Zakelijke software voor verkoop, dienstverlening en administratie. 4CIS InfoBase CIS, , alle rechten voorbehouden

Transcriptie

1 Handleiding 4CIS InfoBase financiële systeem Offertes maken en beheren Facturen maken op basis van offertes Orders beheren Kosten registreren op orders Facturen maken op basis van orders Factureren (algemeen) Debiteuren beheren 4CIS InfoBase CIS, , alle rechten voorbehouden Zakelijke software voor verkoop, dienstverlening en administratie 4CIS Stratumsedijk ND Eindhoven The Netherlands T: +31 (0) F: +31 (0) /

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Opzetten financiële systeem Instellingen Tabblad Algemeen Perioden / Valuta s / Kostenplaatsen Kop- en voetteksten Export Uw productassortiment / dienstenaanbod Offertes Offertes maken Offerte genereren Werken met standaardoffertes Offertes dupliceren Offertes opvolgen Omzetprognose Omzetprognose op het scherm Omzetprognose uitprinten Doorboeken offertes Overnemen offertes naar orderregistratie Overnemen offertes naar facturering Orders Orderregistratie Orders aanmaken Deadline order Budget order Kosten registreren Standaardorders Herhalingsorders Order doorboeken naar facturering Orders in één termijn factureren Orders in meerdere termijnen factureren Orderportefeuille (openstaande termijnen) Facturen Factuur maken Debiteur aanmaken Nieuwe factuur genereren Standaardfacturen Facturen dupliceren Groepsfacturatie (een factuur voor een groep debiteuren aanmaken) Betaalde facturen Debiteuren beheren Eindhoven, april

3 1 Inleiding Deze handleiding ondersteunt u bij het opzetten van het financiële systeem in 4CIS InfoBase. Dit financiële systeem bestaat uit de modules: Offerte offertes genereren en opvolgen, Order orderregistratie en kostenregistratie, Factuur - facturering en debiteurenbeheer. Deze modules zijn volledig geïntegreerd en functioneren als één systeem. Zo heeft u de mogelijkheid: Offertes over te nemen naar de orderregistratie, Facturen te genereren op basis van offertes (wanneer u opdrachten op basis van een vast offertebedrag aanneemt), Orders over te nemen naar de facturering (wanneer opdrachten op basis van nacalculatie worden gefactureerd). Het financiële systeem van 4CIS InfoBase is niet bindend. U kan dus ook direct factureren, zonder gebruik te maken van gegevens uit de offrering of orderregistratie. Het complete financiële systeem van 4CIS InfoBase treft u op de volgende plaatsen: Menu Financieel (bestanden met alle offertes, orders en facturen) Tabblad Financieel bij bedrijven, personen en projecten (hier heeft u per relatie of project een overzicht van offertes, orders en facturen) Figuur 1: Tabblad financieel bij relaties en projecten Eindhoven, april

4 2 Opzetten financiële systeem In dit hoofstuk worden de instellingen en stamgegevens van het financiële systeem in 4CIS InfoBase behandeld. Hierin treft u o.a. een toelichting op: Werken met verschillende valuta s, Werken met verschillende afdelingen, zodat u de omzet per afdeling kunt nagaan, Instellen automatische nummering van offertes, orders, facturen en debiteuren & crediteuren, Instellen van uw standaard betalingsconditie, Invoeren van uw productassortiment of dienstenaanbod, Indelen van uw productassortiment of dienstenaanbod in omzetgroepen (productsoorten). 2.1 Instellingen De instellingen van het financiele systeem treft u in het menu Beheer Instellingen. Ga naar het menu Beheer Instellingen, tabblad Financieel Figuur 2: Instellingen tabblad Financieel Eindhoven, april

5 2.1.1 Tabblad Algemeen Eerste & tweede valuta 4CIS InfoBase biedt mogelijkheid om offerte, order of factuurbedragen in twee valuta s op prints weer te geven. Hier stelt u de eerste en tweede valuta in: De eerste valuta is de valuta waarin u uw eenheidsprijzen in het productbestand uitdrukt (zie paragraaf 2.2), De tweede valuta is de valuta waarin 4CIS InfoBase automatisch het totale offerte, order of factuurbedrag van de eerste valuta omrekent en meeprint. Figuur 3: Instellen eerste en tweede valuta Hier heeft u de keuze uit de valuta s zoals ingevoerd in bij valuta s in het bestand Beheer Instellingen, tabblad Financieel De eerste valuta is na 1 januari 2002 de Euro. Figuur 4: Offertebedrag op de offerteprint in eerste en tweede valuta Eindhoven, april

6 Nummering Hier kunt u automatisch aangeven hoe uw offertes, orders, facturen, debiteuren en crediteuren door 4CIS InfoBase opeenvolgend worden genummerd. Zo heeft u geen omkijken meer naar de wijze waarop bijvoorbeeld facyuren worden genummerd en beschikt u altijd over een voor de belastingsdienst sluitende factuurnummering. Figuur 5: Instelling nummering De nummering bestaat uit een constante gevolgd door een oplopend nummer. Geef tevens de stapgrootte aan, dit is vaak 1 U dient de nummering elk jaar aan te passen indien het jaartal in de nummering terugkomt Standaard betalingsconditie 4CIS InfoBase biedt u de mogelijkheid een standaard betalingsconditie voor facturen in te geven. Deze standaard betalingsconditie kunt u altijd nog per debiteur aanpassen. Is bij de debiteur geen afwijkende betalingsconditie ingevuld, dan wordt bij de facturering gebruik gemaakt van de in de betalingsconditie uit de Instellingen. Figuur 6: Standaard betalingsconditie De beschikbare betalingscondities kunt u aanpassen via de tabellen (menu Beheer Tabellen). Eindhoven, april

7 Figuur 7: Klantspecifieke betalingsconditie Verplichte controle offertes, orders en facturen Zoals eerder aangegeven zijn de financiële modules van 4CIS InfoBase geïntegreerd. Om ervoor te zorgen dat bijvoorbeeld offertes niet klakkeloos worden overgenomen naar de facturering kan een controlestap worden ingevoerd. Hierdoor moet de offerte eerst worden geakkoordeerd voordat deze wordt overgenomen naar de facturering. In de instellingen kunt u aangeven of deze controlestap verplicht is. Vervolgens kunt u in het bestand van gebruikers aangeven welke gebruikers het recht hebben offertes te akkoorderen. U dient om deze gebruikersinstellingen aan te passen in te loggen als Systeembeheerder. Bij het akkoorderen wordt aangegeven wie, wanneer heeft geakkoordeerd. Na het akkoorderen zijn de bedagen niet meer aan te passen. Figuur 8: Instellingen controle verplicht bij doorboeken U kunt tevens instellen of de regels waaruit een offerte, order of factuur wordt opgebouwd afzonderlijk moeten worden geakkoordeerd. Eindhoven, april

8 Figuur 9: Gebruikersrechten - Akkoorderen Deze gebruikersrechten voor het akkoorderen van offertes, orders en facturen treft u op het tabblad functies bij de gebruiker (menu Beheer Gebruiker). Figuur 10: Offerte akkoorderen Na het akkoorderen van een offerte kunt u de offerte niet meer aanpassen; met uitzondering van de status van de offerte en de interne toelichting. Na het akkoorderen van een offerte kunt u de offerte overnemen naar de orderregistratie of op basis van de offerte een factuur maken. Eindhoven, april

9 2.1.2 Perioden / Valuta s / Kostenplaatsen Instellen perioden Vanuit 4CIS InfoBase gegenereerde offertes, orders en facturen worden automatisch op basis van de datum (offertedatum, factuurdatum) ingedeeld in perioden. Zodoende kunt u snel bijvoorbeeld de omzet nagaan in een bepaalde maand of kwartaal (afhankelijk van de indeling van de perioden). Figuur 11: Periode toevoegen (1) Figuur 12: Periode toevoegen (2) Geef het nummer van de periode en het boekjaar in; bijvoorbeeld 1 en 2003 voor de eerste maand of het eerste kwartaal van het jaar Eindhoven, april

10 Figuur 13: Periode toevoegen (3) Geef de begin- en einddatum van de periode aan met de kalenderknoppen Instellen valuta s 4CIS InfoBase biedt de mogelijkheid om met meerdere valuta s te werken. De koers van de valuta waarin u later de eenheidsprijzen (verkoop en inkoop) van uw producten en diensten uitdrukt heeft altijd de koers 1, Instellen Kostenplaatsen (afdelingen) Indien u de omzet per afdeling wilt nagaan kunt u gebruik maken van kostenplaatsen. Hierin definieert u de binnen uw organisatie aanwezige afdelingen. Vervolgens kunnen we later (paragraaf 2.2) de door uw organisatie aangeboden producten en diensten per kostenplaats indelen Kop- en voetteksten Op dit tabblad kunt u de standaard kop- en voetteksten definieren voor op offertes, orders en facturen. Deze standaard kop- en voetteksten worden automatisch overgenomen naar het tabblad kop- en voetteksten bij de offerte, order en factuur. Hier is de standaardtekst altijd nog offerte, order of factuurspecifiek aan te passen Export Hier definieert u de instellingen voor de koppeling van 4CIS InfoBase met E-Account. 4CIS heeft een aparte handleiding voor deze koppeling. Deze koppeling met E-Account (module e-port Financieel noodzakelijk) is een onderdeel van de module Factuur. De koppeling bestaat uit een export van journaalregels door 4CIS InfoBase op basis van gemaakte facturen. Deze journaalregels zijn vervolgens direct (zonder aanpassingen) in uw administratie in E-Account in te lezen. Eindhoven, april

11 2.2 Uw productassortiment / dienstenaanbod Bij het samenstellen van offertes en facturen en de registratie van kosten op orders maakt u gebruik van de gegevens uit het centrale productbestand. In dit productbestand voert u éénmalig de gegevens in van de door uw organisatie aangeboden producten en diensten: Artikelnummer / code (verplicht), Beknopte omschrijving (verplicht), Productsoort (verplicht), Eenheid (verplicht), Eenheidsprijs verkoop (uitgedrukt in de eerste valuta, zoals aangegeven bij de Instellingen, tabblad Financieel), BTW tarief verkoop, Eenheidsprijs inkoop (uitgedrukt in de eerste valuta, zoals aangegeven bij de Instellingen, tabblad Financieel), BTW tarief inkoop. De gegevens uit het centrale productbestand gebruikt u in de offerteregels, orderregels en factuurregels waaruit de offerte, order of factuur worden opgebouwd. Tevens heeft u de mogelijkheid bij het product een standaardtekst vast te leggen die als toelichting op de offerteregel, orderregel of factuurregel wordt meegenomen. Onderstaand een schematische weergave van deze relaties. Offerte Order Factuur Offerteregel(s) Orderregel(s) Factuurregels Centrale productbestand met gegevens over door uw organisatie aangeboden producten en diensten Eindhoven, april

12 U legt éénmalig uw productassortiment of dienstenaanbod vast in het menu Financieel Product. Figuur 14: Nieuw product invoeren (1) Figuur 15: Nieuw product invoeren (2) Productcode invoeren (artikelnummer) Korte omschrijving invoeren Product indelen in productsoort De indeling van producten in productsoorten biedt u de mogelijkheid later in 4CIS InfoBase de omzet per productgroep na te gaan. U past de beschikbare productsoorten aan middels de tabellen (menu Beheer Tabellen). Wanneer de omzet per productsoort niet voor u van belang is deelt u al uw producten en diensten in één soort in. Eindhoven, april

13 Figuur 16: Nieuw product invoeren (3) Voer de eenheid in waarin u het product aanbiedt Voer de standaardtarieven in; dit is niet verplicht. U kunt deze standaardtarieven altijd nog bij het samenstellen van de offerte, order of factuur aanpassen. Voer de BTW tarieven in; u past de beschikbare BTW tarieven aan via de tabellen Voer eventueel een kostenplaats in als u later de omzet per afdeling wilt nagaan. Figuur 17: Nieuw product invoeren (4) U heeft de mogelijkheid een standaard-toelichting voor op de offerte, order of factuur bij het product in te voeren. Deze standaardtekst wordt meegeprint en is bij het samenstellen van de offerte, order of factuur altijd nog aan te passen. Figuur 18: Nieuw product invoeren (5) De bij het product ingevoerde standaardtekst op offerteregel wordt op de offerte als toelichting meegenomen en is altijd nog offertespecifiek aan te passen. Eindhoven, april

14 3 Offertes De functionaliteiten voor het genereren van offertes treft u op de volgende plaatsen in 4CIS InfoBase: Tabblad Financieel bij bedrijven, personen en projecten; hier heeft u een overzicht van offertes per relatie of project, Menu Financieel Offerte; het bestand met alle offertes, waarin u snel een selectie kan maken van alle lopende offertes voor bijvoorbeeld een omzetprognose, Menu Financieel Offerteregels; bestand met alle regels waaruit offertes zijn opgebouwd. Figuur 19: Tabblad Financieel Offerte Op het tabblad Offertes heeft u een compleet overzicht van alle relatie- of projectgebonden offertes, inclusief het totale offertebedrag en de prognose. Figuur 20: Zoeken in offertebestand In het bestand van offertes (Financieel Offerte) kunt u project- of relatie ongebonden selecties maken van offertes. Zo kunt u bijvoorbeeld zoeken naar alle lopende offertes, ongeacht de relatie of het project. Eindhoven, april

15 3.1 Offertes maken Het uitbrengen van een offerte vindt in twee stappen plaats: Invoeren van de algemene gegevens van de offerte, waaronder de relatie waar u de offerte aan uitbrengt Samenstellen van de offerte uit offerteregels; in de offerteregels maakt u gebruik van de gegevens over de door uw organisatie aangeboden producten en diensten (menu Financieel Product) Offerte genereren Ga naar het tabblad Financieel Offertes bij een relatie en maak een nieuwe offerte aan. Figuur 21: Offerte genereren (1) Algemene offertegegevens Figuur 22: Offerte genereren (2) 4CIS InfoBase nummert de offerte automatisch op basis van de ingevoerde offertenummering in de Instellingen (Beheer Instellingen, tabblad Financieel). Tevens vult 4CIS InfoBase automatisch de naam van de persoon die de offerte maakt in. Deze naam wordt o.a. gebruikt om de omzetprognose per verkoper te bepalen. Eindhoven, april

16 Figuur 23: Offerte genereren (3) Algemene gegevens van de offerte invoeren: Omschrijving (korte toelichting), Soort, Status, Contactpersoon, Interne toelichting. De beschikbare soorten en statussen kunt u aanpassen via de tabellen (menu Beheer Tabellen). De algemene gegevens van de offerte zijn nu ingevoerd. Nu kunt u vervolgens de offerte samenstellen uit offerteregels, waarbij 4CIS InfoBase automatisch het totale offertebedrag berekent op basis van de som van de offerteregels Offerte samenstellen uit offerteregels Figuur 24: Offerte genereren (4) Ga naar het tabblad offerteregels Offerteregel aan offerte toevoegen Eindhoven, april

17 Figuur 25: Offerte genereren (5) Voer de productcode in of selecteer een product uit het productbestand m.b.v. de selector. 4CIS InfoBase neemt automatisch de door u ingevoerde gegevens uit het productbestand (Financieel Product) over. U kunt deze gegevens altijd nog offertespecifiek aanpassen. Figuur 26: Offerte genereren (6) Voer het aantal in en eventueel een interne toelichting op de offerteregel (bijvoorbeeld als toelichting wanneer de offerte tot een opdracht leidt). Nogmaals + om nog een offerteregel aan de offerte toe te voegen of akkoord als de offerte uit 1 offerteregel is opgebouwd Figuur 27: Offerte genereren (7) 4CIS InfoBase berekent automatisch het totale offertebedrag (inclusief en exclusief BTW) Tevens heeft u bij de offerte een overzicht van de totale begrote inkoop- en verkoopkosten U kunt de volgorde van offerteregels op de offerte aanpassen Eindhoven, april

18 Kop- en voetteksten Op het tabblad kop- en voetteksten treft u de kop- envoettekst voor op de offerte. Deze standaardteksten worden automatisch door 4CIS InfoBase overgenomen uit de Instellingen (Beheer Instellingen, tabblad Financieel Kop- en voetteksten). Figuur 28: Offerte genereren (8) Deze standaardteksten kunt altijd nog offertespecifiek aanpassen Offertes printen & opslaan Figuur 29: Offerte genereren (9) De offerte is klaar en kan worden uitgeprint of opgeslagen. De offerte is vervolgens zichtbaar in het offerteoverzicht bij de relatie. U kunt de opmaak en inhoud van de offerteprint aanpassen in het menu Beheer Layouts. Eindhoven, april

19 3.1.2 Werken met standaardoffertes 4CIS InfoBase beschikt over de mogelijkheid om offertes te maken op basis van standaardoffertes. Tijdens het aanmaken van een offerte is het vervolgens mogelijk op de knop gebruik standaard offerte te drukken, om op basis van een standaard een nieuwe offerte te maken. Deze knop is alleen zichtbaar in een nieuwe offerte en werkt op een soortgelijke manier bij orders en facturen. Als een offerte, order of factuur als "standaard" is aangevinkt is het niet mogelijk om een bedrijf, persoon en project te koppelen. Dit doet u pas in de kopie van de standaardofferte, order of factuur. Figuur 30: Standaardofferte definieren U kunt bij een offerte aangegeven of het een standaardofferte betreft. Figuur 31: Standaardofferte gebruiken Vervolgens kunt u wanneer u een nieuwe offerte maakt aangeven dat u een standaardofferte wilt gebruiken. Eindhoven, april

20 3.1.3 Offertes dupliceren 4CIS InfoBase beschikt over handige functionaliteiten voor het dupliceren van offertes. Hierdoor kunt u snel een aangepaste offerte uitbrengen door een kopie te maken van een reeds uitgebrachte offerte. De functie voor het dupliceren van offertes is beschikbaar in het offertebestand (Financieel Offerte). Hierbij heeft u de mogelijkheid één of meerdere offertes tegelijkertijd te dupliceren. Figuur 32: Offerte dupliceren (1) Selecteer een offerte uit de lijst Ga naar het menu Lijst Dupliceer Er wordt nu een kopie gemaakt van de offerte. Figuur 33: Offerte dupliceren (2) 4CIS InfoBase maakt en kopie van de geselecteerde offerte. Dubbelklik op de kopie in de lijst en pas de kopie naar wens aan. Eindhoven, april

21 3.2 Offertes opvolgen De offertestatus is een uitstekend middel om offertes op te volgen; zo kunt u wekelijks op basis van de offertestatus een selectie maken van alle lopende offertes. Dit doet u door in het offertebestand (Financieel Offerte) te zoeken op de offertestatus. De beschikbare offertestatussen zijn aan te passen via de tabellen (menu Beheer Tabellen). Figuur 34: Offertes opvolgen (1) Zoeken in offertebestand (Financieel Offerte) op alle offertes met status Offerte Vervolgens kunt u de lijst van lopende offertes doorlopen en de te ondernemen activiteiten (wanneer contact opnemen met prospect) coordineren door vanuit de offerte naar het actieoverzicht bij de relatie te springen. Figuur 35: Offertes opvolgen (2) Springen vanuit de offerte naar de het activiteitenoverzicht bij de relatie om de opvolging van lopende offertes te coordineren. In combinatie met de valdatum en valkans van een offerte kunt u met de offertestatus snel een omzetprognose bepalen. Eindhoven, april

22 3.3 Omzetprognose Met 4CIS InfoBase kunt u op twee manieren een omzetprognose maken: Vanuit de lijst van offertes via het menu Financieel Omzetprognose, Vanuit de lijst van offertes middels de print Offertelijst gesorteerd per In offertes kan de valdatum en valkans (in procenten) worden opgegeven: Valdatum Offerte; hiermee geeft u middels een datum aan wanneer u verwacht dat de offerte valt, Valkans offerte: hiermee geeft u een schatting in procenten van de kans dat de offerte valt. De combinatie van valdatum, valkans en het totale offertebedrag wordt door 4CIS InfoBase gebruikt om de omzetprognose te realiseren. Figuur 36: Valdatum en valkans aangeven bij Offertes Omzetprognose op het scherm De functie omzetprognose treft u in het menu Financieel en is beschikbaar wanneer vanuit het lijstvenster van Offertes. U gaat als volgt te werk om een omzetprognose op het scherm te krijgen: Ga naar het menu Financieel Offerte, Maak in de lijst een selectie van offertes die u in de prognose wilt meenemen (u kunt hiervoor bijvoorbeeld een selectie van offertes maken op basis van de offertestatus), Ga vervolgens naar het menu Financieel Omzetprognose. Eindhoven, april

23 Figuur 37: Omzetprognose op het scherm De omzetprognose op basis van de selectie van offertes wordt op het scherm getoond Omzetprognose uitprinten 4CIS InfoBase wordt standaard geleverd met een print Offertelijst gesorteerd per..., waarmee u een omzetprgnose kunt uitprinten. Zorg eerst dat alleen de lopende offertes in de lijst staan, druk vervolgens op de printknop en selecteer de print Offertelijst gesorteerd per.... Vervolgens heeft u nog de keuze hoe de offertes op de print gesorteerd worden uitgeprint (bijvoorbeeld gesorteerd op basis van de persoon die de offerte heeft uitgebracht voor een omzetprognose per verkoper). Eindhoven, april

24 3.4 Doorboeken offertes Dit Hoofdstuk behandeld het overnemen van offertes naar de orderregistratie of facturering. Offerte doorboeken naar orderregistratie: wanneer u een offerte in termijnen wilt factureren of wanneer u opdrachten op basis van nacalculatie uitvoert, Offerte doorboeken naar facturering: wanneer u opdrachten tegen een vast offertebedrag uitvoert. Voordat u een offerte doorboekt moet u deze mogelijk akkoorderen. Of deze controlestap moet worden uitgevoerd is afhankelijk van de instellingen (Beheer Instellingen, tabblad Financieel). Tevens dient u als gebruiker over de rechten te beschikken om offertes te akkoorderen (menu Beheer Gebruiker, tabblad Toegang tot functies) Overnemen offertes naar orderregistratie Figuur 38: Offerte doorboeken naar orderregistratie (1) Ga naar de offerte die u wilt doorboeken. Controleer of de offerte klopt (na het doorboeken kunt u de offerte namelijk niet meer aanpassen) Akkoordeer de offerte Druk op de knop Doorboeken naar order Figuur 39: Offerte doorboeken naar orderregistratie (2) Na het doorboeken kunt u direct vanuit de offerte naar de bijbehorende order springen. Hoe u de order vervolgens in één of meerdere termijnen factureert wordt behandeld in paragraaf 4.4. Eindhoven, april

25 3.4.2 Overnemen offertes naar facturering Op een soortgelijke manier als het doorboeken van een offerte naar de orderregistratie maakt u een factuur aan op basis van de offerte. De uit de offerte voortkomende factuur kunt u altijd nog aanpassen. Na het doorboeken is de offerte echter niet meer te wijzigbaar. Figuur 40: Offerte doorboeken naar facturering Offerte akkoorderen Knop offerte Doorboeken naar factuur Factuurdatum en betalingstermijn aanpassen (indien gewenst) en OK Er wordt nu een factuur aangemaakt op basis van de offerte. Eindhoven, april

26 4 Orders In dit Hoofdstuk wordt behandeld hoe u uw orders beheert en kosten & uren op orders registreert. Orders bieden u tevens de mogelijkheid per projectfase een kostenregistratie bij te houden door een project onder te verdelen in orders (zie Handleiding Project). 4.1 Orderregistratie De functionaliteiten voor de orderregistratie treft u op de volgende plaatsen in 4CIS InfoBase: Tabblad Financieel bij bedrijven, personen en projecten; hier heeft u een overzicht van orders per relatie of project. De orderregistatie per project bieden u de mogelijkheid per projectfase een kostenregistratie bij te houden. Menu Financieel Order; het bestand met alle orders, waarin u bijvoorbeeld snel een selectie kan maken van alle lopende orders. Menu Financieel Orderregels; bestand met alle op orders geboekte kosten Orders aanmaken Dit doet u vanuit de relatie of het project op het tabblad Financieel Order. Figuur 41: Order registreren (1) Tabblad Financieel Order bij de relatie of het project Voeg toe om een order toe te voegen Figuur 42: Order registreren (2) 4CIS InfoBase maakt automatisch een ordernummer aan (op basis van de ingevoerde ordernummering in de Instellingen) U heeft de mogelijkheid een extern ordernummer in te voeren; het door de klant aangeleverde ordernummer Eindhoven, april

27 Figuur 43: Order registreren (3) Voer de omschrijving van de order in, Selecteer een soort en status (aanpassen via Beheer Tabellen), Voer eventueel een interne toelichting in Deadline order 4CIS InfoBase biedt de mogelijkheid bij een order de datum aan te geven waarop de order dient te worden opgeleverd. Dit doet u met het veld Datum gereed. Tevens kunt bij een order aangeven of de order is uitgevoerd (checkbox Gereed). Een order waarvan de bij gereed opgegeven datum is overschreden, maar waar de checkbox gereed nog niet is aangevinkt, zal rood worden weergegeven in de lijst met orders (net zoals bij acties die te laat zijn uitgevoerd en facturen waarvan de betalingstermijn is overschreden). Zo heeft u vanuit het orderbestand (menu Financieel Order) direct inzicht in orders die te laat klaar zijn. Figuur 44: Datum gereed bij een order Bij het invoeren van een order kunt u aangeven wanneer de order gereed moet zijn. Eindhoven, april

28 4.1.3 Budget order Bij de order kunt u het beschikbare budget voor de uitvoering aangeven (budget inkoop en verkoop). Wanneer de order voortkomt uit een offerte, worden de bedragen uit de offerte automatisch als budget overgenomen bij de order. Indien het geboekte bedrag van de order meer wordt als 60% van het geoffreerde bedrag, wordt deze blauw om aan te geven dat het budget bijna op is. Als de op de order geregistreerde kosten het opgegeven budget overschrijden wordt de order rood in de lijst afgebeeld. Zo haalt u snel de probleemgevallen eruit. Figuur 45: Orderbudget invoeren Kosten registreren 4CIS InfoBase biedt diverse manieren om kosten op orders te boeken: Rechtstreeks op de order, Vanuit acties (wanneer u veel met acties werkt met een begin- en eindtijd of tijdsduur), Met de stopwatch in de knoppenbalk. Wanneer u kosten vanuit acties of m.b.v. de stopwatch registreert dient u deze later de verzamelen tot een order. Het verzamelen van kosten tot een order is vooral handig wanneer u meerdere kleine opdrachten uitvoert voor vaste klanten. U hoeft dan niet voor elke kleine opdracht een afzonderlijke order aan te maken, maar groepeert de kleine opdrachten tot een grote order, die u vervolgens in een keer aan de klant factureert. Eindhoven, april

29 Kosten direct op orders boeken U werkt bij het rechtstreeks boeken van kosten op een order vanuit de order. Figuur 46: Kosten registreren op order (1) Ga naar het tabblad orderregels bij een order Voeg een orderregel toe Figuur 47: Kosten registreren op order (2) Selecteer een product uit het productbestand (Financieel Product) door de productcode in te voeren of met behulp van de selector Figuur 48: Kosten registreren op order (3) Voer het aantal in Pas eventueel de standaard vanuit het productbestand overgenomen inkoop- en verkoopeenheidsprijs aan. Voeg eventueel een interne toelichting en toelichting op de orderregel in. De toelichting op de orderregel krijgt de klant te zien, indien om een kostenspecificatie wordt gevraagd. Eindhoven, april

30 Figuur 49: Kosten registreren op order (4) Voeg toe om een tweede orderregel op de order te boeken of akkoord om alleen deze orderregel op te slaan Losse orderregels (kosten) boeken Hier wordt het registreren van losse kosten behandeld. Deze losse kosten kunnen later tot orders worden verzameld. Deze wijze van kostenregistratie is handig voor de registratie van kleine opdrachten die later in één keer aan klant worden gefactureerd Losse orderregels boeken Dit vindt plaats vanuit het bestand Orderregels (Financieel Orderregel). Figuur 50: Losse kosten registreren (1) Eindhoven, april

31 Figuur 51: Losse kosten registreren (2) Klant selecteren Product selecteren Aantal invoeren Interne en externe toelichting invoeren (de externe toelichting is te gebruiken als toelichting naar de klant) Figuur 52: Losse kosten registreren (3) Voeg toe om de volgende kosten te registreren Akkoord om te stoppen met kostenregistratie en laatst ingevoerde kosten op te slaan Eindhoven, april

32 Kosten boeken vanuit acties Werkt u veel met uw persoonlijke activiteitenlijst en zijn acties voorzien van een begin- en eindtijd, dan kunt nadat de acties is afgehandeld de gegevens uit de actie direct overnemen naar de kostenregistratie. Figuur 53: Kosten boeken vanuit acties (1) Zet actie op afgehandeld Druk op knop Boek regel Figuur 54: Kosten boeken vanuit acties (2) Er wordt vanuit de actie een nieuwe orderregel aangemaakt, waarin de gegevens uit de actie worden overgenomen (datum, tijdsduur en de notitie) Eindhoven, april

33 Figuur 55: Kosten boeken vanuit acties (3) Selecteer het product Akkoord om de kosten op te slaan, u gaat terug naar de actie en de kosten zijn geregistreerd Kosten registreren met stopwatch 4CIS InfoBase beschikt over een stopwatch die op elke plaats in het pakket beschikbaar is. M.b.v. de stopwatch kunt u de tijd die u aan werkzaamheden besteedt klokken en vervolgens als kosten boeken. De stopwatch is bijvoorbeeld handig voor het registreren van telefonische ondersteuning aan klanten die op basis van nacalculatie in rekening wordt gebracht. De stopwatch treft u in de knoppenbalk en het menu Archief Stopwatch. Figuur 56: Kosten boeken met stopwatch (1) Activeer de stopwatch (druk op de knop stopwatch in de knoppenbalk) en begin met de te verrichten werkzaamheden. Figuur 57: Kosten boeken met stopwatch (2) Druk nogmaals op de stopwatch in de knoppenbalk wanneer de werkzaamheden zijn verricht. Eindhoven, april

34 Figuur 58: Kosten boeken met stopwatch (3) Selecteer de klant Selecteer het product Voer eventueel een toelichting in (welke werkzaamheden zijn verricht) Druk op Boek orderregel (de kosten zijn nu geregistreerd) Kosten (orderregels) verzamelen tot orders Hoe kunt u de los geregistreerde kosten nu factureren. Dit doet u door de geregistreerde kosten eerste tot orders te verzamelen en de orders vervolgens over te nemen naar de facturering. U verzamelt als volgt losse orderregels tot orders vanuit het bestand Financieel - Orderregel. Figuur 59: Orderregels verzamelen tot orders (1) Zoeken in het orderregelbestand (Financieel Orderregel) naar alle losse orderregels Figuur 60: Orderregels verzamelen tot orders (2) Losse orderregels herkent u aan het ontbreken van een ordernummer in de lijst Ga vervolgens naar het menu Financieel Verzamelen Eindhoven, april

35 Figuur 61: Orderregels verzamelen tot orders (3) 4CIS InfoBase sorteert de orderregels automatisch op basis van de relatie (bedrijf & contactpersoon) en het project. Voer de omschrijving, soort en status van de order in Spring eventueel naar de volgende order Figuur 62: Orderregels verzamelen tot orders (4) Wanneer u de gegevens van de orders heeft ingevoerd op OK drukken en de orders worden aangemaakt. Deze orders vindt u terug in het bestand Financieel Order. De orderregels zijn nu verzameld (gegroepeerd) tot orders en kunnen worden gefactureerd (paragraaf 4.4) 4.2 Standaardorders U heeft in 4CIS InfoBase de mogelijkheid een order als standaard te kenmerken. Vervolgens kunt u de standaardorders gebruiken om nieuwe orders te maken. Dit kan u tijd besparen bij het invoeren van nieuwe orders wanneer u vaak dezelfde opdrachten uitvoert. Het werken met standaardorders gaat op een soortgelijke manier als het werken met standaardoffertes (paragraaf 3.1.2). Eindhoven, april

36 4.3 Herhalingsorders 4CIS InfoBase biedt de mogelijkheid herhalingsorders aan te maken. Dit doet u door een eerder uitgevoerde order in de lijst te selecteren en vervolgens naar het menu Lijst Dupliceer te gaan. Er wordt nu een kopie van de order gemaakt, met een nieuw ordernummer. U heeft de mogelijkheid één of meerdere orders te dupliceren. Figuur 63: Herhalingsorder aanmaken (1) Selecteer de eerder uitgevoerde order in de lijst (Financieel Order) Ga naar het menu Lijst - Dupliceer Figuur 64: Herhalingsorder aanmaken (2) Er wordt een kopie van de order gemaakt (met een nieuw ordernummer). U kunt deze herhalingsorder eventueel nog aanpassen. Eindhoven, april

37 4.4 Order doorboeken naar facturering U kunt nadat een order is uitgevoerd direct op basis van de op de order geregistreerde kosten een factuur aanmaken (of in termijnen factureren). Wanneer u een order van EURO 1000,00 in twee termijnen van 50% factureert worden twee facturen aangemaakt van elk EURO 500,00. Het doorboeken van een order naar de facturering doet u vanaf het tabblad Facturering bij de order. Figuur 65: Order factureren Ga naar het tabblad Facturering bij de order Akkoordeer de order (afhankelijk van Instellingen) Selecteer Doorboeken naar facturen In de volgende paragrafen wordt behandeld hoe u orders in één of meerdere termijnen factureert Orders in één termijn factureren In dit geval wordt een factuur aangemaakt met het totale bedrag van de op de order geboekte kosten. Figuur 66: Order in één termijn factureren (1) Bepaal de factuurdatum en betalingsconditie Druk op knop Boek door ; de factuur wordt aangemaakt. U treft de factuur bij de relatie in het factuuroverzicht (tabblad Financieel Factuur) en in het factuurbestand (menu Financieel Factuur). Eindhoven, april

38 4.4.2 Orders in meerdere termijnen factureren Figuur 67: Order in meerdere termijnen factureren (1) Voer de termijnen in; hierbij kunt u de factuurbedragen invoeren of een verdeling in percentages. Tevens heeft u een controle of het volledige orderbedrag in termijnen wordt gefactureerd. Figuur 68: Order in meerdere termijnen factureren (2) Bepaal de afzonderlijke factuurdata en betalingscondities. Druk op Boek door om de facturen te maken. U treft de factuur bij de relatie in het factuuroverzicht (tabblad Financieel Factuur) en in het factuurbestand (menu Financieel Factuur). Figuur 69: Order in meerdere termijnen factureren (3) Bij de order is zichtbaar of deze is gefactureerd en u kunt direct vanuit de order naar de termijnfacturen springen. Eindhoven, april

39 4.5 Orderportefeuille (openstaande termijnen) De module Order beschikt over functionaliteiten voor het maken van een overzicht van nog niet geheel gefactureerde orders; handig wanneer u orders in termijnen factureert (paragraaf 4.4.2). De functie Orderportefueille treft u in het menu Financieel en is actief wanneer u zich in de lijst van orders bevindt (menu Financieel Order). De orderportefueille wordt door 4CIS InfoBase samengesteld op basis van de openstaande termijnen in orders; de termijnen die klaar staan om op een later tijdstip te worden gefactureerd. Een termijn wordt opgenomen in de orderportefeuille indien: De checkbox "doorboeken naar facturen" op tabblad "facturering" aan staat, Er een termijn is, die wel is ingevuld, maar nog niet is doorgeboekt (dwz waar nog geen factuur voor is aangemaakt). Orderportefeuille toont een lijst met de openstaande termijnen binnen de door u bepaalde selectie van orders. In de orderportefeuille heeft u een overzicht van: De nog niet gefactureerde termijnen binnen een bepaalde periode (u kunt zelf de periode in de dialoog Orderportefeuille definiëren), Het totaal van de openstaande termijnen. U gaat als volgt te werk om uw orderportefeuille samen te stellen: Ga naar het menu Financieel Order, Bepaal de selectie van orders die u in de Orderportefeuille wilt meenemen; bijvoorbeeld door te zoeken op alle nog niet geheel gefactureerde orders, Ga vervolgens naar het menu Financieel Orderportefeuille. Figuur 70: Orderportefeuille (1) Maak een selectie van orders en ga vervolgens naar het menu Financieel Orderportefeuille. Figuur 71: Orderportefueille (2) Tenslotte is het mogelijk de inhoud van het paneel met termijnen te exporteren naar een tab-gescheiden tekstbestand voor bewerking in bijvoorbeeld MS-Excel. Eindhoven, april

40 5 Facturen In dit Hoofdstuk wordt behandeld hoe u vanuit 4CIS InfoBase factureert en uw debiteuren beheert. De functionaliteiten voor de facturering treft u op de volgende plaatsen in 4CIS InfoBase: Tabblad Financieel bij bedrijven, personen en projecten; hier heeft u een overzicht van facturen per relatie of project. Menu Financieel Factuur; het bestand met alle facturen, waarin u snel een overzicht heeft van te laat betaalde facturen. Te laat betaalde facturen worden automatisch in rood afgebeeld, zodat u snel kunt nagaan welke debiteuren u een betalingsherinnering of aanmaning stuurt. Menu Financieel Factuurregels; bestand met alle factuurregels waaruit uw facturen zijn opgebouwd. Figuur 72: Tabblad Financieel - Facturen Op het tabblad Facturen bij een relatie of project treft u een overzicht van alle relatie- of projectgebonden facturen. Onderaan dit tabblad heeft u een overzicht van de som van alle factuurbedragen. Figuur 73: Factuurbestand In de lijst van facturen worden te laat betaalde facturen (nog niet betaald na het verstrijken van de betalingstermijn) automatisch in rood afgebeeld. Zo haalt u snel de probleemgevallen eruit. Eindhoven, april

41 5.1 Factuur maken Het genereren van een factuur vindt in twee stappen plaats: Invoeren van de algemene factuurgegevens; debiteur, contactpersoon, Samenstellen van de factuur uit factuurregels; in de factuurregels maakt u gebruik van de gegevens over de door uw organisatie aangeboden producten en diensten. Voordat u de relatie een factuur kunt sturen, dient de relatie eerst als debiteur te worden gekenmerkt Debiteur aanmaken Stuurt u een relatie voor het eerst een factuur, dan moet een debiteurnummer aan de relatie worden toegekend. Dit doet u vanaf het tabblad Financieel Financieel bij de relatie. Figuur 74: Debiteur aanmaken (1) Ga naar het tabblad Financieel Financieel bij een relatie om van de relatie een debiteur te maken. Figuur 75: Debiteur aanmaken (2) Klik het vakje debiteur aan; er wordt automatisch door 4CIS InfoBase een nieuw debiteurnummer aangemaakt. U kunt de debiteurnummering instellen in het menu Beheer Instellingen, tabblad Financieel. Selecteer de contactpersoon voor facturen Selecteer de betalingsconditie indien deze afwijkt van de standaard betalingsconditie, zoals aangegeven het menu Beheer Instellingen, tabblad Financieel. De relatie is nu debiteur en de eerste factuur kan worden gemaakt. Eindhoven, april

42 5.1.2 Nieuwe factuur genereren Ga naar het tabblad Financieel Factuur bij de relatie en maak een nieuwe factuur aan. Figuur 76: Factuur genereren (1) Algemene factuurgegevens Figuur 77: Factuur genereren (2) 4CIS InfoBase genereert automatisch een oplopend factuurnummer op basis van de ingestelde factuurnummering (Beheer Instellingen, tabblad Financieel) Tevens vult 4CIS InfoBase automatisch de naam van de persoon in die de factuur maakt en de factuurdatum. Deze gegevens kunt u altijd nog aanpassen. Eindhoven, april

43 Figuur 78: Factuur genereren (3) De algemene gegevens van de factuur invoeren: Soort Status Contactpersoon Interne toelichting De betalingsconditie wordt automatisch ingevuld. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de bij de relatie ingevulde afwijkende betalingsconditie of de standaard betalingsconditie uit de instellingen (menu Beheer Instellingen) Factuur samenstellen uit factuurregels Figuur 79: Factuur genereren (4) Ga naar het tabblad Factuurregels Factuurregel aan factuur toevoegen Eindhoven, april

44 Figuur 80: Factuur genereren (5) Voer de productcode in of selecteer een product uit het productbestand m.b.v. de selector. 4CIS InfoBase neemt automatisch de door u ingevoerde gegevens uit het productbestand over (Financieel Product). U kunt deze gegevens altijd nog aanpassen. Figuur 81: Factuur genereren (6) Voer het aantal in en geef eventueel een interne toelichting of toelichting die op de factuur wordt meegeprint in. U kunt de uit het productbestand overgenomen eenheidsprijzen (verkoop en inkoop) altijd nog aanpassen. Nogmaals + om een tweede factuurregel aan de factuur toe te voegen of akkoord als de factuur uit één factuurregel is opgebouwd. Figuur 82: Factuur genereren (7) 4CIS InfoBase berekent automatisch het totale factuurbedrag op basis van de som van de factuurregels Tevens heeft u bij de factuur een overzicht van de inkoop- en verkoopkosten U kunt de volgorde van de factuurregels op de factuur aanpassen. Eindhoven, april

45 Kop- en voetteksten Op het tabblad kop- en voetteksten treft u de standaard kop- en voetteksten voor op de factuur, zoals overgenomen uit de instellingen (Beheer Instellingen, tabblad Standaardteksten). Figuur 83: Factuur genereren (8) De kop- en voettekst kunt u altijd nog factuurspecifiek aanpassen. De factuur is klaar en kan geprint worden Facturen printen en opslaan Figuur 84:Factuur printen (1) Druk vanuit de factuur op de printknop Selecteer de print factuur en Voorbeeld op scherm als u voor het printen een schermvoorbeeld wilt zien Eindhoven, april

46 Figuur 85: Factuur printen(2) Op de factuur treft u: De algemene factuurgegevens De factuurregels Kop- en voetteksten Druk vervolgens vanuit het schermvoorbeeld op de printknop om de factuur te printen Standaardfacturen Het werken met standaardfacturen gaat op dezelfde manier als het werken met standaardoffertes en orders (paragraaf 3.1.2) Facturen dupliceren Het dupliceren van een factuur vindt op dezelfde manier plaats als het dupliceren van een offerte (paragraaf 3.1.2) of het maken van herhalingsorders (paragraaf 4.2): U selecteert de factuur uit de lijst die u wilt dupliceren (menu Financieel Factuur), Ga naar het menu Lijst Dupliceer, Er wordt nu een kopie van de factuur gemaakt Groepsfacturatie (een factuur voor een groep debiteuren aanmaken) Het is in 4CIS InfoBase mogelijk in één keer een als standaard aangemerkte factuur te maken voor een groep (selectie) van debiteuren. Deze functie is beschikbaar in het menu menu Financieel - Groepsfacturatie. Deze functie maakt het mogelijk in één keer een grote groep identieke facturen aan te maken voor een door uzelf te bepalen selectie van debiteuren; bijvoorbeeld handig voor het factureren van abonnementen en contributie. Eindhoven, april

47 5.2 Betaalde facturen U kunt middels de checkbox betaald bij een factuur aangeven of deze is betaald. Wanneer de factuur als betaald is gekenmerkt wordt deze wanneer de betalingstermijn is overschreden niet meer rood afgebeeld in de lijst. Figuur 86: Factuur is betaald Klik de checkbox betaald aan bij de factuur. Eindhoven, april

48 5.3 Debiteuren beheren U kunt eenvoudig in het factuurbestand zoeken op alle nog niet betaalde facturen. Figuur 87: Zoeken op nog niet betaalde facturen Ga naar het menu Financieel Factuur (het bestand met alle facturen) Druk op zoek in de knoppenbalk en zoek op alle nog niet betaalde facturen. Vervolgens kunt u van de te laat betaalde facturen een betalingsherinnering of aanmaning maken. Dit doet u door de status van de factuur aan te passen en de factuur opnieuw te printen. Tevens kunt u in het interne opmerkingenveld bij de factuur aangeven wanneer u de betalingsherinnering of aanmaning heeft verstuurd. Figuur 88: Betalingsherinnering of aanmaning versturen Status factuur aanpassen Notitie maken wanneer betalingsherinnering of aanmaning is verstuurd Tenslotte de betalingsherinnering of aanmaning printen Eindhoven, april

49 Figurenlijst Figuur 1: Tabblad financieel bij relaties en projecten...3 Figuur 2: Instellingen tabblad Financieel...4 Figuur 3: Instellen eerste en tweede valuta...5 Figuur 4: Offertebedrag op de offerteprint in eerste en tweede valuta...5 Figuur 5: Instelling nummering...6 Figuur 6: Standaard betalingsconditie...6 Figuur 7: Klantspecifieke betalingsconditie...7 Figuur 8: Instellingen controle verplicht bij doorboeken...7 Figuur 9: Gebruikersrechten - Akkoorderen...8 Figuur 10: Offerte akkoorderen...8 Figuur 11: Periode toevoegen (1)...9 Figuur 12: Periode toevoegen (2)...9 Figuur 13: Periode toevoegen (3)...10 Figuur 14: Nieuw product invoeren (1)...12 Figuur 15: Nieuw product invoeren (2)...12 Figuur 16: Nieuw product invoeren (3)...13 Figuur 17: Nieuw product invoeren (4)...13 Figuur 18: Nieuw product invoeren (5)...13 Figuur 19: Tabblad Financieel Offerte...14 Figuur 20: Zoeken in offertebestand...14 Figuur 21: Offerte genereren (1)...15 Figuur 22: Offerte genereren (2)...15 Figuur 23: Offerte genereren (3)...16 Figuur 24: Offerte genereren (4)...16 Figuur 25: Offerte genereren (5)...17 Figuur 26: Offerte genereren (6)...17 Figuur 27: Offerte genereren (7)...17 Figuur 28: Offerte genereren (8)...18 Figuur 29: Offerte genereren (9)...18 Figuur 30: Standaardofferte definieren...19 Figuur 31: Standaardofferte gebruiken...19 Figuur 32: Offerte dupliceren (1)...20 Figuur 33: Offerte dupliceren (2)...20 Figuur 34: Offertes opvolgen (1)...21 Figuur 35: Offertes opvolgen (2)...21 Figuur 36: Valdatum en valkans aangeven bij Offertes...22 Figuur 37: Omzetprognose op het scherm...23 Figuur 38: Offerte doorboeken naar orderregistratie (1)...24 Figuur 39: Offerte doorboeken naar orderregistratie (2)...24 Figuur 40: Offerte doorboeken naar facturering...25 Figuur 41: Order registreren (1)...26 Figuur 42: Order registreren (2)...26 Figuur 43: Order registreren (3)...27 Figuur 44: Datum gereed bij een order...27 Figuur 45: Orderbudget invoeren...28 Figuur 46: Kosten registreren op order (1)...29 Figuur 47: Kosten registreren op order (2)...29 Figuur 48: Kosten registreren op order (3)...29 Figuur 49: Kosten registreren op order (4)...30 Figuur 50: Losse kosten registreren (1)...30 Figuur 51: Losse kosten registreren (2)...31 Figuur 52: Losse kosten registreren (3)...31 Figuur 53: Kosten boeken vanuit acties (1)...32 Figuur 54: Kosten boeken vanuit acties (2)...32 Figuur 55: Kosten boeken vanuit acties (3)...33 Figuur 56: Kosten boeken met stopwatch (1)...33 Figuur 57: Kosten boeken met stopwatch (2)...33 Figuur 58: Kosten boeken met stopwatch (3)...34 Figuur 59: Orderregels verzamelen tot orders (1)...34 Figuur 60: Orderregels verzamelen tot orders (2)...34 Figuur 61: Orderregels verzamelen tot orders (3)...35 Figuur 62: Orderregels verzamelen tot orders (4)...35 Eindhoven, april

50 Figuur 63: Herhalingsorder aanmaken (1)...36 Figuur 64: Herhalingsorder aanmaken (2)...36 Figuur 65: Order factureren...37 Figuur 66: Order in één termijn factureren (1)...37 Figuur 67: Order in meerdere termijnen factureren (1)...38 Figuur 68: Order in meerdere termijnen factureren (2)...38 Figuur 69: Order in meerdere termijnen factureren (3)...38 Figuur 70: Orderportefeuille (1)...39 Figuur 71: Orderportefueille (2)...39 Figuur 72: Tabblad Financieel - Facturen...40 Figuur 73: Factuurbestand...40 Figuur 74: Debiteur aanmaken (1)...41 Figuur 75: Debiteur aanmaken (2)...41 Figuur 76: Factuur genereren (1)...42 Figuur 77: Factuur genereren (2)...42 Figuur 78: Factuur genereren (3)...43 Figuur 79: Factuur genereren (4)...43 Figuur 80: Factuur genereren (5)...44 Figuur 81: Factuur genereren (6)...44 Figuur 82: Factuur genereren (7)...44 Figuur 83: Factuur genereren (8)...45 Figuur 84:Factuur printen (1)...45 Figuur 85: Factuur printen(2)...46 Figuur 86: Factuur is betaald...47 Figuur 87: Zoeken op nog niet betaalde facturen...48 Figuur 88: Betalingsherinnering of aanmaning versturen...48 Eindhoven, april