Zakelijke software voor verkoop, dienstverlening en administratie Handleiding module Document Uitgaande correspondentie genereren Uitgaande correspondentie terugvinden Persoonlijk geadresseerde mailings genereren Uw overige digitale bestanden archiveren (ingescande post, PDF, Excel) 4CIS InfoBase 3.3.0 4CIS, 1999-2003, alle rechten voorbehouden 4CIS Stratumsedijk 20 5611 ND Eindhoven The Netherlands T: +31 (0)40 2115060 F: +31 (0)40 2115066 info@4cis.nl / www.4cis.nl Zeon PDF Driver Trial
Inhoudsopgave 1 Inleiding...3 1.1 Uw digitale archief... 3 1.2 Integratie met uw tekstverwerker... 3 1.3 Menu s en knoppen... 4 1.3.1 Menu s... 4 1.3.2 Knoppen... 4 2 Instellingen Document...5 2.1 Templates samenstellen... 5 2.1.1 Nieuwe InfoBase template maken... 5 2.1.2 Samenvoegvelden in template invoegen... 5 2.1.3 Referentienummers instellen... 7 2.1.4 Templates groeperen tot documentsoorten... 8 3 Corresponderen vanuit 4CIS InfoBase... 9 3.1 Eén brief maken... 9 3.2 Een persoonlijk geadresseerde mailing... 12 3.2.1 Introductie...12 3.2.2 Persoonlijke mailing genereren...13 3.2.3 Anonieme mailing genereren (geen contactpersoon bekend)...17 4 Correspondentie terugvinden... 18 5 Uw overige digitale bestanden archiveren... 19 6 Figurenlijst... 20 Zeon PDF Driver Trial Eindhoven, december 2002 2
1 Inleiding 1.1 Uw digitale archief Document integreert 4CIS InfoBase met uw tekstverwerker en biedt u zo een systeem voor: Het snel genereren van persoonlijk geadresseerde correspondentie met behulp van sjablonen / templates, Automatisch overnemen van t.a.v., briefaanhef en adressering uit uw relatiebestand in 4CIS InfoBase naar sjablonen, Het terugvinden van door uzelf of collega s verstuurde correspondentie. 4CIS InfoBase archiveert uw correspondentie automatisch bij de juiste relatie of het juiste project. Hierdoor is door u of uw collega s verstuurde correspondentie eenvoudig terug te vinden. Tevens biedt Document u een uitstekend systeem voor het archiveren van uw overige digitale bestanden per relatie of project (ingescande post, PDF, Excel). 1.2 Integratie met uw tekstverwerker Onderstaande schema verduidelijkt de wijze waarop 4CIS InfoBase samenwerkt met uw tekstverwerker, zodat u snel correspondentie genereert en verstuurde correspondentie eenvoudig terugvindt. 3. 4CIS InfoBase: automatisch archiveren van correspondentie in documentoverzicht bij de relatie 1. TEMPLATE / SJABLOON 2. kopie TEMPLATE gevuld met vanuit 4CIS InfoBase overgenomen adressering Figuur 1: Schema integratie 4CIS InfoBase met uw tekstverwerker Eindhoven, december 2002 3
In paragraaf 1.3 treft u een korte introductie waar u de functionaliteiten voor het genereren van persoonlijk geadresseerde correspondentie in 4CIS InfoBase aantreft. Vervolgens wordt in Hoofdstuk 2 behandeld hoe u het documentsysteem voor uw organisatie opzet: Templates / sjablonen samenstellen in Word (conform uw huisstijl), Templates / sjablonen indelen in documentsoorten, Instellen referentienummering per documentsoort. In Hoofdstuk 3 wordt behandeld hoe u snel met behulp van templates persoonlijk geadresseerde correspondentie (brieven, faxen, offertes, mailings) vanuit 4CIS InfoBase genereert. Tenslotte treft u in Hoofstuk 4 een beschrijving hoe 4CIS InfoBase uw correspondentie automatisch overzichtelijk archiveert, zodat deze eenvoudig is terug te vinden. 1.3 Menu s en knoppen Hier treft u een beschrijving waar u de document functionaliteiten in 4CIS InfoBase aantreft en een korte uitleg van de interface. 1.3.1 Menu s Beheer Stamgegevens, tabblad Documenten; opzetten en beheren van het documentsysteem, Contact Document; overzicht met alle door u of uw collega s vanuit 4CIS InfoBase gegenereerde correspondentie, Contact Mailing; overzicht met alle vanuit 4CIS InfoBase gegenereerde mailings. Tevens kunt u vanuit een relatie of een project op het tabblad Documenten correspondentie genereren. Het document wordt in dit geval automatisch opgenomen in het documentoverzicht bij de relatie of het project. 1.3.2 Knoppen Naast de gangbare knoppen beschikt Document over een launch knop voor het openen / bekijken van door uzelf of collega s verstuurde correspondentie. Launch (open het document vanuit de 4CIS InfoBase). Selecteer in de 4CIS InfoBase het document dat u wilt openen, druk op deze launch-knop en 4CIS InfoBase opent het document (4CIS InfoBase heeft namelijk onthouden op welke locatie u de brief of fax heeft opgeslagen. Eindhoven, december 2002 4
2 Instellingen Document Voordat u begint met het genereren van correspondentie dient u het documentsysteem aan uw organisatie aan te passen. U begint met het maken van templates, dit doet u niet in 4CIS InfoBase maar in uw tekstverwerker (MS WORD). Maakt u reeds gebruik van templates (standaardbrieven en faxen), dan kunt u deze templates blijven gebruiken in combinatie met 4CIS InfoBase. 2.1 Templates samenstellen 4CIS InfoBase werkt met templates (standaardbrieven, faxen en mailings). Deze werkwijze zorgt ervoor dat al uw uitgaande correspondentie eenzelfde opmaak en indeling heeft. In deze paragraaf wordt het samenstellen van templates in MS-WORD behandeld. Hierbij maakt u gebruik van de onderstaande knop in MS-WORD die tegelijkertijd met 4CIS InfoBase op uw computer is geïnstalleerd. Figuur 2: Knop in MS-Word Deze knop bestaat uit twee delen: Links: het maken van een nieuwe InfoBase template (paragrafen 2.1.1 & 2.1.2), Rechts: het overnemen van de adressering uit 4CIS InfoBase in een kopie van de template (Hoofdstuk 3). Is bovenstaande knop niet beschikbaar in MS-WORD, dan dient u het bestand 4CIS.dot uit de map 4CIS_Wordmacro handmatig te kopieren naar de map Startup of Opstarten op uw computer. U kunt de locatie van deze map in WORD bepalen via het menu Extra Opties, tabblad Bestandslocaties (opstarten). 2.1.1 Nieuwe InfoBase template maken 4CIS InfoBase maakt bij het overnemen van de adressering in uw sjablonen gebruik van de standaard samenvoegfunctionaliteiten van uw tekstverwerker. U begint met het maken van een nieuw samenvoegdocument. Hiervoor druk u op de knop Nieuwe InfoBase template in Word. Er wordt vervolgens door Word een nieuw document aangemaakt en de knop InfoBase Veld Invoegen is actief. Figuur 3: Knop Nieuwe InfoBase template 2.1.2 Samenvoegvelden in template invoegen Nadat u een nieuwe InfoBase template heeft gemaakt kunt u middels de knop InfoBase veld invoegen aangeven waar gegevens uit 4CIS InfoBase in de template worden overgenomen (bedrijfsnaam, adres, t.a.v., aanhef, afsluiting, onderwerp, datum, referentienummer, projectcode, projectnaam). Ga hiervoor op de gewenste plaats in het document staan en selecteer het gewenste invoegveld. De beschikbare velden kunnen meerdere malen in de template worden opgenomen. Zo kunt u de naam van de relatie naast de adressering tevens in de inhoud van de brief zelf terug laten komen. Op deze manier maakt u de brief nog persoonlijker. Eindhoven, december 2002 5
Figuur 4: Velden invoegen in template (1) Figuur 5: Velden invoegen in template (2) Beheer uw templates op één locatie in uw computernetwerk: Sla alle door 4CIS InfoBase te gebruiken templates op in een centraal en vanaf elke computer toegankelijke map op de server. Zodoende maakt iedereen binnen uw organisatie gebruik van dezelfde templates bij het genereren van uitgaande correspondentie. Uw in Word samengestelde templates dienen te worden opgeslagen in.doc formaat. Wanneer u de template heeft samengesteld, koppelt u deze aan 4CIS InfoBase in het menu Beheer Stamgegevens, tabblad Documenten (paragraaf 2.1.4). Eindhoven, december 2002 6
2.1.3 Referentienummers instellen Handleiding 4CIS InfoBase - Document 4CIS InfoBase biedt uitstekende functionaliteiten om uitgaande correspondentie automatisch te nummeren. Deze nummering neemt in over in uw templates middels het invoegveld Code. In het menu Beheer Stamgegevens (tabblad Documenten) stelt u de automatische referentienummering in. U past als volgt de referentienummering aan uw wensen aan, waarbij het referentienummer is opgebouwd uit een constante en een oplopend nummer. Tenslotte koppelt u in paragraaf 2.1.4 de beschikbare referentienummers aan één of meedere documentsoorten. Figuur 6: Referentienummering instellen (1) Dubbelklikken op een Documentnummer. Figuur 7: Referentienummering instellen (2) Voer de contante in (code) Voer de huidige stand in (dit gedeelte van de nummering wordt automatisch bij elke vanuit 4CIS InfoBase gegenereerde correspondentie opgehoogd). Eindhoven, december 2002 7
2.1.4 Templates groeperen tot documentsoorten Handleiding 4CIS InfoBase - Document Tenslotte groepeert u uw templates (sjablonen) in Word en de beschikbare referentienummers tot logische groepen (documentsoorten). De documentsoorten treft u tevens in het menu Beheer Stamgegevens, tabblad Documenten. Figuur 8: Templates groeperen in documentsoorten (1) Figuur 9: Templates groeperen in documentsoorten (2) Voer de naam van de documentsoort in Selecteer één van de beschikbare referentienummers Druk op + om een template aan de documentsoort toe te voegen Figuur 10: Template selecteren Selecteer een in MS-Word gemaakte template op uw computer of fileserver Eindhoven, december 2002 8
Figuur 11: De template is zichtbaar bij de documentsoort Opnieuw + bij template om nog een template toe te voegen Opslaan Op deze manier groepeert u al uw templates in documentsoorten. Later kunt u deze groepen gebruiken om in uw complete digitale archief van uitgaande correspondentie snel een selectie te maken. Het documentsysteem is gereed voor gebruik. 3 Corresponderen vanuit 4CIS InfoBase Dit hoofdstuk behandelt hoe u vanuit 4CIS InfoBase snel foutloos geadresseerde correspondentie genereert, waarbij u gebruik maakt van de in het vorige hoofdstuk gedefinieerde templates, documentnummers en documentsoorten. In paragraaf 3.1 behandelen we het genereren van een persoonlijk geadresseerde brief of fax voor één van uw relatie. Vervolgens behandelen we in paragraaf 3.2 hoe u snel een persoonlijk geadresseerde mailing genereert, waarbij u gebruik maakt van een selectie van bedrijven (anonieme mailing, paragraaf 3.2) of contactpersonen (persoonlijke mailing, paragraaf 3.2.2). 3.1 Eén brief maken Ga naar het tabblad Documenten bij een bedrijf, persoon of project en maak een nieuw document aan. Op dit tabblad beschikken u en uw collega s over een compleet overzicht van relatie- en / of projectgebonden correspondentie. Figuur 12: Correspondentie genereren (1) Eindhoven, december 2002 9
Figuur 13: Correspondentie genereren (2) Selecteer de documentsoort (zoals ingesteld in de Stamgegevens) Selecteer de gewenste template (zoals ingesteld bij de documentsoort in de stamgegevens) Voer het onderwerp in Door (de afzender) en datum worden automatisch door 4CIS InfoBase ingevuld. Indien u de correspondentie in opdracht van een collega verstuurt kunt u altijd bij door de naam van uw collega selecteren (indien deze collega is opgenomen in het bestand van planitems; menu Planning - Planitem). Tevens wordt door 4CIS InfoBase automatisch een referentienummer aangemaakt. Figuur 14: Correspondentie genereren (3) Selecteer één van de contactpersonen bij de relatie De t.a.v., aanhef en afsluiting worden automatisch ingevuld. Hierbij maakt 4CIS InfoBase gebruik van de standaardadressering, zoals ingevoegd op het tabblad Algemeen bij de contactpersoon. Druk tenslotte op de knop Post uit Eindhoven, december 2002 10
Vanuit 4CIS InfoBase gegenereerde correspondentie wordt buiten de database opgeslagen (zoals een normaal WORD document). 4CIS InfoBase onthoudt echter automatisch waar u uw correspondentie heeft opgeslagen, zodat deze eenvoudig is terug te vinden. Figuur 15: Correspondentie genereren (4) Bepaal de locatie waar u het document wilt opslaan, bij voorkeur op de fileserver, zodat de correspondentie later tevens door uw collega s kan worden bekeken. De naam van het document wordt automatisch door 4CIS InfoBase gegenereerd (opgebouwd uit het referentienummer bedrijfscode onderwerp) Druk vervolgens op save en MS-Word wordt opgestart met het door u geselecteerde sjabloon Figuur 16: Correspondentie genereren (5) Druk op de knop Vul InfoBase Document (knop met bliksemschicht) in MS- Word en de complete adressering, t.a.v., aanhef, afsluiting, onderwerp, datum en referentienummer worden vanuit 4CIS InfoBase in de template overgenomen. U werkt altijd met een kopie van de template en kan de inhoud van de brief altijd nog naar wens kan aanpassen. Figuur 17: Correspondentie genereren (6) 4CIS InfoBase onthoudt automatisch waar u de brief heeft opgeslagen De brief is vervolgens met de launch knop direct vanuit 4CIS InfoBase te openen. Tenslotte het document in 4CIS InfoBase opslaan (OK knop) Eindhoven, december 2002 11
3.2 Een persoonlijk geadresseerde mailing 3.2.1 Introductie Figuur 18: Correspondentie genereren (7) Vanuit 4CIS InfoBase gegenereerde correspondentie wordt automatisch opgenomen in het correspondentieoverzicht bij de relatie of het project. Tevens kunt u met de launch-knop direct correspondentie vanuit het overzicht openen. Het genereren van een mailing gaat op een soortgelijke manier als het genereren van één brief of fax, zoals beschreven in paragraaf 3.1. In 4CIS InfoBase kunt u twee soorten mailings maken: Anonieme mailing; geen contactpersoon beschikbaar (u werkt met een selectie van bedrijven) Persoonlijke mailing; wel een contactpersoon beschikbaar (u werkt met een selectie van personen) Bij een anonieme mailing gebruikt 4CIS InfoBase de adressering zoals ingevoerd op het tabblad Algemeen bij het bedrijf. Bij een persoonlijke mailing gebruikt 4CIS InfoBase de adressering zoals ingevoerd op het tabblad Algemeen bij de persoon. U maakt een persoonlijk geadresseerde mailing in het menu Contact Mailing. Figuur 19: Ingestelde adressering voor anonieme mailing Eindhoven, december 2002 12
3.2.2 Persoonlijke mailing genereren Figuur 20: Ingestelde adressering voor persoonlijke mailing Controleer voordat u begint met het genereren van de mailing: Of u de voor de mailing te gebruiken template klaar heeft staan (paragraaf 2.1), Of u de template in 4CIS InfoBase heeft gekoppeld aan een documentsoort (paragraaf 2.1.4), Tevens kunt u ter voorbereiding de selectie opslaan van te mailen personen of bedrijven. Het trefwoordensysteem van de Basismodule biedt u een uitstekend hulpmiddel om een goede selectie te maken voor uw mailing. Ga naar het menu Contact Mailing en maak een nieuwe mailing aan (grote plus in knoppenbalk). Figuur 21: Persoonlijke mailing genereren (1) Selecteer de documentsoort Selecteer de template Voer het onderwerp van de mailing in De naam van de afzender en de datum worden automatisch door 4CIS InfoBase ingevuld. U kunt deze echter nog aanpassen. Eindhoven, december 2002 13
Figuur 22: Persoonlijke mailing genereren (2) U kunt eventueel een nabelactie aanmaken voor uw verkoop binnendienst. Bij elke relatie die uw mailing ontvangt wordt een nabelactie aangemaakt. Ga vervolgens naar het tabblad Persoonlijk; hier bepaalt u de selectie van personen die uw mailing ontvangen. Figuur 23: Persoonlijke mailing genereren (3) Voeg een selectie van personen toe aan de mailing Selecteer één van de eerder opgeslagen selecties of Zoekscherm om een selectie te maken (bijvoorbeeld met trefwoorden) Eindhoven, december 2002 14
Figuur 24: Persoonlijke mailing genereren (4) U zien nu de te mailen personen, inclusief adressering U kunt eventueel nog losse personen uit de mailing verwijderen of toevoegen Druk vervolgens op genereer mailing om de mailing in MS-Word te maken Figuur 25: Persoonlijke mailing genereren (5) Bepaal de locatie waar u de mailing opslaat De naam van de mailing wordt automatisch door 4CIS InfoBase bepaald (eerste referentienummer + onderwerp) Save (MS-Word wordt nu opgestart met de door u geselecteerde template) Figuur 26: Persoonlijke mailing genereren (6) Knop Vul InfoBase document en de template wordt gevuld met de relatiegegevens Tenslotte naar 4CIS InfoBase om de mailing te archiveren De mailing is klaar en kan nu vanuit MS-Word worden uitgeprint. Eindhoven, december 2002 15
Bij elke relatie die uw mailing ontvangt wordt door 4CIS InfoBase automatisch: De nabelactie in het activiteitenoverzicht bij de relatie geplaatst, mits u natuurlijk een nabelactie heeft gepland (Figuur 27), De mailing in het documentoverzicht bij de relatie geplaatst; zo weet u precies welke mailings een relatie van u heeft ontvangen (Figuur 28). Figuur 27: De nabelactie is zichtbaar bij de relatie Figuur 28: De mailing is zichtbaar bij de relatie Eindhoven, december 2002 16
3.2.3 Anonieme mailing genereren (geen contactpersoon bekend) Het genereren van een anonieme mailing gaat op een soortgelijke manier als het genereren van een persoonlijk geadresseerde mailing (met contactpersonen). U definieert de doelgroep voor uw anonieme mailing op het tabblad Anoniem. In de velden Ter attentie van en Aanhef kunt u de standaard T.a.v. en briefaanhef voor in de mailing definiëren (Figuur 29). Als deze velden niet bij de mailing zijn ingevuld maakt 4CIS InfoBase gebruik van de bij de relatie op het tabblad algemeen opgegeven T.a.v., aanhef en afsluiting (Figuur 19). Figuur 29: Anonieme mailing genereren (zonder contactpersonen) Eindhoven, december 2002 17
4 Correspondentie terugvinden Vanuit 4CIS InfoBase gegenereerde correspondentie wordt automatisch opgenomen in het documentoverzicht bij de relatie of het project. Dit documentoverzicht treft u op het tabblad Documenten bij bedrijven, personen en projecten. Figuur 30: Documentoverzicht per relatie of project Alle vanuit 4CIS InfoBase gegenereerde correspondentie vindt u ongeacht de relatie terug in het menu Contact Document. Dit is het digitale archief met een totaaloverzicht van alle verstuurde correspondentie. In dit archief kunt u zoeken op basis van bijvoorbeeld het referentienummer (veld Code in zoekscherm). Figuur 31: Zoeken naar correspondentie Menu Contact Document Zoekknop in knoppenbalk Zoeken naar alle correspondentie van de afgelopen week (ongeacht relatie of project) met onderwerp documentatie Eindhoven, december 2002 18
5 Uw overige digitale bestanden archiveren Document biedt u tevens de mogelijkheid uw overige digitale bestanden per relatie of project te archiveren, zodat u deze later eenvoudig weer terugvindt. Deze functie is handig voor: Het archiveren van Excel bestanden bij relaties Het archiveren van AutoCad tekeningen per project Het archiveren van binnenkomende post (gescand) per relatie, Het archiveren van huisstijlgegevens van klanten. Bij het archiveren van bestaande digitale bestanden maakt u in plaats van de knop Post uit gebruik van de knop Post in (Figuur 32). Maak voor het archiveren van binnenkomende post gebruik van een aparte documentsoort; zo kunt u later snel een selectie maken van alle binnenkomende post van bijvoorbeeld de afgelopen week. Figuur 32: Betaande digitale bestanden archiveren. Knop Post in Selecteer het bestand op uw computer of server Voer het onderwerp in 4CIS InfoBase is (hier kunt u later op zoeken) Ok, en het bestand is gearchiveerd Eindhoven, december 2002 19
6 Figurenlijst Figuur 1: Schema integratie 4CIS InfoBase met uw tekstverwerker... 3 Figuur 2: Knop in MS-Word... 5 Figuur 3: Knop Nieuwe InfoBase template... 5 Figuur 4: Velden invoegen in template (1)... 6 Figuur 5: Velden invoegen in template (2)... 6 Figuur 6: Referentienummering instellen (1)... 7 Figuur 7: Referentie-nummering instellen (2)... 7 Figuur 8: Templates groeperen in documentsoorten (1)... 8 Figuur 9: Templates groeperen in documentsoorten (2)... 8 Figuur 10: Template selecteren... 8 Figuur 11: De template is zichtbaar bij de documentsoort... 9 Figuur 12: Correspondentie genereren (1)... 9 Figuur 13: Correspondentie genereren (2)...10 Figuur 14: Correspondentie genereren (3)...10 Figuur 15: Correspondentie genereren (4)...11 Figuur 16: Correspondentie genereren (5)...11 Figuur 17: Correspondentie genereren (6)...11 Figuur 18: Correspondentie genereren (7)...12 Figuur 19: Ingestelde adressering voor anonieme mailing...12 Figuur 20: Ingestelde adressering voor persoonlijke mailing...13 Figuur 21: Persoonlijke mailing genereren (1)...13 Figuur 22: Persoonlijke mailing genereren (2)...14 Figuur 23: Persoonlijke mailing genereren (3)...14 Figuur 24: Persoonlijke mailing genereren (4)...15 Figuur 25: Persoonlijke mailing genereren (5)...15 Figuur 26: Persoonlijke mailing genereren (6)...15 Figuur 27: De nabelactie is zichtbaar bij de relatie...16 Figuur 28: De mailing is zichtbaar bij de relatie...16 Figuur 29: Anonieme mailing genereren (zonder contactpersonen)...17 Figuur 30: Documentoverzicht per relatie of project...18 Figuur 31: Zoeken naar correspondentie...18 Figuur 32: Betaande digitale bestanden archiveren....19 Eindhoven, december 2002 20