Produktbeschrijving Werkplaatsplanningstool Plan! Planning Software for the Automotive World
2
PRODUKTBESCHRIJVING WERKPLAATSPLANNINGSTOOL PLAN! 3
4
INHOUDSTABEL 1 INTRO 4 2 BEDRIJFSPROFIEL 7 3 GESCHIEDENIS VAN PLAN! 9 4 PLAN! AUTOMOTIVE 11 5 PRODUKTBESCHRIJVING & SCHERMAFDRUKKEN TRUCKWORLD 15 5.1 INLEIDING 17 5.2 VOORSTELLING TRUCKWORLD 17 5.3 VEREISTEN 21 5.4 PLAN! AUTOMOTIVE 22 5.4.1 Plan! Werkplaatsplanning 22 5.4.1.1 Creatie en Opzet van Planborden 22 5.4.1.2 De After Sales Manager 27 5.4.1.3 De Sales Manager 27 5.4.1.4 De Human Resource Manager 31 5.4.1.5 De Fleet Manager 31 5.4.1.6 De Service Advisor 31 5.4.1.7 Besluit 31 5.5 HET GEBRUIK VAN PLAN! 35 5.5.1 Lay-Out van een planbord 35 5.5.2 Statussen 37 5.5.3 Afspraken maken en verwerken 39 5.5.3.1 Orderhoofding 39 5.5.3.2 Orderdetail 43 5.5.3.3 Vervangwagen 43 5.5.3.4 Afsluiten, Status Planned 43 5.5.3.5 Afspraak verwerken; Ordercyclus afwerken 49 5.5.3.6 Afspraken maken met reservatie van een Werkplek 53 5.5.4 Afwezigheden 53 5.6 PLAN! VERKOOP EN AFLEVERING 55 5.7 PLAN! VERHUURPLANNING 58 6 ENKELE NUCHTERE CIJFERS 59 7 REFERENTIES 61 5
Heeft u ooit stil gestaan bij de impact van een goed planningssysteem, op uw bedrijfsresultaat? 6
Planningssoftware voor wakkere ondernemers! Competitieve bedrijven verspillen geen tijd en middelen. Daarom zijn ze competitief. Plan! laat u toe, door middel van optimaal plannen van mensen en resources, uw bedrijfsprocessen onder controle te hebben. Maar bovenal verwittigt Plan! u vóór de problemen opduiken, zodat u tijdig kan ingrijpen en fouten kan vermijden. Fouten die altijd geld kosten, of het nu verlies van tijd of middelen is. Of erger, verlies van klanten. Plan! is door zijn logische structuur en zijn grafische voorstelling voor iedereen eenvoudig in gebruik. Zowel op de werkvloer als in het directiekantoor. 7
Elk bedrijf is anders. Daarom kan u Plan! helemaal instellen volgens de behoeften van uw activiteiten. Het programma en de database hoeven niet in hetzelfde netwerk te draaien en u kan van waar ook ter wereld over het internet uw data raadplegen. Plan! heeft een hele reeks van specifieke modules ter beschikking. In welke sector u ook actief bent, Plan! biedt altijd precies de oplossing die u nodig heeft. Plan! omvat heel wat specifieke modules. Neem een kijkje op www.use-plan.com.! Keeping your promises Ondernemingen die klantgerichte diensten leveren, zijn sterk afhankelijk van het correct naleven van hun afspraken: fabrikage- of herstellingstermijnen respecteren, vervangingstoestellen reserveren. Plan! biedt enkele specifieke modules voor dit type activiteiten.! Customer Service Time & People Management Getting things done Beschikbaarheid van mensen, het plannen en aansturen van projecten, uw eigen tijd optimaal benutten. Wie dingen gedaan wil krijgen, heeft nood aan flexibele en overzichtelijke planningsoplossingen. Ook hiervoor heeft Plan! verschillende modules ter beschikking. 8
BEDRIJFSPROFIEL Plan! Software, gevestigd in Waasmunster (België), is een snelgroeiend IT-bedrijf. We zijn gespecialiseerd in Software Development voor planning. In alles wat we doen, staat de klant centraal. We moedigen onze klanten aan om actief feedback te geven en mee te denken over waardevolle verbeteringen, want daar worden we allebei beter van. Ons support-niveau is exceptioneel hoog. Op het fanatieke af als de situatie daarom vraagt. Controleert u dit rustig bij onze klanten en / of business-partners. We kijken altijd kritisch naar hoe het nóg beter kan, omdat we er alleen dán in slagen om problemen te voorkomen in plaats van uitdagingen op te lossen. Wij willen dat u optimaal rendement boekt op uw investering. Simpelweg omdat wij de Plan! applicatie beschouwen als een bijzonder belangrijk optimalisatie gereedschap. Met behulp van onze steeds groter wordende schare aan business-partners slagen wij er in om onze oplossingen te implementeren volgens de best denkbare prijs/kwaliteitsverhouding. We realiseren ons maar al te goed dat een netwerk van uitstekende partners zorgt voor aanvullende expertise. En bovendien creëren we samen een local presence. Marktbenadering Om organisaties beter in te laten spelen op de complexiteit en dynamiek van de omgeving biedt Plan! vooruitstrevende automatiseringsoplossingen. Deze software ondersteunt onze klanten in het creëren van onderscheidend vermogen en het leveren van toegevoegde waarde aan hun klanten. Daarom kiest Plan! Software voor : een nichestrategie met het oogmerk om door branchekennis meerwaarde toe te voegen aan de bedrijfsvoering van de klant een one-stop-shopmodel (full service) het bieden van een snelle ROI toegevoegde waarde leveren met een hoge reactiesnelheid. De oplossing is fit for purpose en onze organisatie is vormgegeven in een direct-businessmodel, wat uniek is. Doelmarkten Automotive Trucks Automotive Cars Professionele service organisaties Onze kernvaardigheden Ontwikkelen, onderhouden en implementeren van plannings software Kennis en kunde van de markt vertaalt zich in: klanten écht willen helpen met hun business Een sales- en projectenorganisatie die ingericht is volgens de waardediscipline customer intimacy Fit for purpose : de verzamelterm voor alles wat er op duidt dat wij een afgestemde standaardoplossing leveren over 3 criteria-assen : Intensiteit : korte / voorspelbare implementatie Functionaliteit : afgestemd op de wensen en eisen van de niche markt Complexiteit : eenvoudig in gebruik Last but not least hebben wij onze medewerkers zéér hoog in het vaandel staan. Betrouwbaarheid, ambitie, loyaliteit en klantgerichtheid zijn kernwaarden die gelden voor al onze collega s. Samen maken we het mogelijk om Plan! Software continu te laten excelleren. En daar kunnen we dan ook samen trots op zijn. 9
10
GESCHIEDENIS VAN PLAN! In september 2003 zijn we gestart met een complete nieuwe ontwikkeling van een werkplaatsplanning gericht op de automotive sector. De ontwikkeling gebeurde in de C#.Net ontwikkelingsomgeving van Microsoft. Bij de analyse van dit project hebben we tientallen gesprekken gehad met mensen die dagelijks bezig zijn met het inplannen van opdrachten. Zo ontstonden de planning s werkgroepen, later de usergroepen. Een ontwikkelingsteam van 6.Net ontwikkelaars hebben 2 jaar lang aan de eerste versie van de Plan! Applicatie ontwikkeld. Het resultaat was een verbluffende applicatie die planners de zo belangrijke controle en overzicht gaven die ze misten in de klassieke oplossingen. De ontwikkelingsomgeving.net bood de noodzakelijke tools waardoor gebruiksvriendelijkheid en grafische user-interface ten volle konden worden voorzien. Eind 2005 gingen de eerste bedrijven van start met Plan! Automotive. Na bijzonder korte implementatie trajecten kregen gebruikers comfort en overzicht als direct resultaat. Dit was voor de gebruiker een directe aanmoediging. Zeer snel ontstond een enthousiaste gebruikersgroep van professionele planners. Hun input en gebruikservaring was voor ons een rijkdom aan advies. Elke suggestie, elk advies dat algemeen waardevol was hebben we opgenomen in het roadbook. Dit is tot op de dag van vandaag nog steeds onze filosofie. Plan! Automotive, powered by our users. Snel bereikten we de Truck omgevingen, want in deze markt is de vraag naar krachtig planningsgereedschap groot gezien de omvang van de bedrijven en de opdrachten. Specifieke Truck functionaliteit was beschikbaar en werd nog beter. Intussen werken ongeveer 200 Automotive sites, met een 800 gebruikers met onze software in de Benelux. Sinds 2006 werken we ook samen met de KAHO Sint-Lieven om hun optimalisatie algoritmen te integreren in onze software. Het doel van dit project is naast planning, ook resoluut te gaan voor optimalisering van de inzetbare resources. Real time toewijzing van de ideale job voor de beschikbare resource. De resultaten van deze technologie zullen zichtbaar worden in de komende versies van Plan! Automotive. Plan! Software heeft eind 2007 een bekroning ontvangen als innovatief softwareproject, als rechtstreeks gevolg hiervan hebben wij van de Vlaamse overheid een steun ontvangen om ontwikkelingen te doen op het vlak van automatische planning en simulatie. 11
12
PLAN! AUTOMOTIVE 13
! Customer Service Keeping your promises Automotive Wanneer u Plan! Automotive gebruikt, begrijpt u niet hoe u het al die jaren zonder heeft kunnen doen. U krijgt uw werkplaats volledig onder controle. Als garagehouder komt u voortaan elke afspraak met uw klanten stipt na en dat is waar het om draait. Klanten maken of kraken uw reputatie en bepalen hierdoor de toekomst en groei van uw onderneming. Voorkom dubbele afspraken, overbelasting van uw werkplaats, niet voorhanden zijnde vervangvoertuigen en nog veel meer. U bent verwittigd! 14
Automotive Werkplaatsen, machines, medewerkers, vervang- en verhuurvoertuigen maar ook de gepresteerde tijden via electronische prikklokken, inactiviteit door ziekte, vakantie of opleidingen. Met Plan! Automotive krijgt u volledig de controle over uw werkplaats. Gegevens kunnen via barcode of manueel worden ingegeven. Als manager haalt u uit Plan! precies die informatie die u toelaat de organisatie, het rendement en de reputatie van uw zaak sterk te verbeteren. Plan! Automotive is door zijn doordachte structuur en grafische voorstelling door iedereen in uw onderneming op een eenvoudige en vlugge manier te gebruiken. U hoeft echt geen computerwizzard te zijn om met Plan! aan de slag te gaan. De voornaamste eigenschappen. Met Plan! kan u tegelijkertijd verschillende bedrijven, werkplaatsen, merken (voor garages), voorstellingen van planningen, gebruikers en talen raadplegen. De parameters zijn per gebruiker in te stellen. U kan kiezen de planning van de beschikbare capaciteit te zien, of de planning van de resources, of een combinatie van beide. Plan! geeft een volledig grafische weergave van: -de totale, beschikbare en ver bruikte capaciteit. -de bezetting per resource. -de status van een job of project (gepland, in uitvoering of uitge voerd) -het type job of project (bv. onderhoud, herstelling, e.d.) -de inactiviteit per resource (bv. vakantie, ziekte, e.d.) U kan snel de planning aanpassen door middel van drag-and-drop technologie. Voornaamste technische eigenschappen. Plan! omvat heel wat specifieke modules. Neem een kijkje op www.use-plan.com. Plan! draait op het.net platform en is dus geschikt voor Windows-gebruikers (2000/ XP) en gebruikt een standaard MSDE database. Waar nodig kan een SQL Server database geïmplementeerd worden. De Plan!-database kan via een Webservice over het internet geraadpleegd worden. 15
Minimum Systeemvereisten : SERVER Windows 2000 sp4 of hoger (niet Small Business Versie) minimum Xeon Dualcore 1Gb RAM / 2 Gb vrij op systeemschijf anti spy ware and anti virus programs up-to-date Windows.NET Framework 2.0 werkend backup system (om PLAN! Data te verzekeren) vanaf 11 clients: SQL Server 2000 Standard of hoger WORKSTATION Windows 2000 sp4 of hoger minimum Pentium 4d 3GHz / 1Gb RAM / 1Gb vrij op harde schijf anti spy ware and anti virus programs up-to-date Windows.NET Framework 2.0 Beeldschermresolutie optimal 1280*1024 op 17 LCD of hoger WORKSTATION THIN CLIENT voor gebruik met Terminalserver of Citrix. TERMINALSERVER / CITRIX minimum Xeon Dualcore / 2Gb RAM / 2 GB vrij op harde schijf 1 PLAN-Sessie verbruikt ongeveer 40 Mb intern geheugen. Neem de 4GB RAM-limiet van Windows 2003 Server Edition in acht. Bij voorkeur Windows 2003 server Datatransfer: met 16-bit kleur en 1024*768 resolutie : 96 Kbit Bandbreedte of meer. 16
PLAN! AUTOMOTIVE BESCHRIJVING & SCHERMAFDRUKKEN 17
fig 001 18
INLEIDING Met deze brochure willen wij u inzicht geven in de kracht van Plan! Automotive als planningstool voor uw bedrijf. We zijn er ons van bewust dat een brochure niet al uw vragen kan beantwoorden. Daarom staan wij steeds klaar tot het geven van een vrijblijvende voorstelling in uw bedrijf en voor uw mensen. VOORSTELLING TRUCKWORLD Om de werking van Plan! beter te kunnen illustreren doen we dit aan de hand van een fictief bedrijf; Truckworld. In figuur 001 is de structuur van Truckworld te zien. Truckworld is een holding met drie filialen; Amsterdam, Brussels en Paris. Elk filiaal beschikt over twee teams van monteurs. Voor het filiaal Brussels noemen deze teams B1- Mechanics en B2 Mechanics. Elk team is op zijn beurt opgedeeld in een aantal groepen die volgens een bepaalde logica zijn samengesteld. Voor de filialen Brussels en Amsterdam zijn de teams samengesteld volgens specialisatie: Maintenance: deze groep staat in voor onderhoudsbeurten en kleine herstellingen, Repair: deze monteurs voeren de grotere herstellingen uit, Electricity: Zijn verantwoordelijk voor alles wat met electronica te maken heeft, Deliveries: Staan in voor de aflevering van nieuwe en tweedehands voertuigen. Het filiaal Paris heeft ervoor geopteerd om de indeling van haar monteurs te organiseren volgens ploegenstelsel: Early Team: de ochtendploeg Late Team: Late dienst. Bij Truckworld zijn er een 60-tal monteurs werkzaam. Truckworld beschikt bovendien over een eigen vloot van vervang- en demo- voertuigen. In elk filiaal zijn er een aantal Service-Advisors die instaan voor het maken van de afspraken, de ontvangst van de klant, het opvolgen van de interventie en het terug afleveren van het voertuig aan de klant. Elke werkplaats beschikt over een werkplaatsverantwoordelijke. Op het niveau van de holding zijn er een aantal managers die ieder op hun beurt verantwoordelijkheid dragen voor een bepaald departement: Een After Sales Manager Een Sales Manager Een Fleet Manager Een Human Resource Manager. 19
fig 002 20
fig 003 21
22
VEREISTEN Vóór de introductie van Plan! had Truckworld een eigen planning methodologie: Elke werkplaats beschikte over het boek waarin elke afspraak werd genoteerd (Fig. 002), Vervolgens werden deze afspraken zichtbaar gemaakt op een planbord dat centraal tegen de muur van de receptie was bevestigd (Fig. 003), Afwezigheden van de monteurs werden in Excel bijgehouden, Voor de verloven van de bedienden was er een tweede Excel. Planning van vervang- en demo- voertuigen werd eveneens in Excel bijgehouden, de verhuurcontracten werden manueel opgemaakt. De planning van de afdeling Aflevering Nieuwe Voertuigen werd bijgehouden op een planbord met T-kaartjes gecombineerd met een Excel-Blad waarin een overzicht werd bijgehouden van alle werkzaam heden die door derden uitgevoerd moesten worden. Deze manier van werken werd onhoudbaar. De planning was versnipperd over diverse Excel-bladen, verschillende planborden en planningsboeken. Nergens was er één duidelijk overzicht. Er was geen inzicht over bezetting van de verschillende werkplaatsen. Sommige dagen leek er een overaanbod aan werk te zijn, op andere dagen was er dan weer onvoldoende werk. Kortom, er heerste constant een onzeker gevoel over de planning en de bezetting. Het rendement van de werkplaatsen kwam onder druk te staan, het optimaliseren van de planning werd een noodzaak. Bij de keuze van een planningstool heeft Truckworld een aantal belangrijke criteria vooropgesteld: Men wou komen tot één globaal planning systeem dat alle boeken, planborden en Excel-bladen kon vervangen. De complexe structuur van Truckworld met verschillende vestigingen en afdelingen moest kunnen beheerd worden. De planning moest voor iedereen toegankelijk zijn. Daarenboven was het een vereiste dat de planning moest kunnen bekeken worden vanuit verschillende invalshoeken. De Service-Advisor kijkt immers op een andere manier naar de planning dan de After Sales Manager. Beveiliging is ook een belangrijk aspect. Zo mag de After Sales Manager de planning van alle filialen en afdelingen bekijken, de Service Advisor heeft een beperktere toegang. Overzicht en controle zijn uiterst belangrijk, men moet op elk ogenblik een correct beeld hebben van de bezetting per afdeling, werkplaats en filiaal. Het sprak voor zich dat de applicatie eenvoudig te implementeren en te gebruiken moest zijn. In het volgende hoofdstuk tonen we u hoe Truckworld, met behulp van Plan! Automotive, deze uitdaging aanging. 23
PLAN! AUTOMOTIVE Om de problematiek van Truckworld te kunnen oplossen worden er vier Plan! modules voorzien: Plan! Werkplaatsplanning: hierin wordt de werkplaatsplanning volledig opgevangen. Plan! Verkoop en Aflevering: voor de planning van de levering van nieuwe voertuigen. Plan! Verhuurplanning: Voor de verhuurplanning, de planning van vervang- en demovoertuigen wordt in Plan! automotive opgevangen. Plan! Communicatie: de communicatie module is actief binnen de werkplaatsplanning om de klanten automatisch te informeren over de status van hun afspraak en binnen de Verkoop en Aflevering module om de communicatie met de onderaannemers, de boekhouding en de verkopers te verzorgen. Commu nicatie kan gevoerd worden per SMS, mail of fax. Plan! Werkplaatsplanning Creatie en Opzet van Planborden Planborden kunnen volledig vrij ingedeeld worden. Per gebruiker of gebruikersgroep, per bedrijf of filiaal kan de lay-out van het planbord ingesteld worden. Voor elke gebruiker kan er bepaald worden tot welke planborden hij/zij toegang krijgt. Daarenboven kan men verschillende planborden aanmaken om op een andere manier naar dezelfde gegevens te kijken. Hieronder volgt een beschrijving van hoe planborden samengesteld kunnen worden. We bekijken even hoe Truckworld Plan! heeft opgezet voor hun specifieke situatie. En dit in functie van de verschillende disciplines 24
fig 004 25
fig 005 26
fig 006 27
fig 007 28
De After Sales Manager De After Sales Manager wil vanuit zijn verantwoordelijkheid een zicht hebben op de gehele groep. In eerste instantie is hij vooral geïnteresseerd in de bezetting van de werkplaatsen. Desgewenst krijgt hij direct toegang tot de planning van de individuele filialen, de vervangwagens en de planning van de werkplekken. Op het eerste planbord CAPACITY CONTROL (1) zien we een weekplanning met een capaciteitsoverzicht over de verschillende filialen en dit per filiaal en per specialisatie. Hier zien we dus per specialisatie de totale capaciteit, het aantal ingeplande uren en de beschikbare capaciteit over de 3 filialen heen. Zo is bijvoorbeeld te zien dat er op maandag 16 juni in de ganse groep 182,5 uren beschikbaar zijn van monteurs met de specialisatie Maintenance ; er zijn 132,5 uren ingepland; er zijn nog 50 uren beschikbaar. (Figuur 004). Op het eerste planbord CAPACITY CONTROL (2) zien we een weekplanning met een capaciteitsoverzicht over de verschillende filialen en per team. (Figuur 005). Deze twee planborden bieden de After Sales Manager alle informatie die hij nodig heeft om perfecte controle te hebben over Truckworld en haar filialen. Hij ziet de bezetting per team en per specialisatie. Eventuele problemen worden op tijd gedetecteerd en er kan dus altijd op tijd ingegrepen worden. Links van elk planbord zien we een overzicht van alle afspraken die gemaakt zijn in de week van 16 juni en in alle filialen. De afspraken zijn gegroepeerd per filiaal en per status. Aan de hand hiervan kan opgevolgd worden in welke status de afspraak zich bevindt. We komen hier verder nog op terug. Indien hij dit wens kan de After Sales Manager op elk ogenblik de detailplanning raadplegen van de verschillende vestigingen. (Figuur 006). De Sales Manager Alhoewel de Sales Manager niet zelf hoeft te plannen wil hij toch inzicht over zijn interessegebied. Voor hem werd er een planbord samengesteld waarin kan kijken naar: (Figuur 007) De agenda van zijn verkopers, De planning van de afdelingen Deliveries van de diverse filialen, zodat hij kan opvolgen welke voertui gen er afgeleverd worden. De planning van de demovoertuigen voor de testritten van de klanten en prospecten. 29
fig 008 30
fig 009 31
fig 010 32
De Human Resource Manager Voor de HR Manager is er één planbord samengesteld waarin hij alle medewerkers van de groep kan raadplegen. Hij is vooral geïnteresseerd in de afwezigen. (figuur 008). De Fleet Manager De Fleet Manager heeft een planbord voor zich waarin hij alle voertuigen kan bekijken van Truckworld. Hij heeft een overzicht van wat er met zijn vloot gebeurt. (Figuur 009). De Service Advisor Figuur 010 toont het planbord van de Service Advisor Brussels. Hij heeft uiteraard toegang gekregen tot het planbord van de werkplaats Brussels. Daarenboven heeft hij leesrechten gekregen tot de planborden van zijn collega s; de Service Advisors van Amsterdam en Paris. Hierin kan hij echter niet plannen, enkel raadplegen. Dit kan handig zijn om snel na te gaan of er in de naburige filialen van Truckworld nog capaciteit vrij is. Als Service Advisor moet hij ook vervangwagens kunnen inplannen, hij heeft aldus ook toegang gekregen tot het planbord REPLACEMENT VEHICLES. Besluit Één van de vereisten van Truckworld was dat de complexe structuur, eigen aan hun bedrijf moest kunnen vertaald worden in Plan! Zoals u heeft kunnen vaststellen kan u met Plan! elke gebruiker een gepersonaliseerd planbord geven. Afhankelijk van de functie of bevoegdheden kan u iedereen zijn of haar specifieke zicht op de planning geven. In het volgende hoofdstuk gaan we dieper in op het gebruik van Plan! 33
fig 011 34
fig 012 35
fig 013 36
Het Gebruik van Plan! We hebben Plan! volledig geconfigureerd op maat van Truckworld, we hebben alle gebruikers toegang gegeven tot de correcte planborden. Nu kunnen we aan de slag. Voor we effectief afspraken gaan inplannen nemen we het planbord van de Service Advisor nader onder de loep. Lay-Out van een planbord We kijken even naar figuur 011. Hierop zijn een aantal elementen terug te vinden: [1] Centraal op het scherm zien we steeds het eigenlijke planbord. Hierop zijn de monteurs te zien en de capaciteit van de werkplaats en afdelingen. Op de gekleurde balken naast de monteurs zijn de taken van de betreffende monteur te zien. De kleur van de taak heeft betrekking op het soort werk dat inge pland is. Taaktypes zijn onbeperkt aan te maken, elk met een specifieke kleur en een specifieke duurtijd. Figuur 012 geeft een overzicht van de taaktypes die gebruikt worden door Truckworld. De kleuren van de balk geven in figuur 011 dus weer welk soort taak er is ingepland. Door echter op de knop Taakstatus te klikken (Figuur 013) zien we de status van elke taak weergegeven in een specifieke kleur: o o o o Paars: Taak moet nog gestart worden, Groen: Taak is in uitvoering, Oker: Taak is afgewerkt Rood: taak staat op Hold Elke gebruiken kan kiezen welke kleurenpallet hij wenst te gebruiken, zo zal de Service Advisor vooral geïnteresseerd zijn in de status van elke taak, terwijl de Werkplaats-verantwoordelijke voornamelijk geïnteresseerd is in het soort werk dat hij mag verwachten. [2] Links zien we het overzichtscherm, hier zijn alle afspraken te zien die gemaakt zijn voor het filiaal in kwestie en voor de periode die is geselecteerd, in het voorbeeld zien we alle afspraken van het filiaal Brussels voor maandag 16 juni. Alle afspraken zijn te zien in de status waarin de afspraak zich bevindt. We zullen straks zien dat deze statussen een belangrijke rol spelen. [3] Wanneer we een afspraak selecteren in het overzichtscherm vinden we uiterst rechts van het scherm alles details van deze afspraak terug. Hier zien we voor wie we een afspraak gemaakt hebben, wanneer en waarvoor het voertuig binnenkomt. Indien er een vervangwagen gereserveerd is zien we dit hier ook. In het kader Remarks kunnen we alle opmerkingen kwijt die de klant ons heeft medegedeeld. [4] Onderaan het scherm bevindt zich de kalender, via de kalender kunnen we zeer snel naar een bepaal de datum gaan. 37
fig 014 38
Statussen Zoals net reeds aangehaald speelt het overzichtscherm en de statussen (Figuur 011 - [2] ) een belangrijke rol. De statussen in het overzichtscherm gedragen zich volgens de ordercyclus zoals deze zich in de praktijk voordoet. In figuur 014 zien we de ordercyclus grafisch weergegeven. Dit overzichtscherm toont dus heel wat informatie en is een belangrijk werkinstrument. De statussen geven zowel receptie als werkplaats een perfect inzicht in de actuele situatie; welke klanten moeten nog binnenkomen, welke voertuigen zijn al binnengebracht, welke taken zijn in uitvoering. Deze statussen zijn voor receptie en werkplaats zowel een belangrijk werkinstrument alsook een communicatiemiddel: de afspraken in de status Planned zijn belangrijk voor de receptie, dit zijn klanten waarmee er een af spraak is gemaakt maar die hun voertuig nog niet hebben binnengebracht. de afspraken in de status Planned, Vehicle IN zijn de afspraken die gepland zijn en waarvan de klant het voertuig heeft binnengebracht. Dit zijn taken die door de werkplaatsverantwoordelijke nog moeten toege kend worden een monteur. de afspraken in de status Assigned, Vehicle IN zijn de afspraken door de werkplaatsverantwoordelijke toegekend zijn aan een medewerker. De taken in de status In Process zijn momenteel in uitvoering. De taken in de status Finished zijn afgewerkt De taken in de status Vehicle OUT zijn volledig afgewerkt, het voertuig is door de klant opgehaald. het sleuteltje achter bepaalde afspraken duidt erop dat er voor deze klant een vervangwagen is gereser veerd, een klokje betekent dat de klant blijft wachten op zijn voertuig. 39
fig 015 40
Afspraken maken en verwerken We kunnen in Plan! een afspraak om twee manier ingeven. 1. Rechtsreeks op naam van een monteur. 2. Op groepsniveau (bvb. B1 Maintenance) zodat er capaciteit gereserveerd wordt voor de interventie zon der de taak al toe te kennen aan een monteur. In ons volgende voorbeeld geven we een afspraak in op capaciteit en zullen tonen we u hoe de ordercyclus verder wordt afgewerkt. Orderhoofding (Figuur 015) Door te dubbelklikken op een bepaalde groep en op de correcte datum, opent er een leeg ingavescherm waar we in eerste instantie de algemene gegevens van de afspraak ingeven. Belangrijkste zaken die kunnen ingegeven worden zijn: Company : wordt automatisch ingevuld aan de hand van het gebruikerspofiel. Type : Is het ordertype. Het is mogelijk om in Plan! verschillende soorten orders aan te maken. Het type order bepaalt dan de manier van communicatie met de klant (zie Communicatiemodule). Tevens is het mogelijk om afhankelijk van het ordertype een andere Ordercyclus te hanteren. Zo kan het perfect zijn dat afspraken voor het afhalen van nieuwe voertuigen op een totaal andere manier verwerkt worden dan de normale werkplaatsafspraken. Number : Hier kan het werkordernumer ingevuld worden. Customer : Door op de drie puntjes te klikken opent het klantenoverzicht. In dit scherm kan men op elk beschikbaar veld naar de juiste klant zoeken. Indien de klant gekozen is wordt het veld Vehicle automa tisch ingevuld. Wanneer de klant meerdere voertuigen bezit kan men via een pop-up menu het juiste voertuig selecteren. Contact : Is de contactpersoon bij de klant, wordt onder andere gebruikt om de communicatiemodule aan te sturen. Vehicle : Om te zoeken naar een voertuig, indien het voertuig gevonden is wordt de klant automatisch ingevuld. Waits : Indicator om aan te duiden of de klant wacht op zijn voertuig. Arrival/Departure : De geplande aankomst- en vertrektijd van de klant. Is nodig om te weten wanneer het voertuig ter beschikking is van de werkplaats. De Allert module controleert automatisch of er geen taken toegekend worden buiten de beschikbaarheid van het voertuig. Actual : Hier worden de effectieve aankomst- en vertrektijden bijgehouden. Deze tijden worden automatisch ingevuld. Remarks : Hier kunnen alle opmerkingen van de klant ingegeven worden. 41
fig 016 42
fig 017 43
fig 018 44
Orderdetail (Figuur 016) Door op Tasks of Next te klikken komen we in het detailvenster. Hier geven we volgende zaken in: Type : Taaktype Duration : Wordt automatisch ingevuld, maar kan nog aangepast woden. Status : Wordt automatisch ingevuld, geeft de status weer van het order Group : Wordt automatisch ingevuld, toont de groep aan wie het order is toegekend. Executor : Toont aan welke medewerker de taak is toegekend, wordt automatisch ingevuld wanneer de taak toegekend wordt aan een monteur. Description : Hier kunnen opmerkingen op taak niveau ingegeven worden. Deze worden afgedrukt op de dagrapporten. Vervangwagen (Figuur 017) Door op Next te klikken komen we in het venster voor de vervangwagen. De verhuurperiode wordt automatisch ingevuld op basis van de aankomst- en vertrektijden in de orderhoofding. We hoeven enkel een vervangvoertuig te selecteren. Er kan niet dubbel geboekt worden. Tenslotte kunnen er nog opmerkin gen ingegeven worden indien nodig. De effectieve aankomst en vertrektijden worden later automatisch ingevuld. Er kunnen ook vervang- of demovoertuigen ingepland worden zonder een werkplaatsafspraak te maken. Afsluiten, Status Planned (Figuur 018) Door op Save & Close te klikken, verlaten we de orderingave en komen terug in het planbord terecht. Hier zien we onze afspraak staan in het Overzichtscherm in de status Planned. We hebben nu een afspraak gemaakt waarop twee taken voorzien zijn en waar een vervangwagen is gereserveerd voor de klant. Doordat de taken zijn toegekend aan de groep B2 Mechanics is de capaciteit van deze groep aangepast. Er zijn nu nog slechts 2 uren beschikbaar voor deze groep. Vóór het inplannen van deze afspraak waren er 8 werkuren beschikbaar (zie figuur 011). 45
fig 019 46
fig 020 47
fig 021 48
fig 022 49
50
Afspraak verwerken; Ordercyclus afwerken Status Planned (Figuur 018) Wanneer we op onze net gemaakte afspraak klikken zien we rechts van het scherm alle details verschijnen. Status Planned, Vehicle IN en Assigned, Vehicle IN (Figuur 019) Wanneer de klant toekomt moeten we de aankomst registreren, de werkplaats moet weten dat er een voertuig is toegekomen. Door met de rechtermuisknop op de afspraak te klikken kan men in één ogenblik de aankomst registreren. De afspraak is in de volgende status terecht gekomen Planned, Vehicle Available. De werk plaatsverantwoordelijke ziet onmiddellijk dat er een voertuig is toegekomen. En kan de volgende stap zetten: de taken toewijzen. We komen nu in de werkplaats terecht. De werkplaatsverantwoordelijke ziet onmiddellijk dat er een voertuig is binnengebracht en kent de taak toe aan monteur Boonen Tom. Het toewijzen gebeurt heel eenvoudig door de taak in het venster Order Detail vast te nemen en te slepen naar de gewenste medewerker. Het resultaat is te zien in figuur 019. Na de toewijzing komt de taak in de status: Assigned, Vehicle IN Starten en Beëindigen van een taak, Statussen In Process en Finished (Figuur 020) Met een muisklik op de taak kan de taakstatus aangepast worden. Wanneer Plan! gekoppeld is met een tijdsregistratiesysteem is deze handeling overbodig en gebeurt de statuswijziging automatisch. Door het starten van de taak is ook de status gewijzigd naar Executing, de kleur van de taak is gewijzigd naar groen. Op deze manier ziet de receptie online wat er zich in de werkplaats afspeelt. Het beëindigen van taken gebeurt op dezelfde manier als het starten. Ook hier geldt uiteraard dat deze handeling overbodig is wanneer Plan! is gekoppeld met een tijdsregistratiesyteem. De kleur van de takenbalk is ondertussen ook gewijzigd. Afhalen van het voertuig door de klant, Status: Vehicle OUT (Figuur 021) Het aanduiden van het feit dat de klant zijn voertuig afgehaald heeft gebeurt op dezelfde eenvou dige manier als daarstraks; met een klik van de rechtermuisknop. De afspraak komt nu in de status; Vehicle OUT te staan. De afspraak is hiermee volledig afgewerkt. In de orderhoofding zijn ondertussen ook de effectieve aankomst en vertrektijden ingevuld (Figuur 022). 51