Pagina 1 van 7 Stappenplan elektronisch bankieren Inleiding Dit document bevat een beschrijving van de noodzakelijk stappen om optimaal gebruik te kunnen maken van de functionaliteit voor elektronisch bankieren of e-banking. U heeft nu de beschikking over een krachtige, doch eenvoudige functionaliteit voor elektronisch bankieren. Door middel van deze functionaliteit kunt u uw Mamut programma integreren met de banksoftware van de meeste banken in Nederland. Dit brengt u weer een stap voorwaarts op het gebied van geïntegreerde bedrijfsvoering. Elk onderdeel bestaat uit maximaal 10 stappen. Instellingen elektronisch bankieren MENU PAD: Beeld - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur Optie: Het bedrijf maakt gebruik van electronisch bankieren Hier geeft u aan of u wel of geen gebruik maakt van de e-banking functionaliteit. Middels de knop Instellingen kunt u opgeven hoe u wenst om te gaan met e-banking, welke bankrekeningen u wilt gebruiken en de locatie van waar eventuele bestanden dienen te worden opgeslagen. In het startscherm kunt u: 1. Een nieuw Overschrijvingsformaat aanmaken. Voor elke bankrekening wordt het bestandsformaat en de bestandslocatie vastgelegd in een Overschrijvingsformaat. 2. Bestaande Overschrijvingsformaten wijzigen of verwijderen. 3. Één standaard betalingsformaat selecteren. 4. Onder instellingen voor de posten met status Voor overschrijving verzonden, kunt u aangeven of u handmatig via de inboekfunctie wilt betalen.
Pagina 2 van 7 5. Instellen of uitsluitend goedgekeurde facturen betaald dienen te worden. Bij het aanmaken van een betaalbestand worden alleen de posten met het kenmerk goedgekeurd meegenomen. Aanmaken nieuw Overschrijvingsformaat 1. Ga via het menu Beeld naar Instellingen en Administratie 2. Selecteer het tabblad Debiteur/Crediteur 3. Zorg ervoor dat de optie Het bedrijf maakt gebruik van elektronisch bankieren is geselecteerd. 4. Open het instellingen scherm met de knop Instellingen. 5. Selecteer het bestandsformaat. Indien u een betaalbestand aan wenst te maken, dient u de optie CLIEOP03 uit de afrollijst te selecteren. Klik vervolgens op OK. 6. Geef het Betalingsformaat een naam waardoor u herkent om welke bankrekening het gaat, in het veld Naam overschrijvingsformaat. Bijvoorbeeld: ABN- rek courant 7. Selecteer de bankrekening uit de afrollijst. Hier kunt u ook een nieuwe bankrekening aanmaken. LET OP: Bij het aanmaken van een bankrekening, dient u naast de tenaamstelling ook het adres (plaatsnaam) op te geven. 8. Voor de volledigheid kunt u hier ook het internet adres van uw bank vermelden, klik vervolgens op Volgende. 9. U kunt hier de locatie en de naam van het aangemaakte bestand opgeven. Het is handig als u hier bijvoorbeeld de standaardlocatie/naam die door uw bankpakket wordt gehanteerd, invoert. 10. Klik op Voltooien om de wizard af te sluiten. U heeft nu een Overschrijvingsformaat aangemaakt, welke klaar is voor gebruik. Instellingen in overige modules Naast de bovengenoemde instellingen dient u ook in andere modules een aantal zaken na te gaan alvorens u klaar bent voor gebruik. 1. Relatiebeheer: Voor alle relaties kunt u in de relatiekaart, onder het tabblad Overige Info een bankrekening invoeren. Zonder een bankrekeningnummer kunt u uw leveranciers niet betalen en worden binnenkomende betalingen van klanten niet automatisch gematched. 2. Crediteuren: Controleer de reeds bestaande openposten:
Pagina 3 van 7 Status: Indien u de post elektronisch wilt betalen dient de status op Moet betaald worden (binnenland) te staan). Indien u de post niet elektronisch wenst te betalen dient de status op Niet betalen te staan. Bankrekening: Selecteer de juiste bankrekening of maakt een nieuwe aan. Aanmaken betaalbestand MENU PAD: Beeld - Administratie - Crediteur Optie: Betalingen naar Bank Het aanmaken van het betaalbestand gebeurt via de crediteuren module. Door de optie Betalingen naar Bank te selecteren, krijgt u het volgende scherm in beeld: Selecteer overschrijvingsformaat: Hier wordt het standaard formaat getoond. Selecteer het gewenste formaat uit de lijst. Selectie/Verfijning: Hier kunt posten filteren. Alleen betalingen met vervaldatum: U kunt de selecte van posten ook begrenzen door een vervaldatum op te geven. Alleen posten met een vervaldatum vόόr deze datum zullen worden meegenomen.
Pagina 4 van 7 1. Selecteer het gewenste overschrijvingsformaat en maak een selectie van de posten die betaald moeten worden. Klik op Volgende. 2. U krijgt vervolgens een lijst van de posten op basis van de door u aangegeven criteria. U kunt deze selectie en de posten eventueel nog aanpassen. Is bijvoorbeeld het rekeningnummer van de leverancier niet bekend, dan wordt de post in het rood weergeven. Ook de kolom Fout bevat meer informatie. De post zal niet meegenomen worden. Indien u tevreden bent klikt u op Volgende. 3. U krijgt vervolgens een Betalingsadvies rapport te zien, met daarop de bedragen en het totaal bedrag voor het betaalbestand. U kunt dit rapport eventueel afdrukken en het scherm afsluiten. 4. In het volgende scherm wordt getoond waar het betaalbestand zal worden opgeslagen en hoe het bestand zal heten. De getoonde paden en naam zijn afkomstig uit de instellingen van het betreffende overschrijvingsformaat. U kunt deze desgewenst hier nog aanpassen. Als u uw betalingen per diskette aan uw bank aanlevert, kunt u aangegeven dat u ook de Opdrachtbrief af wilt drukken. 5. Klik op Volgende om eventueel de opdrachtbrief af te drukken en bestand aan te maken. 6. In het vervolgscherm wordt nogmaals getoond waar u het bestand kunt vinden, klik op Voltooien om de wizard af te sluiten. Voor de geselecteerde posten is nu een betaalbestand, in CLIEOP03, formaat aangemaakt. Dit bestand kunt u met uw banksoftware importeren en aan u bank ter beschikking stellen. In uw crediteuren administratie hebben de betreffende posten de status Voor overschrijving verzonden gekregen.
Pagina 5 van 7 Overzicht Om inzicht te krijgen in welke openstaande posten welke status hebben, kunt u natuurlijk terecht in de crediteuren administratie. Daarnaast heeft u ook de beschikking over een drietal rapporten: Overschrijvingen, geboekt Overschrijvingen, nog te betalen Overschrijvingen, voor verwerking verzonden Importeren van banktransacties Om de mutaties of transacties op uw bankrekening in uw Mamut database te kunnen importeren, dienen er een aantal stappen worden ondernomen in uw banksoftware: 1. Selecteer uw mutaties in uw software of via de website van de bank. Meestal kan dit aan de hand van een periode. 2. Exporteer de mutaties naar een bestand met MT940 formaat. Onthoud de locatie en de naam van het geëxporteerde bestand. Voor meer informatie over hoe uw mutaties kunt downloaden naar een MT940 bestand raden wij u aan contact op te nemen met uw bank. In Mamut bevindt de functie voor het importeren van het MT940 bestand zich onder: MENU PAD: Beeld - Administratie - Crediteur Optie: Retour van bank
Pagina 6 van 7 3. Geef hier het pad en de bestandsnaam op van het MT940 bestand. Zowel het pad als bestandsnaam worden voor de volgende keer dat u de wizard gebruikt onthouden. 4. Klik op Volgende. 5. Geef vervolgens het grootboekrekeningnummer behorende bij de betreffende bankrekening en een grootboekrekeningnummer voor kruisposten op. De posten die na import niet gematched kunnen worden met de debiteuren en crediteuren administratie worden op de kruisposten rekening geboekt. Ook deze instellingen worden voor de volgende keer door het programma onthouden. Klik op Volgende. 6. Vervolgens krijgt u een overzicht van de transacties uit het bestand te zien en hoe deze zullen worden geboekt, het zogenaamde matchingsvoorstel. In dit rapport is het vooral van belang dat u alle transacties, die in het bestand zijn opgenomen, terugvindt. U kunt dit rapport eventueel afdrukken en hierna het venster afsluiten. 7. U kunt in het volgende venster het door het programma gemaakte matchingsvoorstel nog aanpassen:
Pagina 7 van 7 Transacties in het MT940 bestand: Hier vindt u de transacties uit het geïmporteerde bestand. Bewerken: functie voor het bewerken van de voorgestelde regel. Matchingvoorstel Per transactie vindt u hier het matchingsvoorstel. Dit is de rekening waarop de tegenboeking zal plaatsvinden. Indien u niet tevreden bent met het voorstel, dan kunt u, in de onderste helft van het scherm, de voorgestelde regel selecteren en op Bewerken klikken. U heeft vervolgens de keuze om een andere Debiteur, Crediteur of Grootboekrekening te selecteren. Middels de Ongedaan functie kunt u terugkeren naar het oorspronkelijke voorstel. Indien u tevreden bent klik op Volgende. 8. U krijgt nogmaals het aangepaste matchingvoorstel te zien. U kunt dit rapport eventueel afdrukken en hierna het scherm afsluiten. 9. Klik hierna op Voltooien om de import te voltooien. U krijgt hierna een rapport te zien van welke boekstukken zijn aangemaakt in de inboekmodule. Deze boekstukken dienen door middel van de inboekfunctie naar het grootboek geboekt te worden voor verder verwerking.