1 IDENTIFICATIEGEGEVENS Item Beschrijving Functiefamilie Functietype Functiegraad Functietitel Niveau Leidinggevend Strategisch Beleidscoördinator Strategisch Leidinggevend Beleidscoördinator A4 Datum versie 2017-06-27 2 POSITIONERING IN HET ORGANOGRAM Rapporteert aan en krijgt functionele leiding van de secretaris. Maakt deel uit van het Managementteam (MT). Resultaatsgebied: het integrale beleidsdomein (alle resultaatsgebieden die behoren tot het integrale beleidsdomein) Stuurt en coacht de teamcoördinatoren van het beleidsdomein en evalueert hen. 3 DOEL VAN DE FUNCTIE De beleidscoördinator is verantwoordelijk voor: de realisatie van de strategische doelstellingen binnen het beleidsdomein; voor de operationele continuïteit van de dienstverlening binnen het beleidsdomein; voor de projectwerking binnen het beleidsdomein; voor de functionele aansturing en coaching van de teamcoördinatoren/teamverantwoordelijken in het beleidsdomein; de samenwerking met de andere beleidsdomeinen. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 1 van 9
4 RESULTAATSGEBIEDEN Beleidsondersteuning DOELSTELLING: Het bestuur in staat stellen het strategisch plan concreet te maken en te realiseren Beleidsvoorbereiding DOELSTELLING: Het bestuur in staat stellen het strategisch plan concreet uit te voeren Verantwoordelijke voor het uitwerken en opvolgen van acties & projecten binnen de strategische en operationele doelstellingen van het meerjarenplan en het goedgekeurd budgettair kader. Uitwerken van een langetermijnvisie met concrete strategische en operationele doelstellingen in samenspraak met de bevoegde beleidsmakers voor het Voorleggen van uitgewerkte beleidsdossiers aan de beleidsorganen. Rapporteren aan de beleidsorganen over de concrete resultaten en voortgang van de dossiers/projecten. Het vormgeven van concrete programma s en projecten binnen het beleidsdomein. Bewaken van de correcte opmaak en evaluatie van de aanbestedingsdossiers. Uitwerken van beleidsvoorstellen voor het Toezien op een correcte integratie van het beleidsvoorstel in de meerjarenplanning en het budget. Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid en bijsturen waar nodig in samenspraak met de beleidsmakers. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 2 van 9
Bijdrage aan de dagelijkse werking DOELSTELLING: Het waarborgen van de dagelijkse werking Budgettering DOELSTELLING: Het bestuur in staat stellen om de financiële middelen vast te leggen en proactief te beheren Vervullen van een voorbeeldfunctie inzake werkafspraken, toepassing van procedures en actieve bijdrage tot concrete resultaten binnen het Verantwoordelijk voor het opstellen en opvolgen van de budgetten en het uitwerken van de meerjarenplanning binnen het eigen beleidsdomein. Waken over de naleving van de werkinstructies die van toepassing zijn in het domein en de geldende regelgeving. Naleven van en waken over de door P&O vastgelegde afspraken en procedures naar de interne werking (verlofaanvragen, overuren, ). Tijdig advies inwinnen bij specifieke situaties op de werkvloer bij de preventieadviseur, Adviseur P&O of de (adjunct) algemeen directeur. Instaan voor een gefundeerd, samenhangend, onderbouwd en nauwkeurig budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer. Opvolgen van het exploitatie- en investeringsbudget in samenspraak met de financieel directeur. Opvolging budgetten en bewaken van de vereiste bijkomende middelen en prioriteiten in samenspraak met het beleid en de financieel directeur. Activeren van subsidiedossiers om de budgetten te optimaliseren. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 3 van 9
Coördineren DOELSTELLING: Zorgen voor een resultaatgerichte aansturing en inzet van de toegewezen medewerkers en middelen Samenwerking DOELSTELLING: Het waarmaken van het organisatiemodel Ambtelijke verantwoordelijkheid opnemen voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking binnen het eigen beleidsdomein en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de verschillende resultaatsgebieden binnen het eigen beleidsdomein. Actief bijdragen tot een goede (efficiënte & effectieve) samenwerking binnen het lokaal bestuur met het beleid, de decretale graden, de collega s, de medewerkers, en het opnemen van een voorbeeldfunctie naar alle medewerkers. Zorgen voor een gestructureerd plan van aanpak. Actief bijdragen aan de inhoudelijke opmaak van prestatiedoelstellingen en evaluaties van de medewerkers in het eigen resultaatsgebied. Helder stellen wat de prioriteiten en deadlines zijn en de betrokken medewerkers hierop aansturen binnen het Opzetten en beheren van de vereiste overlegstructuren binnen het beleidsdomein. Meewerken aan en waken over een optimale communicatie met het beleid. Frequent overleg met zowel de decretale graden, het managementteam als de teamcoördinatoren en/of -verantwoordelijken in het Proactief informeren van het managementteam over die items die voor hen van belang zijn vanuit het Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 4 van 9
Actieve deelname in de gedefinieerde overlegstructuren. Dienstverlening DOELSTELLING: Het garanderen van een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening Beleidsdomein dienstverlening: Verantwoordelijk voor het (her)structureren van de dienstverlening naar de burger en het ontwikkelen van een professionele klantgerichte dienstverlening in samenspraak met de andere beleidsdomeinen. Beleidsdomeinen: samenleving, leefomgeving & zorgverlening: Het uitwerken, optimaliseren en proactief beheren van de producten & diensten. Product inhoudelijk procedures uitwerken voor het domein dienstverlening en het maximaal ondersteunen van de klantgerichte aanpak naar het beleidsdomein dienstverlening. Ontwikkelen en beheren van de producten & diensten (PDC), zowel voor directe, indirecte als interne producten. Aflijnen van de producten & diensten naar doelgroepen en kanalen en vervolgens het opzetten van de gepaste procedures. Opzetten van procedures en ondersteunende tools die het beleidsdomein dienstverlening de mogelijkheid bieden om een kwalitatieve en klantgerichte aanpak te hanteren. Beleidsdomein Interne organisatie: Klantgerichte aanpak naar de andere beleidsdomeinen en de medewerkers. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 5 van 9
Externe communicatie DOELSTELLING: Het verzekeren van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Interne controle DOELSTELLING: Het verschaffen van een redelijke zekerheid over (1) het bereiken van de doelstellingen, (2) het naleven van de wetgeving en de procedures (3) het beschikken over betrouwbare financiële Instaan voor een gerichte externe communicatie vanuit het Toepassen van het intern controlesysteem binnen het eigen beleidsdomein en waken over de doelgerichte werking ervan. Aanleveren van de inhoud voor externe publicaties/presentaties vanuit het eigen beleidsdomein naar de communicatieambtenaar. De organisatie en/of het beleidsdomein vertegenwoordigen op evenementen, fora, zowel lokaal als bovenlokaal die een meerwaarde hebben voor het bestuur. Relaties met externen (actoren rond het beleidsdomein, andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) activeren en onderhouden. Meewerken aan de uitwerking van het communicatieplan van het lokaal bestuur (onder leiding van de communicatieverantoordelijke). In overleg met het managementteam bepalen van kwalitatieve en kwantitatieve KPI s voor het Ondernemen van specifieke acties vanuit de resultaten/knelpunten in het intern controlesysteem. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 6 van 9
beheersinformatie, (4) het efficiënt en economisch gebruik van middelen, (5) beschermen van activa, (6) voorkomen van fraude De beheersinformatie hanteren voor de dagelijkse sturing van medewerkers. Aanreiken van suggesties rond potentiële verbeteringen in het intern controlesysteem in samenspraak met de secretaris. Interne communicatie DOELSTELLING: Ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot de noodzakelijke informatie Leidinggeven DOELSTELLING: Over een optimaal team van mensen (competenties en Instaan voor een open interne communicatie, zowel binnen het eigen beleidsdomein als naar de collega s, het managementteam en de beleidsmakers. Verantwoordelijk voor inzet en ontwikkeling van de medewerkers (strategisch personeelsbeleid) in het Bepalen van kwalitatieve en kwantitatieve KPI s in verband met de lange termijn sturing van medewerkers en middelen. Verantwoordelijk voor de interne communicatie in het Zorg dragen voor de juiste informatiedoorstroming van het eigen beleidsdomein naar andere beleidsdomein en het managementteam. Adequate informatie verschaffen aan de beleidsmakers. Verantwoordelijk voor het uitvoeren van evaluaties en functioneringsgesprekken. Instaan voor de lange termijn ontwikkeling van de medewerkers. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 7 van 9
aantal VTE s) en middelen beschikken om de resultaten van de organisatie te realiseren Leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers in het eigen beleidsdomein. Resultaat gericht sturen op concrete output en helder stellen van de prioriteiten binnen het Zorgen voor de juiste werkmiddelen (aankoop en beheer) die vereist zijn binnen het eigen beleidsdomein. Periodiek overleg met de adviseur P&O / (adjunct) algemeen directeur rond werving & selectie, beoordeling, ontwikkeling van het team om specifieke knelpunten op te lossen. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 8 van 9
5 COMPETENTIES Gedragscompetentie Gradatie Technische competentie Gradatie Coachen Communicatiemanagement Richting geven Financieel management Conceptueel denken Personeelsmanagement Plannen en organiseren Strategisch management Resultaatgerichtheid Informatiebeheer Besluitvaardigheid MS-Office Impact en invloed Specifieke software Relatienetwerking Procesmatig denken Integriteit en loyaliteit Producten en diensten Projectmatig werken Werking van de organisatie Werkmiddelen en -methodieken Wetgeving mbt de organisatie Wetgeving mbt de werking Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 9 van 9