ROUTEKAART STRATEGISCHE PERSONEELSPLANNING De arbeidsmarkt voor zorg en welzijn is sterk in beweging. Strategische personeelsplanning stelt organisaties in staat om te anticiperen op veranderingen op de arbeidsmarkt in het licht van de strategische doelen van de organisatie. ZorgpleinNoord ondersteunt zorg- en welzijnsorganisaties in Noord-Nederland bij strategische personeelsplanning door middel van een speciaal voor zorg en welzijn ontwikkelde Routekaart. De Routekaart biedt een instrumentarium waarmee u inzicht verwerft in uw interne arbeidsmarkt, de omringende arbeidsmarkt en politieke ontwikkelingen. Tezamen met de strategische doelen van uw organisatie leiden deze inzichten tot effectiever HR-beleid. Routekaart Strategische Personeelsplanning Strategische personeelsplanning maakt duidelijk waar kwalitatief en kwantitatief gezien de kansen en risico s in de organisatie liggen. Door het verschil tussen gewenste en beschikbare personele inzet in de toekomst zichtbaar te maken kunt u tijdig maatregelen nemen om dit verschil te minimaliseren. Strategische personeelsplanning werkt het beste als het aansluit bij actuele vragen van de organisatie. Organisaties die aan de slag gaan met strategische personeelsplanning kunnen vanuit hun eigen behoefte dan ook verschillende routes volgen. Tegen deze achtergrond is de Routekaart gesplitst in vijf modules. Deze modules kunnen los en in verschillende combinaties gebruikt worden. Module I: Module II: Module III: Module IV: Module V: Analyse huidige personeelsbestand Personeelsontwikkeling bij ongewijzigd beleid Analyse kwaliteit personeelsbestand Scenarioplanning Gap-analyse en strategisch HRM
ONDERSTEUNING OP MAAT Strategische personeelsplanning vergt een goede voorbereiding Strategische personeelsplanning is geen geïsoleerde en eenmalige activiteit, maar een cyclisch proces. Bij strategische personeelsplanning zijn verschillende organisatieonderdelen betrokken, bijvoorbeeld bestuur en directie, het personeelsmanagement (waaronder ook het opleidingsbeleid valt), en planning & control. Meestal duurt het enkele jaren voordat een passend systeem van strategische personeelsplanning is opgebouwd. Voor het verkrijgen van alle benodigde informatie en draagvlak raden wij u aan goed na te denken over de wijze en het moment waarop anderen in de organisatie erbij betrokken worden. Vanwege het strategische karakter moet bijvoorbeeld het bestuur geïnformeerd zijn. En omdat het verkrijgen en het analyseren van gegevens een tijdrovende klus kan zijn, is het belangrijk hiervoor genoeg tijd vrij te maken. Voordat we aan de slag gaan, bespreken we met u de omvang van het project en de inzet die we van elkaar mogen verwachten. We leggen dit in een samenwerkingsovereenkomst vast. Hierin wordt in ieder geval opgenomen met welke module u start, welke tijdsinvestering er van beide kanten verwacht wordt en de looptijd van de samenwerking. Ook leggen we hierin vast dat uw informatie vertrouwelijk behandeld wordt. Elke module wordt met een evaluatie afgesloten. Op basis hiervan kunnen nieuwe afspraken gemaakt worden. MODULE I Analyse huidige personeelsbestand Het personeelsinformatiesysteem van uw organisatie bevat (vrijwel) alle gegevens die nodig zijn voor strategische personeelsplanning. ZorgpleinNoord heeft een analyse-instrument ontwikkeld om deze gegevens te verwerken en te koppelen aan relevante categorieën. Het analyse-instrument is gebouwd in Excel. Om het analyse-instrument te gebruiken is weinig tot geen extra instructie nodig. Excel heeft eenvoudige im- en exportmogelijkheden met andere software en kan gemakkelijk uitgebreid worden met nieuwe analysemogelijkheden. Het analyse-instrument biedt daarmee maximale flexibiliteit. Het analyse-instrument vat de data samen in grafieken en kengetallen. Aan de hand van selecties bepaalt u welke gegevens gepresenteerd worden, bijvoorbeeld van een specifieke afdeling, functiegroep of periode. ZorgpleinNoord ondersteunt u bij het vullen en inrichten van het analyse-instrument. Na een instructie en met behulp van een werkboek kunt u zelf het analyse-instrument beheren, gebruiken en eventueel aanpassen. Natuurlijk kan meer ondersteuning van ZorgpleinNoord gevraagd worden. Met deze module krijgt u inzicht in de samenstelling van uw personeelsbestand, bijvoorbeeld naar leeftijd, geslacht, contractvormen, functiemix en verloop. U kunt deze variabelen op allerlei manieren combineren. Zo weet u bijvoorbeeld of de leeftijdsopbouw op alle afdelingen hetzelfde is, of dat de ene afdeling sterker vergrijsd is dan de andere. Ook kunt u bekijken hoe de uitstroom van personeel over leeftijdsgroepen of functies verdeeld is. 2
Waarschijnlijk zult u ontdekken dat niet alle informatie als managementinformatie beschikbaar is. In dat geval kunt u besluiten deze informatie voor een volgende cyclus strategische personeelsplanning te gaan verzamelen en ontsluiten. Printscreen van het analyse/instrument van ZorgpleinNoord MENU Quick Scan Leeftijd Functiemix Mobiliteit 1 unieke mw ja/nee ja nee Org. Niveau 1 Bedrijfsbureau Divisie Algemeen Management Stafbureau Zorgdivisie 1 Zorgdivisie 2 Zorgdivisie 3 Apotheek Man / Vrouw 10% M V 90% 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 Categorie personeel Aantal van Personeelsnu mmer Som van FTE Mobiliteit 2 Org. Niveau 2 Mobiliteit 3 Bestuurssecretariaat Gezinsondersteuning Dagbesteding Jeugd verblijf en beha... Contracten Logeren P&O Unithoofden Vakgroep Samenvatting van geselecteerde gegevens Wonen Cluster Zorg Medewerkers: 2108 HR3P Dagbesteding 1 Dagbesteding 2 FTE: 1117 Parttime %: 53% Wat als.. Gemiddelde leeftijd: 42 MODULE II Personeelsontwikkeling bij ongewijzigd beleid Een volgende stap in strategische personeelsplanning is kijken naar wat er in de nabije toekomst gaat gebeuren bij ongewijzigd beleid. Met het analyse-instrument kan, op basis van in-, door- en uitstroomgegevens uit het verleden, berekend worden wat de personeelssamenstelling is over bijvoorbeeld vijf jaar, bij ongewijzigde omstandigheden en beleid. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat deze historische informatie vaak moeilijk te ontsluiten is. Ook kan, op basis van de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand en het verloop per leeftijdsgroep, de toekomstige vervangingsvraag berekend worden. Een onderdeel van de IDU-matrix
Na deze module weet u hoe het personeelsbestand zich ontwikkelt als de omstandigheden en het beleid hetzelfde blijven. Door in te zoomen op bepaalde afdelingen of functies krijgt u zicht op delen van de organisatie waar extra HRM-aandacht wenselijk is. Zo kan bijvoorbeeld zichtbaar worden dat er in een bepaalde functie relatief veel mensen uit (zullen) stromen. Ook kan het resultaat zijn dat u nieuwe informatie gaat verzamelen of ontsluiten. U kunt bijvoorbeeld besluiten om op jaarlijkse peilmomenten in-, door- en uitstroomgegevens te genereren. Hiermee kan het analyse-instrument tijdreeksen vormen, waarmee toekomstige trends berekend kunnen worden. MODULE III Analyse kwaliteit personeelsbestand Hoe presteert uw personeel en welk ontwikkelingspotentieel zit er in uw organisatie? Leidinggevenden weten vaak wel wat hun medewerkers kunnen, welke ambities ze hebben en in hoeverre die realistisch zijn. Deze kwalitatieve informatie is vaak vastgelegd in de verslagen van jaargesprekken of POP s. Veelal is deze informatie niet beschikbaar als managementinformatie. Als deze informatie wel beschikbaar is als managementinformatie, dan kan de informatie ingevoerd worden in het analyse-instrument en kunnen de volgende vragen beantwoord worden: Hoeveel medewerkers functioneren (on)voldoende tot uitstekend. En in hoeverre bezitten zij ontwikkelingspotentieel? Waar zitten deze mensen in de organisatie: in welke functies, op welke afdelingen, in welke leeftijdsgroepen et cetera? ZorgpleinNoord kan u ondersteunen bij het ontsluiten van deze informatie. Wij gebruiken hiervoor de HR3P matrix van Evers, Van Laanen & Sipken (1993), maar andere indelingen zijn ook mogelijk. HR3P = Human Resources Performance Potential Portfolio De invulling van deze module is sterk afhankelijk van uw wensen en de aanwezige cultuur rond het beoordelen van medewerkers. Wilt u (om te beginnen) als eenmalige activiteit de kwaliteit van uw personeelsbestand in kaart brengen, dan kan dat door middel van vlootschouwen, waarin leidinggevenden hun vloot beoordelen op prestaties en potentieel. Wilt u dat de kwaliteit structureel
bijgehouden wordt, dan verdient het aanbeveling dit aan de gesprekscyclus te koppelen, waarbij leidinggevenden een instrument gegeven wordt om de medewerkers te scoren en deze scores vast te leggen. ZorgpleinNoord biedt u een methodiek (HR3P en het analyse-instrument). De implementatie in uw organisatie is maatwerk. Ook hierbij kan ZorgpleinNoord u ondersteunen. MODULE IV Scenarioplanning Welke toekomstige personele inzet is nodig, kwantitatief (stuurgetallen) en kwalitatief (competenties), om de strategische doelen van uw organisatie te realiseren en externe ontwikkelingen het hoofd te bieden? Deze gewenste personele inzet straks is moeilijk door middel van een simpele rekensom te achterhalen. Dat komt omdat: De toekomst onzeker is, we op veel externe factoren geen invloed hebben en er daardoor meerdere toekomsten mogelijk zijn. Scenarioplanning helpt ons verschillende toekomsten te formuleren en de implicaties voor strategisch personeelsbeleid in beeld te brengen. ZorgpleinNoord levert input aan uw proces van scenarioplanning door een eerste scan te maken van relevante ontwikkelingen, inclusief uw strategische beleidsplannen. Wij doen dit op basis van algemene informatie (bijvoorbeeld over de demografie, branche, politiek, arbeidsmarkt) en organisatiespecifieke informatie (documentanalyse en interviews). In discussiesessies met sleutelfiguren in uw organisatie formuleren we vervolgens verschillende scenario s en bekijken we welke consequenties deze voor uw beleid hebben. ZorgpleinNoord begeleidt deze sessies met behulp van de methodiek scenarioplanning. Van de deelnemers wordt creativiteit gevraagd en de bereidheid na te denken over het onbekende. De planningsvraag, de afbakening en omvang van het proces zal per organisatie verschillen en worden in een samenwerkingsovereenkomst vastgelegd. Voorbeeld scenariomatrix Na deze module heeft u inzicht in de verschillende toekomsten waarop u in uw strategisch HR-beleid anticipeert. Een belangrijk resultaat is ook dat zogenoemde early warning indicatoren benoemd zijn. Hierdoor bent u voorbereid op de verschillende scenario s en kunt u tijdig reageren als een bepaald scenario zich aandient. Doordat aan de discussies belangrijke sleutelfiguren deelnemen, ontstaat vroegtijdig draagvlak voor (aanpassingen in) het organisatiebeleid.
MODULE V Gap-analyse en strategisch HRM Komt de gewenste situatie overeen met de situatie die ontstaat als u niets doet? In deze module worden de uitkomsten van de hiervoor beschreven modules met elkaar vergeleken. Hierdoor wordt duidelijk welke HR-maatregelen nodig zijn om toekomstige strategische doelen van uw organisatie te realiseren. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen maatregelen die in alle scenario s van belang zijn en maatregelen die uit bepaalde scenario s voortvloeien. ONDERSTEUNING ZORGPLEINNOORD ZorgpleinNoord biedt ondersteuning bij strategische personeelsplanning op maat. Wij stellen het door ons ontwikkelde instrumentarium ter beschikking en ondersteunen u bij het gebruik ervan. We nemen het niet van u over. U doet het zelf! Wel denken we graag met u mee en brengen we de ervaring in die we, door onze betrokkenheid bij de strategische personeelsplanning in verschillende organisaties, opgedaan hebben. Als u meer wilt weten over ons ondersteuningsaanbod kunt u contact opnemen met: Karin Lutterop (projectleider), k.lutterop@zorgpleinnoord.nl Karin Doornbos (onderzoeker/adviseur), k.doornbos@zorgpleinnoord.nl Ellen Offers (hoofd Arbeidsmarkt en Onderwijs), e.offers@zorgpleinnoord.nl Wij zijn te bereiken op telefoon: 050 5757 470 KOSTEN Oriënterende gesprekken, presentaties, offertes Gratis Modules 1, 2 en 3 Voor de aanschaf, de inrichting van het analyse-instrument en het werkboek brengen we eenmalig 2.500 in rekening. U zorgt zelf voor een pc of laptop met de functionaliteiten van Microsoft Office 2010, waar het spreadsheetprogramma Excel 2010 onderdeel van is. Voor verdere ondersteuning bij de implementatie en uitvoering van de modules wordt een kort projectplan geschreven, inclusief begroting. Modules 4 en 5 Op offertebasis (wij hanteren een tarief van 400 per dagdeel; voor bij ZorgpleinNoord aangesloten organisaties brengen wij geen btw in rekening). Wij wensen u veel succes met strategische personeelsplanning in uw organisatie! 2012 Stichting ZorgpleinNoord 6