Interne zaken Personeel Heuvelstraat 91 2530 Boechout Telefoon 03 460 06 11 Fax 03 460 06 97 info@boechout.be INFOBUNDEL voor vacature 2019-09 Functie Niveau en graad Afdeling Coördinator Burger & Welzijn (m/v) B4 B5 Contract onbepaalde duur 38/38 e Burger en welzijn Aanleiding van deze vacature en/of vooruitzichten : Aanwerving voorzien zo snel mogelijk (afhankelijk van beschikbaarheid kandidaat) Contract onbepaalde duur Wervingsreserve van 1 jaar Functie- en competentieprofiel Pagina 1 van 7
Plaats in het organogram Deze functie situeert zich in de afdeling burger en welzijn. De leidinggevende is de algemeen directeur. De coördinator geeft leiding aan alle medewerkers van de dienst welzijn, de administratief medewerkers onthaal en het diensthoofd burgerzaken. Jobinhoud De coördinator burger en welzijn staat in voor de algemene leiding en coördinatie van de afdeling burger en welzijn met het oog op het verzekeren van een kwaliteitsvolle dienst- en hulpverlening. Coördineren van de werking van de organisatie/afdeling met het oog op een efficiënte, effectieve en kwaliteitsvolle dienstverlening (G) Vertalen van strategie en beleid naar concrete doelstellingen, acties binnen de bestaande regelgeving voor de organisatie/afdeling Zorgen voor de aan- en bijsturing van processen en projecten, zowel binnen de eigen afdeling als organisatiebrede projecten Instaan voor het nemen van beslissingen in het kader van een vlotte werking van de organisatie/afdeling Bewaken en opvolgen van de voortgang van projecten, activiteiten en indien nodig acties nemen om bij te sturen zodat doelstellingen bereikt worden Waken over een effectieve en efficiënte dienstverlening van de organisatie/afdeling Werken aan de continue verbetering van de dienstverlening Afstemmen van systemen, procedures, middelen, tijd en mensen Instaan voor budgetbeheer en controle van de organisatie/afdeling in functie van een financieel gezond beleid binnen de organisatie Coachen, begeleiden en aansturen van de medewerkers zodat de organisatie/afdeling beschikt over gemotiveerde en competente medewerkers om een kwaliteitsvolle dienstverlening te garanderen (G) Leiden van de afdeling/dienst (werkverdeling, verlofregeling, functioneringsgesprekken, evaluatie ) Bijsturen van medewerkers waar nodig en hierbij duidelijke verwachtingen en afspraken formuleren Ondersteunen van de medewerkers van de afdeling/dienst bij hun specifieke noden Zorgen voor de competentieontwikkeling en detecteren van vormingsbehoeften van de medewerkers van de afdeling/dienst Organiseren van regelmatig werkoverleg voor de medewerkers van afdeling/dienst zodat zij kunnen functioneren als één samenwerkend geheel Geven van duidelijke werkinstructies aan de medewerkers van de afdeling/dienst Helpen van de medewerker(s) bij het uitvoeren van (moeilijke) taken Opvolgen van de voortgang van de taakuitvoering op het werkterrein Uitvoeren van toezicht in het kader van het beleid inzake preventie en bescherming op het werk, gaande van communicatie en preventieve maatregelen tot het rapporteren van onveilige situaties of inbreuken Ingrijpen in de taakuitvoering bij onvoorziene omstandigheden, moeilijkheden en onveilige situaties of inbreuken Functie- en competentieprofiel Pagina 2 van 7
Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en het stimuleren van communicatie zodat de beleidsverantwoordelijken en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn (G) Instaan voor constructief overleg en samenwerking met de beleidsverantwoordelijken Rapporteren aan de beleidsorganen over de voortgang van de beleidsdoelstellingen Organiseren van en meewerken aan dienstoverschrijdend overleg Bewaken en optimaliseren van de interne communicatie binnen en tussen de verschillende diensten Verzorgen van een optimale top-down en bottom-up communicatie: rapporteren, aftoetsen van voorstellen Stimuleren van een optimale, dienstoverschrijdende kennisdeling binnen de organisatie Voorbereiden, bijsturen en evalueren van de strategische en operationele planning zodat de beleidsdoelstellingen gerealiseerd worden (G) Bepalen van indicatoren, kwantitatieve en kwalitatieve criteria, die de opvolging van de dienstverlening mogelijk maken Rapporteren over de werking op basis van nota s, verslagen met zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens Regelmatig aftoetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar nodig Analyseren van relevante signalen uit het werkveld Opmaken van beleidsvoorbereidende dossiers en nota s voor de beleidsverantwoordelijken op basis van indicatoren, onderzoek en maatschappelijke evoluties Formuleren van beleidsadviezen en inhoud (ook cijfermatig) geven aan de beleidsnota s Opstellen van een evaluatie op regelmatige basis, met het oog op vernieuwing en optimalisering van de werking en het gevoerde beleid Als lid van het MAT instaan voor de beleidscoördinatie en voor de geïntegreerde werking van gemeente- en/of OCMW-diensten vertrekkende vanuit de eigen dienstverlening als onderdeel van een groter geheel (G) Verantwoordelijk voor het mee voorbereiden van het beleid (voorontwerp van de strategisch nota van het meerjarenplan, beleidsnota van het budget ) inclusief opvolgen, bijsturen en evalueren van deze beleidsdocumenten Waken over de vertaling en uitvoering van de missie, visie en waarden en de strategische en operationele doelstellingen van het meerjarenplan binnen de organisatie Voorbereiden, uitvoeren en opvolgen/evalueren van andere overkoepelende opdrachten inzake planning, rechtspositieregeling Bewaken van de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten, alsook de bijhorende interne communicatie naar medewerkers van de organisatie Instaan voor de afstemming en de wisselwerking tussen de verschillende beleidsdomeinen, afdelingen en diensten Functie- en competentieprofiel Pagina 3 van 7
Waken over het effectief en efficiënt uitvoeren van de missie, visie en waarden en de accenten en de doelstellingen die het beleid bepaald heeft Opstellen van een objectieve rapportering, op regelmatige tijdstippen, over de uitvoering en voortgang van beleidsbeslissingen Instaan voor kwaliteitsbewaking en een goede taakverdeling binnen de dienst welzijn met aandacht voor aspecten van organisatiebeheersing teneinde op een klantvriendelijke manier een kwaliteitsvolle dienst- en hulpverlening te verzekeren (S) Bewaken van de kwaliteit van de geboden dienst- en hulpverlening Initiëren van tevredenheidsonderzoeken Opvolgen en implementeren van de regelgeving betreffende de werking van de dienst welzijn Zorgen voor gebruiksvriendelijke handleidingen omtrent de werkzaamheden van de dienst welzijn er op toe zien dat deze up to date gehouden worden Evalueren en optimaliseren van procedures en processen m.b.t. de werking van de dienst welzijn met aandacht voor aspecten van organisatiebeheersing Bewaken van de inhoudelijke- en vormcriteria waaraan de sociale verslagen en rapporten van de medewerkers van de dienst welzijn moeten voldoen Bewerkstelligen van een eenheid van visie binnen de dienst welzijn en een gelijkwaardige behandeling van de cliënten door de medewerkers van de dienst welzijn Instaan voor de werkverdeling binnen de dienst welzijn Instaan voor het beheer van toegangsrechten tot bestanden en ICT-toepassingen binnen de dienst welzijn Instaan voor de coördinatie, organisatie en uitvoering van het lokaal sociaal beleid met inbegrip van (kans)armoedebestrijding, gezondheidsbeleid, gelijke kansen en mondiaal beleid (S) Uitwerken van een visie, beleidsdoelstellingen en acties inzake lokaal sociaal beleid Organiseren van een goede interne taakverdeling binnen de afdeling welzijn m.b.t. (kans)armoedebestrijding, gezondheidsbeleid, gelijke kansen en mondiaal beleid Meewerken aan de verdere uitbouw van het lokaal woonbeleid Participeren aan en opvolgen van de werking van de eerstelijnszone (ELZ ZORA) Participeren aan en organiseren van werkoverleg met lokale welzijnsactoren Oog hebben voor de mogelijkheden om subsidies te bekomen voor het voeren van een lokaal sociaal beleid Bij delegatie door de algemeen directeur : bijwonen van de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst (BCSD) en instaan voor de goede voorbereiding en werking ervan en het opmaken van de notulen (S) Nakijken van de voorstellen die de medewerkers aan het BCSD voorleggen en toezien op de kwaliteit ervan Adviseren van de voorzitter en leden van het BCSD en hen o.a. wijzen op de toepasselijke regelgeving Bijwonen van de vergaderingen van het BCSD en opmaken van de notulen en mede ondertekenen van brieven en documenten die voortvloeien uit de werking van het BCSD. Functie- en competentieprofiel Pagina 4 van 7
Instaan voor de goede werking van het onthaal met het oog op een vlot, deskundig en klantvriendelijk onthaal bij de afdeling burger en welzijn (S) Instaan voor goed opgeleide onthaalmedewerkers Instaan voor een goede werkplanning en taakafspraken Organiseren van een goede administratieve ondersteuning van de afdeling burger en welzijn door de onthaalmedewerkers Profiel Je stelt de klant centraal in de dienstverlening (klantgerichtheid) Je stelt hoge eisen aan de kwaliteit, efficiëntie en deskundigheid (kwaliteitsvol werken) Je toont betrokkenheid naar zowel de organisatie als naar de klanten toe (betrokkenheid) Je communiceert op een eerlijke, respectvolle en correcte manier, zowel naar collega s als naar klanten (integriteit) Je zorgt voor een goede werkverdeling en duidelijke prioriteiten, je bouwt overleg in met het team en stimuleert onderlinge communicatie (operationeel leidinggeven) Je kent de eigen sterke en minder sterke punten en die van de medewerkers en beslist op basis hiervan wat met zelf doet of laat doen (delegeren). Je signaleert problemen op tijd (probleemoplossend werken). Je ziet en signaleert kansen of opportuniteiten (ondernemen). Je overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen (samenwerken). Je verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken (flexibiliteit). Je schrijft foutloos, helder en beknopt (schriftelijk en mondeling communiceren). Je blijft resultaat- en kwaliteitsgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden (stressbestendigheid) Vaktechnische competenties A = nodig bij aanwerving F = te verwerven tijdens de uitoefening van de functie Kennis Interne reglementen en afspraken Werking lokaal bestuur Specifieke wetgeving/regelgeving Specifieke vakkennis/technische bekwaamheid Computerkennis MS Office toepassingen Software eigen aan de organisatie Software eigen aan de dienst/functie Kennisniveau Grondig Goed Basis F F F Functie- en competentieprofiel Pagina 5 van 7
Aanwervingsvoorwaarden houder zijn van ofwel een bachelordiploma ofwel van een diploma van het Hoger Onderwijs van het Korte Type (HOKT) of een diploma hoger onderwijs van één cyclus (HOC1) of gelijkwaardig minstens 4 jaar relevante beroepservaring in overeenstemming met de functiebeschrijving slagen in een selectieprocedure rijbewijs B geschikt bevonden worden voor de functie na een psychotechnisch onderzoek een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie (wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister) medisch geschikt zijn Bevorderingsvoorwaarden ten minste 4 jaar graadanciënniteit hebben in een graad van rang Bv, schalen B1-B3 of ten minste 4 jaar graadanciënniteit hebben in een graad van rang Cx, schalen C4-C5 of in beide niveaus samen; een gunstig evaluatieresultaat gekregen hebben voor de laatste periodieke evaluatie minimum 21 jaar slagen in een selectieprocedure rijbewijs B geschikt bevonden worden voor de functie na een psychotechnisch onderzoek Hoe solliciteren? Solliciteren kan tot en met 26 mei met vermelding van vacaturenummer 2019-09. Je bezorgt je kandidatuur (met CV en diploma) via een brief of mail (poststempel of verzenddatum bepaalt de datum van je sollicitatie) aan Gemeente Boechout, Heuvelstraat 91, 2530 BOECHOUT, ofwel via mail aan personeel@boechout.be. De selectieprocedure Na afloop van de sollicitatietermijn ontvang je een uitnodiging voor de selectieproef. Deze gaat door op 2 verschillende data en bestaat uit volgende onderdelen : maturiteitsgedeelte: gevalstudie waarbij de kandidaten geconfronteerd worden met een probleemsituatie die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen; de kandidaten trachten een oplossing uit te werken en deze aan de hand van een verslag weer te geven. Bij de beoordeling wordt rekening gehouden met de inhoud, de vorm en de spelling. (35 punten). schriftelijk/technisch gedeelte over vakkennis nodig voor de uit te oefenen functie: de kennis van de kandidaten worden getest op de gebieden die in het functieprofiel worden vereist. (35 punten) mondeling gedeelte: peiling naar de interesse van de kandidaten voor het werkterrein en toetsing van het profiel aan de vereisten van de functie. (30 punten). Om te slagen moeten de kandidaten op elk gedeelte, op elke proef en op elk onderdeel van elke proef tenminste 50 % van de punten en in totaal minimum 60% behalen. De kandidaten die slagen voor de schriftelijke test worden uitgenodigd voor de volgende onderdelen. De 2 kandidaten die uiteindelijk als eerste eindigen in de rangschikking worden nog doorverwezen voor een psychotechnische proef. Enkel indien hierna een gunstig advies volgt, kunnen zij voor aanwerving in aanmerking komen. Functie- en competentieprofiel Pagina 6 van 7
Wedde en andere voordelen - brutomaandloon vanaf 3072,42 euro (niveau B4-B5), ervaring kan meetellen voor de anciënniteit, bij 8 jaar anciënniteit bedraagt het brutomaandloon tussen 3307,12 en 3563,15 euro (voor meer gedetailleerde info, neem best contact op) - maaltijdcheques (maximale bijdrage) - hospitalisatieverzekering - fietsvergoeding of terugbetaling abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer Werktijden De personeelsleden van de gemeentelijke administratie werken volgens een flexibele werkregeling. Daarbij moet rekening gehouden worden met de openingsuren. De collega s van de dienst maken hiervoor onderling de nodige afspraken. Toch nog vragen? Heb je toch nog vragen? Neem dan contact op met de personeelsdienst (03/460 06 25) of via mail personeel@boechout.be. Functie- en competentieprofiel Pagina 7 van 7