Hoe HR meerwaarde levert 1
Het leveren van meerwaarde aan de business: 6 tips Zorg dat HR meer is dan een administratief orgaan HR is meer dan een administratieve verantwoordelijkheid in de vorm van salarisadministratie en personeelsdossiers. Als je je daartoe beperkt, dan zal de organisatie en de directie de meerwaarde van HR te weinig zien. Zorg daarom dat je naast deze basistaken, een extra bijdrage levert aan de organisatie en stel je op als business partner. Wees proactief en signaleer organisatiebreed Het is belangrijk om niet te wachten tot er een vraag naar HR komt en dan pas actie te ondernemen. Zorg ervoor dat je proactief bent, signaleer wat er binnen de organisatie gebeurt (ook vanuit andere organisatie-onderdelen) en geef hier feedback op. Dit betekent dat je moet weten wat er in en om de organisatie speelt zodat je kunt meepraten over de business. Zorg voor actuele stuurinformatie Moderne HR-software zorgt dat tijdrovende administratieve processen verdampen, waardoor je als HR-afdeling tijd overhoudt voor het ondersteunen en adviseren van de organisatie. Om goed te kunnen adviseren heb je stuurinformatie nodig. Denk daarbij aan verzuimanalyses en cijfers over in-, door- en uitstroom. 2
Zorg voor efficiënte HR-processen Door HR-processen te stroomlijnen gaat minder tijd en informatie verloren. Daar plukken zowel HR, de business als medewerkers de vruchten van. Software helpt hierbij doordat HRinformatie op ieder moment inzichtelijk is. Efficiëntere processen verminderen het aantal ad-hoc vragen en zo kan de HR-afdeling tijd vrijmaken voor andere zaken. Om een volwaardige HRafdeling met gestroomlijnde processen te zijn, is software de belangrijkste enabler. Faciliteer talentontwikkeling Door het faciliteren van talentontwikkeling van zowel de directie, managers als medewerkers, levert HR meerwaarde aan organisaties. Talentontwikkeling leidt namelijk tot hogere medewerkers tevredenheid en - productiviteit, gemotiveerd personeel en een lager uitstroompercentage. Verhoog de kwaliteit van medewerkers Als HR-afdeling verhoog je de kwaliteit van medewerkers door medewerkers aan te nemen die perfect passen binnen een team en de waarden en normen van de organisatie. Door medewerkers allerlei HR-zaken zelf te laten regelen, krijgen zij een gevoel van vertrouwen. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van een verlofdag of het indienen van een declaratie via een self-serviceportal. Dit leidt tot een hoge mate van betrokkenheid, productiviteit en bevlogenheid. 3
inhoudsopgave 5 6 10 14 voorwoord Om toegevoegde waarde te leveren, moet je de business snappen De directie en HR op een lijn, hoe doe je dat? HR als verbindingsfactor tussen de verschillende disciplines 16 Help de business ondernemend te kunnen zijn: faciliteer, faciliteer faciliteer. 20 22 Hoe automatisering kan bijdragen aan de meerwaarde van HR Tot slot 4
voorwoord Uit de praktijk blijkt dat organisaties vaak hun vraagtekens zetten bij de meerwaarde van de HR-afdeling, zeker in financieel lastige tijden. Vaak resulteert dit in bezuinigingen op HRM, waardoor de afdeling meer moet doen met minder. Dit leidt volgens Onderzoeksrapport: Ken- en Stuurgetallen voor HR 2013-2014 vrijwel altijd tot een averechts effect: organisaties die weinig effort in HR steken, hebben meestal te kampen met een hoog ziekteverzuim, personeelsverloop en ontevreden medewerkers. Volgens de onderzoekers wordt budgetverlaging veroorzaakt doordat HR-afdelingen onvoldoende in staat zijn om hun toegevoegde waarde inzichtelijk te maken. Hierdoor worden vraagtekens gezet bij de meerwaarde van HR. Deze vraagtekens worden niet alleen door Nederlandse organisaties gezet, zo blijkt uit een internationale survey onder 235 CEO s. Meer dan een derde van de ondervraagden betwijfelt of HR genoeg strategische kennis heeft en stelt dat HR de business onvoldoende begrijpt. Het is dus hoog tijd voor een ommekeer; hoe zorg je dat HR waarde toevoegt en dat organisaties HR als onmisbare schakel gaan zien? Om uit eerste hand te horen wat directeuren en HR Managers verstaan onder de meerwaarde van HR en hoe je deze meerwaarde levert, interviewden we directeuren en HR Managers over hun visie op dit vraagstuk. Ook laten we zien hoe automatisering een rol kan spelen in het leveren van toegevoegde waarde aan de business. Deze whitepaper biedt inzicht en inspiratie, en beantwoordt de vraag hoe je als HR-afdeling meerwaarde levert aan de organisatie. Het geeft HR Managers handvatten die direct in de praktijk kunnen worden toegepast. 5
"Om toegevoegde waarde te leveren, moet je de business snappen" Wat zijn de belangrijkste speerpunten voor de HR-afdeling? Zoals in veel organisaties moeten ook wij met minder mensen verder. Dit betekent dat we goed moeten sturen op loonkosten, vertelt Ellen. Ook moeten we hierdoor extra goed naar de kwaliteit van de mensen kijken: ervoor zorgen dat medewerkers de juiste kwalificaties hebben en dat de juiste mensen zich op de juiste plek in de organisatie bevinden. Talent Management speelt dus een cruciale rol. Een ander speerpunt is het zo goed mogelijk begeleiden van reorganisaties. Belangrijk hierbij is het maken en aanscherpen van sociale plannen. Wat is de meerwaarde van HR? Ellen: Dit ligt naar mijn idee op diverse vlakken. Hierbij gaat het om zaken als het begrijpen van de business, sparren over een stijl van leidinggeven die binnen de organisatie past en het begeleiden van medewerkers tijdens bijvoorbeeld veranderprocessen. Maar daarbij hoort ook het waken voor de cultuur van de organisatie en zorgen dat opleiding en training afgestemd zijn op wat de organisatie echt nodig heeft. Heeft de directie andere verwachtingen wat betreft de meerwaarde van HR? Volgens Ellen zijn de verwachtingen van HR vanuit de directie en wat HR levert, redelijk goed op elkaar afgestemd. Het begint bij de financiële doelstelling van de organisatie. Op basis daarvan maakt iedere discipline een jaarplan, dat we aan elkaar presenteren. Iedere discipline krijgt budget voor de uit te voeren aspecten waar het MT achter staat. Deze afstemming vindt ieder jaar plaats. Omdat dit een continu proces is, zijn de verwachtingen vanuit de directie niet in strijd met onze perceptie over de meerwaarde van HR. Ellen van Vianen Met meer dan 20 jaar ervaring in het HR-vak, geeft Ellen Vianen een kijkje in de keuken van haar HR-afdeling. Ze vertelt wat zij verstaat onder de meerwaarde van HR, hoe de directie de HR-afdeling beschouwt en hoe ze ervoor zorgt dat de organisatie HR waardeert. 6
HR draagt bij aan de weg naar de omzet Ellen: Als HR manager praat het makkelijker met een directie die mensen belangrijk vindt, dan met een directie die daar minder waarde aan hecht. Maar waar iedereen denk ik mee worstelt, is het aantoonbaar maken van de meerwaarde van HR. Het uitdrukken van de meerwaarde van HR in cijfers blijft erg lastig. Je draagt wel bij aan de omzet, maar alleen op de lange termijn. HR heeft indirect invloed op de omzet die de organisatie genereert. Het meetbaar maken van de meerwaarde van HR is volgens Ellen lastig. Mag de directie dat dan vragen van HR? Een directie kan naar mijn mening niet vragen om direct bij te dragen aan de omzet. HR draagt wel bij aan de weg naar de omzet. Zo speelt HR een grote rol in het zorgen dat medewerkers goed in hun vel zitten, productief zijn en uiteindelijk de gewenste prestatie leveren. HR levert dus niet direct een bijdrage, maar wel indirect. Het begint bij de financiële doelstelling van de organisatie 7
Hoe kijkt de directie tegen de HR-afdeling aan? Ellen: Omdat wij een goede bijdrage aan de business leveren, kijkt de directie positief tegen ons aan. Wanneer er bijvoorbeeld een vergadering met clustermanagers is (die ieder een vijftal filiaalmanagers aansturen), wordt HR vaak gevraagd om aan te sluiten voor advies. Ze vinden het prettig dat er ook meegedacht wordt vanuit niet-commercieel, meer menselijk, perspectief. Bijvoorbeeld vanuit de klant. Daarin is het overigens wel van belang dat je als HR de business begrijpt. Internationaal onderzoek van onder andere de Human Resources Professionals Association (HRPA) bekrachtigt dit: een grote meerderheid van de ondervraagde CEO s noemt het van wezenlijk belang dat de HR-afdeling grondige kennis heeft van de business en HR-programma s ontwikkelt die echt belangrijk zijn voor de organisatie als geheel. Samen met het management sparren we daarnaast over de manier waarop we een omgeving creëren waarin medewerkers mogen zijn wie ze zijn, vertelt Ellen verder. Zo hoeven verkopers niet op een vaste manier te verkopen, als ze het verkoopvak maar leuk vinden en op klanten af durven te stappen. Doordat iedereen zichzelf mag zijn, wordt vertrouwen gecreëerd. Dit leidt tot beter functioneren van medewerkers, wat van toegevoegde waarde is voor de organisatie. Is de HR Manager werkelijk in control om de meerwaarde te bewijzen? Ellen: We bevinden ons midden in een uitdagende cultuuromslag. Momenteel heerst er een cultuur waarbij medewerkers het liefst opdrachten krijgen en die uitvoeren. We willen echter naar een cultuur waarbij we meer initiatief en eigenaarschap van onze medewerkers vragen. Het is voor ons een uitdaging hoe we deze omslag kunnen maken. Een tweede uitdaging heeft te maken met opleiding en training vertelt Ellen verder. Het is belangrijk dat je niet alleen maar traint om te trainen, maar inzichtelijk maakt wat het uiteindelijk oplevert. En dat is erg lastig. Om de meerwaarde van opleiding en training inzichtelijk te maken, gaan we nu met een pilot werken waarbij we een heel winkelteam wordt getraind. De vraag is dan of het getrainde team tot betere omzetresultaten komt dan teams die niet getraind zijn. Krijgen jullie waardering vanuit de directie voor jullie werkzaamheden? Ellen: We krijgen absoluut waardering vanuit de directie. Dit merken we onder andere door de vertrouwensband die we hebben met de directeur. Hij vertrouwt erop dat we waarmaken wat we zeggen en hij daar niet steeds achteraan hoeft. Ook zijn we vorig jaar uitgeroepen tot beste afdeling van de organisatie. Ondanks dat we te maken hadden met lastige zaken als reorganisatie en ontslag, kwam HR als beste afdeling het beste uit de bus. HR heeft indirect invloed op de omzet de organisatie genereert. 8
Zo levert HR een bijdrage aan de organisatie Zorg dat je de business en de processen begrijpt Wees betrokken bij wat zich in de organisatie afspeelt. Verdiep je in het commerciële spel en in de andere disciplines. Zorg bijvoorbeeld dat je zicht hebt op Finance en waar Marketing mee bezig is. Daarnaast is het van belang dat je zicht hebt op hoe de processen lopen. Alleen dan kun je meepraten. Denk mee vanuit niet-commercieel perspectief Wees proactief en signaleer organisatiebreed Je moet niet afwachten tot er een vraag vanuit de organisatie of de directie en dan pas in actie komen. Zorg dat je proactief bent, signaleert wat er binnen de organisatie gebeurt (ook vanuit andere disciplines) en hier feedback op geeft. Door breder te kijken dan HR, kun je toegevoegde waarde leveren. HR kan een mooie verbindingsfactor zijn tussen alle disciplines. Het is belangrijk om ook vanuit niet-commercieel perspectief en vanuit de klant mee te denken. Indien er intern een idee leeft waar iedereen enthousiast over is, maar waarbij je twijfels bij hebt, uit dit dan. Deze kritische blik is van toegevoegde waarde in bijvoorbeeld de ontwikkeling van producten en diensten. 9
De directie en HR op één lijn, hoe doe je dat? Financieel en juridische dienstverlener DAS is een mooi voorbeeld van een organisatie waarbij de directie en HR Manager duidelijk op één lijn liggen over de toegevoegde waarde van HR. Eric Pouw -CEO bij DAS- en Guy van Doremalen -HR Directeur bij DAS-, geven hun kijk op de rol van HR en hoe je ervoor zorgt dat de directie het belang van HR inziet. Wat is de verantwoordelijkheid van HR? Omdat DAS een professionele organisatie is, rust er op de schouders van HR een belangrijke verantwoordelijkheid voor wat betreft het werven van talent, vertelt Eric. Zo legt HR veel contacten met potentiële kandidaten door nauw contact met de universitaire wereld te onderhouden en door het organiseren van events voor potentiële werknemers. Jaarlijks krijgt DAS veel sollicitanten (vorig jaar meer dan 1000) en HR moet hier de beste kandidaten uit zien te halen. Bovendien is HR verantwoordelijk voor het boeien en binden van de professionals in de organisatie. Bij welke zaken heeft de organisatie HR nodig? De organisatie leunt volgens de directie sterk op HR wat betreft de administratievoering, ook wel de back bone van de organisatie genoemd. Zaken als salarisadministratie en het op orde hebben van personeelsdossiers, liggen aan de basis van het goed functioneren van de HR-afdeling. Een andere belangrijke rol van HR is het monitoren en invoeren van (nieuwe) wet- en regelgeving. Wanneer er bijvoorbeeld een wet is gewijzigd omtrent pensioenregelingen, dan pakt HR dit op. Dit is van cruciaal belang voor de beheersbaarheid van de organisatie, aldus Eric. Van welke instrumenten maakt HR gebruik om de meerwaarde van HR aan te tonen? Volgens Guy is de managementinformatie, die online beschikbaar wordt gesteld over bijvoorbeeld ziekteverzuim en in-, door- en uitstroom van medewerkers, het meest zichtbare hulpmiddel om te beoordelen of datgene wat de organisatie wil realiseren, werkelijk gerealiseerd wordt. Daarnaast worden er onderzoeken naar medewerkerstevredenheid uitgevoerd, waaruit je kunt herleiden of medewerkers tevreden zijn over bijvoorbeeld opleidingen en werksfeer. HR is hiervoor uiteraard niet alleen verantwoordelijk, maar is wel in de lead, vult Eric aan. HR is verantwoordelijk voor het boeien en binden van de professionals in de organisatie. 10
Top tips voor het leveren van meerwaarde Stel je op als businesspartner Zorg dat HR meer is dan een administratief apparaat Als je rolopvatting alleen de administratieve verantwoordelijkheid betreft en je jezelf beperkt tot de salarisadministratie en de personeelsdossiers, dan zal de directie de meerwaarde van HR te weinig zien. Zorg daarom dat je naast deze verwachtte taken, extra input levert. Zorg er als HR Manager voor dat je samen met andere managers kijkt welke problemen zich (kunnen) voortdoen en lever een bijdrage aan het beleid om hierop te anticiperen. Stel je dus op als business partner. Dit betekent ook dat je moet weten wat er in de organisatie speelt en kunt meepraten met de business. 11
De effectiviteit van HR meten: prioriteit van HR Managers Ook PwC deed onderzoek naar de rol van HR. Daaruit blijkt dat het meten van de effectiviteit van HR en het meten van de bijdrage die HR aan de business levert, uitdaging nummer 3 en 4 zijn van hedendaagse HR Managers. Verandermanagement en leiderschapsontwikkeling staan op de eerste en tweede plaats. Zoals in vele andere disciplines neemt ook bij HR Managers de druk toe om de effectiviteit van HR inzichtelijk te maken, zo blijkt uit het onderzoek. Niet alleen de effectiviteit van de HR-activiteiten, maar ook het resultaat daarvan op de organisatie. En vooral dit laatste is nieuw: waar HR-afdelingen van oudsher vaak al wel gericht waren op hun eigen effectiviteit, ligt de focus steeds het meten van de ROI van HR en de bijdrage die HR levert aan bedrijfsdoelstellingen en bedrijfsresultaat. Deze ontwikkeling is volgens de onderzoekers het begin van een verschuiving binnen HR: van louter administratieve functie naar strategische partner binnen de organisatie. HR draagt bij aan de route naar de winst. Naar aanleiding van het eerder genoemde onderzoeksrapport Ken- en Stuurgetallen voor HR 2013-2014 vult Johan van Dam aan: Door de specifieke resultaten van HR beter meetbaar en uitlegbaar te maken voor de eigen organisatie, zal HR niet enkel als kostenpost worden gezien, maar als logische investering. 12
Wordt HR betrokken in vraagstukken van andere MT-leden die HR niet direct betreffen? HR wordt sterk betrokken bij het meedenken over bijvoorbeeld interne verandertrajecten, maar ook over samenwerkings-, ontwikkelings- en marktvraagstukken, aldus Eric. Volgens Guy kan HR zich uitstekend in de positie van de klant verplaatsen en daarmee bijvoorbeeld de commerciële collega s helpen bij het leveren van de juiste producten en diensten. Van dit inlevingsvermogen van HR wordt door de gehele organisatie volop gebruik gemaakt. Volgens Eric functioneert HR als een soort smeerolie binnen de organisatie: Omdat HR zo sterk in contact staat met collega s van verschillende disciplines, zorgen zij ervoor dat de machine goed blijft lopen. HR is een verbindende factor. In hoeverre moet HR bijdragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie? Volgens Eric moet HR heel wezenlijk bijdragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Ieder jaar formuleert de directie een strategisch plan, waaraan HR bij diverse projecten een ondersteunende bijdrage levert. Denk aan zaken als kostenbeheersing van arbeidsvoorwaarden tot aan het kwalitatief goed bemensen van de afdelingen. HR speelt daarnaast een belangrijke rol in het bedenken van de strategie en de uitvoering daarvan. Guy voegt daaraan toe dat het uitdragen van de strategie binnen de organisatie ook een belangrijke taak van HR is: Met het bedenken en ontwikkelen van de strategie is de eerste stap gezet. Vervolgens is het van cruciaal belang dat iedereen in de organisatie ook weet wat de koers van de onderneming is. Uiteraard is uiteindelijk iedereen in de organisatie verantwoordelijk voor het creëren van draagvlak voor de richting die we samen op willen, maar HR zet instrumenten in om dit te ondersteunen. In hoeverre moet HR bijdragen aan de winst van de organisatie? HR moet volgens Eric absoluut bijdragen aan de winst van de organisatie. Het is niet zoals bijvoorbeeld bij een salesmedewerker dat HR aan de hand van targets de omzet direct inzichtelijk krijgt. Bij HR gaat het om afgeleide zaken. Eric voegt daaraan toe dat zeker bij de grotere organisaties, de directie een afdeling nodig heeft die ondersteuning biedt op het personele vlak. Als je daar als organisatie niet in investeert, ben je uiteindelijk duurder uit. Maar hoeveel duurder is lastig hard te maken. Guy beaamt dit en geeft aan dat het moeilijk is om de bijdrage van HR aan de winst te meten: HR draagt bij aan de route naar de winst. Omdat HR zo sterk in contact staat met collega s van verschillende disciplines, zorgen zij ervoor dat de machine goed blijft lopen. HR is een verbindende factor. 13
HR als verbindingsfactor tussen de verschillende disciplines De uitdaging om ervoor te zorgen dat HR niet het ondergeschoven kindje in de organisatie is, krijgt een extra dimensie wanneer het om een organisatie gaat die in meerdere landen gevestigd is. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat je de Nederlandse visie op HR waarborgt, maar tegelijkertijd de internationale visie niet uit het oog verliest? Met ruime ervaring wat betreft HR in zowel overheids-, gemeente- als bedrijfsinstanties, geeft Tony Tiemens -HR Manager bij Frank s International- zijn visie op dit vraagstuk. Is er een verschil in HR-beleid tussen de landen waarin de organisatie actief is? Binnen Frank s International is dit in zekere mate geval, vertelt Tony. Zo is er in andere Europese landen en in de Verenigde Staten een duidelijke control- en beheervisie aanwezig. Nederland is daarentegen meer gericht op het ontwikkelen van talent. Ook is het HR-beleid in de andere landen meer gericht op structuur en procedures gericht, en in Nederland vooral op cultuur. Op deze manier vullen we elkaar goed aan. In een internationaal bedrijf is het naar mijn mening belangrijk om altijd de lokale HR-visie in gedachten houden, aan je eigen visie vast te houden maar om ook naar internationaal vlak kijken. Hoe een Nederlandse HR-afdeling meerwaarde leveren? Volgens Tony levert HR in Nederland op diverse manieren meerwaarde aan de organisatie. Zo sturen wij op talentontwikkeling en op het benutten van talent. Bovendien is de kwaliteit van medewerkers erop vooruit gegaan. De selectie van medewerkers vindt nu namelijk plaats op grond van persoonlijkheid, gedrag, ambitie en talent. Er wordt minder sterk gekeken naar functie-eisen. Vaardigheden kun je tenslotte aanleren. Ook zorgen we ervoor dat er mensen worden aangenomen die passen binnen het team en bij de waarden en normen van de organisatie. Daarnaast geven we de medewerkers een gevoel van vertrouwen, doordat zij zelf zaken als ziekteverzuim en verlof kunnen regelen. Dit uit zich in hogere mate van betrokkenheid, productiviteit en bevlogenheid. Wat uiteraard van meerwaarde is voor de organisatie. Uitgangspunt bij de selectie van medewerkers en het Nederlandse HR-beleid in het algemeen, is de koers die we als organisatie willen varen, vertelt Tony. Maar ook wat en wie de organisatie nodig heeft en de ontwikkelingen in de markt. HR begrijpt de business en draagt op deze manier bij aan de behoeftes vanuit de organisatie. Waar veel HR-afdelingen bij organisaties op een eigen eilandje beleid maken, is HR Nederland bij Frank s International ondersteunend en faciliterend aan zowel management als medewerkers. Daarnaast levert HR Nederland meerwaarde door te focussen op cultuur en daarmee op de lange termijn. De organisatie bevindt zich namelijk in een dynamische 14
markt waarin je met je mensen moet kunnen meebewegen. Door de organisatiecultuur en talentonwikkeling van medewerkers centraal te stellen, ben je hiertoe in staat. Tot slot levert HR volgens Tony een bijdrage doordat de samenwerking tussen de verschillende afdelingen en HR is verbeterd. Zo zie je maar dat HR een mooie verbindingsfactor kan zijn tussen de verschillende disciplines in de organisatie. HR en de directie: hoe krijg je de neuzen dezelfde kant op? Tony: In Nederland liggen de verwachtingen van HR en de verwachtingen van de directie op één lijn, omdat we verwachting en uitvoering goed op elkaar afstemmen. Iedere maand vindt er een overleg met het MT plaats, waarin we plannen aan elkaar bespreken en waar nodig bijsturen. Op die manier wordt draagvlak bij het MT gecreëerd en staan alle neuzen dezelfde kant op. Internationaal gezien zal er sprake zijn van een verschil. Zoals ik eerder benoemde, ligt de focus van het HR-beleid in Nederland op talentontwikkeling en cultuur. De andere landen zijn meer gericht op beheer, control en structuur. De directeur in de VS heeft daarom wel eens een andere verwachting dan wat hier in Nederland op HR-vlak plaatsvindt. Door dit verschil in visie kun je elkaar goed aanvullen en van elkaar leren. Krijgt HR waardering vanuit de organisatie? Zowel van het management als de medewerkers krijgt HR absoluut waardering, vertelt Tony. Zo hoor ik regelmatig dat de sfeer in de organisatie beter is geworden en dat medewerkers het prettig vinden om zaken zelf te regelen. Ook is de verbinding met elkaar sterker geworden. Dit is een groot compliment. Zo maak je de meerwaarde van HR inzichtelijk Hoewel dit in de basis lastig is, zijn er een aantal punten waarop de meerwaarde van HR volgens Tony wordt aangetoond. Omdat medewerkers nu zelf zaken als ziekteverzuim en verlof regelen, heeft er een afname van aantal HR-medewerkers plaatsgevonden. Dit heeft zich geuit in een kostenbesparing in personeelskosten. Ook werkten we in het verleden in vast dienstverband samen met de een Arbodienst, waar we een bepaald bedrag per jaar voor betaalden. Nu huren we de arbodienst alleen in wanneer nodig, waardoor ook deze kosten zijn gedaald. Zo maak ik de meerwaarde van HR toch op bepaalde aspecten inzichtelijk. Je moet altijd proberen om de meerwaarde van HR in cijfers uit te drukken. Dit moet echter niet de overhand krijgen. De cijfers moeten de praktijk ondersteunen en niet andersom, aldus Tony. Zowel van het management als de medewerkers krijgt HR absoluut waardering 15
Help de business ondernemend te zijn: faciliteer, faciliteer, faciliteer In veel organisaties leeft niet het idee dat een succesvolle organisatie valt of staat met een goed opererende HR-afdeling. Hoe zorg je voor een ommezwaai, zodat de organisatie HR wél als onmisbare afdeling ziet? Met ervaring in zowel HR als diverse bestuursfuncties werpt Diana Monissen -Voorzitter van de Raad van Bestuur van de Friesland Zorgverzekeraar- haar blik om dit onderwerp. Op welke wijze levert HR verder meerwaarde aan de organisatie? HR levert volgens Diana op diverse manieren meerwaarde aan de organisatie. Allereerst heeft HR een ondersteunende en faciliterende rol bij grote trajecten. Zo heeft HR een dag georganiseerd waarop alle medewerkers betrokken werden in het opstellen van het strategische jaarplan en input konden leveren. Daarnaast opereert HR als business partner voor de organisatie. Zo ondersteunen zij managers bij het behalen van hun personeelsdoelstellingen en adviseert HR managers bij complexe vraagstukken over bijvoorbeeld individuele medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan vragen over de ontwikkeling van een medewerker of ontevredenheid over functioneren. Deze adviserende rol wordt als erg waardevol ervaren. Bovendien heeft HR een zogenaamde bewaakfunctie. Eén van taken is het bewaken van uniformiteit binnen de organisatie wat betreft HR-gerelateerde zaken. Denk aan uniformiteit rondom functiebenaming, beoordelingssystematiek en ontwikkelplannen van medewerkers. En uiteraard levert HR meerwaarde door de beheerstaken op orde te hebben, maar dit behoort naar mijn idee tot de basis. HR is bij ons veel meer dan beheerder alleen: ze ondersteunen bij zowel strategisch en tactische vraagstukken, als bij operationele vragen van managers over individuele medewerkers. In hoeverre is het uitdrukken van de meerwaarde van HR in cijfers belangrijk? Diana: Om te kunnen sturen op resultaten zijn cijfers uiteraard van belang. Wanneer ik gesprekken voer met managers binnen de organisatie, zorgt HR ervoor dat ik bepaalde stuurinformatie ontvang. Ik vind cijfers wel belangrijk, maar denk niet dat alles in cijfers uitgedrukt kan worden. We proberen te stimuleren dat er onderlinge dialogen in de organisatie plaatsvinden. 16
Het eerste punt waar HR aan bijdraagt, is de verandering naar een klantgericht businessmodel, vertelt Diana. Een aantal jaren geleden stelden we de visie op om processen zoveel mogelijk rondom de klant te organiseren. Op basis daarvan pasten we ons businessmodel aan. HR heeft een wezenlijke bijdrage geleverd aan dit proces. Zo heeft HR meegedacht en mee geformuleerd hoe alle business units in de organisatie dat klantgerichte besturingsmodel kunnen toepassen. Aspecten waar HR aan bijdraagt Een ander aspect binnen de Friesland Zorgverzekeraar is de manier waarop we omgaan met leiderschap. In dit kader vinden we creative interchange erg belangrijk. We proberen te stimuleren dat er onderlinge dialogen in de organisatie plaatsvinden. Denk aan de dialoog tussen leidinggevende en medewerkers, maar ook tussen medewerkers onderling. HR speelt een belangrijke ondersteunende rol in dit traject. Zo heeft HR een leiderschapstraject mee opgezet, waaraan in totaal ruim 70 collega s vanuit alle lagen in de organisatie hebben meegedaan. Op deze manier heeft HR een bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van leiderschapskwaliteiten binnen de organisatie. 17
Automatisering is dus een must voor het naar een hoger niveau tillen van HR. 18
Op welke HR-cijfers wordt zoal gestuurd? Er wordt onder andere gekeken naar het percentage ziekteverzuim, het aantal verlofuren per medewerker en het aantal medewerkers dat een groeiplan heeft, aldus Diana. De HR Manager moet bovendien cijfers laten zien omtrent het HR-budget, de ontwikkeling van medewerkers en het succes van de Friesland Academie. Hier krijgen medewerkers de mogelijkheid om zich te ontwikkelen. Deze cijfers worden maandelijks gerapporteerd en daarop kunnen we sturen. Welke rol speelt automatisering in het leveren van meerwaarde vanuit HR? Diana: Automatisering is wat mij betreft speerpunt nummer 1 voor HR. Het draagt bij aan het gemak, de inrichting van de processen en de hygiëne van HR aan de beheerskant. Het is toch fantastisch dat wanneer iemand een verlofdag wil opnemen, je daar automatisch een alert van krijgt. En dan heb ik het nog niet eens over het inregelen van zaken als salarisstroken en ziekteverzuim. Bovendien kun je door middel van automatisering de processen meer Lean inrichten. Niet alleen de processen binnen HR, maar ook de processen met andere organisatie-onderdelen en in de organisatie als geheel. Automatisering is dus een absolute must voor het naar een hoger niveau tillen van de HR-afdeling. Automatisering is wat mij betreft speerpunt nummer 1 voor HR. 19
Hoe automatisering kan bijdragen aan de meerwaarde van HR Uit de serie interviews die AFAS hield met directeuren en HR managers komt duidelijk naar voren dat je als HR-afdeling meerwaarde aan de organisatie wilt leveren en dat HR meer moet zijn dan een administratief orgaan. Ook moet HR proactief zijn, weten wat er in de organisatie speelt en meepraten met de business. De meerwaarde van HR spitst zich steeds meer toe op het leveren van een strategische bijdrage aan de organisatie. HR moet een volwaardige business partner zijn en automatisering kan hierbij helpen. ISteeds meer organisaties beseffen dat automatisering van toegevoegde waarde is voor zowel de HR-afdeling als de rest van de organisatie. Dit wordt bevestigd de toename in populariteit van HR-software, wat blijkt uit een internationale studie onder HR-professionals. Ondanks de vaak economisch zware tijden bij organisaties, is 57% van de onderzochte bedrijven van plan om de HRsoftware te vernieuwen in het komende anderhalf jaar. Hieronder vallen ook complete ehrm-oplossingen. HR-software draagt op verschillende manieren bij aan het leveren van meerwaarde aan de organisatie en het zijn van een strategische business partner. Zo worden recources bespaart, is actuele managementinformatie inzichtelijk en neemt de betrokkenheid van medewerkers toe. Door efficiëntere processen meer tijd om te profileren als business partner Als HR-informatie op ieder moment digitaal te raadplegen valt en processen zijn geautomatiseerd, verlopen de processen efficiënter. Zo hoeft informatie maar één keer in het systeem te worden vastgelegd, vindt er een automatische verwerking van mutaties plaats na akkoord en is er een vermindering van het aantal ad-hoc vragen. Daarnaast krijgen managers automatische alerts over belangrijke gebeurtenissen of acties. Zo kunnen zij een alert krijgen wanneer een medewerker een verlofdag heeft aangevraagd of zich heeft ziek gemeld. Interne processen verlopen nu efficiënter en HR heeft meer tijd om zich te profileren als business partner. Besparen op resources die elders in de organisatie inzetbaar zijn Door automatisering van de personeels- en salarisadministratie, kunnen van oorsprong tijdsintensieve HR-processen volledig of gedeeltelijk digitaal worden uitgevoerd. Dit leidt uiteraard tot tijdwinst, maar ook tot enorme kostenbesparingen. Bovendien zijn hierdoor minder medewerkers op de HRafdeling nodig, wat een besparing in personeelskosten met zich meebrengt. Zo bespaart HR op resources die elders in de organisatie kunnen worden ingezet. Inzicht in processen door actuele (management)informatie De basis voor het maken van gedegen beleid is het hebben van inzicht in de processen. Met de inzet van HR-software voor personeels- en salarisadministratie, zijn diverse analyses en rapportages inzichtelijk. Denk hierbij aan verzuimanalyses, een sociale cockpit en een 20