Handleiding voor scholen
1. Voor wie is deze handleiding bestemd? Deze handleiding is bedoeld voor de projectcoördinatoren, de budgethouders en de docenten van de scholen voor voortgezet onderwijs die deelnemen aan de CJP Cultuurkaart. De handleiding bevat drie belangrijke onderdelen: Hoe meldt de school zich aan? Hoe worden de gegevens van leerlingen en docenten aangeleverd? Hoe worden beheer- en betaalhandelingen verricht? De voorwaarden voor deelname zijn vastgelegd in Algemene Voorwaarden CJP CJP Cultuurkaart 2012-2013 Inhoud 1. Voor wie is deze handleiding bestemd?... 2 2. Hoe meldt de school zich aan?... 3 3. Hoe worden de gegevens aangeleverd?... 7 4. Hoe wordt het tegoed beheerd en uitgegeven?... 26 2
2. Hoe meldt de school zich aan? CJP verstuurd vanaf half mei de oproep aan de directie en de budgethouder van het lopende Cultuurkaartjaar om de school aan te melden voor de CJP Cultuurkaart. Hiervoor worden login-gegevens verstrekt waarmee kan worden ingelogd op: www.cultuurkaart-info.nl 2.1 Aanmelden stap voor stap Pagina 1: Inloggen Vul hier de aanmeldgegevens in die u in de brief zijn toegestuurd. Pagina 2: aanvullen ordergegevens School Controleer of alle gegevens zijn ingevuld en vul eventueel aan, of wijzig de gegevens van de school. Let op: vanaf augustus kunnen de leerling- en docentgegevens worden aangeleverd. Daarna ontvangt de school een factuur. Geef hier aan als het factuuradres afwijkend is. De CJP Cultuurkaarten worden in dozen op de school afgeleverd. Op het afleveradres zal dus iemand aanwezig moeten zijn om de pakketten in ontvangst te nemen. Als dit een ander adres is dan erboven vermeld, geef dit dan aan bij afleveradres afwijkend. 3
Aanvullen ordergegevens directie/bevoegd gezag De aanvraag CJP Cultuurkaart dient door, of in opdracht van, het bevoegd gezag van de school te worden gedaan. Hieronder worden de gegevens van de rector, conrector, adjunct-directeur of de centrale directeur ingevuld. Controleer het juiste e-mailadres! Aanvullen ordergegevens projectcoördinator De projectcoördinator is verantwoordelijk voor de praktische taken rondom de Cultuurkaart zoals aanleveren leerling- en docentgevens en de interne distributie van de pakketten binnen de school. Aanvullen ordergegevens budgethouder Controleer het juiste e-mailadres! De budgethouder is verantwoordelijk voor het beheer van de Cultuurkaart-tegoeden. De budgethouder beheert de schoolpas. Controleer het juiste e-mailadres! 4
Invullen hoe de school gebruik gaat maken van de CJP Cultuurkaart Vul hier in hoe de school deel wil gaan nemen aan de CJP Cultuurkaart. Als de school meedoet met de Cultuurkaart wordt minimaal aangevraagd: CJP Cultuurkaarten voor alle leerlingen met hier op 5,- extra tegoed op de individuele kaart. ( kosten 2 euro administratiekosten per leerling). Daarnaast kan de school een keuze maken in: De school stelt via de Cultuurkaart 10,- per leerling, voor alle leerlingen van de school, beschikbaar voor culturele activiteiten (de 5,- extra tegoed van alle leerlingen kan dan bij het schooltegoed gestort worden). De school stelt via de Cultuurkaart 10,- per leerling beschikbaar in een beperkt aantal klassen voor culturele activiteiten. (de 5,- extra tegoed van de leerlingen in een beperkt aantal klassen kan bij het schooltegoed gestort worden). Door een realistische schatting op te geven van het aantal leerlingen kunnen wij u goed inzicht bieden in 2.2 de te verwachten Combipas De kosten combipas voor de is een combinatie Cultuurkaart van 2012- de CJP 2013 2.3 Combikaart De combikaart is een combinatie tussen de CJP Cultuurkaart en een leerlingpas. Waarmee de kaart ook gebruikt kan worden als een persoonlijk identificatie-, registratie- en/of betaalmiddel. Door middel van de op school beschikbare techniek kan de pas voorzien worden van chip, magneetstrip of barcode. Hierdoor kan de leerling met de pas ook gebruik maken van uiteenlopende diensten in de school. Denkt u bijvoorbeeld aan: Toegang tot de school Betalen in de kantine als kantinepas Betalen bij (drank)automaat Lenen van boeken in de school- of gemeentebieb Of voor het openen van de lockers. In dit venster geeft u aan of uw school de CJP Cultuurkaart ook als combipas wilt gebruiken. 5
2.4 Afronden Ga akkoord met de voorwaarden en klik op de bevestigingsknop. Vervolgproces na het aanmelden van de school Na het versturen van het formulier: CJP verwerkt de aanvraag Binnen 5 dagen wordt de bevestiging gestuurd aan: directie, projectcoordinator en budgethouder De projectcoördinator ontvangt in augustus de oproep en de handleiding om leerling- en docentgegevens aan te leveren. 6
3. Hoe worden de gegevens aangeleverd? Het aanleveren van de leerling- en docentgegevens Nadat de school zich heeft aangemeld voor de CJP Cultuurkaart ontvangt de projectcoördinator een oproep om de leerling- en docentgegevens aan te leveren. Hiervoor worden login-gegevens via de e-mail verstrekt. De website waarop de gegevens kunnen worden aangeleverd is: www.cultuurkaart-info.nl De budgethouder van de school ontvangt een reminder. De school is verantwoordelijk voor het aanleveren van de correcte gegevens die nodig zijn om voor de leerlingen en voor de docenten CJP Cultuurkaarten te kunnen maken en tegoeden beschikbaar te stellen. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe de gegevens bij CJP moeten worden aangeleverd. Let op! De gegevens van alle leerlingen dienen te worden aangeleverd! Alle leerlingen krijgen een nieuwe pas. De handelingen die u online moet verrichten worden met een vink en vetgedrukt in deze handleiding aangegeven. 3.1 Hoe werkt het aanleveren? Na het inloggen kan de projectcoördinator de nieuwe gegevens aanleveren de status van eerder aangeleverde gegevens bekijken aanpassen of annuleren. De gegevens worden door de Cultuurkaart-adminstratie gecontroleerd en verwerkt. Gegevens die per post of per e-mail gestuurd worden kunnen niet in behandeling genomen worden. Let op! Als u meer dan een half uur niets op de site heeft gedaan, wordt de verbinding om veiligheidsredenen automatisch verbroken. Als dit is gebeurd, kunt u zich eenvoudig opnieuw aanmelden. De reeds aangeleverde gegevens blijven bewaard. 3.2 Hoe veilig zijn mijn gegevens? Onderin uw scherm staat een gesloten slotje. Als u hierop dubbelklikt, krijgt u de gegevens te zien van het certificaat. Als hier staat: 'uitgegeven aan www.cultuurkaart-info.nl', weet u dat u een beveiligde verbinding heeft met de site van CJP. 3.3 Digitaal aanleveren Aanleveren via internet gaat veilig, snel en eenvoudig. Stapsgewijs wordt u met deze handleiding door de procedure geleid en vergissingen worden zoveel mogelijk direct gemeld, zodat u deze direct kunt corrigeren. In de helpteksten staat precies wat u kunt verwachten bij het aanleveren. De aanleverwebsite: www.cultuurkaart-info.nl 7
3.4 Aanleveren voorbereiden Mogelijke handelingen op de site Op de site kunnen verschillende handelingen verricht worden: Nieuw docenten- en leerlingenbestand aanleveren. Alleen nieuwe docentengegevens aanleveren. Alleen leerlingengegevens aanleveren. Gegevens wijzigen Status van aangeleverde bestanden bekijken. U kunt alle gegevens in één keer aanleveren, maar u kunt ook gefaseerd gegevens aanleveren. Elke keer als u gegevens of wijzigingen via de website opstuurt naar CJP, wordt dit geregistreerd. De datum geeft aan wanneer CJP de gegevens heeft ontvangen en de status geeft aan wat er mee is gebeurd. 3.5 Welke gegevens? De gegevens die aangeleverd moeten worden zijn Schoolgegevens Opleidingsniveaus Leerlinggegevens Docentgegevens Naam school Vmbo Naam Naam Naam locatie/nevenvestiging Havo E-mailadres E-mailadres Vestigingsadres Vwo ( = ook gymnasium en atheneum ) Adres Geslacht Postcode, Plaats Vso Postcode, Plaats Geboortedatum Brinnummer (evt. aangevuld met tweecijferige locatiecode) Pro (= ook lwoo) geboortedatum Vak / functie Aantal leerlingen Aantal docenten Geslacht Leerjaar Opleidingsniveau Klasnaam Daarnaast moet er tijdens het aanlevertraject worden aangegeven. Voor welke klassen een extra budget beschikbaar is Hoe de 5 euro bonus in deze klassen ingezet gaat worden (individueel of collectief) Overleg dit met de budgethouder! 8
3.6 Hoe bereid ik een bestand voor? De meeste Nederlandse scholen in het voortgezet onderwijs maken gebruik van een van onderstaande administratieprogramma s. Per systeem staat aangegeven hoe u de gevraagde gegevens aan kunt leveren. Als uw school geen gebruik maakt van genoemde programma s kunt u de leerlingengegevens aanleveren in Excel of ASCII-formaat. (zie pagina 5: overige bestanden aanleveren) Er kan maar 1 bestand per sessie aangeleverd worden. Om te voorkomen dat u meerdere keren moet inloggen kunt u alle leerlingen van de hele school in 1 bestand zetten. Als u ervoor kiest meerdere bestanden aan te maken (bijvoorbeeld per leerjaar), zult u net zo vaak moeten inloggen als het aantal bestanden dat u aanmaakt. Magister a. Klik op de Magisterbalk 'leerlingen' b. Druk op de knop 'Export' c. Kies vervolgens voor overige instanties en selecteer CJP d. Selecteer de leerlingen die u wilt exporteren e. Druk op enter, de export is voltooid f. U kunt nu het bestand via onze internet-site www.cjp Cultuurkaart-info.nl versturen. @VO a. Open het document Export CJP.REP b. U kunt de gegevens zoals door CJP gevraagd opmaken in het rapport met nummer 7114 c. Bewaar het bestand als type TEKST (Opslaan als ) d. U geeft het bestand een naam. Bijvoorbeeld 'Leerlingnaamschool' en sla het op. Schoolfact Uw school maakt gebruik van schoolfact (inclusief update 579): a. U kunt de gegevens zoals door CJP gevraagd opmaken in het rapport met nummer 3085. b. U geeft het bestand een naam. Bijvoorbeeld 'Leerlingnaamschool' en sla het op. Schoolplus a. Open de module leerlingenadministratie b. Klik op de verplaatsingsopties c. Klik op externe koppelingen d. Klik op export CJP/CKV e. Selecteer de leerlingen die u wilt exporteren 9
3.7 Overige bestandstypen van aanlevering ASCII-bestand U dient het bestand de volgende naam mee te geven: LEERLING.ASC Het bestand moet in onderstaande volgorde aangeleverd worden, volgens genoemde specificaties. De gegevens per leerling (zie hieronder) plaatst u naast elkaar. De volgorde van de gegevens en vaste veldlengtes per leerling Kolom Gegevens Lengte Toelichting 1 Voorletters 10 Bijvoorbeeld: J.H. 2 Roepnaam 10 Bijvoorbeeld: Jan 3 Tussenvoegsels 7 Bijvoorbeeld: van / in 't / den 4 Achternaam 30 Bijvoorbeeld: Janssen 5 Straat 25 Zonder huisnummer 6 Huisnummer 5 alleen numeriek 7 Huisnummer toevoegsels 7 Bijvoorbeeld: A, B, 3 HOOG 8 Postcode 6 Bijvoorbeeld: 1234AB 9 Plaatsnaam 25 10 Geboortedatum 8 JJJJMMDD (J = Jaar, M = Maand, D = Dag) 11 Geslacht 1 M = Man, V = Vrouw O = Onbekend 12 Soort school 1 M = VMBO, H = HAVO, V = VWO, S = VSO, P = PABO en K = PRO 13 Klas 10 Bijvoorbeeld 4A, 4B 14 Leerlingnummer 10 Bijvoorbeeld 2222 15 E-mailadres 50 Bijvoorbeeld naam@domeinnaam.nl 10
EXCEL-bestand U dient het bestand de volgende naam mee te geven: LEERLING.XLS Het bestand moet in onderstaande volgorde aangeleverd worden, volgens genoemde specificaties. De gegevens per leerling (zie hieronder) plaatst u naast elkaar. De volgorde van de gegevens en vaste veldlengtes per leerling Kolom Gegevens Lengte Toelichting A Voorletters 10 Bijvoorbeeld: J.H. B Roepnaam 10 Bijvoorbeeld: Jan C Tussenvoegsels 7 Bijvoorbeeld: van / in 't / den D Achternaam 30 Bijvoorbeeld: Janssen E Straat 25 Zonder huisnummer F Huisnummer 5 alleen numeriek G Huisnummer toevoegsels 7 Bijvoorbeeld: A, B, 3 HOOG H Postcode 6 Bijvoorbeeld: 1234AB I Plaatsnaam 25 J Geboortedatum 8 JJJJMMDD (J = Jaar, M = Maand, D = Dag) K Geslacht 1 M = Man, V = Vrouw O = Onbekend L Soort school 1 M = VMBO, H = HAVO, V = VWO, S = VSO, P = PABO en K = PRO M Klas 10 Bijvoorbeeld 4A, 4B N Leerlingnummer 10 Bijvoorbeeld 2222 O E-mailadres 50 Bijvoorbeeld naam@domeinnaam.nl 3.8 Verdere voorbereiding voor het aanleveren Noteer de afzonderlijke opleidingsniveaus (bv. VWO, HAVO, ) van de leerlingen die u gaat aanmelden. "Zie stap 2". Verzamel de benodigde gegevens van alle docenten waarvoor u een docentenkaart wilt aanvragen. Een docentenpas wordt alleen aangemaakt als alle gegevens aangeleverd zijn. 11
3.9 Online aanleveren per scherm Scherm: Inloggen Op www.cultuurkaart-info.nl De inlogcodes voor de aanleverwebsite van CJP Cultuurkaart worden vanaf half augustus per mail naar de projectcoördinator gestuurd. Vul het login-nummer en het wachtwoord en klik op login Scherm: Kies een vestiging Selecteer een vestiging Na de inlog moet u de vestiging selecteren waarvoor u gegevens wilt aanleveren. De vestigingen zijn gekoppeld aan uw login-naam en wachtwoord. Het aanleveren gaat per vestiging. Als u als projectcoördinator verantwoordelijk bent voor meerdere vestigingen moet u per vestiging terug gaan naar dit scherm. Scherm: Kies een vestiging: gegevens controleren 12
Controleer de gegevens van de vestiging. Als de gegevens niet kloppen kunt u op de link in de tekst klikken en in het formulier de wijziging doorgeven. U kunt daarna doorgaan met het aanleveren van de gegevens. Scherm: aanleveren Kies een knop Als u voor het eerst inlogt en er nog geen gegevens zijn aangeleverd klikt u op nieuwe invoer en begint u gewoon bij Stap 1. Als u eerder gegevens heeft aangeleverd en u wilt de status ervan bekijken klikt u op 'Status aanmelding'. 13
Scherm : Statusoverzicht U kunt eerder aangeleverde leerlingenbestanden beperkt aanpassen zolang de gegevens nog niet verwerkt zijn. De kleuren op het scherm geven aan wat de status van het bestand is Rood: de aanmelding is onderbroken of niet afgemaakt. U kunt de aanmelding nog aanpassen, afronden of annuleren Oranje: De aanmelding is vóór stap 7 geannuleerd. U kunt de aanmelding niet meer opnieuw activeren/aanpassen Groen: De aanmelding is compleet en door CJP verwerkt Grijs: de aanmelding is door u afgerond kan niet meer worden gewijzigd- en is door CJP in behandeling genomen. De aanmelding kan nog worden afgewezen Keuzes hierna: Knop 'selecteer' U kunt de reeds aangeleverde gegevens selecteren om aan te passen. Knop 'annuleer' U kunt de reeds aangeleverde gegevens annuleren. De geannuleerde regel zal dan rood kleuren. Als de gegevens overgezet zijn voor verwerking is het niet mogelijk om de gegevens te annuleren. Inzien U kunt de reeds aangeleverde bestanden bekijken Nieuwe Invoer ga naar het scherm om nieuwe gegevens in te voeren. 14
Scherm: Schoolgegevens Stap 1: Als de getoonde schoolgegevens niet juist zijn, klik op de link boven de naam van de school Stap 2: Vul het aantal leerlingen en docenten dat totaal wordt aangeleverd in en geef aan welke opleidingsniveaus er op uw school aanwezig zijn. Mogelijkheden hierna 1. Doorgaan Naar stap 3. Uw eventuele aanpassingen worden uitgevoerd. 2. Afbreken Als u wilt stoppen, kunt u met uw muis op het kruisje rechtsboven ('afsluiten) klikken. Uw wijzigingen komen dan te vervallen. 15
Scherm: Docentenpassen aanvragen Stap 3 U kunt voor alle medewerkers van uw school een CJP/BCA docentenpas aanvragen. De volgende gegevens moeten worden verstuurd: Voorletters: verplicht. Voorletters van de docent. Voornaam: verplicht. Roepnaam voluit. Tussenvoegsel: optioneel. Tussenvoegsel tussen voor- en achternaam (van, de, van der ) Achternaam: verplicht. Achternaam van de docent. E-mail adres: verplicht. E-mail adres van de docent. Geboortedatum: verplicht. De geboortedatum van de docent Geslacht: verplicht. Man of vrouw. Keuze door met muis op pijltje te klikken. Functie/vak: niet verplicht. Vul in welke functie de persoon bekleedt en/of welk vak hij/zij doceert. 16
De keuzes: Knop: aanvragen per pas Uitleg op pagina 12 Vul per docent alle gegevens in en klik op 'Aanvragen docentenpas'. De ingevulde gegevens verschijnen in het overzicht onder het invulvak. U kunt deze stap herhalen voor meerdere passen. Knop: aanvraag Excel-upload Uitleg op pagina 13 In één keer alle docenten met een Excelsheet. Wanneer u Excel gebruikt, dan moet dit voldoen aan bepaalde eisen. Het formaat van het bestand en de eisen zijn in de tabel op de volgende pagina gespecificeerd. Nadat u docentgegevens heeft aangeleverd verschijnt een lijst. Daarna De Keuzes Knop: Doorgaan U gaat verder met de procedure en gaat naar stap 4: leerlinggegevens aanleveren Knop Alleen docentenpassen aanvragen Als u in deze sessie alleen docentenpassen wilt aanvragen en geen leerlingenbestand wilt aanleveren, bent u klaar met aanleveren en kunt u de procedure nu afronden. Er worden dan alleen passen voor docenten aangevraagd. 17
Scherm: Docentenpassen aanvragen; aanvraag per pas Vul het formulier per docent in. Als u meerdere docenten wil opvoeren drukt u na het invullen steeds op de knop aanvagen docentenpas 18
Scherm: Docentenpassen aanvragen; aanvraag via Excel Klik op bladeren om het bestand met docentgegevens op uw eigen computer te zoeken. Het bestand moet volgens onderstaand format zijn opgemaakt: U kunt zowel de oudere Office 2003 als de nieuwe Office 2007 of 2010 versies van Excel aanbieden. Kolom Voornaam Voorletter Tussenvoegsel Achternaam Email Geboorte Geslacht Opt in Functie/vak Naam Datum Max 40 10 15 40 60 10 1 Ja/nee 40 tekens toelichting Bijvoorbeeld: Jan Bijvoorbeeld: J.H. Bijvoorbeeld: Janssen Bijvoorbeeld: van / in 't / den In het formaat: dd-mmjjjj M = Man, V = Vrouw Klik op importeren als het goede bestand in het selectievakje staat Wil de docent extra nieuws ontvangen Daarna De Keuzes Knop: Doorgaan U gaat verder met de procedure en gaat naar stap 4: leerlinggegevens aanleveren (pagina 15) Knop: Alleen docentenpassen aanvragen Als u in deze sessie alleen docentenpassen wilt aanvragen en geen leerlingenbestand wilt aanleveren, bent u klaar met aanleveren en kunt u de procedure nu afronden. Er worden dan alleen passen voor docenten aangevraagd. 19
Scherm: Overschrijden docentenbestand In dit scherm geven we aan als het aantal aangeleverde docenten afwijkt van het eerder opgeven aantal. De afwijking heeft geen gevolgen voor de aanmelding. We maken u er slechts op attent 20
Scherm: leerlingbestand uploaden Stap 4: Tijdens de voorbereiding heeft u nauwkeurig uitgezocht welke leerlingen u gaat aanleveren. Met behulp van uw standaardpakket (Magister,Schoolfact, Schoolplus of Asis2000); Microsoft Excel of soortgelijk pakket heeft u een bestand gemaakt met de leerlingengegevens die u wilt aanleveren. Dit bestand heeft u een naam gegeven (bv. leerling) en een plaats (map) op schijf. (zie ook: hfst 2: aanleveren voorbereiden). Per aanmelding kunt u slechts één leerlingenbestand aanleveren. Als u meerdere leerlingenbestanden wilt aanleveren moet u dus meerdere keren inloggen. Selecteer het bestand: Bladeren Met de functie 'bladeren' komt u in het bestandsoverzicht van uw eigen computer terecht. U gaat nu naar de map, waar het leerlingenbestand staat. Als u het bestand gevonden heeft, klikt u op dit bestand en vervolgens op openen en het bestand wordt voor u geselecteerd. Klik op opslaan Als het juiste bestand in het selectievenster staat 21
Scherm: Controleer de gegevens Stap 5 Het bestand dat u heeft opgestuurd is gelezen en wordt getoond. De keuzes: Terug naar stap 4 Als er gegevens niet correct zijn kunt u terug naar stap 4. U kunt dan een ander aangepast bestand uploaden Doorgaan stap 6 als gegevens correct zijn kunt u klikken op doorgaan 22
Scherm: Klascodering Stap 6 Vul tabel aan/in De gegevens die in uw bestanden staan moeten matchen met de namen en termen die CJP hanteert vandaar dat wij u hier vragen gegevens te verrijken.! Daarnaast geeft u in dit venster aan voor welke klas er extra budget door de school beschikbaar wordt gesteld. Dit is een bedrag van minimaal 10 euro. Voor de klassen waarin dit gebeurd wordt de extra 5 euro vanzelf ook naar het klassikale tegoed verplaatst TENZIJ u hier aangeeft dat de leerling dit zelf mag besteden. Klasnaam: dit is de codering van de school, zoals deze in het bestand staat. Aantal leerlingen: dit is het aantal leerlingen per klascodering van de school. Leerniveau: opleidingscodering zoals gebruikt wordt door de school. Leerjaar: Het leerjaar waarin de leerling zich bevindt. met klassikaal schoolbudget: zet een vink als voor deze klas een bijdrage school beschikbaar wordt gesteld Hoogte bijdrage school: dit is het bedrag dat bij de aanmelding is opgegeven 5.- op individuele leerlingkaart: hier een vink als de extra bijdrage van 5,- door de leerling zelf besteed mag worden Klasbudget: geeft het totaalbedrag klassikaal tegoed per leerling in die klas Bedrag op de leerlingkaart: totale bedrag dat de leerling zelf mag besteden Klik op Doorgaan Als de invoer voldoet aan de controles, dan gaat u naar het klascodering overzicht. Anders worden de redenen van afkeuren getoond. 23
Scherm: Overzicht totalen Stap 6 In dit scherm staat een beknopt overzicht van de data die is aangeleverd en de kosten voor de school. Uitleg tabel Soort Order Upload Afwijking aanlevering tov aanmelding Welke personen zijn opgevoerd Het aantal dat bij de initiële aanmelding als schatting is opgegeven Het totaal aantal uit alle aanleversessies dat tot nu toe is opgegeven Het % afwijking van vorig 2 kolomen Huidige batch Aantal dat is opgegeven in de sessie waarin nu gewerkt wordt bedrag Kosten per deelnemer De keuzes Terug Indien u niet akkoord bent dan kunt u terug naar de invoer. Bevestig aanlevering en doorgaan Als u akkoord bent met uw invoer kunt u doorgaan naar het einde. Alle gegevens zijn ontvangen en worden verder verwerkt. 24
Scherm: einde aanleveren Stap 7 De keuzes Knop: Naar overzicht aangeleverde gegevens U komt weer in scherm statusoverzicht (pagina 9) Knop: afsluiten Sluit het hele aanleverproces af. U kunt altijd weer opnieuw inloggen voor een nieuwe sessie. 25
4. Hoe wordt het tegoed beheerd en uitgegeven? Het Cultuurkaart-tegoed komt vrij zodra de school de factuur voldaan heeft. Op dat moment kan de budgethouder het tegoed gaan beheren en uitgeven. De budgethouder heeft een schoolpas ontvangen met inloggegevens voor de budgethouderswebsite. www.cjp.nl/budgethouder. Als er meerdere personen verantwoordelijk zijn voor het uitgeven van het Cultuurkaart-tegoed kunnen de inloggegevens uitgewisseld worden. 4.1 Inloggen De inloggegevens voor de budgethouder-site zijn samen met de pas via de post toegestuurd. Vul de gegevens in Menu na het inloggen: Uitloggen Wachtwoord wijzigen Klassenbudget Schoolbudget Overzicht weborders Weborder goedkeuren Uitloggen uit de vestiging Wijzig het wachtwoord Overzicht van de verdeling van budgetten en de transacties per klas Overzicht van budgetten en transacties van de hele vestiging Overzicht en status van door instellingen aangemaakte weborders Door culturele instelling aangemaakte weborders goedkeuren 26
4.2 Klassenbudget In het klassenbudget is terug te vinden hoe het beschikbare Cultuurkaart-tegoed is opgebouwd en welke bedragen besteed zijn.! LET OP: tegoed komt pas vrij na betaling van de factuur. Per klas kan de status van het Cultuurkaart-tegoed bekeken worden. Ondanks dat activeren niet meer verplicht is, kan de budgethouder wel bijhouden hoeveel leerlingen de CJP Cultuurkaart geactiveerd hebben. Gestort klassikaal budget is wat er totaal voor de klas klassikaal initieel beschikbaar is. Gestort leerlingkaarten is het bedrag dat beschikbaar is op de individuele kaart van de leerlingen. Bij restant budget wordt aangegeven wat nog uitgegeven kan worden. De knop Budgetverloop geeft een gedetailleerd overzicht van af/bij van het Cultuurkaart-tegoed. 27
Als er Cultuurkaart-tegoed besteed is, kan er via besteed via weborders of besteding door leerlingen direct naar het detailoverzicht van de bestedingen geklikt worden. 28
4.3 Schoolbudget In het overzicht van het schoolbudget staan alle klassen van de vestiging. Door op de klasnaam te klikken, komt u in het overzicht klassebudget terecht. 29
4.4 Overzicht weborders Een weborder wordt door een culturele instelling aangemaakt. De instelling heeft hiervoor uw Schoolpasnummer en uw email-adres nodig. Alle weborders die worden aangemaakt komen in dit overzicht terug. Onder status order wordt aangegeven waar de weborder zich bevindt. Als er staat Order bevestiging verzonden door acceptant, betekent dit dat de budgethouder nog niets met de weborder gedaan heeft. Deze moet worden goedgekeurd (of afgekeurd als de order niet correct is). Klikken op het export -symbool rechtsonder, genereert een Excel-overzicht van alle weborders. Door op de naam van de instelling in de eerste kolom te klikken verschijnt een gedetailleerd overzicht van de betreffende order. 30
4.5 Weborder goedkeuren Als er door de culturele instelling een weborder is aangemaakt dient deze door de budgethouder te worden afof goedgekeurd. Graag afkeuren als de weborder niet correct of ten onrechte is aangemaakt. Door de weborder goed te keuren wordt de transactie definitief en wordt uw Cultuurkaart-saldo belast met het opgegeven bedrag. Na de klik op goedkeuren wordt u door een aantal invulvensters geleid, waarin u dient aan te geven welke doelgroep(en) aan de activiteit hebben deelgenomen. Hoe gedetailleerder u dit invult, hoe uitgebreider wij u kunnen informeren over hoe Cultuur-educatie bij u op school gefinancierd wordt. Stap 1: opgeven van de doelgroep. Stap 2: in welke leerjaren bevindt de doelgroep zich? 31
Stap 3: Welke klassen hebben meegedaan? Doorloop alle stappen. Na controle van de gegevens klik op opslaan. 32