Onderwijstools 2.0, Kennisnet Gebruikershandleiding Kennisnet. Leren vernieuwen. Stichting Kennisnet Paletsingel 32 T 0800 321 22 33 2718 NT Zoetermeer M info@kennisnet.nl Postbus 778 I kennisnet.nl 2700 AT Zoetermeer
Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 1
INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING... 3 2. WELKOMSTPAGINA... 4 3. ALLE TOOLS... 6 3.1. TOOL DETAILS... 7 3.2. WIZARD NIEUWE EVALUATIE STARTEN... 8 4. EVALUATIE DETAILS... 10 4.1. BEHEERDER... 10 4.2. INDIVIDUEEL... 14 4.3. DEELNEMER... 15 5. NIEUWE DEELNEMERS TOEVOEGEN... 15 5.1. EEN ENKEL TEAMLID TOEVOEGEN... 15 5.2. MEERDERE TEAMLEDEN TOEVOEGEN M.B.V. EXCEL... 15 6. MIJN TEAMS... 16 6.1. BEHEER OVERDRAGEN... 17 7. MIJN GEGEVENS... 19 8. EVALUATIE UITVOEREN... 20 9. RAPPORTAGES... 21 9.1. TEAM VERGELIJKINGEN... 22 Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 2
1. INLEIDING Dit document beschrijft per venster de werking en verschillende opties. Het document is bedoeld als gebruikershandleiding voor zowel de gewone gebruiker als de applicatiebeheerder. Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 3
2. WELKOMSTPAGINA Wanneer de applicatie wordt gestart, wordt de welkomstpagina getoond. Afbeelding 1 De welkomstpagina bevat een algemene welkomsttekst en een overzicht van alle actuele (niet ouder dan 2 maanden) evaluaties waar de gebruiker deel aan neemt of die hij / zij in beheer heeft. Het overzicht van evaluaties toont de naam, korte omschrijving en status van de betreffende evaluaties. Door te klikken op de naam van een evaluatie wordt het detailvenster van de betreffende evaluatie getoond. (zie hoofdstuk 4.1 voor beheerder of hoofdstuk 4.2 voor individueel). Aan het einde van de lijst staat een link naar het overzicht van alle tools. Evaluatie voortgang De evaluaties kunnen de volgende drie statussen hebben: - Nog niet begonnen - Bezig - Afgerond Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 4
Opmerking Gebruikers kunnen meerdere keren aan een zelfde tool deelnemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan individueel of teamverband, of om op een later tijdstip nog eens te kijken hoe men is geëvalueerd. De lijst Mijn tools toont enkel de actuele evaluaties. Evaluaties die langer dan een maand geleden zijn afgerond worden niet meer getoond in deze lijst. Resultaten van deze evaluaties zijn wel nog op te vragen via het menu Rapportages. Opmerking Alvorens in het systeem te komen wordt de gebruiker altijd eerst langs Entree gestuurd en is dus bij aankomst in de applicatie altijd ingelogd. Opmerking Wanneer een gebruiker voor het eerst inlogt in deze omgeving, wordt hij/zij allereerst doorverwezen naar de profielpagina (zie hoofdstuk 7). Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 5
3. ALLE TOOLS Het venster Alle Tools bevat een overzicht van alle tools die beschikbaar zijn (Afbeelding 2). Elk toolblok bevat de toolnaam en een korte omschrijving. Door te klikken op de naam van de tool wordt de gebruiker doorgezet naar de uitgebreide details van de tool (zie hoofdstuk 3.1). Afbeelding 2 Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 6
3.1. TOOL DETAILS De pagina Tool details bevat een uitgebreide omschrijving van de betreffende tool en een knop om een nieuwe evaluatie op basis van deze tool te starten. Afbeelding 3 Door op de knop Start de Vier in Balans-tool te drukken wordt de wizard voor het aanmaken van een nieuwe evaluatie gestart (zie hoofdstuk 3.2). Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 7
3.2. WIZARD NIEUWE EVALUATIE STARTEN De wizard Nieuwe evaluatie starten leidt ons door het proces voor het aanmaken van een nieuwe evaluatie op basis van de gekozen tool. Het aanmaken van een nieuwe evaluatie omvat de volgende stappen: 3.2.1. STAP 1: NAAM EN SOORT Hier geven we een omschrijvende naam aan de nieuwe evaluatie en geven we aan of het een teamevaluatie of een individuele evaluatie betreft. Afbeelding 4 Klik vervolgens op Verder om naar de volgende stap te gaan. Indien het een individuele evaluatie betreft wordt hiermee de evaluatie gestart (zie hoofdstuk 8), in het geval van een team evaluatie gaan we naar stap 2. Opmerking Wanneer er gekozen wordt voor een teamevaluatie zal de omschrijving aangevuld worden met de namen van de gekozen teams. Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 8
3.2.2. STAP 2: TEAMS SELECTEREN In stap 2 kiezen we de gewenste teams waarvoor we een evaluatie willen aanmaken. Voor ieder gekozen team zal er een afzonderlijke evaluatie worden aangemaakt. Afbeelding 5 Desgewenst kunnen er nog extra deelnemers worden toegevoegd aan de bestaande of aan nieuwe teams. Dit doen we door op de link Nieuwe deelnemers toevoegen te klikken (zie hoofdstuk 5). Wanneer de gewenste teams zijn geselecteerd kunnen we op Verder drukken om de evaluatie(s) aan te maken. Er wordt per team een evaluatie aangemaakt. Achter de voor de evaluatie opgegeven naam wordt tussen haakjes de teamnaam geplaatst. Alle deelnemers ontvangen vervolgens een uitnodiging en de gebruiker (beheerder) wordt teruggezet naar de startpagina. Opmerking De teambeheerder neemt standaard zelf niet deel aan de evaluatie. Wilt hij /zij wel deelnemen, dan moet hij/zij zichzelf toevoegen aan het gewenste team. Dit om juist te kunnen bepalen in welk team zijn/haar score meetelt. Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 9
4. EVALUATIE DETAILS De evaluatie details pagina bevat de algemene gegeven met betrekking tot de geselecteerde evaluatie. Afhankelijk van de rol die de gebruiker vervult binnen de geselecteerde evaluatie onderscheiden we drie varianten van deze pagina. 4.1. BEHEERDER Wanneer we als beheerder van een tool naar de details gaan komen we terecht in het detailvenster voor beheerders. Dit venster bevat drie blokken; Samenvatting, Voortgang en Details Tool. De blok Samenvatting (Afbeelding 6) bevat de omschrijving (naam van de evaluatie), de voortgang (status van de evaluatie), naam van de tool, startdatum en naam van de beheerder met link voor overdragen van beheer. Afbeelding 6 Met de link Beheer overdragen kan het beheer van de betreffende evaluatie worden doorgegeven aan een andere beheerder. Wanneer we op deze link klikken verschijnt de popup voor het overdragen van beheer (zie hoofdstuk 4.1.1). Tevens bevat deze blok de knoppen Forceer afronding, Verwijder deze tool en Bekijk de rapportage. Met de knop Forceer afronding worden alle niet ingevulde deelnemers verwijderd en wordt de evaluatie afgesloten. Vervolgens wordt er een rapport voor deze evaluatie klaar gezet en krijgt de beheerder een email met bevestiging van afronding van de tool. Met de knop Verwijder deze evaluatie wordt de evaluatie en alle hieraan gerelateerde antwoorden in zijn geheel verwijderd. Met de knop Bekijk de rapportage kan het rapport van de betreffende evaluatie worden opgevraagd. Deze knop is pas actief indien de volledige evaluatie is afgerond. Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 10
De blok Voortgang (Afbeelding 7) toont de complete lijst van alle deelnemers die aan deze evaluatie deelnemen en hun betreffende status ( Nog niet begonnen, Bezig of Afgerond ). Afbeelding 7 Dit blok bevat tevens de knoppen Verwijderen, Herinnering sturen en Deelnemers toevoegen. Met de knop Verwijderen worden alle geselecteerde deelnemers uit deze evaluatie verwijderd. Ook de eventueel reeds ingevulde antwoorden voor deze deelnemers worden verwijderd. Met de knop Herinnering sturen kan er nog een extra herinneringsmail gestuurd worden naar de geselecteerde deelnemers. Voordat de herinneringsmail wordt verstuurd krijgen we eerst nog een venster waarin een voorbeeld van de te versturen mail wordt getoond en de mogelijkheid wordt geboden om nog wat extra commentaar aan de mail toe te voegen (Afbeelding 9). Afbeelding 8 Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 11
Met de knop Deelnemers toevoegen kunnen er achteraf (zolang de evaluatie nog niet is afgerond) nog extra deelnemers worden toegevoegd. Zie hoofdstuk 5 voor details. De blok Details Tool (Afbeelding 9) bevat de naam van de tool waarop deze evaluatie is gebaseerd en de omschrijving van de tool. Afbeelding 9 4.1.1. BEHEER OVERDRAGEN Met de popup Beheer overdragen kan het beheer van de gekozen evaluatie worden overgedragen aan iemand anders. Hierbij kan er worden gekozen voor een bestaande persoon (Afbeelding 10) of een nieuwe persoon (Afbeelding 12). Afbeelding 10 Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 12
Afbeelding 11 De beoogde nieuwe beheerder krijgt een e-mail waarin hij/zij de rol als beheerder moet accepteren. Hierna wordt de overdracht pas definitief. Zodra de overdracht is uitgevoerd is de betreffende tool niet langer meer beschikbaar voor de huidige gebruiker (voor beheer, als de gebruiker tevens deelnemer is kan hij/zij de tool wel nog gewoon invullen). Let op! Het betreft hier enkel het overdragen van het beheer van de tool, dit heeft niets te maken met het beheer van de verschillende teams. Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 13
4.2. INDIVIDUEEL Wanneer we van een individuele tool de details opvragen komen we terecht in het detailvenster voor individuele tools. Dit venster bevat twee blokken; Samenvatting en Details Tool. Het blok Samenvatting (Afbeelding 12) bevat de omschrijving (naam van de evaluatie), de voortgang (status van de evaluatie), naam van de tool, startdatum en het kopje Deelnemers (hier staat bij individuele evaluaties altijd de tekst Individueel ). Afbeelding 12 Tevens bevat deze blok de knoppen Verwijder deze tool, Bekijk de rapportage en Verder gaan met de evaluatie. Met de knop Verwijder deze tool wordt de evaluatie en alle hieraan gerelateerde antwoorden in zijn geheel verwijderd. Met de knop Bekijk de rapportage kan het rapport van deze evaluatie worden opgevraagd. Deze knop is echter pas actief indien de volledige evaluatie is afgerond. Met de knop Verder gaan met de evaluatie wordt de evaluatie hervat vanaf het punt waar we gestopt waren. De blok Details Tool is gelijk aan dezelfde blok in het details venster voor de beheerder (zie hoofdstuk 4.1). Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 14
4.3. DEELNEMER Het detailvenster voor deelnemers is gelijk aan het venster voor individuele evaluaties (zie hoofdstuk 4.2) met uitzondering dat de knop Verwijder deze tool hier niet beschikbaar is. 5. NIEUWE DEELNEMERS TOEVOEGEN De popup Nieuw teamlid biedt de mogelijkheid losse deelnemers toe te voegen of deelnemers vanuit een Excel-sheet te importeren. 5.1. EEN ENKEL TEAMLID TOEVOEGEN Afbeelding 13 In de linker kolom van dit venster kan een enkel teamlid worden toegevoegd. Hiervoor vullen we de verplichte velden en drukken op de knop Toevoegen. Na het drukken op de knop Toevoegen wordt de betreffende deelnemer toegevoegd aan het team en indien van toepassing ook aan de evaluatie. 5.2. MEERDERE TEAMLEDEN TOEVOEGEN M.B.V. EXCEL In de rechter kolom kunnen we met behulp van een Excel-sheet meerder deelnemers in één keer toevoegen. Hiervoor gebruiken we de knop Bladeren om het te importeren Excel-bestand te selecteren en drukken vervolgens op de knop Toevoegen. Het Excel bestand moet de extensie.xls of.xlsx hebben en de volgende kolommen bevatten: - Voornaam - Tussenvoegsel - Achternaam - E-mail - Team Opmerking Met de link Download voorbeeld Excel-sheet kan een voorbeeldbestand worden gedownload dat gebruikt kan worden als sjabloon voor de te importeren deelnemers. Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 15
6. MIJN TEAMS In het venster Mijn teams kunnen we onze teams beheren. Dit venster bestaat uit twee blokken, het blok Nieuw teamlid (Afbeelding 14) voor het toevoegen van nieuwe teamleden/teams en het blok Teams en teamleden (Afbeelding 15) met een overzicht van alle teams die door de ingelogde gebruiker worden beheerd. Afbeelding 14 Het blok Nieuw teamlid bevat dezelfde werking als het venster Nieuwe deelnemers toevoegen (zie hoofdstuk 5). Het blok Teams en teamleden bevat een overzicht van alle leden gegroepeerd per team (alleen eigen teams). Teamleden kunnen worden verwijderd door de betreffende leden te selecteren en op de knop Verwijderen te klikken. Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 16
Afbeelding 15 Tevens bevat dit blok de knop Teambeheer overdragen. Hiermee kunnen we het venster voor het overdragen van teams openen (zie hoofdstuk 6.1). 6.1. BEHEER OVERDRAGEN Met het venster Beheer overdragen kan het beheer van een team worden overgedragen aan een andere gebruiker (Afbeelding 16). Afbeelding 16 Allereerst kiezen we uit de lijst van teams in ons beheer het over te dragen team. Vervolgens kiezen we uit een lijst met gebruikers, behorende tot één van de teams in ons beheer, de nieuwe beheerder. Komt de gewenste persoon niet voor in onze teams, dan kan deze worden opgegeven door op de knop Nieuwe beheerder toevoegen te klikken. Er verschijnen nu extra invulvelden voor het opgeven van de beoogde beheerder (Afbeelding 17). Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 17
Afbeelding 17 Met de link Bestaand teamlid kiezen kan weer worden teruggesprongen naar de keuzelijst van bestaande leden. Wanneer we op Overdragen klikken krijgt de beoogde nieuwe beheerder een e-mail waarin hij/zij de rol als beheerder moet accepteren. Hierna wordt de overdracht pas definitief. Zodra de overdracht is uitgevoerd is het betreffende team niet langer meer beschikbaar voor de huidige gebruiker. Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 18
7. MIJN GEGEVENS Het venster Mijn gegevens bevat de basisgegevens van de gebruiker (Afbeelding 18). Afbeelding 18 Wanneer de gebruiker zijn of haar gegevens voor het eest invult en op verder klikt wordt er een bevestigingsmail verzonden naar het opgegeven e-mailadres. De gebruiker dient de in deze mail aanwezige link te klikken alvorens gebruik te kunnen maken van de Onderwijstools. Is de gebruiker al bekend in het systeem, dan kan hij/zij deze gegevens ten alle tijden wijzigen. Indien het e-mailadres wordt gewijzigd zal er opnieuw een bevestigingsmail worden verstuurd. Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 19
8. EVALUATIE UITVOEREN Wanneer we een evaluatie gaan invullen verschijnt deze in een pop-up. Afbeelding 19 Met de knoppen Vorige en Volgende kunnen we door de verschillende vragen wandelen. Wanneer we een evaluatie voortijdig afbreken zal deze, wanneer we hem op een later tijdstip weer opstarten, verder gaan bij de vraag waar we gebleven waren. Zodra de laatste deelnemer de evaluatie heeft ingevuld, wordt de evaluatie op status Afgerond gezet en wordt de PDF rapportage aangemaakt. Vervolgens krijgt de teambeheerder een e-mail met notificatie hiervan. Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 20
9. RAPPORTAGES Het venster Rapportages bevat een overzicht van alle door de gebruiker ingevulde of geïnitieerde evaluaties. Het venster is verdeeld in twee blokken; Rapportages en Rapportages Teamvergelijkingen. Afbeelding 20 De lijst Rapportages van evaluaties alle evaluaties/rapporten waarvan de PDF is gegenereerd. De lijst met rapportages voor teamvergelijkingen bevat zowel geaccepteerde als openstaande aanvragen. Met de knop Teamvergelijking aanvragen kan een uitnodiging tot vergelijken van teamevaluatie verstuurd worden (zie hoofdstuk 9.1). Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 21
9.1. TEAM VERGELIJKINGEN Met de knop Teamvergelijking aanvragen in het rapportages venster kunnen we een nieuwe aanvraag tot team vergelijking starten. In de popup die vervolgens verschijnt selecteren we de teamevaluatie die wij ter vergelijking willen aanbieden. Vervolgens geven we het e-mailadres van de geadresseerde beheerder op en een korte motivatie voor de vergelijking. Afbeelding 21 Wanneer we op de knop Verzenden klikken wordt er een e-mail verzonden naar de geadresseerde beheerder. De geadresseerde beheerder klikt op de in deze e-mail aanwezige link om naar de aanvraag te gaan en selecteert daar de teamevaluatie die hij/zij wilt vergelijken. Door op accepteren te klikken gaat hij/zij akkoord met de vergelijking. Afbeelding 22 Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 22
Gebruikershandleiding Vier in Balans-tool 23