WAT KOST EEN MEDEWERKER?
INTRODUCTIE Bedankt voor het downloaden van dit partner kennisdocument. Deze is opgesteld in samenwerking met Harold Briels, directeur van Kolibrie HRM voor de horeca. Met inmiddels 18 jaar op de teller is Harold Briels een echte horeca HRM-expert. Door de steeds veranderende wetgeving worden de regels steeds complexer en de risico s steeds groter. Dit brengt hogere kosten met zich mee. En juist daarom wordt het steeds belangrijker om je personeelskosten te beheersen. Want zonder inzicht in je kosten, is het onmogelijk grip uit te oefenen en dus te besparen. In dit kennisdocument geeft L1NDA in samenwerking met Harold Briels inzicht in de personeelskosten in de horeca. Zodat jij als ondernemer antwoord kunt geven op de vraag: Wat kost een medewerker nou echt? Harold Briels Kolibrie HRM voor de horeca www.kolibrie.nl Bekijk LinkedIn profiel 2 L1NDA & KOLIBRIE 2016
INHOUDSOPGAVE 1. Een kijk op je personeelsbestand 2. Directe loonkosten 3. Indirecte loonkosten 4. Vergelijk jouw bedrijf met anderen 5. Extra kosten besparen Bijlagen 3 L1NDA & KOLIBRIE 2016
1. EEN KIJK OP JE PERSONEELSBESTAND Wat voor soort contracten geef jij aan je personeel? In de horeca is het antwoord vaak een nul-urencontract. Waarom geef jij als ondernemer deze contracten? Een veel gehoorde reden is dat ondernemers aangeven makkelijker afscheid te nemen van personeel. Maar niets is minder waar. ALS EEN MEDEWERKER, OOK MET EEN NUL-URENCON- TRACT, 13 WEKEN ACHTER ELKAAR HEEFT GEWERKT BEN JIJ ALS WERKGEVER VERPLICHT BIJ ZIEKTE OF CONTRACT- BREUK HET GEMIDDELD AANTAL UUR DOOR TE BETALEN DAT DEZE MEDEWERKER GEMIDDELD HEEFT GEWERKT Afscheid nemen is dus niet zo simpel als iemand een gemiddeld aantal uren heeft opgebouwd. Daarnaast haal je met een nul-uren contract jezelf onnodig hogere personeelkosten op de hals. Dit komt doordat je dan een hoge wachtpremie moet betalen. Hier gaan we later specifieker op in. Als ondernemer is het enorm belangrijk inzicht te krijgen in je totale personeelskosten. Welke kosten zijn er, hoeveel ben je hier aan kwijt en hoe kan je hier op besparen? 4 L1NDA & KOLIBRIE 2016
2. DIRECTE LOONKOSTEN Elke ondernemer heeft te maken met directe loonkosten en is verplicht deze te betalen. De kosten variëren wel per bedrijf. De directe loonkosten bestaan uit drie soorten kosten, namelijk de sociale lasten werkgever, CAO-fondsen en reserveringen. De tabel hieronder laat zien welke verplichte zaken onder deze soort kosten vallen. 2a DIRECTE LOONKOSTEN Elke ondernemer moet een WW-premie afstaan voor zijn werknemers. De overheid heeft bepaald om jou als ondernemer te belonen als je mensen meer zekerheid geeft. Dit vanuit de gedachte dat deze medewerkers dan minder snel aankloppen voor een uitkering. 5 L1NDA & KOLIBRIE 2016
Het verschil tussen de hoge en lage wachtpremie is vrij groot per werknemer. Een hoge wachtpremie bestaat in 2015 uit 5,82% terwijl een lage wachtpremie maar bestaat uit 1,45%. Hier valt dus een enorme winst te behalen. Je hebt recht op een lage wachtpremie als je medewerkers een contract geeft voor een jaar of langer, met een x aantal uur in een contract. Geef je een nul-uren contract krijg je automatisch een hoge wachtpremie, ongeacht de duur van het contract. Daarnaast heeft elke ondernemer te maken met de basispremie WIA, de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen. Als werkgever betaal je een bijdrage als medewerkers arbeidsongeschikt worden. De WGA premie is een de werkhervattingsregeling voor gedeeltelijk arbeidsongeschikten. Tot slot is er de Ziektefondswet (ZVW). Iedere verzekerde persoon in Nederland met een belastbaar inkomen moet een inkomensafhankelijke bijdrage betalen. Als werkgever ben je verplicht deze inkomensafhankelijke bijdrage voor je werknemers te vergoeden. 6 L1NDA & KOLIBRIE 2016
2b CAO-FONDSEN Neem bij de directe loonkosten ook het ouderdomspensioen mee. Je bent als werkgever verplicht dit bedrag te betalen. Het is wel belangrijk om te weten dat je voor medewerkers onder de 21 jaar geen pensioen hoeft uit te keren. Er is op dit moment geen Horeca CAO, aangezien deze niet algemeen bindend is verklaard. Je mag als werkgever dus het burgerlijk wetboek hanteren. Vanuit de CAO is bepaald dat je opleiding en training kunt betalen voor medewerkers (het ontwikkelbudget). Dit is nu niet verplicht omdat er geen CAO is. Bedenk goed of je dit budget niet reserveert voor medewerkers. Medewerkers die zichzelf blijven ontwikkelen door middel van cursussen en trainingen zijn voor jou als werkgever immers ook interessant. Zij zijn enorm belangrijk in je bedrijf. Zij hebben het gastcontact en zorgen voor de gastvrijheid. 2c RESERVERINGEN Wat houden de reserveringen precies in? Vaak wordt vergeten dat bijzonder verlof en kort verzuim hier ook onder vallen. Elke medewerker heeft recht op vakantiegeld en dagen, ook als zij een nul-uren contract hebben. Kort verzuim wordt gereserveerd voor medewerkers die een korte tijd afwezig zijn, zoals een doktersbezoek. Bijzonder verlof kan worden opgenomen voor bijvoorbeeld een bruiloft of een begrafenis. In de bijlage op pagina 19 vind je een overzicht van alle directe kosten. 7 L1NDA & KOLIBRIE 2016
Waar jij op kunt besparen Wachtgeldpremie: Tussen een hoge en lage wachtgeldpremie zit een verschil van meer dan 4%. Als ondernemer is het belangrijk om rekening te houden met de hoogte van je premie. De premie kan je heel simpel verlagen. Je hebt recht op een lage wachtgeldpremie bij alle contracten langer dan een jaar PLUS een x aantal uren in het contract. Dit mag ook 1 uur zijn. Geef een nul-uren contract voor de periode van een jaar of langer, moet je alsnog een hoge wachtgeldpremie betalen. Zie niet teveel heil in nul-uren contracten. ALS EEN MEDEWERKER GEMIDDELD 15 UUR PER WEEK HEEFT GEWERKT VOOR EEN PERIODE VAN 13 WEKEN OF LANGER, MOET JE DEZE MEDEWERKER GEWOON DOORBETALEN VOOR 15 UUR PER WEEK TIJDENS ZIEKTE EN ONTSLAG. Transitievergoeding: Is een medewerker een half jaar of langer in dienst en wil jij afscheid nemen van deze persoon, dan moet jij de medewerker een vergoeding betalen van 1/3 van het maandloon. Dit is echter een lastig geval om op te besparen. Je moet namelijk goed kijken naar je personeelsbestand. Hoe groot is de kans dat je van medewerkers af wilt? Wees in ieder geval bewust van deze kosten. In de bijlage op pagina 19 vind je een tabel met alle directe kosten. Als je alle directe kosten bij elkaar optelt kom je uit op een percentage tussen de 45 en 54%. Dit betekent dat de omrekeningsfactor ligt tussen de 1,45 en 1,54. Door middel van een omrekeningsfactor kun je simpel uitrekenen wat een medewerker kost per uur. 8 L1NDA & KOLIBRIE 2016
Rekenvoorbeeld Anna verdient 10,- bruto per uur. Je hebt gekeken welke premies (directe kosten) op jouw organistie van toepassing zijn en dit is bij elkaar opgeteld 50%. Dit betekent dat je omrekeningsfactor 1,5 is. Anna kost jou als werkgever dus ( 10,- x 1,5) 15,- per uur. Hierbij hebben we het alleen nog maar over de directe kosten. Maar als werkgever heb je ook nog te maken met de indirecte loonkosten. 9 L1NDA & KOLIBRIE 2016
3. INDIRECTE LOONKOSTEN De indirecte loonkosten verschillen per bedrijf. De kosten zijn te verdelen in vier onderdelen, namelijk: kosten accountant, kosten administratie (personeelszaken), kosten ziekteverzekering en juridische kosten. 3a KOSTEN ACCOUNTANT Wat betaal je aan je accountant? En weet je ook waar deze kosten vandaan komen? Betaal je per ziekmelding, per loonstrook en heb je nog andere periodieke kosten? Het is belangrijk om stil te staan waar je nou precies voor betaalt. Ook als je al jaren met dezelfde partij werkt. Breng deze kosten in kaart. Stel je accountant de volgende vragen: - Wat zijn de kosten voor een totaalpakket per jaar? - Betaal ik periodieke kosten? - Betaal ik extra kosten voor speciale situaties (ziekmelding, contract, enzovoort)? - Betaal ik kosten voor additioneel advies? - Moet ik betalen voor het aanmelden van personeel? - Betaal ik voor jaarwerk? - Moet ik betalen per loonstrook/jaaropgave? 10 L1NDA & KOLIBRIE 2016
3b KOSTEN ADMINISTRATIE Als je werkt met een HR-afdeling, wat kosten deze personen dan per maand? Heb je geen HR-afdeling en ben je zelf verantwoordelijk voor de personeelszaken, hoeveel tijd ben je hier dan zelf mee bezig? Wellicht een paar uur per week. Maar wat is jouw uurtarief? In deze uren had je ook iets anders kunnen doen. Daarnaast ben je als ondernemer wellicht tijd kwijt met het opstellen van contracten, het inschrijven van mensen en het beantwoorden van vragen van je personeel. Tel deze tijd bij elkaar op en reken uit wat je hier aan kwijt bent. Een belangrijk onderdeel is de Wet Poortwachter. Deze wet is van kracht bij langdurige ziektegevallen. De overheid heeft bepaald dat jij als werkgever een aantal fases moet doorlopen, waarin je een dossier moet bijhouden van een medewerker en veel formulieren moet invullen. Gebeurt dit niet correct, betaalt de overheid niks voor deze langdurig zieke medewerker. De Wet Poortwachter kost jou dus veel tijd. Vergeet dus ook deze uren niet mee te rekenen in je kosten. 11 L1NDA & KOLIBRIE 2016
3c KOSTEN ZIEKTEVERZEKERING Als ondernemer ben je verzekerd voor ziektekosten. Maar weet je ook hoeveel weken eigen risico je hebt? En ben je ook verzekerd voor het tweede jaar ziekte? Als een medewerker ziek is, wat wordt er dan precies doorbetaald? Is dit bedrag bruto of netto en hebben medewerkers recht op vakantiegeld tijdens ziekte? Wordt een arbo-arts vergoedt, wat doet een ziekmelding op je premie? Bedenk goed waar je voor verzekerd bent en waarvoor niet. Stel, je hebt voor ogen dat je verzekerd bent voor kort verzuim, maar je hebt een eigen risico voor drie maanden. Kort verzuim is voor twee tot drie dagen. Waarom ben je dan verzekerd met een eigen risico voor drie maanden? Als een medewerker korter dan drie maanden ziek is, komen de kosten gewoon voor jouw rekening. Daarnaast wordt je premie verviervoudigd bij een ziekmelding en dien je ook een vervanger te betalen. ZIJN JOUW MEDEWERKERS BIJNA NOOIT ZIEK OF WERK JE ALLEEN MAAR MET STUDENTEN? DAN KUN JE OVER- WEGEN OM GEEN ZIEKTEVERZEKERING AF TE SLUITEN. 12 L1NDA & KOLIBRIE 2016
3d JURIDISCHE KOSTEN Deze kosten zijn afhankelijk van je personeelsbestand. Hoe groot is de kans op een juridisch conflict met de medewerkers die je in dienst hebt? De kans is vele malen kleiner als je personeel lang in dienst is en een vast contract heeft, dan wanneer je werkt met jonge en parttime medewerkers. De kosten voor een juridisch conflict kunnen oplopen tot duizenden euro s. Denk hierbij aan advocaatkosten en de schadevergoeding of afkoopsom die je aan de medewerker moet betalen. Daar bovenop komt nog het loon van de medewerker die je hebt moeten doorbetalen tijdens de periode van het conflict. Tot slot heeft het jou als ondernemer veel tijd gekost, wat ook bij de kosten opgeteld moet worden. TOTALE KOSTEN Tel alle indirecten kosten bij elkaar op. Op pagina 20 vind je een tabel met een overzicht van alle indirecte kosten. Door deze kosten te delen door je loonkosten kom je uit op een omrekeningsfactor. Uiteindelijk komen je totale directe en indirecte loonkosten uit tussen de 65-75% met een omrekeningsfactor tussen de 1,65 en 1,75. Directe kosten Sociale lasten wg CAO fondsen Reserveringen 45 54% Indirecte kosten Accountant Administratie Arbeidsongeschiktheid Juridische zaken Totaal kosten werkgever 15-20% 60-74% 13 L1NDA & KOLIBRIE 2016
VERGELIJK JOUW BEDRIJF Wat voor bedrijf ben je? Stel je bent een Café-Restaurant en je hebt een omzet van ongeveer 5 ton. Doormiddel van de onderstaande tabel kun je makkelijk zien hoe jouw collega s het doen. Indicatie percentage van de omzet Totale min-max min-max min-max min-max gezonde gezonde gezonde gezonde maaltijden Dranken inkoop tot personeelkn omzet verhouding verhouding verhouding verhouding Branche x 1000 % vd omzet % vd omzet % vd omzet % vd omzet Lunchroom, broodjeszaak 200 29-34 29-33 29-34 15-17 Lunchroom, broodjeszaak 300 28-34 29-33 28-33 19-21 Lunchroom, broodjeszaak 500 27-33 28-32 27-32 22-24 Lunchroom, broodjeszaak 700 27-33 27-31 27-32 23-26 Lunchroom, broodjeszaak 1000 27-33 27-31 27-32 24-27 Café 200 43-47 27-32 28-32 16-18 Café 300 41-46 26-30 27-31 20-22 Café 500 38-43 24-28 24-28 24-26 Café 700 38-43 23-28 24-28 26-29 Café 1000 37-42 22-26 24-28 28-31 Zalencentrum 200 37-41 25-30 30-34 16-18 Zalencentrum 300 37-41 25-30 30-34 20-22 Zalencentrum 500 35-40 24-28 29-33 24-27 Zalencentrum 700 34-39 23-27 28-32 27-30 Zalencentrum 1000 34-39 22-27 28-32 28-31 Discotheek 500 45-49 15-20 16-19 21-23 Discotheek 700 45-49 15-20 16-19 22-24 Discotheek 1000 45-49 15-20 16-19 24-26 Discotheek 1200 45-49 15-20 16-19 24-26 Discotheek 1500 45-49 15-15 16-19 25-27 Luxe restaurant 200 28-33 24-28 27-31 22-24 Luxe restaurant 300 28-33 24-28 27-31 27-29 Luxe restaurant 500 28-33 24-28 27-31 30-34 Luxe restaurant 700 28-33 24-28 27-31 32-36 Luxe restaurant 1000 28-33 24-28 27-31 33-37 Café - Restaurant 200 30-35 26-30 29-34 19-21 Café - Restaurant 300 29-34 25-29 28-33 24-26 Café - Restaurant 500 28-34 23-28 27-32 28-32 Café - Restaurant 700 28-34 22-27 26-31 31-34 Café - Restaurant 1000 28-34 21-25 26-31 32-36 Bron: Bedrijfschap Horeca en Catering Door middel van de tabel kun je zien wat het gemiddelde is voor jouw soort bedrijf. De percentages zijn berekend ten opzichte van de omzet. Als je kijkt naar de vergelijking zie je dat het gemiddelde percentage loonkosten tussen de 28-32% is. Als jij 40% aan je loonkosten kwijt bent, betekent dit dat er voor jou dus nog winst op dit onderdeel valt te behalen. Maar vergelijk ook eens het percentage maaltijden, dranken en inkoop. 14 L1NDA & KOLIBRIE 2016
EXTRA TIPS OM KOSTEN TE BESPAREN Door inzicht te hebben in de loonkosten, kun je hier grip op uitoefen en uiteindelijk geld besparen. Hieronder enkele tips die makkelijk toe te passen zijn in jouw zaak. 1. Eigen gebruik Heb je inzicht in wat je personeel gebruikt? Hoeveel maaltijden en dranken nuttigen je medewerkers? Er wordt vaak meer gegeten en gedronken dan dat je door hebt. Tel dit eens bij elkaar op. Maak gebruik van personeelsmaaltijden zoals pasta of rijstgerechten. Laat personeel niet uit kleine flesjes drinken die bestemd zijn voor de verkoop, maar koop grote flessen in voor je personeel. 2. Representatie Hoeveel wordt nou eigenlijk weggegeven aan vaste gasten of vrienden van personeel? Dit gebeurt. Schrijf eens op hoeveel dit daadwerkelijk is en breng dit voor jezelf in kaart. Is het gratis weggeven achter over drukken of representatie? 3. Afval Hoeveel gooien we wel niet weg dat niet eens is aangeraakt? Dit kost onnodig veel geld. Marges worden kleiner en er moet op kosten worden gelet. Een idee is om bakjes met kleine hoeveelheden groente, sla en frietjes te serveren. Geef aan bij gasten dat deze garnituren onbeperkt bij te bestellen zijn. En dat ze direct worden bijgevuld wanneer gewenst. Zo voorkom je dat mensen te veel eten krijgen voorgeschoteld. 15 L1NDA & KOLIBRIE 2016
4. Uitval Wanneer heb je voor het laatst door je magazijn gelopen en je producten gecheckt? Stel je pakt het laatste potje in de rij en deze is morgen over datum. Dan kun je alle potjes daarvoor zo weggooien. Enorm zonde. Inkoop wordt gedaan door personeel. Ga dus het gesprek aan met je mensen en vraag waarom er teveel tegelijk wordt ingekocht van producten die snel over de datum gaan? Maak mensen bewust. Als we kijken naar de keuken, hoe zit het met portioneren en wordt er gewerkt met recepten? Wordt er bijgehouden hoeveel je van een bepaald ingrediënt gebruikt? Vaak niet. Maar ga eens na hoeveel geld er bespaard kan worden als er bij elk gerecht maar één theelepel in wordt gedaan in plaats van drie. Als mensen sterke drank bestellen, werk dan met centiliters. Gooi er niet elke keer drie centiliter in als de smaak met twee centiliters ook goed is. Vaak maken de kleine dingen een enorm verschil. 16 L1NDA & KOLIBRIE 2016
5. Diefstal HELAAS MAAR WAAR: GEMIDDELD WORDT 5% VAN JE OMZET ACHTEROVER GEDRUKT DOOR PERSONEEL. HET IS NAIEF OM TE DENKEN DAT ER GEEN STELENDE MENSEN ZIJN. Stelen in de horeca kan oplopen tot zelfs 15% van de omzet. Dit kan ook te maken hebben met weggeven van producten, maar ook het simpelweg in de zak stoppen van geld of producten. Reserveer daar gewoon een percentage voor, want het gebeurt. Hang gewoon eens een dummy camera op in je restaurant of werk met een sluitend kassasysteem. Communiceer met je personeel en maak ze bewust van jouw kosten. Laat mensen inzien dat de la met geld geen pure winst is, maar dat hier kosten van betaald moeten worden. Vertel in kwartaalmeetings wat je omzet is, wat je kosten zijn en wat je pure winst is. 6. Communicatie Praat met je medewerkers en laat zien wat je visie is. Waarom deel je de (beperkte) cijfers niet? Laat zien wat dingen kosten en wat de marges zijn. Kijk daarnaast naar jezelf. Hoe behandel je mensen? Betaal je ze minimumloon, betaal je pensioen, enzovoort. Stel eens doelen op samen met je medewerkers. Betrokkenheid is een hele belangrijke motivator om dingen te doen of te laten. 17 L1NDA & KOLIBRIE 2016
EXTRA INFORMATIE Wil je meer informatie over dit onderwerp? Wij delen graag onze kennis met jou. Kolibrie HRM voor de horeca www.kolibrie.nl sales@kolibrie.nl Vraag adviesgesprek aan L1NDA www.l1nda.nl info@l1nda.nl Vraag adviesgesprek aan 18 L1NDA & KOLIBRIE 2016
BIJLAGEN Tabel 1: Directe werkgeverslasten Directe kosten in % 2015 in % 1. Sociale lasten werkgever WW-premie (werkeloosheidwet) (ww/awf) 2,07% WW-wachtgeld (WW-WGF/sectorfonds 33) 5,82/1,45% Basispremie WIA (opvolger WAO) 5,75% ZVW (zorgverzekeringswet) 6,95% SER 0,01% Gediff WGA premie (whk premie) 2,81% Totaal 1 23,41% 2. Branche premies: PH&C-OP/NP (ouderdomspensioen) 8,40%* PH&C-VP (vroegpensioen) 0,00% PH&C-WAO-Aanvullingsreg. (Inval.pensioen) 0,00% PH&C WAO gat verz. 0,00% Ontwikkelingsbudget 2,00% Overige Reservering transitievergoeding 2,50% Totaal 2 12,91% Totaal 1 + 2 36,31% 3. Reserveringen: Vakantiegeld 8,00% Vakantiedagen 9,60% Kort verzuim 0,20% Bijzonder verlof 0,20% Totaal 3 18,00% Totaal 1 + 2 + 3 54,31% 19 L1NDA & KOLIBRIE 2016
Tabel 2: Indirecte werkgeverslasten Kosten accountant Totaalpakket per jr, Periodieke kn, Kn per situatie, (ziekmelding, contract etc), Kn advies, in euro pj in % in omrf Aanmeldkosten, Kosten jaarwerk, Kosten per loonstrook / jaaropgave - % 1,0000 Kosten administratie Personeelskosten (PZ of eigen tijd), Tijd aan contracten Tijd inschrijvingen, Tijd vragen, Tijd correspondentie, instanties, Tijd aan Wet poortwachter - % 1,0000 Kosten ziekteverzuimverzekering Hoeveel weken eigen risico, Ook voor tweede jaar ziekte Wat wordt er uitbetaald (Bruto, netto, vakgeld), Wat doet een ziekmelding op de premie, Kosten herintegratie en poortwachter, Kosten en tijd arbodienst en bemiddeling - % 1,0000 Kosten contracten Contracten voor bep.of onbep. Tijd, Vaste uren in het contract, hoge/lage wachtgeld, arbeidsverleden - % 1,0000 Jurisdische kosten - % 1,0000 Advocaatkosten, Schadevergoedingen/afkoopsom, Doorbetaling loon Eigen tijd (opbouw dossier etc) - % 1,0000 OMREKENINGSFACTOR INDIRECTE KOSTEN??? 20 L1NDA & KOLIBRIE 2016