HANDLEIDING CRM VOORWOORD Deze handleiding is opgesteld in februari 2014. Dit betekent dat hieronder de werking van het systeem op dat moment wordt beschreven. Aangezien er regelmatig updates en verbeteringen in het pakket worden doorgevoerd, kan dit betekenen dat op het moment dat u deze handleiding doorneemt, bepaalde functies op kleine punten afwijkend werken. In die gevallen waarin u als klant door ons afwijkingen van het standaardpakket heeft laten maken, dan staat de werking van die onderdelen hieronder niet beschreven. Wanneer er sprake is van maatwerk zoals hiervoor bedoeld, raden wij u aan de werking van die specifieke onderdelen zelf te documenteren. De handleiding is verder een integraal document voor de gehele CRM. Dit betekent dat wanneer u niet alle modules heeft afgenomen, sommige functies voor u niet van toepassing zullen zijn. Meestal staat dit beschreven bij het desbetreffende onderdeel. * de menu beschrijvingen met grijze letters zijn nog niet gereed en zullen binnenkort aangevuld worden! Niet onbelangrijk om te weten, is dat de backend van het systeem is ontworpen voor Internet Explorer. Desalniettemin zijn alle functies getest op onder andere Google Chrome, Safari en Firefox. Hierbij hebben zich zover ons bekend (met één uitzondering) geen noemenswaardige problemen voor gedaan. Voor het goed kunnen gebruiken van het systeem is het wel van belang dat men in de browser de pop-up voor de backend toestaat en de blokkering uit zet in de browser. - 1 -
INHOUDSOPGAVE bladzijde paragraaf - 05-1.1 HET MENU LIJST (KLANTEN) - 05-1.2 HET MENU ZOEKEN (KLANTEN) - 05-1.3 HET MENU TOEVOEGEN (KLANTEN) - 06-1.4 HET MENU DOWNLOAD LOG (KLANTEN) - 06-2.1 LIJST ABONNEES - 07-2.2 TOEVOEGEN (ABONNEES) - 07-3.1 HET MENU LIJST (AGENTEN) - 07-3.1 HET MENU ZOEKEN (AGENTEN) - 07-3.1 HET MENU TOEVOEGEN (AGENTEN) - 08-4.1 HET MENU LIJST (LEVERANCIERS) - 08-4.2 HET MENU ZOEKEN (LEVERANCIERS) - 08-4.3 HET MENU TOEVOEGEN (LEVERANCIERS) - 09-5.1 HET MENU LIJST (GEBRUIKERS) - 09-5.2 HET MENU ZOEKEN (GEBRUIKERS) - 09-5.3 HET MENU TOEVOEGEN (GEBRUIKERS) - 10-6.1 HET MENU LIJST (PRODUKTEN) - 10-6.2 HET MENU ZOEKEN (PRODUKTEN) - 10-6.3 HET MENU TOEVOEGEN (PRODUKTEN) - 13-6.4 HET MENU STATISTIEKEN (PRODUKTEN) - 14-6.6 HET MENU INVENTARISATIE (PRODUKTEN) - 14-6.7 HET MENU BATCH RESIZE IMG. (PRODUKTEN) - 14-7.1 HET MENU LIJST (CATEGORIEËN) - 14-7.2 HET MENU ZOEKEN (CATEGORIEËN) - 15-7.3 HET MENU TOEVOEGEN (CATEGORIEËN) - 16-8.1 HET MENU LIJST (KLEUREN) - 16-8.2 HET MENU ZOEKEN (KLEUREN) - 16-8.3 HET MENU TOEVOEGEN (KLEUREN) - 16-9.1 HET MENU LIJST (MAATTABELLEN) - 17-9.2 HET MENU ZOEKEN (MAATTABELLEN) - 17-9.3 HET MENU TOEVOEGEN (MAATTABELLEN) - 17-10.1 HET MENU LIJST (COLLECTIES) - 17-10.2 HET MENU ZOEKEN (COLLECTIES) - 18-10.3 HET MENU TOEVOEGEN (COLLECTIES) - 18-11.1 P.M. - 19-12.1 HET MENU LIJST (VOORORDERS) - 19-12.2 HET MENU ZOEKEN (VOORORDERS) - 19-12.3 HET MENU TOEVOEGEN (VOORORDERS) - 2 -
- 20-12.4 HET MENU ORDER STATUSSEN (VOORORDERS) - 21-12.5 HET MENU ORDER PAKETTEN (VOORORDERS) - 21-13.1 HET MENU LIJST (VOORRAADORDERS) - 22-13.2 HET MENU ZOEKEN (VOORRAADORDERS) - 22-13.3 HET MENU TOEVOEGEN (VOORRAADORDERS) - 23-14.1 HET MENU LIJST (INKOOPORDERS) - 24-14.2 HET MENU ZOEKEN (INKOOPORDERS) - 24-14.3 HET MENU TOEVOEGEN (INKOOPORDER) - 26-15.1 HET MENU LIJST (VERZENDINGEN) - 26-15.2 HET MENU ZOEKEN (VERZENDINGEN) - 26-15.3 HET MENU TOEVOEGEN (VERZENDINGEN) - 28-16.1 HET MENU LIJST (ONTVANGEN GOEDEREN) - 28-16.3 HET MENU ZOEKEN (ONTVANGEN GOEDEREN) - 28-16.3 HET MENU TOEVOEGEN (ONTVANGEN GOEDEREN) - 29-17.1 HET MENU LIJST (RETOUREN) - 30-17.2 HET MENU ZOEKEN (RETOUREN) - 30-17.3 HET MENU TOEVOEGEN (RETOUREN) - 31-18.1 HET MENU LIJST (KLACHTEN) -32-18.2 HET MENU ZOEKEN (KLACHTEN) - 32-18.3 HET MENU TOEVOEGEN (KLACHTEN) - 32-18.4 KLACHTCODES - 33-19.1 HET MENU LIJST (FAKTUREN) - 33-19.2 HET MENU ZOEKEN (FAKTUREN) - 33-19.3 HET MENU TOEVOEGEN (FAKTUREN) - 35-20.1 HET MENU LIJST (INGEKOMEN FAKTUREN) - 35-20.2 HET MENU ZOEKEN (INGEKOMEN FAKTUREN) - 35-20.3 HET MENU TOEVOEGEN (INGEKOMEN FAKTUREN) - 36-21.1 HET MENU OVERZICHT (FINANCIEEL) - 36-21.2 HET MENU BOEK BETALINGEN (FINANCIEEL) - 38-21.3 HET MENU GROOTBOEKEN (FINANCIEEL) - 39-22.1 HET MENU PRODUKT MAILINGS - 39-22.2 HET MENU MAIL EDITOR / TEMPLATES - 40-22.3 HET MENU VERZENDEN MAILINGS - 40-22.4 HET MENU MAILINGLOG - 41-23.1 HET MENU OPEN AGENDA - 41-23.2 HET MENU AFSPRAAK REGISTREREN - 3 -
- 41-24.1 HET MENU STANDAARDLIJSTEN - 41-24.2 HET MENU MAIL INSTELLINGEN - 42-24.3 HET MENU OVERIGE INSTELLINGEN - 43-24.4 HET MENU BARCODE LABEL INSTELLINGEN - 43-24.5 HET MENU FILEMANAGER - 45-25.1 HET MENU MENU INSTELLINGEN (LAYOUT RETAILERSHOP) - 47-25.2 HET MENU EDITOR (LAYOUT RETAILERSHOP) - 48-25.3 HET MENU VORMGEVING (LAYOUT RETAILERSHOP) - 50 - ADDENDUM met aanpassingen per augustus 2014-57 - ADDENDUM met aanpassingen per september 2014-62 - ADDENDUM met aanpassingen per september 2015-4 -
KLANTEN 1.1 HET MENU LIJST (KLANTEN) In de lijst vindt men een overzicht van alle klanten. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende klant gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de klant kan worden opgesteld en gemaild. Door op de gewenste klant in de lijst te klikken, gaat men naar alle details van desbetreffende klant. De werking van het formulier wordt verder uitgelegd onder toevoegen (zie 1.3). 1.2 HET MENU ZOEKEN (KLANTEN) In dit menu kan men klanten zoeken op trefwoord, agent, type, prioriteit en collectie. Met de laatste optie kan men klanten voor een bepaalde collectie zoeken. Met de knop download CSV kan men de geselecteerde lijst downloaden en printen. 1.3 HET MENU TOEVOEGEN (KLANTEN) De meeste velden in dit formulier spreken voor zich en behoeven geen toelichting, daarom worden alleen de belangrijkste functies uitgelegd. Een klant dient altijd gekoppeld te worden een agent. Indien men ook verkopen in de showroom zonder tussenkomst van een agent doet, dient men de showroom of zichzelf als agent in het menu agenten (zie 3.3) op te voeren. Wanneer de naam van de klant invoert, wordt deze automatisch door gekopieerd naar het winkelnaam. Wanneer deze niet gelijk zijn, dan kan men deze nadien nog aanpassen. Alle klanten dienen een unieke code te hebben. Om snel de eerst volgende beschikbare code te achterhalen, kan met op de tekstlink suggestie klikken. Dit werkt alleen wanneer de klantcodes enkel uit cijfers bestaan. Indien er per abuis toch een klantcode wordt opgeslagen welke reeds in gebruik is, dan zal het systeem automatisch een tijdelijk nummer toekennen wat eindigt met een vraagteken. Op dat moment zijn de - 5 -
ingevoerde gegevens wel allemaal opgeslagen, maar hoeft men alleen nog maar de klantcode in een niet bestaande code te wijzigen. Onder different invoice adress kan een afwijkend faktuuradres of e-mailadres worden opgegeven. Bij het veld btw percentage dient het geldende btw-tarief te worden ingevuld. Indien het een buitenlandse klant betreft, is dit een 0. Aan de rechterzijde van het formulier staan nog een aantal cross-selling opties. Door het vakje bij mailings aan of uit te vinken, kan men aangeven dat de klant wel of geen mailings mag ontvangen. Het vakje bij mailings staat standaard aangevinkt. Echter wanneer een klant in een mailing of de afmeld link heeft geklikt, zal het vinkje uit staan. Met de dropdown select type kan men aangeven wat voor soort relatie het betreft. Met de dropdown select prioriteit kan men de importantie van een klant aangeven. Hierop kan men later bij het verzenden van mailings filteren. Wanneer het vinkje bij toon cross-selling aan staat, kan men door middel van vinkjes aangeven voor welke collecties of merken de relatie klant of prospect is. Ook hierop kan men later bij het verzenden van mailings filteren. Indien men het vinkje bij toon klant notities aanzet, verschijnen er in het kader een aantal grijze balkjes met daarin de tekst order notes, stockorder notes, sending notes en invoice notes. Door hierop te klikken verschijnt er een kort overzicht van de laatste orders, pakbonnen of fakturen van de relatie. Indien er daarbij notities gemaakt zijn, dan wordt dit in het rechter kolommetje aangegeven door yes. De notities zijn dan op te roepen door hierop te klikken. Wanneer men klaar is met het opvoeren van een klant / relatie, vergeet dan niet om het vinkje bij actief aan te zetten. Een klant / relatie kan nimmer worden verwijderd omdat dan de bestaande koppelingen worden verbroken. In dat geval dient men de klant gewoon op inactief te zetten. 1.4 HET MENU DOWNLOAD LOG (KLANTEN) In dit menu, wat alleen van toepassing is wanneer men een online download omgeving ofwel beeldenbank heeft afgenomen, kan men zien hoe veel keren een bepaalde collectie foto of documentatie gedownload is en door wie. ABONNEES 2.1 LIJST ABONNEES In de lijst vindt men een overzicht van alle abonnees. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en - 6 -
reminders voor de desbetreffende abonnee gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de abonnee kan worden opgesteld en gemaild. Om alle abonnees voor de komende maand te factureren, dient men op de tekstlink factureer rechtsboven te klikken. Voor alle relaties waarvan de eerste van de volgende maand een betaling verschuldigd is, worden alle fakturen aangemaakt. 2.2 TOEVOEGEN (ABONNEES) Allereerst selecteert men de klant waarvoor het abonnement geldt. Het klantnummer wordt later automatisch toegevoegd. Onder type contract selecteert men het soort abonnement. Deze abonnementen kan men nog niet zelf wijzigen en dienen bij installatie van het pakket opgegeven te worden. Bij de volgende velden geeft men de ingangsdatum en de einddatum van het abonnement op. Bij periodes geeft men aan of het abonnement maandelijks gefactureerd moet worden of jaarlijks. Het veld vervaldatum is van belang voor de abonnementen die jaarlijks gefactureerd worden. In het veld bij prijs dient men het periodiek verschuldigde bedrag voor het abonnement in te vullen, waarbij voor decimalen van punt in plaats van een komma gebruikt dient te worden. Wanneer men klaar is met het opvoeren van een abonnee, vergeet dan niet om het vinkje bij actief aan te zetten. Een abonnee kan nimmer worden verwijderd omdat dan de bestaande koppelingen worden verbroken. In dat geval dient men de abonnee gewoon op inactief te zetten. AGENTEN 3.1 HET MENU LIJST (AGENTEN) In de lijst vindt men een overzicht van alle agenten. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende agent gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de agent kan worden opgesteld en gemaild. 3.1 HET MENU ZOEKEN (AGENTEN) In dit menu kan men leveranciers zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich. - 7 -
3.1 HET MENU TOEVOEGEN (AGENTEN) De meeste velden in het formulier op deze pagina spreken voor zich. Alleen de provisie berekening behoeft enige uitleg. Het systeem berekent automatisch de provisie die een agent tegoed heeft. Dit staat aangegeven bij verdiende commissie. Onder betaalde commissie staat het totaal van de betalingen dat aan de agent is gedaan. Een nieuwe betaling kan worden toegevoegd in het veld bij boek betaling. Wanneer men klaar is met het opvoeren van een agent, vergeet dan niet om het vinkje bij actief aan te zetten. Een agent kan nimmer worden verwijderd omdat dan de bestaande koppelingen worden verbroken. In dat geval dient men de agent gewoon op inactief te zetten. LEVERANCIERS 4.1 HET MENU LIJST (LEVERANCIERS) In de lijst vindt men een overzicht van alle leveranciers. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende leverancier gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de leverancier kan worden opgesteld en gemaild. Door op de gewenste leverancier in de lijst te klikken, gaat men naar alle details van desbetreffende leverancier. De werking van het formulier wordt verder uitgelegd onder toevoegen (zie 4.3). 4.2 HET MENU ZOEKEN (LEVERANCIERS) In dit menu kan men leveranciers zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich. 4.3 HET MENU TOEVOEGEN (LEVERANCIERS) Alle leveranciers dienen een unieke code te hebben. Om snel de eerst volgende beschikbare code te achterhalen, kan met op de tekstlink suggestie klikken. Dit werkt alleen wanneer de leveranciercodes enkel uit cijfers bestaan. Indien er per abuis toch een leverancierscode wordt opgeslagen welke reeds in gebruik is, dan zal het systeem automatisch een tijdelijk nummer toekennen wat eindigt met een vraagteken. Op dat moment zijn de ingevoerde gegevens wel allemaal opgeslagen, maar hoeft men alleen nog maar de leverancierscode in een niet bestaande code te wijzigen. De overige velden in het formulier op deze pagina spreken voor zich. Aan de rechterzijde van het formulier staan een tweetal grijze balkjes met daarin de tekst purchase notes en receiving notes. Door hierop te klikken verschijnt er een kort overzicht van de laatste inkooporders of - 8 -
ontvangen zendingen van / bij de leverancier. Indien er bij de inkooporder of ontvangen zending notities gemaakt zijn, dan wordt dit in het rechter kolommetje aangegeven door yes. De notities zijn dan op te roepen door hierop te klikken. Vergeet ook niet om het vinkje bij actief aan te zetten. Een leverancier kan nimmer worden verwijderd omdat dan de koppeling met bestaande inkooporders wordt verbroken. In dat geval dient men de leverancier gewoon op inactief te zetten. GEBRUIKERS 5.1 HET MENU LIJST (GEBRUIKERS) In de lijst vindt men een overzicht van alle aangemaakte gebruikers. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende gebruiker gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de gebruiker kan worden opgesteld en gemaild. Door op de gewenste gebruiker in de lijst te klikken, gaat men naar alle details van desbetreffende gebruiker. De werking van het formulier wordt verder uitgelegd onder toevoegen (zie 5.3). 5.2 HET MENU ZOEKEN (GEBRUIKERS) nvt 5.3 HET MENU TOEVOEGEN (GEBRUIKERS) Dit menu is behoorlijk gecompliceerd en zal hieronder dan ook zo volledig mogelijk worden uitgelegd. De velden naam en e-mail spreken voor zich. In het ip-adres kan men een ip-adres invullen van de lokatie waarvan het meest wordt gebruikt. Het voordeel hiervan is dat wanneer men vanaf het ingevulde ip-adres in het systeem komt, men niet meer hoeft in loggen. LET OP: wanneer er een ip-adres is ingevuld betekent dit dat iedereen die vanaf hetzelfde ip-adres in de backend komt, alle functies onbeperkt kan gebruiken. Het veld gebruikercode hoeft in principe nooit gewijzigd te worden en dient alleen maar als extra beveiliging van het systeem. Voor de velden gebruikersnaam en wachtwoord geldt beide dat er geen spaties of leestekens gebruikt mogen worden en dat deze hoofdletter gevoelig zijn. Bij gebruikersgroep selecteert men het type gebruiker. Een beheerder kan altijd alle functies in de backend gebruiken. Voor een gebruiker daarentegen kan men aan de rechterzijde instellen tot welke menu s zij toegang hebben. Door het aanzetten van een vinkje bij het menu waarvoor de gebruiker geautoriseerd is, wordt er toegang verleend en visa versa. Bijkomend voordeel is tevens dat de menu s waarvoor de gebruiker niet geautoriseerd is, niet worden getoond waardoor menulijst aan de linkerzijde - 9 -
aanzienlijk korter en overzichtelijker wordt. Wanneer bij een gebruiker de optie demo wordt geselecteerd, kan desbetreffende gebruiker alle menu s inzien maar niets wijzigen. Bij afloopdatum dient men de datum op te geven tot welke de inloggegevens van de gebruiker geldig zijn. Indien een afloopdatum is overschreden, wordt de gebruiker automatisch op inactief gezet. TIP: indien men gebruik maakt van stagiaires, geef deze dan een eigen (tijdelijke) inlogcode zodat u men na afloop van de stage niet alle inlogcodes hoeft aan te passen. Een gebruiker kan niet worden verwijderd. In dat geval dient men de gebruiker op inactief te zetten door het vinkje in het vakje bij active uit te zetten. Het vakje rechtsboven bij agent is alleen van toepassing wanneer een agent toegang tot het systeem dient te krijgen en alleen zijn eigen relaties mag inzien. Indien deze optie wordt gekozen en de desbetreffende agent inlogt op het systeem, dan worden alle orders die tijdens die sessie worden ingeboekt, op conto van die agent gezet. Dit betekent derhalve dat wanneer orders voor relaties van andere agenten worden ingeboekt, de provisie wordt toegerekend aan de agent / gebruiker waarmee is ingelogd. - 10 -
PRODUKTEN 6.1 HET MENU LIJST (PRODUKTEN) Onder het menu lijst staan alle opgevoerde artikelen. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Artikelen welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende artikel onder actief op ja te klikken. Het wederom activeren doet men door op nee te klikken. Dit zelfde geldt voor de kolom retailshop. Door op een artikel te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een artikel kunnen worden aangepast (zie 6.3). 6.2 HET MENU ZOEKEN (PRODUKTEN) In dit menu kan men artikelen zoeken op trefwoord, collectie, categorie of kleur. Met de knop verkooplijst (excel) kan een handige lijst met belangrijke data van artikelen gedownload en geprint worden. 6.3 HET MENU TOEVOEGEN (PRODUKTEN) Voor het toevoegen van artikelen is het van belang dat allereerst de collecties, categorieën, kleuren en maattabellen volledig zijn opgevoerd. Bij het aanmaken / opvoeren van nieuwe artikelen is het raadzaam om eerst goed te overwegen of men artikelen die er in meerdere kleuren zijn, per kleur apart opvoert of dat men de verschillende kleuren van dat artikel onder één artikel(nummer) hangt. Beide opties hebben voor en nadelen. Het produktformulier is zeer omvangrijk en vormt ook het hart van de CRM. Daarom volgt hieronder een uitgebreide uitleg van alle velden: De artikelcode van produkt dient altijd uniek te zijn en kan maar één keer gebruikt worden. Ook kan een artikelcode alleen nog gewijzigd worden als er nog geen pakbonnen zijn waarin het artikel staat. LET OP: houd de artikelcode kort en herkenbaar en gebruik geen spaties of leestekens en gebruik vooral eigen codes en niet die van leveranciers. TIP: een goed voorbeeld van handige en juiste artikelcode is: 21265-141. In dit geval staan de eerst twee getallen (21) voor het merk, het derde getal (2) voor broeken, de volgende 2 getallen (65) voor het artikel en de getallen achter het streepje voor het seizoen. Maar nogmaals dit een voorbeeld. Indien een artikelnummer wordt gekozen, geeft het systeem als hulpmiddel in een dropdown aan welke code reeds gebruikt zijn. Wanneer men een artikelcode kiest welke reeds in gebruik is, zal het systeem zelf een tijdelijke code aanmaken, welke u dan meteen weer kunt wijzigen. - 11 -
De artikelnaam kan vrij ingevuld worden, maar mag ook weer niet te lang zijn omdat deze anders niet in de webshop of op orderformulieren en fakturen past. Bij de dropdown collectie selecteert men een collectie / merk. Alleen actieve collecties worden hier getoond. Bij categorieën en subcategorieën vinkt men een (hoofd)categorie aan waarna alle daar onder horende subcategorieën zichtbaar worden en aangevinkt kunnen worden. Indien er bij maatabel een optie wordt geselecteerd (wat verplicht is), verschijnt desbetreffende maattabel met alle maten als voorbeeld op het scherm. Door het uitzetten van een vinkje bij een maat, wordt die maat niet aan het artikel toegevoegd. LET OP: een eenmaal geselecteerde en opgeslagen maatboog kan niet meer worden gewijzigd! In dat geval is er geen andere oplossing dan het produkt te verwijderen en opnieuw op te voeren. Nadat een artikel is opgevoerd, kan men maten binnen de maatboog deactiveren door op desbetreffende maat te klikken. Het wederom activeren doet men door wederom op die maat te klikken. Het toevoegen van maten die niet eerder aangemaakt waren voor een artikel, doet men door het aanklikken van de tekst beschikbare maten. Men kan alleen maten binnen dezelfde tabel toevoegen. Bij beschikbare kleuren dient men alle kleuren aan te vinken waarin het produkt leverbaar is, tenzij er voor is gekozen om voor elke produkt- / kleurcombinatie een apart produkt aan te maken. In dat geval vinkt men slechts één kleur aan. Nadat een artikel is opgevoerd, kan men kleuren deactiveren door op desbetreffende kleur te klikken. Het wederom activeren doet men door wederom op die kleur te klikken. Het toevoegen van kleuren die niet eerder aangemaakt waren voor een artikel, doet men door het aanklikken van de tekst beschikbare kleuren. De artikel omschrijving dient alleen ingevuld te worden indien er sprake is van een webshop. In dat geval is het belangrijk dat de tekst pakkend is. Ook het veld pasvorm wordt enkel gebruikt voor de webshop. Wel kan men deze dan voor interne notities gebruiken. Het veld interne notities is zoals de naam al zegt, bedoelt voor eigen aantekeningen. Indien er sprake is van een artikel waarbij grotere maten afwijkende prijzen hebben, dan kan men door middel van de prijsmatrix een opgedeelde maatboog met verschillende prijzen opgeven. In de matrix dient men onder min. de kleinste maat en bij max. de grootste maat van dezelfde prijs op te geven. Daarna geeft men de inkoopprijs (excl. btw) en verkoopprijs (excl. btw) in. Het veld markup is slechts een rekenhulp. Vervolgens doet men in de volgende rijen het zelfde voor de duurdere maten. Het gebruik van de prijsmatrix zorgt ervoor dat er op de achtergrond 3 of meerdere dezelfde artikelen met verschillende prijs worden aangemaakt, waarbij de artikelcode een toevoeging krijgt (bijv. _a of _b ). Het veld leverancier is alleen van belang indien de inkoopfunctie in dit formulier gebruikt wordt. Het veld kostprijs is de stuksprijs (exclusief btw) waarvoor het produkt wordt ingekocht of vervaardigd. Het veld order / verkoopprijs is de stuksprijs (exclusief btw) waarvoor het produkt wordt verkocht aan winkeliers / detailhandel. - 12 -
Door in het veld verlaagde orderprijs een lager bedrag in te vullen als bij order / verkoopprijs, wordt het produkt individueel afgeprijsd. Het veld markup is niet verplicht, maar slechts een rekenhulp om de verkoopprijs (incl. btw) te berekenen. Deze wordt berekend door de markup te vermenigvuldigen met de inkoopprijs en daar vervolgens 95 cent bij op te tellen. Het veld consumentenprijs is de adviesprijs voor consumenten welke de detaillist in de winkel hanteert. Door in het veld consumenten actie prijs een lager bedrag in te vullen als bij consumentenprijs, wordt het produkt individueel afgeprijsd. Dit zal alleen van belang zijn wanneer men een eigen webshop voor consumenten heeft. In het veld btw percentage staat in principe altijd hetzelfde tarief. Het veld gewicht is belangrijk voor de berekening van verzendkosten in de webshop. LET OP: in de bovenstaande numerieke velden dient voor decimalen altijd een punt te worden gebruikt en geen komma! Er kunnen in totaal 5 foto s van het artikel worden geupload van maximaal 200kb. Om een afbeelding te koppelen aan een beschikbare kleur, selecteert men bij koppel aan kleur de kleur welke op de afbeelding staat. Op deze wijze bereikt men dat elke kleur van het artikel met een aparte afbeelding in het artikeloverzicht in de webshop wordt weergegeven. Nadat afbeeldingen succesvol geupload zijn, verschijnen deze aan de rechterzijde met daar boven een kruisje. Door hierop te klikken, wordt de afbeelding weer gewist. Een afbeelding kan ook overschreven worden door een nieuwe te uploaden in het gewenste uploadveld. LET OP: indien de eerste afbeelding wordt gewist, kan het artikel niet in de webshop getoond worden! Om een artikel in gebruik kunnen nemen dient het vinkje bij actief te worden aangezet. Om deze ook in de webshop te tonen, dient het vinkje bij btb webshop ook aangezet te worden. Het veld nalevering betekent dat het artikel nabesteld kan worden. Indien dit vakje aangevinkt is en het artikel niet meer in een bepaalde maat op voorraad is, krijgt de bezoeker in de webshop de melding dat het artikel nabesteld kan worden. De volgende opties zijn alleen zichtbaar indien een artikel reeds opgeslagen is. Met het vakje inkooporder maken kan men versneld een inkooporder voor het produkt aanmaken. Na het aanklikken, wordt er een pop-up geopend waarin de maatbo(o)g(en) van het produkt staan. In de veldjes onder de maten kan men het aantal dat is ingekocht, invoeren. Door vervolgens op add te klikken wordt de inkooporder aangemaakt en de ingevulde aantallen opgeslagen. Indien er reeds een inkooporder voor het produkt is aangemaakt welke nog niet afgerond is (zie 14.3), dan staan in de witte veldjes onder de maten, de reeds ingegeven aantalen weergegeven. Door deze aantallen te verhogen respectievelijk te verlagen, wordt de inkooporder aangepast. Met de knop print labels kan men barcode labels genereren, waarbij voor elke kleur- / maatcombinatie één label (PDF) wordt gemaakt. Omdat dit niet handig is voor binnengekomen zendingen, kan men in dat geval beter de barcode optie (zie 15.3) in desbetreffende menu gebruiken, omdat dan precies het juiste aantal labels wordt gegenereerd. - 13 -
6.4 HET MENU STATISTIEKEN (PRODUKTEN) In het menu statistieken kunnen diverse overzichten voor alle artikelgroepen worden gegenereerd. Met de dropdowns kunnen selecties voor artikelen worden ingesteld. Door op search te klikken, wordt er een overzicht op het scherm getoond waarin alle kerncijfers in aantallen staan (dus niet in bedragen). Een uitgebreider overzicht kan worden gedownload en geprint met de knop download excel. Indien massaal artikelen via het menu voorraad inventarisatie zijn opgevoerd en niet via het inkoopproces, dan zullen bepaalde kerngetallen niet correct berekend worden. 6.6 HET MENU INVENTARISATIE (PRODUKTEN) Dit menu is bedoeld om voorraad verschillen eenvoudig te kunnen corrigeren. Met de eerste dropdown in de grijze balk bovenin kan een collectie worden geselecteerd. Dit is slechts een hulpmiddel. Wanneer men vervolgens een artikel met de tweede dropdown selecteert, wordt de maatboog van desbetreffend artikel geladen. Door boven de maatboog op de blauwe knop te klikken, ziet men de voorraad per maat. Om eerdere voorraad correcties te zien, klikt men op de rode knop. Om een voorraad correctie door te voeren, vult men bij de desbetreffende maat in het witte veldje het aantal artikelen in dat er meer of minder op voorraad is, waarbij een minder aantal door een minteken wordt aangegeven. Door op save te klikken wordt de correctie opgeslagen. LET OP: hoewel deze functie op het eerste gezicht een eenvoudige methode is om voorraden op te voeren, is dit niet de aan te bevelen methode omdat het op deze wijze opvoeren van voorraden tot een ernstige vertekening van statistieken / kerncijfers leidt. 6.7 HET MENU BATCH RESIZE IMG. (PRODUKTEN) Wanneer op dit menu wordt geklikt wordt er van alle artikel afbeeldingen die zijn geupload een zogenaamde thumbnail gemaakt. Dit is een kleinere afbeelding van het origineel met als doel dat de pagina s in de webshop sneller laden. Dit is een zwaar script en heeft daardoor nogal wat tijd nodig om een volledige run te draaien. CATEGORIEËN 7.1 HET MENU LIJST (CATEGORIEËN) Onder het menu lijst staan alle opgevoerde categorieën. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Categorieën welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende categorie onder actief op ja te klikken. Het wederom activeren doet men door op nee te klikken. - 14 -
Door op een categorie te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een categorie kunnen worden aangepast (zie 7.3). 7.2 HET MENU ZOEKEN (CATEGORIEËN) In dit menu kan men categorieën zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich. 7.3 HET MENU TOEVOEGEN (CATEGORIEËN) Het formulier voor categorieën lijkt in beginsel heel eenvoudig, maar is dat toch niet echt. Vooral voor het indelen van categorieën is het van belang dat hier, vooral wanneer het voor een webshop is, van te voren goed over nagedacht wordt. Immers, de bezoekers van de webshop moeten op een logische en eenvoudige wijze artikelen kunnen filteren. Wanneer de CRM zonder webshop wordt gebruikt, is de indeling minder van belang omdat deze louter voor het bekijken van statistieken per artikelgroep gebruikt wordt. De indeling van de categorieën zal mede afhankelijk zijn van het assortiment dat gevoerd wordt. Bij oplevering van het systeem zijn de meest voor de hand liggende categorieën reeds ingevoerd en kan worden volstaan met kleine aanpassingen en activeren of deactiveren van categorieën. Hieronder volgt een korte uitleg van het formulier: Het veld categorie code is niet zo heel relevant. Enkel voor het (eigen) overzicht is het raadzaam om hierin een logisch en herkenbaar systeem te hanteren. De keuze van de categorie naam is alleen essentieel wanneer er sprake is van een webshop. De categorie omschrijving is alleen van belang wanneer er sprake is van een webshop omdat deze gebruikt wordt in de zogenaamde meta description, wat relevant is voor zoekmachines. Er zijn 5 soorten categorieën, te weten: Een hoofd categorie, bijvoorbeeld dameskleding. Een ongekoppelde subcategorieën, heeft geen bovenliggende categorie. Dit type kan gebruikt worden om bijvoorbeeld kortingsacties etc voor een bepaalde groep artikelen ineens in te stellen. Ook wordt dit type niet getoond in de filteropties van de webshop. Het instellen gebeurt door subcategorie aan te vinken en geen bovenliggende categorie te selecteren Een gekoppelde subcategorie heeft een bovenliggende hoofd- of subcategorie. Wanneer er in de webshop een hoofdcategorie is geselecteerd, wordt er automatisch een dropdown met de onderliggende (gekoppelde) subcategorieën getoond. Ook worden dan alle onder hetzelfde menu vallende categorieën in dezelfde dropdown getoond. In feite kan men dus tot maximaal 3 levels diep gaan: subsubcategorie. Een virtuele categorie is eigenlijk geen categorie maar een verzameling voor subcategorieën. Een goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld hakhoogte bij schoenen. Het maakt voor dit type niet uit of deze als sub- of hoofdcategorie wordt ingesteld. - 15 -
Een combi categorie wordt louter gebruikt om specifieke groepen voor kortingen in een consumenten webshop samen te stellen. Een eenmaal aangemaakte categorie kan niet meer worden verwijderd, maar dient in dat geval gedeactiveerd te worden door het vinkje bij actief uit te zetten en visa versa. KLEUREN 8.1 HET MENU LIJST (KLEUREN) Onder het menu lijst staan alle opgevoerde kleuren. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Kleuren welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende kleur onder actief op ja te klikken. Het wederom activeren doet men door op nee te klikken. Door op een kleur te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een kleur kunnen worden aangepast (zie8.3). 8.2 HET MENU ZOEKEN (KLEUREN) In dit menu kan men kleuren zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich. 8.3 HET MENU TOEVOEGEN (KLEUREN) Alvorens men begint met het toevoegen van kleuren is het van belang om te weten dat het niet verstandig is om de kleurcodes en kleurnamen van de leveranciers aan te houden, daar men anders voor één enkele kleur tot wel 10 verschillende benamingen kan krijgen. Vooral in de webshop leidt dit tot een onwerkbaar geheel. Hieronder volgt een korte uitleg van het formulier: Het veld kleur code is niet zo heel relevant. Enkel voor het (eigen) overzicht is het raadzaam om hierin een logisch en herkenbaar systeem te hanteren en de kleuren een uniek nummer te geven. De keuze van de kleur naam is wel essentieel omdat deze in de webshop wordt gebruikt, maar ook zichtbaar is op orderbevestigingen en in de evt. webshop. Bij hexidecimale code kan men middels een zogenaamde colorpicker, de kleur nabootsen. De gekozen kleur wordt in de webshop geïllustreerd. Bij upload kleurstaal kan men een close-up foto (max. 80kb) uploaden van de stof. Indien er een kleurstaal is geupload, wordt deze in plaats van de hexidecimale kleur getoond. Dit kan vooral interessant zijn voor bijvoorbeeld ruitje patronen en dergelijke. - 16 -
Een eenmaal aangemaakte kleur kan niet meer worden verwijderd, maar dient in dat geval gedeactiveerd te worden door het vinkje bij actief uit te zetten en visa versa. MAATTABELLEN 9.1 HET MENU LIJST (MAATTABELLEN) Onder het menu lijst staan alle opgevoerde maatabellen. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Maatabellen welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende maatabel onder actief op ja te klikken. Het wederom activeren doet men door op nee te klikken. Door op een maatabel te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een maatabel kunnen worden aangepast (zie 9.3). 9.2 HET MENU ZOEKEN (MAATTABELLEN) In dit menu kan men maattabellen zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich. 9.3 HET MENU TOEVOEGEN (MAATTABELLEN) Het toevoegen van maattabellen zal in principe maar één keer nodig zijn omdat deze niet meer veranderen. Allereerst vult men de naam in van de maattabel. Daarna vult men in de velden achter maten de gehele reeks in (bijv. xxs t/m xxl). Indien de maten niet in de juiste volgorde staan, kan men deze door het aanpassen van de getallen in de veldjes achter volgorde eenvoudig wijzigen. Het verwijderen van een maat uit de maatbalk doet men door bij de te verwijderen maat een nul in het vakje te zetten. Een eenmaal aangemaakte maattabel kan niet meer worden verwijderd, maar dient in dat geval gedeactiveerd te worden door het vinkje bij actief uit te zetten en visa versa. LET OP: inactieve maattabelen kunnen in het menu produkten en inkooporders niet worden geselecteerd. COLLECTIES 10.1 HET MENU LIJST (COLLECTIES) Onder het menu lijst staan alle opgevoerde collecties. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdowns waarmee de getoonde lijst kan worden aangepast. Collecties welke niet meer actueel zijn, kunnen eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende collectie onder actief op ja te klikken. Het wederom activeren doet men door op nee te klikken. - 17 -
Door op een collectie te klikken, gaat men naar het formulier waarin de details van een collectie kunnen worden aangepast (zie 10.3). 10.2 HET MENU ZOEKEN (COLLECTIES) In dit menu kan men collecties zoeken op trefwoord. De werking van dit menu spreekt verder voor zich. 10.3 HET MENU TOEVOEGEN (COLLECTIES) Bij het veld collectie code vult men een eigen uniek en herkenbare code voor de collectie / het merk in. Dit is belangrijk om uiteindelijk verkoopstatistieken per merk of collectie overzichtelijk te houden. Hetzelfde geld voor de collectienaam. De collectie omschrijving is alleen van belang wanneer er sprake is van een webshop omdat deze gebruikt wordt in de zogenaamde meta description, wat relevant is voor zoekmachines. Een collectie kan nooit worden verwijderd maar dient in dat geval op inactief gezet te worden door het vinkje bij actief uit te zetten. Door het vinkje bij archief aan te zetten, zal een gehele collectie gearchiveerd worden. Dit wil zeggen dat alle artikelen welke onder die collectie vallen, gedeactiveerd worden. Met de vinkjes bij merk, voororder collectie, voorraad collectie en continuerend kan worden aangegeven wat voor type collectie het is. Een korte uitleg: Merk, is een verzamelnaam voor meerdere seizoenscollecties. Door deze optie te gebruiken kan men de verschillende seizoenscollecties van een merk groeperen. Een voororder collectie betekent dat er voor deze collectie alleen voororders ingevoerd kunnen worden. Een voorraadorder collectie betekent dat er voor deze collectie alleen voorraadorders ingevoerd kunnen worden. De optie continuerend betekent dat er voor deze collectie zowel voororders als voorraadorders ingevoerd kunnen worden. LET OP: inactieve collecties kunnen in het menu produkten en inkooporders niet worden geselecteerd. - 18 -
VOORORDERS 12.1 HET MENU LIJST (VOORORDERS) Onder het menu lijst komen alle ingeboekte voororders te staan. Door op een voororder te klikken, gaat men naar de details van de order. Een voororder kan een aantal statussen hebben, te weten: no products added, in process, in order en closed. Wanneer er geen artikelen aan de order zijn toegevoegd, zal de order na 4 uren weer uit de lijst verdwijnen. Als een order in proces is, betekent dit dat er nog artikelen in de order staan en dat deze nog gewijzigd kan worden. De status in order betekent dat de order is geplaatst en niet meer gewijzigd kan worden. Wel kunnen er dan nog orderregels verwijderd worden. LET OP: om uiteindelijk artikelen naar aanleiding van een voororder te kunnen verzenden, is het belangrijk dat de status van de order op in order staat! Nadat alle artikelen op een order volledig verzonden zijn, verandert de status van de order in closed. Wanneer de status in closed verandert, wordt deze automatisch op inactief gezet. Dit voorkomt eindeloos lange lijsten. Orders welke niet meer actueel zijn, kunnen ook eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende inkooporder onder actief op ja te klikken. Het wederom activeren doet men door op nee te klikken. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdown menu s. Hiermee kan de getoonde lijst worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende klant gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de klant kan worden opgesteld en gemaild. 12.2 HET MENU ZOEKEN (VOORORDERS) - 19 -
In het menu zoeken kan men naast specifieke zoekacties in voororders ook overzichtlijsten in Excel downloaden door middel van de twee knoppen onder de search knop. Met de knop download CSV (overview) wordt een overzicht van de voororders gegenereerd, en met de onderste knop wordt hetzelfde overzicht uitgesplitst naar artikelniveau. 12.3 HET MENU TOEVOEGEN (VOORORDERS) Om een nieuwe voororder te maken, klikt men op toevoegen. Vervolgens selecteert men de klant, collectie, aflevermaand en klikt men op save om in het inkoopformulier te komen. In het inkoopformulier kunnen door middel van de dropdown in de grijze balk artikelen geselecteerd worden welke aan de order toegevoegd moeten worden. Na het selecteren van een artikel wordt automatisch de maatboog van het betreffende artikel getoond. In de witte veldjes vult men vervolgens het in te kopen aantal in. Wanneer er nog voorraad is van een artikel dan wordt dit door middel van een blauw controleveld aangegeven. Indien de verkoopprijs afwijkt van de aangegeven prijs, dan kan men deze aanpassen in desbetreffend veld. Nadat het gewenste aantal is ingevuld, klikt men op add, waarna de ingegeven aantallen / artikelen aan de voororder worden toegevoegd. Het is ook mogelijk om door middel van de rechtse dropdown bovenin de grijze balk een pakket van artikelen ineens aan de voororder toe te voegen. Uiteraard dient er dan wel eerst een pakket te zijn aangemaakt (zie 12.5). Een foutief toegevoegde orderregel kan worden verwijderd door op het kruisje achter de te verwijderen maatboog te klikken. Een eenmaal toegevoegde maat kan ook worden gecorrigeerd door een negatief aantal toe te voegen. Wanneer er bijvoorbeeld per abuis 1 artikel in de maat XL is toegevoegd, dan kan men deze naar beneden bijstellen, zonder de gehele orderregel te verwijderen, door in de bovenste maatboog -1 in te vullen en op add te klikken. Door onderin het formulier te klikken op wijzig kunnen notities of opmerkingen bij de voororder worden gemaakt / opgeslagen. Tevens kan men daar een afgesproken korting aangeven. Dit kan zowel in procenten (d.m.v. een procentteken) als in een absoluut bedrag. LET OP: decimalen worden aangegeven door een punt en geen komma! Nadat alle artikel aan de voororder zijn toegevoegd, rond men de order af door op finish te klikken. Deze krijgt dan de status in order en is dan klaar voor de volgende stap. LET OP: voor deze functie is het vereist dat de browser pop-ups niet blokkeert! TIP: wanneer men verwacht dat een voororder mogelijk nog kan wijzigen, laat deze dan nog even in proces staan en wacht dan met op finish te klikken. Door op print PDF te klikken wordt er automatisch een printversie in PDF gegenereerd. Indien men de voororder (PDF) als orderbevestiging naar de wil mailen, dan men op send pdf. Overigens kan dit pas nadat een order afgerond is (op finish geklikt ). Wanneer er reeds een PDF van de voororder gemaakt is, staat er rechtsonder een PDF-icoontje. Door hierop te klikken, wordt deze geopend. - 20 -
In het geval de voororder is gewijzigd nadat er een PDF is aangemaakt, dient de oude PDF te worden overschreven. Dit doet men door op de knop renew pdf te klikken. Eventuele wijzigingen ziet men in de meeste browsers pas wanneer de PDF opnieuw wordt geopend en op F5 wordt gedrukt. 12.4 HET MENU ORDER STATUSSEN (VOORORDERS) In dit menu kan men de status en historie van voororders op klantniveau inzien. Door bovenin de grijze balk de gewenste klant te selecteren, verschijnt er een overzicht van alle geplaatste voororders. Door middel van de blauwe en rode knop kan men zien welke aantallen georderd zijn en wat er inmiddels geleverd is. 12.5 HET MENU ORDER PAKETTEN (VOORORDERS) In dit menu kan men eenvoudig pakketten van meerdere artikelen uit verschillende maatbogen samenstellen. Het voordeel hiervan is dat een pakket in één handeling aan een voororder kan worden toegevoegd. Er kunnen maximaal 3 pakketten worden samengesteld. Door in de eerste dropdown bovenin de grijze balk het gewenste pakket te selecteren en vervolgens met behulp van de andere 2 dropdowns het gewenste artikel te zoeken, wordt de maatboog van het gekozen artikel getoond. Het toevoegen aan het pakket doet men vervolgens door de gewenste aantallen bij de corresponderende maten in te vullen en op add te klikken. Het verwijderen van artikelen doet men eenvoudig door op het kruisje achter de te verwijderen regel te klikken. VOORRAADORDERS 13.1 HET MENU LIJST (VOORRAADORDERS) Onder het menu lijst komen alle ingeboekte voorraadorders te staan. Door op een voorraadorder te klikken, gaat men naar de details van de order. Een voorraadorder kan een aantal statussen hebben, te weten: no products added, in process, not confirmed (voor weborders), in order en closed. Wanneer er geen artikelen aan de order zijn toegevoegd, zal de order na 4 uren weer uit de lijst verdwijnen. Als een order in proces is, betekent dit dat er nog artikelen in de order staan en dat deze nog gewijzigd kan worden. De status in order betekent dat de order is geplaatst en niet meer gewijzigd kan worden. LET OP: in tegenstelling tot voororders kunnen voorraadorders direct uitgeleverd worden. Dit betekent dat wanneer men een voorraadorder afrond, de pakbon meteen klaargezet wordt. Indien er sprake is van een webshop, komen de daarin geplaatste orders / bestellingen ook in deze lijst te staan. De orders zijn herkenbaar doordat deze ordernummers beginnen met de letter W. Nadat alle artikelen op een order volledig verzonden zijn, verandert de status van de order in closed. Wanneer de status in closed verandert, wordt deze automatisch op inactief gezet. Dit voorkomt eindeloos lange lijsten. - 21 -
Orders welke niet meer actueel zijn, kunnen ook eenvoudig gedeactiveerd worden door in de lijst bij desbetreffende inkooporder onder actief op ja te klikken. Het wederom activeren doet men door op nee te klikken. Bovenin de lijst staat een grijze balk met enkele dropdown menu s. Hiermee kan de getoonde lijst worden aangepast. Achter elke regel in de lijst staan een tweetal icoontjes, te weten; een telefoontje en een envelopje. Door op het icoontje met het telefoontje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin notities en reminders voor de desbetreffende klant gemaakt kunnen worden. Op de ingestelde datum wordt de aangemaakte reminder om de 4 uren in een pop-up geopend. Door op het icoontje met het envelopje te klikken, wordt er een pop-up geopend waarin een kort e-mail bericht voor de klant kan worden opgesteld en gemaild. 13.2 HET MENU ZOEKEN (VOORRAADORDERS) In het menu zoeken kan men naast specifieke zoekacties in voororders ook overzichtlijsten in Excel downloaden door middel van de twee knoppen onder de search knop. Met de knop download CSV (overview) wordt een overzicht van de voororders gegenereerd, en met de onderste knop wordt hetzelfde overzicht uitgesplitst naar artikelniveau. 13.3 HET MENU TOEVOEGEN (VOORRAADORDERS) Om een nieuwe voororder te maken, klikt men op toevoegen. Vervolgens selecteert men de klant, collectie, aflevermaand en klikt men op save om in het inkoopformulier te komen. In het inkoopformulier kunnen door middel van de dropdown in de grijze balk artikelen geselecteerd worden welke aan de voorraadorder toegevoegd moeten worden. Na het selecteren van een artikel wordt automatisch de maatboog van het betreffende artikel getoond. In de witte veldjes vult men vervolgens het in te kopen aantal in. Wanneer er nog voorraad is van een artikel dan wordt dit door middel van een blauw controleveld aangegeven. Door op de rode knop nog te leveren te klikken, kan men ter controle zien of er nog artikelen in de voorraad zijn welke eigenlijk naar een andere klant verzonden moeten worden. Indien de verkoopprijs afwijkt van de aangegeven prijs, dan kan men deze aanpassen in desbetreffend veld. Nadat het gewenste aantal is ingevuld, klikt men op add, waarna de ingegeven aantallen / artikelen aan de voororder worden toegevoegd. LET OP: artikelen / maten welke niet op voorraad zijn, kunnen niet aan de order worden toegevoegd. Het veld is in dat geval grijs. Een foutief toegevoegde orderregel kan worden verwijderd door op het kruisje achter de te verwijderen maatboog te klikken. Een eenmaal toegevoegde maat kan ook worden gecorrigeerd door een negatief aantal toe te voegen. Wanneer er bijvoorbeeld per abuis 1 artikel in de maat XL is toegevoegd, dan kan men deze naar beneden bijstellen, zonder de gehele orderregel te verwijderen, door in de bovenste maatboog -1 in te vullen en op add te klikken. Dit laatste kan alleen wanneer het veldje bij de maat niet grijs is. Door onderin het formulier te klikken op wijzig kunnen notities of opmerkingen bij de voorraadorder worden gemaakt / opgeslagen. Tevens kan men daar een afgesproken korting aangeven. Dit kan zowel in procenten (d.m.v. een procentteken) als in een absoluut bedrag. - 22 -
LET OP: decimalen worden aangegeven door een punt en geen komma! Nadat alle artikel aan de voorraadorder zijn toegevoegd, rond men de order af door op finish te klikken. Deze krijgt dan de status in order en er wordt tegelijk een pakbon klaargezet in het menu verzendingen. Indien er sprake is van een in de webshop gesplaatste order / bestelling, heeft deze de status not confirmed en dient deze nog afgerond finish te worden. Deze order kan dan eventueel nog gewijzigd worden. LET OP: voor deze functie is het vereist dat de browser pop-ups niet blokkeert! TIP: wanneer men verwacht dat een voororder mogelijk nog kan wijzigen, laat deze dan nog even in proces staan en wacht dan met op finish te klikken. Door op print PDF te klikken wordt er automatisch een printversie in PDF gegenereerd. Indien men de voorraadorder (PDF) als orderbevestiging naar de klant wil mailen, klikt men op send pdf. Overigens kan dit pas nadat een order afgerond is (op finish geklikt ). Met de knop lev. kan de voororder als inkooporder naar de leverancier van de desbetreffende artikelen worden verzonden. Dit is alleen relevant voor agenten die geen voorraad houden en de verzending van artikelen rechtstreeks door hun leverancier laten afwikkelen. Wanneer er reeds een PDF van de voorraadorder gemaakt is, staat er rechtsonder een PDF-icoontje. Door hierop te klikken, wordt deze geopend. In het geval de voorraadorder is gewijzigd nadat er een PDF is aangemaakt, dient de oude PDF te worden overschreven. Dit doet men door op de knop renew pdf te klikken. Eventuele wijzigingen ziet men in de meeste browsers pas wanneer de PDF opnieuw wordt geopend en op F5 wordt gedrukt. INKOOPORDERS 14.1 HET MENU LIJST (INKOOPORDERS) Onder het menu lijst komen alle ingeboekte inkooporders te staan. Door op een inkooporder te klikken, gaat men naar de details van de inkooporder. Een inkooporder kan een aantal statussen hebben, te weten: no products added, in process, in order en closed. Wanneer er geen artikelen aan de inkooporder zijn toegevoegd, zal de order na 4 uren weer uit de lijst verdwijnen. Als een inkooporder in proces is, betekent dit dat er nog artikelen in de order staan en dat deze nog gewijzigd kan worden. De status in order betekent dat de inkooporder is geplaatst en niet meer gewijzigd kan worden. Om uiteindelijk ontvangen artikelen naar aanleiding van de inkooporder binnen te kunnen boeken, is het belangrijk dat de status van de inkooporder op in order staat! Nadat alle artikelen op een inkooporder volledig binnengeboekt zijn, verandert de status van de inkooporder in closed. Wanneer de status in closed verandert, wordt deze automatisch op inactief gezet. Dit voorkomt eindeloos lange lijsten. - 23 -