Factoring Omdat u uw debiteuren door een factoringbedrijf laat afhandelen is de verwerking van de ontvangsten enigszins aangepast. Dit komt omdat het factoringbedrijf kosten inhoudt op de afrekening aan u. In deze handleiding leggen wij u uit hoe u deze ontvangsten van factoring verwerkt. Hoe maak ik een grootboek aan voor de factoringkosten Op de betaalspecificatie van de factoringmaatschappij worden apart de kosten voor hun dienstverlening bij u in rekening gebracht. Deze kosten wilt u apart boeken als kosten, apart van de omzet. U kunt het vergelijken met een soort betalingskorting. We adviseren het in de kostensfeer houden. Bijvoorbeeld Algemene kosten. Om deze kosten te boeken is het belangrijk vooraf hier een grootboek voor aan te maken waarop deze kosten bij verwerking van de ontvangst in het bankboek geboekt kunnen worden. Fig1: Open de grootboekenkaart Klikt u in de boekhouding linksboven de boekenkast naar Financieel > Inrichting > Grootboeken Datum publicatie: 20-9-2013 Pagina 1
Fig2: Nieuw item (grootboek) aanmaken Klikt u linksboven op het icoontje als op de afbeelding voor het maken en inrichten van een nieuw grootboek. Fig3: Vul de rubrieken sla op! Let op: een grootboek is een onderdeel van een groter geheel, de nummering is nooit toevallig. Vul in bij Grootboek : 46105 Vul in bij Omschrijving : Kosten factuurverwerking Infomedics Klik bij Type en selecteer : Kosten Verdichting (optioneel) : Algemene kosten (18000090) Overige vinkjes en invulvakjes hoeven niet gekozen of gevuld te worden. Vergeet niet op te slaan door OK + Terug [F9] te klikken als u klaar bent. Klik op Financial midden onder aan de balk om terug te gaan naar het hoofdscherm Fig4: Financial terug naar het hoofdmenu Datum publicatie: 20-9-2013 Pagina 2
De factuur Als u met een factoring maatschappij werkt verstuurd u ook uw facturen aan de factoringmaatschappij. Fig5: Beheer facturen In deze handleiding werken we met een voorbeeldfactuur ad 5627,71. Fig6: De betaalspecificatie Via de betaalspecificatie van de factoringmaatschappij wordt u geïnformeerd over het door u gefactureerde bedrag, de ingehouden kosten, de afkeur en het door u te ontvangen bedrag. Datum publicatie: 20-9-2013 Pagina 3
Fig7: Afkeur De afkeur door de verzekeraar op de betaalspecificatie van de factoringmaatschappij verwerkt u door de afgekeurde bedragen in Incura te crediteren. Het door u gecrediteerde bedrag zal gelijk moeten lopen met het door de verzekeraar afgekeurde bedrag. (Zie de handleiding: Crediteren of volg deze link: http://incura.kayako.com/knowledgebase/article/view/141/30/crediteren) Fig8: De creditering De creditering hoeft u niet in te dienen bij de verzekeraar, er is per slot al afgekeurd. (Zie voor uitleg van deze regel de handleiding Crediteren of volg de link: http://incura.kayako.com/knowledgebase/article/view/141/30/crediteren) Datum publicatie: 20-9-2013 Pagina 4
De mutatieverwerking Fig9: Het bankboek In het bankboek wordt bij de ontvangst in de omschrijving niet uw factuurnummer meegegeven. Deze informatie is belangrijk voor correcte verwerking en haalt u van de betaalspecificatie. Selecteer de mutatie door op het rode euroteken te klikken Selecteer 16000 (Debiteuren) bij de tegenrekening. Klik op het bolletje (kan 3 kleuren hebben) om de relatie te selecteren. Datum publicatie: 20-9-2013 Pagina 5
Fig10: Relatie selecteren Tik linksboven bij Relatie in het witte invul vak de naam van uw factoringmaatschappij in. Selecteer de relatie door in de drop down óp de relatienaam te klikken. Klik vervolgens op OK Datum publicatie: 20-9-2013 Pagina 6
Fig11: De boeking: factuur verwerken Als u uw relatie heeft geselecteerd dan krijgt u in het relatiescherm van deze relatie een overzicht van alle nog openstaande bedragen. Even rekenen: In ons voorbeeld heeft u: - Aanvankelijk gefactureerd : 5627,71 - Gecrediteerd : 760,50 Het nu openstaande factuurbedrag : 4867,21 Het door u ontvangen bedrag : 4776,41 Ondanks het feit dat u minder heeft ontvangen ( 4776,46) dan dat er als factuurbedrag openstaat ( 4867.21) wilt u dit hele openstaande factuur bedrag (= de openstaande debiteur) naar 0 (nul) terugboeken. Dit kan alleen als u niet de gehele ontvangst ( 4776.46) afboekt op de factuur, (Want daarmee ontstaat een negatief openstaande debiteur = u moet terugbetalen zie voor verdere uitleg de handleiding Afletteren debiteuren of volg de link: http://incura.kayako.com/knowledgebase/article/view/68/30/afletteren-debiteuren) maar wel het factuur gedeelte ( 4867,21) Fig12: Het openstaande factuur bedrag afboeken Datum publicatie: 20-9-2013 Pagina 7
Fig13: Restbedrag nog te boeken Door niet de hele ontvangst te boeken op de openstaande factuur ontstaat er een nog te boeken restbedrag dat u als verschil tussen ontvangst en verwerkt moet verwerken. Dit restbedrag vindt u linksboven onder Totaal. Het Totaal staat hier voor totaal geboekt van de ontvangst en betekent dus dat er 90,75 te weinig is geboekt. Als u dit restantbedrag per abuis niet verwerkt en u kiest voor opslaan dan komt de foutmelding dat de boeking niet op nul loopt. In deze situatie is het verschil - 90,75 niet ontoevallig de door de factoringmaatschappij in rekening gebrachte kosten. Die boeken we als volgt: Datum publicatie: 20-9-2013 Pagina 8
Fig14: het restant als verschil naar kosten boeken Tik in bij Verschil het eerder gemaakte grootboeknummer 46105 Een pop-up verschijnt en kunt u wegklikken Boek het bedrag zoals het bij het Totaal staat -90.75 (geen komma maar punt) Fig15: Het Totaal is 0.00 Het totaal geboekte bedrag staat nu op 0.00 en dus is de ontvangst volledig verwerkt. Fig16: sluiten! Kies OK om de boeking op te slaan.!! Kies ook OK in het bankboek om de mutatie te verwerken Datum publicatie: 20-9-2013 Pagina 9