JCI Friends Toolkit Voor het opzetten van een lokale oud-ledenclub

Transcriptie

1 JCI Friends Toolkit Voor het opzetten van een lokale oud-ledenclub Auteur : Willem-Alexander Scholten Datum : oktober 2013 Versie : 0.2

2 Inhoudsopgave 1. TOOLKIT INLEIDING DE EERSTE VRAGEN WAAROM EEN OUDLEDEN CLUB? WIE MAG ER LID WORDEN? HOE VAAK BIJEENKOMSTEN? DE KEUZE FORMEEL OF INFORMEEL LIDMAATSCHAPSGELD ADMINISTRATIE 4 2. VRAGEN N.A.V. DE TOOLKIT 5 3. OVERZICHT KAMERS MET EEN OUDLEDEN CLUB 6 4. JCI FRIENDS WAT IS FRIENDS? VOOR WIE IS FRIENDS? FONDS 7 2

3 1. Toolkit 1.1. Inleiding Eind 2012 heeft JCI Friends een onderzoek gehouden onder de Kamers over lokale oud-ledenclubs. De helft (51) van alle Kamers (102) vulde de enquête in. Het zoeken naar de verbinding met oud-leden blijkt een actueel thema te zijn. Uit de reacties blijkt dat 15 Kamers reeds een oud-leden club hebben en dat vier Kamers druk bezig zijn met de oprichting hiervan. Van de 36 Kamers die geen lokale club voor oud-leden hebben, denken er 16 nog niet na over het oprichten hiervan. Maar liefst 24 Kamers willen graag gebruik maken van ondersteuning door JCI Friends bij de oprichting van een eigen oud-ledenclub. De resultaten van de enquête stimuleerden JCI Friends om deze toolkit te maken die Kamers helpt bij het opzetten van een oud-ledenclub. Daarnaast is er in 2012 ook een workshop gemaakt om Kamers op een interactieve wijze bij het opzetten van een lokale oud-ledenclub te ondersteunen; tijdens het CvA op 18 mei 2013 is deze workshop voor het eerst gegeven. De workshop sluit aan op de toolkit. In de workshop doorloop je gezamenlijk met de deelnemers de vragen en keuzes bij het opzetten van een oud-leden club. Deze interactie is erg boeiend, omdat de invalshoeken voor het opzetten en de wijze van opzetten heel verschillend kan zijn. Wij hopen dat de toolkit aansluit op de behoefte. Reacties en/of vragen n.a.v. de toolkit zijn welkom op 1.2. De eerste vragen Waarom een oudleden club? De eerste vraag die een Kamer zich zal moeten stellen is de waarom-vraag. Waarom wil je een lokale oud-ledenclub opstellen? De waarom vraag doelt op wat je ermee wilt bereiken. Een vervolgvraag die hierbij gesteld kan worden is: Van waaruit komt de drive om een oud-ledenclub op te zetten? Zijn dat de oud-leden zelf of komt het meer vanuit de kamer of het lokale bestuur? Wie mag er lid worden? Een belangrijke vraag is de vraag wie er lid mag worden. Deze vraag kan tot de nodige discussie leiden. Mag iedereen lid worden die is gestopt bij de lokale kamer? Of mogen alleen de geknakte hanen lid worden? Praat je over een Alumni club dan richt je je alleen op de geknakte hanen. 3

4 Als je als oud-ledenclub richt op de leden die actief zijn geweest, dan is de vraag wat je actief noemt. Ook dat kan de nodige gespreksstof opleveren Hoe vaak bijeenkomsten? Uit de enquête die JCI Friends in 2012 heeft gehouden blijkt dat dit in de praktijk heel verschillend is. Van de 15 Kamers met een oud-ledenclub varieert dit tussen onbekend, een reünie om de twee jaar tot iedere maand. De vraag die je je hier moet stellen is wat de behoefte is. Deze behoefte kan overigens ook heel goed veranderen in de loop der tijd. Een oud-ledenclub is er in ieder geval voor de oud-leden en dan is het goed om de vraag te stellen: Wat vinden de oud-leden leuk? 1.3. De keuze formeel of informeel Nadat je een keuze hebt gemaakt met betrekking tot de eerste vragen komt een vervolgvraag aan bod. Dat is de vraag of je een informele oud-ledenclub gaat opzetten of dat je dit in lijn met JCI doet: formeel. Onder formeel verstaan we hier dat je ook statuten en een huishoudelijk reglement gaat opstellen. In de praktijk zijn er meer informele, dan formele oud-ledenclubs. JCI Friends heeft van een oud-leden club Statuten gekregen die andere oudleden clubs kunnen gebruiken. Op verzoek worden deze toegestuurd. Een huishoudelijk reglement (HR) is nog niet in ons bezit. Mocht er een oudledenclub zijn die een HR heeft dan zouden wij als JCI Friends deze graag toegestuurd krijgen. Ook dit kunnen we dan weer in onze databank opnemen en wanneer een oud-leden club of Kamer hier om vraagt toesturen Lidmaatschapsgeld Als je meer formeel een club gaat opzetten zal de vraag met betrekking tot lidmaatschapsgeld waarschijnlijk sneller positief worden beantwoord. Je wilt immers formeel een club in het leven roepen. Afhankelijk van wat je uit het lidmaatschapsgeld wilt betalen zal dit ook het bedrag van het lidmaatschap bepalen Administratie Uit de enquête blijkt dat de meeste Kamers worstelen met de oud-leden lijsten. Kamers zijn meer gefocust op de actieve leden en het werven van nieuwe leden, dan op het onderhouden van de contacten met oud-leden. Dit is ook een goede reden om een oud-leden club op te richten. Voor leden die landelijk Friends lid zijn geworden, staan de adresgegevens in de digitale ledenadministratie (DLA) voor Friends. Deze worden dan beheerd door JCI Friends. In het mei CvA 2013 van JCI is er een besluit genomen dat leden die stoppen in principe automatisch lid worden van Friends als Free Friend. Mochten deze leden dat niet willen dan worden ze uit dit gegevensbestand gehaald. Het enige wat van Free Friends wordt geregistreerd is een adres. Het blijft de verantwoordelijkheid van de Free Friend om een nieuw adres door te geven. 4

5 2. Vragen n.a.v. de toolkit Wij gaan ervan uit dat deze toolkit een goede ondersteuning is bij het nadenken over, danwel de eerste stappen voor het opzetten van een lokale oud-ledenclub. Wij begrijpen dat het slechts een eerste aanzet is en helpen als JCI Friends graag bij het verdere proces van het opzetten van een lokale oud-ledenclub. Op deze manier bouwen we landelijk kennis op die andere kamers weer kan helpen bij het opzetten van een oud-ledenclub. Bovendien kunnen we met deze informatie ook kamers met elkaar in contact brengen die elkaar zouden kunnen helpen. Algemene vragen over JCI Friends kunnen worden gesteld aan: Specifieke vragen over het opzetten van een lokale oud-ledenclub kunnen worden gesteld aan: 5

6 3. Overzicht Kamers met een oud-leden club Op basis van de enquête uit 2012 onder de Kamers is een lijst met Kamers samengesteld waarvan bekend is dat zij een oud-ledenclub hebben c.q. hadden. Deze lijst is hieronder opgenomen. Inmiddels zijn het 16 clubs. Kamers die een oud-ledenclub hebben en niet op de lijst staan, maar wel opgenomen willen worden horen wij graag en zullen wij dan opnemen in de lijst. NB. Een ereleden club is in onze ogen iets anders dan een oud-ledenclub. JCI Kamer, Plaats JCI 'sgravenhage, Den Haag JCI 't Nieuwe Diep, Den Helder JCI Almelo, Almelo JCI Amsterdam International, Amsterdam JCI de Betuwe, Tiel JCI Eemland, Amersfoort JCI Het Hooghe Veen, Hoogeveen JCI IJmond, Beverwijk JCI Lek en Linge, Geldermalsen JCI Maastricht, Maastricht JCI Oostelijk Flevoland, Lelystad JCI Oosterhout, Oosterhout JCI Roosendaal, Roosendaal JCI Twente, Delden JCI Venlo, Venlo JCI Walcheren, Middelburg JCI Zoetermeer, Zoetermeer adres

7 4. JCI Friends 4.1. Wat is Friends? JCI Friends is de landelijke oud-ledenclub van JCI Nederland. Friends ondersteunt Kamers bij het opzetten en onderhouden van hun eigen oud-leden netwerk. Daarnaast organiseren we events waar oud-leden uit de regio of het hele land elkaar kunnen ontmoeten. We verzamelen de 'best practices' op het gebied van lokale oud-leden clubs uit het hele land, zodat een lokale kamer niet het wiel opnieuw hoeft uit te vinden Voor wie is Friends? Friends is voor iedereen die ooit lid is geweest van JCI. Aan je JCI lidmaatschap komt een keer een einde. Door 'natuurlijk afvloeien op je 40-ste', of voor die tijd als je het zelf voor gezien houdt. Door je aan te sluiten bij Friends blijf je toch in contact met je regionale en landelijke netwerk dat je in de voorgaande jaren hebt opgebouwd. En je kunt nog steeds deelnemen aan de verschillende events, zowel lokaal als landelijk en zelfs internationaal. Voor Kamers is het bovendien een leuk cadeau om een lidmaatschap van Friends aan een vertrekkend lid te geven. De cadeaubon voor een 1-jarig abonnement staat op Fonds JCI Friends is een stichting, en alle abonnementsgelden van Friends en Special Friends worden gestort in een fonds. Dat fonds wordt gebruik voor het ondersteunen van lokale Kamers bij activiteiten die een opstartkapitaal vergen (een renteloze lening) en om de internationale ambities van JCI NL te ondersteunen. Een deel van jouw jaarlijkse Friends bijdrage komt op deze manier direct ten goede aan de lokale kamers. 7

8 8