Software voor document management en archivering. ELOoffice 9.0. De DMS-oplossing voor het MKB



Vergelijkbare documenten
Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING

SIMPLIFYSCAN. A sharp choice in intelligent scanning

Documentmanagement en archivering. Eenvoudig. Beter. Georganiseerd.

Hyarchis.Net MKB. Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers. Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen

ELO for Mobile Devices

Functionele beschrijving: scannen naar UNIT4 Cura Documentmanagement.

ELO productvergelijking

Snel en efficiënt informatie archiveren en delen met anderen

ELO Clients Functievergelijking

I.R.I.S. lanceert Readiris 12 for Mac, de gloednieuwe versie van haar befaamde tekstherkenningssoftware

Document Management Made Easy

Functionele beschrijving: scannen naar Trivium FORTUNA.

Functionele beschrijving: scannen naar van Brug software.

Elektronisch factureren

NORA Document Management Software

ELEKTRONISCH DOCUMENT MANAGEMENT

Functionele beschrijving: scannen naar UNIT4 DocumentManager

Onze innovaties uw groei. ELO DMS Desktop. Software voor: documentmanagement & archivering

BASISDOCUMENTATIE DPM 2010

Functionele beschrijving: Scannen naar AFAS Profit.

Stand: 03/2017. ELO-Client-functievergelijking ELO ECM Suite 10.1

Nuance Power PDF staat voor PDF zonder compromissen.

Functionele beschrijving: scannen naar Exact Globe.

AdBackup Pro November 2015 AdBackup Pro 6.13 is beschikbaar op het platform Oodrive Vision en als een op zichzelf staand product AdBackup Pro

Met deze module heeft u de mogelijkheid om gemakkelijk, snel en efficiënt uw documenten als naslag in Unit 4 Multivers te koppelen.

Lunadoc. Lunadoc. Geavanceerd Documentbeheer op maat van de KMO

Business Power For Your Workplace

Dé oplossing voor het automatisch herkennen en verwerken van gescande en/of elektronisch aangeleverde documenten binnen Microsoft Dynamics NAV.

Functionele beschrijving: Scannen naar Pro Management

GEEN ZIN IN OVERTYPEN?

Office 365. Auteur: Roy Scholten Datum: 9/11/2015 Versie: 1.3 OPENICT B.V.

MIRA Suite. Kennisdelen is simpel

Scannen met ClaroRead Pro

INSTALLATIEHANDLEIDING

Over ons. Waarom Dox at Work?

bizhub Evolution SMART CONVERT Gebruikshandleiding Versie: 1.2

Inhoudsopgave. Deze verkorte handleiding helpt u om aan de slag te gaan met de IRIScan TM Mouse 2.

Solutions Een wereld van applicaties tot uw dienst

certificering HET ADMINISTRATIEPAKKET

NIEUWSBRIEF JULI 2009

Digitale voorsprong ervaren

2. Relatiebeheer 90 min.

Deze verkorte handleiding helpt u om aan de slag te gaan met de IRIScan TM Mouse Executive 2.

DE ELEKTRONISCHE IDENTITEITSKAART (EID)

1.2 Onder welke voorwaarden zou u scans en beschrijvingen van documenten beschikbaar willen stellen via een gezamenlijk platform?

Dienstencatalogus voor de ontvangers van digitale facturen

m.b.v. digitale certificaten en PKI Versie: mei 2002 Beknopte Dienstbeschrijving beveiligen van

Documenten scannen met OCR

GEBRUIKERSHANDLEIDING OpenIMS DMS Microsoft Outlook integratie. Versie 1.1

Kluwer Office. DMS Basic Medewerker. Software.kluwer.be

Functionele beschrijving: Scannen naar Fidura-oplossing

Dienstbeschrijving Cloud. Een dienst van KPN ÉÉN

cbox UW BESTANDEN GAAN MOBIEL! VOOR SMARTPHONES EN TABLETS MET HET ios BESTURINGSSYSTEEM GEBRUIKERSHANDLEIDING

cbox UW BESTANDEN GAAN MOBIEL! VOOR ANDROID-SMARTPHONES EN -TABLETS GEBRUIKERSHANDLEIDING

Vaardigheidstraining Scannen met ClaroRead

cbox UW BESTANDEN GAAN MOBIEL! VOOR LAPTOPS EN DESKTOPS MET WINDOWS PRO GEBRUIKERSHANDLEIDING

Gebruiksaanwijzing. innovaphone Fax. Versie 10

ManageWare Pro Postbus AN Zeist Tel.: Fax: Documentenbeheer

Efficy Mobile Efficy Mobile is een nieuwe interface van Efficy voor mobiele toestellen ter intentie van gebruikers die met Efficy werken onderweg.

Een nieuw tijdperk in kantoor - productiviteit.

Helemaal Digitaal. Tips voor een beter beheer van je digitaal archief

Vrijheid van vinden. FileLinx Cloud

Inhoudsopgave web2work Pagina 1 van 16

Ontdek wat Office 365 voor Uw organisatie kan doen!

De Documentserver maak snel en foutloos documenten in huisstijl

Succes story. Koninklijke Zeelandia Groep BV. ECMsolutions. Zeelandia en OpenText Alchemy: Het recept voor succes.

Exact Online. Uw financiële cockpit op internet

Het blijvend belang van faxverkeer De functie van een Fax Server Hoe werkt een Fax Server?

Winkind DVO - De standaardsoftware voor de dienst onthaalouders

Eenvoud, kracht en snelheid

Gebruik van het Brother SmartUI Control Center op basis van Windows voor PaperPort 8.0 en Windows XP

Business Solution ELO Visitor

Scan Docs Mailroom Suite Product Datasheet (NL) Datum: Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s):

Cloud Document Management & Secure Document Sharing. Online documenten delen, archiveren en structureren voor. werkgevers, werknemers en accountants.

Inhoudsopgave Voorwoord 11 Nieuwsbrief 12 Introductie Visual Steps 12 Wat heeft u nodig? 13 Uw voorkennis 14 Hoe werkt u met dit boek?

DIGITALE HANDTEKENINGEN De hele organisatie profiteert

Content Management Made Easy

Microsoft Offi ce OneNote 2003: een korte zelfstudie

Met deze module heeft u de mogelijkheid om gemakkelijk, snel en efficiënt uw documenten als naslag in Unit 4 Multivers te koppelen.

Winkind DVO - De standaardsoftware voor de dienst onthaalouders

Table of contents 2 / 15

De digitale weg. Documentbeheer en workflow management

1. Inloggen Inloggen via de website of mobiele app Inloggegevens wijzigen of opvragen... 3

Fujitsu ScanSnap ix500 (PA03656-B001) Key Selling Points. Product Features

Inhoudsopgave. Inleiding 9

Gebruikershandleiding. NEO facturatie. Powered bij Twinfield. NEO facturatie

Documenten scannen Documenten scannen en opvragen in CASHWin

Hoe veilig zijn uw waardevolle gegevens?

GENOEG VAN OVERTYPEN?

Volledige integratie met GIS, DMS en workflow Viewer voor vele bestandstypen, inclusief AutoCAD Batch-stempelen van documenten Online toegang tot

Cloud Document Management & Secure Document Sharing. Online documenten delen, archiveren en structureren voor. werkgevers, werknemers en accountants.

1. Uw foto s in Windows Live Photo Gallery

Internet Veiligheidspakket van KPN Handleiding Windows XP, Vista, 7,8 Versie

DIS. Digital Information System

Nieuw in Mamut Business Software en Mamut Online

De Outlook en SharePoint integratie

Verkleinen- en uploaden van beelden

Transcriptie:

>> Software voor document management en archivering ELOoffice 9.0 De DMS-oplossing voor het MKB

ELOoffice Eenvoudigweg beter georganiseerd ELOoffice document management helpt u bij het gemakkelijk en veilig verwerken van het dagelijkse datavolume. Zo bespaart u ruimte, tijd, geld en papier. 2

"Ik vind documenten zoeken niet meer van deze tijd. Onze medewerkers doen hun werk en zijn geen kostbare tijd kwijt aan het zoeken naar documenten dankzij ELO." Gerrit Knopert, Commercial manager van Dichtomatik Wat onze klanten zeggen. Houd de dagelijkse stroom documenten makkelijker en beter onder controle met ELOoffice. Het ELO document management systeem (DMS) archiveert uw elektronische en papieren documenten en zorgt dat ze later met een muisklik weer eenvoudig kunnen worden opgevraagd. Afl everingsbonnen, facturen en bestellingen kunnen per dossier vanuit het elektronische ELO-archief worden geraadpleegd. Met een DMS kunt u de kosten voor documentenbeheer tot zo'n 80 procent verminderen. Wilt u...... uw documenten snel en trefzeker terugvinden?... het overzicht behouden over de dagelijks groeiende stroom documenten?... af van die enorme stapels papier op uw bureau?... taken sneller kunnen uitvoeren?... uw e-mails eenvoudig archiveren en overzichtelijk ordenen?... uw productiviteit en die van uw team verhogen?... uw documenten veilig elektronisch opslaan? Dan biedt ELOoffice precies wat u zoekt! Software voor document management en archivering I www.elo.com 3

ELOoffi ce heeft zich in de praktijk bewezen: wij voeren continu gebruikerstesten uit om de gebruikersvriendelijkheid van de software te garanderen. In het kader van onze samenwerking met de media-academie van Stuttgart worden bovendien nieuwe ideeën gegenereerd en besproken om nieuwe toekomstgerichte gebruikersconcepten te ontwikkelen. Wist u dat... Er zijn vele redenen om te kiezen voor ELOoffice als document management systeem. In het huidige informatietijdperk is het belangrijk het overzicht te bewaren. Met ELOoffi ce gaat het elektronisch beheren van documenten en informatie niet alleen veel effi cienter maar ook gewoon prettiger. In ELOoffi ce beheert u documenten op de vertrouwde manier in archieven, dossierkasten, mappen en registers. Zonder uitvoerige training kunt u direct met de software aan de slag. Makkelijker kan het werken met een DMS niet. Met de nieuwe overzichtelijke multifunctionele werkbalk kunt u functies en opdrachten veel sneller en makkelijker vinden. Wilt u documenten... 1 markeren? 1 3 2 2 3 stempelen? of van plaknotities voorzien? Met ELOoffi ce is dat zo gedaan! In het DMS kunnen markeringen, stempels en notities op de vertrouwde manier worden toegevoegd. 4

Een eerste vereiste om effi ciënt te kunnen zoeken is een krachtige database waarin ook bij grote gegevensbestanden de juiste documenten snel kunnen worden teruggevonden. Wist u dat... Zoeken en direct vinden Bent u op zoek naar een bepaalde factuur of een specifi ek contract? Het enige wat u hoeft te doen is het invoeren van een zelfgekozen zoekcriterium in het ELO-zoekvenster, bijvoorbeeld het factuurnummer of de contractdatum, en het gezochte document wordt razendsnel in het ELO-archief opgezocht. Direct zoeken in de inhoud Behalve zoeken in de index, kunt u met ELOoffi ce direct in de documentteksten zoeken. U kunt een contract bijvoorbeeld niet alleen opzoeken op het contractnummer, maar ook met behulp van de naam of specifi eke begrippen uit het contract. Of zoekt u misschien een gescand artikel, een PDF-document of een afl everingsbon? Ook dan kunt u met de full text-zoekfunctie zoeken in tekstdocumenten (DOC, PDF, etc.) en in gescande beelddocumenten. Software voor document management en archivering I www.elo.com 5

Als ondernemer moet u alle gegevens uit uw geautomatiseerde administratie bewaren die belangrijk zijn voor de belastingheffing. Deze fiscale bewaarplicht geldt in principe voor een periode van zeven jaar. Wist u dat... (Meer informatie hierover vindt u in onze mediatheek op www.elo.com "Goedendag, kan ik u misschien helpen?" Beheer zelf uw informatiestroom. Een klant vraagt naar zijn bestelling die hij per e-mail heeft gestuurd. Een andere klant belt over de status van een order. Dankzij ELO kunt u hen direct de juiste informatie geven. Met een simpele muisklik roept u in ELOoffice bijvoorbeeld het klantdossier of de order op. Naast contracten en rekeningen kunt u een compleet overzicht van alle bijbehorende correspondentie opvragen om de klant direct verder te helpen. Dankzij de integratie van ELOoffice in Microsoft Outlook is het mogelijk e-mails en andere Outlook-items direct te archiveren. E-mails kunt u per project sorteren en zo snel terugvinden: berichten worden inclusief eventuele bijlagen in het ELOoffice-archief opgeslagen, waarbij aanwezige zoekbegrippen als afzender, ontvanger of onderwerp automatisch door ELOoffice worden overgenomen. E-mails op uw eigen manier archiveren U weet zelf het beste hoe u uw e-mails optimaal kunt ordenen. Daarom ondersteunt ELO zowel automatische synchronisering van afzonderlijke Outlook-mappen in het archief, als het handmatig opslaan van berichten op specifieke locaties in de ELOoffice-archiefstructuur. 6

"Een uiterst praktische functie in ELO is de herinneringsfunctie. Zo weet je zeker dat dingen op tijd gebeuren." Gustav Fischer, bedrijfsleider Fischer-Ladenbau-Service Wat onze klanten zeggen. Zo wordt teamwerk leuk. ELO biedt een optimale functionaliteit om efficiënt en veilig met meer mensen aan dezelfde documenten te werken. In de dagelijkse praktijk komt het regelmatig voor dat meer mensen hetzelfde document nodig hebben en elkaar daarbij in de weg zitten. Dit leidt niet zelden tot dubbele bewerking, het ontbreken van een actuele bewerkingsstatus en veel extra werk bij het voltooien van taken. ELOoffice biedt meerdere functies voor soepel en efficiënt teamwerk: De check-in/check-out functie voorkomt dat twee gebruikers tegelijkertijd werken aan hetzelfde document en daardoor veranderingen overschrijven. Wanneer iemand in ELO met een document bezig is (het document is uitgecheckt), is dat voor iedereen zichtbaar. Het document kan dan nog wel worden ingezien, maar het is beveiligd tegen bewerken door anderen tot het weer in het archief wordt ingecheckt. De herinneringsfunctie zorgt ervoor dat dingen op tijd gebeuren. Belangrijke documenten worden op tijd opgeroepen wanneer er wat mee moet gebeuren. Zo kunt u taken en afspraken voor uzelf, maar ook voor collega's, vastleggen. In de versiehistorie wordt overzichtelijk bijgehouden wanneer en door wie documenten zijn gewijzigd. Van documenten die per versie worden gearchiveerd, kunnen oudere versies worden geraadpleegd, met nieuwere versies worden vergeleken of weer worden hersteld. ELO-plak- en spraaknotities zijn uiterst praktisch: niet voor niets is dit een van meestgebruikte functies van ELOoffice. Zeker bij het gemeenschappelijk werken aan dezelfde documenten vormen ze een belangrijk hulpmiddel om anderen op de hoogte te houden over wat er is gedaan of nog moet gebeuren. Het toevoegen van plak- en spraaknotities of een individueel stempel aan een document is uiterst eenvoudig. Met verschillende markeringen kunnen bepaalde gedeelten van de tekst onder de aandacht worden gebracht. Software voor document management en archivering I www.elo.com 7

"ELOoffi ce is voor mij de enige reden waarom ik met Windows op mijn Mac werk. De bijzonder effectieve TIFF-comprimering tot zeer kleine bestanden is ideaal voor het opslaan van grote hoeveelheden gegevens. Daarnaast is ELO gewoon een logisch en intuïtief archiveringssysteem waarin je zowel via de index als direct in specifieke mappen kunt zoeken. Wat onze klanten zeggen. Voor mij als scriptschrijver is ELOoffice de perfecte zoek- en archiveringstool. Zeker nu de fl exibiliteit en compatibiliteit met versie 9 nog verder zijn toegenomen, is het werken ermee fi jner dan ooit." Thomas Hernadi, scriptschrijver Hoe komt het document in het ELO-archief? Hoe sneller u papieren documenten in het ELO-archief kunt op-slaan, hoe sneller u ze ook terug kunt vinden. Daarom hebben we het scannen van papieren documenten in ELO zo gemakkelijk mogelijk gemaakt. U sluit eenvoudig uw scanner aan op ELO aan en kunt dan direct aan de slag. Meer wegen naar hetzelfde doel Kies zelf Binnengekomen facturen kunt u bijvoorbeeld direct naar het archief scannen. U kunt daarbij het document handmatig indexeren of automatisch opslaan. Hoe, dat kunt u helemaal zelf bepalen! Direct archiveren vanuit Office. ELOoffi ce ondersteunt standaard Microsoft Offi ce, Star- Offi ce en OpenOffi ce.org. Documenten in deze bestandsformaten kunnen van deze pakketten kunnen eenvoudig met een muisklik worden geopend. Snel en geautomatiseerd archiveren met behulp van barcodeherkenning. Met de geïntegreerde barcode-oplossing kan bij binnenkomende stukken als facturen, afl everingsbonnen of contracten eenvoudig de barcode worden gescand waarna ze vervolgens automatisch worden geïndexeerd en gearchiveerd.* ELO archief Met ELO Connector kunt u het opslaan van documenten aanzienlijk versnellen. U kunt hiermee zones in een document defi niëren en zo aangeven in welk gedeelte van een bepaald type document bijvoorbeeld het factuurnummer staat. De tekstherkenning (OCR) leest dat gedeelte op een factuur automatisch en neemt vervolgens de waarde en indeling over in de indexering. In één keer grote hoeveelheden documenten verwerken. Dat kan met de groepsverwerkingsfunctie. Hiermee kunt u een aantal vooraf gemarkeerde documenten voor een specifi eke bewerking selecteren. * Max. 200 documenten per maand 8

"Wat ik goed vind aan van ELOoffice is dat het continu verder wordt ontwikkeld. Met name interessant zijn de macro-interfaces voor de Microsoft Office-toepassingen. Wat onze klanten zeggen. Dat mijn documenten worden opgeslagen in een archief, geeft me het gevoel dat ze goed beveiligd zijn tegen aanvallen van buitenaf. Het ordeningssysteem is eenvoudig en daardoor snel onder de knie te krijgen." Frank Paap, IT-specialist Met ELO zijn uw gegevens veilig...... want gegevensbeveiliging heeft voor ons een hoge prioriteit. Veilige opslag in het ELO-archief Door het werken met gebuikersaccounts en encryptie zijn documenten in ELOoffice goed beveiligd bij zowel de dagelijkse dataverwerking als wanneer meer mensen aan dezelfde documenten werken. Een extra veilig 128-bits coderingsalgoritme beveiligt de verwerking van bijzonder vertrouwelijke documenten. Verhoogde veiligheidsstandaard Intelligente controlemechanismen als een checksumcontrole garanderen een nog hoger veiligheidsniveau. Bij het opslaan van een document in het archief wordt automatisch een checksum voor de documentinhoud toegevoegd. Met behulp van dit controlecijfer kan later op elk moment worden gecontroleerd of het document nog steeds gelijk is aan het originele document. Voorbereid op de toekomst met PDF/A en TIFF Voor een duurzame archivering kunnen alle documenten met behulp van de ELO TIFF- of ELO PDF/A-printer in het archief worden opgeslagen. De wereldwijd gestandaardiseerde formaten TIFF en PDF/A bieden in combinatie met ELO twee belangrijke voordelen: ten eerste dat documenten in een onveranderbaar formaat kunnen worden opgeslagen en ten tweede dat ze ook na vele jaren nog leesbaar zijn. Software voor document management en archivering I www.elo.com 9

Door de snelle toename van het aantal elektronische documenten waarmee bedrijven dagelijks te krijgen, nemen ook de eisen voor veilige opslag toe. Ook de overheid stelt steeds meer eisen aan het duurzaam en controleerbaar bewaren en de eventuele vernietiging van elektronische documenten en informatie. Wist u dat... (Meer informatie hierover vindt u in onze mediatheek op www.elo.com) Elektronische archivering en wat de wetgever van u verwacht Er komen voor bedrijven steeds meer wettelijke voorschriften met betrekking tot het bewaren van elektronische gegevens en de wetgever maakt daarbij geen verschil tussen eenmanszaken, middelgrote bedrijven en grote concerns. Wij zorgen dat u aan de wettelijke eisen kunt voldoen Door te werken met een DMS als ELOoffice hoeft u zich geen zorgen te maken, want ELO helpt u bij het voldoen aan de wettelijke voorschriften en zorgt dat alle informatie op elk moment snel en overal kan worden opgevraagd. Met ELOoffice bent u echter volledig op een eventuele controle voorbereid. ELOoffice-archieven of delen daarvan kunnen eenvoudig worden geexporteerd naar een extern opslagmedium dat direct overhandigd kan worden aan de auditor. Bij een belastingcontrole moeten uw gegevens binnen redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn. 10

Maak uitgebreid kennis met ELOoffice 9.0. Op www.elooffice9.com kunt u het programma uitproberen en vindt u video's, afbeeldingen en vele wetenswaardigheden. Wist u dat... Uw complete 'feelgood'-pakket: Of mag het wat meer zijn? Specifieke behoeften? Ook dat kan! Hebt u een interface nodig voor een branchespecifiek ERP- of CADsysteem? Geen probleem, ELOoffice biedt u beproefde uitbreidingsmodules voor een oplossing op maat voor uw bedrijf. Binnen het omvangrijke ELO-partnernetwerk is gedetailleerde kennis over de meest uiteenlopende branches aanwezig waarmee bij de ontwikkeling van nieuwe producten rekening wordt gehouden. Mijn ELO Zelf de uitbreiding regelen? U zult al snel ontdekken welke voordelen ELO te bieden heeft en meer willen. Zo wilt u bijvoorbeeld complete werkprocessen automatiseren of specifieke taken geautomatiseerd laten uitvoeren. Dat kan: de toepassing ELOscript biedt alle mogelijkheden voor het uitbreiden van de functionaliteit van ELOoffice volgens uw individuele wensen. ELO Support Deskundig en betrouwbaar ELOoffice biedt u niet alleen een krachtige functionaliteit, naar ook een betrouwbare helpdesk waar u terecht kunt met al uw technische vragen over ELOoffice. Trainingen voor meer knowhow Voor klanten die graag meer willen weten over de ins en outs van ELOoffice, bieden wij ELOoffice-klantentrainingen aan. Hierbij krijgen gebruikers op heldere wijze uitleg over de functies van ELOoffice en hoe ze die in de praktijk kunnen gebruiken. Waar kan ik ELOoffice kopen? ELOoffice is verkrijgbaar bij onze gecertificeerde ELOoffice Channel-partners. Door een grondige training, permanente bijscholing en certificeringen beschikken deze partners over een zeer gedegen kennis over ELOoffice. Dat is voor u de beste garantie dat u niet alleen innovatieve software in huis haalt, maar ook kunt rekenen op individuele en vakkundige service. Kijk voor een Channel-partner bij u in de buurt op www.elo.com onder 'Partners'. Software voor document management en archivering I www.elo.com 11

"Ondanks vele verbeteringen en vernieuwingen in ELOoffice 9.0, is ELO al die jaren trouw gebleven aan de oorspronkelijke eenvoudige en overzichtelijke archiveringsstructuur met dossierkasten, mappen en registers. Daardoor is ELOoffi ce nog steeds een makkelijk en begrijpelijk programma om mee te werken. De software kenmerkt zich door een hoge betrouwbaarheid en goede databeveiliging. Ik werk vanaf het eerste uur met ELOoffi ce en heb nog nooit spijt van mijn keuze gehad." Rene Kühne, Systeembeheerder Wat onze klanten zeggen. ELOoffice 9.0 - Belangrijkste voordelen Uw wensen zijn onze zorg Multifunctionele werkbalk Overzichtelijk en intuïtief Een overzichtelijke gebruikersinterface bespaart veel tijd bij het dagelijkse werk. Met behulp van de nieuwe multifunctionele werkbalk kunt u nu alle ELOoffi ce-functies en opdrachten snel en eenvoudig vinden. ELO Connector Eenvoudig scannen en archiveren Wilt u het scan- en archiveringsproces versnellen? Dat kan dankzij ELO Connector: deze tool maakt het mogelijk informatie uit gescande documenten eenvoudig uit te lezen en in de indexering op te nemen. Plaknotities en stempels Makkelijk en handig Wilt u belangrijke plekken in een document met een kleur markeren? Of wilt u plaknotities of een stempel aan een document toevoegen? Bij ELOoffi ce kan dat gewoon op de vertrouwde manier. Zoals u dat gewend bent, kunt u documenten in het archief van plaknotities of van een standaard of eigen stempel voorzien. Voor-indexering - Gebruikmaken van aanwezige informatie Maak gebruik van de aanwezige informatie Word-documenten of JPEG- en TIFF-bestanden voor een directe indexering. Met ELOoffi ce kan beschikbare bestandsinformatie zoals bestandsnaam, aanmaakdatum of bestandsgrootte automatisch in de indexering worden opgenomen. Bij gescande TIFF-bestanden kan zelfs de complete tekst voor de indexering worden gebruikt. Barcode Snel en geautomatiseerd archiveren Barcodes vormen een praktisch hulpmiddel om binnenkomende stukken als facturen, afl everingsbonnen of contracten snel en geautomatiseerd te indexeren en archiveren. ELOoffi ce biedt nu standaard de mogelijkheid barcodes op documenten uit te lezen en deze documenten daarmee te verwerken.* * Max. 200 documenten per maand 12

ELO Digital Offi ce GmbH is marktleider op het gebied van software voor document management en archivering voor het MKB. Wij vinden het belangrijk dat onze software ook in de toekomst up-to-date blijft en werken continu aan de doorontwikkeling ervan. Doel daarbij is vroegtijdig in te spelen op de veranderende eisen van de markt en gebruikers. Wist u dat... ELOoffice 9.0 - Belangrijkste voordelen Uw wensen zijn onze zorg Groepsindexering Meer documenten tegelijk verwerken Met de functie voor groepsindexering kunt u een groot aantal ingevoerde documenten in één keer verwerken. Zo kunnen meerdere vooraf gemarkeerde documenten in één handeling worden gearchiveerd. Herinneringen vastleggen bij het opslaan Op tijd aan verplichtingen voldoen Bij het opslaan van een factuur kunt u bijvoorbeeld instellen dat u een herinnering krijgt wanneer de betalingstermijn is verstreken. Zo kunt u bijhouden of er op tijd wordt betaald. Deze functie kunt u ook bij het archiveren van andere documenten gebruiken. Intelligente archiveringsassistent Intelligent archiveren Met deze functie kunt u veel tijd besparen bij het archiveren. Nadat u een documenttype hebt aangeven (in het archiveringsvenster), stelt ELOoffi ce automatisch een intelligent gekozen opslaglocatie voor. Daarbij wordt ook automatisch een specifi eke indexopbouw gedefi nieerd. Automatisch een opslaglocatie bepalen In het archiveringsvenster kan worden aangegeven dat documenten ook worden opgeslagen als de opslaglocatie niet wordt gevonden. In dat geval worden de ontbrekende mappen op basis van de indexinformatie automatisch aangemaakt. Deze automatische archivering vormt een snelle manier om documenten op te slaan waarvoor de opslaglocatie met behulp van de index kan worden bepaald. Documenten als PDF versturen Veilig en gemakkelijk PD F Alle afdrukbare documenten kunt u direct vanuit ELOoffi ce als PDF versturen. Het converteren vindt bij het versturen automatisch plaats, het document in het archief blijft in het oorspronkelijke bestandsformaat bewaard. Zo bent u ervan verzekerd dat documenten, ongeacht in welk formaat ze in het ELOoffi ce-archief zijn opgeslagen, door de ontvanger als PDF kunnen worden geopend. Software voor document management en archivering I www.elo.com 13

ELOoffice 9.0 - Belangrijkste functies Max. 4 archieven met elk 200.000 documenten Max. 15 archiefniveaus Geschikt voor netwerk van max. 10 gebruikers Opslag archiefdata op alle gangbare netwerksystemen, waaronder: Windows Server, Novell, etc. Per werkplek is één ELO-licentie nodig Profielbeheer voor lokale archieven en netwerkarchieven Meer dan 40 direct ondersteunde bestandsformaten, waaronder TIFF, BMP, JPG, PDF, HTM, WAV, MPG, AVI, ZIP, DOC(X), XLS(X), PPT(X) en andere gangbare formaten en een veelheid aan PC documenten d.m.v. OLE 2.0-interface Geringe bestandsomvang gescande documenten dankzij comprimering naar PDF en CCITT Fax G4, gemiddeld ~50 kb per zwartwit-document Mobiele uitwisseling archieven (bijv. d.m.v. CD, DVD, USB-stick, ZIP-drive) via ex- en importfunctie tussen computers (bijv. laptops) Importeren documenten en bestanden m.b.v. o.a. drag & drop 128-bits documentcodering Vrije gegevensuitwisseling via Windows-klembord Import van fax- en netwerkdocumenten via postvak Import van e-mails via directe Microsoft Outlook-koppeling Documenten direct uit programma als e-mail versturen Max. 50 mogelijke indexvelden voor indexering per documenttype, 200 documenttypes per archief Vrij sjablonen maken voor elk documenttype met ondersteuning door 'Assistent' Algemene en documentspecifieke trefwoordlijsten Toevoegen van plaknotities, opmerkingen, markeringen en stempels aan documenten in archief Thumbnail-preview bij functies 'Archief' en 'Zoeken' Zoeken binnen TIFF-, PDF- en Office-documenten m.b.v. full text-database Documenten combineerbaar met video- en spraakinformatie en eventuele bestandsbijlagen Direct zoeken in indexvelden en tekst Automatische archivering door intelligente archiveringsassistent Overname van EXIF-data van digitale camera's Eigen scanprocedures voor bepaalde soorten documenten Traploos in- en uitzoomen bij documentweergave met vergroting tot 25-200%, vrij roteren in stappen van 90 en volledigbeeld weergave Geïntegreerde preview-functie van multipage-tiff's Geïntegreerde tekstherkenningsoftware ABBYY Finereader in alle leesbare beeldbestanden Configureerbare werkbalk, programmeerbaar met behulp van macro- en scriptinterface Reorganisatiefunctie voor database en documenten De geïntegreerde ELO TIFF-printer en ELO PDF/A-printer zijn speciale printprogramma's waarmee het mogelijk is direct vanuit elke toepassing met afdrukfunctionaliteit uw documenten in TIFF- of PDF/A-format in ELOoffice op te slaan Omvangrijke rapportfunctie, met o.a. System-Infocenter, herinnerings-/ postvakrapport en systeemdiagnosebericht Geïntegreerde barcodeherkenning en -vastlegging (max. 200 per maand) Systeemeisen: Minimum: CPU met 1 GHz, 512 MB RAM DVD-ROM-speler Beeldschermresolutie XVGA (1024 x 768) met 24-bits kleurdiepte Systeem: Besturingssysteem: Microsoft Windows XP, 2003, Vista (32/64 bit) of Windows 7 (32/64 bit) 700 MB vrije ruimte harde schijf Extra geheugenruimte voor archief: ca. 1 GB per 20.000 scanpagina's zwart/wit Optioneel: TWAIN-compatibele scannersystemen Netwerkscanner DVD-brander Microsoft Office 2003, 2007 + 2010 14

Südzucker AG, de grootste suikerproducent van Europa, is begonnen met ELOoffice voor de financiële boekhouding en is later voor het hele bedrijf overgeschakeld op ELOenterprise. Medewerkers hadden de software aanbevolen omdat ze privé goede ervaringen hadden met de Office-versie van het product. Wist u dat... Een investering voor de toekomst Met ELOoffice beschikt u over een eenvoudig te gebruiken en voordelige DMS-oplossing die precies op de dagelijkse praktijk in een kleine onderneming is afgestemd. Aan DMS/ECM-systemen voor grote ondernemingen worden echter veel meer eisen gesteld: hier moet de gekozen oplossing geschikt zijn voor het doelmatig verwerken van grote hoeveelheden documenten door vele verschillende gebruikers. Met de ECM-systemen ELOprofessional en ELOenterprise biedt ELO Digital Office oplossingen die aan alle behoeften van middelgrote en grote ondernemingen beantwoorden. Al deze drie ELO-oplossingen zijn onderling volledig migreerbaar. Op elk moment kunt u dus overstappen naar een hogere versie. Dat betekent een optimale bescherming voor uw investering op de lange termijn: wanneer uw onderneming groeit, groeit uw ELO DMS-systeem gewoon mee! Kijk voor meer informatie op www.elo.com onder 'Producten'. Software voor document management en archivering I www.elo.com 15

ELOoffice Eenvoudigweg beter georganiseerd Hoofdkantoor Duitsland ELO Digital Office GmbH Heilbronner Straße 150 70191 Stuttgart Internet: E-mail: Telefoon: www.elo.com info@elo.com +49 711 806089-0 Andere vestigingen zijn te vinden onder www.elo.com ELOoffice is verkrijgbaar bij uw gespecialiseerde softwareleverancier: ELO Digital Office GmbH, Stuttgart/Germany. Gehele of gedeeltelijke reproductie uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van ELO Digital Office GmbH. Technische wijzigingen voorbehouden. Art.nr. A090-PO-NL