Handleiding Online bestelsysteem Horesca Horecavo Weversbaan 25 2352 BZ Leiderdorp 071 5 41 20 11
Inhoudsopgave 1. Voorwoord... 3 2. Beginnen... 4 2.1. Inloggen... 5 2.2. Meerdere debiteuren onder één inlognaam... 6 2.3. Het basismenu... 6 2.4. Handleiding bestelsysteem... 8 2.5. Uw bestellijst... 9 2.6. Uw bestellijst, artikelen verwijderen... 10 2.7. Artikel toevoegen aan bestellijst... 11 2.7.1. Zoeken op artikelgroep... 11 2.7.2. Zoeken op artikelomschrijving, artikelnummer of merk... 12 2.7.2.1. Zoeken op Artikelomschrijving... 12 2.7.2.2. Zoeken op Artikelnummer... 14 2.7.2.3. Zoeken op Merk... 14 2.8. Download bestellijst (downloaden in Excel formaat)... 15 2.9. Print bestellijst... 16 2.10. Sorteer bestellijst... 17 2.11. Vers-bestellijst... 18 2.12. Aanbiedingen... 19 2.13. Horesca VoordeelDeals... 20 2.14. Horesca in Actie... 20 2.15. Bestelling plaatsen... 21 2.16. Vers-bestelling plaatsen... 23 2.17. Snel invoeren van artikelen... 23 2.18. Winkelwagen... 25 2.19. Vers-winkelwagen... 25 2.20. Complete catalogus... 26 2.21. Laatste 30 nieuwe producten... 26 2.22. Contact... 27 2.23. Nieuwsbrief... 27 2.24. Aan-, afmelden en/of wijzigen mailing... 27 2.25. Afmelden en afsluiten / Afsluiten... 28 2.26. Kritiek/Opmerkingen... 28 3. Ruimte voor aantekeningen... 29 ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 2 -
1. Voorwoord Deze handleiding is bestemd voor klanten van Horesca Horecavo die online hun producten willen bestellen. U dient zelf aan te geven dat u online wil gaan bestellen. Om uw producten online te kunnen bestellen heeft u een klantnummer en wachtwoord nodig. Deze worden door Horesca Horecavo aangemaakt en u krijgt deze dan, per mail, toegestuurd. In deze handleiding wordt als voorbeeld een bedrijf met als klantnummer 901071 en als bedrijfsnaam P. Dofferhoff gebruikt. Als u vragen en / of opmerkingen heeft dan kunt u ons natuurlijk altijd bellen, e-mailen of faxen. Tel: 071 5 41 20 11 Fax: 071 5 41 07 52 E-mail: verkoop@horesca-horecavo.nl Leiderdorp, 17 oktober 2012 ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 3 -
2. Beginnen Als u een klantnummer en wachtwoord heeft gekregen van Horesca Horecavo dan kunt u online uw producten bestellen. Hiervoor gaat u naar onze website: http://www.horesca-horecavo.nl U komt dan op onderstaande pagina. Op deze pagina ziet u in het kopje Online bestelsysteem. Om in te loggen op onze website klikt u op de tekst BESTELLEN. U komt dan op de volgende pagina. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 4 -
2.1. Inloggen Bij Gebruikersnaam / Klantnummer vult u uw klantnummer in (dit is het debiteurnummer waaronder u bekend bent bij Horesca Horecavo). Bij Wachtwoord vult u het wachtwoord in wat u heeft gekregen van Horesca Horecavo. Daarna klikt u op de knop "Login. Indien u het veld automatisch inloggen aanvinkt en u kiest voor afsluiten in het bestel menu wordt u elke volgende keer direct doorgelinkt naar de bestelpagina. (Let op! Iedere gebruiker van betreffende pc wordt dan automatisch ingelogd) Indien u kiest voor afmelden en afsluiten (voor nadere uitleg zie punt 2.19) dient u in te loggen met uw Gebruikersnaam / Klantnummer en Wachtwoord. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 5 -
2.2. Meerdere debiteuren onder één inlognaam Ook is het mogelijk om meerdere debiteuren onder een inlognaam te hangen. Bij het inloggen krijgt u dan de keuze om een debiteur te kiezen, vanuit daar komt u weer in het basisscherm. Wilt u meerdere debiteuren onder één inlognaam hebben dan moet dit worden doorgegeven aan Horesca Horecavo zodat wij dit voor u in orde kunnen worden. Dit kunt u doen door een e-mail te sturen naar verkoop@horesca-horecavo.nl. 2.3. Het basismenu Als u ingelogd bent zonder automatisch inloggen dan ziet u onderstaand scherm. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 6 -
Bent u ingelogd met Automatisch aanmelden aangevinkt ziet u onderstaand scherm. U heeft hier dan de keuze voor Afmelden en afsluiten. Voor verder informatie omtrend het Automatisch aanmeldingen verwijs ik u naar hoofstuk 2.18 Op de bovenste regel ziet u uw klantnummer, de naam van uw bedrijf, de datum, de afleverdagen en de naam van de besteller. U heeft op deze pagina de navolgende mogelijkheden: Handleiding Bestellijst Vers-bestellijst Aanbiedingen Horesca VoordeelDeals Horesca in Actie Bestelling plaatsen Vers-bestelling plaatsen Snel invoeren van artikelen Winkelwagen (indien hier 1 of meerdere artikelen in staan wordt dit aantal vermeld) Vers-winkelwagen (indien hier 1 of meerdere artikelen in staan wordt dit aantal vermeld) Complete catalogus Laatste 30 nieuwe producten Contact Nieuwsbrieven Aan-, afmelden en/of wijzigen mailing Afmelden en afsluiten / afsluiten Deze mogelijkheden worden verderop uitgebreid uitgelegd. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 7 -
2.4. Handleiding bestelsysteem Als u deze mogelijkheid kiest dan wordt direct de handleiding geladen welke u kunt bekijken. Uiteraard bestaat ook de mogelijkheid om deze te printen. Icoontje verschijnt als u over de pagina beweegt met de cursor. Uitleg gebruikte icoontjes; toevoegen aan winkelwagen toevoegen aan bestellijst verwijderen van artikel extra informatie beschikbaar over dit artikel let op! dit is een artikel met levertijd ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 8 -
2.5. Uw bestellijst Als u deze mogelijkheid kiest dan komt u op onderstaande pagina terecht. Hier ziet u dan uw bestellijst staan. Op deze bestellijst kunt u zelf producten toevoegen of verwijderen, uw bestellijst downloaden, printen en sorteren. Het voorbeeldbedrijf heeft al een aantal producten op de bestellijst staan. Bij nieuwe klanten staat er (mogelijk) nog niets op de bestellijst. Wanneer u op de knop Home klikt dan komt u weer in het basismenu. Om de volgorde van de bestellijst aan te passen klikt u op de kolom positie, artikelnr, omschrijving,merk, best.art en/of prijs. U ziet zult zien dat de producten van uw bestellijst in een andere volgorde getoond worden. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 9 -
2.6. Uw bestellijst, artikelen verwijderen Als u een product niet meer bestelt dan kunt u deze uit de bestellijst verwijderen. U kunt dit doen door op het prullenbakje, geheel links op de pagina, te klikken. Vervolgens verschijnt de vraag Dit artikel wordt uit uw bestellijst verwijderd. Wilt u doorgaan? (Let op!! In dit voorbeeld is de volgorde gesorteerd op omschrijving) Hier klikt u op OK voor verwijderen of Annuleren voor niet verwijderen van het betreffende artikel. (In onderstaande ziet u dat artikel 41660 BAGELS NATUREL is verwijderd) ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 10 -
2.7. Artikel toevoegen aan bestellijst U kunt op 2 manieren producten opzoeken: - Zoeken op artikelgroep - Producten zoeken op artikelomschrijving, artikelnummer of merk. Op het volgende scherm ziet u deze vier mogelijkheden staan 2.7.1. Zoeken op artikelgroep Als u een artikelgroep wilt doorzoeken dan klik u op het pijltje en er verschijnt een pulldown menu zoals u dat kunt zien op de volgende pagina. Als u dan een artikelgroep kiest komen alle producten te voorschijn die er in die artikelgroep zitten, zoals hieronder weergegeven. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 11 -
2.7.2. Zoeken op artikelomschrijving, artikelnummer of merk 2.7.2.1. Zoeken op Artikelomschrijving Als voorbeeld zoeken we op producten met de tekst kroket er in. Deze tekst tikken we in het vak zoeken op artikelomschrijving, artikelnummer of merk en dan klikken we op de knop Zoek product. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 12 -
Hoe minder uitgebreid u de zoekopdracht maakt, hoe meer producten er op het scherm komen. Als u bijvoorbeeld hamburgers zoekt en als omschrijving hamburg intikt dan krijgt u alle producten waar het woord hamburg in voor komt. Zoals u kunt zien bestaan er een aantal producten met de tekst kroket er in. Als het artikel, wat u zoekt, in deze lijst staat dan klikt u om een artikel toe te voegen aan uw eigen bestellijst op het icoon of het icoon indien u het in uw winkelwagen wilt hebben.. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 13 -
2.7.2.2. Zoeken op Artikelnummer U kunt ook op artikelnummer zoeken, als u het artikelnummer weet. Dit werkt bijna hetzelfde als zoeken op artikelomschrijving. In het vak zoeken op artikelomschrijving, artikelnummer of merk tikt u het artikelnummer in. Dan klikt u weer op de knop zoek product en er wordt gezocht naar het, door u, ingetikte artikelnummer. Als het artikelnummer bekend is dan kunt u, net zoals bij zoeken op artikelomschrijving, het betreffende artikel toevoegen. 2.7.2.3. Zoeken op Merk U kunt ook op merk zoeken, als u het merk weet. Dit werkt bijna hetzelfde als zoeken op artikelomschrijving. In het vak zoeken op artikelomschrijving, artikelnummer of merk tikt u het merk in. Dan klikt u weer op de knop zoek product en er wordt gezocht naar het, door u ingetikte merk. Als het merk bekend is dan kunt u, net zoals bij zoeken op artikelomschrijving, het betreffende artikel toevoegen. Artikelomschrijving, artikelnummer en/of is niet gevonden Als de artikelomschrijving, artikelnummer en/of merk niet bekend is dan komt er een pagina waarop staat dat er geen resultaten gevonden zijn. Wilt u opnieuw zoeken kunt u gewoon de balk gebruiken waarmee u zojuist gezocht heeft, vervolgens drukt u dan weer op de knop zoek product. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 14 -
2.8. Download bestellijst (downloaden in Excel formaat) Met deze optie kunt u uw bestellijst downloaden in Excel formaat en handmatig aanpassen. Daarna kunt u deze naar ons toe e-mailen en dan kunnen wij uw aangepaste bestellijst weer invoeren. U kunt een soortgelijk scherm verwachten als dat hier onder staat als u uw bestellijst download. Ook is het mogelijk om ons een e-mail te sturen met de artikelen in de volgorde van uw voorkeur. Deze artikelnummers moeten dan wel onder elkaar staan zoals in het volgende voorbeeld. 16 1084 5285 10691 9441 10438 etc. Het wijzigen en / of aanpassen van uw bestellijst kan zo vaak doorgevoerd worden als u zelf wenselijk acht. Elke dag, week, maand etc. Uiteraard dient u natuurlijk zelf actief de wijzigingen van uw bestellijst door te voeren. LET OP!! Wij zullen uiteraard niet ongevraagd iets in uw bestellijst wijzigen en / of aanpassen. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 15 -
2.9. Print bestellijst Op deze pagina kunt u uw bestellijst opvragen en afdrukken met de producten op verschillende manieren gesorteerd. U komt hier door in het basisscherm op de, onderstreepte, tekst Print bestellijst te klikken. Deze lijst kunt u op vijf manieren uitprinten: Gesorteerd op positie Gesorteerd op artikelnr Gesorteerd op omschrijving Gesorteerd op merk Gesorteerd op bestelartikel Daarnaast kunt u ook nog kiezen voor sorteer volgorde aflopend of oplopend Tevens kunt u door middel van het plaatsen van een vinkje in het betreffende veld aangeven wat er getoond en dus geprint wordt. In dit voorbeeld zijn alle opties aangevinkt. U kunt de lijst afdrukken door op de knop Print mijn bestellijst te klikken. Afhankelijk van het aantal printers en hoe ze geïnstalleerd zijn verschijnt er een scherm waar u een printer kunt selecteren. Als u dan op print klikt wordt de bestellijst afgedrukt. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 16 -
2.10. Sorteer bestellijst Op deze pagina kunt u uw bestellijst sorteren op de door u gewenste volgorde. Om de volgorde van de bestellijst aan te passen sleept u een regel met de linkermuisknop ingedrukt naar de juiste plek en laat dan de muisknop los. Het artikel wat op positie 1 stond is verplaatst naar positie 36. Indien u nu op Nieuwe volgorde opslaan klikt zal de nummering worden aangepast en zal uw bestellijst in die volgorde op uw bestelpagina getoond worden. (mits u gebruik maar van de kolomsortering op positie. (zie punt 2.5) ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 17 -
2.11. Vers-bestellijst Als u deze mogelijkheid kiest dan komt u op onderstaande pagina terecht. Hier ziet u dan uw versbestellijst staan. Op deze vers-bestellijst kunt u zelf producten toevoegen of verwijderen, uw versbestellijst downloaden, printen en sorteren. Het voorbeeldbedrijf heeft al een aantal producten op de bestellijst staan. Bij nieuwe klanten staat er (mogelijk) nog niets op de bestellijst. Wanneer u op de knop Home klikt dan komt u weer in het basismenu. Om de volgorde van de vers-bestellijst aan te passen klikt u op de kolom positie, artikelnr, omschrijving,merk, best.art kg/st, portie en portie omschrijving en/of prijs. U ziet zult zien dat de producten van uw bestellijst in een andere volgorde getoond worden. Voor de uitleg van de diverse mogelijkheden verwijzen wij u naar de punten 2.6 tot en met 2.10. De omschrijving bestellijst kunt u dan vervangen door vers-bestellijst. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 18 -
2.12. Aanbiedingen U kunt een soortgelijk scherm verwachten als dat hier onder. Op deze pagina kunt u onze aanbiedingen vinden. Door op details te klikken wordt de aanbieding zichtbaar. U kunt een soortgelijk scherm verwachten als dat hier onder. Door middel van het verschuiven van de balk aan de rechter zijkant wordt het restant van de aanbieding zichtbaar en ook de mogelijkheid tot het bepalen van de afleverdatum en het toevoegen van tekst. Om de bestelling te versturen klikt u op de knop Verstuur bestelling. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 19 -
2.13. Horesca VoordeelDeals Op deze pagina vind u onze VoordeelDeals. U kunt een soortgelijk scherm verwachten als dat hier onder. Door middel van het invullen van een aantal, het kiezen van een afleverdatum en te klikken op Verstuur bestelling plaatst u een bestelling. 2.14. Horesca in Actie U kunt een soortgelijk scherm verwachten als dat hier onder. Door middel van het verschuiven van de balk aan de rechter zijkant wordt het restant van de Actie aanbiedingen zichtbaar en ook de mogelijkheid tot het bepalen van de afleverdatum. Om de bestelling te versturen klikt u op de knop Verstuur bestelling. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 20 -
2.15. Bestelling plaatsen Als u weet wat u wilt bestellen dan klikt u in het basismenu op, de onderstreepte, tekst Bestelling plaatsen. In het vak waar aantal staat kunt u het gewenste aantal invullen. Uw artikelen worden verplaatst naar de winkelwagen en vanuit hier plaatst u uw bestelling. U heeft de mogelijkheid om op een later tijdstip uw bestelling te voltooien omdat uw bestelling wordt bewaard in de winkelwagen. Let op!!! Sommige producten hebben een uiterste besteltijd indien deze de eerst volgende leverdag uitgeleverd moeten worden. Wilt u hier rekening mee houden bij het indienen van uw bestelling. (Wellicht dat u dus meerdere keren per dag moet/kunt bestellen). Op de pagina kunt u ook instellen hoeveel artikelen per pagina zichtbaar zijn. Dit aantal kunt u zelf wijzigen in 1, 25, 500 etc. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 21 -
Als u uw bestelling heeft ingevoerd kunt u stoppen om op een later tijstip de bestelling te vervolgen of u kunt klikken op uw winkelwagen. Afhankelijk van het aantal bestelde producten staat onderaan de winkelwagen de mogelijkheid voor het kiezen van een afleverdag (pulldown menu), het plaatsen van opmerkingen (mogelijkheid tot het intikken van tekst), het verwijderen van de bestelling (knop Winkelwagen leegmaken ) en/of het plaatsen van de bestelling (knop Verstuur bestelling ) U moet hier een dag uit kiezen anders kan er geen bestelling geplaatst worden. U selecteert de gewenste datum en klikt één keer. Vervolgens klikt u op de knop Verstuur bestelling en uw bestelling is geplaatst. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 22 -
2.16. Vers-bestelling plaatsen Als u weet wat u wilt bestellen dan klikt u in het basismenu op, de onderstreepte, tekst Vers-bestelling plaatsen. Voor de uitleg over hoe te bestellen zie punt 2.15. De omschrijving bestellijst kunt u dan vervangen door vers-bestellijst. Echter op de bestelpagina van de vers-bestelling zijn 2 extra velden toegevoegd. Deze worden hier onder toegelicht. U kunt nu de door u gewenste portionering invullen. Tevens kunt een korte tekst toevoegen per artikel. Voor het vervolgen van het plaatsen van de bestelling verwijzen wij u wederom naar punt 2.15. De omschrijving bestellijst kunt u dan vervangen door vers-bestellijst. 2.17. Snel invoeren van artikelen Deze pagina is vooral handig indien u een uitgeprinte bestellijst snel in wil voeren in het winkelwagentje. Het snel invoeren doet u door middel van het ingeven van het artikelnummer en druk op enter. Vervolgens wordt er 1 stuk in uw winkelwagen geboekt. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 23 -
Om een artikel te verwijderen uit uw winkelwagentje, klikt u op icoontje. Desgewenst kunt u het aantal aanpassen door op het aantal te gaan staan en dit te wijzigen in het juiste aantal. Vervolgens klikt u op de knop Winkelwagen. U komt nu in uw winkelwagen terecht voor verdere uitleg over hoe de bestelling te plaatsen zie punt 2.18 ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 24 -
2.18. Winkelwagen Als u voor deze optie kiest dan kunt u alle bewaarde bestellingen zien die nog niet verstuurd zijn. Indien u nog artikelen wenst toe te voegen kan u dit doen door te klikken op Home en vervolgens te kiezen voor de optie bestelling plaatsen en/of snel invoeren van artikelen. Echter als u deze bewaarde artikelen wenst te verzenden dan dient u een afleverdag te kiezen en voegt u eventueel een opmerking toe. Vervolgens klikt u op Verstuur bestelling en de bestelling is geplaatst. 2.19. Vers-winkelwagen Voor de uitleg zie punt 2.18. De omschrijving bestellijst kunt u dan vervangen door vers-bestellijst. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 25 -
2.20. Complete catalogus Met deze optie kunt u een ons totale assortiment bekijken. Voor uitleg zie punt 2.7.1 en 2.7.2 2.21. Laatste 30 nieuwe producten U kunt een soortgelijk scherm verwachten als dat hier onder. In deze optie worden de 30 meest recent, door ons, ingevoerde nieuwe artikelen getoond. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 26 -
2.22. Contact Met deze optie kunt u een ons een e-mail versturen met daarin uw vraag en/of opmerking. Wij zullen deze vraag en/of opmerking zo snel mogelijk af handelen. Uiteraard zullen wij u, indien dit uit de e-mail blijkt, nader informeren en/of over de wijze van afhandeling berichten. 2.23. Nieuwsbrief Met deze optie kunt u een onze nieuwsbrieven bekijken. 2.24. Aan-, afmelden en/of wijzigen mailing Met deze optie kunt u zich aan- en afmelden voor het ontvangen van mailingen van Horesca Horecavo en/of uw e-mailadres wijzigen. Voer het e-mailadres in waarop u de mail wenst te ontvangen en klik op de knop Aanmelden. ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 27 -
Wijzig het e-mailadres in waarop u de mail wenst te ontvangen en klik op de knop Wijziging opslaan. Wenst u zich af te melden voor het ontvangen van de mailingen klik op de knop Afmelden. 2.25. Afmelden en afsluiten / Afsluiten Als u klaar bent dan klikt u op de, onderstreepte, tekst Afsluiten. Indien u op de inlog pagina het vinkje bij Automatisch aanmelden heeft aangevinkt en u afgemeld hebt middels de keuze Afsluiten logt een volgende keer automatisch in. Indien u zich afmeldt met Afmelden en afsluiten dient u zich opnieuw aan te melden met Gebruikersnaam / Klantnummer en het door ons verzonden Wachtwoord. De laatste optie is de veiligste omdat niemand dan per ongeluk kan inloggen. Echter aan u de keuze voor welke optie u kiest! 2.26. Kritiek/Opmerkingen Uiteraard hebben wij grote zorg besteed aan de verdere ontwikkeling van ons bestelsysteem. Toch zou het kunnen zijn dat er dingen ontbreken en/of niet duidelijk zijn. Al uw kritische opmerkingen kunnen wij gebruiken in de verdere ontwikkeling van ons bestelsysteem. Natuurlijk betekend dit niet dat alles opgelost gaat en/of kan worden maar kunnen wij dit wel meenemen en trachten te verbeteren. Vriendelijk verzoeken wij uw eventuele opmerkingen te mailen naar verkoop@horesca-horecavo.nl ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 28 -
3. Ruimte voor aantekeningen ook, is ten strengste verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. - 29 -