PRAKTISCHE RICHTLIJNEN

Transcriptie

1 PRAKTISCHE RICHTLIJNEN Wandels EEN WANDELMEETING DOE JE ZOALS JIJ ZELF HET BESTE INSCHAT. JIJ KENT JOUW COLLEGA S, TYPE MEETINGS EN OMGEVING NATUURLIJK HET BEST! ALS JE GRAAG EEN AANTAL RICHTLIJNEN WIL TER INSPIRATIE DAN KUN JE DIE IN DEZE MANUAL VINDEN. Een wandel, hoe begin je eraan? Dat is heel eenvoudig, met onderstaand stappenplan! Een wandel, of niet? Overtuig je collega Plan de in Bereid de voor Tijdens de Na de

2 STAP 1: Een wandel of niet? Wandels kun je voor elk type organiseren. Maar je moet jezelf en je collega s er wat in trainen! Voor sommige s is het al makkelijker dan andere. Hierbij geven we je een aantal tips voor een ideale starters-wandel. MET HOEVEEL COLLEGA S KUN JE EEN WANDELMEETING DOEN? VOOR ELK AANTAL DEELNEMERS ZIJN ER MOGELIJKHEDEN! Eén op één: Start je voor de eerste keer met wandels? Dan is een 1-1 de ideale om dit concept te leren kennen. Kleine groep 3-5: Hou rekening met de locatie van de wandeling, zodat er voldoende ruimte is om naast of rond elkaar te wandelen. Stop af en toe om even iets te tonen / bespreken. Middelgrote groep 6-15: In deze (middel)grote groepen heb je vaak verschillende gesprekken tegelijk. Gebruik dit in jouw voordeel! Geef verschillende groepjes een topic of deelprobleem om te bespreken. Voorzie daarop een stopmoment en bespreek samen de resultaten van de verschillende topics. Grote groepen >16: Deze groepen hebben iets meer planning nodig, een sterke leider & een aantal assistenten. Er zijn tijdens het wandelen verscheidene kleinere conversaties aan de gang, af en toe wordt gestopt om iets te mondeling presenteren aan de hele groep. Opnieuw kan deze vergadertechniek verrassend (positieve) resultaten opleveren. Voor welk type s kun je een wandel doen? Wandels kun je voor elk type doen, tenzij je bepaalde locatiespecifieke materialen nodig hebt (vb. Opleiding in een bepaalde ruimte/met zware materialen, vaste computers,.) Brainstorm : Dé ideale voor een wandel. De frisse lucht maakt je niet enkel energieker, je wordt er ook creatiever van. Overleg met je collega: Een heel erg goede om al wandelend te doen. Bespreek duidelijk wie de agenda opmaakt met te bespreken punten, stuur deze op voorhand door, alsook documenten die moeten besproken worden. Projectteam Evaluatiegesprek: Evaluatiegesprekken zijn niet altijd de makkelijkste s. Nonverbale communicatie speelt hier een grote rol, wat via een wandel gefaciliteerd wordt.

3 STAP 2: Hoe overtuig je jouw collega s? Wandels zijn een opkomende trend, voor een heleboel redenen. Een wandel is helemaal geen tijdverlies! Integendeel, al wandelend zijn we creatiever, efficiënter en maken we sneller beslissingen. Bovendien krijgen we allen van wandelen een beter humeur! Is je collega hiermee nog niet overtuigd? Volgende voordelen overtuigen zeker en vast! Uit onderzoek blijkt dat je tot 60% creatiever bent tijdens het wandelen. Ideaal voor brainstorms dus! Vergaderingen verlopen efficiënter, aangenamer en sneller. Wandelen verbetert jouw gezondheid: in een halfuur stappen kun je tot stappen doen, al een derde van wat je dagelijks nodig hebt om het risico op hart- & vaatziekten en bepaalde kankers te verminderen. En gezond zijn, wie wil dit niet? Door te stappen verbetert je humeur, en beter geluimde medewerkers zijn ook productiever tijdens het werk. Na de vergadering neemt elkeen een energie- boost mee naar de werkplek Wandels zorgen ervoor dat er zuiniger gebruikt wordt gemaakt van logistieke middelen (energie, benutting zaal, ). Wandelen breekt barrières (bureau, stoel, vergadertafel). Communiceren met je collega verloopt gemakkelijker. STAP 3: Voorbereiding Waar doe je de wandel? Een wandel kan je overal doen, zowel in een natuuromgeving als in een bedrijfspark. Zelf binnenshuis kan een optie zijn! Indien mogelijk, vermijd je best wel drukke wegen, zo ondervind je geen lawaaihinder. Bepaal op voorhand de route. Maak eventueel gebruik van de routes die de Cronos ambassadeurs reeds uitstippelden of creëer zelf een nieuwe route. Kies een route die qua duur past bij de. Een eenvoudig overlegmoment vraagt meestal om een route met een kortere wandelduur.

4 STAP 4: Hoe communiceer je de wandel? Wandels zorgen ervoor dat planning heel erg belangrijk wordt. Je kunt namelijk niet terugvallen op je computer om documenten op te zoeken tijdens het wandelen (tenzij je een tablet meeneemt). Door deze voorafgaande planning worden je s natuurlijk een stuk efficiënter! Neem dan onderstaande tips ook zeker mee in niet-wandels ;-) Stuur een agenda uitnodiging naar je collega s: Vermeld wandel & een duidelijke beginlocatie (zo kunnen collega s zich praktisch voorbereiden: vb. aangepaste kledij (een jas, ) en (reserve)schoenen voorzien) Boek voor de zekerheid ook een zaal, indien het weer geen wandel toelaat. Schat de tijdsduur in Plan op basis van de tijdsduur een route in Stuur op voorhand de voorbereiding door: Agenda Te bekijken documenten voor de (vb. presentatie) Vermeld duidelijk welke voorbereiding je van wie verwacht voor de & vraag ook aan collega s om hun voorbereidingen door te sturen vòòr de wandel. Zo is iedereen op al op de hoogte en kunnen er efficiënt ideeën uitgewisseld worden & beslissingen genomen worden, zonder dat er nog door presentaties hoeft gegaan te worden. De dag van de wandel? Bekijk het weer en oordeel of je wandel nog steeds buiten kan doorgaan. Stevige neerslag of rukwinden zijn te hinderlijk, maar lichte neerslag hoeft zeker geen obstructie te zijn. Voorzie dan gewoon een paraplu! Bovendien zit er meer zuurstof in de lucht als het regent, waardoor je stofwisseling nog vlotter verloopt! Vergeet niet de finale plaats aan je collega s te bevestigen. Een goede communicatie voorkomt ergernissen!

5 STAP 5: Tijdens de wandel De briefing: de doelen en het verloop van de Aan de start van de wandel maak je duidelijk wie de zal leiden. De leider zal de agenda overlopen met de doelen en het verloop van de. Bijvoorbeeld: met projectteam van 3 personen: 10u-10u15 bespreking verslag vorige projectteam 10u15-10u30 bespreking lopende topics 10u30-10u40 afronding & bepaling next steps, verantwoordelijken & timing Wat met aantekeningen? Het verslag Bespreek aan de start van de wie secretaris is en het verslag zal opmaken. Deze persoon communiceert na de alle concrete to do s, de verantwoordelijke en timing. Dit kan op verschillende manieren: De secretaris kan alle next steps onthouden en op het einde van de herhalen om te zien of er niets vergeten is. Na de schrijft hij/zij deze op in een verslag. Deze methode heeft als voordeel dat elk teamlid goed op de hoogte is van de next steps & dat deze heel erg duidelijk gecommuniceerd moeten worden. De secretaris kan ook tijdens de een notitieblok meenemen en meteen alle next steps opschrijven, of op bepaalde stopmomenten deze opschrijven & meteen ook luidop communiceren naar de collega s. Gebruik hiervoor gerust ook jouw inspiratie, moderne tools zijn ook: een tablet, voice recording, smartphone Hou rekening met je vooraf bepaalde route de snelheid/mogelijkheden van je vergaderpartner(s). Ga op zoek naar een tempo dat voor alle partners goed ligt. de vooraf bepaalde agenda van de. Volg deze mooi op. de gsm. Vraag aan je vergaderpartner(s) om de gsm uit te zetten. Tijdens (outdoor) wandels kan iemand sneller geneigd zijn om de gsm op te nemen. Voorzie een stopmoment om de afzonderlijke conversaties en topics in de hele groep te bespreken. als je notities wil nemen. Of indien je bepaalde data wil raadplegen. als je discussiepunten systematisch wil bespreken in grotere groepen. Discussie in kleine groepen kan gewoon tijdens het wandelen. Presentatietools Wil je toch een aantal slides presenteren of documenten tonen op de? Dit kan ook? Beperk het aantal documenten dat je wil tonen & druk deze af. Tijdens de wandel kan even gestopt worden om deze te bekijken. Of neem een tablet mee en toon daarop de belangrijkste documenten.

6 STAP 6: Na de Het verslag: Indien nodig kun je na de nog even samen de next steps en beslissingen herhalen. Altijd handig om duidelijkheid & juiste interpretatie te verzekeren. De secretaris verstuurt nadien het verslag naar alle deelnemers. Na een aantal s: Evalueer de wandels met je collega s. Zijn er pluspunten of oplossingen die je wil communiceren binnen Cronos? Of waren er ook uitdagingen, en zoek je hiervoor naar een concrete oplossing? Laat het weten aan de Cronos MoovWalk ambassadeurs! Samen gaan we de Cronos MoovWalk Challenge aan!