Nieuw in het roosterpakket, versie september 2013 Deze handleiding beschrijft de wijzigingen van najaar 2012 (diverse handige kopieerfuncties en semiautomatisch vullen van de OTT-Excel-vakantiekaart) en de wijzigingen van zomer 2013 (systeem van doortellen van de urenregistratie). Inhoudsopgave 1. Neerzetten van standaarddiensten...2 Definitie...2 Gebruik...2 2. Kopiëren van roosterweken...3 Kies medewerkers waarvoor u wilt kopiëren...5 Weken leegmaken...5 3. Vakantiekaart - automatisch invullen in OTT-Excel-spreadsheet...6 Belangrijk...7 4. Uren saldi doortellen...8 4.1. Voorlopige invulling van starturen...8 4.2. Maand afsluiten: rooster en ORT zijn definitief, urensaldo overbrengen...9 Verwerking van fietsuren... 10 Werkwijze afsluiten van de maand... 11 Voorbeeld van berekening saldi.... 11 Controle... 11 4.3. Aanbevolen werkwijze... 12 Is het verplicht om de maand afsluit procedure te gebruiken?... 12 5. Kleine aanpassingen... 13 Nieuw in het OTT-Roosterprogramma, september 2013, Pagina 1 van 13
1. Neerzetten van standaarddiensten Sommige medewerkers werken elke week of elke twee weken volgens een identiek rooster, bijv. administratieve medewerkers. Het is nu mogelijk om dit standaard rooster bij de definitie van de medewerker op te nemen en vervolgens met één handeling al deze standaarddiensten in een nieuwe roostermaand op te nemen. Definitie Scherm: Beheer gebruikers Aan de onderzijde van dit scherm vindt u de optionele eigenschappen van een medewerker. Dit scherm is uitgebreid met een onderdeel 'Vaste diensten'. Hier kunt u, voor oneven weken en voor even weken, het vaste rooster invullen. Als alle weken gelijk zijn, vult u dit zowel bij oneven als bij even weken in. U kunt het lijstje met beschikbare dienstcodes oproepen met behulp van het knopje aan de rechter zijkant (met de pijltjes naar beneden). Zet de cursor eerst in het gewenste invulvak en druk vervolgens op de zoekknop. Dan wordt de gekozen code automatisch in het juiste vakje ingevuld. Gebruik In het scherm van het rooster is een menufunctie toegevoegd waar u kunt kiezen voor 'Standaard diensten invullen'. Daarbinnen kiest u nog of u die voor één medewerker wilt neerzetten of voor alle medewerkers met vaste diensten. Bij de keuze voor één medewerker moet u eerst in het rooster op de regel van de juiste medewerker klikken, alvorens u deze menukeuze maakt. Nieuw in het OTT-Roosterprogramma, september 2013, Pagina 2 van 13
Als u deze keuze maakt krijgt u een bevestigingsvraag of u inderdaad de standaard dienstcodes wilt invullen, en vervolgens worden deze in de gekozen maand ingevuld. Na het neerzetten van de dienstcodes wordt het rooster direct ook opgeslagen met deze nieuwe dienstcodes er in. Als de standaard dienstcodes terecht komen op dagen waar al iets staat, dan wordt NIET de standaard dienstcode neergezet, maar blijft er staan wat er stond. Er wordt dus niets overschreven. Er verschijnt dan wel een venster met een overzicht van bij welke persoon en bij welke dagen al iets stond, waardoor het invullen niet heeft plaatsgevonden. 2. Kopiëren van roosterweken Met deze functie is het mogelijk een of meer complete roosterweken te kopiëren om als basis te gebruiken voor een nieuw rooster. Daar waar de vorige functie alleen diensten invult bij bepaalde medewerkers waarbij de vaste diensten zijn gedefinieerd, wordt hier een compleet rooster met alle diensten van alle medewerkers er in gekopieerd. De functie werkt in weeknummers. U kunt bijvoorbeeld de weken 12 tot en met 15 kopiëren naar de weken 16 tot 19. De weeknummers worden bovenin het maandrooster getoond op de plaats van de maandagen. Als dit bij u niet zo is, dan staat deze instelling niet aan. Dit is in te stellen bij de Instellingen, tabblad Algemeen, de optie 'Toon weeknummers in het rooster'. U kiest de kopieerfunctie via het menu Bewerk in het rooster: 'Weken kopiëren'. Dan verschijnt het volgende scherm. Nieuw in het OTT-Roosterprogramma, september 2013, Pagina 3 van 13
In de bovenste regel vult u in welke weken u wilt gaan kopiëren. In de regel daaronder vult u in naar welke week u toe wilt kopiëren. De waarde 'tot en met week' wordt automatisch ingevuld. Als u nu op Kopieer drukt krijgt u nog een vraag om bevestiging, omdat de kopieeractie niet terug te draaien is, en daarna wordt de kopie gemaakt. Nieuw in het OTT-Roosterprogramma, september 2013, Pagina 4 van 13
Kies medewerkers waarvoor u wilt kopiëren Standaard kopiëren we de weken voor álle medewerkers, dus het complete rooster. Maar omdat het soms handig is om alleen voor bepaalde medewerkers of een bepaalde afdeling het rooster te kopiëren vindt u in het midden een optie om te kiezen voor 'Medewerkers kiezen'. Als u daar het vinkje zet verschijnt een lijstje met medewerkers waarvan u er één of meerdere kunt kiezen. Door eerst in het midden deze keuze te maken en daarna bovenin de kopieeractie te starten voert u deze kopieeractie alleen uit voor de gekozen medewerkers. Dit werkt overigens net zo bij het leegmaken van weken. Om te voorkomen dat u bij een vergissing in de invoer een bestaand rooster zou overschrijven is het alleen maar mogelijk om naar de toekomst te kopiëren. De weken waarnaar u toe kopieert ('Naar week') moeten op het moment van kopiëren tenminste 4 weken in de toekomst liggen. Het programma houdt geen rekening met of er al iets staat in de weken waarnaar toe u kopieert. Alles wat er al staat zal worden overschreven. Dit is dus echt bedoeld om een nieuwe roostermaand gemakkelijk te kunnen starten met een kopie van een oude. Opmerking: als aan het eind van het jaar bij 'tot en met week' bijv. 53 of zelfs 54 wordt ingevuld, dan is dit geen probleem. Die weken komen terecht in week 1 of 2 van het nieuwe jaar. Weken leegmaken Als u per ongeluk teveel zou hebben gekopieerd dan kunt u met deze functie het rooster weer compleet leeg maken in de op te geven week. Vul het week- en jaarnummer in en druk op 'Maak leeg'. Hier gelden dezelfde voorzorgen: u krijgt eerst nog een vraag om bevestiging, en het is alleen toegestaan als de te wissen weken minstens vier weken in de toekomst liggen. Ook hier kunt u in het middengebied eerst aangeven of dit leeg maken voor alle medewerkers geldt of alleen voor te kiezen medewerkers. Nieuw in het OTT-Roosterprogramma, september 2013, Pagina 5 van 13
3. Vakantiekaart - automatisch invullen in OTT-Excel-spreadsheet Deze functie maakt het mogelijk om via ' knip en plak' een groot deel van het OTT Excel spreadsheet voor de verlofregistratie in een eenvoudige handeling in te voeren. In het rooster legt u alle opgenomen vrije dagen, vrije uren, PBL-dagen, PBL-uren vast. Op de vakantiekaart van het roosterprogramma krijgt u daarvan een overzicht te zien, waarbij de vrije dagen en uren met lettercodes zijn aangeduid. De OTT Excel verlofregistratie heeft per medewerker vrijwel net zo'n overzicht van het gehele jaar, maar daar moeten de opgenomen verlofuren als getallen, of getallen met een p er achter ingevoerd worden. Deze nieuwe functie verzorgt automatisch het omzetten van de in het rooster vastgelegde codes naar de overeenkomstige uren voor het Excel spreadsheet en zet deze in de plakbuffer van windows. De werkwijze is dan als volgt: Kies in het roosterprogramma de juiste vakantiekaart (medewerker, jaar) Zet ook het Excel verlofuren spreadsheet open en kies ook daar de juiste medewerker en jaar In het roosterprogramma: druk op de (nieuwe) knop 'Naar OTT Excel' (nu verschijnt een melding - laat die nog even open staan) In Excel: klik op de cel van 1 januari en zeg 'plak' (Ctrl-V, of rechts klikken en Plakken kiezen) Nu wordt het hele jaar automatisch ingevuld, in Excel, en Excel werkt direct alle tellingen bij. Opmerking Er is helaas één belangrijke beperking aan deze werkwijze. Niet alle maanden zijn even lang, maar voor de plakactie ziet Excel de 12 maanden als één blok, van één lengte. Hierdoor bepaalt de kortste maand het gebied dat we automatisch kunnen vullen via plakken. In 2012 kunnen we alleen tot en met de 29e plakken. In 2013 en verder kunnen we alleen tot en met de 28e plakken. Dit is de reden dat eventuele vrije dagen of uren die opgenomen zijn op de 30e of 31e, en in 2013 ook de 29e, niet automatisch geplakt worden. Die moet u toch zelf nog met de hand overnemen. Daarom ziet de melding na het op de knop drukken van het roosterprogramma er als volgt uit: Nieuw in het OTT-Roosterprogramma, september 2013, Pagina 6 van 13
Alleen als er vrije dagen zijn opgenomen op de 30e of 31e (of 29e in niet-schrikkeljaren) dan worden deze onderaan de melding vermeld, omgerekend in uren, zodat u deze gemakkelijk nog kunt aanvullen in het spreadsheet. Ondanks deze beperking hopen we dat dit toch een tijdbesparende functie is bij het invullen van de verlofuren registratie. Belangrijk Let op het met de hand invullen van de laatste dagen van de maand De kopieer-actie overschrijft alles wat er eventueel al staat in het spreadsheet (althans binnen dit jaar van deze medewerker) Let op dat u in 1 januari gaat staan alvorens de kopieeractie te starten Nieuw in het OTT-Roosterprogramma, september 2013, Pagina 7 van 13
4. Uren saldi doortellen Dit is een veelgehoorde wens die nu gerealiseerd is: een mogelijkheid om de einduren van de ene maand te kunnen gebruiken als starturen van de volgende maand, zonder dit zelf te hoeven over te tikken. En daarbij ook rekening te houden met extra uitbetaalde uren en eventuele uren besteed aan een fiets. Hoewel het allemaal relatief eenvoudig werkt raden we toch aan deze handleiding nauwkeurig door te nemen, zodat duidelijk is hoe een en ander op een handige manier gebruikt kan worden. 4.1. Voorlopige invulling van starturen Stel het is nu juni 2013. U gaat het rooster voor september maken. Dan is het mogelijk om als starturen voor september de einduren van augustus te gebruiken. Dat is een voorlopige invulling, want augustus is nog helemaal niet geweest, daar gaan misschien nog allerlei wijzigingen of aanvullingen op komen. Maar dat geeft niet, want het is de voorlopige invulling van die starturen. Later, als augustus wel voorbij is en we alle wijzigingen hebben verwerkt, gaan we nog een keer definitief de uren overbrengen. Voor nu kan het handig zijn om de einduren van de ene maand over te brengen naar de starturen van de volgende maand. De werking is eenvoudig: ga in de maand staan waar u de starturen wil invullen. Kies dan in het menu Bewerk de optie Starturen invullen. Deze functie kunt u net zo vaak gebruiken als u wilt; telkens zullen de starturen opnieuw worden ingevuld. Het gebruik van deze functie is zeker niet verplicht. Als u het handig vindt kunt u dit gebruiken. Maar het is uiteraard ook mogelijk gewoon op basis van de standaardaanstellingsuren het rooster te maken en de starturen pas later in te vullen als duidelijk is wat deze starturen definitief geworden zijn. Nieuw in het OTT-Roosterprogramma, september 2013, Pagina 8 van 13
4.2. Maand afsluiten: rooster en ORT zijn definitief, urensaldo overbrengen Dit is een nieuwe functie in het scherm waar u de ORT uren verwerkt en afdrukt. De indeling van dit scherm is enigszins veranderd. Onder de naam van de medewerker staat nu vermeld of dit een vaste medewerker of een invalkracht is, en daarachter wordt het saldo vermeld in uren van de betreffende maand. Dit is dus het eindsaldo van de gekozen maand. Als hier een positief saldo staat, dan heeft de persoon te weinig gewerkt in die maand (er zijn nog te verdelen uren over). Staat hier een negatief saldo dan heeft die persoon teveel gewerkt in die maand en is er de mogelijkheid om uren extra uit te betalen. Uren extra uitbetalen kan nu alleen in de (witte) kolom 'N' (norm-uren). De reden hiervan is dat de eventuele ORT-uren al via het rooster in de linker kolommen A,B,C,D,E terecht zijn gekomen. Die worden dus automatisch al als onregelmatige uren verrekend. Extra uren uitbetalen is alleen mogelijk met N-uren. In de kolom hiernaast kunt u voor uzelf een korte opmerking of reden invullen waarom er uren zijn uitbetaald. Een andere mogelijkheid is er om uren te besteden aan de aanschaf van een fiets. Dat kan nu ook worden geregistreerd, op de onderste regel: Uit te betalen uren worden afgedrukt op het formulier 'Extra uren vaste medewerkers', maar uren die worden ingezet voor een fiets worden NIET op het formulier afgedrukt. Deze informatie hoeft niet naar de centrale administratie toe. Toch is het wel van belang dergelijke uren hier vast te leggen. Enerzijds voor uw eigen administratie, anderzijds omdat de uit te betalen uren én de (over)uren die voor een fiets worden ingezet invloed hebben op het saldo dat wordt overgebracht naar de starturen van de volgende maand. Nieuw in het OTT-Roosterprogramma, september 2013, Pagina 9 van 13
Verwerking van fietsuren In de witte kolom van de onderste regel vult u de uren in die de medewerker wil inzetten voor de aanschaf van een fiets. In het veld direct rechts daarvan geeft u aan vanuit welke urenpool deze uren worden ingezet. Het is verplicht om deze keuze te maken, omdat het programma anders niet zou weten vanuit welke uren u de uren voor de fiets wilt halen. De afhandeling van deze fietsuren hangt af van het type uren. Kiest u voor Overuren dan worden deze uren verrekend in het saldo van de volgende maand. Kiest u voor het inzetten van PBL-uren dan worden ze verwerkt in de vakantiekaart in de kolom van de PBL-uren (en uiteraard niet in de berekening van het maandsaldo). Ditzelfde geldt voor de keuze van Bovenwettige vakantieuren. De keuze voor Bovenwettige vakantieuren is nog aanwezig, omdat dit nog kan vóórkomen, maar het zal een uitzondering zijn, want het moet dan gaan om bovenwettige vakantieuren die nog van vóór 2012 zijn. Raadpleeg vóór u deze keuze voor bovenwettige vakantieuren maakt altijd de OTT-Excel-Vrije dagen registratie om te zien of dit type uren bij deze medewerker nog beschikbaar is. De aan een fiets bestede uren worden onderaan het overzicht vermeld, en op de een na onderste regel in de kolom 'Af' (bovenwettige vakantieuren) of 'PBL-Af' (PBL-uren) vermeld. Het saldo 'Nog over' is na aftrek van deze fietsuren. De vermelde fietsuren zijn het totaal van alle aan een fiets bestede uren in dit jaar. (De details, hoeveel uren in welke maand aan een fiets zijn besteed, zijn na te kijken in het ORT scherm). Opmerking: in het vakantiekaartscherm is een knop aanwezig die de vakantieuren via kopieer en plak overbrengt naar het OTT-Spreadsheet van de vrije uren registratie. Deze functie zal NIET de aan een fiets bestede uren overbrengen. Als dit aan de orde is moet u dit zelf in het spreadsheet invoeren. Nieuw in het OTT-Roosterprogramma, september 2013, Pagina 10 van 13
Werkwijze afsluiten van de maand Maak eerst op gebruikelijke wijze alle formulieren en druk de gewenste formulieren af. Als u helemaal tevreden bent over alle ingevulde ORT-uren dan drukt u op de knop 'Maand afsluiten' (rechtsboven). Als u het afsluiten bevestigt gebeuren er een aantal dingen: De huidige maand (de maand die gekozen is in het ORT-uren scherm) wordt afgesloten. Dat betekent dat u niets meer kunt veranderen in het rooster en ook niets meer kunt veranderen in de ORT formulieren. De eindsaldi van deze maand worden nu, na correctie voor uitbetaalde uren en voor een fiets gebruikte overuren, overgebracht als beginsaldo van de volgende maand. Omdat de beginsaldi van die volgende maand nu ingevuld zijn op basis van DEFINITIEVE gegevens, zijn deze beginsaldi van de volgende maand ook niet meer met de hand te wijzigen. Voorbeeld van berekening saldi. Stel iemand heeft een eindsaldo van -12 uur dan heeft deze persoon 12 uur te veel gewerkt. We besluiten 4 uren uit te keren en 10 uren te besteden aan een fiets. Dan wordt het startsaldo in de nieuwe maand -12 + 4 + 10 = 2 uur. In de nieuwe maand moet de persoon 2 uur extra werken om weer op 0 uit te komen. Controle Het afsluiten van een maand kan alleen als de maand ervoor al is afgesloten. U mag geen maanden overslaan. Nieuw in het OTT-Roosterprogramma, september 2013, Pagina 11 van 13
4.3. Aanbevolen werkwijze Gebruik tijdens het maken van het rooster de eerste functie om een voorlopige kopie te maken van de einduren naar starturen (of maak het rooster op basis van de aanstellingsuren zonder rekening te houden met saldi). Als de huidige maand voortgaat, zorg dan dat alle wijzigingen en aanvullingen in het rooster verwerkt zijn. Na het eind van de huidige maand bevat het rooster alle diensten zoals die in werkelijkheid gewerkt zijn. Hierdoor wordt automatisch alle ORT correct berekend in de ORT formulieren. Maak nu aan het begin van de nieuwe maand de ORT formulieren voor de afgelopen maand. Neem beslissingen over eventueel uit te betalen extra uren. Vul die in, in de kolom N-uren op de betreffende datum. Mochten er uren voor een fiets ingezet worden, vul die dan ook in, op de onderste regel, vergezeld van een keuze voor het type uren (en eventueel een opmerking in het veld erboven voor de eigen administratie.) Als alle ORT-formulieren van de afgelopen maand gemaakt en ingeleverd zijn sluit u de maand af (met de knop in het ORT-scherm). Nu wordt de afgelopen maand geblokkeerd (geen wijzigingen aan rooster en ORT meer mogelijk) en worden de einduren na correctie van uitbetaalde en fietsuren overgebracht naar de starturen van de nieuwe maand. Zo ontstaat een sluitend geheel. Mocht u na afsluiten toch nog een fout ontdekken of iets moeten corrigeren, dan is daar wel een oplossing voor. Door in het lege gebiedje direct achter de tekst 'Maand afsluiten' te klikken (ook al is die knop inactief) krijgt u de vraag of de afsluiting ongedaan gemaakt moet worden. Dat kan overigens alleen met de laatste (meest recente) maand. Daarna kunt u de correcties aanbrengen en de maand opnieuw afsluiten. Het afsluitmechanisme is dus een voorziening voor uzelf om vergissingen te voorkomen en om een helder moment te krijgen waarop u zegt: deze maand is klaar, de saldi mogen overgebracht. Maar niet om uw werk te blokkeren. Is het verplicht om de maand afsluit procedure te gebruiken? Neen. U kunt ook naar eigen inzicht de 'voorlopige' kopieerfunctie gebruiken en zelf beslissen dat opnieuw te doen, nadat u alle maandcorrecties hebt aangebracht en de ORT formulieren hebt afgedrukt. Dan hebt u wel het gemak, maar niet de controle. Het nadeel is dat u gemakkelijker fouten maakt. Het voordeel van de maand-afsluitprocedure is dat het heel helder is waar u bent in het proces, dat die maand klaar is en de saldi overgebracht. We wensen u veel gebruiksgemak van deze nieuwe functies. Nieuw in het OTT-Roosterprogramma, september 2013, Pagina 12 van 13
5. Kleine aanpassingen Als een werkdienst eindigt om middernacht dan werkte de ORT berekening alleen goed als middernacht als 24:00 werd aangeduid. Dit is nu aangepast dat de berekening ook goed gaat als hier 0:00 uur wordt neergezet. De automatische berekening van werkbare uren houdt nu rekening met Koninginnedag op 26 april (2014) en 27 april (latere jaren). Nieuw in het OTT-Roosterprogramma, september 2013, Pagina 13 van 13