Visiedocument Werken bij VWS: resultaatgericht en flexibel samenwerken Concept versie 6 juni 2014 (Status: voor consultatie medewerkers)

Transcriptie

1 Visiedocument Werken bij VWS: resultaatgericht en flexibel samenwerken Concept versie 6 juni 2014 (Status: voor consultatie medewerkers) Ambitie van VWS VWS wil een vakkundig, flexibel, slagvaardig en efficiënt ministerie zijn, waar het gezond en prettig is om te werken. Vakkundig: VWS wil ambtelijk vakmanschap leveren. Door integer, objectief en zonder persoonlijke voorkeuren te werken, draagt haar optreden bij aan het vertrouwen in het gezag van de overheid. Flexibel: VWS wil een wendbare organisatie zijn die zich makkelijk aanpast aan wisselende omstandigheden. Dat vraagt om flexibele mensen, systemen en structuren. Slagvaardig: VWS wil een organisatie zijn die resultaatgericht werkt, in contact staat met de samenleving, samenwerking zoekt met anderen en verder kijkt dan de grenzen van de eigen afdelingen en organisatie. Efficiënt: VWS zet, net als andere rijksorganisaties, haar middelen steeds efficiënter in om kosten te besparen, onder meer door standaardisatie, shared services, minder vierkante meters en een betere bezetting van werkplekken. Gezond: VWS zet zich onder het motto Nederland gezond en wel in voor de kwaliteit van leven van elke Nederlander en stimuleert daarom ook gezondheid en vitaliteit bij haar eigen medewerkers. Prettig om te werken: VWS wil een ministerie zijn waar werknemers trots op zijn en veel werkplezier hebben, omdat ze er vertrouwen en vrijheid, maar óók verantwoordelijkheid hebben. Werkwijze van VWS Deze ambitie vraagt een andere manier van werken: Werken in een flexibel modern kantoor werkplekdelen, activiteitgerelateerd werken, clean desk, etc Grensoverstijgend (samen)werken ontkokerd werken, cocreatie, burgers/veld opzoeken, social media, etc Tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken sturen op resultaat ipv aanwezigheid, digitaal werken Slim werken met ICT mobiele apparaten, apps, social media, etc Veelal wordt dit Het Nieuwe Werken werken genoemd. Op termijn willen we af van deze termen. Want hoe lang is Het Nieuwe Werken nog nieuw? En hoe lang werken nog anders in een wereld die continu veranderd? Het gaat om de manier waarop we bij VWS willen werken: ónze werkwijze. De werkwijze van VWS. Doel van dit document Met de terugkeer naar De Resident begin 2015 in het verschiet, wil VWS dat alle organisatieonderdelen die daar gehuisvest worden vóór de terugkeer HNW-proof zijn. Wat we daar onder verstaan, staat in dit visiedocument. Het visiedocument sluit aan bij het bestaande medewerkersprofiel en leiderschapsprofiel en vertaalt de gewenste werkwijze van VWS in: het gedrag dat van medewerkers en leidinggevenden verwacht wordt ( behaviour ) de persoonsgebonden ICT-toerusting ( bytes ) het huisvestingsconcept ( bricks ) Programma Werken bij VWS Elk organisatieonderdeel heeft zelf de verantwoordelijkheid begin volgend jaar HNW-proof te zijn. Het Programma Werken bij VWS ondersteunt hen daarbij met onder meer dit streefbeeld, een checklist, een menukaart en ontwikkeltrajecten op maat. Gesprekken over de Toekomst Op dit moment vinden gesprekken plaats over de toekomst van VWS. De uitkomsten van deze gesprekken worden in dit document verwerkt.

2 Programma Werken bij VWS: de samenhang tussen ambities van VWS, medewerkersprofiel, leiderschapsprofiel, werkwijze en behaviour-bytes-bricks

3 BEHAVIOUR Medewerkersprofiel Als VWS er Ken ik mijn omgeving: ik werk zowel binnen als buiten VWS samen en benut de kennis en kunde van (Rijks)collega s. Ik heb een naar buiten gerichte, open en nieuwsgierige blik. Toon ik initiatief: ik stel me actief op, sta open voor nieuwe mogelijkheden en durf van de gebaande paden af te wijken. Ik neem verantwoordelijkheid en leg verantwoording af. Boek ik resultaat: ik streef hoge kwaliteit na en werk resultaatgericht. Ik hou me aan afspraken; als het niet lukt om ze na te komen, laat ik dat tijdig weten en geef ik aan wat nodig is om wel het gewenste resultaat op te leveren. Reflecteer ik: ik denk na over mijn eigen functioneren en het gedrag dat daaraan ten grondslag ligt. Ik kan relativeren en feedback geven en ontvangen. Als medewerker Houd ik mezelf gezond. Ik werk op een veilige en gezonde manier. Ik bewaak mijn vitaliteit en de werk/privébalans. Maak ik afgewogen keuzes over de tijd en plaats waarop ik mijn werk doe. Ik richt mijn werkdag in volgens de uitgangspunten van activiteitgerelateerd werken; de taak is leidend voor hoe, waar en met wie ik werk. Op kantoor kies ik de werkplek die past bij de activiteit van dat moment, maar ik kan ook thuis of onderweg werken. Ik ben hier flexibel in en stem dit af met mijn leidinggevende en collega s. Ben ik verbonden met mijn collega s: ik maak regelmatig tijd voor contact, vertel waar ik mee bezig ben, weet ook wat zij doen en ben van de partij bij formele en informele bijeenkomsten op het werk. Ben ik vindbaar en bereikbaar. Ik maak duidelijk wanneer en waar ik werk en ben tijdens mijn werktijden telefonisch bereikbaar. Mijn outlookagenda is up-to-date en staat open voor iedereen. Ik gebruik voic , afwezigheidsassistent, Communicator en Yammer. Ik heb mijn profiel in de rijksadresgids op rijksportaal volledig ingevuld. Kan ik feedback geven en ontvangen. Als ik vind dat iets beter of anders kan, dan spreek ik mensen daar op aan. Ik sta ook open voor de feedback van anderen. Werk ik digitaal en ga ik bewust om met papier en archivering. Ik raadpleeg, maak, bewaar en deel informatie en stukken zoveel mogelijk digitaal. Ik maak en bewaar geen onnodige kopieën of prints, gebruik Marjolein en werk met digitale teamarchieven in plaats van persoonlijke archieven. Werk ik ibewust: ik weet hoe ik vertrouwelijke bedrijfsinformatie moet beschermen en ken de risico s van het werken met mobiele apparaten. Ik pas deze kennis toe, zodat ik veilig en effectief werk. Zorg ik voor clean desk: als ik mijn werkplek verlaat, laat ik deze opgeruimd en veilig achter. Ik laat nergens vertrouwelijke informatie onbewaakt achter en vergrendel mijn scherm (clear screen), zodat collega s kunnen inloggen naast mijn aanmelding. Als ik meer dan 2 uur van mijn plek ben log ik uit.

4 Samen met mijn collega s maak ik goede afspraken over... Wanneer en op welke manier we contact hebben (periodiek overleg, informele bijeenkomsten, online contact). Op welke manier we met elkaar samenwerken en welke middelen we gebruiken om dit efficiënt en effectief te doen. Hoe we rekening met elkaar houden in een open werkomgeving (volume stem en beltoon, geschikte plekken voor bellen en informeel gesprek). Andere zaken die gezamenlijk zouden moeten worden afgesproken (gebruik gezamenlijke middelen, opslaan van digitale informatie, lief&leed, etc). Mijn leidinggevende en ik maken goede afspraken over... De resultaten die ik moet bereiken, contactmomenten, oplevertermijnen en besprekingen. We bespreken ieders verantwoordelijkheden en welke mate van vrijheid er bij het uitvoeren van de werkzaamheden is. Tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken. Daarbij houden we in gedachte dat dit geen recht of plicht is, maar individueel maatwerk op basis van de aard van het werk, mijn competenties en de beschikbare en benodigde middelen. Welke apparaten en (aangepaste) faciliteiten ik nodig heb om mijn werk goed te kunnen uitvoeren. Het veilig en effectief gebruiken van mijn verschillende (mobiele) apparaten. Het veilig en gezond werken op mijn verschillende werkplekken. Het gezond en effectief omgaan met mijn tijd en energie. De ontwikkeling van mijn kennis, competenties en vaardigheden en de opleiding of training die ik daarvoor nodig heb. Leiderschapsprofiel Als leidinggevende Heb ik zelfinzicht: ik ben mij bewust van mijn eigen gedrag en van de effecten van dat gedrag op anderen. Ik pas mijn gedrag aan op de werkstijl bij VWS en geef het goede voorbeeld. Inspireer ik: mijn medewerkers krijgen van mij ruimte en vertrouwen om zelfstandig hun werk te doen. Ik stimuleer ze tot eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling en ondersteun waar dat nodig is. Ik durf te experimenteren en stimuleer innovatie en creativiteit. Geef ik richting: ik heb een heldere visie die past binnen de VWS-kaders en stuur daar op. Ik maak duidelijk welke resultaten en competenties ik van mijn medewerkers verwacht en maak daar SMART afspraken over. Ik stimuleer medewerkers om resultaten te leveren door optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden rond TPAW. Zorg ik voor verbinding: Ik stuur op samenwerking met een duidelijk doel, zowel binnen de eigen eenheid, als tussen de eenheid en de omgeving. Ik zorg voor goede ontmoetingen en een gelijkwaardige dialoog, zowel met elk van mijn medewerkers als met het gehele team.

5 BRICKS Mijn kantoor (De Resident) Is een Rijkskantoor met een standaard indeling, die flexibel te gebruiken is zodat er geen verbouwingen meer nodig zijn bij organisatieveranderingen. Is gericht op samenwerken en ontmoeten. Heeft dynamische én rustige zones, met een mix van open, halfopen en gesloten bureau- en overlegplekken. Gaat uit van het principe van activiteitgerelateerd werken: er zijn verschillende werkplekken voor verschillende activiteiten: bureauwerk, concentratiewerk, teamwerk, bellen en informeel overleg. Biedt iedereen de vrijheid om een werkplek te kiezen. Werkplekken zijn van en voor iedereen; niemand heeft een eigen plek of kan een werkplek opeisen. Werkplekken worden niet langer bezet dan noodzakelijk en leeggeruimd als deze 2 uur of langer niet gebruikt worden. Bij het verlaten van de werkplek wordt deze schoon en vergrendeld of afgemeld achtergelaten. Heeft alleen voorkeursplekken voor specials : specifieke functies of gebruikers met extra functionele eisen aan de inrichting van hun werkplek vanwege de aard van het werk of een beperking. Biedt elk organisatieonderdeel een thuisbasis ( vlek ) op één of meerdere verdiepingen. Dit duidt niet op exclusief gebruik van dit gebied, maar betekent wel dat de werkzaamheden van mijn directie zich op deze etage(s) concentreren, dat mijn locker hier staat en dat ik hier een grotere kans heb om directe collega s te ontmoeten. Is zoveel mogelijk papierloos, daarom is kastruimte beperkt en niet persoons- of werkplekgebonden. Er zijn geen ladeblokken, wel heeft iedereen een persoonlijke locker. Stimuleert gezond gedrag: het biedt goed instelbare werkplekken, nodigt uit tot bewegen en gezond eten. BYTES Wat betreft de middelen waarmee ik werk... Vind ik op de bureaus van mijn kantoor een vaste computer en een laptopaansluiting (definitieve besluitvorming voorzien in Stuurgroep Resident in juli) Kan ik bellen met mijn mobiele smarttelefoon; slechts enkele specials krijgen een vaste telefoon. (specificeren na besluitvorming hierover) Kan ik een (mobiel) apparaat gebruiken uit een assortiment van de werkgever. Standaard is dat een smartphone en een token. Als ik voor mijn werk veel moet vergaderen, onderweg of op andere locaties ben, kom ik in aanmerking voor een tablet of een laptop. (definitieve besluitvorming PIT voorzien in BR in september) Kan ik (daarnaast) gebruik maken van eigen apparaten, mits deze voldoen aan rijksbrede (veiligheids)eisen. Benut ik de mogelijkheden van sociale media om te luisteren wat leeft in de samenleving, om kennis te delen en voor samenwerking. Streeft het Rijk ernaar dat ik in 2017 met mijn (eigen) mobiele apparaat op een veilige manier toegang heb tot de generieke voorzieningen van het Rijk, zoals: o Rijksportaal en Rijksadressengids o Rijksbrede samenwerkfunctionaliteit om digitaal samen te werken met collega s en/of externen o Aanwezigheidsinformatie o Paraferen van stukken o (Vergader)stukken o Vergaderen op afstand met video- of teleconferencing, chat o Faciliteiten om vergaderzalen te kunnen reserveren o Rijksbrede sociale media (intern) o E-learningprogramma s