Content Management Made Easy

Transcriptie

1 Content Management Made Easy Content management is voor bedrijven van doorslaggevend belang. Het op de juiste manier inzetten van het beschikbare kapitaal en personeel is de sleutel tot een rendabele onderneming. De beste manier om deze investering te maximaliseren is om Contentverse elk aspect van uw bedrijfsvoering te laten stroomlijnen. We leggen u graag uit waarom. contentverse.com ecmsolutions.nu

2 Contentverse - de content en document management oplossing voor alle organisaties van klein tot groot - is een gebruiksvriendelijke oplossing die eenvoudig te installeren, ondersteunen en onderhouden is. Daarnaast is het ontworpen om te werken in meerdere netwerk omgevingen en kan het geïntegreerd worden met uw bestaande IToplossingen. Hoe Contentverse Werkt Wat uw document management behoeften ook zijn, van het verhogen van de efficiëntie van uw voltallige personeel, tot het verbeteren van de mogelijkheden voor uw klantenservice, het routeren van papierwerk door een geautomatiseerde workflow, het simpelweg archiveren van bestanden voor regelgevingsdoeleinden of het verbeteren van het beleid en de procedures, de veelzijdigheid van Contentverse en de mogelijkheden voor maatwerk aanpassingen zullen uw organisatie altijd ten goede komen. Met Contentverse, worden documenten gemakkelijk: Herkend of geïmporteerd Bewerkt en bijgewerkt indien nodig Veilig opgeslagen Met één muisklik gedeeld Gemakkelijk terug gevonden En nog zoveel meer contentverse.com ecmsolutions.nu 2

3 Contentverse Voordelen Content en document management is veel meer dan het creëren van een opslagplaats voor documenten inzake het beleid en de procedures van uw bedrijf en het papierwerk rondom klanten en orders. De juiste document management oplossing zal: Elke Dag Tijd Besparen Gemiddeld draait bijna 90% van de gebruikelijke kantoortaken om het verzamelen en overdragen van documenten. De juiste document management oplossing kan werknemers in deze taken ondersteunen en daarmee hun productiviteit tot wel 50% verhogen. Dit brengt productiviteit op een volledig ander niveau. Hier leggen we uit hoe: Contentverse heeft een vertrouwde Windows-achtige interface en stelt gebruikers in staat om documenten te importeren op een manier waaraan ze al gewend zijn, zoals bijvoorbeeld drag-and-drop. Ook belangrijk - gebruikers zullen snel leren met de software te werken, zonder daarvoor een uitgebreide training te hoeven volgen, omdat het er net zo uit ziet en functioneert als de vertrouwde Microsoft Office producten die ze dagelijks gebruiken. Bovendien maakt de workflow van Contentverse het voor gebruikers mogelijk om taken en notificaties in te stellen. Was hier vroeger nog aanzienlijke tijd van het personeel voor nodig, nu kunnen projecten (verder) geautomatiseerd worden. ecmsolutions.nu 2 contentverse.com ecmsolutions.nu 3

4 Verlaag Kosten over de Gehele Linie Onderzoek heeft uitgewezen dat document management de totale document gerelateerde kosten met 40% kan verminderen en alleen al in het eerste jaar een gemiddelde return on investment (ROI) geeft van een ongelooflijke 612%. Bronnen: respectievelijk Gartner en Nucleus Research Het vervangen of terug vinden van verloren of versleten papieren documenten is duur, en bedrijven verspillen hieraan hun middelen tegen verbazingwekkende tarieven. Hier is een aanvullende uitsplitsing van slechts enkele van de besparingen die verbonden zijn aan document management om een document te archiveren 95 om een verkeerd gearchiveerd document te vinden 175 om een verloren of versleten document te reproduceren Bron: AIIM Kostenverlaging voor faxen, mailen en kopiëren Afname van de kosten voor rapportages Vermindering van de kosten voor levering, opslag, en nog belangrijker, de arbeidskosten contentverse.com ecmsolutions.nu 2

5 ZOEK Maximaliseer Productiviteit op Elk Niveau Van intelligente zoekopdrachten waarmee documenten sneller worden terug gevonden tot het uitschakelen van verkeerde archivering, verloren papierwerk en administratieve fouten bij het invoeren; Contentverse zal uw organisatie direct efficiënter maken. Nog grotere productiviteit wordt zelfs bereikt met onze geautomatiseerde document workflow en de regulerende functies. Vind wat je nodig hebt wanneer je het nodig hebt en voeg daar automatisch een hele lading content aan toe. te Houd uw gegevens veilig zonder er verder over na hoeven denken. Of je nu één document toevoegt of een hele bulk importeert, of je nu formulieren en barcodes wilt inlezen en verwerken of index velden automatisch wilt laten vullen, wij hebben er de oplossing voor. Daarnaast maakt Contentverse het, wanneer je content eenmaal in het systeem zit, wel heel gemakkelijk om alles terug te vinden met instant, relevante zoekresultaten. Voldoe zonder moeite aan de geldende wet- en regelgeving. De naleving van regels en wetten, het inperken van diverse soorten risico s en het waarborgen van de beveiliging van bedrijfs-en persoonlijke informatie zijn dure elementen in het bedrijfsleven, die sommige organisaties niet kunnen negeren. Contentverse verbetert alle aspecten van deze vereisten. Zo kunnen documenten automatisch worden gearchiveerd of verwijderd wanneer aan de regelgeving is voldaan, zoals bijvoorbeeld met de vereiste om documenten voor een bepaalde periode te bewaren. Contentverse slaat alle bestanden, processen en workflows veilig op in een niet te ontcijferen formaat. Uitsluitend geautoriseerd personeel is in staat content in het systeem te bekijken. En een extra voordeel: Contentverse ondersteunt disaster recovery (herstel na calamiteit). Automatiseer uw bedrijfsprocessen en stroomlijn de workflows. Contentverse is de beste keuze voor het automatiseren van bedrijfsprocessen, het instellen van taken en meldingen en het vergemakkelijken van het samenwerken tussen afdelingen. Documenten bewegen zich automatisch door de juiste workflow, waardoor kopiëren, en, faxen en andere omslachtige handelingen overbodig worden. Een geautomatiseerde workflow stelt uw organisatie in staat om altijd op de hoogte te zijn van de status van elk project. ecmsolutions.nu 2 contentverse.com ecmsolutions.nu 5

6 Werk Moeiteloos Samen Wanneer u te maken heeft met een kantooromgeving waarin voornamelijk gewerkt wordt met en met fysieke, papieren documenten, dan is het erg moeilijk voor het management om de cruciale bedrijfsvoering te monitoren en daar zicht op te houden. Contentverse neemt het giswerk weg door dit proces zo simpel mogelijk te maken. Hierdoor houdt ú tijd over om daadwerkelijk uw werk gedaan te krijgen. Deel informatie veilig tussen afdelingen en met leveranciers. Of je nu één document toevoegt of een hele bulk importeert, of je nu formulieren en barcodes wilt inlezen en verwerken of index velden automatisch wilt laten vullen, wij hebben er de oplossing voor. Daarnaast maakt Contentverse het, wanneer je content eenmaal in het systeem zit, wel heel gemakkelijk om alles terug te vinden met instant, relevante zoekresultaten. Benader documenten overal en vanaf elk apparaat Gebruikers kunnen benodigde bestanden direct benaderen, waarbij het niet uitmaakt of ze dat doen vanaf hun desktop of via een mobiel apparaat. Extra functionaliteit stelt de gebruiker in staat om offline wijzigingen aan te brengen in hun documenten. Eenmaal weer online kunnen zij de nieuwe versie opslaan in het systeem. Deze directe toegang geeft uw mensen de behendigheid om in een dynamische markt efficiënt te opereren. Denk niet meer na over versiebeheer en document aanpassingen. Gebruikers kunnen bestanden bijwerken, wijzigen en opslaan met behoud van de vorige versies. Gebruikers met de juiste machtigingen kunnen een vorige versie van een document terugzetten. Ondertussen kunt u door middel van document tracking zien wie een document geopend, verwijderd, afgedrukt of g d heeft. Dit geeft, tezamen met vele andere tracking functionaliteiten, toerekenbaarheid en veiligheid voor elke bedrijfsomgeving. Gebruikers kunnen daarnaast content markeren, highlighten of van commentaar voorzien zonder het oorspronkelijke bestand te wijzigen. Deze functionaliteit stelt gebruikers in staat zogenaamde mark-ups te bekijken en neemt de noodzaak weg om handleidingen voor bedrijfsbeleid- en procedures bij de hand te houden contentverse.com ecmsolutions.nu 2

7 Aan De Slag In de meeste gevallen kiezen organisaties ervoor een content en document management oplossing te implementeren in verband met operationele problemen en beperkingen of vanuit een behoefte om de operationele kosten te verlagen. Om te beginnen, of te beslissen of een investering in content management waarde heeft voor uw organisatie, raden we aan een behoefteanalyse uit te voeren. Belangrijke punten om hierin mee te nemen zijn onder meer de volgende: Hoeveel gebruikers heb ik nodig? Welke workflows kunnen verbeterd worden? Wat zijn mijn behoeften voor opslag en het terug vinden van content? Is de naleving van regelgeving (compliancy) een zorg voor mijn organisatie? Met welke bestaande software moet geïntegreerd worden? Systeemvereisten Om optimaal van Contentverse gebruik te maken, moeten hardware en software voldoen aan de volgende minimale systeemvereisten: CPU: Pentium 4 2 GHz processor Geheugen: 2 Gigabyte RAM Communicatie protocol: TCP/IP Operating system: Windows XP Professional (Service Pack 3), Windows 7 Professional, Windows 8 Professional, Windows Server 2003, Windows Server 2008, Windows Server Database Engine: SQL Server 2005, SQL Server 2008, SQL Server 2012, Oracle 10G, Oracle 11G (Alle versies). Ruimte harde schijf (geïnstalleerde server componenten): 300 megabyte ecmsolutions.nu 2 contentverse.com ecmsolutions.nu 7

8 Metastore Nederland Bredaseweg 108a 4902 NS Oosterhout Tel. +31 (0) Fax. +31 (0) contentverse.com 2 ecmsolutions.nu ecmsolutions.nu