Vernieuwend werken - wendbaar en efficiënt

Transcriptie

1 Visie Vernieuwend Werken 2016 Vernieuwend werken - wendbaar en efficiënt Met de visie Vernieuwend Werken wil Ymere haar medewerkers uitdagen zelf de verantwoordelijkheid te pakken om slimmer, effectiever en plezieriger (samen) te werken in het belang van onze huurders en de eigen medewerkers. Ymere als werkgever faciliteert, stimuleert en inspireert hierin en biedt een context en kaders om jezelf als professional te blijven ontwikkelen. Strategie 16+ Om in te kunnen blijven spelen op de wensen van onze huurders, moet onze organisatie wendbaar en efficiënt zijn. Dat is een van onze zeven strategieën om ons werkgebied solidair en dynamisch te houden. Ymere zorgt voor goede en betaalbare woningen voor mensen met een bescheiden inkomen in de Metropoolregio Amsterdam. Hierbij is de belangrijkste maatschappelijke opgave te zorgen dat er in dit gewilde woongebied ook voor onze huurders een plek is. Onze Strategie maakt duidelijk dat we andere dingen gaan doen, en dingen anders doen. Wendbare organisatie De nieuwe strategie vraagt een wendbare organisatie die wordt gedragen door betrokken en deskundige medewerkers. We willen dat onze mensen op verschillende plekken in en buiten de organisatie samen kunnen werken op basis van betrokkenheid en keten-denken. Vernieuwend Werken faciliteert niet alleen dat zij tijd- en plaats-onafhankelijk samen kunnen werken. Het maakt Ymere tegelijkertijd ook een aantrekkelijk werkgever, omdat we faciliteren en stimuleren dat we in een inspirerende werkomgeving het beste van onszelf in ons werk kunnen geven. Ymere wil als werkgever haar medewerkers faciliteren en motiveren om in een stimulerende werkomgeving het beste van zichzelf in hun werk te kunnen geven. Onze medewerkers willen goede arbeidsprestaties leveren, en verlangen dat zij optimaal gefaciliteerd worden bij het uitvoeren van hun werkzaamheden.

2 Dit bevordert het slim afwegen van tijdsinvesteringen en activiteit gericht werken. Het verlaagt de kosten op gebied van huisvesting regiokantoren, de werkplekomgevingen, services en mobiliteit. Daarnaast willen we dit op een zo duurzaam mogelijke manier doen. Optimaal verbonden Vernieuwend werken faciliteert onze netwerkorganisatie door platforms te ontwikkelen die samenwerking en het delen van kennis (zowel intern als extern) stimuleren. Zaken die voor anderen relevant zijn, worden gedeeld en gecommuniceerd. In de basis werken we digitaal. Dit stimuleert kennisdeling en samenwerken over de grenzen van de afdelingen heen en in de relatie met onze huurders, stakeholders, co-makers en leveranciers. Binnen de kaders van een eenduidige projectaanpak en -structuur, is het mogelijk zelf vorm te geven aan de realisatie van uitdagende doelstellingen. Zij verwachten in toenemende mate dat het werk uitdagend, boeiend, duurzaam en maatschappelijk relevant is. Het werk moet de persoonlijke ontwikkeling stimuleren en passen bij een gezond evenwicht tussen werk/privé en lichaam en geest. Onze mensen moeten daarin worden ondersteund door een inspirerende, eigentijdse werkomgeving met moderne IT-faciliteiten die tijd- en plaats-onafhankelijk werken mogelijk maakt, en door platforms om (virtueel) samen te werken en kennis te delen. Bij velen leeft de wens om nadrukkelijker gebruik te maken van de kracht van netwerken, flexibiliteit en professionele autonomie. Vernieuwend Werken leidt tot een meer volwassen en gelijkwaardige relatie tussen medewerkers en leidinggevenden. Loslaten van controle en sturen op resultaat is voor veel leidinggevenden lastig. Om Vernieuwend Werken mogelijk te maken, is een ander type leiderschap nodig op bepaalde plekken binnen de organisatie dat moet één van de uitgangspunten zijn van onze nieuwe Organisatiestrategie (HR&O), net als duurzame inzetbaarheid en flexibiliteit, in bijvoorbeeld arbeidsvoorwaarden en (persoonlijke) ontwikkelingsprogramma s. Vernieuwend werken Met Vernieuwend Werken willen we onze mensen uitdagen zelf de verantwoordelijkheid te pakken om slimmer, effectiever en plezieriger (samen) te werken in het belang van onze huurders en onze medewerkers. Ymere als werkgever faciliteert, stimuleert en inspireert hierin en biedt een context en kaders om jezelf als professional te blijven ontwikkelen. Hierbij focussen we op het resultaat (what) en organiseren binnen kaders vrijheid in de manier waarop dat wordt behaald (how). Het Vernieuwend Werken binnen Ymere wordt gekenmerkt door: Tijd en plaats bewust gekozen Vernieuwend werken maakt tijd- en plaats-onafhankelijk werken mogelijk. Teams en medewerkers kunnen voor zover de werkzaamheden dit toelaten zelf bepalen waar, wanneer, met wie en hoe het werk wordt ingericht en uitgevoerd. Uiteraard vindt er altijd afstemming met de leidinggevende plaats. Er bestaat de mogelijkheid van flexibele werktijden en medewerkers kunnen niet alleen in één van onze regiokantoren werken, maar ook bij onze co-makers, thuis of mobiel in onze wijken.

3 De eindgebruiker en het resultaat staan centraal bij het toekennen van hard- en software. Het principe CYOD (Choose Your Own Device) of BYOD (Bring Your Own Device) zijn doorgevoerd en verhogen de flexibiliteit van medewerkers. De inzet van apps en de toegankelijkheid van virtuele platforms (zoals Lync en conference calling) verhogen het gebruikersgemak en beperken het reizen. Voor medewerkers van Ymere betekent dit dat we het ICT device kiezen dat het beste past bij onze manier van werken (bv. smartphone, Ipad, laptop, thin client). Behavior Bricks en bytes, een inspirerende werkomgeving en tijd- en plaats-onafhankelijk werken wordt steeds belangrijker voor (toekomstige) medewerkers om zich te binden aan een werkgever. Vernieuwend Werken geven we vorm door Om Ymere in 2020 zo wendbaar en efficiënt te maken als in de Strategie is beschreven, werken we voor de organisatie aan veranderingen in de volgende pijlers: Bricks (Huisvesting, Facility Services), Bytes (I&A) en Behavior (HR&O, Continu Verbeteren). We zijn smart followers; we lopen niet voorop maar maken slim gebruik van nieuwe ontwikkelingen die zich al hebben bewezen. Bricks De inrichting van onze kantoren wordt aangepast op veranderende activiteiten. Dit stimuleert de samenwerking, resultaatgerichtheid, flexibiliteit, het bewust gebruik van mobiliteitsmiddelen en we zetten de vierkante meters en regiokantoren efficiënt in. We investeren in een inspirerende werkomgeving waarbij flexwerken, activiteit gerelateerd werken, ontmoeting, samenwerking, verbinding en kennisdeling centraal staan (Zie bijlage 1. Werkplekconcept). Dat betekent voor de medewerkers dat we tijd en plaats-onafhankelijk werken. We kunnen ons werk persoonlijk optimaal vorm geven. Het resultaat is bepalend, de manier waarop je het haalt, bepaal je zelf. Daarbij kies je de werkomgeving die past bij de activiteit van de dag of het moment: je bent niet locatie gebonden waardoor je elders kan flexwerken: een ander regiokantoor, thuis, bij co-makers of in een publiek gebouw in de buurt. Zo werk je aan het reduceren van reistijd en -bewegingen. Als Ymere daarin niet voorziet, wordt het in de toekomst moeilijker om goed personeel aan te trekken en vast te houden. Daarnaast werken we aan behavior, een cultuur van (pro)actief delen van kennis en informatie, intern en extern. We streven naar een organisatie waarin medewerkers over bewustzijn, kennis en kunde beschikken om zich aan de veranderingen binnen en buiten Ymere aan te passen. Dat betekent ook dat onze mensen werken aan hun eigen ontwikkeling om duurzaam inzetbaar en vitaal te worden en blijven. Hierbij is voor een aantal managers een verandering in leiderschapsstijl nodig, waarbij sturen op resultaat belangrijker is dan de mate van inspanning en aanwezigheid. De agile manier van werken ondersteunt hierin. Slimmer en plezieriger werken, waarbij in korte tijd de beoogde resultaten worden behaald, staat voorop. Dat betekent voor de medewerkers meer focus op resultaat, eigen verantwoordelijkheid, zelfstandigheid, beschikbaarheid en bereikbaarheid in samenhang met het kunnen stellen van grenzen zijn hierin essentieel. Bytes Ook de Bytes in onze kantoorlocaties moeten beter aansluiten bij de nieuwe en veranderende activiteiten en dus behoeften vanuit onze organisatie. We willen informatie verder digitaliseren en de technologische faciliteiten voor het delen van kennis / expertise / informatie verder optimaliseren. Het beter gebruik maken van de bestaande ICT-middelen is noodzakelijk, net als een upgrade ervan om tijd- en plaats-onafhankelijk werken mogelijk te maken.

4 Kaders Om Vernieuwend Werken succesvol te implementeren, moeten we met een aantal randvoorwaarden rekening houden. We willen beter presteren en tegelijkertijd het werkplezier verhogen. Ymere faciliteert, maar regelt het niet voor de medewerkers. Een goede invulling bepaal je zelf, met als uitgangspunt het resultaat waaraan je werkt: Wanneer de apparaatskosten onbeperkt mogen zijn, is het eenvoudig onze huurders en medewerkers tevreden te houden. Onze apparaatskosten moeten per verhuureenheid lager zijn dan de benchmark. Door blijvende kostenbesparingen moeten we meer doen met minder financiële middelen én mensen. Onze nieuwe oplossingen voor het werken en onze werkomgeving voldoen aan de bestaande Arbo- en overige wetgeving. Juist in het Vernieuwend Werken is extra aandacht voor balans in lichaam / geest, werk / privé van medewerkers en persoonlijk contact zeer belangrijk. We noemen dit vitaliteit. We maken het waar Een visie op Vernieuwend Werken heeft betekenis voor de hele organisatie. Veel van wat we doen past al binnen deze visie, we doen al veel goede dingen. De aanpassing zit m vooral in de dingen goed doen. Een groot veranderproject is niet nodig. Concernzaken faciliteert de beweging van het Nieuwe Werken naar Vernieuwend Werken. In Bijlage 2 wordt op projectniveau inzichtelijk hoe Vernieuwend Werken een bijdrage levert aan onze efficiënte en wendbare organisatie. Zaak is dat we voortdurend blijven verbeteren en blijven inspelen op wat resultaat en medewerkers nodig hebben. De projectleider Vernieuwend Werken bewaakt de voortgang van deze projecten. Een voortgangsgesprek per tertiaal met de betreffende projectleiders en jaarlijks bijstelling van het projecten- en activiteitenoverzicht maakt hier deel van uit. In 2020 is minimaal 50% van onze medewerkers actief betrokken en beveelt minimaal 65% van onze medewerkers Ymere aan als werkgever. De milieuprestatie op onze kantoren voor de thema s energie, papier, afval, water en op de mobiliteit ontwikkelt zich jaarlijks positief.

5 Bijlage 1: Werkplekconcept Op de kantoren staat ontmoeten centraal. Door elkaar te ontmoeten, raak je met elkaar in gesprek en ontstaat er een betere samenwerking. Ymere voorziet in haar huisvesting Binnen het werkplekconcept staat flexwerken, ontmoeting, samenwerking, verbinding en kennisdeling centraal. Hiermee investeren we in een inspirerende werkomgeving waarbij er een gevarieerd aanbod van werkplekken is die de medewerker faciliteert bij de activiteit van het moment. Uitgangspunten van het concept zijn: Ontmoeten staat centraal, werkplekken en faciliteiten zijn daarop afgestemd; Het Nieuwe Werken is een essentieel onderdeel van het huisvestingsplan, waarbij flexen het uitgangspunt is en activiteit gerelateerd werken de basis; Strategische afdelingen worden zoveel mogelijk in Pakhuys Afrika gehuisvest; Pakhuys Afrika wordt zo optimaal mogelijk benut, vrije m2 in Huys Azië worden verhuurd aan een externe partij: Op de regiokantoren is een optimale inzet van m2 het uitgangspunt; De gehanteerde werkpleknorm is 0,7 fte per werkplek; Het cleandesk principe staat centraal; Afdelingen zijn open en transparant. De volgende typen werkplekken zijn te onderscheiden: Arbo werkplek: 1 beeldscherm, tc, toetsenbord, muis en vaste telefoon Aanlandplek (niet arbo conform, zoals treincoupés, projecttafels, bedrijfsrestaurant): geen IT toebehoren. Plek voor laptop met Wifi, stroom faciliteren. max. 2 uur aan zitten. Leeg bureau (gerealiseerd Huys Azie en Pakhuys Afrika): Arbo bureau zonder IT voorzieningen (wel stroom) Multifunctionele flexplek (gerealiseerd Huys Azie en Pakhuys Afrika): arbo bureau in een afgesloten ruimte zonder IT voorzieningen ((leen) laptop gebruiken). Wel stroom. Manager kamer (ook te gebruiken als flexplek en overlegruimte): 1 beeldscherm, tc, toetsenbord, muis en vaste telefoon Beschikbare kastruimte is beperkt (1 plank per medewerker, 1 kast per managers kamer); Overlegruimte op verdieping met AV scherm (tc, draadloos toetsenbord en muis) Meet & Greet: voor overleg, ontmoeten en gezamenlijke voorziening. AV scherm en tc (toetsenbord, muis) Y phone (gerealiseerd Huys Azie en Pakhuys Afrika): telefooncel zonder IT voorzieningen Project/ scrum ruimte (gerealiseerd Huys Azie en Pakhuys Afrika)

6 Powered by TCPDF (