Aan de raad van de gemeente Lingewaard Onderwerp Voorstel tot het vaststellen van het Evenementenbeleid gemeente Lingewaard 1. Samenvatting In Lingewaard worden veel grote en kleine evenementen georganiseerd. Deze evenementen dragen bij aan de naamsbekendheid en het imago van de gemeente. Evenementen kunnen van invloed zijn op de leefbaarheid in een gemeente. Op dit moment is onvoldoende duidelijk wat de visie van de gemeente is op evenementen en welke uitgangspunten hierbij gelden. De gemeente Lingewaard kent een gedateerd evenementenbeleid uit 2002 waarin een aantal onderwerpen niet aan bod komt. Uit evaluatie is gebleken dat behoefte bestaat aan onder andere eenduidige beleidsregels op het gebied van vergunningverlening, duidelijkheid over de rol van de gemeente en de ondersteuning die de gemeente daarbij biedt. Daarnaast moet de gemeente bezuinigen. Kritisch kijken naar de rol van de gemeente bij evenementen is daarbij onvermijdelijk. Voorgesteld wordt een nieuw beleidskader evenementenbeleid gemeente Lingewaard vast te stellen. In dit nieuwe beleidskader treft u zaken aan als de visie van de gemeente, een duidelijk toetsingskader voor vergunningverlening en regels met betrekking tot facilitaire ondersteuning die in het huidige evenementenbeleid niet aan bod komen en wat reden is voor nieuw beleid. Dit beleidskader wordt verder uitgewerkt in een uitvoeringsnota wordt die door het college wordt vastgesteld. 2. Waarom naar de raad De raad is op grond van artikel 147 van de Gemeentewet bevoegd om beleid(skaders) vast te stellen. Het beleidskader legt een noodzakelijk basis voor de uitvoeringsnota die het college vaststelt. 3. Doelstelling en beoogd meetbaar effect In het beleidskader worden onderstaande doelen beoogd: Bezoekers worden getrokken naar de gemeente doordat evenementen worden bevorderd. Profilering van de gemeente door het stimuleren van evenementen en festivals die voldoen aan de visie en missie van de gemeente. Duurzame initiatieven worden gestimuleerd en hierin wordt de evenementenorganisatie geadviseerd. Het gemeenschapsgevoel en de sociale interactie worden bevorderd. Subdoelen Een evenwicht vinden tussen de toeristische attractiewaarde van een evenement en de openbare orde, veiligheid, leefbaarheid, milieu en gezondheidszorg rondom een evenement. Een kader bieden voor de voorwaarden bij een evenementenvergunning. Uniformiteit in de procedures en duidelijkheid over de verantwoordelijkheden van de gemeente en de organisator. Een onderscheid maken tussen commerciële en niet commerciële evenementen en de ondersteuning vanuit de gemeente daarbij transparant maken. 1
Effecten Open en transparante communicatie naar de inwoners en organisatoren zodat ze weten wat ze kunnen verwachten van evenementen en de gemeente. Meer bewustwording en initiatieven op het gebied van duurzaamheid. Met bijbehorende positieve effecten, zoals minder afval en minder belasting van het milieu. Organisatoren met duurzame initiatieven hebben vaak meer kans om in aanmerking te komen voor sponsoring. Beperken van de kosten op het gebied van inhuur van materialen zoals toiletunits. In sommige gevallen kan het effect van dit uitgangspunt zijn dat een evenement geen doorgang kan vinden of bepaalde onderdelen van het evenement niet meer kunnen plaatsvinden. Gemeente Lingewaard staat bekend als gemeente met een gevarieerd aanbod van evenementen. Afname van overlast als gevolg van evenementen met 10 procent. Dit wordt gemeten door de enquête die in 2011 is afgenomen, eind 2013 nogmaals af te nemen. 4. Argumenten en alternatieven Ondersteuning vanuit de gemeente: financieel en facilitair De gemeente besteedt momenteel ca. 495.000 per jaar aan de ondersteuning van evenementen (opbrengsten leges en kermis ca. 137.000). Dit bedrag is als volgt te verdelen: - 170.000 voor de ondersteuning van de afdeling Openbare Ruimte; - 34.000 aan nutskosten; - 50.000 aan financiële ondersteuning/ subsidies van evenementen; - 14.000 aan uren voor handhaving, bedrijfsvoering en sociaal beleid; - 69.000 aan uren voor vergunningverlening en coördinatie; - 33.000 aan kosten voor promotie en representatie; - 125.000 aan afvalverwerking, zwerfafval ruimen, inhuur aggregaten, veegwerkzaamheden, inhuur toiletunits e.d. Financiële ondersteuning Op dit moment worden in het kader van welzijnssubsidies bijdragen verstrekt die geen rechtstreeks verband houden met het terrein welzijn. In 2011 heeft de raad besloten welzijnssubsidies alleen nog maar te gebruiken als bijdrage aan activiteiten op het gebied van welzijn. Het doel hiervan is de welzijnssubsidie te zuiveren van bijdragen die hierin niet thuishoren. Deze zullen uit de welzijnssubsidie worden gehaald en onder een andere noemer worden verstrekt. Bijvoorbeeld: bijdragen aan evenementen en feesten in het kader van promotiebeleid. Dit raadsbesluit is aanleiding om de inventarisatie van activiteiten/evenementen, die subsidie ontvangen van de gemeente, onder te verdelen naar welzijns- of evenementenbeleid. Deze verdeling is gebaseerd op de directe koppeling met het desbetreffende beleidsveld en de input n.a.v. de herijking. Het bedrag wat in 2012 bezuinigd moet worden op het sociale domein (voornamelijk subsidies) bedraagt: 722.076. Facilitaire ondersteuning Voorgesteld wordt de evenementen onder te verdelen in de categorieën: commercieel, non-profit en volksfeesten en hierbij de keus te maken om: - commerciële evenementen niet meer facilitair te ondersteunen, - non-profit evenementen alleen de materialen te laten lenen en - volksfeesten wel te blijven ondersteunen. In het beleidskader worden de definities van deze begrippen omschreven en staat vermeld dat het college de bevoegdheid heeft om evenementen aan te wijzen die uitzonderingen zijn. Voor deze uitzonderingen bepaalt het college met welke faciliteiten de gemeente ondersteuning zal bieden. Door ervoor te kiezen bepaalde evenementen niet meer of niet volledig te ondersteunen moeten organisatoren andere maatregelen nemen. In sommige gevallen kan het voorkomen dat een evenement niet meer, of bepaalde onderdelen van het evenementen niet meer kunnen plaatsvinden. 2
Er bestaan veel manieren om een evenement te organiseren zonder ondersteuning vanuit de gemeente. Enkele voorbeelden zijn: - Werken met (meer) vrijwilligers; - Sponsoren (financiën of middelen) benaderen voor het evenement; - Gebruik maken van studenten; - Samenwerken met verenigingen (mensen en middelen); - Gebruik van toiletwagens niet meer gratis maar voor 50 cent; - Op zoek naar goedkope(re) leveranciers van middelen en diensten. Promotie en communicatie Om voorbereid te zijn op evenementen is het noodzakelijk dat de hulpdiensten tijdig op de hoogte zijn van voorgenomen evenementen. Indien hulpdiensten niet tijdig op de hoogte zijn gebracht kan het voorkomen dat er geen capaciteit beschikbaar is waardoor de vergunning geweigerd kan worden. Middels een evenementenkalender die de gemeente actueel houdt, kunnen hulpdiensten zich tijdig voorbereiden op evenementen. Het VVV kan inwoners en bezoekers hierdoor een actuele evenementenkalender aanbieden en organisatoren kunnen middels de evenementenkalender reclame maken voor het evenement. Vergunningen en handhaving Volgens het Regionaal Beleidskader Evenementenveiligheid worden evenementen ingedeeld in 4 categorieën: - Meldingsplicht - Regulier - Aandacht - Risico Voorgesteld wordt deze indeling en bijbehorende werkwijze te hanteren voor de evenementen in Lingewaard. Zie bijlage van het beleidskader voor het concept regionaal beleidskader. Een van de categorieën zijn de meldingsplichtige evenementen. Dit betekent dat deze, nader te omschrijven evenementen, vrijgesteld zijn van de vergunningsplicht en dat een melding van het evenement voldoende is. Door regionaal dezelfde werkwijze te hanteren bij evenementen leidt dit tot meer inzicht en overzicht van evenementen en tot een meer professionele en uniforme aanpak. In de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Lingewaard 2012 (hierna APV) is de burgemeester bevoegd om categorieën evenementen aan te wijzen die meldingsplichtig zijn. De APV hoeft hierdoor niet aangepast te worden. 5. Hoe gaan we bereiken wat we willen en is evaluatie nodig Het beleidskader wordt uitgewerkt in een uitvoeringsnota. Aangezien het voor de uitvoering van het beleid noodzakelijk is dat een aantal zaken nader is uitgewerkt voordat e.e.a. in werking treedt, is ervoor gekozen om de inwerkingtreding van zowel beleid als uitvoeringsregels op 1 januari 2013 in werking te laten treden. Het beleidskader en de uitvoeringsnota worden eind 2013 geëvalueerd. 6. Communicatie Tijdens de Politieke markt van 19 april 2012 heeft eenieder de mogelijkheid gehad om zijn inbreng te doen. Organisatoren worden actief geïnformeerd over de wijzigingen. Ook via het GemeenteNieuws zal dit beleid bekend worden gemaakt. 7. Kosten, baten en dekking De kosten die gemaakt zijn in 2011 bedragen voor evenementen ca. 495.000 euro. Hoeveel de maatregelen van het nieuwe beleid opleveren is nog niet helemaal duidelijk aangezien de uitvoeringsnota nog niet gereed is. Een kostenbesparing kan bijvoorbeeld worden verwacht door de beperking van inhuur van faciliteiten. 3
8. Voorstel Wij stellen u voor: - het Evenementenbeleid gemeente Bemmel 2002 in te trekken per 1 januari 2013. - het Evenementenbeleid gemeente Lingewaard vast te stellen en op 1 januari 2013 in werking te laten treden. 9. Behandeling tijdens de Politieke Avond Dit voorstel is behandeld tijdens de Politieke Avond BFW van 14 juni 2012. Geconcludeerd is dat het voorstel kan worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Naar aanleiding van de vragen tijdens de behandeling van het evenementenbeleid bij de politieke avond, is van de zijde van de portefeuillehouder de volgende aanvullende informatie ontvangen, zodat u een weloverwogen besluit kunt nemen. Vraag PvdA: toelichting op de kosten Ter verduidelijking van de kosten staat hieronder de opbouw van het overzicht beschreven. Binnen de gemeente hebben we een boeksysteem waarin verschillende onderwerpen staan genoemd. In dit systeem staat niet elk evenement apart genoemd, alleen de grote evenementen staan genoemd en een post evenementen algemeen. Hierdoor is in het kostenoverzicht een onderscheid gemaakt in de algemene kosten en de kosten per evenement. Bijvoorbeeld; indien een vergunningverlener een uur bezig is geweest met het verlenen voor een vergunning voor een straatfeest boekt deze de uren onder het kopje vergunningverlening evenementen algemeen. Onder andere de ponymarkt is een evenement dat apart is opgenomen in het boeksysteem. Voor de verantwoording van bijvoorbeeld de uren van de vergunningverleners is een apart kopje aangemaakt vergunningverlening ponymarkt/ kortebaandraverij. De totale kosten voor vergunningverlening zijn dus de kosten onder het kopje vergunningverlening evenementen algemeen plus de uren vergunningverlening die per evenement konden worden weggeschreven waaronder vergunningverlening ponymarkt/ kortebaandraverij. De uren die de vergunningverleners kwijt zijn aan de ponymarkt en kortebaandraverij zijn inclusief de vooroverleggen over o.a. verkeersomleidingen, afstemming met politie en brandweer en het maken van het draaiboek en bereikbaarheidskaarten. Vraag CDA: gevolgen voor financiën De gevolgen voor de financiën van de gemeente zijn niet allemaal bekend omdat de uitvoeringsnota nog niet gereed is. Zaken zoals het doorberekenen van een verkeersbesluit en de bijbehorende uitvoering/administratiekosten zijn nog niet uitgewerkt. Pas na het vaststellen van het beleidskader, en daarmee de definitie van een commercieel evenement, kan de uitvoeringsnota worden uitgewerkt. Daarnaast zijn de financiële gevolgen afhankelijk van de bevoegdheid van het college om bepaalde commerciële evenementen aan te wijzen als uitzondering en wel te ondersteunen. Vraag CDA: indeling evenementen Een eenduidige definitie voor een commercieel evenement bestaat niet, daarom wordt voorgesteld de definitie te gebruiken zoals staat in het wetsvoorstel doorberekenen politiekosten bij commerciële evenementen. Evenementen zijn commercieel indien ze vallen onder een van de onderstaande omschrijvingen: het evenement wordt georganiseerd door een ondernemer in de zin van artikel 7 van de Wet op de omzetbelasting 1968; in verband met het evenement is sprake van BTW-plichtige activiteiten. Het is daarbij niet vereist dat de organisator van het evenement een winstoogmerk heeft. een betrokken derde is BTW-plichtig, bijvoorbeeld een verkoper van etenswaren, drank of een ander goed die onder de BTW-plicht valt. 4
Vraag CDA: burgerparticipatie Zoals toegezegd worden organisatoren geïnformeerd nadat de raad een besluit heeft genomen. De organisatoren zijn al eerder geïnformeerd en zijn eerder om een mening gevraagd. Onder andere zijn de organisatoren uitgenodigd voor de politieke markt van 19 april. Daarnaast heeft in april 2011 een enquête plaatsgevonden waarin de organisatoren om een mening is gevraagd over het huidige beleid en verbeteringen voor nieuw beleid. Ook zijn en worden de organisatoren die in 2012 een evenementenvergunning hebben aangevraagd waarbij verkeersmaatregelen of gebruik van materialen worden gevraagd, geïnformeerd middels de onderstaande tekst in de brief. Voor de goede orde delen wij u mee dat de financiële situatie van nagenoeg alle gemeenten in Nederland ervoor zorgt dat er naar dit soort gemeentelijke ondersteuning bij evenementen zeer kritisch gekeken zal worden. Zo ook in de gemeente Lingewaard. Er zal intern gekeken worden of er een beleidskader gemaakt gaat worden voor gemeentelijke ondersteuning bij evenementen, waar mogelijk ook uw activiteit onder zal vallen. Daarom valt op dit moment nog niet te bepalen of u in 2013 onder dezelfde condities als voorgaande keren een beroep op de gemeente Lingewaard kan doen. We adviseren u om de gemeentelijke communicatiekanalen (Hét Gemeentenieuws (middenpagina) en www.lingewaard.nl ) te blijven volgen om op de hoogte te blijven. Vraag CDA: bewaakte fietsenstalling In het coalitieakkoord en de programmabegroting 2012 staat uitdrukkelijk de visie van de gemeente benoemd waarin de gemeente een voorbeeldfunctie wil hebben op het gebied van duurzaamheid. Daaronder wordt o.a. verstaan: duurzaam ruimtegebruik, sociale duurzaamheid, duurzame inkoop en energiebesparing. In het uitvoeringsprogramma duurzaamheid staat het vaststellen van duurzaam evenementenbeleid benoemd. In de uitvoeringsnota zal dit nader worden uitgewerkt. Een voorbeeld is het stimuleren van de bezoekers om met de fiets te komen. Naast het meest voor de hand liggende duurzame voordeel, helpt dit in de strijd tegen fietsendiefstal en wordt parkeeroverlast voorkomen. Dit duurzame initiatief kan gestimuleerd worden doordat de gemeente hierbij ondersteuning biedt. Lingewaard, 19 juni 2012 burgemeester en wethouders van de gemeente Lingewaard, de secretaris, de burgemeester, w.g. drs E.R. Loenen w.g. H.H. de Vries 5
Besluit raad Besluitnummer 72 / 2012 Vaststelling van het Evenementenbeleid gemeente Lingewaard Onderwerp De raad van de gemeente Lingewaard; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 19 juni 2012; gehoord de behandeling tijdens de Politieke Avond d.d. 14 juni 2012; besluit: 1. in te trekken het Evenementenbeleid gemeente Bemmel 2002 per 1 januari 2013; 2. vast te stellen het Evenementenbeleid gemeente Lingewaard, zoals deze aan dit besluit is toegevoegd, met de inwerkingtredingsdatum 1 januari 2013. Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 28 juni 2012. De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, w.g. Th.G.L. Greep w.g. H.H. de Vries 6