PLANET AGILE 17E BPUG SEMINAR. Mijn project is Agile. Mijn operationele organisatie (nog) niet! Loop ik nu risico? Jan Heunks (IVE-er) Consultant / Trainer / Coach Gericht op performance vraagstukken Doel: op een adequate wijze veranderingen of verbeteringen aanbrengen in een demand-supply en / of regieorganisatie GRIP OP UW PROJECTEN & IT-MANAGEMENT! M: 06 47 388 141 T: 036 750 1777 E: info@keyresult.nl W: www.keyresult.nl 2 Planet Agile 1
MINI QUIZ Waar werkt u: Klant- / gebruikskant of IT-kant Klant- / gebruikskant: Primair- of ondersteunend bedrijfsproces IT-kant: Nieuwe of te wijzigen IT-services of dagelijks beheer en onderhoud Afhankelijkheid van IT: Groot of Klein Belangrijkheid van IT: Automatiseren of Informatiseren Wie werkt er NIET met één of meerdere informatiesystemen? 3 Waardeketen [Porter] ondersteunende activiteiten Financieel mgmt & administratie HRM IT-management Inkoop ingaande logistiek operaties uitgaande logistiek marketing en verkoop service primaire activiteiten Structureren en managen van informatie(oplossingen) is van cruciaal belang en kent een grote mate van complexiteit! 4 Planet Agile 2
BPUG Seminar 2014 5/23/2014 Wat gebeurt er verder allemaal in uw organisatie? Fusie Kortom, er is 1 Innovatie constante in de Overname organisatie: Ontvlechten Samenvoegen deze wijzigt! Nieuwe inzichten Internet diensten Procesorganisatie Wet en regelgeving Technologie ontwikkeling Besluitvormingsstructuren Veelbelovende (ERP-)systemen 5 Waardenetwerk IT-organisatie en klant- / gebruiksorganisatie Ik heb geen grip op mijn risico's, omdat ik niet weet waarvan ik afhankelijk ben... klant- / gebruiksorganisatie klant- / gebruiksorganisatie klant- / gebruiksorganisatie klant- / gebruiksorganisatie IT organisatie IT organisatie IT organisatie IT organisatie Traditionele afstemming tussen de IT-organisatie en de klant- / gebruiksorganisatie Informatiewaarde Een hedendaagse IT-organisatie bestaat uit: IV-domein - informatievoorziening (ontwerpen en besturen) IT-domein - informatietechnologie (bouwen en beheren) Planet Agile Bedrijfswaarde 6 3
Analyses Iedere verandering / wijziging dient beoordeeld te worden: Waardeanalyse relevantie voor de organisatie Afhankelijkheden en Kwetsbaarheden analyse organisatiekriticiteit (betrouwbaarheidseisen / beveiligingsniveau) Impactanalyse consequenties van een (beoogde) verandering (beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid) Risicoanalyse beïnvloedingsfactoren (negatief en positief) kans x impact -> tegenmaatregelen Scenarioanalyse mogelijke scenario s en (onderbouwde) waarschijnlijkheden (best- / worst-cases) Complexiteitsanalyse realiseerbaarheid, vanuit voorspelbaarheid. 7 COMPLEXITEIT Scala aan definities!! Simpel systeem Complex systeem Gemeenschappelijk kenmerk: Het heeft te maken met het aantal componenten, de mate van samenhang en relaties daartussen en de eigenschappen van de componenten zelf Hoe meer componenten, hoe meer mogelijke relaties, hoe hoger de complexiteit! Componenten geordend in domeinen 8 Planet Agile 4
BPUG Seminar 2014 5/23/2014 COMPLEXITEIT EN COMPLEX Een airbus is ingewikkeld / gecompliceerd, maar niet complex (als je de Airbus uit elkaar haalt en weer in elkaar zet, dan heb je hetzelfde vliegtuig) Een olifant kun je niet uit elkaar halen en weer in elkaar zetten, zodanig dat hij weer leeft - dit is complex Een olifant is van een hogere complexiteit dan een vliegtuig, ook al zijn beide een geheel, bestaande uit onderling verbonden delen 9 Complexiteitsanalyse (1) De structuur van een (informatie)systeem: Ingewikkeld zeer moeilijk te begrijpen makkelijk te begrijpen Eenvoudig Het gedrag van een (informatie)systeem: Geordend (A) Complex (B) Chaotisch (C) volledig voorspelbaar enigszins onvoorspelbaar erg onvoorspelbaar Planet Agile 10 5
Complexiteitsanalyse (2) verre van akkoord requirements complex gecompliceerd Ralph Stacey chaotisch (B) niet geordend complex opkomende toepassing complexe adaptieve systemen wanorde ongebruikelijk e toepassing gecompliceerd goede toepassing systeem denken beste toepassing Dave Snowden geordend (A) dichtbij akkoord simpel dichtbij zekerheid technologie verre van zekerheid (C) chaotisch crisis management voorspelbaarheid simpel proces verbeteringen 11 Voorbeeld facetten van complexiteit Componenten Relaties O R Aantal A Diversiteit D Veranderlijk -heid V Beheerinspanning De complexiteit is het totaal van facetten! Laag complex / Gemiddeld complex / Hoog complex B Inherente complexiteit C AO C DO C VO C BO C CO C AR C DR C VR C BR C CR C (INDICATIEF) Soort probleem (concreet vaag) Soort vraag (eenvoudig onduidelijk) Budget (klein groot) Omvang medewerkers (<5 >20) Disciplines (één multi) Locaties (één veel) Business belang (beperkt essentieel) Duur (kortlopend langlopend) Uitbesteding werk (deel veel) Technologie (status quo nieuw) Contract (eenvoudig raam) Interfaces (beperkt veel) 12 Planet Agile 6
COMPLEXITEITSREDUCTIE Het aantal relaties en / of componenten verminderen Componenten uit de keten halen; systeemcomplexiteit verlaagt Maximale complexiteitsreductie is bereikt wanneer het aantal componenten is gereduceerd tot 1 5W-aanpak 1. Wat is er? 2. Wat is er nodig? 3. Wat kost dat? 4. Wat is niet meer nodig? 5. Wat moet worden gedaan om er vanaf te komen? Verspilling verwijderen! 13 COMPLEXITEITSFACTOREN Vier basisfactoren die de complexiteit bepalen DE MENSELIJKE FACTOR Kennisniveau van betrokkenen Mate van belangenstrijd Taal- en cultuurverschillen Organisatievermogen HET RISICO Schaarste resources Continuïteit organisatie Business Case Wetgeving DE OMVANG Werkdruk Aantal actief betrokkenen Geografische spreiding Logistiek Contracten/Juridisering VOORSPELBAARHEID Mens- of machine doelen Technologie Politiek karakter Aantal en aard van afhankelijkheden Horizon (implicaties van acties) Een gedegen analyse verlaagt de kans op mislukken of vertraging 14 Planet Agile 7
EENVOUD: weigeren om dingen te compliceren Verreweg de meeste organisaties proberen complexe uitdagingen het hoofd te bieden met gecompliceerde systemen, dit uit zich in: procedures verticale lagen structuren voor afstemming en coördinatie zaken waarvoor de top toestemming moet geven vergaderingen om af te stemmen (door managers) het schrijven van (overbodige) rapporten Niet versimpeling! Maar intuïtie en gezond verstand Gevolg: Medewerkers jongleren met verschillende conflicterende prioriteiten 15 Complexiteitsreductie door Lean Alle extra's, liflafjes en opsmuk verbannen! Het elimineren van niet-waarde toevoegende activiteiten Het voorkomen van verspilling in de (bedrijfs)processen Sterk gericht op standaarden (de op dat moment beste manieren om tot een gewenst resultaat te komen) Er valt altijd iets te verbeteren (continu leren) Bevoegdheden, middelen en competenties dicht bij de klant organiseren Een manager stimuleert een team (leren verbeteren) De klant krijgt de hoogste kwaliteit in serviceverlening (operationele excellentie).. 16 Planet Agile 8
BPUG Seminar 2014 5/23/2014 Wanneer is een project agile? Het agile aanpakken van ontwikkeltrajecten vraagt om een andere wijze van projectmanagement, het streven is dat teams: snel en herkenbaar klantwaarde leveren werken aan herkenbare (deel)resultaten voor de eindgebruikers de mogelijkheid vaststellen of het resultaat inderdaad aan de wensen voldoet afspreken wat het resultaat van de volgende iteratie dient te zijn inspelen op veranderende behoeften en complexere omgevingen de focus richten op de troughput, het teamwerk en het leiderschap 17 Wanneer is een operationele organisatie agile? Het agile aanpakken van beheer & onderhoud vraagt om een andere wijze van procesmanagement, het streven is dat teams: werken aan (impliciete of expliciete) operationele principes bewuste keuzes maakt (door leiders) hoe exploitatie plaatsvindt silo s afbreekt, natuurlijke grenzen definieert en een verantwoordelijkheidsstructuur creëert de klantorganisatie kent en de belangrijkste end-to-end processen activiteiten binnen processen identificeren die de grootste waarde voor klanten creëren processen standaardiseren die het meest efficiënt zijn bepalen waar flexibiliteit in het proces de grootste waarde creëert.. Planet Agile 18 9
Drie hoofdaandachtsgebieden De operationele grondbeginselen die organisatorische flexibiliteit creëert... Architectuur: platformen, systemen en infrastructuur de stabiele, geïnstalleerde basis Operationeel model: processen, organisatie, besturing, inkoop de gestandaardiseerde werkwijze Mindset: waarden, overtuigingen, competenties van medewerkers de belangrijkste drijfveer van het gedrag 19 Lean denken binnen een IT-organisatie lean denken Product Manufacturing Toyota Production System Lean product manufacturing New Development Lean product development Lean software development Lean IT Lean Plan Do Act Check cv Agile Agile Operations Lean IT - Theorie en praktijk van Lean in een IT-omgeving IT-organisatie 20 Planet Agile 10
Vergelijk Aanpak Toepassing Hulpmiddelen & technieken Agile Operations is gericht op een slanke, goedkope serviceverlening, gecombineerd met flexibele, just-in-time respons, afgestemd op de bedrijfseisen Agile wordt gebruikt voor het verhogen van de snelheid van levering van Agile gebruikt voornamelijk hulpmiddelen vanuit Lean informatiesystemen Lean IT is een mindset, gericht op een culturele Lean IT wordt Lean heeft een IT-verandering en stelt de mens centraal, gebruik gebruikt voor het breed scala aan makend van hulpmiddelen en technieken, het doel is om een IT-organisatie / -processen minimaliseren van verspilling in de ITorganisatie hulpmiddelen en technieken effectiever en efficiënter te maken Beiden hanteren het principe van continue verbetering, het leveren van waarde aan de klant en zelfmanagement (empowerment) als belangrijkste aandachtspunten 21 Planet Agile 11