PRINCE User Group Nederland Jaarverslag PUG bestuursjaar 2010

PRINCE User Group Nederland Jaarverslag PUG bestuursjaar 2010 Versie: 0.1 Datum: februari 2011 Auteur: Francisca Kouwen

Beste PUG-leden, Het afgelopen jaar is hard gewerkt aan de verdere ontwikkeling van de vereniging. LinkedIn heeft zich ontwikkeld tot een serieus communicatiekanaal. Activiteiten worden op onze pagina aangekondigd en vele interessante discussies worden gevoerd. Het vergroot de aantrekkingskracht van onze vereniging. Mede hierdoor is het aantal leden gestaag gegroeid. Het grote aantal gecertificeerde PRINCE2 projectmanagers blijft een belangrijke doelgroep. Het blijft voor de vereniging een grote uitdaging om juist deze doelgroep in belangrijke mate aan ons te binden. Als vereniging zijn we financieel zeer gezond. De PRINCE User Group Nederland blijft zich verder ontwikkelen als een actieve en (financieel) gezonde vereniging. Het bestuur heeft de ambitie uitgesproken nog meer leading te zijn. Het komende bestuursjaar wordt daar actief vorm aan gegeven. Het seminar Benefit from Best Practices is erg positief gewaardeerd. De enorme inzet van de seminar-commissie heeft zich wederom vertaald in een geweldig event. De complimenten aan het team. Het aantal bezoekers zat dit jaar weer in de lift. Ook financieel was het seminar een succes. De vele positieve reacties zijn voor de seminarcommissie weer een zeer motiverende reden om er voor het jaar 2011 weer volop tegenaan te gaan. De voorbereidingen verlopen voorspoedig. Dit jaar op een nieuwe locatie dat nog meer mogelijkheden biedt voor gasten en sponsoren om te netwerken. Aan het thema voor het seminar van 2011 zal het niet liggen: Run the Business Change the Business Wie maakt de verbinding. De Prince-In-Praktijk sessies worden, zoals blijkt uit het groeiend aantal aanwezigen, nog steeds zeer gewaardeerd. Met de toegenomen variëteit aan bijeenkomsten, zoals workshops, intervisies, boekbesprekingen en de praktijksessies, menen we steeds beter in staat te zijn te voorzien in de behoeften van onze (potentiële) doelgroep. De samenwerking met APMG Benelux is op meerdere fronten zeer vruchtbaar. De samenwerking bij het organiseren van het seminar is daar een aansprekend voorbeeld van. Helaas hebben onze initiatieven op internationaal gebied nog niet geleid tot het gewenste effect. We zullen niet nalaten daar het aankomende jaar in te blijven investeren. Pagina 2 van de 9

Het al eerder aangekondigde Best Practice User Group initiatief heeft verder vorm gekregen. 2011 wordt daarmee voor de vereniging een belangrijk jaar. Het opzetten van de Best Practice User Group, waarbij we naast aandacht voor PRINCE2 ook aandacht aan MSP, MoP, MoV, P3O en M_o_R besteden, is een van de belangrijkste aandachtsgebieden. Ook de, haast continue, verdere ontwikkeling van onze professionalisering, verder vorm geven aan het zijn van een leading organisation blijven de belangrijke thema s. Leden die hier graag een bijdrage aan willen leveren heten we van harte welkom. Hans Schneider Voorzitter Pagina 3 van de 9

Inhoud 1 Bestuursjaar 2010... 5 1.1 Bestuur... 5 1.2 Algemene leden vergadering 2010... 5 1.3 Financiële situatie PUGNL... 5 1.4 Seminar 2010... 5 1.5 PRINCE in Praktijk (2010)... 6 1.6 BPUG... 7 1.7 Internet... 7 1.7.1 Website / Nieuwsbrief... 7 1.7.2 Sponsoring PUG... 7 1.8 Marketing... 8 1.8.1 Samenwerking APMG... 8 1.9 Ambities 2010... 8 2 Bijlage... 9 2.1 Contactgegevens... 9 2.2 Overzicht bestuur 2010... 9 Pagina 4 van de 9

1 Bestuursjaar 2010 1.1 Bestuur In 2010 waren er geen wijzigingen in het bestuur. In het aflopen bestuursjaar werd er maandelijks vergaderd (met uitzondering van de zomervakantie). De verslaglegging was in handen van het secretariaat. Er is een heisessie gehouden waarbij de speerpunten zijn behandeld. Ook dit jaar was er voor de vereniging professionele ondersteuning van Jolanda Zwaan. 1.2 Algemene leden vergadering 2010 Zie verslag van de vergadering op de website. 1.3 Financiële situatie PUGNL Voor een overzicht van de financiële situatie van PUGNL verwijzen wij u naar het financieel jaarverslag van de penningmeester. Deze kunt u vinden op de website. 1.4 Seminar 2010 Op 10 juni werd het 13e seminar gehouden. Het thema van het seminar was: Benefit from Best Practices Lessen uit de praktijk op het gebied van project-, programma- en portfoliomanagement. Het seminar is uiteindelijk succesvol verlopen, echter wel met de nodige extra inspanningen van de seminar organisatie: Seminar had nog steeds te kampen met een slechte marktsituatie. De sponsorinkomsten waren iets lager dan in 2009. Door goede afspraken met Stadion Galgenwaard zijn de kosten laag gehouden. Sponsors waren erg kritisch over de meerwaarde om deel te nemen (aandachtspunt voor 2011). Het bezoekersaantal is uitgekomen op 260, daarmee is de groei van het seminar weer voorzichtig ingezet (2008 240 deelnemers / 2009 225 deelnemers). De bezoekers waardeerden het seminar met een gemiddeld cijfer van 7,5. De sponsors waardeerden het seminar met een gemiddeld cijfer van 7,5. Door APMG meer bij het seminar te betrekken (introductie op seminar) is de samenwerking verbeterd en de sponsoring voor de komende jaren gewaarborgd. De locatie Stadion Galgenwaard is prima bevallen, echter heeft de evaluatie van de sponsors ertoe geleid dat we op zoek gaan naar een nieuwe locatie voor de 14 e editie. Een centrale hal waarbij de subzalen direct aan de centrale hal liggen heeft hierbij de voorkeur. Positieve ontwikkeling was het aantal potentiële sprekers, waardoor een keuze gemaakt kon worden voor sprekers op het seminar en sprekers voor de diverse PiP-sessies. De keuze voor een vakinhoudelijke spreker heeft naast een gunstig kostenaspect ook geleid tot zeer positieve reacties van de bezoekers. De sessies van Jan Flippo (CIO Buitenlandse Zaken) en Hans Nijman (CIO Rotterdam) werden goed gewaardeerd. We hebben dit seminar met een klein positief resultaat kunnen afsluiten. Pagina 5 van de 9

Thema voor 2011 is reeds bekend; Run the Business Change the Business Wie maakt de verbinding?. Om de voorziene groei te kunnen opvangen zijn we op dit moment in gesprek met de Jaarbeurs in Utrecht. De datum is 31 mei 2011. 1.5 PRINCE in Praktijk (2010) Dit jaar heeft de commissie kennisdeling 4 PiP-sessies en 5 workshops georganiseerd op verschillende locaties. De sessies zijn (nog) beter bezocht dan vorig verenigingsjaar. De commissie heeft niet al haar doelstellingen bereikt. De intervisiesessies zijn niet van de grond gekomen (de try out sessie in december ging niet door vanwege weersomstandigheden), en er zijn geen bedrijfsbezoeken georganiseerd. In 2010 heeft Rolf Teekens zich na vele jaren teruggetrokken uit de commissie. Zijn plaats is per eind 2010 nog niet opgevuld. De commissie is eind 2010 wel uitgebreid met twee leden om de intervisiesessie te begeleiden. Overzicht PiP-sessies en workshops 2010 Datum Type Titel Locatie 21/01/10 PIP Moeiteloos organiseren: van projectmanagement naar Utrecht projectleiderschap 04/03/10 WS PRINCE2 en TMap: vriend of vijand? Soest 17/03/10 PIP PRINCE2 implementeren bij de Staatsloterij Zoetermeer 07/04/10 WS Duurzaamheid in projectmanagement Amersfoort 27/05/10 WS PRINCE2? Doe gewoon Scrum, dan komt alles goed! Utrecht 15/06/10 WS Welke waarde biedt de PMO? Try the game! Soest 30/06/10 PIP Betrokken, Betrouwbaar, de Beste. De bijdrage van Arnhem portfoliomanagement voor Liander 22/09/10 PIP Everyting You Always Wanted To Know About P3O But Were Afraid Utrecht To Ask 24/11/10 WS Tailor je project op je bedrijfscultuur Soest Vooruitblik naar 2011 Op te leveren resultaten commissie kennisdeling: - PiP s: 4 - Workshops: 6 - Lezingen: 1 - Kijkjes in de keuken: 1 - Intervisiesessies: 6 Pagina 6 van de 9

1.6 BPUG Zoals vorig jaar aangegeven zijn we ons als vereniging aan het oriënteren op de mogelijkheden tot het opzetten van een Best Practice User Group. Een vereniging waarbij de focus niet alleen op PRINCE2 ligt, maar als gebruikersvereniging aandacht is voor alle methodieken uit het OGC-huis voor P3RM (Portfolio, Programma, Project en Risico Management). In verschillende hoedanigheden hebben gesprekken plaatsgevonden om te kijken naar samenwerking met andere gebruikersverenigingen om hieraan vorm te geven. Geconcludeerd is dat dit te weinig perspectief bood om via deze lijn zinvol en goede invulling aan het initiatief te geven. Reden voor de PUGnl om te onderzoeken of vanuit de eigen vereniging de omvorming naar BPUG kan worden gerealiseerd en daarmee dé gebruikersvereniging te worden voor geïnteresseerden in methodieken als M_o_P, MSP, PRINCE2, M_o_R, P3O, Gateway en M_o_V. We verwachten daar in de loop van 2011 een advies ter besluitvorming over uit te kunnen brengen. 1.7 Internet Het LinkedIn platform heeft geleid tot een groep van bijna 1300 leden. De voordelen van dit platform zijn het afgelopen jaar goed naar voren gekomen: 1. Communicatie / kennisuitwisseling tussen leden. 2. Delen van kennis en kunde via presentaties/links. 3. Vacatures worden er regelmatig geplaatst. 4. Informatie over nieuwe PiP s, workshops en externe activiteiten worden er direct gepubliceerd. 5. Leden worden gevraagd actief mee te denken bij bijvoorbeeld het seminar. Het middel zorgt er onder andere voor dat de PiP s beter worden bezocht dan voorgaande jaren. 1.7.1 Website / Nieuwsbrief Door een groeiend aantal betrokken leden en meer activiteiten zijn er in 2010 continu verbeteringen doorgevoerd voor de website en de nieuwsbrief. Eind van het jaar is het ontwerp van de BPUG site opgeleverd en is de verwachting dat de site Q1 2011 live zal gaan. 1.7.2 Sponsoring PUG Mede dankzij onze hoofdsponsors: Conclusion Implementation, Fortes en Getronics zijn we wederom in staat gebleken nieuwe marketing gerelateerde ideeën ten uitvoer te brengen. Zo hebben alle betalende leden een Quick Reference Card ontvangen en wordt de PRINCE2 pocket guide uitgereikt zodra men lid wordt. Tevens kunnen er tabbladen voor de manual verspreid worden over de diverse ATO s. Pagina 7 van de 9

1.8 Marketing Door een leuke actie in samenwerking met Henny Portman heeft de PUG tabbladen voor de PRINCE2 manual op de markt gebracht. Veel ATO s hebben dit initiatief omarmd. Doel van deze actie is om wat te doen richting de ATO s (gratis verspreiding) en hun cursisten in contact te brengen met de PUG. De reacties zijn zeer positief en na de actie hebben we een stijging gezien van het aantal leden (via site en op LinkedIn). Meer over de actie kunt u lezen op: http://pugnl.nl/tabs-voor-de-prince2-manual.html 1.8.1 Samenwerking APMG Door APMG te betrekken bij het seminar en hen te informeren over onze ontwikkelingen is er een positieve samenwerking ontstaan. Zij zien een mooi onafhankelijk platform ter promotie van hun methodieken en wij krijgen hiermee weer invulling aan het autoriteit zijn. 1.9 Ambities 2011 Voor 2011 heeft het bestuur haar ambitie in kaart gebracht, deze bestaat uit: PUGnl geleidelijk omvormen tot BPUG, dé autoriteit voor P3RM. Groei van aantal leden naar 2000, vergroten binding aan de vereniging ook in samenwerking met de ATO s. Verdere ontwikkeling als vereniging tot dé netwerkorganisatie voor projectmanagement en dan met name op OGC-gerelateerde methodieken uit het P3RM-huis en daaraan gekoppeld verdere ontwikkeling in professionaliteit van de vereniging. Pagina 8 van de 9

2 Bijlage 2.1 Contactgegevens Postadres Postbus 19020, 3501DA Utrecht Telefoon 06 46522120 Fax 084 7471441 Email algemeen info@pugnl.nl Email secretariaat secretariaat@pugnl.nl Website http://www.pugnl.nl KvK 27178097 2.2 Overzicht bestuur 2010 Bestuurslid Formele rol Portefeuille Hans Schneider Voorzitter Externe betrekkingen Francisca Kouwen Secretaris Interne betrekkingen Joost Nuyten Penningmeester Financiën Rob de Zeeuw Lid Communicatie & marketing Ruud Peltzer Lid Seminar & website Bob Hotho Lid Kennisdeling Ron Seegers Lid Communicatie & marketing Ondersteuning Jolanda Zwaan Secretariaat Administratie en begeleiding bij Sponsoring en Seminar Pagina 9 van de 9