillende contacttypen door te klikken op het pijltje. Bij Start kunt u een startdatum en een starttijd aangeven. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer u een activiteit heeft waarvoor het nodig is de hoeveelheid tijd bij te houden. Bij Einde kunt u een einddatum en eindtijd ingeven. Bij Deadline kunt u aangeven wanneer de taak/activiteit uiterlijk afgehandeld moet zijn. Wanneer u een deadline aan een contactmoment geeft wordt u hier ook op geattendeerd door de toepassing. Standaard staat een contactmoment op Afgerond, u kunt dit ook uitvinken zodat het contactmoment terugkomt in het to-do overzicht. In Onderwerp kunt u het onderwerp van het contactmoment typen (bijv. offerte, terugbellen, uitstaande factuur etc.) In Opmerkingen kunt u aangeven wat er over het onderwerp besproken is. Bent u klaar met het invullen van de informatie dan klikt u op 'Opslaan' en het contactmoment wordt bewaard en is zichtbaar in het overzicht. In dit overzicht ziet de verschillende contactmomenten in een zwarte en blauwe kleur, de contactmomenten kleuren blauw wanneer u bij de organisatie een contactpersoon hebt geselecteerd en dit moment aan de contactpersoon is gekoppeld. Zo heeft u een beter overzicht.
50 6.2 1-2-3 CRM versie 2.5 Contactmoment zoeken & wijzigen Om contactmomenten te zoeken bij een organisatie of persoon gaat u als volgt te werk: ga naar het scherm gedeelte waar u de verschillende contactmomenten kunt zien. Zowel in het Organisaties- als Personen scherm heeft u onderstaand scherm: In de rij direct onder de kolomnamen kunt u in iedere willekeurige kolom een zoekcriterium (filter) typen, en vervolgens op enter klikken. U kunt kolommen 'vastzetten' via de punaise die u ziet naast iedere kolomnaam. Wanneer u gaat scrollen blijven deze kolommen staan. Dit kun u ook met de rijen doen. Een contactmoment opent u door in de rij waar het contactmoment staat te dubbelklikken of in het Lint op de knop 'Wijzig contactnotitie' klikken. Het contactmoment opent zich: en kunt u wijzigingen/toevoegingen aanbrengen en daarna op 'Opslaan' klikken om de wijzigingen te bewaren, of op 'Annuleren' om de wijzigingen niet te bewaren. 6.3 Verwijder contactmoment Wilt u een contactmoment verwijderen dan kunt u als volgt te werk gaan: 1. Selecteer het gewenste contactmoment (contactmoment zoeken) in het organisatie of personenscherm; 2. Klik vervolgens op de knop 'verwijder contactnotitie' in het Lint. In het scherm met de af te handelen contactmomenten kunt u ook het geselecteerde contactmoment verwijderen met de knop 'verwijder contactnotitie' in de werkbalk.
Contacthistorie 6.4 51 Bestand koppelen aan een contactmoment Aan een contactmoment kunt u een document, email-bestand of ieder andere soort bestand (foto, muziek etc.) koppelen. Zo houdt u duidelijk overzicht van de communicatie met uw relaties. Wanneer u een bestand wilt koppelen doet u dit als volgt: Open en bestaand contactmoment of voer een nieuw contactmoment in bij een organisatie, persoon of contactpersoon. Het dialoogvenster opent zich: Links bovenin dit venster ziet u de functie 'Koppel aan bestand'. Door hierop te klikken opent zich het zoekvenster waar u kunt zoeken naar het bestand dat u wenst te koppelen aan deze organisatie. Wanneer u het bestand heeft geselecteerd sluit het zoekvenster zich weer en ziet u dat de gegrijsde functies 'Open het bestand' en 'Loskoppelen van bestand' actief zijn. In de overige velden in dit scherm kunt u de overige informatie toevoegen. klik op 'Opslaan' en het document/bestand wordt zichtbaar in het contacthistorie scherm in de kolom Bestand. Door nu te dubbelklikken kunt u vanaf hier ook het document openen. 123CRM neemt de bestandnaam over zoals het eerder is opgeslagen. Wanneer u werkt met herkenbare bestandsnamen kunt eenvoudiger zien of u het juiste document heeft. Heeft u een deadline aan het document gekoppeld dan verschijnt dit item uiteraard ook in het overzicht met items die binnenkort over de deadline zijn.
52 6.5 1-2-3 CRM versie 2.5 Bestand loskoppelen van een contactmoment Wanneer u een gekoppeld bestand wilt ontkoppelen van een contactmoment gaat u als volgt te werk: Open het contactmoment waaraan het document gekoppeld is. Klik vervolgens op 'Loskoppelen van bestand' en klik vervolgens op 'Opslaan' om het contact-item te sluiten. 6.6 Beheer de contacttypes U heeft de mogelijkheid om contactypen toe te voegen, wijzigen of te verwijderen. Om één van deze acties te kunnen uitvoeren klikt u op het kleine pijltje rechtsonder in het contact historie gedeelte van de ribbon. Indien u op dit pijltje klikt opent zich het volgende scherm, waarin u 2 kolommen vindt: 'ContactType' en 'SorteerVolgorde':
Contacthistorie 53 Om een nieuw contacttype toe te voegen plaatst u de cursor in de lichtgrijze rij (met het * ervoor). U kunt nu een willekeurige naam typen voor het contacttype. Wanneer u klaar bent drukt u op de 'enter' toets of gebruik u muis en plaats de cursor in een volgende rij en selecteer deze. Om een contacttype te wijzigen selecteert u de rij waar deze staat en plaatst de cursor waarna u de wijziging kunt doorvoeren. Wanneer u klaar bent drukt u op de 'enter' toets of gebruik u muis en plaats de cursor in een volgende rij en selecteer deze. Om een contacttype te verwijderen selecteert u de rij en drukt u op de 'delete' knop van uw toetsenbord.
54 7 1-2-3 CRM versie 2.5 Beheer de groepen 1-2-3 CRM biedt functionaliteit om Organisatie's en/of Personen in groepen in te delen. In 1-2-3 CRM kunt u naar eigen believen groepen toevoegen. Met de groepen functionaliteit kunt u uw relatie's segmenteren. Voorbeelden van groepen zijn 'Klant', 'Leverancier', 'Prospect' etc.. Een organisatie en/ of persoon kan aan meerdere groepen worden toegevoegd. Hoe u uw groepen wilt noemen en hoeveel groepen u wilt maken is aan u. Wanneer u uw relaties exporteert naar Excel kunt u ook weer eenvoudig groeperen. 7.1 Maak nieuwe groep In zowel het Organisatie als het Personen scherm kunt u het gedeelte zien waar de groep(en) voorkomt: Indien u de muiscursor in dit gedeelte plaatst en vervolgens op de rechtermuisknop klikt opent zich het menu met daarin de optie 'Beheer Groepen': Wanneer u op deze optie klikt opent zich het groepen onderhoudsscherm:
Beheer de groepen 55 In dit onderhoudsscherm ziet u de kolommen: GroupName, AllowedFor Organisations and AllowedForPersons In de kolom GroupName kunt u groepen toevoegen of verwijderen. Om een groep toe te voegen * plaats u de cursor in de rij met het ' ' ervoor. U kunt nu de gewenste groepsnaam typen. Druk op de 'enter-toets' op uw toetsenbord of selecteer met u muis een andere rij. In de kolom AllowedFor Organisations of AllowedForPersons kunt u aanvinken waar de groep zichtbaar moet zijn. 7.2 Voeg Organisatie en/of Persoon toe aan groep Wanneer u een organisatie of persoon wilt toevoegen aan een groep moet u eerst de organisatie ( zoek organisatie) of persoon (zoek persoon) selecteren. Vervolgens klikt u op de knop 'Wijzig Organisatie' of 'Wijzig Persoon' in de ribbon of klik de rechtermuisknop om het menu te openen. U kunt nu de organisatie of de persoon toevoegen aan één of meerdere groepen door de tickbox te selecteren. Via de knop 'Opslaan' in de ribbon worden de wijzigingen opgeslagen.
56 7.3 1-2-3 CRM versie 2.5 Verwijder Organisatie en/of Persoon uit een groep Wanneer u een organisatie of persoon wilt verwijderen uit een groep moet u eerst de organisatie (zoek organisatie) of persoon (zoek persoon) selecteren. Vervolgens klikt u op de knop 'Wijzig Organisatie' of 'Wijzig Persoon' in de ribbon of klik de rechtermuisknop om het menu te openen. U kunt nu de organisatie of de persoon verwijderen uit één of meerdere groepen door de tickbox te de-selecteren.
Opportunities/verkoopkansen 8 57 Opportunities/verkoopkansen 1-2-3 CRM biedt mopgelijkheden om Opportunities/verkoopkansen te registreren en managen. U kunt verkoopkansen voor zowel Organisaties, personen als contactpersonen registreren. Door het aanmaken van verschillende categoriën (bijv. Diensten, Producten, Onderhoud etc.) kunt u verkoopkansen verbijzonderen. U kunt verschillende fasen aanmaken waarin een verkoopkans zich bevindt. Een fase is bijv. 'offerte verstuurd' en aan deze fase kunt u een bepaals kanspercentage hangen. De kanspercentages bepalen het gewogen gemiddelde van uw forecast. Als u bijvoorbeeld totaal 100.000,00 aan verkoopkansen heeft voor de aankomende maand, rekent het systeem voor u uit op basis van in welke fasen de verkoopkansen zich bevinden wat de forecast is voor deze maand. Om verkoopkansen te bewerken, toevoegen of te verwijderen kunt u de knoppen in de ribbon gebruiken. Om een nieuwe verkoopkans aan te maken kunt u ook met rechtermuisknop klikken in het detailveld van Organisaties/Contactpersonen/Personen om het menu te openen en op 'Nieuwe forecast' te klikken. U kunt ook de verkoopkans openen door op de knop Organisaties of personen. 8.1 te klikken in het detailveld van Nieuwe opportunity invoeren Opportunities kunnen worden vastgelegd voor zowel Organisaties, Personen en Contactpersonen. Om een nieuwe opportunity vast te leggen gaat u als volgt te werk: Bepaal eerst of het voor een Organisatie, Persoon of Contactpersoon is. Ga vervolgens naar het scherm (Organisaties of Personen) door op de Organisatie-tab of de Personen-tab te klikken. De werkwijze om een nieuwe opportunity toe te voegen is in alle gevallen hetzelfde. We beschrijven hier hoe dat te doen in geval van een Contactpersoon. Voor de Contactpersoon kan de opportunity worden gemaakt in zowel het Organisatiescherm als het Personenscherm. U kunt op 2 manieren het Opportunity scherm openen: 1. Ga naar de knop in de ribbon en klik op 'Nieuwe opportunity voor deze contactpersoon' 2. Beweeg de muiscursor naar het detailveld van de contactperoon en klik op de rechtermuisknop waardoor het menu zich opent.
58 1-2-3 CRM versie 2.5 Klik op Nieuwe opportunity voor deze contactpersoon en het opportunityscherm opent zich U kunt nu de verschillende velden invullen cq. een selectie maken. Een Categorie is een type product dat u verkoopt. U kunt uw complete productlijst hier hebben staan of meer generieke begrippen als 'Service', 'Consultancy', etc.. Indien u verschillende fasen in uw salesproces heeft gedefinieerd kunt u bij fase kiezen in welke fase de verkoop zich bevindt. Bij het definieren van de fasen kunt u ook aan iedere fase een kanspercentage hangen. Hoe Categoriën en fasen worden aangemaakt kunt u lezen in Beheer de opportunity categoriën en fasen Wanneer u klaar bent klikt u op Opslaan
Opportunities/verkoopkansen 59 Wij wijzen u erop dat de forecast voor deze persoon wordt ge-update met het gewogen gemiddelde (omzet X kanspercentage van de fase). 8.2 Opportunity opzoeken & wijzigen Om een opportunity te zoeken en aan te passen zijn er 2 methoden: 1. Klik in de ribbon op 'manage opportunities' Vervolgens opent het scherm met het overzicht van alle opportunities en kunt u filters zetten voor het gewenste overzicht zie ook Overzicht van alle opportunities 2. klik op de knop in het detailveld van de organisatie of Persoon. Vervolgens krijgt u alleen de opportunities van de organisatie of de persoon te zien (NB. u kunt niet via deze manier de opportunities van een contactpersoon selecteren, dat dient u via het overzichtsscherm te doen wat zich opent nadat u de opportunities van een organisatie heeft geopend!) Door methode 1 of 2 te selecteren opent zich het opportunity overzichtsscherm. Vervolgens kunt u de opportunity selecteren die u wenst aan te passen. Dit kan door er dubbel op te klikken of via rechter muisklik.u kunt nu de verschillende gegevens aanpassen. 8.3 Overzicht van alle opportunities Het opportunity overzichtscherm geeft u verschillende opties om uw opportunities te analyseren. Alleereerst beschrijven wij hier de algemene functies van dit scherm. U zult zien dat dit scherm hetzelfde werkt als de eerder beschreven zoekschermen.
60 1-2-3 CRM versie 2.5 Deze knop opent de veldkiezer (voor kolommen). Hier kunt u via de vinkjes aangeven welke kolommen u wilt zien in uw overzicht Door te klikken op deze knop verwijdert u alle eerder ingestelde filters in de rij onder de kolomnamen. De verversen knop laat u het opportunity overzichtsscherm (de data) verversen Aanpassen van de volgorde van de kolommen U kunt kolommen verslepen (m.b.v. drag & drop). Kolommen gebruiken om data te sorteren U kunt ook kolommen verslepen naar het lichtgrijze gebied boven de kolomnamen om zo de data te sorteren op een voor u aantrekkelijke manier. Uw opportunities worden automatisch gesorteerd. Extra filters instellen om data te sorteren Onder de kolomnaam vindt u de extra filters. Door er met u muiscursor overheen te gaan verschijnt het pijltje van de dropdown box. Als u hier op klikt verschijnen de verschillende filtermogelijkheden. Selecteer nu de gewenste regel, via één muisklik, vul in de cel daaronder de waarde (getal of tekst, afhankelijk van de desbetreffende kolom) in waarop u wilt selecteren. U kunt dit voor elke kolom doen, u kunt du combinaties van filters maken. Via de enter knop of het plaatsen van de cursor in een andere cel wordt de waarde bevestigd. Het overzichtsscherm wordt aangepast aan u gestelde filters.
Opportunities/verkoopkansen 61 Totaal en gewogen bedrag van de forecast Indien u een kolom sleept naar het grijze gedeelte boven de kolomnamen wordt automatisch een totaal en gewogen bedrag van de forecast berekend gebaseerd op de gekozen kolom. 8.4 Verwijder Opportunity Om een opportunity te verwijderen zijn er 2 methoden: 1. Klik in de ribbon op 'manage opportunities' Vervolgens opent het scherm met het overzicht van alle opportunities en kunt u filters zetten voor het gewenste overzicht zie ook Overzicht van alle opportunities 2. klik op de knop in het detailveld van de organisatie of Persoon. Vervolgens krijgt u alleen de opportunities van de organisatie of de persoon te zien (NB. u kunt niet via deze manier de opportunities van een contactpersoon selecteren, dat dient u via het overzichtsscherm te doen wat zich opent nadat u de opportunities van een organisatie heeft geopend!) Door methode 1 of 2 te selecteren opent zich het opportunity overzichtsscherm.
62 1-2-3 CRM versie 2.5 Vervolgens kunt u de opportunity selecteren die u wenst te verwijderen. Dit kan via rechter muisklik en vervolgens de optie 'Verwijder opportunity' selecteren. 8.5 Beheer de opportunity categoriën en fasen Om categoriën of fasen toe te voegen, wijzigen of te verwijderen gaat u als volgt te werk: In de ribbon en dan in het opportunities gedeelte vindt u een kleine pijl: Door hierop te klikken verschijnt het volgende scherm: Categoriën Voeg een nieuwe categorie toe door de cursor in de lichtgrijze rij te plaatsen met * ervoor. Type de naam van de nieuwe categorie en druk op enter of plaats de cursor in de volgende rij en klik eenmaal.
Opportunities/verkoopkansen 63 Om een categorie aan te passen klikt u eenmaal op de te bewerken categorie. De naam van de categorie is nu geheel geselecteerd en wanneer u nu typt is de oude naam geheel verdwenen. Met de pijltestoetsen of de cursor kunt u ook een gedeelte van de naam wijzigen. Om een categorie te verwijderen, selecteert u deze en drukt vervolgens op de delete knop van uw toetsenbord. Fasen Om een fase toe te voegen, wijzigen of verwideren klikt u eerst op de Fasen tab. Daarna kunt u de handelingen verrichten zoals hierboven beschreven onder categoriën. 8.6 Exporteer opportunities naar MS-Excel 1-2-3 CRM voorziet in de mogelijkheid om uw opportunities naar Excel te exporteren voor verdere bewerking en/of het maken van grafieken. Door op de knop 'Manage Opportunities' te klikken in de ribbon opent zich het overzichtscherm. Het opent volgens de view zoals u het scherm de laatste keer heeft afgesloten. Exporteren van alle opportunity data Om alle opportunity data te exporteren dient u eerst alle filters te verwijderen (klik op ) en verwijder de kolomnamen uit het grijze gebied boven de kolomnamen door deze terug te slepen naar de rij met kolomnamen. Vervolgens klikt u op de knop 'Exporteer naar Excel' in het opportunity overzichtsscherm. Nadat de gegevens zijn geexporteerd naar Excel wordt het Opslaan Als scherm in Excel geopend. U kunt nu een naam geven de Excelsheet en de opslaglocatie kiezen. Exporteren van een view U kunt ook het opportunityscherm exporteren met behoud van de ingestelde filters. U verwijdert dan niets en klikt op 'Exporteer naar Excel'.
64 9 1-2-3 CRM versie 2.5 Import en export met MS-Excel Via de import- en export met MS-Excel kunt u eenvoudig uw gegevens exporteren voor bijvoorbeeld gebruik voor een mailing en kunt u bestaande gegevens eenvoudig importeren in 1-2-3 CRM. In de onderliggende hoofdstukken wordt uitgelegd hoe dit te doen. 9.1 Import gegevens vanuit Excel Om gegevens vanuit 1-2-3 CRM te exporteren gaat u als volgt te werk: Klik op de Excel sheet' knop en een menu verschijnt. Hierin vindt u het menu item 'Importeer vanuit een Wanneer u hier op klikt verschijnt onderstaand scherm: Blader met de '...' knop naar uw Excel bestand of type de bestandsnaam in; U kunt zowel.xls als.xlsx (Office 2007 formaat) documenten aanwijzen, uiteraard dient u voor de laatste variant te beschikken over Office 2007 of de gratis bij Microsoft beschikbare "Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats" te hebben geïnstalleerd; Selecteer het werkblad waarop de gegevens staan: Druk op de knop "Importeer". Natuurlijk dient u vooraf eerst het Excel document aan te passen zodat aan de enkele eisen wordt voldaan, zie de volgende beschijving.