Absenties in EDUscope

Absenties in EDUscope EDUscope Administratie Versie 1.1 14 10 2015 Bergerweg 110 6135 KD Sittard 046 4571830

INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 1 Basisgegevens instellen... 3 1.1 Absentie contacttypes... 3 1.2 Absentie redenen... 3 1.3 Dagdelen... 4 2 Absenties per leerling... 4 2.1 Een absentie toevoegen.... 6 3 Absenties per groep... 7 3.1 Absenties per vakgroep... 8 4 Absentie overzicht... 8 5.1 Afdrukvoorbeeld... 9 5.2 Blanco Maandoverzichten... 9 5.3 Kennisgeving... 10 2

INLEIDING In de administratie van Eduscope is een interactief absentieregistratie systeem verwerkt. U vindt dit via Menu - Administratie - Absenties. Het administratief personeel of de directie van de school is in de praktijk meestal verantwoordelijk voor het juist bijhouden van alle absenties. Het is echter ook mogelijk dat docenten of OOP-personeel leerlingen absent kunnen melden. Het administratief personeel of de directie dient die melding (op een later tijdstip) wel te bevestigen. Indien u op deze manier wilt werken, zult u met het team uiteraard afspraken moeten maken, zodat iedereen hier consequent mee omgaat. Uiteraard is het niet verplicht om op deze manier te werken. U kunt ook uw huidige manier blijven werken (met bijvoorbeeld maandlijsten op papier). Nadat u eenmalig enkele basisgegevens ter voorbereiding op het kunnen registreren van absenties heeft toegevoegd, kunt u: individuele leerlingen absent melden. individuele leerlingen uit een bepaalde groep absent melden. individuele leerlingen uit een bepaalde vakgroep absent melden. een overzicht van de absenties bekijken. In de volgende paragrafen worden alle onderdelen besproken. 1 BASISGEGEVENS INSTELLEN De basisgegevens die vooraf ingesteld dienen te worden betreffen: 1. Absentie contacttypes 2. Absentie redenen 3. Dagdelen Deze gegevens kunnen enkel door een medewerker met beheerdersrechten óf in een bovenschoolse database uitgevoerd worden. Dit is opgenomen onder Inrichten Administratie Absenties. 1.1 ABSENTIE CONTACTTYPES Een Absentie contacttype heeft te maken met de wijze waarop de absentie gemeld c.q. geconstateerd is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Ouderbriefje, E-mail, Telefoon en Observatie. a) Klik op de knop Toevoegen om een nieuw Absentie contacttype toe te voegen. b) Vul de naam van het nieuwe type in. c) Geef aan of het een Standaardtype is of niet. Een standaardtype wordt automatisch ingevuld. Dit bespaart dus tijd bij het invullen van absenties. d) Sla de nieuwe gegevens op door op de knop Opslaan te klikken. De optie Systeem geeft aan of een contacttype vast in Eduscope is in geprogrammeerd. Systeemtypes kunt u niet wijzigen of verwijderen. U kunt ze wel als standaard instellen. Uiteraard kunt u slechts één type als standaard instellen. Tip: Als het voor u irrelevant is om bij te houden op welke manier het contact is verlopen, kunt u bijvoorbeeld een contacttype n.v.t. toevoegen en dit als standaard instellen. U kunt Absentie contacttypes niet meer verwijderen als deze ooit bij het toevoegen van een absentie gebruikt zijn. 1.2 ABSENTIE REDENEN Een Absentie reden is de verantwoording van de absentie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Begrafenis, Artsenbezoek, Tandarts, Verslapen, Te laat, Ziek of Ziek naar huis. De Absentie redenen Anders, 3

Artsenbezoek, Ziek en Verlengd vakantie verlof zijn al standaard bij de installatie van Eduscope ingevoerd. a) Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe Absentie reden toe te voegen. b) Vul de naam van de nieuwe reden in. c) Vul de afkorting van de nieuwe reden in. Deze afkorting zal ook worden getoond op de legenda van de absentieoverzichten (zie bijvoorbeeld het absentie maandoverzicht) d) Geef aan of het een Standaardtype is of niet. Een standaardtype wordt automatisch ingevuld. Dit bespaart dus tijd bij het invullen van absenties. e) Sla de nieuwe gegevens op door op de knop Opslaan te klikken. U kunt Absentie redenen niet meer verwijderen als deze ooit bij het toevoegen van een absentie gebruikt zijn. 1.3 DAGDELEN Van belang is dat u kunt aangeven of kinderen geoorloofd of ongeoorloofd absent zijn. Deze opties zijn dan ook standaard ingevoerd in Eduscope. U moet echter ook aan kunnen geven of een leerling alleen s ochtends, alleen s middags of de hele dag afwezig is geweest. Hiervoor maakt Eduscope gebruik van dagdelen. Eduscope kent al een standaard dagindeling van Hele dag, opgesplitst in Ochtend en Middag. Let op: Bij het registreren van een absentie houdt Eduscope automatisch rekening met het tijdstip waarop u een leerling absent meldt. Als dit tijdstip (alleen) een gedeelte van of de gehele ochtend bevat, zal de leerling de gehele ochtend absent worden gemeld op de overzichtslijsten en rapportages! Uiteraard kunt u altijd terugzien wanneer de leerling daadwerkelijk afwezig is geweest. Het zelfde geldt voor de middag of voor de gehele dag. Dus als een leerling van 11.55 tot 12.05 uur absent wordt gemeld, zal op de overzichtslijsten staan dat de leerling de gehele dag afwezig is geweest. U kunt zelf de standaard dagindeling aanpassen. U kunt dan bijvoorbeeld de onderdelen Ochtend en Middag verwijderen en vervangen door bijvoorbeeld alle lesuren. Er kan dan per lesuur worden aangeven of een leerling absent is of niet. a) Selecteer een dagdeel als u dit wilt verwijderen of hieraan nieuwe (sub)dagdelen wilt toevoegen. Klik hierop vervolgens met de rechter muisknop en kies: Toevoegen... om een nieuw dagdeel toe te voegen. Wijzigen... om de gegevens van een dagdeel te wijzigen. Verwijderen om een dagdeel te verwijderen. b) Als u een dagdeel toevoegt, houdt er dan rekening mee de begin- en de eindtijd slechts binnen het bereik van het bovenliggende dagdeel kunnen liggen. U bent natuurlijk vrij om te kiezen hoeveel (sub)dagdelen u wilt toevoegen, zolang het maar binnen de begin- en eindtijd past. c) Sla de nieuwe gegevens op door op de knop Opslaan te klikken. Let op: Als u een dagdeel toevoegt en er hierna nog tijd over is om nog meer dagdelen toe te kunnen voegen, dan wordt dit getoond met een Uitroepteken. U weet dan dat het dagdeel nog niet compleet is. U kunt de indeling op dat moment ook niet opslaan. Hiermee wordt voorkomen dat dagdelen niet aaneengesloten zijn en er dus momenten zouden kunnen bestaan dat een leerling niet absent gemeld zou kunnen worden. 2 ABSENTIES PER LEERLING Iedere gebruiker van Eduscope (behalve begeleiders) kan absenties toevoegen en heeft hierbij dezelfde mogelijkheden. De standaardrechten zijn zodanig ingesteld dat leerkrachten en O.O.P. personeel alleen onbevestigde absenties kunnen toevoegen. Administratief personeel en directie kunnen deze absenties bevestigen, terwijl absenties die zij zelf toevoegen direct bevestigde absenties zijn. Bevestigde absenties kunnen niet meer door docenten of O.O.P. gewijzigd worden. 4

Indien gewenst kunnen deze rechten worden aangepast (zowel versoepelen als strenger maken). Dit dient echter te gebeuren door de (bovenschools) beheerder van EDUscope. Het absentiescherm kan zeer veel informatie bevatten. Hieronder ziet u een voorbeeld. U kunt rode, groene en gele blokken zien. Elk blok stelt een absentie voor. Boven iedere absentie ziet u de datum. Een groen blok is een bevestigde absentie (dat betekent: ofwel direct ingevoerd door administratie of directie, ofwel ingevoerd door docenten of O.O.P. en later bevestigd door administratie of directie). Een rood blok is een onbevestigde absentie (dat betekent: ingevoerd door docenten of O.O.P. en nog NIET bevestigd door administratie of directie). Een geel blok. Dit is een absentie zonder einddatum. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn als een leerling ziek is gemeld en het nog niet bekend is wanneer hij weer beter is. Het gele blok eindigt altijd 1 dag voor vandaag. Dit is handig voor als u de leerling weer beter meldt. Als de leerling namelijk vandaag weer beter is, dan is deze dus tot en met gisteren ziek geweest. Tip: Als u met de muis boven een absentie komt, wordt er een hint getoond met extra details. Als u met de rechter muisknop klikt op een absentie, ziet u een contextmenu met een aantal opties die u kunt uitvoeren. Dit zijn: Toevoegen. Deze optie gebruikt u als u een datumselectie heeft gedaan en hierin een nieuwe absentie wilt toevoegen. Wijzigen. Met deze optie kunt u de details van de gekozen absentie wijzigen. Verwijderen. Hiermee kunt u een absentie permanent verwijderen. Beëindigen. Met deze optie kunt u een absentie zonder einddatum beëindigen. Bevestigen. Hiermee kunt u een niet bevestigde absentie bevestigen. Bijvoorbeeld: een absentie die door een docent is toegevoegd, kan door de administratie of directie worden bevestigd. Laatstgenoemden zijn namelijk eindverantwoordelijk. Afhankelijk van het soort absenties kunnen de opties wel of niet beschikbaar zijn. 5

2.1 EEN ABSENTIE TOEVOEGEN. Om een nieuwe absentie toe te voegen gaat u als volgt te werk: a) Selecteer de datum waarop de leerling absent is. Dit kan uiteraard ook een periode langer dan 1 dag zijn. b) Klik met de rechter muisknop in de geselecteerde periode. Er verschijnt een contextmenu. Kies Toevoegen om een nieuwe absentie toe te voegen. c) Er verschijnt een nieuw venster waarin u de details van de absentie kunt opgeven. d) De begin- en einddatum zijn al ingevuld, conform de selectie die u had gemaakt. e) De begin- en eindtijd zijn al ingevuld. Eduscope kiest standaard de periode Hele dag. f) De optie Einddatum/tijd bekend staat standaard aan. Als u een leerling vandaag ziek meldt en u weet nog niet wanneer de leerling weer beter is, vinkt u deze optie uit. Zodra de leerling beter is, kunt u de absentie alsnog met een druk op de knop beëindigen. g) De optie Terugkeerpatroon vinkt u aan als u een absentie invoert, die meerdere terugkerende dagdelen duurt. Bijvoorbeeld: een leerling moet een week lang iedere ochtend naar een fysiotherapeut en is derhalve iedere ochtend geoorloofd afwezig. Voordat u deze optie kunt aanvinken, dient u eerst het betreffende dagdeel kenbaar te maken. Dat kan door de begin- en/of eindtijd manueel aan te passen of door via de knop Dagdeel selecteren... het juiste dagdeel te selecteren. 6

h) Vul het Type van de absentie in. Dit is Geoorloofd of Ongeoorloofd. i) Vul de Wijze van contact van de absentie in. j) Vul de Reden van de absentie in. k) Tenslotte kunt u ook nog een opmerking bij de betreffende tab plaatsen. l) Klik op de diskette in de linker bovenhoek van het scherm om op te slaan. Voor een overzicht van de toegevoegde absenties is een apart menu beschikbaar. Zie 4. 3 ABSENTIES PER GROEP Via dit menu kunt u absenties toevoegen bij leerlingen van een groep. De werkwijze is het zelfde als bij het toevoegen van een absentie bij een individuele leerling. Het is ook mogelijk om bij meerdere leerlingen tegelijk een absentie toe te voegen. Hierbij geldt echter wel dat bij alle leerlingen dezelfde gegevens worden toegevoegd, zoals Type, Wijze van contact en Reden. De datum is uiteraard wel flexibel. Het toevoegen van meerdere absenties tegelijkertijd kan alleen op hele dagen. U kunt geen dagdelen of afwijkende uren selecteren. a) Selecteer bij de betreffende leerlingen de dag of dagen dat ze absent zijn. Gebruik hiervoor de CTRL-toets en/of sleep over meerdere dagen. b) Klik met de rechter muisknop op één van de geselecteerde dagen en kies Toevoegen. Er verschijnt een nieuw venster waarin u eerst onder de tab Leerlingen de geselecteerde datumbereiken ziet. c) Selecteer de tweede tab Algemeen. Hier kunt u voor alle toe te voegen absenties hetzelfde type, wijze van contact en reden kiezen. 7

d) Via de tab Opmerkingen kunt u dezelfde opmerking(en) voor alle geselecteerde datumbereiken invoeren. e) Klik op de diskette in de linker bovenhoek van het scherm om op te slaan. Als de gegevens correct zijn toegevoegd, worden de leerlingen groen. Indien de gegevens niet konden worden toegevoegd, wordt de leerling/worden de leerlingen rood. 3.1 ABSENTIES PER VAKGROEP Via dit menu kunt u absenties toevoegen bij leerlingen van een vakgroep. De werkwijze is het zelfde als bij het toevoegen van een absentie per groep, zoals hiervoor beschreven. 4 ABSENTIE OVERZICHT Via het absentie overzicht kunt u alle absentiegegevens bekijken, aanpassen en ook nieuwe absenties toevoegen. Tevens kunt u onbevestigde absenties van bijvoorbeeld docenten verwerken. Het overzicht venster ziet er als volgt uit: 8

Bovenaan ziet u 2 tabbladen, Onbevestigde absenties en Bevestigde absenties. Afhankelijk van de status van een absentie wordt deze op het ene of het andere tabblad getoond. Stel eerst het datumbereik in, waarbinnen de absenties in dit overzicht moeten worden getoond. In het hoofdgedeelte van dit venster ziet u alle absenties van het gekozen datumbereik. Volledig voltooide absenties worden met dit symbool getoond. Absenties zonder einddatum worden met dit symbool getoond. Onderaan in het venster ziet u knoppen om nieuwe absenties toe te voegen, absenties te wijzigen, of eventueel te verwijderen. In het tabblad Onbevestigde absenties staan onderin ook nog de knoppen Selectie bevestigen en Alles bevestigen. Hiermee kunt u geselecteerde of alle onbevestigde absenties met één druk op de knop bevestigen. Uiteraard moet u er dan vanuit gaan dat de gegevens correct waren ingevoerd. 5 RAPPORTAGES Via het menu Rapportage Administratie Absenties kunt u diverse rapportages m.b.t. absenties genereren, afdrukken, opslaan en desgewenst verzenden. Vrijwel alle rapporten werken via een zgn. voorselectie, waarbij u kunt bijv. kunt aangeven om welke groepen/leerlingen het gaat én over welke periode. Bij het daadwerkelijke afdrukken heeft u meestal nog de keuze om bepaalde onderdelen wel of niet op te nemen (bijv. de legenda of bepaalde kleuren). 5.1 AFDRUKVOORBEELD Alle rapportages worden uiteindelijk gegenereerd via de knop Afdrukken. Er volgt dan in alle gevallen eerst een nieuw scherm met een afdrukvoorbeeld. Dit voorbeeld heeft aan de bovenzijde een knoppenbalkje, met enkele handige functies: 1 2 3 Via het eerste icoontje kunt u het rapport opslaan als PDF of afbeelding. Via het tweede icoontje stuurt u het rapport naar de printer. Via het derde icoontje kunt u het rapport e-mailen, en wel via EDUscope zelf of via Outlook. 5.2 BLANCO MAANDOVERZICHTEN In sommige gevallen is het wenselijk om blanco maandoverzichten af te kunnen drukken, die dan eerst handmatig worden ingevuld en later door de administratie digitaal worden verwerkt. a) Kies voor de rapportage Maandoverzicht. b) Kies onder de tab Voorselectie voor Blanco en de stel de juiste teldatum in. c) Kies vervolgens onder de volgende tab de leerlingen/groepen, waarvoor het blanco overzicht gegenereerd dient te worden. d) Kies uiteindelijk voor Afdrukken. 9

5.3 KENNISGEVING Er zijn 2 rapportages beschikbaar, waarmee externe geïnformeerd kunnen worden over ongeoorloofd verzuim of verlengd vakantieverlof. Bij het afdrukken van deze rapportages dient u de naam van het directielid van de school te kiezen, aangezien deze onder aan de kennisgeving wordt opgenomen. 10