3 februari 2009 Corr.nr. 2009-06294, FZ Nummer 4/2009 Zaaknr. 146533 Voordracht van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten van Groningen betreffende de renovatie van het gebouwdeel Sint Jansstraat 4. SAMENVATTING: In het project Renovatie + worden de bestaande huisvestingswensen en alle noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden aan de binnenzijde van het gebouwdeel St. Jansstraat 4 in één keer uitgevoerd. Op deze wijze ontstaat een renovatie met toegevoegde waarde t.a.v. de bezetting van het gebouw en verbeteringen van de functionaliteit. In het projectplan dat voor u ter inzage ligt in de statenkast, is een uitgebreide beschrijving weergegeven van de inhoud van dit renovatieprogramma met een overzicht van de bijbehorende kosten, de projectorganisatie, de wijze waarop het project zal worden uitgevoerd en de bijbehorende planning. De uitvoering van dit plan vereist een investering van 13.934.745,--. Dit leidt, in vergelijking met de ramingen in de voorjaarsnota 2008, tot een stijging van de gemiddelde jaarlijkse lasten van 226.000,-- in de periode 2009-2018 (zie bijlage 2) en gemiddeld circa 360.000,-- in de periode 2019-2035. Voorgesteld wordt de lastenstijging op te vangen vanuit het flexibel budget. 1. Inleiding In februari 2008 werd duidelijk dat het project Metamorfose, waarin zou worden overgegaan tot het flexibele huisvestingconcept, niet haalbaar was. Op dat moment was ook duidelijk dat het gebouw Sint Jansstraat 4 (SJ4) de komende jaren op diverse onderdelen toe was aan een flinke renovatie. Mede door de voorbereidingen voor het project Metamorfose is in de afgelopen jaren een aantal onderhoudswerkzaamheden en vervangingen uitgesteld. Daarnaast is sprake van huisvestingkrapte door toename van het aantal medewerkers en bestaat al enige tijd de wens om op een aantal terreinen verbeteringen aan te brengen in het gebouw. De verbeteringen betreffen de uitstraling van de algemene ruimten, invoering toegangsbeveiliging, toepassing van duurzame oplossingen in de technische installaties en maatregelen die helpen het binnenklimaat te verbeteren. Voor het oplossen van bovengenoemde knelpunten en wensen is een Renovatieprogramma uitgewerkt waarmee naast de renovatie een toegevoegde waarde wordt verkregen t.a.v. de bezetting van het gebouw en verbeteringen van de functionaliteit. Vandaar dat dit project de naam "Renovatie+" heeft gekregen. Bij de uitwerking van de plannen is gebruik gemaakt van de kennis die is opgedaan in het project Metamorfose. 2. Projectscope De scope van dit project bestaat uit 3 delen, namelijk; Basisrenovatie; Verhoging bezetting gebouw; Kwaliteitverbetering. 4-1
2.1 Basisrenovatie. De basis van het project Renovatie+ is het samengebundeld uitvoeren van groot onderhoud aan de binnenzijde van Sint Jansstraat 4 dat binnen een periode van 10 jaar noodzakelijk is en in dit project versneld wordt uitgevoerd in de periode 2009-2013. Dit betreft o.a. bouwkundige onderhoudswerkzaamheden als het schilderen van wanden, het renoveren van de toiletgroepen en trappenhuizen in de A en F vleugels, herindeling, vernieuwen van de vloerbedekking e.d. Ook de technische installaties worden vernieuwd of gerenoveerd. Zo zal de verlichting worden vernieuwd, de verwarmingsinstallatie worden aangepast, de luchtbehandeling worden gerenoveerd e.d. 2.2 Scenario's verhoging bezetting gebouw en kwaliteitverbetering. Zoals indertijd bij het project Metamorfose was vastgesteld, hebben wij een lage bezetting van ons kantoor. Enerzijds is het gebouw "vol" en anderzijds is sprake van "leegstand". Dit heeft te maken met de bestaande indeling als cellenkantoor en het uitgangspunt dat iedere medewerker een vaste (eigen) werkplek heeft. De gemiddelde bezettinggraad van de werkplekken bedraagt 52%. Dit betekent dat ons gebouw vol staat met werkplekken in kamers waar (meestal) twee medewerkers een vaste werkplek hebben, maar waarbij bijna de helft van de werktijd de werkplekken niet bezet zijn. In de afgelopen tijd is mede door een toename van het aantal parttimers en tijdelijke (project)medewerkers en door de huidige cellenindeling een structureel tekort aan ruimte ontstaan. Deze groei wordt opgevangen door steeds vaker drie personen op één stramien te huisvesten (momenteel op zo n dertig kamers). Qua aantal m² per werkplek wordt hiermee afgeweken van de provinciale- en in een aantal gevallen van de Arbo-norm (de afwijking is afhankelijk van de wijze waarop de kamer is ingericht en van de beschikbare m²). Daarnaast speelt een aantal ontwikkelingen in de formatie een rol. Enerzijds gaat het daarbij vooral om de lopende formatiereductie en de formatiereductie voortvloeiend uit het traject Kleiner en Beter. Anderzijds zijn er gevolgen van nieuw beleid, waarbij vooral het Regionaal Specifiek Pakket (RSP) van belang is. Daarmee gaat de (totale) formatiereductie minder snel dan oorspronkelijk gepland, ook de aard van de werkzaamheden brengt met zich mee dat andere soorten werkplekken nodig zijn, werkplekken waar momenteel onvoldoende ruimte voor aanwezig is. Wij hebben daarom onderzocht wat de mogelijkheden zijn om samen met de uitvoering van het noodzakelijke groot onderhoud ook oplossingen voor verbetering van de bezetting van het gebouw door te voeren en meerdere soorten werkplekken te realiseren. Hierdoor kunnen de bestaande (huisvesting)knelpunten in het gebouw worden opgelost en is het mogelijk de eventuele toekomstige groei van het aantal medewerkers binnen de bestaande huisvesting op te lossen. Daarnaast bestaat de wens om een aantal verbeteringen aan te brengen in het gebouw ten aanzien uitstraling, beveiliging, klimaat en duurzaamheid. Op basis van prijs, kwaliteit, wetgeving en toegevoegde waarde zijn de volgende voorstellen/maatregelen in dit project meegenomen: Uitstraling van de entree: Toegangscontrole: Multifunctioneel vergadercentrum: Archiefruimte voorzien van ventilatie Optimalisatie regeling binnenklimaat. Toepassing van duurzame maatregelen in de water-, verlichting en klimaatinstallaties. Wat het binnenklimaat betreft, moet worden vermeld dat eind 2008 een onderzoek wordt uitgevoerd naar mogelijke oorzaken en bijpassende oplossingen van de klachten over het binnenklimaat. Deze klachten betreffen hoofdzakelijk irritaties van ogen en luchtwegen, tocht en temperatuur. De resultaten van dit onderzoek zijn nog niet bekend. Indien uit het onderzoek blijkt dat aanvullende investeringen voor klimaatverbetering noodzakelijk zijn, zullen we een voorstel voor aanvullende middelen indienen. Ter indicatie kan worden aangegeven dat een luchtbevochtigingsinstallatie een investering zou vergen van 189.000,-- en dat een dergelijke installatie een verhoging van het energiegebruik met zich meebrengt (circa 50.000,-- per jaar). Voor de wijze van huisvesting om de bezetting van het gebouw te verhogen en diverse soorten werkplekken te realiseren, is een aantal scenario's mogelijk. Deze scenario's onderscheiden zich van elkaar door een verschil in delingsgraad van werkplekken en in de werkpleknorm (aantal m2 per werkplek). De scenario's worden hieronder toegelicht, inclusief de voor- en nadelen, opgave van de stichtingskosten en gemiddelde jaarlasten periode 2009-2018. De kosten zijn inclusief de kosten voor de basisrenovatie, kwaliteitsverhoging en bijkomende kosten. 4-2
Scenario. "Cellenkantoor". Dit is voor wat betreft de werkplekken de huidige situatie. Vanuit de visie op het realiseren van een nieuwe werkomgeving worden in dit scenario geen wijzigingen doorgevoerd. De wandenstructuur binnen SJ4 blijft gelijk en alle medewerkers houden een vaste werkplek. Belangrijkste voordelen zijn de individuele klimaatregeling en gering geluidsoverlast, nadelen zijn o.a. geen flexibiliteit in indelingsmogelijkheden en andere werkruimtes, geen ruimtewinst. De stichtingskosten zijn 9.918.191,--, gemiddelde jaarlast circa 550.600,-- in periode 2009-2018. Scenario 1. "Efficiënte huisvesting". Dit scenario gaat uit van het efficiënter gebruik maken van de beschikbare vierkante meters door het verwijderen van circa 50% van de ruimtescheidende wanden. Daarnaast wordt de bezettinggraad van de werkplek verhoogd door voor een deel van de medewerkers (parttimers en mensen met een mobiele functie) werkplekdeling toe te passen. Voordelen zijn o.a. enige flexibiliteit in ruimte-indeling en ruimtewinst. Nadelen zijn een beperktere individuele klimaatregeling, geringe geluidsoverlast door huisvesting van meerdere personen in twee stramien kamers en deels geen eigen werkplekken. De stichtingskosten zijn 11.810.757,--, gemiddelde jaarlast circa 678.800,--, periode 2009-2018. Scenario 2. "Efficiënte huisvesting en openheid" Dit scenario gaat niet alleen uit van een efficiënter ruimtegebruik en werkplekdeling maar ook van openheid en transparantie door het verwijderen van een aantal gangwanden en tussenwanden. Tevens wordt de overblijvende gangwanden vervangen door glazen systeemwanden. Voordelen zijn flexibiliteit in ruimte-indeling, ruimte voor andere werkruimtes/ werkvormen, ruimtewinst en transparantie. Nadelen zijn o.a. een beperktere individuele klimaatregeling, geluidsoverlast in de open ruimtes en deels geen eigen werkplekken. De stichtingskosten zijn 13.934.745,--, gemiddelde jaarlast circa 815.000,--, periode 2009-2018. Scenario 3. "Flexibele huisvesting". Dit scenario gaat uit van flexibele werkplekken waar nagenoeg alle medewerkers geen eigen werkplek hebben maar kunnen beschikken over een grote diversiteit aan werkplekken (zoals concentratieruimtes, open werkplekken, projectruimtes en overlegplekken) om de activiteiten te verrichten (vergelijkbaar met het project Metamorfose). Voordelen van dit scenario zijn flexibiliteit in ruimte-indeling en mogelijkheden voor andere werkruimtes/werkvormen, ruimtewinst en transparantie (openheid). Nadelen zijn o.a. beperkte individuele klimaatregeling, meer geluidsoverlast in de open ruimtes, deels geen eigen werkplekken en relatief hoge investeringskosten. De stichtingskosten zijn 17.364.248,--, gemiddelde jaarlast circa 929.800,--,periode 2009-2018. Conclusie: Op grond van alle voor- en nadelen die kleven aan de genoemde scenario's hebben wij gekozen voor scenario 2; Efficiënte huisvesting en openheid. Dit scenario gaat niet alleen uit van een efficiënt gebruik van de beschikbare ruimtes, maar ook van het creëren van meer openheid en transparantie die goed past bij de werkwijze en cultuur van de organisatie. De ruimtewinst die dit scenario oplevert bedraagt nagenoeg 1.200 m2. Deze ruimte kan gebruikt worden voor extra werkplekken en of andersoortige ruimtes zoals projectruimtes, stilteruimtes, overlegplekken waar nu behoefte aan is maar geen ruimte voor beschikbaar is. Deze ruimte wordt vrijgespeeld doordat; meer vierkante meters voor werkplekken beschikbaar komen door het verwijderen van een deel van de gangwanden; door het verwijderen van de scheidingswanden minder "indelingsverlies" optreedt, zodat meer werkplekken op hetzelfde aantal m2 kunnen worden geplaatst; in dit concept een combinatie van vaste en flexibele werkplekken wordt toegepast d.m.v. werkplekdeling. De delingsgraad in dit concept is 0.9, d.w.z. dat 10 medewerkers de beschikking krijgen over 9 werkplekken. Daarnaast is door deze ruimte-indeling een grotere verscheidenheid aan werkplekvarianten mogelijk. In het projectplan is een impressie weergegeven hoe dit scenario er uit zou kunnen zien. 4-3
3. Financiën 3.1 Stichtingskosten De totale stichtingskosten van dit renovatieprogramma bedragen 13.934.745,-- (zie onderstaand overzicht). Stichtingskosten Renovatie+ Basisonderhoud 5.295.752,- Verbouwing 2.009.133,- Meubilair 1.873.698,- Bijkomende kosten 3.020.824,- Kwaliteitsaspecten 1.735.338,- Totaal stichtingskosten 13.934.745,- Toelichting op de tabel: Met "Basisonderhoud" wordt gedoeld op de basisrenovatiekosten voor bouwkundig en installatietechnisch onderhoud aan de binnenzijde van SJ4. Onder "Verbouwing" vallen de kosten van het verwijderen en/of vervangen van de scheiding- en gangwanden i.v.m. de realisatie van scenario Efficiënte Huisvesting en Openheid. Om problemen met geluid, klimaat e.d. te voorkomen is rekening gehouden met akoestische maatregelen en klimaatinstallaties. Meubilair: Het bestaande meubilair is toe aan vervanging. Als gevolg van de keuze voor gedeeltelijk flexibele werkplekken is de aanschaf van daartoe geschikt meubilair noodzakelijk. Verder behoort ook de vervanging van het meubilair voor de vergaderzalen en het restaurant tot deze post. Aangezien in dit scenario ruimte wordt vrijgespeeld voor nieuwe werkplekken is ook met de aanschaf van meubilair voor uitbreiding van het aantal werk- en vergaderplekken rekening gehouden. Onder bijkomende kosten vallen de kosten van het verhuizen naar en van de tijdelijke huisvesting die in verband met de uitvoering van dit renovatieplan noodzakelijk zijn. Verder wordt rekening gehouden met de begeleiding van adviseurs voor dit project. Hierbij moet worden gedacht aan een binnenhuisarchitect, een installatieadviseur, een huisvestingadviseur e.d. Met "kwaliteitsaspecten" wordt gedoeld op de in dit project opgenomen verbeteringen van het gebouw zoals opgesomd in het vorige hoofdstuk en die in het projectplan nader zijn toegelicht. In bijlage 1 van deze voordracht is een uiteenzetting gegeven over het verschil tussen de stichtingskosten en jaarlasten van dit Renovatieprogramma en de in de voorjaarsnota 2008 gehanteerde raming van groot onderhoud Renovatie. In hoofdlijnen vloeit dit verschil voort uit de langere bouwperiode, bijkomende kosten vanwege de schaal van dit renovatieplan, maatregelen voor het bereiken van een hogere bezettingsgraad en het realiseren van enkele bouwkundige voorzieningen die moeten bijdragen aan een betere uitstraling van het gebouw. 3.2 Voorstel financiële dekking Uit de vergelijking met de ramingen in de Voorjaarsnota 2008 blijkt dat de investeringen in het kader van Renovatie+ leiden tot een stijging van de gemiddelde jaarlijkse lasten van circa 226.000,-- in de periode 2009-2018 (zie bijlage 2) en circa 360.000,-- in de periode 2019-2035. Wij stellen voor de lastenstijging (in vergelijking met de Voorjaarsnota 2008) op te vangen binnen de aanwezige ruimte in het flexibel budget. Wij streven er in de komende jaren naar om de huisvestingskosten van werkplekken ten behoeve van grote projecten of nieuwe activiteiten zo veel mogelijk te verrekenen met de daarvoor beschikbaar komende middelen, zodat het extra beslag op het flexibel budget ten opzichte van de Voorjaarsnota 2008 zoveel mogelijk kan worden beperkt. In de praktijk kan dit worden gerealiseerd door bij toekomstige uitbreidingen van de formatie de compensatie van 6.500,-- per formatieplaats ten gunste van het flexibel budget te brengen en dit niet, zoals gebruikelijk, toe te voegen aan het huisvestingsbudget. 4-4
3.3 Afschrijvingssystematiek. Om in de toekomst ook voldoende middelen beschikbaar te hebben voor vervangingsinvesteringen in het kader van Renovatie+ stellen wij voor om de budgetten voor het dekken van toekomstige kapitaallasten structureel beschikbaar te stellen. Dat betekent een wijziging van de huidige systematiek, waarbij de kapitaallasten vrijvallen als een "goed" is afgeschreven. In de berekeningen is geen rekening gehouden met een stijging van kosten (o.a. prijsstijgingen en inflatie) met betrekking tot de vervangingsinvesteringen. Dit betekent logischerwijs dat de kapitaallasten wederom zullen stijgen op het moment dat deze vervangingsinvesteringen zullen worden gedaan. Tenslotte wordt de jaarlijkse bijdrage uit het onderhoudsbudget van afdeling Facilitaire Zaken van 239.000 (inclusief werkplekfinanciering 50.000) niet in mindering gebracht op de investering, maar wordt deze gebruikt voor verrekening met de jaarlijkse kapitaallasten. Deze systematiek wijkt af van de tot op heden gehanteerde methode. In deze methode worden de kapitaallasten berekend op basis van de netto investering. In het nu voorliggende voorstel vindt verrekening plaats op basis van de bruto investering. De nu voorgestelde manier van afschrijven bevordert de transparantie en biedt beter zicht op de voor vervanging benodigde bedragen. Daarnaast voldoet deze systematiek ook aan de voorschriften in het kader van de Besluit Begroting en Verantwoording waarin ten aanzien van investeringen met economisch nut wordt aangegeven dat deze niet resultaatafhankelijk extra afgeschreven mogen worden maar systematisch moeten worden afgeschreven. 3.4 Relatie met kapitaallasten aankoop gebouw ABP versus huurlasten Contractueel kan de provincie het gebouw Sint Jansstraat 4 kopen na vijftien huurjaren, te weten op 1 december 2010. De kostprijs wordt berekend met een contractueel vastgelegde formule. Bij de huidige tarieven op de geld- en kapitaalmarkt en een inflatie van 2%, levert de aankoop van het pand SJ4 over de resterende looptijd (t/m 2035) van het contract een financieel voordeel van ca. 9,3 miljoen op. De hoogte van het financieel voordeel is echter pas bij de feitelijke aankoop te bepalen. De prijs is namelijk afhankelijk van de geld- en kapitaalmarkt op dat moment en de inflatie t/m 2010. De financiële gevolgen van de aankoop van het gebouw SJ4, zoals deze dit voorjaar konden worden berekend, zijn verwerkt in de Voorjaarsnota 2008. Tot en met 2018 levert volgens die berekening de aankoop in vergelijking met huren van het gebouw de eerste jaren een financieel nadeel op dat geleidelijk afloopt van circa 561.500,-- in 2011 tot circa 40.100,-- in 2018. In de jaren daarna is er sprake van een voordeel dat geleidelijk oploopt van circa 36.800,-- in 2019 tot circa 1.369.000,-- in 2035. Rekening houdend met de extra jaarlasten van het nu voorgestelde renovatieprogramma wordt in onderstaande grafiek zichtbaar dat het Breakeven Point in plaats van 2027 in 2031 wordt bereikt. Saldo lasten en baten renovatie en koop ABP vogens VJN2008 en Renovatie+ 1.750.000 1.500.000 1.250.000 1.000.000 750.000 500.000 250.000 0-250.000-500.000 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2033 2034 2035 VJN2008 saldo renovatie en koop ABP -750.000 Renovatie+ saldo renovatie en koop ABP -1.000.000 4-5
4. Risico's. Hieronder wordt een opsomming gegeven van de mogelijke financiële risico's. In de investeringen vallende onder Renovatie+ is rekening gehouden met eventuele prijsstijgingen en inflatie voor de periode 2009-2013. In de berekeningen met betrekking tot de vervangingsinvesteringen is hiermee geen rekening gehouden. Dit heeft uiteraard geen invloed op de kapitaallasten in de eerste 10 jaar omdat in die periode nog geen vervangingsinvestering worden gedaan. Indien het percentage van de inflatie- en prijsstijgingen verandert heeft dit uiteraard wel invloed op de kapitaallasten vanaf 2019. Omdat de groei van onze uitkering uit het Provinciefonds, door de koppeling aan de rijksbegroting, mede wordt bepaald door de stijging van lonen en prijzen mag worden verwacht dat een deel van de kostenstijgingen van vervangingsinvesteringen in de toekomst vanuit het (hogere) accres Provinciefonds kan worden opgevangen. Natuurlijk kunnen procentuele stijgingen van de vervangingsinvesteringen afwijken van de groei van het Provinciefonds, dit zullen echter marginale verschillen zijn. De totale investeringskosten zijn begroot op circa 13,9 miljoen. Indien tijdens de bouw aanvullende wensen ontstaan of zich tegenslagen voordoen, welke niet in de raming zijn opgenomen, kan dit leiden tot meerkosten. Tijdens het project zal een strakke budget bewaking plaatsvinden in nauw overleg met de afdeling F&C. Eventuele tegenvallers zullen in principe worden opgevangen door mogelijke versoberingen op onderdelen binnen het projectplan. Daarnaast is financieel is rekening gehouden met een stelpost van 10% op de geplande investeringen en honoraria van externe adviseurs om eventuele onvoorziene kosten op te kunnen vangen. Een percentage van 10% is gebruikelijk voor dit soort projecten. Over de akoestische maatregelen 700.000,--, vervangingen van enkele installaties 400.000,-- en de speerpunten 1.735.338,-- is geen afzonderlijke stelpost onvoorzien meegenomen, omdat de onvoorziene kosten reeds zijn verdisconteerd in de ramingen. Indien de verbouwperiode uitloopt kan dit betekenen dat de tijdelijke huisvesting (portal cabines) langer moet worden gehuurd. Hierdoor kunnen de tijdelijke huurkosten toenemen. Om dergelijke risico's te minimaliseren is een planning opgesteld die gebaseerd is op een reële doorlooptijd van de uit te voeren werkzaamheden. Afwijkingen in de planning van de bouwperiode kunnen gevolgen hebben voor de gemiddelde kapitaallasten in de periode 2009-2018. Bij een kortere bouwperiode zullen de gemiddelde kapitaallasten in deze periode toenemen. Bij een langere bouwperiode dalen de gemiddelde jaarlasten voor de periode 2009-2018. Op de structurele kapitaallasten na realisatie van Renovatie+ heeft dat echter geen invloed. Op basis van de huidige renteontwikkelingen is het hier gehanteerde percentage 4,75%. Indien dit percentage wijzigt zal dit invloed hebben op de hoogte van de kapitaallasten. 5. Plan van aanpak Voorbereidingsfase: Op dit moment worden alle voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd die noodzakelijk zijn voor de volgende fase (de uitvoeringsfase). Deze werkzaamheden bestaan globaal uit het besluitvormingtraject, de (Europese)-aanbesteding van externe adviseurs en overige werkzaamheden, zoals het opstellen van het huisvestingsbeleid, het maken van globale plannen t.b.v. de inrichting, vlekken (wie komt waar) en verhuizing. De totale doorlooptijd van de voorbereidingsfase wordt geschat op ca. 8 maanden. Uitvoeringsfase: Deze fase bestaat o.a. uit de volgende werkzaamheden: aanbesteding uitvoerende partijen, gedetailleerde uitwerking vlekken-, inrichting- en verhuisplan, fysieke uitvoering (renovatie per vleugel), tijdelijke huisvesting en consequenties (in- en uithuizen van medewerkers binnen het provinciehuis en in portal cabins). De totale doorlooptijd van de uitvoeringsfase (inclusief uitwerking plannen en aanbesteding uitvoerende partijen, exclusief nazorg) bedraagt circa vier jaar. De verbouwing op zich duurt circa 3 jaar. Nazorgfase: Na ingebruikname zal er aandacht zijn voor mogelijke knelpunten die de gebruikers ondervinden, opdat een optimale omgeving wordt gecreëerd en geborgd. 4-6
6. Overige Samen met het bovengenoemde onderzoek naar de dekking van de kosten van Renovatie+ is ook de dekking van de kosten voor vervanging en groot onderhoud buiten het Renovatie+ project onderzocht. Het betreft hier met name kosten voor groot onderhoud aan MK12/13 en de buitenzijde van Sint Jansstraat 4. De totale kosten zijn geraamd op 2.917.796,--. Op grond van deze geraamde kosten kan worden geconstateerd dat bovengenoemde vervangingsinvesteringen, binnen de huidige systematiek, in de periode 2008-2018 kunnen worden opgevangen middels de jaarlijks beschikbare onderhoudsbudgetten en de opgebouwde reserve ten behoeve van huisvesting. Aangezien er op dit moment nog niet kan worden aangegeven in welk jaar de verschillende investeringen plaatsvinden is het nog onduidelijk of de jaarlijkse budgetten ook na 2018 toereikend zijn. Eveneens zal er worden nagegaan of het zinvol is om de investeringen te activeren. Hier zal bij de Voorjaarsnota 2009 nader op worden ingegaan. Met betrekking tot de Ondernemingsraad kunnen wij u mededelen dat het overleg over dit voorstel heeft plaatsgevonden in de overlegvergaderingen van december 2008 en januari 2009. Dit overleg heeft erin geresulteerd dat de OR begrip heeft getoond voor de keuze van scenario 2. In het advies van de OR is een aantal opmerkingen en suggesties gedaan die bij de verdere uitwerking van de afdelingsinrichtingsplannen, de technische uitwerkingen van het renovatieprogramma, de tijdelijke huisvesting en de verdere communicatie met de medewerkers zullen worden betrokken. Het advies van de OR en onze reactie daarop is voor u ter inzage gelegd in de Statenkast. In het projectplan hebben wij verder aangegeven hoe de projectorganisatie er uitziet en wat de gevolgen zijn voor de (interne) dienstverlening tijdens het project. Ook zijn daarin de communicatieaspecten benoemd. Kortheidshalve verwijzen wij u hiervoor naar het projectplan. 7. Voorstel Wij stellen u voor in te stemmen met het project Renovatie+, inclusief de financiële gevolgen, door bijgaand ontwerpbesluit vast te stellen. Groningen, 3 februari 2009. Gedeputeerde Staten van Groningen: M.J. van den Berg, voorzitter. H.J. Bolding, secretaris. 4-7
Bijlage 1 Vergelijking kosten Renovatie + en het investeringsbudget VJN 2008. In de Voorjaarsnota 2008 zijn de kapitaallasten berekend op basis van investeringen ten bedrage van 9,1 mln. voor renovatie en groot onderhoud. Omdat het huisvestingproject "Metamorfose" niet door ging, is in de Voorjaarsnota 2008 vooralsnog rekening gehouden met het alternatief ( niets doen ) dat in 2008 was becijferd op 9,1 mln. Dit bedrag is een geactualiseerde benadering die oorspronkelijk is gemaakt in 2003 in het kader van de financiële paragraaf van het project Metamorfose (toen nog HVP2004 geheten). Het gaat feitelijk om een optelling van kosten uit het "Meerjarenonderhoudsplan" (MJOP) voor het groot onderhoud en vervangingen m.b.t. de binnenzijde van het gebouw over de periode van 2006 tot en met 2015. Uitgangspunt van het MJOP is de 1 op 1 vervanging van de bestaande voorzieningen en installaties. Er is daarbij geen rekening gehouden met verbeteringen in comfort of technische ontwikkelingen en de bezetting van het gebouw. De totale kosten van ca. 13,9 mln. waarmee in dit plan (Renovatie+) is gerekend zijn op een heel andere wijze tot stand gekomen dan de in het kader van Metamorfose genoemde variant "Niets doen" van 9,1 mln. De belangrijkste verschillen zijn: Periode; Renovatie+ betreft de noodzakelijke vervangingsinvesteringen voor de periode 2009-2018, inclusief de uitgestelde vervangingsinvesteringen over de afgelopen jaren vanwege het project Metamorfose. De Voorjaarsnota 2008 betreft de vervangingsinvesteringen over de periode 2006-2015. Door de andere periode en de bijbehorende jaarlijkse prijsontwikkelingen is de inhoud en omvang van de vervangingsinvesteringen gewijzigd. Bijkomende kosten; in het project Renovatie+ is sprake van zogenaamde bijkomende kosten. D.w.z kosten voor verhuizingen en tijdelijke voorzieningen tijdens de bouwperiode en de kosten voor adviseurs en andere vormen van projectondersteuning. Bij de variant "Niets doen" is geen rekening gehouden met de genoemde bijkomende kosten. Verbetering van de bezetting van het gebouw; In het project Renovatie+ is sprake van een verbetering van de bezetting van het gebouw. Winst betreft 1.200 m2 vrijgespeelde werkruimte geschikt voor 120 werkplekken. Dit wordt gerealiseerd door extra verbouwingskosten en de aanschaf van ander en meer meubilair. Hiermee is in de variant "Niets doen" geen rekening gehouden. Kwaliteitverbetering: In de plannen van het project Renovatie+ is rekening gehouden met een aantal verbeteringen in het gebouw en de bestaande installaties terwijl in variant "Niets doen" uitsluitend rekening is gehouden met een 1 op 1 vervanging van de bouwkundige voorzieningen en technische installaties. Met andere woorden, er is feitelijk geen relatie meer te leggen tussen de kostenraming van het project Renovatie+ en de in de Voorjaarsnota 2008 opgenomen bedragen voor groot onderhoud. Omdat in de Voorjaarsnota 2008 met de eerdergenoemde 9,1 mln. en de daarbij behorende kapitaallasten rekening is gehouden, zijn de verschillende voorstellen i.h.k.v. Renovatie+ toch vergeleken met deze gebudgetteerde bedragen. In bijlage 2 is te zien hoe de kosten (investeringen uitgedrukt in jaarlasten en het effect op de exploitatielasten) van het project Renovatie+ zich verhouden tot de in de Voorjaarsnota opgenomen bedragen. Over de jaren 2009 t/m 2018 is totaal aan kapitaallasten ca. 8.150.000,-- benodigd. Jaarlijks zal gemiddeld ca. 815.000,-- voor Renovatie+ beschikbaar moeten worden gesteld. Ten opzichte van de Voorjaarsnota 2008 is dit over de jaren 2009 t/m 2018 een vermeerdering van ca. 2.262.000,-- (jaarlijks gemiddeld ca. 226.200,--). Wel willen wij u er in dit verband op wijzen dat de kapitaallasten vanaf 2013 een structureel niveau bereiken waarbij in 2014 het hoogste punt van ca. 1.219.000,-- wordt gerealiseerd. In vergelijking met de berekeningen in de Voorjaarsnota 2008 zijn de gemiddelde jaarlijkse kapitaallasten over de periode 2014-2036 ca. 395.000,-- hoger. Hierin is geen rekening gehouden met een jaarlijkse indexering van de kapitaallasten vanwege de stijging van lonen en prijzen. In de berekeningen is rekening gehouden met een dekking van 239.000,-- vanuit de exploitatiebudgetten ten behoeve van huisvesting. Dit is inclusief het bij de Voorjaarsnota 2008 opgenomen bedrag voor huisvesting ad. 50.000,-- in verband met de formatie-uitbreidingen in 2008. Deze budgetten zijn gebruikt ter verlaging van de jaarlijkse kapitaallasten. 4-8
Bijlage 2 Overzicht lasten Renovatie + 4-9
Nr. 4/2009 Provinciale Staten van Groningen: Gelezen de voordracht van Gedeputeerde Staten van 3 februari 2009, nr. 2009-06294, FZ; BESLUITEN: 1. Ter uitvoering van het renovatieplan provinciehuis Sint Jansstraat 4 een krediet beschikbaar te stellen van 13.934.745,-- 2. In te stemmen met financiering van de extra jaarlasten vanuit het flexibel budget. Groningen, Provinciale Staten voornoemd:, voorzitter., griffier. 4-10