RAADSVOORSTEL Vergadering d.d.: 10/19 juni /3 juli 2008 agendanummer: Onderwerp: Implementatie BAG in de gemeente Woensdrecht Portefeuillehouder: M. P. Groffen datum: 26 mei 2008 Samengevat voorstel 1. Een krediet van 196.350,-- (incl. ob.) beschikbaar te stellen ten behoeve van de 2. Een egalisatiereserve BAG te vormen, ten laste van de algemene 3. Het investeringsbedrag van 167.978,-- (excl. ob.) te activeren en de kapitaallasten te 4. In verband met de aanschaf van de software, de post onderhoud software Inleiding: Op 1 juli 2009 MOETEN alle Nederlandse gemeenten de basisregistratie adressen en gebouwen (=BAG) geïmplementeerd hebben. Hiervoor dient er nog ontzettend veel werk te gebeuren. In een eerder stadium (2006/2007) zijn er al kredieten gevoteerd en afgeroepen voor de aanschaf van software en implementatie van de basisregistratie adressen tot een bedrag van 112.500,-- (incl. ob.). De werkzaamheden daarvoor zijn nog in volle gang. Naar verwachting zal dat (adressen)gedeelte rond 1 september 2008 afgerond worden. Het nu gevraagde aanvullende krediet is met name voor de gebouwenregistratie. Het uitzoeken van het analoge archief èn dit (gedeeltelijk) omzetten naar een digitale versie vergt het nodige. Een gigantische klus omdat ALLE bouwdossiers vanaf minimaal 1992 nagekeken moeten gaan worden en de relevante informatie overgenomen dient te worden in de gebouwenregistratie. Hier zal ontzettend véél capaciteit in gaan zitten. Intern is deze capaciteit niet voorradig waardoor inhuur noodzakelijk wordt. Naast de vele handjes zal er ook aandacht moeten zijn voor het beschrijven van bijvoorbeeld de werkprocessen, het afstemmen van de werkzaamheden, overleg plegen, harden software implementeren, besluiten opstellen, verschillen wegwerken enz., enz.. Dit zijn werkzaamheden die intern uitgevoerd dienen te worden. In het bijgevoegde plan van aanpak implementatie BAG bij de gemeente Woensdrecht zit een opsomming van de nog uit te voeren activiteiten. Naast uiteraard de wettelijke verplichting tot invoering van de BAG, gaan we hier in de toekomst zeker de vruchten van plukken. Efficiënter en doelmatiger werken werkt in ons aller voordeel. De burger en het bedrijfsleven zijn hier zeker bij gebaat. Immers, niet meer vragen naar de bekende weg is één van de uitgangspunten van het project de Andere Overheid. Gegevens die al bij de overheid bekend zijn dienen meervoudig gebruikt te gaan worden. Kortom, het verminderen van regels 1
voor zowel de burger als het bedrijfsleven! Voordat we zover zijn, zullen we zeker nog wel het nodige werk moeten verzetten. De BAG zal NOOIT klaar zijn!! Wél zal de implementatieperiode (het opzetten van de BAG) zelf op tijd afgerond moeten zijn. In een overleg tussen VROM en de gemeente Woensdrecht is gezocht naar een realistische aansluitdatum. Hierbij zijn we uitgekomen op de maand april 2009 om het implementatietraject af te sluiten en vervolgens over te gaan tot de beheerssituatie. Voorafgaand aan deze aansluiting zit een aansluitingscheck die ca. 3 maanden in beslag neemt. De implementatie van de BAG kent in principe twee sporen. Enerzijds de adressenregistratie en anderzijds de gebouwenregistratie. De adressenregistratie verwachten we rond 1 september 2008 afgerond te hebben. De periode juli - december 2008 is nodig voor de gebouwenregistratie op te zetten. Doel: Het doel is om te voldoen aan de nieuwe landelijke wetgeving, gecombineerd met efficiënter gaan werken. Argumentatie: 1.1 2.1 3.1 Inhuren van capaciteit! Inderdaad. Er gaan gigantisch veel uren zitten in dit project. Het grootste gedeelte zal gaan zitten in het nakijken van de bouwdossiers vanaf (minimaal) 1992. Deze zijn nu nog allemaal analoog en vanuit die dossiers zullen de benodigde gegevens eruit gefilterd moeten worden en ingevoerd worden in de nieuwe software. Hiervoor is een prognose berekening van het Ministerie van VROM uitgevoerd. Deze berekening leverde op dat ruim 2 fte. extra tijdelijk benodigd is!! Die ruimte is niet aanwezig om dit intern op te vangen, vandaar dat inhuren/uitbesteden de enige optie is. 1.2 2.2 3.2 Ook de CAD/GIS omgeving zal aangepast moeten worden! Naast de software voor de invoer (en bijhouden) van de administratieve gegevens zal ook in de geografische (kaart) component voorzien moeten worden. Immers, die geografie maakt een verplicht onderdeel uit van die basisregistratie gebouwen. Dat houdt in dat er extra modulen aangeschaft zullen moeten worden voor Autocad en de te realiseren koppeling naar zowel het administratieve pakket als naar de GIS-omgeving. 4.1 Welke kosten komen jaarlijks terug? De aanschaf van deze nieuwe software brengt ook een stijging van het jaarlijks onderhoud softwarekosten automatisering met zich mee. Daarom dient de post onderhoud software automatisering" (5.016.10.16 / 34.046) in de begroting 2009 verhoogd te worden met Kanttekeningen: Moet het? Ja, het is een wettelijke verplichting om een aantal zaken per 1 juli 2009 geregeld te hebben. Intern is er onvoldoende capaciteit zodat inhuur noodzakelijk is. Middelen: De implementatie van de BAG en het aanpassen van de CAD/GIS omgeving impliceert ondermeer het inhuren van externe capaciteit. Het bedrag wat hiermee gemoeid is, bedraagt 196.350,-- (incl. ob.). Het bedrag wordt gesplitst in de aanschaf van software ( 23.800,--) en de inhuur van derden ( 172.550,--). De kosten voor het inhuren van externe capaciteit worden volgens de BBV voorschriften (=Besluit Begroting en Verantwoording) gezien als kosten van onderzoek en ontwikkeling. 2
Het inhuren van personeel kan niet worden geactiveerd. Dit betekent dat de te maken kosten in één keer moeten worden afgeschreven. De aanschaf van software zal conform de vastgestelde waarderings- en afschrijvingsregels (artikel 10 Financiële verordening gemeente Woensdrecht ) worden afgeschreven in 5 jaar. Voorgesteld wordt: een krediet van 196.350,-- (incl. ob.) beschikbaar te stellen ten behoeve van de een egalisatiereserve BAG te vormen, ten laste van de algemene het investeringsbedrag van 167.978,-- (excl. ob.) te activeren en de kapitaallasten te in verband met de aanschaf van de software, de post onderhoud software Let op, bovenstaande is puur gericht op de implementatie van de BAG. In opdracht van Egem is door een aantal bureau s een macro-economische berekening van de kosten gemaakt. Het resultaat van dit onderzoek heeft geleidt tot een vuistregel in benodigde kosten: de gemiddelde kosten voor realisatie van deze overheidsbouwstenen bedragen voor de eerste 3 jaren totaal ca 50,- per inwoner. Uitgaand van een inwonersaantal van 21.645 inwoners (jan. 2008) is dit voor onze gemeente een geschat totaal investerings bedrag van 1.082.250,--. Hoe we dit totaal bedrag van 1.082.250,-- gaan aanwenden is in onderstaande tabel af te lezen. Hierbij is de huidige inschatting (mei 2008) dat we ca. 40.000,-- eronder zullen blijven. In onderstaande tabel is dus al ingestemd met de eerste schijf van 250.000,--. Verder wordt nu in dit raadsvoorstel 167.978,-- afgeroepen. De overige, hieronder vermelde bedragen voor WaBo, implementatie Mid-office en programma-manager zijn inschattingen. Daar komen nog aanvullende voorstellen voor richting de raad, maar zijn wel onderdeel van het bedrag van 1.082.250,--. In 2007 is door de gemeenteraad al een bedrag van 250.000,- beschikbaar gesteld ten behoeve van digitalisering van de dienstverlening. Voor dit bedrag beogen wij te realiseren: Voorstel Plan van Aanpak Implementatie BAG bij de gemeente Woensdrecht, conform punt 7 B&W voorstel: 167.978,- (excl. OB) voornamelijk t.b.v. inhuur externen, exclusief de interne uren WaBo, nog geen Woensdrechtse cijfers bekend. De gemeente Bunnink (12.000 inwoners) had voor haar dienstverlening een bedrag van ca 200.000,- benodigd èn voor ICT investeringen ca 60.000,-. Dit exclusief de intern benodigde uren. Begroot 250.000,-- 167.978,-- 260.000,-- Implementatie Mid-office 150.000,-- Programmamanager (3 jaar max schaal 11) 216.000,-- Totaal: 1.043.978,-- 3
Aanpak/uitvoering Zie ter inzage gelegd plan van aanpak De invoering van de BAG is een van de 12 E-overheidsbouwstenen uit het programma 'de Andere Overheid'. In dit kader is door Egem-I een macro-economische kostprijsberekening gemaakt. Hieruit is voortgekomen de vuistregel dat implementatie van deze bouwstenen een investering van 50,- per inwoner voor de eerste drie jaren vergt. Mede op basis van deze vuistregel is door de gemeenteraad in november 2007 een eerste bedrag van 250.000,- beschikbaar gesteld. De implementatie van de BAG is een volgende stap in het proces om te komen tot 'de andere overheid'. Communicatie Zie bijgevoegd plan van aanpak Burgemeester en wethouders van Woensdrecht, de secretaris, de burgemeester, Ter inzage: Plan van aanpak implementatie basisregistratie adressen en gebouwen; Besluitvormingsformulier B&W; Besluitvormingsformulier B&W aanvulling; Besluitvormingsformulier B&W aanvulling, Bijlage 1; Besluitvormingsformulier B&W aanvulling, Bijlage 2. 4
RAADSBESLUIT Vergadering d.d.: 19 juni/3 juli 2008 Agendanummer: De raad van de gemeente Woensdrecht, in vergadering bijeen op: 19 juni/3 juli 2008 gelezen het voorstel van Burgemeester en wethouders van 26 mei 2008; b e s l u i t: 1. Een krediet van 196.350,-- (incl. ob.) beschikbaar te stellen ten behoeve van de 2. Een egalisatiereserve BAG te vormen, ten laste van de algemene 3. Het investeringsbedrag van 167.978,-- (excl. ob.) te activeren en de kapitaallasten te 4. In verband met de aanschaf van de software, de post onderhoud software Aldus vastgesteld in de vergadering van 19 juni/3 juli 2008 de raad van de gemeente Woensdrecht, de griffier, de voorzitter, 1