Over op IBAN STAPPENPLAN UNIT4 MULTIVERS PERSONEEL & SALARIS a white paper by UNIT4 2013
Inhoud Inleiding 3 1. Tijdelijke licentiecode Import aanvragen 4 2. Tijdelijke licentiecode activeren 5 3. Exporteren van de rekeningnummers 7 4. Aanmelden bij de IBAN BIC service 9 5. Het versturen van het bestand 10 6. Het downloaden van het bestand 11 7. Inlezen IBAN BIC service 13 Over op IBAN VERSION 2013.3 PAGE 2 of 13
Inleiding De komende jaren wordt voor het betalingsverkeer overgestapt op IBAN (International Bank Account Number) als rekeningnumer. De IBAN is onderdeel van de overgang naar één Europese betaalmarkt, SEPA (Single Euro Payment Area). Zowel bedrijven als consumenten zullen de komende tijd voor binnen- en buitenlandse eurobetalingen steeds meer gebruik gaan maken van het nieuwe rekeningnummer. Vanaf 1 februari 2014 maakt iedereen gebruik van IBAN voor het overschrijven van euro s. In dit document wordt beschreven welke stappen u dient te nemen om binnen UNIT4 Multivers Personeel & Salaris over te stappen op IBAN. Het stapppenplan is als volgt: 1. Tijdelijke licentiecode Import aanvragen (indien module Import niet standaard aanwezig is) 2. Tijdelijke licentiecode activeren (indien module Import niet standaard aanwezig is) 3. Exporteren van de rekeningnummers 4. Aanmelden bij de IBAN BIC service 5. Het versturen van het bestand naar de IBAN BIC Service 6. Het downloaden van het bestand met de IBAN/BIC 7. Inlezen IBAN BIC service Over op IBAN VERSION 2013.3 PAGE 3 of 13
1. Tijdelijke licentiecode Import aanvragen Beschikt u niet standaard over de Import module binnen UNIT4 Multivers Personeel & Salaris, dan kunt u deze tijdelijk kosteloos aanvragen. U ontvangt van ons een licentiecode waarin deze module voor een maand is geactiveerd. U bepaalt zelf in welke maand u de conversie wilt uitvoeren en wanneer u de code bij ons opvraagt. Het opvragen van de code kan via het e-mailadres: Salessupport.multivers@unit4.com Over op IBAN VERSION 2013.3 PAGE 4 of 13
2. Tijdelijke licentiecode activeren Voor het gebruik van de IBAN converter is het noodzakelijk de tijdelijke pincode te activeren. Dit kunt u doen via de volgende stappen: 1. Sla de ontvangen licentie op op een plek die u vanuit UNIT4 Personeel & Salaris kunt benaderen. 2. Het bestand met de licentie welke u ontvangen hebt, is een ZIP-bestand. Pak het bestand daarom uit, zodat er een XML-bestand beschikbaar komt. 3. Open UNIT4 Personeel & Salaris en ga naar Onderhoud Systeembeheer Licentiegegevens. 4. Klik in de menubalk op de knop Nieuw. 5. In het scherm dat geopend wordt, kunt u het XML-bestand selecteren en kiezen voor Openen. Over op IBAN VERSION 2013.3 PAGE 5 of 13
6. Vervolgens kunt u in het scherm Licentiegegevens controleren of de licentie juist is ingelezen. Let op: de ingangsdatum welke op dit moment van toepassing is, wordt getoond. U ziet dus niet direct dat er iets gewijzigd is, omdat de huidige licentie nog van toepassing is. Om de nieuwe licentie in te kunnen zien, selecteert u achter Ingangsdatum de ingangsdatum van de nieuwe licentie. Over op IBAN VERSION 2013.3 PAGE 6 of 13
3. Exporteren van de rekeningnummers Om de rekeningnummers te exporteren kunt u de volgende stappen doorlopen: 1. Klik op IBAN BIC service in het menu Data. 2. Geef aan of u een bestand met rekeningnummers, gebruikt in UNIT4 Multivers Personeel & Salaris, wilt aanmaken of een terugontvangen bestand met IBAN-nummers wilt inlezen. Klik op Volgende. Afhankelijk van uw keuze kunt u vervolgens de gegevens opgeven voor het aanmaken respectievelijk inlezen van het bestand. Over op IBAN VERSION 2013.3 PAGE 7 of 13
3. Aanmaken IBAN BIC service Geef aan of u het bestand voor een selectie van werkgevers of voor een selectie van werknemers van een bepaalde werkgever wilt aanmaken. Van welke rekeningen wilt u het IBAN en de BIC opvragen: Alle rekeningen Ontbrekende IBAN en BIC Alleen de betaalwijzen waarvoor IBAN en BIC ontbreken met een ingangsdatum op of na de opgegeven datum vanaf worden geselecteerd. Voer de bestandsnaam in, selecteer de locatie, bijvoorbeeld uw Bureaublad, en Excelversie. U kunt kiezen tussen 'Excel 97-2003(*.xls) en Excel 2007-2010 (*.xlsx). Excel versie 2003 of lager kan maximaal 65.535 regels bevatten, Excel versie 2007 kan maximaal 1 miljoen regels bevatten. Wanneer tijdens het aanmaken van het bestand het maximum aantal regels is bereikt, wordt een melding gegeven en een vervolgbestand aangemaakt. Over op IBAN VERSION 2013.3 PAGE 8 of 13
4. Aanmelden bij de IBAN BIC service Via de volgende website dient u zich eerst aan te melden; https://www.ibanbicservice.nl/register.aspx.u dient zich op deze website te registreren volgens de instructies, vervolgens krijgt u een e-mail waarmee u de registratie kunt activeren. Wanneer bovenstaande is uitgevoerd wordt het mogelijk het geëxporteerde bestand in te lezen op de website. Over op IBAN VERSION 2013.3 PAGE 9 of 13
5. Het versturen van het bestand Bij de registratie op de IBAN BIC Service hebt u een e-mail gekregen met daarin uw inlognaam en wachtwoord. Klik op de link in het laatste scherm, of ga naar https://www.ibanbicservice.nl/login.aspx om in te loggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. U komt op de pagina van de website waar u het bestand kunt opsturen. U kunt dan met het bestand selecteren op uw PC. Of plak het gekopieerde bestandspad uit het laatste scherm (stap 10) in het veld. Klik op om het bestand te versturen. Over op IBAN VERSION 2013.3 PAGE 10 of 13
6. HET DOWNLOADEN VAN HET BESTAND De IBAN BIC Service vult uw bestand met de lijst van bankrekeningnummers nu aan met de betreffende IBAN (nummers). Als de rekeningnummers uit uw administratie(s) geconverteerd (aangevuld) zijn krijgt u het aangevulde bestand terug van de Service. U krijgt een e-mail op het bij het registreren en inloggen gebruikte mailadres, waarin een link staat naar de website zodat u zelf het bestand naar uw PC kunt downloaden. Klik op Downloaden bestanden en klik in het volgende scherm op het bestand: U krijgt nu de vraag (MS Windows) of u het bestand wilt openen of opslaan. Over op IBAN VERSION 2013.3 PAGE 11 of 13
3. Klik op om het bestand op uw PC op te slaan en bepaal in het volgende scherm waar u het wilt opslaan en onder welke bestandsnaam. Over op IBAN VERSION 2013.3 PAGE 12 of 13
7. Inlezen IBAN BIC service 1. Het ontvangen bestand wordt ingelezen en op basis van de referentie en het rekeningnummer worden alle betaalwijzen van de werkgever(s) en werknemers bijgewerkt met het IBAN en BIC nummer met ingang van de opgegeven datum. Selecteer de locatie Ophalen uit waar het bestand is opgeslagen. In het overzicht ziet u alle Excel-bestanden in de opgegeven locatie met een werkblad genaamd 'IBANBIC'. Selecteer één of meerdere bestanden die u wilt verwerken. Selecteer de ingangsdatum waarop IBAN en BIC van toepassing zijn. 2. Geef, afhankelijk van de eerder gemaakte keuze, een selectie op van één of meerdere werkgevers, of een selectie van werkgever en één of meerdere werknemers. U kunt vervolgens bepaalde werkgevers of werknemers uitsluiten van de selectie of de selectie aanvullen met andere werkgevers of werknemers. 3. Klik op Voltooien. Over op IBAN VERSION 2013.3 PAGE 13 of 13