WEBTOEPASSING LEDENBEHEER - Handleiding Lijsten met 'hernieuwde lidmaatschappen' en 'niet-hernieuwde lidmaatschappen' Vanaf nu kan je twee eenvoudige lijsten uit de webtoepassing ledenbeheer halen, die je helpen bij je afdelingswerking: - een lijst met de leden van wie het lidmaatschap voor het volgende lidjaar in orde is (= lijst hernieuwde lidmaatschappen) - een lijst met leden die hun lidmaatschap nog kunnen hernieuwen voor het nieuwe werkjaar (= lijst niet-hernieuwde lidmaatschappen) 1. Lijst 'hernieuwde lidmaatschappen' Doel van deze lijst Een duidelijke en uitgewerkte lijst om de communicatie (verdeling contactmapjes, bonnenboekjes en bijhorende folders) naar de hernieuwde leden te organiseren. Ook de nieuwe leden en de gratis leden van het nieuwe lidjaar hebben recht op deze informatie en worden daarom ook opgenomen in deze lijst. Deze lijst geeft dus eigenlijk een overzicht van alle leden van je afdeling in het nieuwe lidjaar. We streefden naar een overzicht dat: bewerkbaar is een overzicht geeft van het aantal leden per wijk kant-en-klare lijsten per wijk bevat (opgedeeld in verschillende werkbladen in Excel) Omdat niet iedereen op hetzelfde moment een lijst maakt, hebben we de mogelijkheid ingebouwd om zelf de begin- en einddatum van je lijst te bepalen. Lijst aanmaken in de webtoepassing ledenbeheer Om de lijst uit de webtoepassing ledenbeheer te halen, kies je bij de webtoepassing ledenbeheer (rechts onderaan op het scherm) de optie 'Hernieuwde lidmaatschappen' en klik je op 'Genereer rapport'. Je krijgt dan een overzicht per wijk te zien op het scherm. Om alle informatie te zien, moet je de lijst exporteren. Webtoepassing ledenbeheer Lijsten met hernieuwde en niet-hernieuwde lidmaatschappen 1/5
Exporteren Via Acties/Exporteren/Excel kan je de lijst exporteren naar Excel. Opgelet! Het zou kunnen dat Excel opent in een beveiligde weergave. Om aanpassingen te kunnen doen of het document te kunnen afdrukken, moet je eerst 'bewerken inschakelen' aanklikken. NIEUW! Informatie in verschillende tabbladen De informatie in Excel over de leden met een nieuw en vernieuwd lidmaatschap is opgesplitst over verschillende tabbladen (blokjes onderaan). Je komt automatisch terecht op het tabblad met het overzicht, maar je kan uiteraard ook de andere informatie op de verschillende tabbladen bekijken. Met de pijltjes (linksonder) kan je heen en weer navigeren tussen de tabbladen: Met de pijltjes met een streepje voor of na kan je rechtstreeks naar het eerste of het laatste tabblad gaan. De gewone pijltjes zorgen ervoor dat je een tabblad naar links of naar rechts gaat. Je kan ook rechtstreeks op het tabblad van jouw keuze klikken om de informatie te zien. Het eerste tabblad "overzicht hernieuwde lidmaatschappen" geeft je het aantal hernieuwde leden per wijk. Aan de hand van dit overzicht kan je makkelijk pakketjes klaarmaken voor je wijkverantwoordelijken. De kolom "wijkomschrijving" zal later (nu nog niet mogelijk) kunnen aangepast worden door jullie. Het volgende tabblad "algemene lijst" geeft je een bewerkbare lijst (met beperkte informatie). Deze lijst is zo opgebouwd dat je de info eenvoudig kan afprinten: pagina met adresgegevens van leden, aangevuld met lidtype en data lidkaart andere pagina met informatie over leden om te mailen of bellen, aangevuld met het aantal kinderen (interessant om hen bijvoorbeeld een kleine attentie te bezorgen) Nadien volgen de "tabbladen met de wijken" Je krijgt hier per wijk een lijst met de adresgegevens van de leden die hun lidmaatschap hernieuwden of lid werden tijdens de periode die je aanduidt bij het opmaken van het rapport. We bieden hiermee handige printklare lijsten aan die je kan meegeven aan de wijkverantwoordelijken. Met de blanco kolom Ok, kan de wijkverantwoordelijke aanduiden of het pakketje met contactmapje, bonnenboekje en bijhorende folders afgeleverd werd. Via de kolom met e-mailadressen kunnen jullie nakijken of deze gegevens nog correct zijn of de ontbrekende e-mailadressen verzamelen. Op die manier kan je in de afdeling je online communicatie verder uitbouwen. Webtoepassing ledenbeheer Lijsten met hernieuwde en niet-hernieuwde lidmaatschappen 2/5
Wijklijsten afdrukken Ga op het tabblad van de betreffende wijk gaan staan (door op de naam onderaan de pagina te klikken) en klik op afdrukken (of CTRL-P) om het tabblad van die bepaalde wijk af te printen. Je krijgt dan een aantal afdrukinstellingen te zien en een printvoorbeeld van je document. Als je ziet dat de 'kolom ok' niet op de eerste pagina staat, dan kan je best de instellingen nog even aanpassen (zie verder). Zo krijg je alle kolommen mooi op 1 pagina en vermijd je overbodige afdrukken. Meerdere wijklijsten gelijktijdig afdrukken Als je de SHIFT-toets ingedrukt houdt terwijl je de nodige tabbladen aanklikt, kan je meerdere tabbladen tegelijkertijd selecteren. Heb je meer tabbladen dan deze die je kan zien, dan komen deze tevoorschijn als je het laatste tabblad hebt geselecteerd. Na de selectie van de gewenste tabbladen, klik je terug op afdrukken (of op je toetsenbord op CTRL-P). Je krijgt dan een aantal afdrukinstellingen te zien en een printvoorbeeld van je document. Als je ziet dat de 'kolom ok' niet op de eerste pagina staat, dan kan je best de instellingen nog even aanpassen. Zo krijg je alle kolommen mooi op 1 pagina en vermijd je overbodige afdrukken. Instellingen in Excel aanpassen Als alle informatie uit de lijst niet op 1 pagina past, kan je de marges van de pagina aanpassen (pagina-instellingen marges) en/of de instellingen (breedte van de kolommen) van je afdruk aanpassen (alle kolommen passend maken voor één pagina). Lijst exporten naar PDF Je kan de lijst ook exporteren naar PDF. Dit PDF bestand kan je gewoon opslaan en afdrukken, waarbij je een aantal of alle pagina's kan selecteren om af te drukken. Webtoepassing ledenbeheer Lijsten met hernieuwde en niet-hernieuwde lidmaatschappen 3/5
2. Lijst 'niet-hernieuwde lidmaatschappen' Doel Een duidelijke en uitgewerkte lijst waarmee je als afdeling de communicatie en acties naar de leden die hun lidmaatschap nog niet vernieuwden kan organiseren. Met deze lijst kan je op verschillende manieren contact nemen met de leden van vorig jaar die nog niet hebben betaald voor het volgende lidjaar. Dit overzicht : - is bewerkbaar - geeft een overzicht van het aantal niet-hernieuwers per wijk - voorziet kant-en-klare lijsten per wijk - bevat een kolom met OGM-nummer Het OGM-nummer is een unieke nummer (bv. +++090/9337/55493+++) dat een lid kan invullen bij de gestructureerde mededeling bij het storten van het lidgeld. De overschrijving kan zo automatisch verwerkt worden en het computersysteem van de Gezinsbond weet onmiddellijk welk lid zijn lidgeld betaalde. De lijst wordt opgemaakt op basis van de gegevens die bekend zijn op het moment dat je de lijst uit de webtoepassing haalt. De datum van aanmaak verschijnt automatisch onderaan op de lijst, zodat je ook op een later tijdstip nog kan zien wanneer je de lijst aangemaakt hebt. Lijst aanmaken in de webtoepassing ledenbeheer Om de lijst uit de webtoepassing ledenbeheer te halen, kies je in de webtoepassing ledenbeheer (rechts onderaan) de optie 'Niet-hernieuwde lidmaatschappen' en klik je op 'Genereer rapport'. Je krijgt op je scherm het overzicht per wijk te zien. Om alle informatie te zien, moet je de lijst exporteren. Exporteren Via Acties/Exporteren/Excel kan je de lijst exporteren naar Excel. Webtoepassing ledenbeheer Lijsten met hernieuwde en niet-hernieuwde lidmaatschappen 4/5
Opgelet! Het zou kunnen dat Excel opent in een beveiligde weergave. Om aanpassingen te kunnen doen of het document te kunnen afdrukken, moet je eerst 'bewerken inschakelen' aanklikken. NIEUW: Informatie in verschillende tabbladen De informatie in Excel over de leden die hun lidmaatschap niet hernieuwden is opgesplitst over verschillende tabbladen (blokjes onderaan). Je komt automatisch op de overzichtspagina terecht, maar kan ook de andere informatie op de verschillende tabbladen raadplegen en/of afdrukken. Met de pijltjes (linksonder) kan je heen en weer navigeren tussen de tabbladen. De pijltjes met een streepje voor of na dienen om naar het eerste of het laatste tabblad te gaan. De gewone pijltjes zorgen ervoor dat je een tabblad naar links of naar rechts gaat. Het eerste tabblad "overzicht niet - hernieuwde lidmaatschappen" vertelt je hoeveel niet-betalers er per wijk zijn. Op die manier kan je makkelijk bekijken hoeveel brieven je kan klaarmaken voor je wijkverantwoordelijken of hoeveel mensen je kan contacteren voor een specifieke "derde fase-actie". De kolom "Wijkomschrijving" zal later kunnen aangepast worden door jullie. Het volgende tabblad is de "algemene lijst". Dit is een bewerkbare lijst die zo is opgebouwd dat je de info (mits de goede instellingen van je marges: pagina indeling marges) kan afprinten, met op de ene pagina de adresgegevens van de leden van het voorbije werkjaar samen met het OGM-nummer en op de andere pagina contactgegevens (zoals e-mail en telefoonnummer) van diezelfde leden. Daarbij komt ook nog een kolom met het aantal kinderen, wat interessant kan zijn als je met het ledenwervingsmateriaal aan de slag wil en bij een "derde-fase actie" die nog te hernieuwen leden een kleine attentie wil bezorgen. Nadien volgen de "tabbladen met de wijken" Je krijgt hier per wijk een lijst met de adresgegevens van de niet-hernieuwde leden, die tot de einddatum die je opgaf bij het aanmaken van de lijst hun lidmaatschap niet vernieuwden. Dit zijn handige printklare lijsten aan die je kan meegeven aan de wijkverantwoordelijken. Met de blanco 'kolom Ok', kan de wijkverantwoordelijke aanduiden of de briefwisseling en/of het materiaal goed is afgeleverd. We hebben ook nog een kolom e-mail voorzien om het voor jullie mogelijk te maken om de gegevens rond de e-mailadressen te verbeteren of ontbrekende e-mailadressen te verzamelen. Op die manier kan je in de afdeling je online communicatie verder uitbouwen. Wijklijsten afdrukken Wil je de lijsten per wijk afdrukken, dan kijk je best in je afdrukvoorbeeld of alle kolommen op 1 pagina passen en overbodige afdrukken te vermijden. Passen de kolommen niet op 1 pagina, dan kan je de instellingen van je document aanpassen op dezelfde manier als bij de lijst van hernieuwde lidmaatschappen. Lijst exporten naar PDF Je kan de lijst ook exporteren naar PDF. Dit PDF bestand kan je gewoon opslaan en afdrukken, waarbij je een aantal of alle pagina's kan selecteren om af te drukken. Webtoepassing ledenbeheer Lijsten met hernieuwde en niet-hernieuwde lidmaatschappen 5/5