Handleiding VMS-tool Public-Sourcing
Inhoudstafel 1 Over dit document... 4 1.1 Historiek... 4 1.2 Doelstelling van dit document... 4 2 Algemene flow van het proces... 5 3 Registratie & inloggen in de VMS-tool... 6 3.1 Registratie... 6 3.1.1 Overzicht verschillende rollen... 6 3.2 Inloggen... 6 4 Overzicht Navigatie... 7 5 Aanvragen... 8 5.1 Overzicht & opvolging aanvragen... 8 5.2 Nieuwe aanvraag aanmaken... 9 5.2.1 Standaard informatie... 9 5.2.2 Bijkomende informatie... 12 5.2.3 Document toevoegen... 12 5.2.4 Vaardigheden... 13 5.2.5 Teamaanvragen... 14 5.3 Goedkeuringsflow... 16 5.4 Selectieproces... 16 5.4.1 Longlist... 17 5.4.2 Shortlist... 17 5.4.3 Interview... 17 5.4.4 Kandidaten weigeren... 18 5.4.5 Registreren beslissing... 19 5.4.6 Bevestig keuze... 20 6 Contracten... 22 6.1 Overzicht contracten... 22 6.2 Contract aanmaken... 23 6.3 Goedkeuringsflow... 23 6.4 Bestelling van een contract (financiële goedkeuring)... 24 6.5 Opvolgen contracten... 25 6.5.1 Budgetopvolging... 25 6.5.2 Start- en einddatum opvolgen... 26 6.6 Verlengen van een contract... 26 7 Contractors... 27 VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 2 33
7.1 Overzicht contractors... 27 7.2 Contractorfiche... 27 8 Prestaties... 28 8.1 Overzicht prestaties... 28 8.2 Status prestaties... 29 8.3 Prestaties goedkeuren... 29 9 Financieel... 29 9.1 Overzicht facturen... 30 9.2 Detail factuur... 31 10 Rapportering... 31 10.1 Basis rapportering... 31 10.2 Rapportering via exports... 32 11 Contact & Ondersteuning... 32 VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 3 33
1 Over dit document 1.1 Historiek Versie Datum Omschrijving Status Auteur 1.0 7/12/2015 Herwerking handleiding Gepubliceerd Matthias Durie 1.2 Doelstelling van dit document Dit document is bedoeld voor klanten van USG Public-Sourcing in kader van het basiscontract met de Vlaamse overheid om het gebruik van de VMS-tool Connecting-Expertise te verduidelijken. Meer info over dit basiscontract met de Vlaamse overheid kan u terugvinden via deze link: https://www.bestuurszaken.be/technische-ondersteuning-door-ict-profielen VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 4 33
2 Algemene flow van het proces In deze eerste sectie van de handleiding willen we u een overzicht bieden van de algemene flow in Connecting- Expertise. Van aanvraag tot factuur in vogelvlucht: VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 5 33
3 Registratie & inloggen in de VMS-tool 3.1 Registratie Indien u als klant wilt registeren op Connecting-Expertise om gebruik te maken van de diensten van Public- Sourcing dient u eerst contact op te nemen met Public-Sourcing. Registratie kan u immers niet zelf voltooien en moet in samenspraak met Public-Sourcing gebeuren. U wordt als klant niet individueel geregistreerd maar meteen op basis van uw organisatie. Zo zijn we zeker dat alle noodzakelijke rollen opgezet worden en we over de nodige contactgegevens beschikken. U kan contact hiervoor met Public-Sourcing contact opnemen via vo@public-sourcing.be U zal vervolgens een draaiboek moeten invullen dat u ook op onze website kan terugvinden. 3.1.1 Overzicht verschillende rollen Bovenstaande flow van aanvraag tot factuur wordt gekenmerkt door verschillende stappen en goedkeuringen die door alle partijen ondernomen worden. De rechten om deze stappen te ondernemen zijn verbonden aan verschillende rollen. Hierbij geven wij een overzicht van deze rollen: 1. Aanmaker Rol die aanvragen kan aanmaken, interviews regelen, PO nummers toevoegen etc. Deze rol kan alles zien/doen, met uitzondering van activiteiten waar beslissingsbevoegdheid voor vereist is (bv eindselectie kandidaat, goedkeuren timesheets) 2. Aanvrager Rol die aanvragen mag plaatsen, mag beslissen welke kandidaat geselecteerd wordt, de contractor activeert, timesheets mag goedkeuren. 3. Business goedkeurder Rol die aanvragen goedkeurt. Andere tabs: enkel leesrechten 4. Financieel goedkeurder Rol die contract goedkeurt, andere tabs: enkel leesrechten 5. Boekhouder Rol die notificatie toegestuurd krijgt dat er een factuur beschikbaar is 6. Alleen lezen Enkel leesrechten 7. Leverancier Rol die kandidaten kan voorstellen aan de klanten 3.2 Inloggen Eenmaal het draaiboek met de gegevens van uw organisatie is opgeladen door ons krijgt u een automatische e- mail met logingegevens voor het platform. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 6 33
1. Ga naar http://customer.connecting-expertise.com 2. Meldt u aan met de gegevens die je hebt ontvangen E-mailadres Wachtwoord Indien u uw wachtwoord kwijt bent, klikt u op Paswoord vergeten? 4 Overzicht Navigatie 1. Aanvragen In deze module vindt u een overzicht van alle aanvragen die u reeds heeft ingediend en kunt u nieuwe aanvragen opstellen. 2. Contractors Onder dit tabblad vindt u alle contractors terug. 3. Contracten Hier vindt u een overzicht van alle contracten en kunt u nieuwe contract goedkeuren. 4. Prestaties Dit tabblad geeft een overzicht van alle timesheets, alsook de status van goedkeuring. 5. Financieel 6. Leveranciers Hier kant u uw leveranciers en functieprofielen beheren. 7. Rapportering Via rapportering kan u een overzicht krijgen van de verschillende aanvragen, voorstellen, prestaties en contractors. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 7 33
8. Mijn instellingen Hier kan u de frequentie van uw notificaties en uw wachtwoord aanpassen. Deze handleiding volgt verder de volgorde van deze tabbladen. 5 Aanvragen 5.1 Overzicht & opvolging aanvragen Wanneer u klikt op het tabblad Aanvragen krijgt u een overzicht van de verschillende aanvragen die onder uw afdeling zijn opgestart. In de filter kan u m.b.v. zoekcriteria de resultatenlijst aanpassen. Voor meer zoekmogelijkheden dient u de Uitgebreide filter uit te klappen. Hierbij een toelichting van de verschillende statussen die een aanvraag kan hebben. Dit is dan ook meteen de flow die een aanvraag moet doorlopen. 1. Draft De aanvraag is aangemaakt, maar moet nog geactiveerd worden door de aanvrager/aanmaker 2. Aangevraagd (0/2) De aanvraag wacht op de goedkeuring van de business goedkeurder 3. Aangevraagd (1/2) De aanvraag wacht op de goedkeuring van Public-Sourcing 4. Goedgekeurd De aanvraag werd goedgekeurd door zowel de business goedkeurder als Public-Sourcing 5. Gepubliceerd De aanvraag is gepubliceerd op de marktplaats. Leveranciers en freelancers kunnen nu aanbieden op deze aanvraag 6. Kandidaat geselecteerd Er zijn evenveel contracten als gezochte personen opgemaakt. 7. Afgesloten (niet-actieve aanvragen) De aanvraag werd afgesloten (dit gebeurt manueel door Public-Sourcing wanneer de kandidaat geselecteerd is. Om deze aanvragen te tonen moet u de filter aanpassen naar niet-actieve aanvragen. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 8 33
5.2 Nieuwe aanvraag aanmaken Via de knop Nieuwe aanvraag aanmaken komt u terecht op een keuzemenu waarin u kan kiezen voor: 1. Een aanvraag op basis van een functieprofiel In het scrol down-menu kan u een standaardprofiel kiezen. De aanvraag zal dan al meteen bepaalde informatie bevatten en ook een maximumtarief stellen. 2. Een aanvraag op basis van een blanco formulier Omdat het opmaken van een aanvraag in beide gevallen hetzelfde proces volgt, gaan we hieronder verder met een blanco aanvraag. Waar het proces toch verschilt duiden we dit aan. 5.2.1 Standaard informatie Bij het aanmaken van een nieuwe aanvraag, zijn er enkele velden die standaard gevraagd worden: VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 9 33
VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 10 33
1. Titel Hier kunt u een titel geven voor het gewenste profiel (bvb. Java Programmeur of Project Office medewerker ). 2. Afdeling Indien uw profiel gekoppeld is aan meerdere afdelingen in uw organisatie kan u hier een specifieke afdeling selecteren. 3. Locatie De locatie van tewerkstelling. 4. Type Deze zal standaard bestaan uit Time & Material en u zal hier niets aan moeten wijzigen. Dit wil zeggen dat de overeenkomst dat u als klant aangaat met Public-Sourcing voor deze aanvraag enkel een middelenverbintenis kan zijn. Er kan dus geen sprake zijn van enige afspraken over het resultaat. 5. Categorie Deze staat standaard op ICT ingesteld en ook hier zult u standaard niets aan moeten wijzigen indien u op zoek bent naar één profiel. Indien u meerdere profielen wilt bevragen in één aanvraag kan u hier ook de mogelijkheid om ICT Teamaanvragen kiezen. Meer info daarover vindt u bij 5.2.5 Teamaanvragen. 6. Omschrijving In dit veld geeft u een beschrijving van de vereisten en persoonlijke bekwaamheden die nodig zijn voor de functie 7. Technische context Hier kunt u een verdere toelichting geven van de technische context waarbinnen de opdracht zal worden uitgevoerd. 8. Business context Hier kunt u bijkomende informatie geven over de werkomgeving (of het team) waarbinnen gewerkt zal worden. 9. Aantal personen Hier geeft u het aantal contractors aan dat u nodig heeft voor de opdracht. 10. Uiterste reactiedatum Hier stelt u de uiterste datum in waartegen u reacties verwacht op de aanvraag. Indien nodig, kan u deze datum achteraf nog bijstellen. Leveranciers hebben dan de mogelijkheid om tot 23u59 op de uiterste reactiedatum kandidaten voor te stellen 11. Gewenste startdatum en einddatum De data waarop de opdracht normaal zal starten en zou aflopen. Deze data zijn indicatief voor de leverancier, maar zijn wel belangrijk voor de beperking op de verlengingen bij contracten. 12. Requester Hier geeft u aan vanuit welke afdeling en aanvrager de aanvraag wordt gedaan. Er is ook de mogelijkheid om zelf een nieuwe gebruiker te definiëren. Een nieuwe gebruiker kan u ook aanvragen via vo@publicsourcing.be. Bij het selecteren van een reeds gedefinieerd functieprofiel, zullen velden (1), (6), (7), en (8) reeds ingevuld zijn. Via Volgende klikken we door naar het volgende scherm. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 11 33
5.2.2 Bijkomende informatie 1. Interne referentie In dit veld geeft u een referentienummer voor intern gebruik, dit is louter indicatief en zal u bijvoorbeeld niet kunnen gebruiken om een aanvraag terug te vinden. Daarvoor zal er automatisch een uniek referentienummer (bijv. MVG00045) gegenereerd worden door het systeem die de aanvraag identificeert. 2. Te werken uren Hier geeft u aan wanneer de contractor zal moeten werken en/of beschikbaar zijn. Dit is louter indicatief voor de leverancier. De uitklaplijst geeft volgende mogelijkheden: Dag; Dag/Nacht; Dag/Nacht/Weekend; Weekend. 3. Bijkomende job informatie In dit veld kunt u, indien nodig, bijkomende inlichtingen verstrekken betreffende de specifieke opdracht. U kunt tijdens de aanvraag altijd teruggaan naar de vorige stap. Uw voortgang en reeds ingevulde velden zullen (tijdelijk) bewaard blijven. 5.2.3 Document toevoegen Hier kan u een document opladen met extra informatie over de opdracht. Dit kan eenvoudig door een bestand te kiezen vanop uw harde schijf, vervolgens het bestand op te laden en uiteindelijk door te gaan naar de volgende stap. Indien u een document toevoegt aan de aanvraag, gelieve dan ook in de tekst hiernaar te verwijzen. Zo blijft dit zeker niet onopgemerkt voor de leveranciers. Indien u gebruik maakt van een bestaand functieprofiel, kan u geen bestand uploaden en gaat u gewoon verder naar de volgende stap. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 12 33
5.2.4 Vaardigheden U kan via dit overzicht verschillende (1) Opdrachtspecifieke, (2) Sectorgebonden, (3) Algemene of (4) Domeinspecifieke vaardigheden en ervaringen toevoegen. Vervolgens kan u de aanvraag bewaren en krijgt u een overzicht van de aanvraag. Deze stap is een belangrijke stap omdat op basis van deze vaardigheden de selectie doorgevoerd zal worden. Denk daarom goed na over deze vaardigheden. Indien u twijfelt kan u altijd afstemmen met één van onze recruiters om dit op te stellen. Het systeem zal vragen om minimum 3 vaardigheden in te geven alvorens te bewaren. Indien u gebruik maakt van een reeds bestaand functieprofiel, is deze stap reeds voltooid en kan u gewoon op Bewaren klikken. Als u een vaardigheid toevoegt krijgt u de keuze tussen vier mogelijkheden. Dit zijn de manieren waarop, later, bij het opladen van een voorstel, de leverancier de vaardigheden zal moeten beantwoorden. Eerst moet u de vaardigheid een naam geven, waarna u dus een keuze moet maken uit vier type reacties: 1. Ervaringsniveaus en jaar ervaring Vraagt de contractor naar het niveau van ervaring (junior-mediorsenior) en het aantal jaar ervaring 2. Ja / Neen Gaat na bij de contractor of de contractor de vaardigheid bezit of niet 3. Datum Vraagt naar een datum waarop certificaten of diploma s werden behaald 4. Ervaringsniveaus Vraagt de contractor naar het niveau van ervaring (junior-medior-senior) VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 13 33
Na het definiëren van de vaardigheden klikt u op Bewaren en wordt de aanvraag bewaard in het platform onder de status Draft. Er wordt tevens automatisch een aanvraag-referentie gegenereerd die het mogelijk maakt dit dossier uniek te differentiëren. Bij communicatie met leverancier en/of Public-Sourcing is het altijd aangeraden vermelding te maken van deze unieke referentie. 5.2.5 Teamaanvragen Zoals we in 5.2.1 Standaard informatie gezien hebben kunnen we in het eerste scherm bij het opmaken van een aanvraag, in het veldje Categorie ook kiezen voor ICT Team. Met die optie is het mogelijk om verschillende profielen ofwel een team in één aanvraag te bundelen. Dat kan vooral handig zijn als u verschillende profielen nodig hebt die aan eenzelfde project of opdracht dienen te werken. Hieronder lichten we de verschillen toe in het opmaken van een teamaanvraag tegenover een gewone aanvraag. 5.2.5.1 Standaard informatie Het eerste scherm is hetzelfde als bij een gewone aanvraag., daarvoor verwijzen we naar 5.2.1 Standaard informatie. Op twee aspecten na: 1. Bij Categorie kiest u voor ICT Team 2. Bij het Aantal personen kiest u meteen voor het totale aantal personen waaruit uw team zal bestaan. U klikt op Volgende en dan komt u in aangepast scherm om uw team samen te stellen. 5.2.5.2 Bijkomende informatie Vooraleer we daar toe komen, dienen we analoog met een gewone aanvraag nog de bijkomende informatie mee te geven. Hier is één belangrijk verschil: U hebt de mogelijkheid om aan leveranciers te vragen om alle profielen te beantwoorden. Zo vraagt u in feite dat het volledige team door één leverancier dient beantwoord te worden. Wilt u toch uw team kunnen samenstellen vanuit verschillende leveranciers, dan beantwoordt u deze vraag met Neen. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 14 33
5.2.5.3 Profielen definiëren Vervolgens krijgt u deze velden te zien: Hier is het de bedoeling dat u per profiel informatie meegeeft. 1. Titel Hier vult het de titel van het profile in. 2. Aantal Hier geeft u mee hoeveel personen u wil contracten van dit type profiel 3. Omschrijving Hier kan u het profiel verder toelichten met specifieke informatie. Via het plusicoontje en het vuilbakje kan u profielen toevoegen of verwijderen om zo uw team samen te stellen. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 15 33
5.2.5.4 Vaardigheden Het toewijzen van vaardigheden gebeurd op dezelfde manier als in 5.2.4 Vaardigheden. Het enige wat er hier bij komt kijken is dat u de vaardigheden ook dient toe te wijzen aan een bepaald profiel die u in de vorige stap hebt gedefinieerd. Hieronder vindt u een voorbeeld waarbij we voor een Sr Project Manager de vaardigheid Prince2 enkel hebben toegewezen aan het PM-profiel. Wanneer de leverancier dus een voorstel oplaadt voor de ML Java Ontwikkelaar dan zal hij/zij deze vaardigheid niet moeten beantwoorden. Indien u in deze stap op Bewaren klikt dan krijgt u de Draft versie van uw aanvraag. Vanaf nu volgt dit dossier weer volgens de flow van een gewone aanvraag. 5.3 Goedkeuringsflow Eenmaal de aanvraag is bewaard als Draft dienen er nog 2 goedkeuringstappen volbracht te worden zodat de aanvraag bij Public-Sourcing terechtkomt. 1. Als aanvrager/aanmaker dient u de aanvraag te activeren. U kan dit doen door te navigeren naar de details van de aanvraag en te klikken op Aanvraag activeren. De status verandert nu van Draft naar Aangevraagd (0/2). 2. Als business goedkeurder dient u de aanvraag goed te keuren. U kan dit doen door te navigeren naar de details van de aanvraag en te klikken op Aanvraag goedkeuren. Deze knop zal natuurlijk pas verschijnen wanneer de vorige stap volbracht is. Zodra deze acties zijn volbracht, is de status van de aanvraag Aangevraagd (1/2). De actie ligt nu bij Public- Sourcing. Normaliter belt de recruiter de klant op voor een intakegesprek om de noden van de klant te identificeren en eventueel aanpassingen in de aanvraag te bespreken. De recruiter zal altijd degene trachten te contacteren die als aanvrager vermeld is in de aanvraag. Nadien zal de recruiter de aanvraag goedkeuren (status Goedgekeurd ) en publiceren (status Gepubliceerd ). Vanaf dit moment kunnen leveranciers kandidaten voorstellen op deze aanvraag tot 23:59 op de uiterste reactiedatum. 5.4 Selectieproces Na de uiterste reactiedatum zal de recruiter starten met de screening en selectie van de kandidaten. Het resultaat van deze screening is een longlist en een shortlist. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 16 33
5.4.1 Longlist Een eerste stap in de screening is het opstellen van een longlist. Elke voorgestelde kandidaat die een 100% match toont met de vaardigheden komt op deze longlist. Kandidaten die hier niet aan beantwoorden, worden niét op de longlist geplaatst en vallen af in het selectietraject. 5.4.2 Shortlist Nadien zal de recruiter de CV s screenen van alle kandidaten die de longlist gehaald hebben, om tot een shortlist te komen. Zo komt de recruiter tot een beperkt aantal kandidaten die in haar/zijn opzicht mogelijks geschikt zijn om te opdracht uit te voeren. Visueel wordt deze selectie zichtbaar in het overzicht van voorstellen in de details van een aanvraag. Er zijn twee kolommen voorzien voor deze informatie links in het overzicht van de voorstellen. Hieronder vindt u daarvan een voorbeeld in een voorbeeld met 6 voorstellen. De status van de aanvraag verandert niét na de uiterste reactiedatum en het opstellen van een longen shortlist. Zodra de shortlist is opgesteld ontvangt de contactpersoon bij de klant een bericht hierover. Vanaf dit moment ligt het initiatief bij de klant om tot een beslissing te komen. De shortlist is te beschouwen als een advies van onze recruiter en is geenzins bindend. Daarom werken in volle transparantie en hebt u als klant steeds zicht op alle CV s die op de aanvraag zijn aangeboden. 5.4.3 Interview Indien u eerst (een) interview(s) wil organiseren om tot een beslissing te komen kan u dit initiëren via het platform. Via de knop Afspraak inplannen kan een uitnodiging versturen naar de leverancier voor een gesprek. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 17 33
Dit is geen verplichte stap en kan zonder probleem overgeslagen worden. U vindt deze knop terug in de details van het voorstel onder de vaardigheden. Via deze knop komt u tot bij het volgende scherm: U kan hier het precieze moment invullen waar u de consultant kan interviewen. U kan zelf kiezen hoeveel momenten u toevoegt. 5.4.4 Kandidaten weigeren Na het interview komt u normaliter tot een beslissing. Maar alvorens deze beslissing te registreren willen we even toelichten hoe we te werk gaan om kandidaten te weigeren. Hier zijn 2 categorieën te onderscheiden: 1. Niet-shortlist kandidaten Deze kandidaten worden door Public-Sourcing geweigerd. Onze recruiters hebben immers deze kandidaten gescreend niet goed bevonden voor de shortlist. 2. Shortlist kandidaten Hier is het voor Public-Sourcing niet mogelijk om te motiveren waarom een bepaalde kandidaat van de shortlist het uiteindelijk niet gehaald heeft. Daarom zien we dit als de verantwoordelijk van de klant. Wanneer u dus een beslissing hebt genomen is het best om 1. U geeft een seintje aan Public-Sourcing dat u een keuze gemaakt hebt. Wij zullen dan zo snel mogelijk de niet-shortlist kandidaten weigeren met feedback van onze recruiters. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 18 33
2. U kan dan verder met de stappen hieronder waarbij u verplicht zal worden om feedback te verlenen voor de shortlist kandidaten. 5.4.5 Registreren beslissing Wanneer uw keuze gemaakt is voor een bepaalde kandidaat moet dit vanzelfsprekend geregistreerd worden in het platform. Dit kan u opnieuw doen via de details van een voorstel en dan de knop Registreren beslissing. Registreren beslissing: 1. Reden geen interview Hier kan u meegeven waarom er geen interview heeft plaatsgevonden. 2. Beslissing Hier geeft u aan of de beoordeling wel of niet positief is. Indien er geen interview plaatsvond, geeft u de reden hiervoor aan. 3. Reden weigering Hier geeft u aan of de beoordeling wel of niet positief is. 4. Datum interview Indien er een gesprek plaatsvond, geeft u hier de datum in. Indien er geen gesprek heeft plaatsgevonden, geeft u de datum waarop u de beslissing nam. 5. Interview heeft op tijd plaatsgevonden? Hier geeft u aan of het interview op tijd heeft plaatsgevonden of niet (indien er geen interview plaatsvond is dit ook nee ). VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 19 33
De waarschuwing die u krijgt wilt zeggen dat zowel de leverancier als Public-Sourcing zicht zal krijgen op de tijdsloten die u meegeeft. De leverancier kan natuurlijk énkel van zijn eigen voorstellen zien of er al dan niet een interview werd aangevraagd. 5.4.6 Bevestig keuze Nadat u een positieve beslissing hebt geregistreerd moet nog de finale actie genomen worden om deze keuze te bevestigen. Deze keuzebevestiging staat gelijk aan de opmaak van een contract voor de consultant. Daarnaast kan u ook nog uw selectie als winnend voorstel ongedaan maken en ook nog een (bijkomende) afspraak inplannen. Via de knop Bevestig keuze komt u in onderstaand scherm: 1. Bevestig keuze Reden Hier bent u verplicht één van de redenen uit het uitklapmenu te kiezen Tekst Hier moet u verantwoorden waarom deze consultant een contract krijgt toegewezen. 2. Contractbepalingen Tarief Dit is het tarief zoals aangeboden door de leverancier of zoals overeengekomen. We werken met een tarief excl. BTW per uur excl. MSP-fee. Het systeem zal later de MSP-fee er automatisch bijrekenen. Dit VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 20 33
zal samen met het aantal dagen resulteren in een totaalbudget van het contract dat niet overschreden kan worden. Start- en einddatum Dit zijn de eerste en laatste dag van uitvoering van de opdracht. Dit zijn ook de data waartussen de tijdsregistratie voor de consultant beschikbaar zal zijn. Deze data kunnen later eventueel nog aangepast worden. Is de 5% borgstelling regel van toepassing? Kies hier Ja indien u een borgstelling wil aanvragen. Dit kan enkel bij de eerste opdracht die u bestelt bij Public-Sourcing. Indien u hier meer info over wenst kan u ons het best contacteren via vo@public-sourcing.be. Aantal dagen Hier vult u het totaal aantal dagen in dat u de consultant wenst in te schakelen. Dit zal samen met het tarief resulteren in een totaalbudget van het contract dat niet overschreden kan worden. Aantal dagen per week Dit bepaalt het regime waarin de consultant zal werken aan de opdracht. Dit is louter informatief naar de leverancier toe en is dan ook geen verplicht veld. PO nummer (Purchase order nummer) Hierin vult u een bestelnummer of vastleggingsnummer in. Dit zal dan ook automatisch verschijnen op elke factuur die uit dit contract voortkomt. Ook dit is geen verplicht veld. Het PO-nummer kan later nog op elk moment ingevuld worden. Via de knop Bewaren wordt er een contract aangemaakt in het systeem en wordt de goedkeuringsflow opgestart. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 21 33
6 Contracten In dit hoofdstuk behandelen we alles wat te maken heeft met contracten in het platform. 6.1 Overzicht contracten In het tabblad Contracten krijgt u een overzicht van alle contracten die in uw afdeling opgezet zijn. Standaard worden enkel contracten in de status Pending start en Actief getoond. U kan via de knop Uitgebreide filter aanpassen welke contracten u te zien krijgt. 1. U kan de afdeling verfijnen (indien u rechten hebt op meerdere afdelingen) 2. U kan filter instellen op basis van data 3. U kan aanvinken welke statussen u tevoorschijn wilt halen. 4. Aangemaakt Deze status komt enkel voor bij verlengingen van contracten. Wanneer u een verlenging opmaakt van een contract genereert dit een nieuw contract die in status Aangemaakt komt te staan. De actie ligt dan bij Public-Sourcing. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 22 33
5. Aangevraagd Nadat de winnende offerte werd bevestigd (=opmaken contract), wordt automatisch een contract aangevraagd. 5.1. Aangevraagd (0/3): Dit contract heeft nog de goedkeuring nodig van Public-Sourcing 5.2. Aangevraagd (1/3): Dit contract heeft nog de goedkeuring nodig van de leverancier 5.3. Aangevraagd (2/3): Dit contract heeft nog de goedkeuring nodig van de Financieel Goedkeurder 6. Pending start Het contract is door alle partijen goedgekeurd, maar is nog niet actief (m.a.w. de startdatum van het contract ligt nog in de toekomst). 7. Actief Het contract is goedgekeurd en lopend. Prestatiebladen kunnen nu ingevuld worden door de contractors. 8. Gestopt Contracten die afgelopen zij of stopgezet zijn, komen onder deze status. Verder heeft u links in het scherm een navigatiemenu met enkele knoppen 1. Contracten Via deze link krijgt u een overzicht van de verschillende contracten met de standaard filter ingesteld. 2. Aan te maken Via deze link krijgt u een overzicht van de verschillende winnende offertes waarvoor de keuze nog niet bevestigd is en dus nog geen contract voor gemaakt is. 3. Contracten goedkeuren Via deze link krijgt u een overzicht van die contracten waarvoor nog een goedkeuring vereist is van u. U krijgt deze link enkel te zien indien u de rechten hebt van Financiële goedkeurder. 4. Contracten verlengen Via deze link krijgt u een overzicht van die contracten die de status Actief en Gestopt hebben. Dit zijn de contracten die mogelijks in aanmerking komen voor een verlenging. 5. Beëindigde contracten Via deze link krijgt u een overzicht van die contracten die de status Gestopt hebben. 6.2 Contract aanmaken Nadat de aanvraag afgelopen is en de selectie gebeurd is, moet er natuurlijk een contract aangemaakt worden voor de winnende kandidaat. Dit kan niet via de knop Maak contract voor deze aanvraag die u links in het detailscherm van de aanvraag ziet. We verwijzen naar 5.4.5 Registreren beslissing en 5.4.6 Bevestig keuze voor de instructie hoe een contract dient opgemaakt te worden. 6.3 Goedkeuringsflow Eenmaal een contract is opgemaakt, zal dit een goedkeuringsflow moeten doorlopen vooraleer dit actief zal zijn en dus tijdsregistratie mogelijk is voor de consultant. De flow verloopt als volgt 1. U maakt als klant het contract aan door een offerte aan te duiden als winnende offerte en nadien de keuze te bevestigen. 2. Het contract komt bij Public-Sourcing terecht in de status Aangevraagd (0/3). Public-Sourcing valideert het contract en keurt goed indien alles in orde is. Indien niet ok neemt Public-Sourcing contact op met de klant. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 23 33
3. Het contract komt bij de leverancier terecht in de status Aangevraagd (1/3). Op zijn beurt zal de leverancier het contract valideren en goedkeuren. 4. Het contract komt terecht bij de klant (rol financiële goedkeurder) die het contract finaal kan goedkeuren. Status Aangevraagd (2/3). Dit geldt ook als de formele bestelling van de opdracht. Vanaf dit moment is het contract actief of pending start. 6.4 Bestelling van een contract (financiële goedkeuring) De laatste goedkeuring kan op 2 manieren gebeuren. 1. U klikt door naar de details van een bepaald contract en via de knop Contract goedkeuren geeft u de finale goedkeuring. U krijgt nog een tussenscherm waarbij u in een vrij tekstveld opmerkingen kan meegeven. Klik op Ok om uw goedkeuring te geven. Hier ook nog even toelichting over de andere actieknoppen. Wijzig contract Via deze weg kan u nog wijzigingen brengen aan het contract. U kan bijvoorbeeld het PO-nummer nog invullen. Contract terugsturen U kan via deze knop het contract een stap terugsturen in het proces. Annuleren Hiermee annuleert u het contract. Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden. Contractperiode toevoegen Door een extra contractperiode in het contract aan te maken is het mogelijk om vanaf een bepaalde datum een ander tarief te laten gelden. Onkosten nota aanmaken Dit is een functionaliteit die niet gebruikt kan worden in het raamcontract dat Public-Sourcing met de Vlaamse overheid heeft. Deze knop is echter wél zichtbaar omdat dit een standaard functionaliteit is van het platform die niet kan losgekoppeld worden. Mail (pdf) Via deze knop kan u een.pdf-versie van het contract naar uw mailbox versturen. 2. Via de knop links in het scherm Contracten goedkeuren krijgt u een overzicht van alle contracten die in uw afdeling in status Aangevraagd (2/3) staan en dus wachten op de finale goedkeuring. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 24 33
Via deze weg kan u in bulk contracten goedkeuren. U kan één, meerdere of alle contracten aanvinken en via de knop Contracten goedkeuren de bestelling meegeven. 6.5 Opvolgen contracten Eénmaal een contract finaal goedgekeurd is, kan de opdracht ingepland worden voor uitvoering. Zodra de startdatum van het contract aanbreekt, zal ook de tijdsregistratie mogelijk zijn voor de consultant. Hoe de prestaties goedgekeurd dienen te worden, leggen we uit in 8. Prestaties. 6.5.1 Budgetopvolging Hier willen we even de opvolging van het budget van een contract toelichten. Indien u doorklikt naar de detailpagina van een contract kan u immers een zicht krijgen op zowel het totaalbudget als het totaal van alle actieve prestaties (=aangevraagde + goedgekeurde prestaties). Contractwaarde Dit is het totale budget van het contract uitgedrukt in euro excl. BTW en is het resultaat van volgende rekensom: ((Uurtarief + MSP-fee) * 8u/dag) * aantal dagen Waarde actieve prestaties Dit is de optelsom van alle goedgekeurde en aangevraagde prestaties vermenigvuldigd met het uurtarief (incl. MSP-fee) VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 25 33
Op deze manier kan u opvolgen of het totaalbudget al dan niet bijna opgebruikt is en beslissen uit de volgende opties: Contract laten uitdoven op de geplande einddatum. Wanneer de einddatum voorbij is zal het contract dan automatisch de status Gestopt krijgen en zal er geen tijdsregistratie ná de einddatum mogelijk zijn. De consultant kan wel nog prestaties inboeken op data die voor de einddatum liggen. Een verlenging initiëren. Zie hieronder voor Verlengen van een contract. Een nieuwe aanvraag opstarten. De einddatum vervroegen of uitstellen. 6.5.2 Start- en einddatum opvolgen Indien het budget sneller of trager opgebruikt wordt dan initieel voorzien, door bijvoorbeeld ziekte of andere onvoorziene afwezigheid van de consultant, dient het contract aangepast te worden in het platform. Dit kan door te navigeren naar de details van het contract. Via de knop Wijzig contract kan u aanpassingen doorvoeren in het contract. Via de velden Startdatum en Einddatum kan u vervolgens de doorlooptijd van het contract aanpassen. Indien u de startdatum vroeger zet en/of de einddatum later zullen de prestatiesheets zich automatisch aanmaken. Indien het budget op is kan u best ook de einddatum van het contract aligneren met de einddatum van de prestaties. 6.6 Verlengen van een contract Indien het einde budget van het contract in zicht is maar de opdracht nog niet volledig uitgevoerd is, heeft u als klant de mogelijkheid om het contract te verlengen, zonder opnieuw een marktbevraging (=nieuwe aanvraag) te moeten organiseren. Het basiscontract met de Vlaamse overheid voorziet in een maximale verlenging van 20%. Een contract kan verlengd worden zodra het de status Actief heeft en kan enkel uitgevoerd worden door de rol Aanvrager en Financiële goedkeurder. Men kan op 2 manier een verlenging opstarten: 1. Via de details van een contract klikken op de knop Verleng contract. 2. In het tabblad Contracten staat er links een knop Contracten verlengen. Zo krijgt u een overzicht van alle contracten die verlengd kunnen worden. In beide gevallen creëert een verlenging een nieuw contract in het systeem die een link heeft met het vorige contract en de initiële aanvraag. Dit nieuwe contract zal dus ook opnieuw een goedkeuringsflow moeten doorlopen: 1. U maakt als klant de verlenging aan. 2. Het contract komt bij Public-Sourcing terecht in de status Aangemaakt. Public-Sourcing zal de verlenging aanvragen zodat deze in de status Aangevraagd (0/3) komt. Daarna wordt het contract gevalideerd en goedgekeurd indien alles in orde is. Indien niet, neemt Public-Sourcing contact op met de klant. In deze stap zal Public-Sourcing ook controleren of de bijkomende verlenging niet in strijd is met het maximum van 20%. 3. Het contract komt bij de leverancier terecht in de status Aangevraagd (1/3). Op zijn beurt zal de leverancier het contract valideren en goedkeuren. 4. Het contract komt terecht bij de klant (rol financiële goedkeurder) die het contract finaal kan goedkeuren. Status Aangevraagd (2/3). Dit geldt ook als de formele bestelling van de opdracht. Vanaf dit moment is het contract Actief of Pending start. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 26 33
U bent niet verplicht om bij een verlenging meteen het maximum van 20% aan te vragen. U kan dit ook in meerdere verlengingen opsplitsen. 7 Contractors 7.1 Overzicht contractors Op de pagina met de resultatenlijst hebt u links opnieuw een klein navigatiemenu met 2 opties: 1. Contractors (standaard landingspagina onder het tabblad Contractors ) Dit geeft u een overzicht van de verschillende contractors actief in uw afdeling(en). Een contractor wordt aangemaakt zodra het contract is Aangevraagd door de klant. Deze kan dan echter nog niet inloggen in het systeem. Er wordt pas een login verstuurd naar de leverancier wanneer het contract finaal goedgekeurd wordt en dus de status Pending start of Actief krijgt. Het paswoord van de contractor wordt niet rechtstreeks naar de contractor verstuurd maar naar het e-mailadres waarmee initieel het voorstel is opgeladen. Indien dit een freelancer is, is dit ook de contractor zelf, maar bij bedrijven is dit vaak een recruiter of een account manager van de leverancier. 2. Contractor Onboarding Dit is een standaard functionaliteit van het platform die niet opgenomen is in het proces van Public-Sourcing. Deze link geeft dan ook geen resultaat omdat er in het proces geen onboarding is voorzien van de contractors. 7.2 Contractorfiche Indien in de resultatenlijst op een bepaalde contractor wordt doorgeklikt komt men terecht in de Contractorfiche van deze kandidaat zoals onderstaand screenshot weergeeft. Het beheren van contractors kan enkel gebeuren door de rol Aanvrager. 1. Details Hier kan men de naam, voornaam en referentie raadplegen. Via de knop Wijzigen kan men de naam van de contractor aanpassen en ook wijzigen of deze al dan niet kan inloggen. De knop Nieuwe actie biedt geen functionaliteit. 2. Acties Dit tabblad geeft geen resultaat. 3. Contracten Hier ziet u welk(e) contract(en) gelinkt zijn aan deze contractor. 4. Prestaties Hier ziet u welke prestatiesheets gelinkt zijn aan deze contractor. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 27 33
5. Voorstellingen Deze functionaliteit is niet geactiveerd binnen het platform. 6. Login Hier ziet u de login van de contractor, of hij/zij kan inloggen en het moment waarop hij/zij het laatst heeft ingelogd. Het paswoord van de contractor wordt niet rechtstreeks naar de contractor verstuurd maar naar het e-mailadres waarmee initieel het voorstel is opgeladen. Indien dit een freelancer is, is dit ook de contractor zelf, maar bij bedrijven is dit vaak een recruiter of een account manager van de leverancier. 8 Prestaties Eens een contract actief is en de contractor prestaties levert, moeten de prestaties ook in de tool geboekt worden. Deze vormen immers de basis voor de facturatie die hierop volgt. 8.1 Overzicht prestaties De contractor krijgt per maand een timesheet ter beschikking die hij/zij zo snel mogelijk dient in te vullen zodra de maand of de laatste prestatie van de maand voorbij is. Indien u navigeert naar het tabblad Prestaties krijgt u een overzicht van alle timesheets die op basis van de contracten in uw afdeling zijn opgezet. Via de (uitgebreide) filter kan u aanpassen wat in de resultatenlijst te zien is. 1. Afdeling Indien u rechten hebt tot meerdere afdelingen kan u hier filteren op afdeling. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 28 33
2. Datum Met deze data kan u filteren op prestaties die tussen deze twee data liggen. 3. Contractor U kan hier de naam van een specifieke contractor opzoeken om enkel zijn/haar prestaties te tonen. 4. Type U kan hier kiezen tussen Prestatie of Onkostennota. Bij Public-Sourcing kunnen we omwille van de voorwaarden in ons basiscontract met de Vlaamse overheid echter geen onkostennota s verwerken. Het tarief van de leverancier dient dan ook allesomvattend te zijn. Deze keuzemogelijkheid is een stuk standaardfunctionaliteit van Connecting-Expertise die zichtbaar is, maar niet toepasbaar. 8.2 Status prestaties 1. Draft Dit is een kladversie van de timesheet en ook de standaardstatus bij het aanmaken van een timesheet door het systeem. De contractor kan hierin beginnen boeken en dit bewaren in Draft. 2. Aangevraagd De contractor moet zijn/haar timesheet aanvragen vooraleer deze bij de klant terechtkomt ter goedkeuring. De contractor heeft hierbij de mogelijkheid om in een vrij tekstveld een toelichting te geven bij zijn prestaties. Dit kan teruggevonden worden in de Historiek van de timesheet, via de knop links in het scherm. 3. Geweigerd Indien de klant niet akkoord is met de prestaties zoals aangevraagd kunnen deze teruggestuurd worden zodat de contractor dit kan aanpassen en opnieuw kan aanvragen. Ook hier heeft de klant de mogelijkheid om in een vrij tekstveld toelichting te geven, die opnieuw via de historiek kan geraadpleegd worden. 4. Goedgekeurd Indien de klant wél akkoord is met de prestaties kan hij/zij deze goedkeuren. Enkel mensen met de rol van Aanvrager of Financiële goedkeurder kunnen prestaties goedkeuren. 8.3 Prestaties goedkeuren Wanneer dus de contractor zijn prestaties heeft aangevraagd, is het aan de klant om deze goed te keuren. Dit kan op twee manieren: 1. U klikt in de resultatenlijst op de nummer (referentie) van een bepaalde timesheet waardoor u in het detailoverzicht van die timesheet terechtkomt. Hier kan u de precieze uren raadplegen die zijn geregistreerd door de contractor. Onder het maandoverzicht kan u dan ofwel de Prestatie goedkeuren ofwel de Prestatie terugsturen. Bij beide opties kan u in een vrij tekstveld nog een toelichting geven. Voor sommige klanten is het vandaag zo opgezet dat indien u bij het goedkeuren van de prestaties nog een toelichting meegeeft, dit ook op de factuur zal verschijnen. 2. Daarnaast is het ook mogelijk om meerdere timesheets in één keer te gaan goedkeuren. Daarvoor klikt u, wanneer u de resultatenlijst voor zich heeft, links in het scherm op de knop Prestaties goedkeuren. U krijgt nu een overzicht van alle prestaties die bij u staan ter goedkeuring. Vervolgens vinkt u de timesheet(s) aan die u wil goedkeuren (of terugsturen) en klikt u onderaan op Prestatie goedkeuren. In een volgende stap dient u dit nog te bevestigen. 9 Financieel Dit tabblad verschijnt enkel als u bent opgezet in het systeem met de rol van Boekhouder. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 29 33
9.1 Overzicht facturen Een factuur is steeds gebaseerd op een goedgekeurde timesheet. Wanneer u dus een timesheet goedkeurt kan u een factuur verwachten in het platform. Dit gebeurt automatisch maar niet meteen. s Nachts verwerkt het systeem alle goedgekeurde timesheets en genereert op basis daarvan facturen. Reken dus op max. 24u totdat uw factuur ter beschikking staat. Eenmaal aangemaakt in het platform kan u deze facturen terugvinden onder het tabblad Financieel. Hier krijgt u een overzicht van alle facturen en creditnota s die onder uw afdeling zijn aangemaakt. U kan via de Uitgebreide filter de weergave van de resultatenlijst aanpassen. 1. Afdeling Indien u bent opgezet in meerdere afdelingen kan u hier filteren op een specifieke afdeling. 2. Factuurdatum Hier kan u het bereik aanpassen op basis van de factuurdatum. 3. Vervaldatum Hier kan u het bereik aanpassen op basis van de vervaldatum. 4. Export Via de export-knop kan u de resultatenlijst downloaden in een Excel-bestand. Merk op dat het systeem geen onderscheid kan maken tussen betaalde en niet betaalde facturen. Er is immer geen link tussen Connecting-Expertise en de boekhoudsoftware van Public-Sourcing. De status van de factuur zal dan ook altijd Actief zijn. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 30 33
9.2 Detail factuur Indien u in het overzicht van de facturen doorklikt op de Factuurnummer dan komt u terecht in het detailoverzicht van die specifieke factuur. Door met de linkermuisknop op de link onder Factuur te klikken, zal de factuur in pdf-formaat gedownload worden. Indien u de factuur in een specifieke map wil opslaan, gebruikt u rechtermuisklik > Opslaan als en selecteert u de gewenste map. 10 Rapportering In het systeem zijn er twee manier om data uit te tool te halen. Ten eerste is het voor elke rol in het platform mogelijk om via het tabblad Rapportering een set van standaard-rapporten te exporteren. 10.1 Basis rapportering Onder het tabblad rapportering vind u vier opties: 1. Overzicht aanvragen Via deze optie kan u een overzichtslijst genereren waarin alle aanvragen met hun status, referenties en bijhorende data zijn opgenomen. U kunt deze lijst ook downloaden als een Excel bestand. 2. Overzicht voorstellen Via deze optie verkrijgt u een overzicht van alle voorstellen die zijn geformuleerd op aanvragen die u reeds heeft uitgestuurd. In dit overzicht vind u eveneens alle data gegevens die aan deze voorstellen zijn verbonden. 3. Prestaties Deze optie geeft een overzicht van alle uren en dagen die via prestatiebladen (timesheets) zijn ingediend. 4. Contractors Via deze optie bekomt u een lijst van alle contractors. VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 31 33
Deze vier opties hebben een gelijkaardige opzet m.b.t. de werking. Bij alle opties zal u gevraagd worden om een periode in te geven waarbinnen u alle gegevens wenst. In het geval van de aanvragen, voorstellen en prestaties zal eveneens gevraagd worden naar de afdeling tot de welke ze betrekking heeft. Wanneer u na het instellen van deze parameters op zoeken klikt, zal er automatisch een lijst gegenereerd worden. Daarnaast kan u via Export de resultaten ook meteen in een Excel genereren. 10.2 Rapportering via exports Naast deze basis rapportering waarin het platform voorziet, kan u in de verschillende tabbladen de resultatenlijst exporteren. Dit werkt voor Aanvragen, Contracten, Prestaties en Facturen. U kan dan telkens in de Eenvoudige of Uitgebreide filter parameters instellen en via de knop Export het resultaat in een Excel-lijst exporteren. Bij Prestaties hebt u ook nog extra de mogelijkheid om een rapport te trekken die de details (aantal uren geboekt per dag) weergeeft per timesheet. 11 Contact & Ondersteuning Voor alle vragen, zowel wat de procedure als de technologie betreft, kunnen jullie terecht op: 0800/500 30 U kan ons ook bereiken op volgend mailadres: vo@public-sourcing.be VMS-handleiding Public-Sourcing Pagina 32 33
USG Public-Sourcing nv Maatschappelijke zetel: Frankrijklei 101, 2000 Antwerpen BTW BE823.392.022 Member of USG People