Volledige integratie met GIS, DMS en workflow Viewer voor vele bestandstypen, inclusief AutoCAD Batch-stempelen van documenten Online toegang tot

Transcriptie

1 Volledige integratie met GIS, DMS en workflow Viewer voor vele bestandstypen, inclusief AutoCAD Batch-stempelen van documenten Online toegang tot zaakdossiers Organisatiebreed inzetbaar, één onbeperkte licentie Snelle implementatie: < 1 week Minder papier

2 Sinds oktober 2010 krijgen gemeenten digitale omgevings-vergunningaanvragen binnen via het Omgevingsloket online. Dat betekent een compleet nieuwe manier van werken. We nemen een kijkje bij de gemeente Steenbergen om te zien hoe zij de digitalisering hebben aangepakt. Aleung Ho We spraken Aleung Ho, recordbeheerder. Aleung was vanaf het begin betrokken bij de digitalisering van het Wabo-proces. Hij vertelt: We zijn begonnen met een basale PDF-viewer waarmee opmerkingen in documenten konden worden geplaatst en documenten konden worden voorzien van een stempel. Nadeel was echter dat er bij de afdeling DIV alsnog veel handmatige handelingen gedaan moesten worden. Meer zelfs dan bij het papieren proces, omdat alle stukken en bijlagen nu een apart kenmerk moesten krijgen. We zochten dus een manier om de vele handelingen, met name het stempelen van documenten, te automatiseren. Tegelijkertijd was de gemeente vanuit I&A op zoek naar een organsatiebrede viewer die veel meer bestands-formaten kan weergeven, als aanvulling op Corsa. Ons oog is toen gevallen op DigEplan. Aleung: We vonden in DigEplan een systeem dat vele bestandsformaten kan weergeven, organisatiebreed ingezet kan worden met één onbeperkte licentie en bovendien het stempelen van documenten automatiseert. Na een demonstratie voor een werkgroep, waar allerlei disciplines deel van uitmaakten, was iedereen meteen enthousiast. Toen de keuze eenmaal gemaakt was, kon DigEplan vlot in gebruik worden genomen.

3 We kijken mee met Saskia van Bavel, medewerker gegevens van de DIV. Saskia verwerkt onder andere binnengekomen omgevingsvergunningaanvragen, zodat ze beschikbaar zijn voor andere vakafdelingen. Saskia: Aanvragen komen hier digitaal binnen en worden opgeslagen in het DMS, Corsa. Als ze nog op papier binnenkomen, worden ze eerst gescand. We voorzien alle aanvragen en alle bijlagen van een digitaal stempel, om te borgen dat gemeente en burger over dezelfde versies beschikken. Werken met DigEplan scheelt erg veel tijd ten opzichte van de oude werkwijze. Saskia laat zien hoe ze vanaf eind 2010 digitaal werkten met de oude oplossing, vóór DigEplan in beeld was. Kijk, de aanvraag komt binnen per , ik zet hem in Corsa. Dan opende ik hem met deze viewer, hij wordt dan omgezet in PDF. Dan moest ik handmatig een kopie opslaan, het stempel aanpassen, opslaan, op de juiste plek in het document plaatsen, dan het stempel in de PDF inbranden, nog een keer opslaan en handmatig opnieuw in Corsa importeren. Voor ieder document moest ik al deze handelingen uitvoeren! Grote tekeningen kostten wel anderhalf uur om op te slaan. Je kon dan niet verder werken op de computer, en soms ook collega s niet, vanwege de belasting op het netwerk. Met DigEplan gaat stempelen snel en automatisch. Saskia: Met DigEplan kan ik in batches tegelijk alle documenten automatisch op de juiste plek stempelen. Omdat DigEplan een apart webbased systeem is, kan ik bovendien gewoon doorwerken in Corsa om de aanvraag erin te zetten. Ik hoef dan alleen nog maar met een muisklik alle documenten op te slaan, direct in Corsa. Openen en opslaan van grote tekeningen gaat ook veel sneller, omdat ik geen lokale kopie nodig heb de stukken blijven in Corsa staan. Je moet altijd even aan een nieuwe werkwijze wennen, maar ik zou nu zeker niet meer terug willen! Collega Alie Suijkerbuijk, DIV

4 Arno Bedaf, medewerker Publiekzaken/vergunningen toetst de aanvragen voor omgevingsvergunningen aan het bouwbesluit. Arno vertelt hoe hij met DigEplan werkt. Ik gebruik DigEplan als viewer voor de documenten van een bouwaanvraag. Met DigEplan kan ik alle bestandstypen meteen en snel bekijken, simpelweg door ze aan te klikken, ook grote bouwtekeningen. Ik kan er tekeningen mee vergelijken en nameten en advies vragen aan anderen door mijn notities op de documenten te plaatsen. Arno Bedaf Arno vervolgt: In DigEplan zie ik in één oogopslag een overzichtelijke lijst van alle documenten die bij de aanvraag horen. Bovendien kan ik de bestandsnamen gemakkelijk aanpassen naar begrijpelijke namen. Wat ook heel handig is: ik kan stukken het kenmerk behoort tot beschikking geven; bij een controle op locatie of voor een burger die aan de balie komt ter inzage, kan dan het lijstje worden opgeroepen met alleen de relevante documenten. Alle wijzigingen en notities worden automatisch opgeslagen in Corsa, ik hoef niet meer handmatig bestanden op te slaan en importeren. Waar we voorheen kopieën van documenten opsloegen op het netwerk om te laten stempelen, kan ik ze nu met één muisklik klaarzetten om te stempelen. Alle afdelingen beschikken nu op ieder moment over de laatste, bijgewerkte bestandsversie.

5 Afsluitend vertelt Aleung Ho dat hij wel eens heeft uitgerekend hoeveel tijd er bespaard wordt, alleen al bij het invoeren van documenten door de DIV. Met de oude methode (handmatig digitaal stempelen) kostte dat zo n veertig minuten voor een gemiddelde aanvraag met 10 bijlagen. Met DigEplan was dezelfde aanvraag binnen zes minuten verwerkt. Dat betekent een tijdsbesparing van zo n 85%. Op ongeveer 300 Wabo-aanvragen per jaar, betekent dat een besparing van 170 uur, alléén al voor de DIV. Diverse buurgemeenten hebben al interesse getoond voor onze manier van werken. Er wordt nu gekeken hoe DigEplan ook andere processen kan automatiseren. Aleung: We kijken naar mogelijkheden om het beoordelen en ondertekenen van raadsvoorstellen en dergelijke ook met dit systeem te digitaliseren. Verder willen we kijken of we met DigEplan externe ketenpartners ook inzage kunnen geven in de actuele documenten. Vanaf het begin van de zomer (2014) wordt DigEplan organisatiebreed uitgerold als documentviewer.

6 Neem voor meer informatie contact op met het DigEplan-team! Nederland Groot-Britannië