WAAROM FLEXWERKEN? Denk met ons mee en deel!

Transcriptie

1 Pilot Flexwerken 1

2 WAAROM FLEXWERKEN? Betere verdeling van werkplekken over de verschillende ruimtes. De bouwfase, het nieuwe kantoorprincipe en individuele behoeften zijn aanleiding om flexwerken verder te willen verkennen binnen de huidige organisatie. De Pilot Flexwerken biedt ons de mogelijkheid om ervaring op te doen met flexwerken en ons voor te bereiden op de interne verhuizing naar het Cultuurgebouw deze zomer. En nog wat verder in de toekomst; werken in het Creatieve Oplaadpunt! Uiteraard horen we graag alle ervaringen, bevindingen, ideeën en best practices om het flexwerken zo soepel mogelijk te laten verlopen. Daarom een uitnodiging aan iedereen: Denk met ons mee en deel! Creatief Oplaadpunt in de nieuwe accommodatie 2

3 UITGANGSPUNTEN FLEXWERKEN LIGHT Flexwerken (werken achter verschillende bureaus) kan, maar is niet verplicht. Om elkaar niet te ontmoedigen is het belangrijk dat we zorgen voor een opgeruimde, hygiënische werkplek waar een ander prettig kan werken. We hanteren vooralsnog het principe van de dedicated desk voor medewerkers. M.a.w. (nagenoeg) iedereen heeft een eigen werkplek, maar het staat medewerkers vrij om op andere plekken te gaan werken. Voel je vrij om nieuwe werkplekken te ontdekken en het flexwerken te verkennen. Zie het als kans om directer te werken met verschillende collega s. Dit kan efficiënter werken en wellicht doe je wel inspiratie op! De huidige kantoren krijgen verschillende functies toebedeeld: rustig, rustig/interactief en stilte/overleg (te boeken als vergaderruimte). Dit biedt mogelijkheden om afhankelijk van je werkzaamheden je werk in een ruimte uit te voeren die - in ieder geval voor wat betreft geluidsniveau - daarvoor is ingericht. Het is voor iedereen even wennen, maar blijf met elkaar in gesprek en houd rekening met een ander. 3

4 ACTIVITEIT GERELATEERD WERKEN Zelf plannen en organiseren waar, wanneer en hoe je werkt Welke activiteit(en) ga ik doen? Welke informatie heb ik hiervoor nodig? Welke mate van concentratie past bij mijn activiteit(en)? Met wie moet ik hiervoor samenwerken/overleggen? KEUZE VOOR WERKPLEK Indien je kiest voor rustig en rustig/interactief ga je op zoek naar een beschikbare werkplek op de kantoren met dit label. Indien je kiest voor stilte/overleg, reserveer dan een ruimte (zie uitleg slide 6). 4

5 FUNCTIES VERSCHILLENDE RUIMTES Rustig telefoon/ overleg aan bureau met max. 2 personen Kantoor Bedrijfsbureau Kantoor Communication Kantoren Sport (2x) Kantoor Cultuur Kantoor Sylvia/Iris Stilte/Overleg concentratie/ max. 3 uur te reserveren Kantoor Jeroen/Kees wordt Sport 1 Vergaderruimte Sport wordt Sport 2 Kantoor Raymond wordt Cultuur 1 Kantoor Minke/Eva wordt Cultuur 2 Rustig/Interactief samenwerken/ overleg aan bureau met 3 of meer personen Kantoor Events Toelichting Sport 1: Sport 2: Cultuur 1: Cultuur 2: 2 werkplekken (3-5 pers. overleg) 1 werkplek (4-8 pers. overleg) 1 werkplek (2-4 pers. overleg) 2 werkplekken (2-5 pers. overleg) Een werkplek is altijd volledig uitgerust met bureau, toetsenbord, muis en dockingstation. 5

6 RUIMTES RESERVEREN Klik in Outlook op Nieuwe Afspraak (New Meeting). Ga naar de datum en het betreffende tijdstip in je agenda en dubbelklik op het geselecteerde tijdstip. Vul het Onderwerp in en geef de Begin- en Eindtijd aan. Maximaal 3 uur aaneengesloten. Klik rechts op de lijst van ruimtes. Kies hier voor UD-OS-SC-Meetingrooms. Klik op Planningsassistent (Scheduling Assistant). De Planningsassistent geeft in 1 oogopslag aan welke ruimten wel/niet beschikbaar zijn. Klik (rechts in beeld) op de ruimte die je wilt reserveren (de vinkjes verdwijnen dan bij de andere ruimten (links in beeld). Klik op Verzenden. De reservering staat nu in je agenda en in de ruimte-agenda. 6

7 FACILITEITEN & TOOLS Faciliteiten Iedere medewerker beschikt straks over een laptop, indien hij/zij dit wil. Alle werkplekken zijn voorzien van een toetsenbord en muis. Daarnaast kun je een extra muis krijgen, zodat je bijv. ook thuis op je laptop kunt werken (aanvragen via Bedrijfsbureau). Iedereen maakt gebruik van Lynq. Is dit nog niet geïnstalleerd, neem dan contact op met het Bedrijfsbureau. Er bestaat ook een Lync-app waarmee je (gratis) kan bellen met je mobiele telefoon. Tips & extra s Workshop Flexdenken Omdat je wordt geacht je laptop op een veilige manier te vervoeren (je ontvangt deze in bruikleen van de TU Delft), heb je de keuze tussen een standaard laptoptas of een budget van 50,- om zelf iets soortgelijks aan te schaffen. Je kunt het bedrag, voorzien van een bonnetje, declareren via het Bedrijfsbureau. Het geld kan niet voor iets anders ingezet worden. Tip: In je Lynq-status kun je aangeven waar je op dat moment werkt. Handig voor collega s! 7

8 VOORUITKIJKEN 1 maart juli 2016 (streefdatum) We starten met de Pilot Flexwerken, waarbij je in principe overal kunt werken. Flexwerken kan, maar is niet verplicht. 1 juli 2016 oplevering nieuwe accommodatie Vanwege de verbouwing verhuizen alle medewerkers naar het Cultuurgebouw. We gaan volledig over op flexwerken. Je kunt in principe overal werken. Oplevering nieuwe accommodatie We werken allemaal in de nieuwe kantooromgeving: Creatief Oplaadpunt. Tezijnertijd zullen alle faciliteiten/werkwijzen ingericht zijn op flexwerken. Uiteraard betrekken we alle medewerkers hierbij! Creatief Oplaadpunt in de nieuwe accommodatie 8