Een brochure voor managers van boventallige medewerkers

Een brochure voor managers van boventallige medewerkers Rabobank Mobiliteitscentrum Samen Werkt!.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 2 Voorwoord > Deze brochure bevat informatie voor managers van wie medewerkers boventallig zijn of worden. Je treft hierin alles aan wat je moet weten over het Rabobank Mobiliteitscentrum Samen Werkt! Ook lees je hoe we er gezamenlijk alles aan doen om ervoor te zorgen dat de medewerker binnen de begeleidingstermijn een nieuwe baan of een andere oplossing vindt. Er staat ook informatie in over bijvoorbeeld kosten, juridische ondersteuning, over verschillende rollen binnen dit proces en over de bezwaarprocedure. Voor boventallige medewerkers is er ook een brochure beschikbaar. Om optimaal op de hoogte te zijn van de actualiteiten Samen Werkt! is een work in progress adviseer ik je regelmatig de Samen Werkt! site te checken voor updates. Heb je nog vragen naar aan leiding van deze brochure? Stel je vraag dan via de functionele mailbox van Samen Werkt! Met vriendelijke groet namens Samen Werkt!, Susan Havermans Hoofd HR Advies Rabobank Nederland

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 3 Inleiding bij deze brochure De Rabobank op weg naar 2016 en de gevolgen voor medewerkers De financiële sector staat sinds enkele jaren onder druk en het vertrouwen in de banken is ook nog eens fors gedaald. Beide ontwikkelingen zorgen voor ingrijpende veranderingsprocessen. Dat geldt ook voor de Rabobank: die gaat er in 2016 anders uit zien. Hoe, dat staat in Visie 2016 1. Virtualisering van de klantbediening, aanpassing van de verdienmodellen, productinnovatie en herinrichting van processen hebben grote impact op de aard van de werkzaamheden en op het aantal medewerkers. Visie 2016 heeft dus grote consequenties voor managers en medewerkers van het binnenlands bankbedrijf van de Rabobank. Zij zullen gezamenlijk de vereiste veranderingen vormgeven en doorvoeren. Maar tegelijkertijd verandert er voor hen ook veel: in 2016 vervullen minder medewerkers andere functies. Functies veranderen en nieuwe functies ontstaan, maar er verdwijnen ook functies doordat werk vervalt of met minder mensen gedaan kan worden. Medewerkers die niet herplaatst kunnen worden binnen de Rabobank organisatie, worden zorgvuldig gefaciliteerd bij het vinden van een nieuwe baan. De Rabobank voelt dat als een grote verantwoordelijkheid. Professionele begeleiding van werk naar werk en eenduidige toepassing van het Sociaal Plan, zijn uitgangspunten van het Rabobank Mobiliteitscentrum Samen Werkt! De naam Samen Werkt! wordt overigens intern gebruikt; in de externe markt heet het Rabobank Mobiliteitscentrum. De partijen die Samen Werkt! vormen, hebben ervaring in het begeleiden van boventallige medewerkers, veel kennis van de externe regionale arbeidsmarkt en een netwerk in de financiële sector en in andere relevante branches. Gezamenlijk, ook samen met de lokale banken, bewerken zij de arbeidsmarkt. 1 de site van Visie 2016 gaat live per 27 augustus 2013

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 4 Inhoud 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 > Sociaal Plan > Boventalligheid > Mobiliteitscentrum Rabobank Samen Werkt! > Taken en rollen > Begeleiding naar een andere baan > Begeleiding bij starten van een eigen bedrijf > Vacaturemanagement > Voortraject lokale bank > Kosten > Bezwaarprocedure > Communicatie

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 5 1 Sociaal Plan Sinds 1 mei 2013 is het Sociaal Plan van kracht. Het Sociaal Plan geldt voor alle medewerkers die vallen onder de cao van de Rabobank en het regelt alle personele gevolgen die voortvloeien uit een wijziging van de organisatie. Het Sociaal Plan is daarmee van toepassing op alle boventalligheid, ongeacht of de aanleiding Visie 2016 is of dat er een adviesaanvraag aan de reorganisatie ten grondslag ligt. Naast een maximale inzet op begeleiding van werk naar werk, zijn er in het Sociaal Plan afspraken gemaakt die medewerkers duidelijkheid geven over begeleiding, begeleidingstermijn en condities als het dienstverband wordt beëindigd. Deze bepalingen en faciliteiten in het Sociaal Plan gelden als standaard-cao. Dit betekent dat er niet van mag worden afgeweken, ook niet als dit voor de medewerker gunstiger is. Actieve mobiliteit Om actief door- en uitstroom te bevorderen en boventalligheid zoveel mogelijk te voorkomen, is in het Sociaal Plan de fase van actieve mobiliteit opgenomen. Het actief en op een organisatorisch zo laag mogelijk niveau mobiliseren van groepen medewerkers, versterkt het urgentiebesef van de grote veranderingen die voor de deur staan en het besef dat zij hun baan kunnen verliezen. Mede daardoor gaan medewerkers gerichter en intensiever aan de slag met hun inzetbaarheid en zetten ze eerder stappen als zich baanmogelijkheden voordoen. Deze fase van actieve mobiliteit bedraagt minimaal 3 en maximaal 24 maanden. Wat deze fase betekent voor medewerkers, wat van hen wordt verwacht en welke faciliteiten beschikbaar zijn, staat beschreven in een brochure voor actief mobiele medewerkers, die beschikbaar is op het Loopbaan - portaal. In deze fase ga je als manager eerst in dialoog met je medewerker om gezamenlijk vast te stellen hoe de inzetbaarheid van de medewerker is en wat de eventuele mogelijkheden zijn om baankansen te vergroten. Een format met vragen voor dit inzetbaarheidsgesprek staat op het HR Portaal. De medewerker kan zich op dit gesprek voorbereiden door zijn1 persoonlijk ontwikkelingsplan te actualiseren en/of door testen en opdrachten op het HR Portaal te doen. Vervolgens maak je met de medewerker een keuze uit ontwikkelfaciliteiten die passend en nodig zijn. Daarbij kun je gebruikmaken van het overzicht van alle beschikbare faciliteiten op het HR Portaal. Er is in deze fase overigens geen onbegrensd recht op een ontwikkelfaciliteit; het middel moet wel het doel dienen. Er zullen medewerkers zijn die genoeg hebben aan de instrumenten en tips van het HR Portaal, in combinatie met bijvoorbeeld een workshop om zich goed te kunnen presenteren naar de arbeidsmarkt. Anderen hebben misschien een of meer adviesgesprekken nodig om eerst te achterhalen wat zij voor loopbaanvervolg willen en wat 1 Waar in deze brochure naar de medewerker, (migratie)manager of mobiliteits- of HR-adviseur met hij wordt verwezen, is dit woord uiteraard te vervangen door zij.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 6 realiseerbaar is. De keuze voor faciliteiten zal dus per medewerker verschillen en mede gebaseerd zijn op de baankansen van de medewerker, de motivatie en zelfstandigheid, de kosten en de verwachte effectiviteit van de ontwikkelactiviteiten in relatie tot de duur van de actieve mobiliteitsfase. Indien de medewerker alsnog boventallig wordt, volgt er een aanbod voor begeleiding van baan naar baan vanuit het mobiliteitscentrum. Dat is op maat gemaakt en sluit aan bij wat de medewerker zelf heeft ondernomen in de actieve mobiliteitsfase. Het is belangrijk de voortgang van de activiteiten regelmatig met de medewerker te bespreken en afspraken vast te leggen. Ook als een medewerker geen gebruik wil maken van ontwikkelfaciliteiten, leg je dit vast. Medewerkers zijn in deze fase nog niet boventallig en ze zijn dus nog gewoon aan het werk. Wel moeten medewerkers in deze fase voldoende tijd en gelegenheid krijgen om aan de gekozen ontwikkelactiviteiten deel te nemen. Hoeveel tijd hiervoor nodig is, bespreek je samen. Medewerkers die in deze fase een baan binnen de Rabobank vinden in een lagere salarisschaal of een baan buiten de Rabobank waarvan het jaarinkomen lager is dan het laatstverdiende jaarinkomen bij de Rabobank, hebben recht op financiële faciliteiten. Meer informatie hierover staat in het Sociaal Plan in paragraaf 2.4. Deze werkwijze, om met actief mobiele medewerkers een actieplan op te stellen voor hun inzetbaarheid, kun je uiteraard ook toepassen op alle andere medewerkers. Inzetbaarheid is tenslotte belangrijk voor alle medewerkers in onze organisatie. Meer informatie over de actieve mobiliteitsfase staat in het Sociaal Plan op het HR Portaal, de brochure voor actief mobiele medewerkers die je vindt op het Loopbaanportaal.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 7 2 Boventalligheid Als op individueel niveau boventalligheid voor een functie is vastgesteld en er binnen de lokale bank geen andere passende functie is die de medewerker kan vervullen, wordt een medewerker boventallig. De medewerker wordt hierover persoonlijk geïnformeerd en de boventalligheid wordt bevestigd in een brief. Dit wordt de aanzegging genoemd. De periode tussen de aanzegtermijn en de formele boventalligheid is minimaal één kalendermaand als er sprake was van de actieve mobiliteitsfase. In andere situaties is deze periode minimaal twee kalendermaanden. Maandelijks organiseert het Rabobank Mobiliteitscentrum Samen Werkt! een informatiebijeenkomst voor medewerkers die aangezegd zijn en boventallig gaan worden. Tijdens zo n bijeenkomst wordt het Sociaal Plan toegelicht, informatie gegeven over het begeleidingstraject en worden de rollen van de migratiemanager en mobiliteitsadviseur uitgelegd. De bijeenkomst is primair bedoeld voor medewerkers die boventallig gaan worden. Het bijwonen van de bijeenkomst wordt sterk aanbevolen. Uiteraard is de betrokken manager en eventueel de HR-adviseur van harte welkom. Bij de bijeenkomst zijn migratiemanagers en mobiliteitsadviseurs van Samen Werkt! aanwezig. De informatiebijeenkomsten worden aangekondigd op de site van Samen Werkt!

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 8 Welke keuzemogelijkheden heeft de boventallige medewerker? Als een medewerker boventallig is, kan hij kiezen uit drie mogelijkheden. 1 2 3 Kiezen voor begeleiding Hij kan kiezen voor begeleiding door Samen Werkt! bij het zoeken naar nieuw werk. De begeleiding richt zich op banen binnen en buiten de Rabobank. De maximale begeleidingstermijn is tien maanden. Eigen bedrijf beginnen De medewerker kan er ook voor kiezen om zich te oriënteren op het starten van een eigen bedrijf. Hij krijgt dan ondersteuning van een extern bureau (Smart Group) waar adviseurs werken die zelf ook ondernemer zijn. Vanuit Smart Group denkt een ondernemerscoach mee over de haalbaarheid van de ideeën van de medewerker en helpt hem bij het opstellen van een businessplan. De maximale begeleidingstermijn is tien maanden. De arbeidsovereenkomst eindigt in ieder geval als de medewerker opdrachten gaat verrichten voor zijn eigen bedrijf. Afzien van begeleiding Op basis van het Sociaal Plan kan de medewerker er ook voor kiezen af te zien van begeleiding. Dan ontvangt hij een beëindigingsvergoeding (zie Sociaal Plan paragraaf 6.2). Kiest de medewerker ervoor om af te zien van begeleiding, dan moet hij dit voor de ingangsdatum van boventalligheid besloten en geregeld hebben met de migratiemanager. Het dienstverband wordt dan op de ingangsdatum van boventalligheid beëindigd. Wat gebeurt er na de aanzegging? Na aanzegging kan de medewerker zich aanmelden bij Samen Werkt! Uiterlijk binnen tien werkdagen (als er sprake is van een actieve mobiliteitsfase, is binnen vijf werkdagen het streven), vindt er een intakegesprek plaats tussen medewerker, huidige manager en migratie manager. Tijdens dit gesprek vindt de overdracht van de huidige manager naar de migratie manager plaats. De migratiemanager begeleidt de medewerker bij de keuze voor begeleiding of afzien van begeleiding. De medewerker bevestigt zijn keuze in een e-mail aan de migratiemanager en de huidige manager. Indien een medewerker kiest voor afzien van begeleiding, stelt de migratiemanager de vaststellingsovereenkomst op namens de bank. Indien de medewerker kiest voor het begeleidingstraject, introduceert de migratiemanager de medewerker bij een mobiliteitsadviseur van Samen Werkt! en stelt de migratiemanager namens de bank de vaststellingsovereenkomst op. Uiterlijk vijf werkdagen na de ingangsdatum van boventalligheid is er een intakegesprek tussen de medewerker en de mobiliteitsadviseur. Uiterlijk twee weken na de ingangsdatum van boventalligheid is het Plan van Aanpak gereed.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 9 Wat zijn de belangrijkste stappen als een medewerker boventallig wordt? 1 Aanzegging de medewerker heeft in het aanzeggesprek met zijn of haar lijnmanager gehoord dat hij boventallig is. Dit is bevestigd in een brief, de zogenoemde aanzegbrief. 2 Aanmelding als zijn lokale bank is aangemeld bij het mobiliteitscentrum Samen Werkt! kan de medewerker zich aanmelden bij Samen Werkt! 3 Intakegesprek binnen maximaal tien werkdagen na aanzegging volgt een intakegesprek met de medewerker, zijn manager en de migratiemanager van Samen Werkt! Bij een maand aanzegtermijn is het streven om dit gesprek binnen vijf werkdagen te laten plaatsvinden. In het intakegesprek worden de mogelijkheden onderzocht van begeleiding en afzien van begeleiding. De optie afzien van begeleiding dient vóór de datum van boventalligheid geregeld te zijn. 4 Keuze voor begeleiding of afzien van begeleiding de medewerker bevestigt zijn keuze in een e-mail. Deze keuze wordt bevestigd door de migratiemanager. Als de medewerker kiest voor begeleiding legt de migratiemanager een vaststellingsovereenkomst met de voorlopige berekening van de beëindigingsvergoeding ter ondertekening voor. Als de medewerker kiest voor afzien van begeleiding legt de migratiemanager een vaststellingsovereenkomst voor afzien van begeleiding ter ondertekening voor. 5 Migratiemanager als de medewerker kiest voor begeleiding wordt hij op de datum van boventalligheid overgedragen aan de migratiemanager van Samen Werkt! Binnen tien werkdagen na de datum van boventalligheid wordt er door hem en de migratiemanager een Plan van Aanpak opgesteld. Daarna hebben ze circa één keer per maand een voortgangsgesprek. 6 Start van de begeleiding de migratiemanager introduceert de medewerker bij een externe mobiliteitsadviseur waarmee hij binnen maximaal vijf werkdagen na de datum van boventalligheid een intakegesprek heeft. Naar aanleiding van dit gesprek wordt er binnen maximaal zeven dagen na de datum van boventalligheid een trajectplan opgesteld. Uitgangspunt is dat de begeleiding is toegesneden op de situatie van de individuele medewerker. Het is dus maatwerk. De inhoud van het trajectplan is onderdeel van het Plan van Aanpak dat hij met de migratiemanager opstelt. Schematisch zien de belangrijkste stappen bij boventalligheid er als volgt uit > klik hier.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 10 Medewerker vrijstellen van werk? Vanaf het moment dat de medewerker boventallig is, kan hij worden vrijgesteld van werk. Ook kan afgesproken worden dat hij tijdelijk(e) (andere) werkzaamheden gaat verrichten, bijvoorbeeld omdat die bijdragen aan zijn kansen op het vinden van een andere baan of om werkzaamheden af te ronden. Het verrichten van werkzaamheden kan altijd alleen op basis van vrijwilligheid én in overleg tussen manager, migratiemanager en medewerker. Afspraken hierover worden vastgelegd in het Plan van Aanpak. Ook als de medewerker tijdelijk werkzaamheden blijft verrichten, is het belangrijk dat hij voldoende tijd krijgt en neemt om zich te oriënteren op de arbeidsmarkt, om workshops te volgen en om te solliciteren. Het vinden van een nieuwe baan of oplossing is namelijk zijn belangrijkste taak in deze periode.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 11 3 Mobiliteitscentrum Rabobank Samen Werkt! Tijdens de periode van boventalligheid is de migratiemanager het vaste aanspreekpunt. De boventallige medewerker heeft daar tenminste één keer per maand een afspraak mee om de voortgang te bespreken. Om hem zo goed mogelijk te begeleiden naar een andere baan of naar het onder nemerschap, is de Rabobank een samenwerking aangegaan met Randstad HR Solutions, Conclusion en Smart Group. De migratiemanager maakt een inschatting welke mobiliteits adviseur van een van deze partijen de boventallige medewerker het beste individueel kan begeleiden. Gezamenlijk organiseren deze partijen, naast individuele begeleiding, een breed scala aan trainingen, workshops en groepsbijeenkomsten. Smart Group begeleidt medewerkers die kiezen voor het eigen ondernemerschap. De focus van Samen Werkt! is een passende oplossing bieden aan boventallige mede werkers van de lokale banken naar aanleiding van reorganisaties in het kader van Visie 2016 of reorganisaties met een andere aanleiding. De ambitie is dat boventallige medewerkers een passende oplossing vinden binnen de begeleidingstermijn en dat deze medewerkers met een positief en goed gevoel terugkijken op het traject. Samen Werkt! faciliteert boventallige medewerkers daar optimaal bij. Als een medewerker wil afzien van begeleiding, zal Samen Werkt! hem daarbij adviseren, zodat hij een weloverwogen keuze maakt. Daarnaast is Samen Werkt! verantwoordelijk voor een zorgvuldige en eenduidige toepassing van het Sociaal Plan. De dagelijkse managementverantwoordelijkheid wordt overgenomen van het lijnmanagement. Over de voortgang wordt gerapporteerd aan de betreffende directie. Samen Werkt! vervult zijn rol vanuit een passie voor mensen en een sterk geloof in de kwaliteit en veerkracht van medewerkers. Medewerkers worden intensief en in partnership met alle relevante betrokkenen (zoals de manager, recruiter, bedrijfsarts, HR-adviseur en mobiliteitsadviseur) begeleid en geadviseerd. De belangrijkste taak van Samen Werkt! is om zoveel mogelijk boventallige medewerkers aan een nieuwe baan (of een andere oplossing) te helpen. De verantwoordelijkheid voor het vinden van een nieuwe baan of andere oplossing blijft echter bij de medewerker liggen. Een migratiemanager van Samen Werkt! denkt in (baan)mogelijkheden in plaats van onmogelijkheden, draagt creatieve oplossingsrichtingen aan en biedt waar mogelijk perspectief door het inschakelen van het eigen netwerk, het netwerk van een collega-migratiemanager of (zendend) lijnmanagement. Voor een deskundige begeleiding van de medewerkers is, onder regie van de migratie manager, ook een mobiliteitsadviseur of ondernemerscoach betrokken bij het begeleidingstraject. Het

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 12 vinden van geschikte medewerkers door werkgevers verplaatst zich namelijk van vacatures op internet naar het steeds effectiever inzetten van netwerken zoals LinkedIn. De mobiliteitsadviseurs van Samen Werkt! zijn actief in deze netwerken, waardoor zij heel snel vacatures zien die niet in bijvoorbeeld vacaturebanken terechtkomen, maar die wel interessant voor medewerkers kunnen zijn. Organisatie De projectorganisatie van Samen Werkt! bestaat in ieder geval gedurende de looptijd van de huidige cao. De mobiliteitscentra zijn flexibel opererende teams van migratiemanagers, die de medewerkers ontmoeten op de locaties van de lokale banken. Zij werken in de regio en de omgeving van de boventallige medewerker die ze begeleiden. Dit zal met zorg en aandacht gebeuren, waarbij de lokale banken worden ontzorgd.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 13 4 Taken en rollen Bij het begeleidingstraject is een aantal personen betrokken. Naast de medewerker en de migratiemanager zijn dit de mobiliteitsadviseur, de lijnmanager, de directie van de lokale bank, de HR-adviseur en waar relevant de bedrijfsarts en de vertrouwenspersoon. Directie lokale bank Lijnmanager Medewerker Bedrijfsarts Migratiemanager Mobiliteitsadviseur HR-adviseur Vertrouwenspersoon De taken en rollen van de betrokkenen zijn: Migratiemanager De boventallige medewerker krijgt vanuit Samen Werkt! een migratiemanager toegewezen. De migratiemanager: - geeft uitvoering aan het Sociaal Plan; - adviseert de medewerker bij de keuze voor begeleiding of afzien van begeleiding; - begeleidt de medewerker bij het opstellen van het Plan van Aanpak; - bespreekt periodiek de voortgang en houdt hiervan een dossier bij; - schakelt bij de start van de begeleiding een mobiliteitsadviseur in en is zeer nauw betrokken bij de voortgang van het begeleidingstraject; - neemt initiatieven die bijdragen aan een oplossing voor de boventallige medewerker. In het begeleidingstraject heeft de medewerker formeel gezien slechts één centraal aanspreekpunt en dat is de migratiemanager. Deze migratiemanager is verantwoordelijk voor het traject van de start tot en met het einde en overlegt met de andere betrokkenen in het proces (de mobiliteitsadviseur, het zendend management, et cetera).

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 14 Het contact tussen de migratiemanager en de boventallige medewerker is gericht op het laten slagen van het begeleidingstraject. Het Plan van Aanpak van de medewerker is hiervan het fundament. Daarin staat het antwoord op vragen als: op welke oplossing richt de medewerker zich? Welke acties worden ondernomen? Hoe kan de migratiemanager helpen door bijvoorbeeld zijn netwerk in te zetten? Vragen van een medewerker over het Sociaal Plan kan hij ook met de migratiemanager bespreken. Lijnmanager De lijnmanager draagt de managementverantwoordelijkheid over aan de migratiemanager vanaf de datum dat de medewerker formeel boventallig wordt. De lijnmanager is verantwoordelijk voor zowel het aanzeggesprek als voor een correcte overdracht van de boventallige medewerker inclusief het betreffende dossier, en de beoordeling over het afgelopen en het lopende jaar. De lijnmanager denkt actief met de migratiemanager mee en stelt zijn netwerk ter beschikking als dat bijdraagt aan het begeleidingstraject van de boventallige medewerker. Als een boventallige medewerker na de overdracht aan de migratiemanager contact wil houden met zijn lijnmanager (en andersom), is dat uiteraard mogelijk. De betreffende lijnmanager kan een luisterend oor blijven bieden en aandacht blijven houden voor de medewerker, ook als de verantwoordelijkheid inmiddels bij de migratiemanager ligt. Directie lokale bank De directie van de lokale bank is en blijft eindverantwoordelijk voor de eigen boventallige medewerkers. Deze directie neemt besluiten over bijvoorbeeld salarisvoorstellen, over uitbetaling van vergoedingen die voortvloeien uit het Sociaal Plan en over beëindiging van het dienstverband. HR-adviseur De HR-adviseur blijft kijken naar passende mogelijkheden voor boventallige medewerkers binnen de eigen lokale bank. Ook kan hij actief meedenken en zijn netwerk ter beschikking stellen. Mobiliteitsadviseur Als de medewerker kiest voor begeleiding, wordt hij begeleid door een mobiliteitsadviseur van Samen Werkt!. De ondersteuning door de mobiliteitsadviseur richt zich onder andere op het ondersteunen van de medewerker bij het doorlopen van het veranderingsproces, inzicht krijgen in de primaire loopbaanvragen (Wie ben ik?, Wat kan ik? en Wat wil ik?), trainen van de vaardigheden van de medewerker, coachen van de medewerker bij in- en externe sollicitaties en bij het bewerken van de externe arbeidsmarkt. De ondersteuning kan zich ook richten op de oriëntatie op het starten van een eigen onderneming. Hiervoor is een specifiek ondernemerschapsprogramma beschikbaar, inclusief individuele coaching.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 15 Bedrijfsarts Aan elk regionaal mobiliteitscentrum is een vaste bedrijfsarts toegewezen. Elke zes weken is er een bijeenkomst met een klein SMT (Sociaal Medisch Team) met de bedrijfsarts en betrokken migratiemanager. Vertrouwenspersoon Een medewerker kan contact opnemen met een vertrouwenspersoon (van de eigen lokale bank) als hij behoefte heeft aan een luisterend oor, wil overleggen over een belangrijk keuzemoment in het traject of als hij twijfels heeft over (de zorgvuldigheid) van het proces.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 16 5 Hoe wordt de boventallige medewerker begeleid naar een andere baan? Het traject start met een persoonlijk intakegesprek van de medewerker met zijn mobiliteitsadviseur. Dit gesprek vindt plaats op een locatie van Samen Werkt! Veelal is dit een kantoor van de Rabobank, Randstad of Conclusion. Op basis van de persoonlijke wensen en behoeften die uit dit gesprek blijken, stelt de mobiliteitsadviseur met de boventallige medewerker een traject op maat samen uit de onderdelen die in het onderstaande schema staan. Portal Samen Werkt! Voorlichting Intake en trajectplan Omgaan met verandering Zelfonderzoek Marktonderzoek Marktbenadering Nazorg Zelfstandig ondernemerschap Jobdesk Samen Werkt! Voorlichtingsbijeenkomst Trajectadvies Testen Financiële foto Intake en arbeidsmarktinschatting Trajectplan Testen Coaching Training stappen naar de toekomst Training omgaan met verandering Testen Coaching Workshop persoonlijke analyse Training persoonlijke effectiviteit Training kracht van de ervaring Wandeling met verandering Testen Coaching Training arbeidsmarktanalyse Training netwerken Workshop LinkedIn E-PAS EVC Coaching Workshop cv Training de sollicitatiebrief Training sollicitatiegesprek Training het sollicitatiespel Training personal branding Training commerciële marktbenadering Workshop de 1e indruk Proactief telefonisch contact Coaching op de werkplek Training jouw nieuwe baan

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 17 Intake en trajectplan Voorafgaand aan het persoonlijke intakegesprek met de mobiliteitsadviseur maakt de boventallige medewerker een aantal digitale tests over persoonlijkheid en loopbaan. De resultaten van deze tests zijn de basis voor het intakegesprek. Daarin brengt de mobiliteitsadviseur de persoonlijke situatie, verwachtingen, wensen en behoeften in kaart om vervolgens een persoonlijk trajectplan samen te stellen dat de grootste kans biedt op succes: een nieuwe baan. In het trajectplan worden wederzijdse verwachtingen, inspanningsverplichtingen en verwachte tijdsinvestering vastgelegd. Onderdeel van de intakefase is de mogelijkheid van een financiële foto. In een situatie van boventalligheid doen zich diverse momenten voor waarop de boventallige medewerker een financiële afweging moet maken. De financiële foto geeft de boventallige medewerker in korte tijd inzicht in zijn financiële situatie. Dit kan helpen toekomstige keuzes te maken. Omgaan met verandering Nu de boventallige medewerker zijn huidige baan gaat verliezen, verandert zijn werkomgeving. Afhankelijk van persoonlijke omstandigheden en karakter(eigenschappen) reageert iedereen anders. De mobiliteitsadviseurs weten als geen ander dat de situatie verschillende emoties met zich meebrengt, waarvan het belangrijk is dat de boventallige medewerker ze (h)erkent. Vooral het hervinden van rust en van zelfvertrouwen is essentieel. Daarom besteedt de mobiliteitsadviseur hier door personal coaching gedurende het begeleidingstraject aandacht aan. Samen Werkt! weet uit ervaring dat het proces van omgaan met deze verandering grote invloed heeft op het begeleidings- en bemiddelingstraject en bepalend is voor succes. Zelfonderzoek Het doel van het zelfonderzoek is inzicht te krijgen in de kwaliteiten, vaardigheden, drijfveren, loopbaanwaarden, ambities en toekomstwensen van de boventallige medewerker. In diverse trainingen ervaart hij over welke kwaliteiten en vaardigheden hij beschikt en de medewerker wordt waar nodig geholpen deze te versterken. Doel hiervan is het opstellen van een passend, haalbaar en wenselijk zoekprofiel dat past bij de kwaliteiten en wensen van de boventallige medewerker. Arbeidsmarktonderzoek Het doel van het marktonderzoek is achterhalen in wat voor soort functie, organisatie en branche de boventallige medewerker wil en kan werken. In deze fase zet Samen Werkt! ook de E-pas in, die op basis van het zoekprofiel laat zien of de ambities van de boven tallige medewerker realistisch en haalbaar zijn of dat ze aangepast moeten worden.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 18 Marktbenadering De marktbenadering bestaat uit twee delen. In het eerste deel leert de boventallige medewerker de vaardigheden om zichzelf te presenteren, de arbeidsmarkt te benaderen en vacatures te doorgronden. In dit deel is er aandacht voor het cv, schrijven van sollicitatiebrieven, netwerken, voeren van een sollicitatiegesprek en effectief onderhandelen. In het tweede deel zoekt de boventallige medewerker samen met de mobiliteitsadviseur naar passende vacatures en gaat hij daadwerkelijk solliciteren. Samen Werkt! heeft hiervoor een Jobdesk ingericht. Medewerkers van de Jobdesk benaderen werkgevers, relevante netwerken en relaties van Randstad, Conclusion en, in overleg met de betrokken lokale bank, van de Rabobank, om passende vacatures en netwerkmogelijkheden te genereren. De Jobdesk-medewerkers voorzien de boventallige medewerker regelmatig van passende mogelijkheden die aansluiten op zijn wensen. Meer informatie over de onderdelen van bovenstaande fases van het begeleidingstraject van Samen Werkt! vind je hier. Schematisch zien de stappen bij begeleiding door Samen Werkt! er als volgt uit > klik hier.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 19 6 Begeleiding bij starten van een eigen bedrijf Als tijdens het intakegesprek met de migratiemanager blijkt dat de boventallige medewerker begeleid wil worden bij het starten van een eigen bedrijf, gaat hij in gesprek met een mobiliteitsadviseur van Samen Werkt! om dit nader te onderzoeken. Als hij na de eerste toetsing besluit om door te gaan met het ondernemerstraject, komt hij in begeleiding bij Smart Group. Daar is een speciaal begeleidingsprogramma beschikbaar voor medewerkers die willen starten met een eigen onderneming. Ervaren adviseurs die het ondernemerschap in zijn vele facetten ondervonden hebben, begeleiden hem in de verschillende stappen die hij als aspirant-onder nemer gaat doorlopen. De boventallige medewerker wordt begeleid in het ontwikkelen van zijn idee tot en met een onderneming. Hoe ziet het ondernemerstraject eruit: De ondernemerscoach die de medewerker individueel gaat begeleiden zal in zijn ondersteuning aansluiting zoeken bij de actuele situatie van de medewerker en de snelheid waarmee hij zijn onderneming ontwikkelt. Onderwerpen die onder andere aan bod komen zijn visie ontwikkeling, het formuleren van een business concept, een haalbaarheidsstudie, het aanreiken van contactpersonen en het ontwikkelen van een op maat gesneden netwerk, het onderzoeken van subsidiemogelijkheden en begeleiding bij het opstellen van een liquiditeitsbegroting. Naast de individuele gesprekken met zijn ondernemerscoach, doorloopt de medewerker in een groep van minimaal zes personen een programma waarbij de diverse aspecten van het zelfstandig ondernemerschap aan de orde komen. Iedere module beslaat één dag en is gericht op het ontwikkelen van je kennis, je onderneming en ondernemersattitude. Wat levert het ondernemerstraject de medewerker op? - inzicht in zijn persoonskenmerken, belemmeringen en kwaliteiten in relatie tot zijn business. - bewustwording van zijn kennis, vaardigheden en persoonskenmerken in relatie tot het ondernemersprofiel. - een concreet plan van aanpak om aan zijn sterke en te ontwikkelen kanten te werken die relevant zijn voor het ondernemen. - een goed doordachte start van de eigen onderneming. - een klankbord voor zijn ideeën. - het in een professionele omgeving ontwikkelen van zijn plannen en kwaliteiten als ondernemer. - de steun in de rug om zijn eigen onderneming ook echt te starten. Ook na de start van de onderneming is de adviseur nog beschikbaar voor de medewerker om de eerste ervaringen te evalueren. Voor meer informatie over het ondernemerstraject klik hier.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 20 7 Vacaturemanagement Om de kansen op het vinden van een baan binnen de Rabobank te vergroten, krijgen medewerkers die boventallig zijn voorrang bij het reageren op interne vacatures. Als een functie vrijkomt binnen de eigen bank, wordt eerst gekeken of hiermee boventalligheid kan worden opgelost of kan worden voorkomen. Als bij de lokale bank geen geschikte kandidaat is, wordt de vacature twee weken op de interne vacaturesite van de Rabobank geplaatst. De vacature is dan zichtbaar voor alle medewerkers, maar sollicitaties van boventalligen worden met voorrang in behandeling genomen. Het is dus belangrijk dat de boventallige medewerker in de sollicitatiebrief opneemt dat hij boventallig is. Pas als er geen geschikte boventallige kandidaten zijn, worden sollicitaties van niet-boventalligen in behandeling genomen. In de interne nota vacaturemanagement staat ook de rol van de huidige manager en de HR-adviseur beschreven.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 21 8 Voortraject lokale bank Aanmelding lokale Rabobank voor de dienstverlening van Samen Werkt! Lokale banken die willen gebruikmaken van Samen Werkt! kunnen zich aanmelden via het formulier op de site van Samen Werkt! Ze moeten dan akkoord gaan met de voorwaarden (SLA) die Samen Werkt! stelt. Daarna kan een boventallige medewerker zich aanmelden via het formulier op de site van Samen Werkt! Het is belangrijk dat de migratiemanager onder wie de boventallige medewerker komt te vallen, wordt gedetacheerd bij de lokale bank waar die medewerker werkte. Alleen dan kan de migratiemanager toegang krijgen tot bijvoorbeeld HR Zelfbediening. Voor de detachering dienen formulieren ingevuld en ondertekend te worden. In de toekomst wordt deze werkwijze naar alle waarschijnlijkheid pragmatischer ingericht. Zie voor actualiteiten de Samen Werkt! site. Kostenplaats Medewerkers die boventallig worden, moeten met ingang van de datum van boventalligheid door de huidige manager in SAPIENS op de kostenplaats van het mobiliteitsteam binnen de betreffende lokale bank gezet worden. Deze kostenplaats is centraal geopend voor iedere lokale bank. Waarvoor deze kostenplaats wel en niet bedoeld is, staat op de site van Samen Werkt! Autorisaties Medewerkers moeten tijdens de periode van boventalligheid kunnen beschikken over het telewerkportaal en een telefoon. Tevens dienen zij minimaal de beschikking te hebben over een RaboWeb-autorisatie en de standaard officeapplicaties (zoals Outlook). Het is de verantwoordelijkheid van het lijnmanagement van de lokale bank om de andere autorisaties, die niet meer van toepassing zijn, op te heffen. Leaseauto en reiskosten Indien de boventallige medewerker een functiegerichte leaseauto heeft, dan moet deze worden ingeleverd, omdat de leaseauto niet meer noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie. Hiervoor wordt een overgangstermijn gehanteerd van drie maanden na ingangsdatum boventalligheid. De reiskostenvergoeding woon-werkverkeer voor de andere boventallige medewerkers wordt een maand na ingangsdatum boventalligheid stopgezet. Reiskosten die in het kader van het begeleidingstraject worden gemaakt,

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 22 worden dan op declaratiebasis vergoed. Medewerkers die in het bezit zijn van een NS-abonnement, moeten dit abonnement beëindigen. Performance Management Het is de bedoeling dat de Performance Management (PM) cyclus met de boventallige medewerker wordt afgerond en dat die ook voor de datum van boventalligheid afgesloten wordt in HR Zelfbediening. Een medewerkers die boventallig is, wordt de eerstvolgende beoordelingsronde voor het vaste inkomen beoordeeld over de maanden waarin hij nog de oude functie bekleedde. Deze beoordeling is bepalend voor de beloning in de periode waarin de medewerker boventallig is. Pas als PM is afgerond, kan de boventallige medewerker overgaan naar de kostenplaats van het mobiliteitsteam van zijn lokale bank. Over het beoordelingsjaar 2013 wordt conform de cao ter compensatie van het vervallen van het variabel inkomen, in december 2013 aan de boventallige medewerker die recht heeft op variabel inkomen, een eenmalige uitkering betaald. Voor een boventallige medewerker die voor 1 januari 2014 overgaat naar Samen Werkt!, dient het juiste bedrag op dat moment uitbetaald te worden. Tevens dient de vakantiekaart bijgewerkt en geaccordeerd te zijn door de lijnmanager. Aandacht voor afscheid Het is belangrijk dat er voorafgaand aan de overdracht naar Samen Werkt! aandacht is voor het afscheid van de boventallige medewerker van de bank. Afscheid nemen helpt deze medewerker om zich te kunnen richten op de toekomst.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 23 9 Kosten Doorbelasting kosten regionale mobiliteitscentra De kosten voor de begeleiding van aangemelde boventallige medewerkers worden in één keer aan het begin van het begeleidingstraject bij de bank van de boventallige medewerker in rekening gebracht. Dit tarief van 5.000,- dekt de volgende kosten: - Begeleiding bij het vinden van een baan/oplossing; - Begeleiding bij het starten van een eigen onderneming; - Bijdrage in de kosten van juridische bijstand (maximaal 750, exclusief btw); - Bijwonen van voorlichtingsbijeenkomsten en kwartaalbijeenkomsten. Eventuele kosten voor opleidingen en cursussen worden met een advies van de mobiliteitsadviseur en migratiemanager voorgelegd aan de zendende lijnmanager. Een opleiding of cursus dient de kansen van de medewerker op arbeidsmarkt te vergroten. Na goedkeuring komen deze kosten ten laste van de lokale bank. De kosten voor actief mobiele medewerkers komen ten laste van de lokale bank (bijvoorbeeld van workshops). Voor boventallige medewerkers die afzien van begeleiding worden geen kosten in rekening gebracht. Het uitgangspunt is dat de kosten voor huisvesting, gebruik van spreekkamers of andere ruimtes van lokale banken niet worden doorbelast aan Samen Werkt! Wijze van rapporteren Elk kwartaal rapporteert Samen Werkt! over de ontwikkeling van het totaal aantal boventalligen dat is aangemeld bij en wordt begeleid door Samen Werkt! Deze rapportage geeft ook inzicht in de resultaten van de (afgeronde) begeleidingstrajecten. De cijfers worden ook uitgesplitst per lokale bank. De rapportage bevat alleen totalen en geeft geen inzicht in gegevens van individuele boventallige medewerkers.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 24 10 Bezwaarprocedure Het Sociaal Plan biedt medewerkers de mogelijkheid om te toetsen of het Sociaal Plan op de juiste wijze is toegepast. Het Sociaal Plan biedt ook een bezwaarmogelijkheid aan de werkgever. De situaties waarin dat aan de orde kan zijn, staan in paragraaf 10.2 van het Sociaal Plan. Bezwaren kunnen worden ingediend bij de Centrale Bezwaarcommissie Sociaal Plan. Die doet een voor alle partijen bindende uitspraak. Dit betekent dat er binnen de organisatie geen beroep of bezwaar meer mogelijk is en dat werkgever en werknemer zich aan de uitspraak moeten houden. De Centrale Bezwaarcommissie is de enige formele bezwaar procedure die de medewerker en werkgever ter beschikking staat. De Centrale Bezwaarcommissie De Centrale Bezwaarcommissie bestaat uit: - Drie leden aangewezen vanuit de werkgever; - Drie leden voorgedragen door de gezamenlijke vakorganisaties; - Een externe onafhankelijke voorzitter. Per bezwaar neemt één vertegenwoordiger namens de werkgever en één vertegenwoordiger namens de vakorganisaties plaats in de Centrale Bezwaarcommissie. In het reglement van de Centrale Bezwaarcommissie staan strakke termijnen voor het indienen van bezwaar. Als een medewerker zich hier niet aan houdt, is het bezwaar niet-ontvankelijk. Het is belangrijk dat alle betrokken partijen hier alert op zijn. Het is daarnaast een feit dat veel onenigheid, klachten of verschillen van inzicht uiteindelijk niet tot een formeel bezwaar leiden als in een interventie de partijen (lijnmanager en medewerker) de dialoog opzoeken. Een dergelijke rol kan bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon goed invullen. Een medewerker mag overigens op geen enkele manier gehinderd worden bij het indienen van een bezwaar bij de Centrale Bezwaarcommissie. Arbeidsrechtelijke ondersteuning In het kader van Visie 2016 zal Juridische Zaken Arbeidsrecht Rabobank Nederland (JZA RN) lokale banken adviseren aangaande de arbeidsrechtelijke aspecten van de reorganisaties en boventalligheid. Deze arbeidsrechtelijke advisering geschiedt uitsluitend aan die lokale banken die gebruik maken van de ondersteuning door de Mobiliteitscentra Samen Werkt! Op de site van Samen Werkt! staat meer informatie over deze advisering.

Brochure voor managers van boventallige medewerkers Samen Werkt! 25 11 Communicatie Naast deze brochure gericht op de manager van de boventallige medewerker, is er ook een brochure beschikbaar voor de boventallige medewerker zelf. Beide brochures staan op de Samen Werkt! site. Deze site is weliswaar (gedeeltelijk) toegankelijk voor alle Rabobankmedewerkers, maar is vooral bedoeld om boventalligen te ondersteunen bij de begeleiding naar hun nieuwe toekomst. De site is ook bestemd voor lokale banken die zijn aangesloten of die zich willen aansluiten. Hier treft de boventallige medewerker alle relevante informatie aan die voor hem van belang is in de boventalligheidsfase. De Samen Werkt! site is ingericht als community en bevat naast actualiteiten en relevante documenten, ook nieuws uit de media en de mogelijkheid om te netwerken met andere boventalligen. Er staat bovendien specifieke informatie per regio op. Daarnaast zal communicatie plaatsvinden via de site van Samen Werkt!, zoals de aankondigingen van de maandelijkse informatiebijeenkomsten over de dienstverlening van Samen Werkt! De informatie in deze brochure is gebaseerd op de situatie in augustus 2013. Kijk voor actuele informatie regelmatig op de site van Samen Werkt! Contactinformatie Samen Werkt! Voor vragen naar aanleiding van de informatie in deze brochure: fm.rn.hr.samenwerkt; extern adres: SamenWerkt@rn.rabobank.nl