2 B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Ei Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: SO/PO. Auteur : H. Groeneweg. Besproken met portefeuillehouder Q Datum : 14 augustus 2014 Regnr. : 2014/08/000236 Zaaknr. : 2014-004117 Onderwerp: vacature gemeentesecretaris. mandaat portefeuillehouder n Burgemeester datum conform bespreken Wethouder 1 IJ F1" Wethouder 2 Wethouder 3 Raadsbesluit: Actieve informatieplicht raad: 10 paraaf, paraaf Secretaris /712 k3 Leidinggevende Wettelijk kader: Gemeentewet. Gevraagd besluit aan B&W: Te werven conform de bijlagen: interne vacaturetekst en profiel; - De kandidaat tijdelijk, in eigen dienst aan te stellen. Dit kan voor maximaal twee jaar; - In eerste instantie 1 week intern te werven. Daarna, indien aan de orde, extern te werven; De selectiecommissies vorm te geven zoals vermeld in dit advies; - Ter overbrugging van de wervingsperiode de portefeuillehouder P&O een gesprek met de MTleden aan te laten gaan inzake de mogelijkheden een waarnemend gemeentesecretaris te benoemen. Indien dit geen oplossing biedt, een interim-gemeentesercretaris in te huren; - Indien voor inhuur wordt gekozen het aanbestedingsbeleid te volgen. Het besluit heeft wel financiële consequenties. Deze zijn toegelicht in het advies. Voor het genomen besluit, raadpleeg de besluitenlijst van B&W. Openbaarheid : ja Toelichting: 1/6
Consequenties: Financieel:ja Personeel: ja Juridisch: nee Facilitair: nee Communicatie: ja WKPB: nee Advies ingewonnen bij: OR: voor advies, zie bijlagen. RIJK: n.v.t. Overig: n.v.t. Consequenties zijn in het advies toegelicht Bijlagen: profiel, tekst voor interne werving en schrijven OR. 1. Bestuurlijke samenvatting (aanleiding, probleemstelling, scenario's). De huidige gemeentesecretaris verlaat per 1 oktober a.s. de gemeente Zandvoort. Dit betekent dat opvulling van de vacature plaats moet vinden. Deze functie betreft de eerste adviseur van het college en de hoogste ambtelijke leidinggevende in de organisatie. Deze functie is van essentieel belang voor het bereiken van de stip op de horizon, die het college in het kader van ambtelijke samenwerking heeft gesteld. Dit houdt in dat de gemeente zich ontwikkelt tot een compacte regie-organisatie en in verregaande mate op ambtelijk niveau samenwerking zoekt met andere organisaties, met name de gemeente Haarlem. Uitgangspunt hierbij is dat de gemeente bestuurlijk zelfstandig blijft. Momenteel wordt ingezet op een overdracht van taken op het gebied van beleid en uitvoering van de VVVVB, WMO en de Jeugdzorg (SOZA) per 1 januari 2015. Daarnaast lopen er onderzoeken tot samenwerking op het gebied van DBOR, WABO en gebouwen-iterreinenbeheer. Zowel het bestuur van Zandvoort als van Haarlem hebben de wens uitgesproken besluiten over ambtelijke samenwerking op andere onderdelen van de organisatie te nemen, nadat ervaringen zijn opgedaan met het SOZA-traject. Dit betekent dat de visie op organisatieontwikkeling aanwezig is. De komende periode dient de aandacht gericht te zijn op het realiseren van deze visie. De (cultuur)opdracht aan de nieuwe gemeentesecretaris zal zijn om de organisatie voor ambtelijke samenwerking klaar te maken en taken en medewerkers over te dragen aan andere organisaties. Ten aanzien van de vacature van gemeentesecretaris volgt hierna een advies op: A. Het profiel van de nieuwe gemeentesecretaris; B. Hoe de nieuwe gemeente secretaris te werven. Ad A: Profiel. Alvorens in te gaan op het profiel van de nieuwe gemeentesecretaris komt eerst een aantal externe en interne stakeholders aan de orde, waarmee de gemeentesecretaris te maken heeft: Externe stakeholders: - De burger: Voor de buitenwereld is de gemeentesecretaris het boegbeeld van de ambtelijke organisatie. De opdracht inzake organisatieontwikkeling maakt dat de gemeentesecretaris zich de komende tijd met name zal richten op de interne organisatie. De burger zal de organisatie met name beoordelen op de dienstverlening die deze levert. Die dienstverlening wil de burger zo efficiënt en effectief mogelijk; - De toekomstige samenwerkingspartners: de gemeentesecretaris is een belangrijk aanspreekpunt en onderhandelaar voor de samenwerkingspartners; De regio: De regionale crisisorganisatie: de gemeentesecretaris heeft piketdiensten. Zandvoort blijft vertegenwoordigd in het OT van de crisisorganisatie. Dit neemt niet weg dat de crisisorganisatie op dit niveau met vacatures te kampen heeft. Daarnaast is de gemeentesecretaris lid van het bestuur van RIJK.
Interne stakeholders: - Het college: de gemeentesecretaris is de eerste adviseur van het college. Het college is gebaat bij een goede overdracht van taken, waarbij tegelijkertijd de dienstverlening doorgang vindt. Het college zal daarbij de wensen, die de raad heeft over bestuurlijke zelfstandigheid en betrokkenheid bij de besluitvorming over ambtelijke samenwerking gewaarborgd willen zien in het (besluitvormings)traject. Ook de hieraan verbonden overdracht van medewerkers is voor het college van belang, vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap en het beperken van de frictiekosten; -Het ambtelijk apparaat: de gemeentesecretaris is de hoogst ambtelijk leidinggevende voor de organisatie. Daarbij ondersteund door het managementteam. Dit is deels een ervaringsjong team, waarvan de samenstelling ook vanwege pensionering en de voorgenomen ambtelijke samenwerking(en) zal veranderen. Ook het ambtelijk apparaat is gebaat bij goede afspraken over overdracht van taken en medewerkers. De gemeentesecretaris krijgt te maken met de verregaande gevolgen, die dit voor medewerkers (ook het management) met zich meebrengt. Deze gevolgen zijn nu al merkbaar en zullen naar verwachting nog duidelijker naar voren komen, als het tot daadwerkelijke overdracht van taken komt. Daarbij wordt tegelijkertijd van de ambtelijke organisatie gevraagd de 'winkel op te houden'. Ook speelt mee dat het college het beleid heeft geen vaste aanstellingen meer te verstrekken. Dit verhoogt het risico op discontinuïteit in de dienstverlening. - De ondernemingsraad: de gemeentesecretaris is bestuurder in de zin van de WOR. De ondernemingsraad is gekozen uit het midden van het ambtelijk apparaat. Op grond van de WOR heeft zij onder andere adviesrecht bij organisatieveranderingen. De OR zal het traject van overdracht van taken en medewerkers naar verwachting kritisch volgen. De gemeentesecretaris dient oog te hebben voor de WOR-procedures en het belang van de inbreng van de ondernemingsraad; - De gemeentesecretaris is geen lid van het GO, maar zit wel aan als adviseur van de portefeuillehouder P&O. N.b. als aanvullend aandachtspunt geldt dat de gemeentesecretaris momenteel (noodgedwongen) direct leiding geeft aan een deel van de stafafdeling: de werkeenheden JZ, B&M en P&O. Bij de werving van de huidige manager Financiën en l&a is bewust gekozen voor een kandidaat met een duidelijke 'financiën-signatuur. Daarbij is er sprake van een parttime- en tijdelijk dienstverband. De resterende formatie is ingezet voor het realiseren van de taakstelling 2011-2015.Deze taakstelling heeft de ruimte, die er is voor personele middelen, beperkt. Ook voor het werven en de salariskosten van de gemeentesecretaris geldt dat er met een plafond aan middelen rekening gehouden moet worden. Dit speelt zich af tegen de achtergrond van een inspanning de financiën gemeentebreed op orde te hebben en te houden. Conclusies ten aanzien van profiel Op basis van bovenstaande betekent dit de volgende aandachtspunten voor het wervingsprofiel - Behoefte aan een 'doener' (operationaliseren en uitvoeren); - Gemeentelijke ervaring en ervaring met leidinggeven aan ambtelijk samenwerkingstrajecten. Dit is vereist om snel te kunnen acteren als volwaardig gemeentesecretaris. Immers, er is sprake van een 'rijdende trein'; - Boegbeeld van het verandertraject ambtelijke samenwerking; - Processen kunnen opzetten en inrichten, met het oog op de gewenst organisatieontwikkeling; - (Formeel) vorm kunnen geven aan nieuwe samenwerkingsverbanden; Besluitvaardig en 'hands-on'-mentaliteit; - Beschikken over onderhandelingsvaardigheden. Dit betekent met name: Oog hebben voor verschillende belangen en deze kunnen overbruggen. Hierbij kan gedacht worden aan een afweging overige bestuurlijke ambitie versus organisatieontwikkeling. Onrust versus dienstverlening. Belang samenwerkingspartners versus belang Zandvoort. - Kunnen verbinden. - Kunnen samenwerken; 3/6
Omgaan met onrust onder medewerkers en deze waar mogelijk beperken; Kunnen motiveren van medewerkers; Leidinggeven aan een organisatie waar op (managementniveau) gaten vallen of zijn. Dit brengt mogelijk meer situaties met zich mee, waarbij er een sturende in plaats van een coachende stijl van leidinggeven gevraagd wordt. Kostenbewustzijn. De (personele) middelen zijn beperkt; Bereidheid tot het vervullen van een rol in de regionale crisisorganisatie en hiertoe eventueel opleiding te willen volgen. Bovenstaande is vertaald naar een profiel en een vacaturetekst. Voorgesteld wordt deze bij werving te hanteren. Ad B: Hoe te werven. Voor opvulling van de vacature kan gekozen worden voor het inhuren van een interim-kracht dan wel het benoemen in eigen dienst. De kosten en de beeldvorming die beide oplossingen met zich meebrengen zijn van belang bij het maken van een afweging hierin. Kosten (bij 36 uur per week): In eigen dienst: -Loonkosten op basis van waardering van de functiebeschrijving van de gemeentesecretaris 106.000 -Daarna risico op WW. Interim: Voor een inschatting van kosten is uitgegaan van inhuurkosten ad maximaal 1.250 per dag (excl. 9% niet-verrekenbare BTW). Dit komt overeen met 5.625,00 per week. Uitgaande van 48 werkweken per jaar / full time (36 uur) komt dit neer op circa 270.000 per jaar. Uitgaande van restant dit jaar (13 weken) is dit ongeveer 68.000. In geval gekozen wordt voor een interimoplossing wordt aanbevolen de aanbestedingsregels te hanteren. Beeldvorming Het beeld dat een interim-manager vaak oproept is dat van iemand die zich louter zakelijk aan een klus verbindt en zich weinig verbindt met de organisatie. Op het eerste gezicht lijkt dit mogelijk goed te passen bij de opdracht waar de organisatie voor staat de komende jaren, waarbij de organisatie in sterke mate zal afslanken. Ditzelfde traject betekent ook dat de organisatie een grote opgave te wachten staat, die discontinuïteit en onrust met zich mee zal brengen. De kandidaat dient hierop te kunnen inspelen, draagvlak te kunnen creëren, mensen te kunnen verbinden en oog te hebben voor het menselijke aspect dat aan deze opdracht verbonden is. Enerzijds is beeldvorming niet 1-op-1 te vertalen op elke individuele interim-manager. Anderzijds ontstaat het niet voor niets. Acceptatie van de kandidaat in de organisatie is van groot belang om de ambtelijke samenwerking op een goede wijze vorm te kunnen geven. Op basis van bovenstaande wordt voorgesteld de kandidaat in eigen dienst aan te stellen. Procedure uitgaande van werving in eigen dienst: Op basis van artikel 2:4:2 van de Arbeidsvoorwaardenregeling geschiedt de vervulling van een vacature bij voorkeur uit het personeel van de gemeente, tenzij het dienstbelang zich daartegen verzet. De procedure wordt eerst intern en daarna extern vrijgegeven. Voor de invulling van de vacature wordt voorgesteld de volgende selectie- en inspraakcommissies in te richten: -Bestuurlijke selectiecommissie: Burgemeester; Portefeuillehouder P&O; Ter ondersteuning: Sr. P&O-adviseur. 4/6
-Ambtelijke inspraakcommissie 2 vertegenwoordigers MT; 1 Lid OR; Griffier; Ter ondersteuning: P&O adviseur. Nadat het college het profiel en de procedure vastgesteld heeft, kan de vacature vrijgeven worden en selectiegesprekken gehouden worden. Vervolgens kan voor de voorkeurskandidaat een assessment georganiseerd worden en referenties ingewonnen worden. Duur opvulling vacature bij benoemen in eigen dienst: Geadviseerd wordt de kandidaat tijdelijk te benomen voor de duur van twee jaar. (Dit wordt de nieuwe maximale termijn voor tijdelijke dienstverbanden). Ten eerste heeft het college het beleid vastgesteld alleen nog tijdelijk vacatures op te vullen. Dit advies past binnen dit beleid. Dit geldt eens te meer omdat het college een voorbeeldfunctie heeft in de organisatie. Ten tweede zal het profiel van de gemeentesecretaris binnen enkele jaren veranderen. De nadruk zal komen te liggen op de rol van gemeentesecretaris. De rol van algemeen directeur zal nagenoeg komen te vervallen. De verwachting is dat een tijdelijke oplossing van de vacature in de huidige arbeidsmarkt te vinden is. Mocht in de toekomst blijken dat (in uitzondering op het beleid) een structurele oplossing gewenst/noodzakelijk is, dan kan dat na verloop van tijd als nog genomen worden. Mogelijkheid tot overbruggen van wervingsperiode Ter overbrugging van de wervingsperiode kan: een loco-gemeentesecretaris hiervoor worden ingezet. Dit vraagt dat deze persoon, naast de eigen managementtaken wordt ingezet ten behoeve van de taken van gemeentesecretaris. Dit vraagt een afweging ten aanzien van de noodzakelijkheid van de uitvoering van beide takenpakketten de komende maanden. Het MT adviseert negatief ten aanzien van deze optie. Zij ziet deze optie met name als een reële mogelijkheid bij kort(er)durende vervanging ( enkele weken) vanwege bijvoorbeeld vakantie; een waarnemend gemeentesecretaris uit het MT worden benoemd. Dit houdt in dat degene vrijgesteld wordt van de eigen managementtaken en zich volledig inzet als gemeentesecretaris. Dit houdt tevens in dat er extern vervanging voor het MT-lid gezocht zal moeten worden. Het MT is verdeeld over de toepasbaarheid van deze mogelijkheid. een externe interim-manager worden ingehuurd. Vanuit kostenoverwegingen en om zoveel als mogelijk continuïteit te bieden op het hoogste ambtelijk niveau wordt geadviseerd eerst de mogelijkheden ten aanzien van een waarnemend gemeentesecretaris te verkennen. Geadviseerd wordt: Te werven conform de bijlagen: interne vacaturetekst en profiel; De kandidaat tijdelijk, in eigen dienst aan te stellen. Dit kan voor maximaal twee jaar; In eerste instantie 1 week intern te werven. Daarna, indien aan de orde, extern te werven; De selectiecommissies vorm te geven zoals hierboven vermeld; Ter overbrugging van de wervingsperiode de portefeuillehouder P&O een gesprek met de MTleden aan te laten gaan inzake de mogelijkheden een waarnemend gemeentesecretaris te benoemen. Indien dit geen oplossing biedt een interim-gemeentesercretaris in te huren; Indien voor inhuur wordt gekozen het aanbestedingsbeleid te volgen. 2. Alternatief voorstel N.v.t. De gemeente hoort wettelijk te beschikken over een gemeentesecretaris. De overige alternatieven zijn in het advies aan de orde gesteld. 3 Korte historie en bestuurlijke context. 5/6
Ziel. 4. Relatie met de Structuurvisie N.v.t. 5. Wat zijn de resultaten van het overleg met de portefeuillehouder? Deze kan instemmen met het voorstel. 6. Zijn er consequenties voor (het werk van) andere afdelingen/met welke afdelingen is samengewerkt? N.v.t. 7. Wat zijn de resultaten van het overleg met het Regionaal Inkoopbureau Umond/Kennemerland N.v.t. Voor het inhuren van tijdelijk personeel, geldt het (gemeentelijk) aanbestedingsbeleid. 8. Wie is bevoegd om het besluit te nemen: burgemeester, college of raad? Het college. 9. Juridische consequenties. N.v.t. 10. Financiële, personele en organisatorische consequenties.(incl. Algemene Reserve) Deze vacature brengt voor de periode dat er een waarnemend gemeentesecretaris uit het MT wordt benoemd dan wel een interim-gemeentesecrearis wordt ingehuurd, inhuurkosten met zich mee. Naar verwachting zijn deze te dekken binnen de bestaande personele middelen, mits de periode beperkt blijft door op korte termijn met de werving te starten. De personele consequenties betreffen het opvullen van de vacature van gemeentesecretaris. 11. Majeure risico's. De gemeentesecretaris speelt een cruciale rol in het realiseren van de gewenste ambtelijke samenwerkingsverbanden. 12. Ondernemingsraad. De ondernemingsraad heeft adviesrecht in deze. Zie daarvoor het schrijven dat als bijlage bij dit advies is gevoegd. 13. Aanpak verdere communicatie (inclusief eventuele speciale acties naar externe (direct) betrokkenen). Communicatie vindt plaats middels de reguliere wervingskanalen voor een vacature van gemeentesecretaris. 6/6