Handleiding MIJNBTER Extra Verlofdagen
Inhoudsopgave Inleiding... 3 1. Inloggen op Mijn BTER... 4 2. Wijzigen accountgegevens... 5 3. Extra Verlofdagen (EVD)... 6 4.1 Opvoeren nieuwe declaratie.... 6 4.2 Aanhouden... 8 4.3 Declaratieoverzicht... 8 4.4 Overzicht: uitbetaalde en nog op te nemen vrije dagen... 11 Handleiding Extra Verlofdagen 2
Inleiding Met ingang van 1-1- 2012 vervangt Cordares de papieren declaratieprocedure door een elektronische versie via het internet. Elektronisch aanleveren is een steeds meer geaccepteerde manier van gegevensaanlevering. Denk bijvoorbeeld aan het indienen van uw belastingaangifte en het insturen van de opgave loon en premie aan Cordares. Het biedt ook voordelen: Betalingen zullen sneller plaatshebben als een declaratie is ingediend. Fouten in aanlevering worden bij de bron gesignaleerd. U hebt altijd inzicht in de status van afhandeling van de declaraties en u hebt altijd inzage in de declaratie- en betaalhistorie. Tevens is het mogelijk de uitbetaalde en nog te declareren dagen per werknemer te raadplegen. Bovendien is de handtekening van uw werknemer niet meer nodig. Elektronisch declareren U zendt de declaraties EVD voortaan elektronisch in. Dit doet u via de button SF/EVD op de homepage van www.bter-bouw.nl of rechtstreeks via https://mijnbter-bouw.nl. Om toegang te krijgen tot het declaratiedeel op de website hebt u een inlogcode en wachtwoord nodig. Die zijn u in de introductiebrief EVD (november 2011) verzonden. Overgangsfase Het blijft voorlopig nog mogelijk om op twee manieren declaraties in te dienen (via de post of elektronisch). In de loop van 2012 kan dit echter uitsluitend nog elektronisch. Besteedt u uw administratie uit aan een administratiekantoor, informeer het kantoor dan ook over de gewijzigde declaratieprocedure. Grote aanleveringen Cordares onderzoekt momenteel de mogelijkheden om grote aanleveringen via een XML bestand elektronisch aan te leveren. Als aanlevering via XML mogelijk is publiceren we dat in de Cordares Post. Informatie voor werknemers Alle 55+ bouwplaatswerknemers ontvangen 1 x per jaar een informatieve brief met de door u voor hen gedeclareerde EVD. Vragen Als u na het lezen van de handleiding toch nog vragen hebt, kunt u contact opnemen met het Callcenter van het Aanvullingsfonds, telefoon 020 583 45 30. Handleiding Extra Verlofdagen 3
1. Inloggen op Mijn BTER Om Extra Verlofdagen (EVD) te kunnen invoeren/raadplegen logt u in op de website van Mijn BTER: https://mijnbter.bter-bouw.nl Op het inlogscherm moet de gebruikersnaam en wachtwoord ingevoerd worden. Deze kunt u terug vinden op de door Cordares aan u verzonden brief. Let op: het wachtwoord is hoofdletter gevoelig. Tevens zal een controlecode opgevoerd moeten worden. Wanneer u uw wachtwoord vergeten bent klikt u op: Wachtwoord vergeten? U krijgt per mail uw nieuwe wachtwoord toegestuurd. Handleiding Extra Verlofdagen 4
2. Wijzigen accountgegevens Via de knop account kunt u uw wachtwoord en e-mailadres aanpassen. Handleiding Extra Verlofdagen 5
3. Extra Verlofdagen (EVD) U kunt op www.mijnbter.bter-bouw.nl EVD declaraties indienen en raadplegen. Ook kunt u op werknemersniveau bekijken, welke EVD dagen zijn opgenomen en nog opgenomen kunnen worden. 4.1 Opvoeren nieuwe declaratie. Voor het opvoeren van een nieuwe declaratie moeten de volgende stappen gezet worden. Ga naar: Extra Verlofdagen -> Nieuwe declaratie of Extra Verlofdagen -> Declaratieoverzicht -> Toevoegen nieuwe declaratie Er wordt een nieuwe declaratie aangemaakt inclusief een declaratienummer. Kies voor: Toevoegen nieuw item Voer het registratienummer in of het Burger Service Nummer. De naam wordt automatisch opgehaald. Is dit echt de persoon waarvoor u wilt declareren? Voer de verlofdatum in en vink de halve dag aan indien het een halve dag betreft. Druk op de knop: Invoegen Herhaal dit net zo vaak totdat u alle werknemers en alle verlofdagen hebt ingevoerd. Als alle declaraties zijn toegevoegd kan de declaratie worden ingediend met de knop Indienen. Let op: indien een declaratie na 24 uur niet is ingediend zal deze uit het systeem verwijderd worden en zal de gehele declaratie opnieuw moeten worden ingevoerd. Handleiding Extra Verlofdagen 6
Er kunnen een aantal foutmeldingen getoond worden indien u een declaratie wilt toevoegen: - De indieningstermijn is verstreken: de verlofdag wordt gedeclareerd na de indieningstermijn van 6 maanden. U kunt deze verlofdag niet meer declareren. - De extra verlofdag is geen werkdag: de verlofdag is een feestdag, zaterdag of zondag is. - CAO Bouw is op u niet van toepassing: U valt niet onder de CAO Bouw - Geen dienstverband bekend op verlofdatum: de opgegeven werknemer heeft op de verlofdatum geen dienstverband met u. - De extra verlofdag is reeds gedeclareerd - De achterstandstermijn voor premiebetaling is verstreken: Er is tot verlofdatum een premieachterstand van meer dan 99 dagen. Als u alle premies hebt betaald, kunt u alsnog de verlofdag declareren. - Werknemer valt niet onder CAO Bouw. - Werknemer is jonger dan 55 jaar. Pas vanaf 55 jaar is er recht op EVD. - Uurloon hoger dan max uurloon - U bent failliet op de ingevoerde verlofdatum - U bent gestaakt op de ingevoerde verlofdatum - Max opneembare dagen is bereikt : Voor deze werknemer is het max opneembare dagen bereikt. U kunt het saldo van de nog op te nemen dagen terug vinden in het overzicht: uitbetaalde en nog op te nemen vrije dagen. - Werknemer is een DGA : Voor de DGA is er geen recht op een vergoeding van de EVD. - Technisch probleem. Neem contact op met Cordares Bij een foutmelding kan de opgegeven verlofdatum niet worden gedeclareerd. De ingevoerde gegevens kunnen worden geannuleerd door op Annuleren te klikken. Een aantal voorbeelden van foutmeldingen: Handleiding Extra Verlofdagen 7
4.2 Aanhouden Bij het invoegen van een declaratieregel kunt de volgende melding krijgen. LET OP: de gehele declaratie zal worden aangehouden omdat u een declaratieregel toevoegt die moet worden aangehouden. Er zijn twee situaties waarbij de declaratie wordt aangehouden. - Premieachterstand: er is een premieachterstand, maar de achterstandtermijn (van 99 dagen) is nog niet verstreken - Loongegevens niet bekend: er zijn helemaal geen loongegevens voor deze werknemer bekend. Wij adviseren u om de loongegevens/premies alsnog zo spoedig mogelijk aan te leveren/te betalen zodat de declaratie goedgekeurd kan worden. De declaraties die worden aangehouden worden periodiek gecontroleerd en kunnen: - Alsnog worden goedgekeurd (loongegevens/premies zijn binnen); - Alsnog worden afgekeurd (de achterstandstermijn is verstreken). Indien één declaratieregel, die moet worden aangehouden aan een declaratie wordt toegevoegd wordt de gehele declaratie aangehouden. Wij adviseren u daarom ook om de declaratieregel die aangehouden wordt te verwijderen (dit kan alleen als de declaratie nog niet is ingediend) en in een aparte declaratie op te voeren en in te dienen. 4.3 Declaratieoverzicht Voor het ophalen van het declaratieoverzicht zet u de volgende stappen Ga naar: Extra Verlofdagen -> Declaratieoverzicht In het EVD Declaratieoverzicht kunt u de door u opgevoerde declaraties raadplegen. Tevens kunt u de nog niet ingediende declaraties indienen, bewerken of verwijderen (tot 24 uur nadat deze is opgevoerd, maar nog niet is ingediend). In het declaratieoverzicht is te zien: - wat de status is van een declaratie; - of de declaratie betaald is en zo ja wanneer; - of er spraken is van premieachterstand. Deze declaratie wordt aangehouden. Handleiding Extra Verlofdagen 8
U kunt binnen het declaratieoverzicht snel een selectie maken op een van de kolommen door in de kolom op het Filter teken te klikken. U kunt de inhoud van al ingediende declaraties raadplegen door op de knop tonen te klikken. Handleiding Extra Verlofdagen 9
De betaaldspecificaties van declaraties die reeds betaald zijn kunnen via de knop betaalspecificaties worden opgehaald. Handleiding Extra Verlofdagen 10
4.4 Overzicht: uitbetaalde en nog op te nemen vrije dagen Per werknemer kunt u het saldo-overzicht van de nog op te nemen en uitbetaalde vrije dagen raadplegen. Voor het ophalen van het saldo-overzicht moeten de volgende stappen gezet worden. Ga naar: Extra Verlofdagen -> Uitbetaalde en nog op te nemen vrije dagen Voer het registratienummer of BSN in van de werknemer en druk op zoek. Handleiding Extra Verlofdagen 11