Ziek, verzuim, reïntegratie

Transcriptie

1 Ziek, verzuim, reïntegratie Stappenplan voor de zieke medewerker, de leidinggevende, HR en de bedrijfsarts Tijdsverloop in ZIEKMELDING 1 e kalenderdag meldt zich voor uur telefonisch of per ziek bij zijn leidinggevende en als deze niet aanwezig is bij het secretariaat van de afdeling neemt dezelfde dag telefonisch contact op met de zieke medewerker, bespreekt de verwachte afwezigheid en maakt afspraken over de overdracht van het werk en het onderhouden van contacten heeft toegang tot SAP module ziekte en verzuim secretariaat stelt de direct leidinggevende van de zieke medewerker op de hoogte 5 e kalenderdag de casemanager kan de bedrijfsarts verzoeken de zieke werknemer zo spoedig mogelijk op te roepen voor een spreekuurconsultatie uiterlijk 5 werkdagen na ontvangst Eigen verklaring is verplicht de ingevulde Eigen Verklaring binnen 5 werkdagen na verzending door de bedrijfsarts retour te zenden aan de bedrijfsarts bedrijfsarts stuurt formulier Eigen Verklaring aan medewerker informeert de leidinggevende en de HR- adviseur per als hij de Eigen Verklaring niet volledig en/of niet tijdig heeft ontvangen Stappenplan Ziek verzuim reintegratie DEF.doc Pagina 1 van 13

2 Binnen 3 werkdagen na ontvangst Eigen Verklaring nodigt de zieke werknemer binnen 3 werkdagen na ontvangst van de Eigen Verklaring (EV) uit voor een spreekuurconsultatie indien 1. op de EV een verzuimoorzaak is aangegeven m.b.t. psychische klachten en/of arbeidsgerelateerde klachten 2. indien de casemanager de bedrijfsarts hierom heeft verzocht 3. indien de casemanager individu-specifieke afspraken heeft gemaakt inzake sociaal-medische begeleiding, bv. als onderdeel van een aanpak gericht op terugdringen frequent kortdurend verzuim 4. indien de bedrijfsarts daartoe op basis van bij hem/haar bekende gegevens aanleiding ziet Binnen 24 uur na spreekuur ontvangt schriftelijk advies van de bedrijfsarts ontvangt schriftelijk advies van de bedrijfsarts de bedrijfsarts brengt binnen 24 uur na de spreekuurconsultatie schriftelijk advies uit aan zowel de medewerker, de de HR-adviseur ontvangt schriftelijk advies van de bedrijfsarts medische gegevens worden alleen aan de medewerker verstrekt Stappenplan Ziek verzuim reintegratie DEF.doc Pagina 2 van 13

3 ARBEIDSCONFLICT? casemanager en de HRadviseur de bedrijfsarts is alert op (potentiële) arbeidsconflicten. Als er een vermoeden is dat verzuim (mede) komt door een arbeidsconflict, beoordeelt de bedrijfsarts of er sprake is van medische beperkingen voor het werk als oorzaak of gevolg van het conflict. De rol van de bedrijfsarts is signalering en diagnostiek van arbeidsconflicten. HR-adviseur is alert op (potentiële ) arbeidsconflicten en onderneemt tijdig de benodigde acties PROBLEEMANALYSE Uiterlijk binnen 6 weken Zie het einde van schema voor de werkwijze bij arbeidsconflicten vormt de bedrijfsarts zich een oordeel of er sprake is van dreigend langdurig ziekteverzuim (d.w.z. verzuim van 6 weken of langer) en of er nog mogelijkheden zijn om de terugkeer naar arbeid van de medewerker te bevorderen. De bedrijfsarts is alert op situaties waarin een probleemanalyse op een vroeger tijdstip is gewenst (o.a. bij arbeidsconflict, of in Stappenplan Ziek verzuim reintegratie DEF.doc Pagina 3 van 13

4 RE-INTEGRATIEDOSSIER Let op CAO consequenties afschrift probleemanalyse inclusief advies ten behoeve Plan van Aanpak. Alleen de medewerker ontvangt medische Informatie. afschrift probleemanalyse inclusief advies ten behoeve Plan van Aanpak de casemanager is eindverantwoordelijk voor het reintegratiedossier. Hij/zij ziet erop toe dat HR het re-integratiedossier aanlegt, digitaal archiveert in het PD en actueel houdt. situaties waarvoor de NVAB richtlijnen geeft de bedrijfsarts stelt binnen 6 weken een probleemanalyse inclusief een advies voor het plan van aanpak op en zendt dit gelijktijdig aan de medewerker, de casemanager en de HR-adviseur HR-adviseur: afschrift probleemanalyse inclusief advies ten behoeve Plan van Aanpak de HR-adviseur adviseert en ondersteunt. De HR-adviseur is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie van het reintegratiedossier. a. probleemanalyse b. plan van aanpak c. verslagen voortgangs gesprekken d. 1 e -jaarsevaluatie, uiterlijk in 52 e week na 1 e ziektedag e. eindevaluatie f. alle bijbehorende documenten en correspondentie met betrekking tot het reintegratieproces 1. ziet erop toe dat alle stappen tijdig worden gezet en de Stappenplan Ziek verzuim reintegratie DEF.doc Pagina 4 van 13

5 formulieren volledig worden ingevuld en ondertekend 2. zorgt ervoor dat de zieke medewerker, de casemanager, de bedrijfsarts, HR en het Centraal Archief per omgaande een afschrift krijgen van de vereiste documenten VOORBEREIDING PLAN VAN AANPAK 6-8 weken - de HR-adviseur nodigt de medewerker z.s.m. na de ontvangst van de probleemanalyse en uiterlijk vóór het maken van het Plan van Aanpak uit voor een gesprek en bespreekt het traject en de rechten en plichten van de medewerker aan de hand van de brochure van UWV Ik ben ziek, wat nu? - de HR-adviseur stelt vast wie voor het Poortwachter-traject de casemanager is - de HR-adviseur nodigt de casemanager uit voor Stappenplan Ziek verzuim reintegratie DEF.doc Pagina 5 van 13

6 een gesprek om hem/haar te informeren over het verdere verloop van de procedure en de rechten en plichten van betrokken partijen PLAN VAN AANPAK in het plan van aanpak wordt vastgelegd welke activiteiten worden ondernomen om te komen tot inschakeling in de arbeid (re-integratie) de daarmee te bereiken doelstellingen en de termijnen waarbinnen die doelstellingen naar verwachting kunnen worden bereikt. Basis voor het plan van aanpak is de probleemanalyse de HR-adviseur bewaakt de procedure en ondersteunt de casemanager en de medewerker door o.a. tijdig te signaleren welke acties binnen welke termijn genomen dienen te worden 8 weken stelt samen met de leidinggevende en de HR-adviseur het Plan van Aanpak op en ondertekent het stelt samen met de HRadviseur en de zieke medewerker op basis van de probleemanalyse het Plan van Aanpak De HR-adviseur nodigt de casemanager en de zieke medewerker uit voor het opstellen van het Plan van Aanpak. De HR-adviseur verricht alle administratieve Stappenplan Ziek verzuim reintegratie DEF.doc Pagina 6 van 13

7 handelingen. De HR-adviseur stuurt een afschrift van het Plan van Aanpak aan de zieke medewerker, de casemanager en de bedrijfsarts. EVALUATIE Iedere 6 weken ZIEKMELDING UWV 42e week bespreekt tenminste eenmaal per 6 weken de voortgang van het plan van aanpak met de leidinggevende 1 E JAARSEVALUATIE stelt samen met casemanager en HRadviseur de 1 e jaarevaluatie op UWV informatie WIA 89 e week medewerker ontvangt van UWV brief met informatie over aanvragen van een WIA-Aanvraag bespreekt tenminste eenmaal per 6 weken het Plan van Aanpak met de zieke medewerker, legt de voortgang vast en stelt zo nodig het Plan van Aanpak bij stelt samen met medewerker en HRadviseur de 1 e jaarevaluatie op de HR-adviseur nodigt de casemanager en medewerker tijdig uit en ondersteunt beiden draagt zorg voor ziekmelding aan UWV: digitaal via werkgeversportaal stelt samen met casemanager en medewerker de 1 e jaarevaluatie op Stappenplan Ziek verzuim reintegratie DEF.doc Pagina 7 van 13

8 RE-INTEGRATIEDOSSIER Week 89, 90, 91 AANVRAGEN WIA Uiterlijk binnen 91 weken WIA-aanvraag gereed maken voor indiening bij UWV Re-integratiedossier samenstellen 1. Oordeel van de werknemer 2. Plan van Aanpak, eventuele Bijstellingen Plan van Aanpak 3. 1 e jaarsevaluatie Plan van Aanpak 4. Eindevaluatie Plan van Aanpak 5. medische Informatie 6. Probleemanalyse en eventuele Bijstellingen van de Probleemanalyse 7. Actueel oordeel bij de probleemanalyse WIA-aanvraag kan online worden aangevraagd met DigiD wordt door UWV uitgenodigd voor gesprek met verzekeringsarts en arbeidsdeskundige stelt samen met medewerker Eindevaluatie Plan van Aanpak op 1. verstrekt medische informatie aan medewerker 2. geeft een Actueel oordeel bij de probleemanalyse HR-adviseur adviseert en ondersteunt biedt ondersteuning bereidt gesprek medewerker met UWV verzekeringsarts en arbeidsdeskundige voor UWV-brochure Hoe vraag ik een WIA-uitkering aan? Stappenplan Ziek verzuim reintegratie DEF.doc Pagina 8 van 13

9 BESLISSING UWV Binnen 14 weken na WIA-aanvraag RECHTSPOSITIONELE CONSEQUENTIES UWV- BESLISSING z.s.m. Beslissing UWV de medewerker kan tegen de beschikking van UWV bezwaar in stellen de casemanager kan tegen de beschikking van UWV bezwaar instellen Eigen functie? Verdiencapaciteit Andere functie? Ontslag? de HR-adviseur ondersteunt de casemanager en de medewerker bij het instellen van bezwaar consulteer HR afdeling arbeidsjuridische zaken Stappenplan Ziek verzuim reintegratie DEF.doc Pagina 9 van 13

10 HANDELEN IN GEVAL VAN ARBEIDSCONFLICT Tijdsverloop in 1-14 kalenderdagen als er een vermoeden is dat verzuim (mede) komt door een arbeidsconflict, beoordeelt de bedrijfsarts of er sprake is van medische beperkingen voor het werk als oorzaak of gevolg van het conflict. De rol van de bedrijfsarts is signalering en diagnostiek van arbeidsconflicten De diagnose bestaat uit twee delen: 1. diagnose van eventuele medische beperkingen wordt uitgenodigd voor spreekuur wordt zonodig door bedrijfsarts verzocht een schriftelijke machtiging te verstrekken voor raadpleging van huisarts en/of andere medische specialisten wordt (telefonisch) gehoord door bedrijfsarts Om tot een juiste analyse te komen past de bedrijfsarts hoor (in een spreekuur) en wederhoor (bij betrokken casemanager) toe. Daar waar een advies voorligt van de huisarts (en/of medisch specialist) om niet aan het werk te gaan neemt de bedrijfsarts, na verkregen schriftelijke machtiging van de medewerker, contact op met de huisarts. Het streven is om uiterlijk binnen 2 weken een diagnose en advies te geven en dit vast te leggen in de vorm van een Probleemanalyse Stappenplan Ziek verzuim reintegratie DEF.doc Pagina 10 van 13

11 HANDELEN IN GEVAL VAN ARBEIDSCONFLICT Tijdsverloop in ontvangt schriftelijk oordeel bedrijfsarts Binnen 24 uur na spreekuurconsultatie wordt door bedrijfsarts schriftelijk geïnformeerd ontvangt schriftelijk oordeel bedrijfsarts bedrijfsarts informeert de casemanager wordt door bedrijfsarts schriftelijke geïnformeerd 1b. voor de terugkoppeling aan de casemanager en de medewerker gebruikt de bedrijfsarts de voorbeeldteksten in de vigerende STECR Werkwijzer Arbeidsconflicten 1c. in een situatie dat er sprake is van een arbeidsconflict met een ziekmelding moet de bedrijfsarts dit melden aan de casemanager en de HRadviseur ook als betrokkene daarvoor geen toestemming geeft (zie vigerende STECR Werkwijzer Arbeidsconflicten) 1d. het aanwezig zijn van medische beperkingen kan leiden tot arbeidsongeschiktheid (en verzuim) maar zal meestal niet het werken aan de oplossing in de weg hoeven te staan. Mocht dat wel het geval zijn dan geeft de bedrijfsarts dat expliciet aan. 2. diagnose van het conflict 2a. is de bedrijfsarts van oordeel dat er geen medische beperkingen zijn dan worden medewerker, leidinggevende ontvangt schriftelijk oordeel bedrijfsarts wordt door bedrijfsarts schriftelijk geïnformeerd alleen medewerker krijgt medische gegevens Stappenplan Ziek verzuim reintegratie DEF.doc Pagina 11 van 13

12 HANDELEN IN GEVAL VAN ARBEIDSCONFLICT Tijdsverloop in Binnen 24 uur na het spreekuurconsult 1. wordt de medewerker door de bedrijfsarts geïnformeerd dat er geen medische beperkingen zijn 2. wordt de medewerker hersteld verklaard 3. dient de medewerker zich beter te melden en mee te werken aan de oplossing van het conflict 1. wordt de casemanager en de HR-adviseur door de bedrijfsarts geïnformeerd dat er geen medische beperkingen zijn 2. deelt de casemanager de medewerker mee dat geen ziekteverlof zal worden toegekend en hij/zij hersteld verklaard wordt. Er kunnen afspraken gemaakt worden over een korte time-out, d.w.z. de tijdspanne en HR-adviseur binnen 24 uur schriftelijk geïnformeerd. De medewerker wordt niet arbeidsongeschikt wegens ziekte verklaard en er wordt derhalve geen ziekteverzuimverlof toegekend. De bedrijfsarts informeert desgevraagd de casemanager schriftelijk over het op te stellen interventieplan. In het interventieplan wordt vastgelegd wie welke acties zal ondernemen om het plan op te lossen. de HR-adviseur ondersteunt en adviseert 1. MUO-HR ontwikkelt Format interventieplan oplossing conflict (bv. analoog aan Plan van Aanpak) 2. regelen 2 e lijns deskundigheid conflictdiagnostiek en hantering (HR arbeidsjuridische sectie) Stappenplan Ziek verzuim reintegratie DEF.doc Pagina 12 van 13

13 HANDELEN IN GEVAL VAN ARBEIDSCONFLICT Tijdsverloop in welke de casemanager aan de -medewerker bijzonder verlof toekent met het doel binnen afzienbare tijd te komen tot de oplossing van het conflict. 3. Na/gedurende de time-out zal door de casemanager een gesprek met de medewerker worden aangegaan over hoe het conflict opgelost kan worden en wanneer het interventieplan wordt opgesteld Binnen 10 werkdagen na oordeel bedrijfsarts in het interventieplan ter oplossing van het conflict leggen de casemanager en medewerker schriftelijk vast wie welke acties zal ondernemen om het conflict op te lossen. Inschakeling mediator wordt overwogen. Stappenplan Ziek verzuim reintegratie DEF.doc Pagina 13 van 13