Bijlage 2: Stappenplan aangepast op schrappen eigen verklaring n.a.v. overleg met de werkgroep herinrichting arbodienstverlening.

Transcriptie

1 Bijlage 2: Stappenplan aangepast op schrappen eigen verklaring n.a.v. overleg met de werkgroep herinrichting arbodienstverlening. Ziek,, reïntegratie Stappenplan voor de ende medewerker, de leidinggevende, HR en de bedrijfsarts Tijdsverloop in kalenderdagen/ weken na 1 e dag Verzuimende medewerker Casemanager (= direct leidinggevende) Bedrijfsarts / Arbodienst HR Adv HR PA diversen ZIEKMELDING 1 e kalenderdag Meldt voor uur telefonisch ziek bij zijn leidinggevende en als deze niet aanwezig is bij het secretariaat van de afdeling. Neemt dezelfde dag telefonisch contact op met de zieke medewerker, bespreekt de vermoedelijke afwezigheid en maakt afspraken over de overdracht van het werk en het onderhouden van contacten Heeft toegang tot SAP module ziekte en Secretariaat stelt de direct leidinggevende van de zieke medewerker op de hoogte. Binnen 3 werkdagen na melding Initieert spreekuurconsultatie met bedrijfsarts indien: 1. De casemanager hier aanleiding toe 1. Nodigt de zieke werknemer binnen 3 werkdagen uit indien de casemanager de be- Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 1 van 17

2 Tijdsverloop in kalenderdagen/ weken na 1 e dag Verzuimende medewerker Casemanager (= direct leidinggevende) ziet. 2. De medewerker hiertoe een verzoek kenbaar maakt. Bedrijfsarts / Arbodienst drijfsarts hierom hierom heeft verzocht 2. indien de casemanager individuspecifieke afspraken heeft gemaakt inzake sociaalmedische begeleiding, bv. als onderdeel van een aanpak gericht op terugdringen frequent kortdurend 3. indien de bedrijfsarts daartoe op basis van bij hem/haar bekende gegevens aanleiding ziet. 4. Indien de medewerker hierom heeft verzocht HR Adv HR PA diversen 5 e 15 e kalenderdag De casemanager kan de bedrijfsarts verzoeken 15 e kalenderdag HR overlegd met ca- Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 2 van 17

3 Tijdsverloop in kalenderdagen/ weken na 1 e dag Binnen 24 uur na spreekuur Verzuimende medewerker Onderhoudt actief contact met zijn leidinggevende Ontvangt schriftelijk advies van de bedrijfs- Casemanager (= direct leidinggevende) de zieke medewerker zo spoedig mogelijk op te roepen voor een spreekuurconsultatie Onderhoudt actief contact met zijn medewerker. De leidinggevende maakt indien blijkt dat het vermoede langer is dan een week een afspraak voor een vervolgcontact binnen 1 week na ziekmelding en doet dit steeds weer bij ieder volgend contact. Afgesproken kan dan worden dat de medewerker contact opneemt de leidinggevende bewaakt dat dan dat de medewerker de afspraak nakomt. Ontvangt schriftelijk advies van de bedrijfsarts Bedrijfsarts / Arbodienst De bedrijfsarts brengt binnen 24 uur na de spreekuurconsultatie schriftelijk advies uit HR Adv HR PA semanager of ondersteuning vereist is. De HR-adviseur ontvangt schriftelijk advies van de bedrijfsarts diversen Medische gegevens worden alleen aan de medewerker verstrekt. Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 3 van 17

4 Tijdsverloop in kalenderdagen/ weken na 1 e dag Arbeidsconflict Verzuimende medewerker arts Casemanager (= direct leidinggevende) Bedrijfsarts / Arbodienst aan zowel de medewerker, de casemanager en de HR-adviseur De bedrijfsarts is alert op (potentiële) arbeidsconflicten. Als er een vermoeden is dat (mede) komt door een arbeidsconflict, beoordeelt de bedrijfsarts of er sprake is van medische beperkingen voor het werk als oorzaak of gevolg van het conflict. De rol van de bedrijfsarts is signalering en diagnostiek van arbeidsconflicten. HR Adv HR PA diversen Zie het einde van dit schema voor de werkwijze bij arbeidsconflicten. Uiterlijk binnen 6 weken Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 4 van 17

5 Tijdsverloop in kalenderdagen/ weken na 1 e dag PROBLEEMANALYSE Re-integratiedossier Let op cao consequenties Verzuimende medewerker Afschrift probleemanalyse inclusief advies ten behoeve Plan van Aanpak. Alleen de medewerker ontvangt medische Informatie. Casemanager (= direct leidinggevende) Afschrift probleemanalyse inclusief advies ten behoeve Plan van Aanpak. 1. de casemanager is eindverantwoordelijk voor het reintegratiedossier. Hij/zij ziet erop toe dat HR het reintegratiedossier aangelegt, digitaal archiveert in het PD en actueel houdt. Bedrijfsarts / Arbodienst De bedrijfsarts stelt binnen 6 weken een probleemanalyse inclusief een advies voor het plan van aanpak op en zendt dit gelijktijdig aan de medewerker, de casemanager en de HR-adviseur. HR Adv HR PA HR Adviseur: Afschrift probleemanalyse inclusief advies ten behoeve Plan van Aanpak. De HR-adviseur adviseert en ondersteunt. De HR-adviseur is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie van het reintegratiedossier. a. probleemanalyse b. plan van aanpak c. verslagen voortgangsgesprekken d. 1 e -jaarsevaluatie, uiterlijk in 52 e week na 1 e ziektedag e. Eindevaluatie diversen Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 5 van 17

6 Tijdsverloop in kalenderdagen/ weken na 1 e dag Verzuimende medewerker Casemanager (= direct leidinggevende) Bedrijfsarts / Arbodienst HR Adv HR PA f. Alle bijbehorende documenten en correspondentie met betrekking tot het reintegratieproces 2. ziet erop toe dat alle stappen tijdig worden gezet en de formulieren volledig worden ingevuld en ondertekend 3. zorgt ervoor dat de zieke medewerker, de casemanager, de bedrijfsarts, HR en het Centraal Archief per omgaande een afschrift krijgen van de vereiste documenten. diversen Na ontvangst Probleemanalyse - De HR-adviseur nodigt de medewerker Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 6 van 17

7 Tijdsverloop in kalenderdagen/ weken na 1 e dag voorbereiding Plan van Aanpak 6-8 weken Verzuimende medewerker Casemanager (= direct leidinggevende) Bedrijfsarts / Arbodienst HR Adv HR PA z.s.m. na de ontvangst van de probleemanalyse en uiterlijk vóór het maken van het Plan van Aanpak uit voor een gesprek en bespreekt het traject en de rechten en plichten van de medewerker aan de hand van de brochure van UWV Ik ben ziek, wat nu? - De HR adviseur stelt vast wie voor het Poortwachter-traject de casemanager is. - De HR-adviseur nodigt de casemanager uit voor een gesprek om hem/haar te informeren over het verdere verloop van de procedure en de rechten en plichten van betrokken partijen. diversen Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 7 van 17

8 Tijdsverloop in kalenderdagen/ weken na 1 e dag Verzuimende medewerker Casemanager (= direct leidinggevende) Bedrijfsarts / Arbodienst HR Adv HR PA diversen Plan van Aanpak In het plan van aanpak wordt vastgelegd welke activiteiten worden ondernomen om te komen tot inschakeling in de arbeid (reintegratie), de daarmee te bereiken doelstellingen en de termijnen waarbinnen die doelstellingen naar verwachting kunnen worden bereikt. Basis voor het plan van aanpak is de probleemanalyse. 8 weken stelt samen met de leidinggevende en de HR-adviseur het Plan van Aanpak op en ondertekent het. stelt samen met de HR-adviseur en de zieke medewerker op basis van de probleemanalyse het Plan De HR-adviseur bewaakt de procedure en ondersteunt de casemanager en de medewerker door o.a. tijdig te signaleren welke acties binnen welke termijn genomen dienen te worden. De HR-adviseur nodigt de casemanager en de zieke medewerker uit voor het opstellen Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 8 van 17

9 Iedere 6 weken evaluatie 14, 20, 26, 32, 38, 44, 50, 56, 62, 68, 74, 80, 86, 92, 98, weken Bespreekt tenminste eenmaal per 6 weken de voortgang van het plan van aanpak met de leidinggevende. van Aanpak Bespreekt tenminste eenmaal per 6 weken het plan van aanpak met de zieke medewerker, legt de voortgang vast en stelt zo nodig het plan van aanpak bij. van het Plan van Aanpak. De HR-adviseur verricht alle administratieve handelingen. De HR-adviseur stuurt een afschrift van het Plan van Aanpak aan de zieke medewerker, de casemanager en de bedrijfsarts. De HR-adviseur nodigt de casemanager en medewerker tijdig uit en ondersteunt beiden. 42 e week HR PA draagt zorg voor ziekmelding aan UWV: Digitaal via werkgeversportaal 1 e -jaarsevaluatie ( op- Stelt samen met Stelt samen met me- Stelt samen met Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 9 van 17

10 schudmoment ) casemanager en HRadviseur de 1 e jaarevaluatie op 89 e week Medewerker ontvangt van UWV brief met informatie over aanvragen van een WIA-Aanvraag Week 89,90,91 WIA-aanvraag gereed maken voor indiening bij UWV Reintegratiedossier samenstellen Reintegratiedossier 1. Oordeel van de werknemer 2. Plan van Aanpak, eventuele Bijstellingen Plan van Aanpak 3. 1 e jaarsevaluatie Plan van Aanpak 4. Eindevaluatie Plan van Aanpak 5. Medische Informatie 6. Probleemanalyse en eventuele Bijstellingen van de Probleemanalyse 7. Actueel oordeel dewerker en HRadviseur de 1 e jaarevaluatie op Stelt samen met medewerker Eindevaluatie Plan van Aanpak op 1. Verstrekt medische informatie aan medewerker 2. Geeft een Actueel oordeel bij de probleemanalyse casemanager en medewerker de 1 e jaarevaluatie op HR-adviseur adviseert en ondersteunt UWV-brochure Hoe vraag ik een WIAuitkering aan? Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 10 van 17

11 bij de probleemanalyse Uiterlijk binnen 91 weken Binnen 14 weken na WIA-aanvraag Verwerking UWVbeschikking WIA-aanvraag kan Online worden aangevraagd met DigiD Wordt door UWV uitgenodigd voor gesprek met verzekeringsarts en arbeidsdeskundige Beschikking UWV De medewerker kan tegen de beschikking van UWV bezwaar in stellen. De casemanager kan tegen de beschikking van UWV bezwaar instellen. Eigen functie? Verdiencapaciteit Andere functie? Ontslag? Biedt ondersteuning Bereidt gesprek medewerker met UWV verzekeringsarts en arbeidsdeskundige voor De HR-adviseur ondersteunt de casemanager en de medewerker bij het instellen van bezwaar. Consulteer HR afdeling arbeidsjuridische zaken Arbeidsconflict De bedrijfsarts is alert op (potentiële) arbeidsconflicten HR adviseur is alert op (potentiële ) arbeidsconflicten Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 11 van 17

12 1-14 kalenderdagen Als er een vermoeden is dat (mede) komt door een arbeidsconflict, beoordeelt de bedrijfsarts of er sprake is van medische beperkingen voor het werk als oorzaak of gevolg van het conflict. De rol van de bedrijfsarts is signalering en diagnostiek van arbeidsconflicten De diagnose bestaat uit twee delen: 1. Diagnose van eventuele medische beperkingen en onderneemt tijdig de benodigde acties. Wordt uitgenodigd voor spreekuur wordt zonodig door BA verzocht een schriftelijke machtiging te verstrekken voor raadpleging van huisarts en/of ande- Wordt (telefonisch) gehoord door BA 1a. om tot een juiste analyse te kunnen komen past de bedrijfsarts hoor (in een spreekuur) en wederhoor (bij betrokken casemanager) toe. Daar waar een advies voorligt van de huisarts (en/of medisch specia- Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 12 van 17

13 re medische specialisten Ontvangt schriftelijk oordeel BA Ontvangt schriftelijk oordeel BA BA informeert de casemanager list) om niet aan het werk te gaan neemt de bedrijfsarts, na verkregen schriftelijke machtiging van de medewerker, contact op met de huisarts. Het streven is om uiterlijk binnen 2 weken een diagnose en advies te geven en dit vast te leggen in de vorm van een Probleemanalyse volgens het UWV-format 1b. Voor de terugkoppeling aan de casemanager en de medewerker gebruikt de bedrijfsarts de voorbeeldteksten in de vigerende STECR Werkwijzer Arbeidsconflicten 1c. In een situatie dat er sprake is van een arbeidsconflict met een ziekmelding moet de bedrijfsarts dit melden aan de casemanager en de HR- adviseur ook als betrokkene daarvoor geen toestemming geeft (zie vigerende Ontvangt schriftelijk oordeel BA Alleen medewerker krijgt medische gegevens Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 13 van 17

14 Binnen 24 uur na spreekuurconsultatie Wordt door BA schriftelijke geïnformeerd Wordt door BA schriftelijke geïnformeerd STECR Werkwijzer Arbeidsconflicten) 1d. Het aanwezig zijn van medische beperkingen kan leiden tot arbeidsongeschiktheid (en ) maar zal meestal niet het werken aan de oplossing in de weg hoeven te staan. Mocht dat wel het geval zijn dan geeft de bedrijfsarts dat expliciet aan. 2. Diagnose van het conflict 2a. Is de bedrijfsarts van oordeel dat er geen medische beperkingen zijn dan worden medewerker, leidinggevende en HR-adviseur binnen 24 uur schriftelijk geïnformeerd. De medewerker wordt niet arbeidsongeschikt wegens ziekte verklaard en er wordt derhalve geen ziekteverlof toegekend. De bedrijfsarts informeert desgevraagd de case- Wordt door BA schriftelijke geïnformeerd Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 14 van 17

15 Binnen 24 uur na het spreekuurconsult 1. wordt de medewerker door de bedrijfsarts geïnformeerd dat er geen medische beperkingen zijn 2. wordt de medewerker hersteld verklaard 3. dient de medewerker zich beter te melden en mee te werken aan de oplossing van het conflict. 1. wordt de casemanager en de HRadviseur door de bedrijfsarts geïnformeerd dat er geen medische beperkingen zijn 2. deelt de casemanager de medewerker mee dat geen ziekteverlof zal worden toegekend en hij/zij hersteld verklaard wordt. Er kunnen afspraken gemaakt worden over een korte time-out, d.w.z. de tijdspanne welke de casemanager aan de -medewerker bijzonder verlof toekent met het doel binnen afzienbare tijd te komen tot de oplossing van het con- manager schriftelijk over het op te stellen interventieplan. In het interventieplan wordt vastgelegd wie welke acties zal ondernemen om het plan op te lossen. De HR-adviseur ondersteunt en adviseert. 1. MUO-HR ontwikkelt Format interventieplan oplossing conflict (bv. analoog aan Plan van Aanpak) 2. regelen 2 e lijns deskundigheid conflictdiagnosiek en hantering (HR arbeidsjuridische sectie) Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 15 van 17

16 Binnen 10 werkdagen na oordeel bedrijfsarts Uiterlijk binnen 6 weken flict. 3. Na/gedurende de time-out zal door de casemanager een gesprek met de medewerker worden aangegaan over hoe het conflict opgelost kan worden en wanneer het interventieplan wordt opgesteld. In het interventieplan ter oplossing van het conflict leggen de casemanager en medewerker schriftelijk vast wie welke acties zal ondernemen om het conflict op te lossen. Inschakeling mediator wordt overwogen. Vormt de bedrijfsarts zich een oordeel of er sprake is van dreigend langdurig ziekte (d.w.z. van 6 weken of langer) en of er nog mogelijkheden zijn om de terugkeer naar arbeid van Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 16 van 17

17 de medewerker te bevorderen. De bedrijfsarts is alert op situaties waarin een probleemanalyse op een vroeger tijdstip is gewenst (o.a. bij arbeidsconflict, of in situaties waarvoor de NVAB richtlijnen geeft Stappenplan Verzuimprocedure_ Pagina 17 van 17