Informatiebeveiliging

Transcriptie

1 Informatiebeveiliging Praktische adviezen voor informatiebeveiliging waarmee je gelijk aan de slag kunt. Digitaal, maar ook op de werkvloer, thuis of op locatie bij een klant. Uitgave mei 2018

2 Totaal ontzorgd Met een compleet afgestemd pakket van Systra ICT Daarom Systra ICT Zorgeloze ICT Vaste kosten per werkplek Eén aanspreekpunt Altijd zelf in controle

3 Inhoud 4 5 > Inleiding: wat versta jij onder vertrouwelijke informatie? 1. Met vertrouwelijke informatie werken 2. Het netwerk veilig gebruiken 3. Werken met wifi 4. Veilig en toegankelijk bestanden opslaan 5. Sterke wachtwoorden instellen 6 6. Bewust en 7. Zorgvuldig communiceren 8. Waakzaam op de werkvloer 7 9. Begeleiding van bezoek 10. Altijd alert

4 Inleiding: wat versta jij onder vertrouwelijke informatie? Wat versta jij onder vertrouwelijke informatie? Een interessante vraag: jouw collega kan deze term namelijk heel anders interpreteren dan jij. Daarom is het goed om samen met je team, afdeling of organisatie te definiëren wat vertrouwelijke informatie voor jullie inhoudt. Vertrouwelijke informatie vraagt om een zorgvuldige aanpak. Dat geldt zeker nu de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht is. Verlies, diefstal, beschadiging of verkeerd gebruik van informatie kan ernstige gevolgen hebben. Denk aan hoge boetes, kostbare herstelwerkzaamheden of imagoschade. Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie? In deze whitepaper vind je allerlei adviezen op het gebied van informatiebeveiliging. Heel praktisch, zodat je er gelijk mee aan de slag kunt. Digitaal, maar ook op de werkvloer, thuis of op locatie bij een klant. Veel succes! Harrie de Jong 1. Met vertrouwelijke informatie werken Systemen bevatten vaak gegevens van tientallen of zelfs honderden klanten, relaties en medewerkers. Je weet iemands naam en adres, maar kunt vanuit je functie ook allerlei andere vertrouwelijke informatie opzoeken. Het is jouw eigen verantwoordelijkheid om zorgvuldig met deze informatie om te gaan. Raadpleeg alleen vertrouwelijke informatie als dat voor jouw werk noodzakelijk is. Praat met collega s over het werken met vertrouwelijke informatie. Wat kan wel? En wat juist niet? Ga met je leidinggevende in gesprek als je per ongeluk vertrouwelijke informatie hebt ingezien. 2. Het netwerk veilig gebruiken Als organisatie kun je niet zonder netwerk. Met virusscanners en andere beveiligingsmaatregelen probeer je het netwerk te beschermen, maar dat lukt helaas niet altijd. Er kan per ongeluk informatie weglekken of er komt bijvoorbeeld een virus mee bij het downloaden van een bestand. Ook zijn er veel internettoepassingen die voor vertraging zorgen. Door het netwerk veilig te gebruiken, verklein je deze risico s. Het is je eigen verantwoordelijkheid om zorgvuldig met vertrouwelijke informatie om te gaan. Beperk privégebruik van internet tot een minimum. Uiteraard mag je gerust iets opzoeken of een versturen, maar houd er rekening mee dat je op het bedrijfsnetwerk zit. Download privédocumenten alleen thuis. Heb je bepaalde software nodig? Download de software dan niet op eigen initiatief, maar neem contact op met de afdeling ICT. Bekijk geen filmpjes die niks met je werk te maken hebben, luister geen muziek via het internet en speel geen online spelletjes. Dit kan tot vertraging leiden. Tip: het netwerk thuis veilig gebruiken? Voorzie je thuiswerkplek van een antivirusprogramma dat dagelijks wordt bijgewerkt. Vergeet daarnaast ook niet om de firewall in te schakelen.

5 3. Werken met wifi Tegenwoordig kun je werken waar en wanneer je maar wilt. Thuis beschik je over veilig internet, maar de kans is groot dat je onderweg weleens een openbare wifiverbinding gebruikt. Wees daar voorzichtig mee. Het kan namelijk gebeuren dat je gegevens worden onderschept. Maak zo min mogelijk gebruik van openbare wifiverbindingen. Doe je dit toch, kies dan voor een verbinding die is beveiligd met een wachtwoord. Laat je smartphone, tablet of laptop niet automatisch verbinding maken met beschikbare wifinetwerken. Zet indien mogelijk de firewall aan. 4. Veilig en toegankelijk bestanden opslaan Een bedrijfsnetwerk bestaat vaak uit een aantal schijven die voor verschillende groepen medewerkers toegankelijk zijn. Op deze schijven bevinden zich allerlei bestanden. Back-ups zorgen ervoor dat deze bestanden niet verloren gaan. Daarnaast kun je ook zelf bijdragen aan een optimale veiligheid en toegankelijkheid. Gebruik altijd de schijf van jouw afdeling. Vermijd schijven die voor grote groepen medewerkers toegankelijk zijn. Zet geen bestanden op de harde schijf van je thuiscomputer. Beveilig vertrouwelijke bestanden met een wachtwoord. Tip: Voorkomen dat bij diefstal of verlies vertrouwelijke informatie op straat komt te liggen? Veel mobiele apparaten bieden de mogelijkheid om gegevens op afstand te wissen. Dit moet je dan wel vooraf instellen. Maak zo min mogelijk gebruik van openbare wifiverbindingen. Doe je dit toch, kies dan voor een verbinding die is beveiligd met een wachtwoord. 5. Sterke wachtwoorden instellen Vrijwel iedereen weet het: goede wachtwoorden zijn essentieel om indringers buiten de deur te houden. Ondanks dat blijken veel wachtwoorden nog steeds eenvoudig te kraken. Het risico? Een hack, waarbij indringers vertrouwelijke gegevens kunnen inzien, wijzigen en zelfs stelen. Verzin een wachtwoord dat bestaat uit een combinatie van cijfers en letters. Kies cijfers en letters die je eenvoudig kunt onthouden en mix ze door elkaar. Stel: je lievelingseten is spaghetti en het geboortejaar van je vader is Je wachtwoord zou dan 19spag52hetti kunnen zijn. Het ligt misschien voor de hand, maar vermijd standaard wachtwoorden. Denk aan welkom01, en qwerty. Houd wachtwoorden geheim. Deel ze met niemand, ook niet met directe collega s of ICT-leveranciers. Gebruik niet overal hetzelfde wachtwoord. Schrijf geen wachtwoorden op post-its en bewaar ze ook niet in bestanden op je computer.

6 6. Bewust en en. We doen het tegenwoordig vaker dan bellen. Handig, maar tegelijkertijd ook risicovol. Gevaarlijke e- mails zien er steeds betrouwbaarder uit, waardoor je met een simpele klik slachtoffer kunt worden van internetcriminaliteit. Daarnaast bestaat het risico dat vertrouwelijke informatie in verkeerde handen terechtkomt. Verstuur vertrouwelijke informatie nooit per , ook niet naar jezelf. Verstuur je vertrouwelijke informatie toch per e- mail, zorg er dan voor dat die informatie niet te herleiden is naar een persoon. Gebruik bijvoorbeeld alleen initialen. Wees je ervan bewust dat informatie over collega s ook vertrouwelijk kan zijn. Stuur je een door, controleer dan of er geen vertrouwelijke bijlage bij zit en verwijder onnodige voorgaande correspondentie. Doe altijd een extra check of je de naar de juiste persoon stuurt. Voorkom eindeloos cc en en richt s alleen aan personen voor wie ze relevant zijn. Ontvang je een die waarschijnlijk niet voor jou bestemd is? Stel de afzender dan op de hoogte en open geen bijlagen. Verwijder s en bijlagen van onbekende afzenders direct. Tip: vormt niet altijd het beste communicatiemiddel. Soms is het beter om te bellen of bij iemand langs te gaan. Wees waakzaam, zowel digitaal als op de werkvloer. 7. Zorgvuldig communiceren We bellen, en en appen. Ontmoeten elkaar om bij te praten. En delen onze belevenissen via Facebook, LinkedIn en Instagram. Kortom: we communiceren de hele dag. En dat brengt risico s met zich mee. Soms kan er, zonder dat je het doorhebt, vertrouwelijke informatie lekken. Bespreek geen vertrouwelijke informatie op openbare plekken, zoals in de trein of op het terras. Wees ook voorzichtig op het werk. Neem informatie niet door in de lift, op de gang of bij de receptie, maar spreek af in een vergaderruimte. Bedenk altijd goed welke informatie je wel of niet met iemand kunt delen. Wees voorzichtig met het delen van berichten, foto s en filmpjes die met je werk te maken hebben. 8. Waakzaam op de werkvloer Van een stapel brieven op je bureau tot documenten die bij de printer blijven liggen, vertrouwelijke informatie vraagt om waakzaamheid. Niet alleen digitaal, maar ook op de werkvloer. Informatie kan in handen komen van onbevoegden, zoals collega s, leveranciers, schoonmakers of onderhoudspersoneel. Laat vertrouwelijke documenten daarom nooit onbeheerd achter. Loop na het geven van een printopdracht gelijk naar de printer. Vergeet na het kopiëren of scannen van een document de originele versie niet mee te nemen. Berg vertrouwelijke documenten op in een kast die je op slot kunt doen. Zorg ervoor dat alleen bevoegde medewerkers over de sleutel beschikken. Controleer bij het verlaten van je werkplek of alle vertrouwelijke documenten veilig zijn opgeborgen. Haal vertrouwelijke documenten na gebruik door de papierversnipperaar of gooi ze weg in een afgesloten container. Ruim aan het eind van de werkdag je bureau op en sluit alle ramen en deuren.

7 9. Begeleiding van bezoek 10. Altijd alert Elke dag komen er allerlei mensen over de vloer. Je wilt ze goed begeleiden, zodat ze alleen de plekken bezoeken waar ze moeten zijn. Dat is niet alleen veilig, maar ook nog eens heel gastvrij. Begeleid bezoekers vanaf de receptie en loop bij vertrek mee naar de uitgang. Vraag onbekende personen die zonder begeleiding rondlopen naar hun bestemming en loop daar samen met hen naartoe. Laat mensen niet zomaar met je mee naar binnen lopen: vraag of ze zelf ook een sleutel of toegangspas hebben. Berg je toegangspas en sleutels goed op. Zie je iets ongewoons, meld dit dan bij de beveiliging. De wereld om ons heen wordt steeds transparanter, waardoor goede informatiebeveiliging belangrijker is dan ooit. Wees daarom alert. Merk je dat een collega zich niet aan de regels houdt? Spreek hem of haar daar dan op aan. Je kunt er ook melding van maken bij je leidinggevende. Niet om te klikken, maar om herhaling te voorkomen, schade te beperken of systemen beter te kunnen beschermen. Tip: ga je even weg bij je werkplek? Voorkom dat onbevoegden zien waarmee je bezig bent en zet je schermbeveiliging aan. Dit doe je door control, alt en delete tegelijkertijd in te drukken. Wanneer je terugkomt, haal je de schermbeveiliging eraf door je wachtwoord in te voeren. Even weg bij je werkplek? Zet altijd je schermbeveiliging aan.

8 Constructieweg BC Kampen