nieuwe spelregels voor het organiseren van werk [ ambiq s nieuwe werken ] oud > alleen werken op kantoor > 8.30-17.00 nieuw > overal kunnen werken > variabele werktijden; altijd kunnen werken ambiq s nieuwe werken [ zelf bepalen waar, wanneer en hoe je jouw werk het beste kan doen binnen gestelde grenzen ] > sturen op aanwezigheid > structuur en regels > vaste werkplek > beperkt kennis delen > sturen op resultaat > kader en ruimte voor ontwikkeling > kantoor als ontmoetingsplek > vrije toegang tot informatie www.ambiq.nl
03 inhoudsopgave waarom het nieuwe werken? 05 doelstellingen ambiq s nieuwe werken 11 [ aantrekkelijk voor cliënten ] 11 [ invulling geven aan aantrekkelijk werkgeverschap ] 11 [ inspelen op digitale ontwikkelingen ] 13 [ slim en kostenbewust organiseren ] 15 [ samenwerking stimuleren ] 15 [ één werkwijze ] 17 hoe ziet ambiq s nieuwe werken eruit in de praktijk? 19
05 waarom het nieuwe werken? ambiq 1 organisatie werken op dezelfde manier Ambiq wordt geconfronteerd met de volgende uitdagende opdrachten. > Een flink aantal mensen gaat aan het eind van 2011 werken vanuit het nieuwe gebouw in Hengelo. > Ambiq moet zich goed voorbereiden op een krimpende arbeidsmarkt waarin het moeilijker zal worden voldoende gekwalificeerde medewerkers te kunnen aantrekken en deze aan ons te binden en te boeien. Als werkgever zullen we aantrekkelijk moeten zijn om talent aan ons te kunnen binden. > Door toenemende concurrentie zullen we onze dienstverlening kwalitatief moeten verbeteren en het merk Ambiq van een sterk imago voorzien. Cliënten moeten onze dienstverlening als laagdrempelig en kwalitatief hoogwaardig ervaren. Daarnaast moet er een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering zijn. Het Nieuwe Werken (HNW) speelt op bovengenoemde ontwikkelingen in door het werken effectiever, efficiënter maar vooral ook plezieriger te maken, voor de medewerkers. Het zijn van een heel aantrekkelijk werkgever is hierbij belangrijk, waarbij Ambiq voorop wil lopen in haar markt. Het is een interventie die doorwerkt in het totale organisatie - en besturingsconcept, waarbij HRM, ICT, Communicatie en Facilitaire Zaken meer als een samenhangend geheel worden gezien. Bij Het Nieuwe Werken wordt de medewerker in de werkprocessen centraal gesteld, zodat hij optimaal de cliënt kan bedienen. Dit betekent onder andere dat de Ambiq medewerker - binnen de te realiseren doelstellingen - de ruimte en vrijheid krijgt om te bepalen hoe hij werkt, waar hij werkt, wanneer hij werkt en met welke middelen hij werkt. Het Nieuwe Werken heeft niet te maken met een goede of foute manier van
07 Nieuwe technieken en werkprocessen smartphone ipad citrix werken, maar is een veel gebruikte term om de huidige ontwikkeling en modernisering van werkwijzen te beschrijven. In het begin van de 19e eeuw werd de manier waarop werk georganiseerd was ingrijpend veranderd door de industriële revolutie. We bevinden ons momenteel in een vergelijkbare overgang, maar nu door de kennis- en netwerkeconomie en de daarbij horende digitale revolutie. De invulling van werk door de medewerker is de afgelopen jaren veranderd. Het merendeel van de beroepsbevolking combineert werk met een gezinsleven, vrijwilligerswerk en/of mantelzorg en is op zoek naar een juiste balans tussen werk en privé. Daarnaast komt er een nieuwe generatie medewerkers aan die gewend is aan autonomie en maatwerk, die volop gebruik maakt van nieuwe (multi)media en sociale netwerken en wil werken waar en wanneer dat het beste uitkomt. Met minder regels en meer verantwoordelijkheid voor eigen resultaten. Deze generatie medewerkers is inmiddels gewend aan een flexibele werkstijl en wordt elk jaar dominanter op de arbeidsmarkt. Genoemde veranderingen vereisen nieuwe werkconcepten en werkplekken, maar ook een andere wijze van je werk doen, een andere inrichting van de organisatie en werkprocessen, een andere manier van leiding geven. Kortom, een andere manier van werken: Het Nieuwe Werken. Het Nieuwe Werken zien we als middel ter ondersteuning van de realisatie van onze ambities, onze doelstellingen en behoeften van onze cliënten en medewerkers. Wij noemen dit project daarom Ambiq s nieuwe werken. Het is door ons benoemd als speerpunt voor de komende jaren. Het past bij het integreren van de 3 organisaties en wij zien in dit project een middel om te zoeken naar een manier van werken die past bij de veranderende omgeving, ambities en de strategische keuzes van onze organisatie. Voor de invoering trekken we ongeveer 2 à 3 jaar uit. Deze tijd is nodig omdat we de gehele organisatie betrekken en we het zorgvuldig, stap voor stap en realistisch gaan invoeren.
09 Het Nieuwe Werken vraagt om een mentaliteitsverandering van zowel de medewerker, de leidinggevende als de organisatie. In dit visiedocument geven we een eerste aanzet voor de discussie rondom vragen die daarbij beantwoord moeten worden, zoals: > Welke kennis en vaardigheden hebben medewerkers nodig om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken? Welke interventies zijn daarbij nodig? > Wat is bij ons sturen op output? > Hoe gaan we onze kennis delen? Nieuwe technieken en werkprocessen video conferencing flexplek > Hoe ondersteunt Het Nieuwe Werken bij het centraal stellen van de cliënt? > Geldt Het Nieuwe Werken voor iedereen in de organisatie en in welke mate? > Wat betekent Het Nieuwe Werken voor de stafdiensten, managers en behandelaars? > Wat betekent Het Nieuwe Werken voor de inrichting en het gebruik van onze kantoren en thuiswerkplekken? > Wanneer we geen vaste plek hebben, hoe organiseren we dan dat we goed bereikbaar zijn? > In hoeverre gaan we met sociale media en moderne middelen als ipads werken? Medewerkers van Ambiq krijgen binnen kaders de ruimte om zichzelf te ontwikkelen en worden door een inspirerende werkomgeving en haar managers gevoed om het beste uit zichzelf te halen. Bij Ambiq gaat het om het realiseren van het beste resultaat voor de cliënt, op een manier en binnen een omgeving die de medewerker en de cliënt past. Onze cliënten, verwijzende instanties, samenwerkingspartners en de markt merken dat we met plezier en goed resultaat ons werk doen. Dit resulteert in een hoge tevredenheid bij cliënten en medewerkers evenals een sterk en aantrekkelijk imago in onze markt.
11 doelstellingen ambiq s nieuwe werken Het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening en de kwaliteit voor de cliënt staan voorop. Aantrekkelijk voor cliënten In de markt voor hulpverlening aan jongeren en volwassenen met een licht verstandelijke beperking ontstaat meer concurrentie. We zullen de organisatie blijvend ontwikkelen om nog beter te kunnen inspelen op de hulpvraag van onze cliënten en onze positie in de markt te versterken. De kwaliteit van onze dienstverlening zullen we innoveren door nieuwe dienstverleningsconcepten. Invloed van Ambiq s nieuwe werken: de cliënten en medewerkers zullen merken dat we de kwaliteit van huisvesting en faciliteiten verbeteren. Dit heeft een positief effect op de dienstverlening en het toegankelijk en laagdrempelig willen zijn. De organisatie en werkprocessen worden zo ingericht dat de cliënt altijd centraal staat. In nieuwe dienstverleningsconcepten zullen we gebruik maken van sociale media. Invulling geven aan aantrekkelijk werkgeverschap Een gevolg van de bevolkingsontwikkeling is dat de gemiddelde leeftijd van werknemers de komende jaren stijgt en veel oudere medewerkers met pensioen gaan, daardoor zal het lastiger worden om nieuwe medewerkers te vinden. Daarnaast verwachten we de komende jaren door de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt dat het lastiger gaat worden goed gekwalificeerd personeel aan ons te binden. Mensen hebben in de toekomst meer keus en kiezen voor de werkgever die het beste in hun behoefte kan voorzien. Dit vraagt om passende maatregelen zodat huidige medewerkers en die van de toekomst bij ons voldoende binding, perspectief, uitdaging en plezier hebben. Invloed van Ambiq s nieuwe werken: het biedt Ambiq de ingrediënten om een voorloper te worden in modern
13 Thuiswerken kan ook. Als jouw werkzaamheden dit toelaten tenminste. Cliënten behandel je op de groep, administratie kan thuis. werkgeverschap in onze markt. Medewerkers mogen flexibeler werken binnen afgesproken kaders. Zij krijgen de mogelijkheid om werk- en zorgtaken flexibel te combineren, zelf de balans in werk en privé te zoeken en competenties (kennis en vaardigheden) te ontwikkelen. Dit zal leiden tot meer werkplezier, een meer duurzame inzetbaarheid van de medewerker en maakt Ambiq tot een aantrekkelijke werkgever. Het Nieuwe Werken zien we dan ook als middel om ons voor te bereiden op de concurrentiestrijd om (jong) talent die op de krappe arbeidsmarkt van de toekomst zal gaan plaatsvinden. Inspelen op digitale ontwikkelingen De digitale veranderingen hebben grote impact hoe wij, partners en cliënten zich met elkaar verbinden. Grenzen vervagen tussen wat binnen is en wat buiten, wie bij een groep hoort en wie niet, wat werk is en privé. Deze ontwikkelingen zorgen voor grote veranderingen in de manier waarop wij ons werk doen. Door de toepassing van digitale middelen zal onze dienstverlening veranderen, de interne communicatie en kennisdelen anders worden vormgegeven en werkprocessen meer worden gedigitaliseerd. Cliënten en partners raken met de opkomst van het sociale internet gewend aan kortere, snellere communicatielijnen en verwachten online dienstverlening. Onze nieuwe generatie medewerkers staat al midden in deze digitale ontwikkeling, een extra reden om hiermee aan de slag te gaan zodat we de slag op de arbeidsmarkt niet verliezen. Invloed van Ambiq s nieuwe werken: voor de hulpverleners is administratieve rompslomp vaak ballast. Dit gaan we verminderen door zoveel mogelijke administratieve handelingen te digitaliseren. Zo ontstaat voor de hulpverleners meer tijd voor hun primaire taken. Social media en middelen zoals telefoon, ipad, laptop en een goede ICT-infrastructuur zorgen ervoor dat informatieoverdracht versnelt en kennis en informatie altijd en overal beschikbaar is. Medewerkers kunnen op afstand overleggen vanaf
15 iedere locatie via bijvoorbeeld videoconferencing. Hulpverleningsvormen aan cliënten worden digitaal aangeboden, sociale media ondersteunen de communicatie en informatievoorziening met de cliënt. enkele gevolgen die geld besparen. Door efficiënter en effectiever te organiseren met behulp van digitale mogelijkheden ontstaat meer tijd voor de kerntaken van de behandelaars. Slim en kostenbewust organiseren Samenwerking stimuleren Voordelen van thuiswerken: Werk en privé in balans Meer werkplezier Zelf regie houden meer verantwoordelijkheid De komende jaren ontkomen wij niet aan financiële bezuinigingen. De voor de zorg beschikbare middelen worden beperkt. Met de integrale prestatiebekostiging nemen de financiële risico s voor de organisatie toe. Met de invoering van de NHC (Normatieve huisvestingscomponent) in 2012 is het in tegenstelling tot het huidige systeem van belang om de beschikbare vierkante meters zo effectief mogelijk in te zetten. Invloed van Ambiq s nieuwe werken: processen zullen efficiënter worden ingericht, er zal meer worden gestuurd op output en minder op inspanning en aanwezigheid van medewerkers. Minder reizen, minder papier, minder kantoorruimte zijn Samenwerking (intern en extern; cliënten en leveranciers; netwerken met regionale organisaties) wordt belangrijker; Invloed van Ambiq s nieuwe werken: huisvesting krijgt het karakter van ontmoetingsplek. De inrichting van de werkomgeving zal ontmoetingen faciliteren, daarnaast zullen fysieke ontmoetingen worden georganiseerd om kennis te delen. Juist wanneer mensen vaker op diverse werkplekken of thuis werkzaam zijn is het risico voor bepaalde functiegroepen dat mensen elkaar te weinig zien. De leidinggevenden spreken hierover spelregels af en organiseren op basis daarvan contactmomenten.
17 Jouw resultaten behaal je door Samenwerken met collega s Kennis delen Sociale media en digitale middelen zorgen ervoor dat kennis en informatie meer en makkelijker wordt uitgewisseld. Eén werkwijze Vanaf 1 januari 2011 zijn 3 organisaties opgegaan in 1 organisatie: Ambiq. Dat betekent niet dat vanaf dat moment dezelfde werkwijze, met dezelfde systemen en dezelfde werkprocessen worden gebruikt. Dit moet worden georganiseerd waarbij de doelstellingen van Ambiq leidend zijn en Ambiq s Nieuwe Werken als middel dient ter ondersteuning van de realisatie. Bij de realisatie van genoemde doelstellingen nemen we onze kernwaarden altijd als uitgangspunt. Deze klinken door in onze houding en gedragingen. Waarden die we nastreven: menselijk [ welwillend, inlevingsvermogen, gepaste maat ] bekwaam [ grote actuele kennis en continu willen verbeteren ] toekomstgericht [ perspectief bieden op korte en lange termijn ] samenwerkend [ overleg met ouders en cliënten en samenwerken met ketenpartners ] resultaatgericht [ werken aan doelen op maat in iedere situatie ]
19 hoe ziet ambiq s nieuwe werken eruit in de praktijk? Zelf bepalen waar, wanneer en hoe je jouw werk het beste kan doen binnen gestelde grenzen. Onze medewerkers beschikken over een bekwame en menselijke instelling, zijn gericht op resultaat en zijn trots op hun werk en de organisatie. Ze werken samen in een omgeving waarin ze, in samenspraak met hun directe collega s, zelf bepalen waar, wanneer en hoe ze hun werk doen. Dit kan op kantoor of een andere plek. De medewerker zoekt een werkplek die past bij het soort werk dat op dat moment wordt gedaan. Rustig werken in een stilteruimte, een intakegesprek in een passende ruimte met de cliënt, een informeel gesprek in de loungeruimte, enz. Onze kantoren / locaties faciliteren dat mensen elkaar ontmoeten zodat eenvoudig kennis wordt gedeeld (en ook digitaal voor een bredere groep beschikbaar is) en ze elkaar ook fysiek blijven zien. De loungeruimte met leestafel en luxe koffieapparaat neemt een centrale plek in. Hier treffen medewerkers elkaar vaak en organiseren de managers kennisbijeenkomsten. Eten doen we in de kantine (waar ook kan worden gewerkt) en niet op de werkplek, deze wordt gebruikt om te werken. Onze cliënten worden ontvangen door een gastdame of gastheer waarna ze in een gemoedelijke ambiance wachten op hun afspraak. Het planningssysteem zorgt ervoor dat van tevoren duidelijk is welke ruimte beschikbaar is voor welke behandelaar en cliënt en interne overleggen. Werken kan ook op een andere locatie, zoals thuis. In welke mate dit gebeurt is afhankelijk van de mobiliteit van functie en de wensen en mogelijkheden van de medewerker zelf. Zo zal de groepsleider de cliënt op de groep behandelen en de administratieve handelingen aan het eind van de middag digitaal thuis kunnen
21 Je manager motiveert en inspireert je. Je krijgt vertrouwen om op jouw manier tot het resultaat te komen. verwerken. De administratieve medewerker maakt thuis een verslag en boekt daar nota s in. Door te kunnen variëren in werkplek en de tijd waarop men werkt wordt werk en privé in balans gebracht en hebben medewerkers meer werkplezier vanwege meer regie op hun eigen werk. Spelregels zijn door de organisatie bedacht zodat duidelijk is wanneer welke medewerker bereikbaar en beschikbaar is en afspraken over afgesproken resultaat worden nagekomen. Van medewerkers wordt verwacht dat ze met deze verantwoordelijkheid goed om kunnen gaan en elkaar onderling aanspreken op houding en gedrag. ICT-ondersteuning zorgt ervoor dat informatie voor het werk op elke plek gemakkelijk toegankelijk is met mobiele middelen. De mobiele medewerkers hebben een BlackBerry en laptop en kunnen thuis in het Citrix-systeem. Daarnaast is er een systeem waaruit blijkt welke medewerker op welk moment en waar bereikbaar is. Medewerkers van de verschillende locaties kunnen met elkaar overleggen via video conferencing en kunnen altijd en overal kennis delen en informatie opvragen. De nieuwe medewerkers voelen zich direct thuis bij Ambiq omdat zij deze manieren van werken en kennis delen gewend zijn van hun privéen schoolsituatie en de werkomgeving hen stimuleert in hun eigen ontwikkeling. De leidinggevende binnen Ambiq faciliteren deze persoonlijke ontwikkeling en sturen op resultaat. Medewerkers beschikken over voldoende kennis en vaardigheden om digitaal te werken. Archieven zijn gedigitaliseerd, het elektronisch cliëntendossier is ingevoerd. Kortom, we werken papierarm waardoor medewerkers nauwelijks kastruimte nodig hebben. Cliënten hebben toegang tot onze digitale helpdesk voor het inwinnen van informatie en enkele vormen van ondersteuning. Digitaal persoonlijk contact met de cliënt is mogelijk. Het implementeren van Ambiq s Nieuwe Werken is een zoektocht naar de beste manier van werken voor de verschillende
23 want als jij je goed voelt, help je de cliënt het beste! functiegroepen en individuen. Het betreft een inspirerende reis, maar is soms onduidelijk omdat de uitkomst van het proces zich niet geheel laat voorspellen. Onze visie en aanpak heeft dan ook een ontwikkelend karakter. Dit vraagt om een flexibele opstelling en het voortdurend leren en aanpassen van organisatie en mensen. Leidinggevenden en medewerkers zijn hierin ondersteund met opleidingen en trainingen. Leidinggevenden zijn toegerust om veranderingen te initiëren en te begeleiden en sturen op output. Wil je meer weten over het project Ambiq s Nieuwe Werken? Vraag dan het visiedocument op bij de projectgroep of kijk op www.ambiq.nl/nieuwe werken.