Privacy cliënt en supporter

Transcriptie

1 Privacy cliënt en supporter Uw toestemming Door u aan te melden in het systeem en het vinkje voor akkoord te zetten, gaat u akkoord met de manier waarop het Jeugd- en gezinsteam uw gegevens verwerkt zoals is beschreven in dit document. Ook verklaart u de privacy van andere betrokkenen d.w.z. cliënten, supporters en hulpverleners te respecteren. Omgang met uw persoonsgegevens Gegevens die u invoert om u aan te melden en om te communiceren met uw hulpverleners en supporters worden opgeslagen in een geautomatiseerd systeem, bestaande uit de applicaties Plus en Plan. Gegevens van u worden in beide applicaties opgeslagen. Toegang tot uw gegevens hebben: - Uzelf; - De hulpverleners van uw Jeugd- en Gezinsteam die direct betrokken zijn bij de hulpverlening aan u; - Vanaf uw aanmelding tot het moment dat een hulpverlener aan u is toegewezen: het Jeugd- en Gezinsteam waarbij u zich hebt aangemeld; - Door uzelf geautoriseerde gezinsleden en supporters; - Enkele beheerders van het systeem. Al deze mensen hebben via het systeem (vinkje) of op papier getekend voor geheimhouding. Ten behoeve van beleidsinformatie voor de overheid zullen er persoonsgegevens van u en betrokken gezinsleden worden verstrekt aan het Centraal Bureau Statistiek (CBS). De levering en verwerking van deze gegevens is strikt geregeld in de Jeugdwet en het Uitvoeringsbesluit van de Jeugdwet. Daarin is met het oog op de bescherming van de privacy bepaald welke persoonsgegevens verwerkt mogen worden en met welk doel. Daarnaast regelt de CBS-wet op welke wijze het CBS de gegevens mag verwerken en welke voorschriften van toepassing zijn als het gaat om het publiceren van deze gegevens. De gemeente van uw Jeugd- en Gezinsteam ontvangt geanonimiseerde gegevens over de verstrekte hulpverlening ten behoeve van de toetsing van de rechtmatigheid van de financiering van de Jeugd- en Gezinsteams. Wanneer rechtens komt vast te staan dat hulpverleners daartoe gehouden zijn, zullen zij mogen overgaan tot het aan derde(n) verstrekken van naam, adres, woonplaats en BSN-nummer..

2 Hulpverleners zijn primair gehouden aan het privacyreglement of protocol van de eigen instelling en aan de van toepassing zijnde wetgeving. Andere dan de genoemde partijen zullen zonder uw toestemming geen inzage krijgen in uw individuele gegevens. Organisatie Het Jeugd- en gezinsteam valt onder een samenwerkingsverband van instellingen in regio Holland Rijnland. Opdrachtgever van het Jeugd- en gezinsteam is de gemeente waar het Jeugd- en gezinsteam actief is. Uw hulpverlener is in dienst bij één van de aangesloten instellingen, die daarmee ook verantwoordelijk is voor de hulpverlening. Als uw hulpverlener moet worden vervangen, bijvoorbeeld voor vakantie, gebeurt dat in overleg met u behalve als er door een noodsituatie geen gelegenheid is tot overleg. Technische maatregelen ter beveiliging van uw persoonsgegevens Teneinde uw persoonlijke gegevens optimaal te beschermen, worden deze gegevens opgeslagen op beveiligde (web)servers die zich in een beveiligde computerruimte in Brussel (applicatie Plus) en Amsterdam (applicatie Plan) bevinden. Alle dataverbindingen zijn beveiligd volgens the state of the art. Uw gegevens zijn beveiligd met een wachtwoord dat alleen aan u verstrekt wordt. Alleen met dit wachtwoord in combinatie met uw gebruikersnaam kunt u inloggen. Om de veiligheid van het systeem te testen, is in december 2014 een penetratietest uitgevoerd door een hierin gespecialiseerd bedrijf. De test liet zien dat het systeem goed beveiligd is tegen hackers. Wat u zelf kunt doen Wij adviseren u om zorgvuldig om te gaan met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Als u een wachtwoord kiest, zorg dan dat dit niet gemakkelijk te raden is. Een wachtwoord wordt veiliger als het een lang wachtwoord is, bijvoorbeeld een zin, en als er verschillende soorten tekens in staan. Zorg voor een goede beveiliging van de apparatuur die u gebruikt.

3 Wij adviseren u om geen openbaar wifi te gebruiken. Laat uw laptop, tablet of telefoon niet automatisch verbinding maken met wifi, ook niet met de wifi thuis. Het is niet toegestaan technische beveiligingen te omzeilen of te verwijderen of dit voor anderen mogelijk te maken.

4 Geheimhouding en gedragsregels medewerker Uw geheimhoudingsverklaring Door u aan te melden in het systeem en het vinkje voor akkoord te zetten, verklaart u: - te zijn gewezen op de verplichtingen ten aanzien van beveiliging en geheimhouding van informatie die voortvloeien uit uw functie (zie o.a. onderstaande gedragsregels), - te beloven de voorschriften welke zijn of zullen worden gegeven inzake de beveiliging van die gegevens, getrouwelijk te zullen nakomen en - deze gegevens niet opzettelijk of uit onachtzaamheid aan niet gerechtigden te zullen onthullen. Los van onderstaande gedragsregels van het JGT zijn hulpverleners primair gehouden aan het privacyreglement of protocol van de eigen instelling en aan de van toepassing zijnde wetgeving. Gedragsregels voor het zorgvuldig omgaan met JGT gegevens Deze gedragsregels zijn bedoeld voor interne en externe medewerkers van het JGT, professionele supporters en verder iedereen die vanuit zijn professie toegang heeft tot de gegevens van het JGT. Uitgangspunt is dat de gegevens van cliënten, supporters en medewerkers vertrouwelijk zijn en dat er vertrouwelijk mee moet worden omgegaan. Grove onzorgvuldigheid kan leiden tot ontslag. 1. Geef géén cliëntinformatie door aan iemand die niet rechtstreeks betrokken is bij de hulpverlening Praat zorgvuldig, bijvoorbeeld bij de receptie. 3. Houd je wachtwoorden geheim. 4. Kies bij inloggen nooit wachtwoord onthouden. 5. Gebruik geen openbaar wifi. 6. Laat je laptop, tablet of telefoon niet automatisch verbinding maken met wifi, ook niet met de wifi thuis. 7. Wees voorzichtig met het binnenhalen van bestanden van internet, met name.exe bestanden. 8. Bewaar cliëntgegevens alleen in PlusPlan. 2 1 Geef géén patiëntinformatie door als iemand belt (incl. verzekeraar, politie of Raad voor Kinderbescherming), maar noteer de vraag met de gegevens van de beller en stem af met de patiënt. Geeft de patiënt toestemming, noteer dat dan in PlusPlan. Als je de gevraagde informatie met toestemming mag geven of als de patiënt of een ouder (bij patiënt jonger dan 12 jaar) zelf belt: zorg ervoor dat je ervan verzekerd bent dat je de juiste persoon aan de lijn hebt. Dit doe je bijvoorbeeld door terugbellen via een nummer dat al eerder in je bezit was. Let op bij gescheiden ouders. Als het verstrekken van gegevens niet automatisch in PlusPlan wordt vastgelegd, maak hiervan dan zelf een aantekening in PlusPlan.

5 9. Noteer geen vermoedens maar feiten. Check een vermoeden bij de cliënt, dan is het een feit. 10. Bewaar medische gegevens in een afgesloten deel van PlusPlan als trajectaantekening. 11. Communiceer elektronisch met cliënten alleen via PlusPlan. 12. Spreek niet de voic in van de cliënt. 13. Print minimaal en als het kan beveiligd. 14. Zet geen naam en telefoonnummer van cliënten in je smartphone Ga voorzichtig om met social media Ruim je bureau op (clear desk) en doe de deur en kasten op slot bij vertrek. 17. Log uit of vergrendel je scherm (windowstoets + L) als je je werkplek verlaat (clear screen). 18. Gebruik je computer en smartphone verantwoord Zorg voor een goede beveiliging van je computerapparatuur, van je telefoon en van eventuele notities en printoutput Zorg ervoor dat je mobiele telefoon, tablet of computer altijd voorzien is van actuele software en actuele anti-virus updates. 7 2 Bewaar cliëntgegevens dus niet in de mail en op de eigen computer en neem geen cliëntgegevens mee naar buiten. 3 Veel apps verschaffen zich toegang tot je contactgegevens en sturen deze door aan... 4 Wees voorzichtig met wat wat je plaatst op social media. Noem nooit de naam van een cliënt, ga voorzichtig om met de privacy van collega s en houd het blazoen van de praktijk rein. Bescherm je inlogcode en wachtwoord op social media heel goed; iemand die zich als jou voordoet, kan je identiteit misbruiken. Nodigt een cliënt je in je hoedanigheid als professional - uit als vriend op een sociale netwerksite? Dan kun je die cliënt het beste vriendelijk laten weten dat het vanuit je beroepsgroep aanbevolen wordt om geen social media vriendschappen met cliënten aan te gaan. Houd er rekening mee dat communicatie die in , WhatsApp etc. is vastgelegd, op een social medium zoals Facebook kan worden gepubliceerd. Met één druk op de knop kan een hele berichtenwisseling uit WhatsApp worden g d. Scherm je profiel voldoende af op je social media. Privé informatie over de hulpverlener is niet altijd wenselijk in de behandelrelatie. 5 Installeer geen illegale software. Gebruik internet niet voor spelletjes en porno ivm malware infecties. Wees voorzichtig met het binnenhalen van bestanden van internet, met name.exe bestanden. Open geen bijlage in verdachte mail. Verdacht is: onbekende afzender, vreemde teksten. Reageer niet maar verwijder deze mail. 6 Beveilig de toegang tot je mobiele telefoon, tablet of computer met een toegangscode. 7 Stel updates in op 'automatisch bijwerken'. Zet de computer uit aan het eind van de werkdag. Dit bevordert de installatie van updates.