DEMATRA ELECTRONIC DISTRIBUTION SYSTEM Het Dematra Electronic Distribution System is ontwikkeld voor alle Dematra-Distributieklanten. Via deze weg kan op eenvoudige en overzichtelijke wijze zendingen worden aangemaakt, etiketten en manifest afgedrukt. Verder wordt er een bestand gegenereerd dat door Dematra automatisch wordt verwerkt naar vrachtbrieven. Systeemvereisten: - Een pc met internet-toegang. - Internet explorer 6.0 (of evenwaardig alternatief) (of hoger) - Acrobat Reader 7.0 (of hoger) - Laserprinter - Etiketten A4 (4 stuks / A4, over de volledige breedte van het blad) 1. Aanmelden Om in te loggen, ga naar de website van Dematra: www.dematra.be En druk op de knop Electronische gegevens (momenteel: www.dematra.be/order) In het volgende scherm, kies eerst uw taal. Daarna kunt u uw login en passwoord invullen en druk op de knop bevestigen. Uw login kan u verkrijgen bij de informatica-dienst van Dematra. (Mail: planning@dematra.be) Het spreekt voor zich dat deze login en passwoord uniek zijn en klantgebonden. Vragen? 051 / 403 011 1
2. Inhoudstafel Dit is een overzicht van alle formulieren van Dematra Electronic Distribution System. 2.1. Zendingen In dit scherm krijgt u een overzicht van de zendingen van vandaag, worden er zendingen aangemaakt, gewijzigd en verwijderd. 2.2. Klanten In dit scherm worden er klantgegevens aangemaakt, en gewijzigd. 2.3. Manifest Hier verkrijgt u een overzicht van de zendingen en kan u het manifest, met de zendingen van die dag, afdrukken. 2.4. Etiketten Via dit scherm kan u etiketten afdrukken voor het markeren van de goederen. 2.5. Bevestiging Hier bevestigt u de gegevens en stuurt u een bestand naar Dematra. 2.6. Lijsten Vragen? 051 / 403 011 2
2.1. Zendingen In het tabblad ZENDINGEN worden de zendingen toegevoegd, gewijzigd en verwijderd. 2.1.1. Nieuwe Zendingen Via de knop hier krijgt u een invulscherm om de gegevens van die zending aan te maken. Vragen? 051 / 403 011 3
Nummer: is een uniek oplopend zendingsnummer. (vooraf gegaan door 3 karakters zie manifest) Klant: hier kiest U Uw klant, uit de lijst, waar de zending naar toe moet. (Het spreekt voor zich dat deze gegevens eerst in het tabblad klanten moeten worden aangemaakt). Omschrijving: Een korte omschrijving van de goederen. Aantal: ingeven van het aantal en aanpassen van de correcte goedereneenheid. (kiezen uit de lijst). Rembours indien de goederen onder rembours geleverd moet worden. Kubage: het aantal m3 Laaddatum: is in principe altijd de datum van vandaag. Losdatum: is in principe altijd de volgende werkdag. Deze kan gewijzigd worden naar een latere leverdatum. Referentie: Deze kan verklarende gegevens bevatten voor uw klant. Vb. zijn bestelbonnummer, offertenummer, factuurnummer of dergelijke gegevens. Dit nummer zal ook als referentie dienen voor uw factuur. Instructie Dit zijn instructies over het leveren van de goederen. Gewicht (kg): Lengte in meters: Er zijn een aantal verplicht in te vullen velden. I Indien deze niet werden ingevuld wordt u er op gewezen deze in te vullen. Indien alle gegevens zijn ingevuld, kunt u deze zending bewaren via de knop toevoegen. Vragen? 051 / 403 011 4
Deze zending wordt dan aan het overzicht toegevoegd. 2.1.2. Nieuwe goederen lijn. Per zending kan (indien noodzakelijk) een nieuwe goederenlijn worden toegevoegd. Vb. De zending naar één klant bevat 1 colli en 1 palet. Dan is het niet nodig een compleet nieuwe zending te creëren. U kan deze goederendetail toevoegen aan een reeds gecreëerde zending, via nieuwe lijn op het einde van de betreffende zending. Hierbij krijgt u volgend invulscherm: U kunt hier een beperkte hoeveelheid gegevens in vullen met betrekking tot het nieuwe goederendetail. Als de noodzakelijke gegevens zijn ingevuld kunt u dit bevestigen via de knop Toevoegen. Vragen? 051 / 403 011 5
Merk hierbij op dat voor deze zending het nummer ongewijzigd is gebleven en er in de kolom lijn een 1-lijn en een 2 lijn zijn. 2.1.3. Wijzigen van de zendingsgegevens. Indien u nog gegevens wil wijzigen aan de zending, kunt u dat via het aanklikken van het zendingsnummer. (In dit voorbeeld op NR.7 klikken) Vb, Remboursgegevens, instructies, Via de knop wijzigen kunt u de gewijzigde gegevens bevestigen. Vragen? 051 / 403 011 6
2.1.3. Wijzigen van de zending-detailgegevens. Indien u nog gegevens wil wijzigen aan het detail van de zending, kunt u dat via het aanklikken van het lijnnummer.(naast het zendingsnummer). Vb. Het aantal goedereneenheden, het gewicht, aanpassen. Via de knop wijzigen kunt u de gewijzigde gegevens bevestigen. Opmerking : Indien u zendinggegevens zoals goederenaantal, goedereneenheden wijzigt nadat de etiketten reeds werden afgedrukt is het noodzakelijk de etiketten opnieuw af te drukken ter vervanging van de vorige (zie etiketten). Vragen? 051 / 403 011 7
7 2.2. Klanten. In het tabblad KLANTEN worden de klantgegevens ingegeven, gewijzigd en verwijderd. 2.1.1. Nieuwe Klanten. Via de knop hier krijgt u een invulscherm om de gegevens van die klanten aan te maken. Vragen? 051 / 403 011 8
Naam : Naam van de klant. Zorg dat deze uniek is. Als u moet kiezen uit de lijst, krijgt u enkel de klantnaam te zien. Straat 1: De effectieve straatnaam waar de klant is gevestigd. Opgepast: Vul hier enkel LEVERINGSADRES in., dus GEEN facturatieadressen! Straat 2: Hier kunt u extra gegevens ingeven. Vb. Industriezone Noord, Landkode: Hier is enkel de keuze mogelijk tussen B voor België, NL voor Nederland, LU voor Luxemburg. Postkode : Deze is enkel de numerieke kode (zonder letters). Lokatie : De gemeente T.a.v. : is optioneel, en enkel bedoeld voor de gebruiker Telefoon : is optioneel, en enkel bedoeld voor de gebruiker Fax : is optioneel, en enkel bedoeld voor de gebruiker Instruktie : Deze is een vaste instruktie voor die klant. M.a.w. Bij het creëren van een zending naar deze klant zal deze instruktie automatisch in zendinggegevens verschijnen. Na het invullen van de benodigde gegevens van de klant, kunnen deze worden bewaard via de knop toevoegen. Deze gegevens moeten eenmalig worden ingegeven en worden bewaard. Indien achteraf gegevens moeten gewijzigd worden, klikt u op de naam van de klant (in het overzicht) en krijgt u bovenstaande (ingevuld) scherm. Via de knop Wijzigen, kunt u de gewijzigde gegevens bevestigen. Vragen? 051 / 403 011 9
2.1.2. Opzoeken postkode of lokatie. Bij het invullen van de klantgegevens is het mogelijk dat volgende melding verschijnt : Hierbij is de combinatie van landkode, postkode en lokatie niet correct. U kunt zelf nagaan welke de correcte postkode of lokatie is door te klikken op klik naast het veld postkode of lokatie. U krijgt dan volgend scherm: Hier kunt u de korrekte gegevens opzoeken aan de hand van de gegevens die u ter beschikking hebt. Een eerste zoekmethode is het opzoeken via de landkode en de postkode om de korrekte lokatie te vinden. Een tweede zoekmethode is het opzoeken via de landkode en de lokatie om de korrekte postkode te vinden. Na het ingeven van de gegevens, klikt u op de knop zoek bijhorende. Vragen? 051 / 403 011 10
Vervolgens krijgt u een lijst ter beschikking met de bestaande bijhorende gegevens. Na de selectie van de korrekte lokatie (eerste zoekmethode) of de korrekte postkode (tweede zoekmethode), drukt u op klik hier om te bevestigen om de gegevens toe te voegen aan de klantgegevens. Na het invullen van de benodigde gegevens van de klant, kunnen deze worden bewaard via de knop toevoegen. Vragen? 051 / 403 011 11
2.3. Manifest. Op het tabblad manifest krijgt u een overzicht van de zendingen die vandaag reeds zijn ingegeven. Hier kunt u geen gegevens wijzigen. Klik op de knop hier om het manifest met de zendingen van vandaag af te drukken. Hiervoor heeft u Acrobat Reader 7.0 of hoger nodig. De pagina s worden automatisch gegenereerd. Daarna kunt u kiezen op welke printer dit manifest wordt afgedrukt. Druk het manifest in twee exemplaren. Één exemplaar door de chauffeur laten aftekenen en door u te bewaren Eén exemplaar om mee te geven met de chauffeur. Na het afdrukken komt u automatisch op het tabblad BEVESTIGING terecht. Hierbij krijgt u volgende melding: Deze melding is er om u te herinneren het bestand door te sturen naar Dematra Na het accepteren van deze melding zijn de gegevens nog NIET DOORGESTUURD naar Dematra. Om de gegevens door te sturen naar Dematra, volg de werkwijze Bevestigen van de gegevens. (zie verder). Vragen? 051 / 403 011 12
Vragen? 051 / 403 011 13
2.4. Etiketten. Op het tabblad etiketten krijgt u een overzicht van de zendingen die vandaag reeds zijn ingegeven. Hier kunt u geen gegevens wijzigen. Maak eerst een selectie vanaf het zendingsnummer tot welk zendingsnummer de etiketten moeten worden afgedrukt. Afhankelijk van de selectie worden alle etiketten met betrekking tot deze zending afgedrukt. Indien u reeds etiketten hebt afgedrukt, en u hebt nog wijzigingen aangebracht aan de zending gegevens is het noodzakelijk deze gegevens op de etiketten te controleren. Zijn deze niet meer correct, dan is het noodzakelijk de etiketten van die zending opnieuw af te drukken! Vb. U had een zending naar klant X met 2 colli s. U drukte reeds de etiketten af. De klant bestelde nog een extra, waardoor het aantal nu 3 is. Op de etiketten staat colli 1/2 en 2/2.Dit is niet meer correct en is nu 1/3, 2/3 en 3/3. Dus de etiketten moeten opnieuw worden afgedrukt, zodat het aantal klopt. Deze etiketten hebben een vast formaat. Het A4-Formaat Laser-Etiketten bevatten 4 etiketten op een blad (boven elkaar) en lopen over de volledige breedte van het blad. Vragen? 051 / 403 011 14
Vragen? 051 / 403 011 15
2.5. Bevestiging. Op het tabblad Bevestiging krijgt u een overzicht van de zendingen die vandaag om de gegevens door te sturen. Hier kunt u geen gegevens wijzigen. Klik op de knop hier om de gegevens te verzenden en om door te sturen naar Dematra en klik OK. Nadat de gegevens zijn doorgestuurd krijgt u hiervan melding: Hiermee ontvangen wij het bestand met al uw zendinggegevens van vandaag. Dit bestand wordt automatisch verwerkt. De gegevens kunt u maar 1 keer per dag bevestigen. Indien U toch nog probeert te verzenden, dan krijgt U volgende melding. Indien er daarna nog wijzigingen zijn moeten deze per fax worden gemeld aan de dienst Distributie op het nummer 051 402 206 (alleen in uiterste nood!!!!) Wij adviseren u de gegevens onmiddellijk te bevestigen ten laatste om 16u00 of na vertrek van de vrachtwagen, indien vroeger dan 16u00. Zo worden uw zendingen nog in de planning van de volgende werkdag verwerkt. Vragen? 051 / 403 011 16
2.6. Lijsten. Op het tabblad Lijsten kunt u een lijst genereren van zendingen, die aan een aantal door u ingestelde waarden voldoen. Hier kunt u geen gegevens wijzigen.